Bài giảng Quản trị học căn bản: Chương 6 Tổ chức cung cấp cho người học những kiến thức như: Khái niệm về công tác tổ chức; Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức; Xây dựng cơ cấu tổ chức; Sự phân chia quyền lực. Mời các bạn cùng tham khảo!
Trang 2A
NOI DUNG CHINH
# I KHAI NIEM VE CONG TAC TO CHUC
# IL MỘT SỐ VAN DE KHOA HOC TRONG CONG TAC TO CHUC
II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
# IV SU PHAN CHIA QUYỀN LỰC
Trang 3I KHAI NIEM VE CONG TAC TO CHUC 1 Khái niệm Là một trong những chức năng chung của quản trị, liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phân -trong tô
Trang 6AD II MOT SO VAN DE KHOA HOC
TRONG CONG TAC TO CHUC
1 Tam han quan tri
- La số cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể
quản trị một cách trực tiếp (Bộ phận hay nhân viên) -_ Các yếu tố quyết định tâm hạn quản trị:
+ Năng lực của nhà quản trị,
+ Trình độ làm việc của cấp dưới,
+ Tính ổn định công việc của cấp dưới,
+ Mức độ ủy quyền cho cấp dưới
Trang 7AD II MOT SO VAN DE KHOA HOC
TRONG CONG TAC TO CHUC
2 Quyén hanh trong quan tri
a Khái niệm:
- Là năng lực cho phép chúng ta yêu câu người khác phải
hành động theo chỉ đạo của mình
- Mọi nhà quản trị đêu phải có quyền hành thì mới quản
trị được, nếu không, nhà quản trị chấm dứt vai trò của
mình
Trang 8AD II MOT SO VAN DE KHOA HOC
TRONG CONG TAC TO CHUC
2 Quyén hanh trong quan tri
b Cơ sở của quyên hành
Theo Max Weber:
- Su hop pháp khi đảm nhận chức vụ
- Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng
- Bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến
cấp dưới tin tưởng
Trang 9Lb II MOT SO VAN DE KHOA HOC
TRONG CONG TAC TO CHUC
2 Quyén hanh trong quan tri
% Tuy nhiên, quyền hành luôn luôn có giới hạn, do:
- Cap bac cua nha quan tri trong hệ thống
- Quy dinh cua phap luat
- Hạn chế về mặt sinh học của con người
- Đạo đức xã hội,
Trang 10c6) II MOT SO VAN DE KHOA HỌC
TRONG CONG TAC TO CHUC
3 Phan cap quan tri
- La phan chia (hay uy thac) bot quyén luc cua NOT cấp
trên cho NOT cấp dưới
- Mục đích: đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phủ hop
với yêu câu của tình hình
Trang 11kể) HI.XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
1 Khái niệm
Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau,
được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm,
quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lân nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực
hiện các chức năng quản trỊ và mục tiêu quản trị
Trang 14II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
i}
cả
2 Cách phân chia bộ phận cơ bản
Có thể phân chia theo các tiêu chuẩn: - Phân chia theo tâm hạn quản trị:
+ Tốt nhất là từ 3 — 5 nhân viên thuộc cấp
+ Có thể tăng lên đến 12, 15 > công việc đơn giản + Giảm xuống 2, 3 > công việc phức tạp
- Phan chia theo thoi gian:
Ca, kip > td chức phải hoạt động liên tục để khai thác cao
nhất công suất máy móc
Trang 15kẺ) II.XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
2 Cách phan chia bo phan co ban (tt)
- Phân chia theo chức trăng: + Theo chức năng hoạt động
+ Được sử dụng rộng rãi trong thực tế
+ Đảm bảo thực hiện được các chức năng của yếu của tô chức và phát huy được kiến thức chuyên môn
- Phân chia theo lãnh thổ địa lú:
+ Doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi địa lý rộng > Su dung được các nguôn lực tại chỗ
> Hiểu rõ hơn thị trường khu vực
Trang 16kỏ 2 II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
2 Cách phan chia bo phan co ban (tt)
- Phan chia theo san pham hay dich vu:
+ Doanh nghiép san xuat, kinh doanh nhiéu san pham
khac nhau
> Chuyền môn hoa cao
- Phân chia theo khách hàng:
Khi khách hàng hay đối tượng phục vụ có ảnh hưởng đến
hiệu quả của kinh doanh
Trang 17Ạ Ho // II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
2 Cách phan chia bo phan co ban (tt)
- Phân chia theo quụ trình công nghệ 0à thiết bị kỹ thuật:
Trang thiết bị là những công cụ đặc biệt cần được bảo
quản vả sử dụng riêng
Thực tế:
Trang 18
Ill XAY DUNG CO CAU TO CHUC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
Trang 19Ill XAY DUNG CO CAU TO CHUC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
a Cơ cấu tổ chức trực tuyến
- Mỗi người cấp dưới nhận sự điều hành và chịu trách
nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp của mình
- Dựa trên nguyên lý:
+ Chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp
+ Mối quan hệ trong tổ chức được thiết lập chủ yếu theo
chiều dọc
Trang 20a: ) IIIL XÂY DỰNG CƠ CÂU TỔ CHỨC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
a Cơ cấu tô chức trực tuyển
tu điểm:
Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng
Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ Chế độ trách nhiệm rõ ràng
Han ché:
Không chuyên môn hóa > nhà quản trị phải có kiễn
thức toàn điện
Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ _ Dé dan dén các nhà quản trị độc tài
Trang 21
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
b Cơ cấu tổ chức chức năng
Trang 22
4) III XAY DUNG CO CAU TO CHUC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
b Cơ cấu tổ chức chức năng
- Dựa trên nguyên lý:
+ Có sự tôn tại các đơn vị chức năng
+ Không theo tuyển
+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị
Trang 23kẻ ° II CƠ CẤU TỔ CHỨC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
b Cơ cấu tổ chức chức năng
tu điểm:
- sử dụng được các chuyên gia g1ỏi
- Không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện
- Dé dao tao va dé tim nha quan tri
Nhược điểm:
- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng - Sự phối hợp gặp nhiều khó khăn
- Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho _ nhau
Ap dung?
Trang 24
IIIL CƠ CẤU TỔ CHỨC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
Trang 254+) II.XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
c Cơ cấu tổ chức trực tuyến —- chức năng:
- Van t6n tại các đơn vị chức năng nhưng đơn thuân về
chuyên môn, không có quyên chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, làm tham mưu cho nhà quản trị cấp cao
- Những người lãnh đạo trực tuyến: chịu trách nhiệm về
kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định
Trang 264) III XAY DUNG CO CAU TO CHUC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
c Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức nang:
Uu điểm: ?
Nhược điểm:
- Nhiều tranh luận xảy ra > nha quan tri phải giải quyết
- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
- Van có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng Áp dụng?
Trang 27G2 II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
Trang 284+) II.XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
d Cơ cấu tổ chức theo ma trận (dự án)
- Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay
+ Cho phép cùng lúc thực hiện nhiêu dự án
+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau
+ Người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được
sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án
+ Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được ean liên với việc thực hiện 1 đề án trên 1
Trang 29G3) 111 XAY DUNG CO CẤU TỔ CHỨC
3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức
d Cơ cấu tổ chức theo ma trận LIu điểm: - Linh động - Ít tốn kém - sử dụng nhân lực có hiệu quả Nhược điểm:
- Dê xảy ra tranh chấp
- Đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn
- Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi 1 trình độ nhất _—_ định
Ap dung?
Trang 30kÈÀ II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
4 Cơ sở thiết kế bộ máy tổ chức
- Mục tiêu và chiên lược của doanh nghiệp
- Mỗi trường vi mô và vĩ mô của doanh nghiệp - Công nghệ, kỹ thuật của doanh nghiệp
- Nguôn lực — nguôn nhân lực
- Phân tích và phân chia công việc
Trang 31kẺ) IV SỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰC
1 Khái niệm
Quyên lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt
động dành cho mọi người để tạo ra khả năng sử dụng những quyết đoán của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra quyết định
- Phân quyên: là xu hướng phân tán các quyền ra quyết
định trong một cơ cấu tổ chức
Trang 32kẺ) IV.SỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰC
1 Khái niệm
- Mức độ phân quuên càng lớn khi:
Trang 33kẺ) IV.SỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰC
1 Khái niệm
Những nguyên tắc phân quyền
- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
- Nguyên tắc xác định theo chức năng
- Giao quyền theo bậc thang - Giao quyên hạn theo cấp bậc
- Thông nhất trong mệnh lệnh - Tuyệt đối trong trách nhiệm
- Tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Trang 34kẺ) IV.SỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰC
1 Khái niệm
Những yếu tố xác định mức độ phân quyên - Giá trị của quyết định
- sự nhất quán trong chính sách - Quy mô tổ chức
- Đường lỗi quản trị và lịch sử phát triển của doanh
nghiệp
- Irình độ của các nhà quản trị cấp cơ sở
- Các biện pháp kiêm tra
- Tình trạng phân tán của tổ chức
- Xu hướng tác động của môi trường
Trang 35AD II MOT SO VAN DE KHOA HOC
TRONG CONG TAC TO CHUC
2 Uy quyền
a Khai niém:
Ủy quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định
b Quá trình ủy quyền:
(1) Xác định kết quả mong muốn
(2) Giao nhiệm vụ
(3) Giao quyên hạn để hoàn thành nhiệm vụ đó và yêu cầu
người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm hoàn
thành nhiệm vụ (4) Kiểm tra theo dõi
Trang 36AD Il MOT SO VAN DE KHOA HOC
TRONG CONG TAC TO CHUC
2 Ủy quyền
c Những nguyên tắc ủy quyền:
- Người được ủy quyên phải là cấp dưới trực tiếp của người
làm công việc đó
- Sự ủy quyên không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm
của người ủy quyên
- Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy
quyền phải đảm bảo gắn bó với nhau
Trang 3743) IV.SỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰC
2 Ủy quyền
c Những nguyên tắc ủy quyền (tt):
- Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ đực ủy quyên phải
được xác định rõ ràng
- Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt
- Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi
bắt tay vào việc
- Luôn luôn có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy
quyền
Trang 38Ko, IV SU PHAN CHIA QUYEN LUC
2 Ủy quyền
d Nghệ thuật ủy quyền:
- Sự hợp tác (dễ dãi)
- Sự sẵn sàng chia sẻ
- Chấp nhận thất bại của người khác - Sẵn sáng tin cậy cấp dưới
- San sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi