xây dựng phần mềm quản lý tài sản cố định

xây dựng phần mềm quản lý tài sản cố định

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC HÌNH VẼ 5

LỜI MỞ ĐẦU 8

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BRAVO VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 10

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm Bravo 10

1.1.1 Chức năng của công ty 11

1.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 12

1.1.3 Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty Bravo 15

1.1.4 Sản phẩm và dịch vụ của công ty 16

1.2 Thực trạng tin học hóa tại công ty phần mềm Bravo và bài toán quản lý tài sản cố định 20

1.2.1 Thực trạng tin học hóa bộ phận quản lý tài sản cố định tại công ty20 1.2.2 Lý do chọn đề tài quản lý tài sản cố định 21

1.2.3 Giải pháp tin học giải quyết vấn đề quản lý tài sản cố định 21

1.2.4 Đánh giá chung về việc thực hiện đề tài 22

CHƯƠNG 2: CƠ SƠ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHO VIỆC 23

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 23

2.1 Thông tin quản lý 23

2.2 Hệ thống thông tin quản lý 24

2.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin 24

2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin 25

2.2.3 Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin 26

2.2.4 Phân loại hệ thống thông tin 27

2.2.5 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin 29

2.2.6 Ứng dụng tin học vào công tác quản lý 41

2.3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình 42

2.3.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2005 43

2.3.2 Ngôn ngữ lập trình Microsof Visual C# 2005 45

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 48

TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 48

3.1 Phân tích hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định 48

3.1.1 Xác định yêu cầu 48

3.1.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 51

3.1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 54

3.2 Thiết kế chương trình quản lý tài sản cố định 57

3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 57

3.2.2 Thiết kế giải thuật 68

3.2.3 Thiết kế giao diện xử lý 74

3.3 Triển khai phần mềm quản lý tài sản cố định 91

3.3.1 Yêu cầu hệ thống 91

3.3.2 Các bước thực hiện cài đặt 91

3.3.3 Kiểm thử chương trình 92

KẾT LUẬN 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

PHỤ LỤC 95

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

KH & DT Kế hoạch và đầu tư

Dm_Psts Danh mục các lý do phát sinh tài sản

Dm_Mdsd Danh mục mục đích sử dụng

Gt_Khts Giá trị khấu hao tài sản

Ten_Nhts Tên nhóm tài sản

Ngay_Ps Ngày phát sinh

So_Th_Kh Số tháng khấu hao

Gt_Kh_Th Giá trị khấu hao tháng

Sua_Kh_Th Sửa khấu hao tháng

Gt_Cl_Th Giá trị còn tháng

Gt_Kh_Nam Giá trị khấu hao năm

Sua_Kh_Nam Sửa khấu hao năm

Gt_Cl_Nam Giá trị còn lại năm

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức 12

Hình 1.2: Các bộ phận của công ty 13

Hình 1.3: Các phòng ban của công ty trụ sở miền Bắc 13

Hình 1.4: Các phòng ban của công ty trụ sở Đà Nẵng 14

Hình 1.5: Các phòng ban công ty trụ sở miền Nam 14

Hình 2.1: Các bộ phận chức năng của HTTT 24

Hình 2.2: Phân loại hệ thống thông tin theo nghiệp vụ và mức ra quyết định 29

Hình 2.3 : Các ký pháp của IFD 33

Hình 2.4: Các ký pháp dùng cho DFD 34

Hình 2.5: Thiết kế vật lý trong các xử lý 38

Hình 3.1: Mô hình chức năng nghiệp vụ của của bộ phận QLTSCĐ 50

Hình 3.2: Sơ đồ IFD phát sinh tài sản từ phong ban 51

Hình 3.3: Sơ đồ IFD phát sinh tài sản từ ban lãnh đạo 52

Hình 3.4: Sơ đồ IFD quá trình quản lý tài sản 53

Hình 3.5 Sơ đồ luồng thông tin mức ngữ cảnh 54

Hình 3.6: Sơ đồ IFD quá trình quản lý tài sản 54

Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động quản lý danh mục 55

Hình 3.8: Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động quản lý phát sinh tài sản 56

Hình 3.9: Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động thống kê báo cáo 57

Hình 3.10: Mô hình quan hệ thực thể của hoạt động quản lý tài sản 61

Hình 3.11 :Sơ đồ cấu trúc dữ liệu 62

Hình 3.12 : bảng danh mục nhóm tài sản 63

Hình 3.13 : Bảng danh mục mục đích sử dụng 63

Hình 3.14: Bảng danh mục nguồn vốn 63

Hình 3.15 : Bảng danh mục phòng ban 64

Hình 3.16: Bảng Danh Mục Phát Sinh Tài Sản 64

Hình 3.17: Bảng danh mục tài sản cố định 65

Hình 3.18: Bảng giá trị khấu hao tài sản 66

Hình 3.19 : sơ đồ quan hệ giữa các bảng 67

Hình 3.20: Các ký hiệu trong thiết kế giải thuật 68

Hình 3.21 :Thuật toán thêm mới dữ liệu 69

Hình 3.22: Thuật toán sửa dữ liệu 70

Hình 3.23: Thuật toán tìm kiếm dữ liệu 71

Hình 3.24: Thuật toán xóa dữ liệu 72

Hình 3.25: Thuật toán in báo cáo 73

Hình 3.26: Form đăng nhập 75

Hình 3.27: Form đổi mật khẩu 76

Hình 3.28: Form chính của chương trình 77

Hình 3.29: Form danh mục nhóm tài sản 78

Hình 3.30: Form danh mục nhóm nguồn vốn 79

Hình 3.31: Form danh mục nhóm phòng ban 80

Hình 3.32: Form danh mục mục đích sử dụng 81

Hình 3.33: Form danh mục lý do phát sinh 83

Hình 3.34: Form quan lý hành hóa 83

Hình 3.35: Form hướng dẫn sử dụng 84

Hình 3.36: Form thông tin liên hệ 85

Hình 3.37: Form thư giãn 86

Hình 3.38: Form tìm kiếm các tài sản phát sinh 87

Hình 3.39: Form lọc khấu hao tài sản theo phòng ban 87

Hình 3.40: Bảng tính khấu hao theo phòng ban 89

Hình 3.41 :Báo cáo tăng giảm tài sản 90

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay dưới sự phát triển nhanh chóng của ngành khoa học máytính, máy tính đã trở thành một công cụ đắc lực giúp cho các lĩnh vực khác cónhững bước phát triển nhảy vọt trong đó ta phải kể đến lĩnh vực kinh tế Dưới

sự trợ giúp của các phần mềm thì việc quản lý các doanh nghiệp đã trở nên dễdàng, chính xác và nhanh chóng giúp cho các cán bộ quản lý đưa ra nhữngquyết định kịp thời

Trong công tác quản lý của cơ quan, doanh nghiệp có rất nhiều nghiệp

vụ cần quản lý vì thế việc dùng phần mềm nào để quản lý có hiệu quả là mộtlựa chọn khó khăn Việc lựa chọn phần mềm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tốtrong đó phải chú trọng đến: yêu cầu của việc quản lý, tình hình tài chính củacông ty,trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty Dựa vào các yếu tố đó

ta lựa chọn các giải pháp như mua phần mền đại trà (office, AutoCad, ), đithuê công ty phần mềm chuyên nghiệp phát triển, tự phát triển…

Trong quá trình thực tập, em đã được tiếp xúc với nhiều nghiệp vụ,nhiều bài toán do công ty BRAVO đặt ra…trong đó đề tài: “ xây dựng phầnmềm quản lý tài sản cố định ”là đề tài em tâm đắc nhất Do thời gian có hạnnên phần mềm xây ở mức đơn giản với những chức năng chính là trợ giúpmột phần trong việc quản lý tài sản ở các doanh nghiệp nhỏ dùng trên máyđơn

Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ tận tình của

cô Ts.Trần Thi Song Minh người trực tiếp hướng dẫn em và anh NguyễnMạnh Cường cùng các anh, các chị ở phòng triển khai của công ty cổ phầnphần mềm kế toán BRAVO đã hướng dẫn và tạo mọi điều kiện cho em hoànthành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

Với sự nỗ lực của bản thân, trong thời gian thực tập kết hợp với kiếnthức được học trong nhà trường và tự học trong quá trình thực tập đã giúp emhoàn thành đề tài một cách tốt nhất Nhưng do thời gian và kinh nghiệm tronglĩnh vực thiết kế và lập trình còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏinhững thiếu sót Vì vậy em rất mong được sự góp ý giúp đỡ của các thầy cô,các anh, các chị và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn

Hà nội, ngày 28 tháng 4 năm 2008

Sinh viênPhạm Kiên Quyết

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM KẾ

TOÁN BRAVO VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm Bravo

Phần này nói về các khía cạnh liên quan đến công ty Bravo như vai trò chức năng, lĩnh vực hoạt động, chiến lược kinh doanh, cơ cấu tổ chức,

Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Bravo.

Tên tiếng Anh: Bravo Software Join Stock Company

Giấy phép thành lập: Số 4667/GP_UB ngày 07/10/1999

của UBND Hà Nội

Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 056682 ngày 18/10/1999

của sở KH & ĐT Hà Nội

Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất phần

Tài khoản: Số 0011000413245

tại Sở giao dịch Ngân hàng ngoại thương Việt Nam

Mã số thuế: Số 0100947771 tại Cục thuế Hà Nội

Giám đốc công ty: Ông Đào Mạnh Hùng.

Địa chỉ: Trụ sở chính tại 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.Điện thoại: 04.776 2472 (7 lines)

Fax: 04.7760 2470

Email: bravosoft@vnn.vn

Website: www.bravo.com.vn

Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại Đà Nẵng.

Đại diện: Ông Nguyễn Đức Sơn

Địa chỉ: Số 480-482 Trưng Nữ Vương, Hải Châu, Đà Nẵng.Điện thoại: 0511.633 733 (04 lines)

Fax: 0511.633 734

Email: bravo@dng.vnn.vn

Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại

Thành phố Hồ Chí Minh.

Đại diện: Ông Tôn Minh Thiên

Địa chỉ: Số 97 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh.Điện thoại: 08.914 2636 (06 lines)

Fax: 08.914 3870

Email: bravo@hcm.fpt.vn

1.1.1 Chức năng của công ty

Công ty chuyên sâu trong việc phát triển phần mềm kế toán và phần mềmquản trị tài chính Với những kinh nghiệm thực tế giúp công ty hiểu một cáchsâu sắc những yêu cầu quản lý của các đơn vị và đây cũng là nền tảng để công

ty phát triển phần mềm kế toán Bravo với những đặc điểm và chức năng đápứng những yêu cầu ngày càng cao về kế toán và chức năng quản trị

Phần mềm Bravo được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, cho phép

dễ dàng bổ sung và hiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của người sử dụng.Trải qua một quá trình phát triển lâu dài từ những phiên bản phần mềm kếtoán đầu tiên BRAVO 3.0, 4.0, 5.0, 6.0 và hiện nay là BRAVO 6.3, nó đượcxem là phần mềm dễ sử dụng nhất, đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe củathực tế và mang tính quản trị cao Điều này xuất phát từ chính nục tiêu phát

triển của Công ty: “Trở thành nhà cung cấp phần mềm số 1 trong lĩnh vực

phần mềm kế toán quản trị”

1.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

kỹ sư tin học đã tốt nghiệp đại học chuyên nghành về tin học kinh tế vừa hiểu biết sâu về

kế toán, tài chính, vừa có khả năng lập trình tốt.

Phòng bảo hành

Phòng kinh doanh

Phòng triển khai Phòng triển khai

Phòng Test sản phẩm

Phòng bảo hành

Phòng kế toán Phòng HC - NS

TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ

1 Phòng kinh doanh 06 người Phát triển thị trường tại miền Bắc

2 Phòng phát triển 04 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm

3 Phòng triển khai 22 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh

miền Bắc

4 Phòng bảo hành 06 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh

miền Bắc

5 Phòng kế toán 02 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính

6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn công

ty

Hình 1.3: Các phòng ban của công ty trụ sở miền Bắc

Chi nhánh công ty tại Đà Nẵng (18 người)

TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ

1 Phòng kinh doanh 03 người Phát triển thị trường tại miền Trung

2 Phòng triển khai 10 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh

miền Trung

3 Phòng bảo hành 03 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các

tỉnh miền Trung

4 Phòng kế toán 01 người Quản lý thống kê toán tài chính và

báo cáo lên Công ty

5 Phòng HC - NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự Chi

nhánh

Hình 1.4: Các phòng ban của công ty trụ sở Đà Nẵng

Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh (34 người)

TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ

1 Phòng kinh doanh 05 người Phát triển thị trường tại miền Nam

2 Phòng phát triển 03 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm

3 Phòng triển khai 20 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh

miền Nam

4 Phòng bảo hành 04 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh

miền Nam

5 Phòng kế toán 01 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính

6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn

Chi nhánh

Hình 1.5: Các phòng ban công ty trụ sở miền Nam

1.1.3 Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty Bravo

1.1.3.1 Quan điểm của Bravo

Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất về các sảnphẩm phần mềm nói chung do vậy việc thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu

cầu về phần mềm để phục vụ sản xuất kinh doanh của họ là tiêu thức được đặt

ra hàng đầu với công ty

Một phần mềm tốt không những phải đáp ứng được yêu cầu của kháchhàng mà còn phải là một sản phẩm tuân thủ các qui định chung của chế độ,ứng dụng tốt trong thực tế, có nhiều tiện ích, thao tác dễ dàng, giao diện thânthiện làm cho khách hàng gắn bó như là bạn đường trong quá trình côngtác

Mỗi thành viên trong công ty BRAVO là một nhân tố mắt xích tạo nênsức mạnh và thành công của công ty Do vậy chúng tôi luôn mong muốn tậphợp được những thành viên (mắt xích) có tinh thần làm việc tập thể, có sứcsáng tạo cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc Để tạo được niềm tin vàlòng hăng say trong công việc của các thành viên trong công ty, ngoài các giátrị tinh thần đích thực chúng tôi còn không ngừng phấn đấu nâng cao đời sốngvật chất của các thành viên trong công ty Các mục tiêu cụ thể đó được thểhiện rõ nét trong các qui định, qui chế và các chính sách định hướng về nhân

sự của công ty

1.1.3.2 Cam kết chất lượng của BRAVO

Ý thức được tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ nhất là trong lĩnh vựccông nghệ thông tin do vậy công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng

theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã áp dụng thành công hệ thống này từ

tháng 10 năm 2004 đến nay Với hệ thống quản lý này, công ty đã chuẩn hóatất cả các quy trình làm việc trong các phòng ban của công ty Công ty camkết sẽ mang đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ và các giải pháphoàn chỉnh cho hệ thống kế toán cũng như là công tác quản trị tài chính Công

ty thực hiện:

 Nhận biết quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và

áp dụng chúng trong toàn bộ công ty

 Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình này

 Xác định chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tácnghiệp và kiểm soát các quá trình có hiệu lực.

 Đảm bảo sự sẵn sàng các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợhoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình

 Đo lường theo dõi và phân tích các quá trình

 Thực hiện các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả dự định vàcải tiến liên tục các quá trình này

Khi chọn nguồn lực bên ngoài cho quy trình nào đó ảnh hưởng đến sự pháttriển sản phẩm đối với các yêu cầu thì công ty đảm bảo kiểm soát tốt nhữngquy trình đó

1.1.4 Sản phẩm và dịch vụ của công ty

1.1.4.1 Sản phẩm

BRAVO là một hệ thống các sản phẩm được thiết kế theo tư tưởng hệthống mở “sẵn sàng mở rộng và update cho tương lai” Với các sản phẩmphần mềm của BRAVO, tính mềm dẻo, linh hoạt không chỉ thể hiện rõ bằngviệc dễ dàng hiệu chỉnh phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanhnghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai vànhững biến động khách quan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhànước Hệ thống chương trình được thiết kế mở còn có mục đích dễ dàng bổsung, hiệu chỉnh các chức năng cho phù hợp với yêu cầu đa dạng của thực tế

“Những doanh nghiệp tiên tiến không còn hài lòng với các phần mềm kế toán

và vật tư riêng lẻ nữa, họ mong muốn có các giải pháp quản trị tài chính toàn

diện”.

Sản phẩm: Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO)

Với hệ thống quản trị tài chính, công ty BRAVO đã sáng tạo ra sản phẩm

“Phần mềm quản trị tài chính BRAVO” Phần mềm BRAVO là phần mềm kếtoán, quản trị được thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài chính cùng vớicác chuẩn mực kế toán Với phần mềm BRAVO thì người sử dụng chỉ cầncập nhật các số liệu đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các

sổ sách, báo cáo theo yêu cầu Chức năng của chương trình là theo dõi cácchứng từ đầu vào (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoáđơn bán hàng, Phiếu thanh toán, ) Dựa trên các chứng từ đó chương trình sẽlên các báo cáo về Quản trị - Tài chính - Kế toán.

Phần mềm kế toán Bravo đã được đăng ký, chứng nhận:

 Giấy chứng nhận bản quyền tác giả số 321/2001/QTG do Cục bảnquyền tác giả - Bộ Văn hóa thông tin cấp ngày 24/10/2001 về phầnmềm kế toán BRAVO

 Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hóa số 53916 theo quyết định

số A1794/QĐ – ĐK ngày 28/04/2004 của Cục sở hữu công nghệ vàmôi trường về việc bảo hộ nhãn hiệu hàng hóa: Phần mềm kế toánBRAVO

 Những đặc điểm nổi bật của Phần mềm Tài chính - Kế toán (BRAVO)

Công nghệ tiên tiến: hệ thống chương trình được thiết kế và xây dựng

dựa trên công nghệ tiên tiến về lập trình xây dựng và cơ sở dữ liệu bằng nhiềungôn ngữ khác nhau: Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 được sử dụng cùng với

hệ thống được thiết kế theo mô hình 3 lớp cho phép làm việc tốt với khốilượng dữ liệu lớn (500Mb trở lên)

Chất lượng ISO 9001 : 2000: Lập trình theo các quy trình kiểm soát

chất lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có

độ tin cậy cao Có quy trình để khách hàng có thể kiểm soát chất lượng đàotạo, sử dụng phần mềm Là sản phẩm của hệ thống quản lý chất lượng ISO

9001 : 2000

Phần mềm kế toán sản xuất: tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm, từng

nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau Phân tích giáthành theo khoản mục và yếu tố Hỗ trợ quản lý vật tư với số lượng lớn

Chức năng theo vết (Trace): cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp

(Bảng cân đối tài khoản) > Chi tiết (Sổ chi tiết) > Chứng từ nghiệp vụ phát

Chất lượng chuyên nghiệp: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất

lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độtin cậy cao Có quy trình để khách hàng có thể kiểm soát chất lượng đào tạo

sử dụng phần mềm

Phần mềm kế toán quản trị: công cụ trợ giúp các nhà quản lý phân tích

và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả Quản lý đa cấp, nhiềuchiều, xem xét thông tin trên nhiều giác độ để giúp nhà quản lý có được cáinhìn tổng thể

Tính toàn diện: tuân thủ các quy định về chế độ kế toán Đầy đủ các phân

hệ phù hợp với các phần hành kế toán trong doanh nghiệp Chạy mạng đangười dùng, bảo mật và phân quyền chi tiết với từng người sử dụng đến từngchức năng, thao tác

Tính xác thực: Hệ thống phần mềm được thiết kế chi tiết các màn hình

nhập liệu riêng, phù hợp với từng nghiệp vụ cụ thể, quản lý phân quyền vàđịnh nghĩa đến từng chứng từ, báo cáo linh động, mềm dẻo khai báo năm tàichính (không bắt buộc phải đầu từ ngày 1 tháng 1)

Hệ thống mở: mềm dẻo, linh hoạt để có thể điều chỉnh không chỉ phù

hợp với yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầucủa sự phát triển trong tương lai và sự biến động khách quan của chính sách,chế độ kế toán tài chính của nhà nước

Khảo sát, hiệu chỉnh và cài đặt chương trình: Công ty Phần mềm

BRAVO sẽ cử cán bộ kỹ thuật đến văn phòng làm việc của khách hàng để

tiến hành khảo sát chi tiết các nghiệp vụ về kế toán và quy trình luân chuyểnchứng từ, đồng thời sẽ hiệu chỉnh chương trình (nếu có) cho phù hợp với thực

tế Sau khi hiệu chỉnh xong chương trình theo yêu cầu của khách hàng cán bộ

kỹ thuật của công ty BRAVO sẽ cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính củaQuý khách

Cung cấp khóa đào tạo từ 6 đến 2 tuần: Công ty Phần mềm BRAVO sẽ

cử cán bộ kỹ thuật đến văn phòng làm việc của quý khách để hướng dẫn, đàotạo cách thức nhập dư liệu và sử dụng phần mềm BRAVO, đồng thời tư vấn

và trao đổi với khách hàng về việc ứng dụng nghiệp vụ kế toán thực tế vàomáy tính

Hỗ trợ sau đào tạo: Sau khóa đào tạo cho khách hang Công ty tiếp tục hỗ

trợ thực hiện công tác hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng phần mềm và giảithích những tính năng của phần mềm đó trong vòng 03 tháng Trong thời giannày những thắc mắc của quý khách hàng và những vấn đề phát sinh khi sửdụng chương trình sẽ được cán bộ kỹ thuật của Công ty giải quyết tức thời

Bảo hành phần mềm:Các sản phẩm mà công ty Phần mềm BRAVO đã

cung cấp cho khách hang sẽ được Công ty bảo hành với các nội dung cụ thểnhư sau:

- Phần mềm BRAVO sẽ được bảo hành miễn phí trong thờigian 18 tháng

- Trong thời gian bảo hành nếu có sự thay đổi về mẫu biểu, chế độ,chính sách của nhà nước thì công ty Phần mềm BRAVO sẽ cập nhật(update) , hiệu chỉnh phần mềm đã cài đặt cho khách hàng mà Quýkhách sẽ không phải chịu bất kỳ khoản chi phí nào

- Phương thưc bảo hành: Ngay sau khi có thông báo của Quý kháchhàng về sự cố hoặc lỗi của chương trình, chúng tôi sẽ căn cứ vào tínhchất, tầm quan trọng của thông báo, thực hiện khắc phục, giải quyết

sự cố hoặc lỗi của chương trình theo một trong các phương pháp sau:

+ Cử cán bộ đến trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi đối với phầnmềm đã cài đặt.

+ Thông qua điện thoại, Email hoặc Fax sẽ hướng dẫn cho cán bộ

sử dụng chương trình phần mềm cách thức khắc phục, giải quyết

sự cố hoặc lỗi đối với phần mềm đó

+ Gửi chương trình khắc phục sự cố hoặc lỗi cho quý khách hàngtheo đường bưu chính Với những nguyên nhân chủ quan gây lỗiphát sinh từ phía khách hàng như: virus, sự cố về điện, hỏng ổđĩa cứng… công ty đề có trách nhiệm cài đặt lại phần mềm tạitrụ sở của Quý khách hàng

1.2 Thực trạng tin học hóa tại công ty phần mềm Bravo

và bài toán quản lý tài sản cố định

Phần này giới thiệu về những vấn đề liên quan đến tin học hóa của doanh nghiệp và về phần mềm như lý do chọn phần mềm và các giải quyết phần mềm

1.2.1 Thực trạng tin học hóa tại bộ phận quản lý tài sản cố định tại công ty

Vì BRAVO là công ty sản xuất phần mềm chuyên nghiệp nên trongviệc quản lý mọi mặt trong công ty đều đã được tin học hóa Không những thếcông nghệ tại công ty là các công nghệ hàng đầu hiện nay Mọi hoạt động đềuđược quản lý bởi phần mềm có tính chuyên nghiệp rất cao do chính công ty tựxây dựng Trong phần mềm kế toán của BRAVO bao gồm cả phần mềm kếtoán tài sản cố định nhưng do nó nằm trong bộ phần mềm nên đôi khi việcquản lý riêng tài sản cố định còn nhiều bất cập và khó khăn chưa khắc phụcđược

1.2.2 Lý do chọn đề tài quản lý tài sản cố định

Tài sản cố định thường chiếm tỉ trọng lớn trong một doanh nghiệp.Quản lý tốt các hoạt động liên quan tới tài sản sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắttrạng thái tài sản một cách nhanh chóng để đưa ra các kế hoạch và quyết địnhkịp thời, hỗ trợ nâng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm chi phí,bảo vệ đầu tư và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Trong quá trình thực tập tại BRAVO, sau khi nghiên cứu các phân hệ

mà BRAVO đã xây dựng em thấy phân hệ quản lý tài sản cố định còn nhiềubất cập vì thế em đã chọn đề tài là:

“Xây dựng phần mềm quản lý tài sản cố định ”

Các công ty ngày nay nhất là các công ty tin học có số lượng tài sản tươngđối nhiều và có giá trị cao Do đó việc quản lý chặt chẽ trong việc tính khấuhao tài sản nên việc quản lý tài sản cố định là một yêu cầu cần thiết Đây làvấn đề mang tính thực tiễn cao, giúp cho cán bộ quản lý tài sản được chặt chẽhơn từ đó sẽ tính được giá thành sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả họat động sảnxuất kinh doanh của mình tốt hơn

1.2.3 Giải pháp tin học giải quyết vấn đề quản lý tài sản cố định

Với yêu cầu thực tiễn của đề tài cũng như yêu cầu của công tyBRAVO, em đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình là Microsoft Visual Studio C# đểthực hiện phần mềm với sự trợ giúp của hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicrosoftSQL Server vì đó là công nghệ mới hỗ trợ nhiều tính năng trong việc pháttriển những ứng dụng trên máy PC

Hệ quản trị cơ sở dự liệu SQL Server là một trong những hệ quản trịtiên tiến nhất hiện nay và được nhiều người sử dụng để phát triển phần mềmtrên máy PC đơn hay trên mang cục bộ LAN SQL Server cung cấp nhiềucông cụ hỗ trợ cho người phát triển như công cụ thiết kế CSDL trực quan,công cụ hỗ trợ lập trình truy vấn có cấu trúc, công cụ tạo báo cáo…Nói chungkhi xây dựng phần mềm thì lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL là sự lựachọn tối ưu

Ngôn ngữ lập trình Visual C# là một ngôn ngữ lập trình mới nhất đượcMicrosoft phát triển với nhiều tính năng ưu viết so với các ngôn ngữ hiện naynhư Visual Basic, Visual Foxpro…

- Là ngôn ngữ hướng đối tượng hoàn toàn

- Là ngôn ngữ hỗ trợ Unicode hoàn toàn

- Lập trình trực quan

- …

1.2.4 Đánh giá chung về việc thực hiện đề tài :

1.2.4.1 Yêu cầu của đề tài là quản lý tài sản

Việc quản lý tài sản cố định tại công ty gồm các chức năng sau:

- Quản lý các danh mục liên quan

- Quản lý tăng tài sản cố định

- Quản lý giảm tài sản cố định

- Tính giá trị khấu hao tài sản theo phươngpháp khấu hao đều

- In các báo cáo liên quan

1.2.4.2 Thuận lợi

Do thực tập tại một công ty sản xuất phần mềm chuyên nghiệp nênđược sự giúp đỡ tận tình của các anh chị tại công ty trong việc thiết kế cơ sở

dữ liệu và thiết kế giao diện liên quan

Đây mới chỉ là phần mềm quản lý tài sản đơn thuần chứ không liênquan đến kế toán nhiều nên phần mềm cũng không quá phức tạp

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHO VIỆC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Việc phát triển một hệ thống thống tin quản lý là một việc rất khó khăn

và phức tạp Để có thể xây dựng được một hệ thống thông tin hiểu quả, trướchết ta phải nắm bắt được cơ sở lý thuyết làm tiền đề phương pháp luận cho đềtài Vì thế trong chương này chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu về cơ sở lý thuyếtcho việc phát triển một hệ thống thông tin

2.1 Thông tin quản lý

Từ trước đến nay, chúng ta vẫn nhắc đến thông tin như là một yếu tốquan trọng trong cuộc sống đặc biệt là trong kinh doanh, chỉ cần nắm bắtđược thông tin về thị hiếu khách hàng là ta có thể tung ra hàng loạt sản phẩmmới đáp ứng được thị hiếu khách hàng và thu lợi nhuận lớn Hay khi nắm bắtđược các thông tin về các đối thủ cạnh tranh ta sẽ có trước các phương án đáptrả mà đối thủ sẽ không ngờ tới và từ đó ta cũng thu được lợi nhuận lớn…

Ngày nay, trong thời đại công nghệ thông tin thì thông tin càng trởthành yếu tố quan trọng, quyết định đến sự thành công của chúng ta Vậy đểhiểu hết giá trị của thông tin, ta phải hiểu thông tin là gì ? Thông tin có rấtnhiều cách định nghĩa khác nhau Một định nghĩa khái quát hơn cả xem thôngtin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và cólợi cho người sử dụng cuối cùng hay nói cách khác thông tin là những dữ liệu

đã được chọn lọc để phục vụ cho một mục đích nào đó.(Dữ liệu là những mô

tả về sự vật, con người, sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiềucách thể hiện khác nhau)

Đối với công tác quản lý, thông tin cũng vô cùng quan trọng Các nhàquản lý sử dụng thông tin nhằm xây dựng chiến lược, mục tiêu để tồn tại vàphát triển, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, kiểm tra, kiểm soát công việc, và chỉ

huy công tác quản lý Do đó ta có định nghĩa thông tin quản lý như sau:Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ýmuốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

Thông tin nói chung là rời rạc, nếu không được sắp xếp, lưu trữ mộtcách khoa học thì không thể phát huy hết tầm quan trọng của nó Đây lànguyên do dẫn đến HTTT ra đời

2.2 Hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là là một tập hợp các yếu tố cùng hoạt động

là nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý,truyền đạt, phân phát thông tin để phục vụcho việc phân tích tình hình, ra quyết định, lập kế hoạch, điều hành, kiểm soátcác hoạt động trong một cơ quan

Các yếu tố của một HTTT có thể là hoàn toàn thủ công hay dựa trênmáy tính điện tử Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn bao gồm con người,phương tiện thông tin liên lạc, các thiết bị phần cứng, phần mềm, các quy tắc,thủ tục, phương pháp, mô hình toán học để xử lý, quản lý dữ liệu HTTT quản

lý là HTTT phục vụ cho công tác quản lý, hầu hết các HTTT đều được gọi làHTTT quản lý

Theo hình trên, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữliệu vào, bộ phận xử lý, bộ phận lưu trữ và bộ phận đưa dữ liệu ra Đầu ra(Input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lýbởi hệ thống sử dụng chúng cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kếtquả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhậtvào kho dữ liệu (Storage).

2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin

Hoạt động của tổ chức chịu nhiều tác động của hệ thống thông tin trong

đó hoạt động của HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà

nó cung cấp Những người thiết kế hệ thống quản lý dữ liệu cần phải hiểu cácnhà quản lý sử dụng thông tin như thế nào Tiêu chuẩn chất lượng của thôngtin được đánh giá qua các tiêu chí sau:

- Độ tin cậy : Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chínhxác Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.Chẳng hạn hệ thống chuyển tiền điện tử của một ngân hàng thường xuyên cóhiện tượng nhầm lẫn giữa các tài khoản, hay hệ thống không đảm bảo tính kịpthời của các lệnh chuyển tiền sẽ dẫn tới suy giảm lòng tin và thái độ không tốtcủa khách hàng

- Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện tính bao quát các vấn

đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng các thông tin khôngđầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏicủa tình hình thực tế Chẳng hạn hệ thống báo cáo của một ngân hàng khôngthể lấy đủ số liệu báo cáo tín dụng thu nợ của một chi nhánh, điều này dẫn tớiviệc không tổng hợp được đầy đủ dữ liệu cho toàn ngành

- Tính thích hợp và dễ hiểu: Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta khôngdùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan đến những hoạtđộng thuộc trách nhiệm của ông Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thíchhợp và khó hiểu Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người

chưa thích hợp của các phần tử thông tin Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí choviệc tạo ra những thông tin không đúng hoặc là ra quyết định sai vì thiếuthông tin cần thiết.

- Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn nhân lực quý báu của tổchức cũng như vốn và nguyên vật liệu Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất

kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn và nguyên liệu Và cũng phải như vậyvới thông tin Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyềnmới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây

ra những thiệt hại lớn hơn cho tổ chức, nhất là với một ngân hàng thì yêu cầubảo mật thông tin rất cao

- Tính kịp thời: Giá trị của thông tin sẽ giảm và mai một theo thời gian

Vì thế, thông tin dù có tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toànnhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cầnthiết.Ví dụ điện báo của ngân hàng cần phải thực hiện vào thời điểm cuốingày nhanh chóng để thông báo tình hình hoạt động tín dụng trong một ngàymột cách kịp thời

2.2.3 Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin

Câu hỏi đầu tiên khi một tổ chức muốn phát triển một HTTT là có thật

sự cần thiết phát triển một hệ thông thông tin không ? Có thể mỗi tổ chức đưa

ra những lý do khác nhau cho vấn đề phát triển hệ thống thông tin mới này,tuy nhiên ta có thể liệt kê một số nguyên nhân chính sau đây:

1 Trước hết là các vấn đề về quản lý kinh tế, những luật mới củaChính phủ ban hành, những thay đổi trong chiến lược tăng thu nhập như giảmchi phí, tăng chất lượng sản phẩm, giảm chi phí giao dịch, tăng chất lượngdịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án pháttriển một HTTT mới

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý Đó là những chỉ thị của nhànước hay cấp trên đối với việc thay đổi hệ thống

3 Sự xuất hiện của công nghệ mới Việc xuất hiện các công nghệmới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bịmình có trong HTTT cũ Công nghệ mới được sử dụng có thể mang lại hiệuquả gấp nhiều lần so với công nghệ hiện tại.

4 Áp lực của cạnh tranh Các hành động mới của doanh nghiệpcạnh tranh cũng là một tác động mạnh làm cho các doanh nghiệp buộc phải cónhững hành động đáp ứng

5 Yêu cầu của cấp dưới Những yêu cầu nhằm cải thiện môi trườngcác nghiệp vụ từ cấp dưới cũng cần được tổ chức xem xét vì nó đảm bảo đượctính khách quan trong quản lý

6 Sách lược chính trị của người lãnh đạo cơ quan.Những tháchthức về chính trị cũng không nên bỏ qua trong việc thay đổi HTTT hiện đại

7 Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTT là cungcấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất

2.2.4 Phân loại hệ thống thông tin

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay đượcdùng Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại vàmột cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ là cơ sở để phân loại

2.2.4.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù các hệ thống thông tin thường sử dụng các công nghệ khácnhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợgiúp Theo cách này có năm loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, hệ thốngthông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệ thống chuyêngia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem): Hệ thông này sử lý giao dịch xử lý các dữ liệu từ các giao dịch mà

tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng hoặc với nhà cung cấp, những ngườicho vay hoặc những nhân viên của nó.Các giao dịch sản sinh ra những giấy

nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổchức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Các hệ thống thuộcloại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn…

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Lànhững hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động nàynằm ở mức điều khiển tác nghiệp Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệuđược tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dư liệu ngoài tổchức Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản trị một cách định

kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệtnào đó của tổ chức Báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tươngphản tình hình hiện tại với tình hình được dự kiến trước Vì các hệ thốngthông tin quản lý phần lớn dựa vào các hệ thống xử lý giao dịch nên chấtlượng thông tin mà chúng sản sinh cũng phụ thuộc rất nhiều vào việc vậnhành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Các hệ thống thông tin quản lý như

hệ thống phân tích chức năng bán hàng, theo dõi chi tiêu…

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là những

hệ thông được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyếtđịnh Về nguyên tắc hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin chophép người ra quyết định xác định rõ tình hình một quyết định mà mình phải ra

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ thống cơ sở trítuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằngcác công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin loại này được sửdụng như một trợ giúp chiến lược Hệ thống thông tin tăng cường khả năngcạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổchức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổchức khác Hệ thống tăng cường cạnh tranh là những công cụ thể hiện ý đồchiến lược nên có thể gọi chúng là HTTT chiến lược

2.2.4.2 Phân loại theo nghiệp vụ và mức ra quyết định

Các thông tin trong một tổ chức được phân theo cấp quản lý và trongmỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Cóthể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sảnxuất để hiểu các phân chia này.

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh và sảnxuất chiến lược

Hệthốngthôngtinvănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh và sảnxuất chiến thuậtTài chính tác

nghiệp

Marketing tácnghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh và sảnxuất tác nghiệp

Hình 2.2: Phân loại hệ thống thông tin theo nghiệp vụ và mức ra quyết định2.2.5 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

2.2.5.1 Một số nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống thông chắt chẽnhưng dễ quản lý hơn Phương pháp phát triển hệ thống thông tin dựa vào banguyên tắc:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ môi trường vật lý sang môi trườnglogic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khithiết kế

2.2.5.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin

Để xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu củanhà quản lý cũng như bảo dảm tối ưu về chi phí và thời gian người ta thường

sử dụng phương pháp thác nước.Phương pháp này mô tả vòng đời của một dự

án phát triển HTTT với ý nghĩa giai đoạn trước sẽ tác động và làm tiền đề cho

kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệthống.

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực

để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của mộ dự án phát triển

hệ thống Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch: Gồm các công việc như làm quen với hệ thốngđang xét, xác định thông tin cần thu thập cũng như nguồn vàphương pháp thu thập

- Làm rõ yêu cầu: Giúp cho phân tích viên hiểu rõ yêu cầu củangười có yêu cầu, xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thuthập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và địnhdạng khung cảnh nghiên cứu

- Đánh giá khả thi: Tìm xem những yếu tố nào ngăn cản sựthành công của dự án, đánh giá khả thi về tổ chức, về tàichính, về thời hạn và về kỹ thuật

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn này làm rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xácđịnh nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, những đòi hỏi và những ràng buộc

áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạtđược Từ đó sẽ quyết định có tiếp tục phát triển hệ thông hay không Cáccông đoạn của giai đoạn này bap gồm:

- Lập kế hoạch phân tích

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Sửa đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Để có thể nghiên cứu chính xác được môi trường của hệ thống cũ,trước tiên ta phải tiến hành thu thập thông tin về hệ thống cũ Các phươngpháp thu thập thông tin gồm:

- Phỏng vấn: Đây là công cụ đắc lực, ta có thể thu được nhữngnội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà tài liệu không thể

có được hay gặp được những người có trách nhiệm, nắm đượcmục tiêu của tổ chức

- Sử dụng phiếu điều tra: Phương pháp này được sử dụng khiphải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trênphạm vi địa lý rộng lớn Nhưng để vận dụng phương phápnày thì người gửi phải là những người cấp trên của các đốitượng nhận phiếu

- Quan sát: Đây là phương pháp khó khăn và tốn thời gian vìngười bị quan sát có thể hoạt động không giống thực tế màngười sử dụng có vai trò rất quan trọng khi tham gia vao độingũ phân tích

Sau bước thu thập thông tin, dữ liệu được tập trung và được chuẩn bịcho việc phân tích Nhưng trước khi phân tích những dữ liệu này nhất thiếtphải mã hóa chúng để ta dễ dàng nhận biết và quản lý Mã hóa được xem làviệc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán chomột tập hợp này một ý nghĩa bằng cách liên hệ với tập hợp những đối tượngcần biểu diễn Hay nói một cách khác, việc mã hóa thông tin là thay thế thôngtin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người

sử dụng Mục tiêu đó là nhận diện nhanh và không nhầm lẫn các đối tượng,

mô tả nhanh chóng các đối tượng, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử

lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài dặc tínhcủa đối tượng

- Phương pháp mã hóa phân cấp: nguyên tắc tạo bộ mã hóa là người taphân cấp đối tượng từ trên xuống Và mã số được xây dựng từ tráiqua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết

sự phân cấp sâu hơn

- Phương pháp mã hóa liên tiếp: Mã kiểu này được tao ra bởi nguyên tắctạo mã nhất định Chẳng hạn một đối tượng có mã 98 thì đối tượngđứng sau nó sẽ có mã 99

- Phương pháp mã hóa theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng mộttập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi như một giấy phép theo

mã quy định

- Phương pháp mã hóa gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tínhcủa đối tượng dể xây dựng Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cáiđầu làm mã nhu mã tiền tệ quốc tệ quốc tế: VND, USD…

- Phương pháp mã hóa ghép nối: Phương pháp này chia mã ra làm nhiềutrường Mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể

có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã

- Phương pháp tổng hợp: Phương pháp này là kết hợp của một số phươngpháp trên Ví như nó là tổng hợp của phương pháp mã hóa ghép nối

và phương pháp mã hóa liên tiếp chẳng hạn

Cách thức tiến hành mã hóa:

- Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa

- Xác định các xử lý cần thực hiện

- Lựa chọn giải pháp mã hóa

+ Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn

+ Kiển tra lại những bộ mã hiện hành

+ Tham khảo ý kiến của người đã sử dụng

+ Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

+ Kiểm tra khả năng thay đổi của các đối tượng

Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết

Để có cái nhìn tổng quan với một HTTT, cán bộ phân tích phải tiếnhành mô hình hóa hệ thống đó Có nghĩa là phải biểu diễn hệ thống đó dướidạng các mô hình, sơ đồ hay hình họa nhằm giúp cho tất cả mọi người có thểhiểu một cách tổng quát và nhanh chóng đối với hệ thông Hiện nay có cáccông cụ phổ biến để mô hình hóa hệ thông đó là: Sơ đồ luồng thông tin(information flow diagram–IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow diagram–DFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Được dùng để mô ta hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô

tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý,lưu trư trong thế giới vật lý bằng các sơđồ

Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa toàn diện

Thủ công Tin học hóa

Tài liệu

- Phích luồng thông tin

- Phích kho chứa dữ liệu

- Phích chứa xử lýb) Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

DFD dùng để mô tả chính HTTT nhưng trên góc độ trừu tượng Trên

sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn

và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịutrách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD đơn thuần chỉ mô tả hệ thống làm gì và đểlàm gì

Các ký pháp dùng cho DFD

Hình 2.4: Các ký pháp dùng cho DFD Các mức của DFD

 Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) thể hiện nội dung tổng quátnhất của hệ thống thông tin Trong sơ đồ này có thể bỏ qua các

xử lý cập nhật, các kho dữ liệu

 Sơ đồ phân rã: Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn người tadùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người taphân ra làm các sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1,…

Tệp dữ liệu

Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệthống Có 5 loại phích logic

- Phích luồng dữ liệu

- Phích phần tử thông tin

- Phích kho dữ liệu

- Phích tệp dữ liệu

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thốngthông tin, gồm nội dung của các đầu ra của hệ thống, nội dung của cơ sở dữliệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện Thiết kế logic gồm nhữngcông đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các dòng vào

- Hoàn chỉnh tài liệu logic

- Hợp thức hóa mô hình logicThiết kế cơ sở dữ liệu là công việc rất khó khăn và phức tạp, bởi phântích viên sẽ gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họcần Việc hỏi này thường không đạt hiệu quả cao và sẽ dễ dàng làm cho hệthống có những phần không đạt yêu cầu Để khắc phục tình tình trạng này,phân tích viên bắt buộc phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ sở dữ liệu của hệ thống,thậm chí có thể phải làm việc đơn độc và sẽ tùy trường hợp mà có nhữngphương pháp thu thập thích hợp Tuy nhiên, phân tích viên có thể áp dụngmột trong những phương pháp sau:

a) Thiết kế dữ liệu từ các thông tin đầu ra:

Đây là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữliệu (CSDL) Phương pháp này dựa trên các văn bản hay báo cáo đầu ra để từ

đó xác định các trường dữ liệu cần thiết Vấn đề quan trọng nhất của phương

pháp này đó là áp dụng các chuẩn hóa trong quá trình lọc dữ liệu Các mứcchuẩn hóa như sau:

 Chuẩn hóa mức 1 quy định: Trong mỗi danh sách không chophép chứa những thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp thì phảitách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ýnghĩa dưới góc độ quản lý đồng thời gắn tên và thuộc tính địnhdanh riêng của nó

 Chuẩn hóa mức 2 quy định: Trong một danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộcvào một phần của khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phảitách những thuộc tính đó thành một dánh sách con mới Đồngthời đặt tên và chọn khóa chính cho danh sách mới

 Chuẩn hóa mức 3 quy định: Trong một danh sách không có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Phải tách chúng thành cácthuộc tính riêng rẽ và gắn tên, xác định khóa cho chúng

b) Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa:

Đây là phương pháp dựa trên sự thể hiện giữa các thực thể với nhauthông qua các liên kết Sự thể hiện này được biểu diễn trên mô hình quan hệthực thể Mối quan hệ giữa các thực thể với nhau có thể ở dưới dạng một -một (1@1), một – nhiều (1@N), nhiều – nhiều (N@N)

Giai đoạn 4: Đề xuất một số phương án và giải pháp

Sau khi có được mô hình logic thì cần cụ thể hóa bằng nhiều phương ánkhác nhau Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệthống nhưng chưa phải là chi tiết Người sử dụng sẽ chọn một phương án đápứng tốt nhất yêu cầu của họ Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương

án và giải pháp:

o Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức

o Xây dựng các phương án và giải pháp

o Đánh giá các phương án và giải pháp

o Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Công việc quan trọng nhất của giai đoạn này là đánh giá phương án củagiải pháp Bởi thực chất đó là quá trình phân tích và đánh giá chi phí và lợiích của phương pháp Kết quả của việc đánh giá này sẽ quyết định là dự án cótiếp tục triển khai nữa hay dừng lại hay phải thay đổi theo phương pháp thựchiện khác Nếu như việc đánh giá bị sai lệch thì sẽ gây hao tổn rất lớn và ảnhhưởng tới kết quả về sau của dự án

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài bao gồm tài liệu có tất cả các đặc trưng của hệthống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu cho người sử dụng.Những công đoạn chính của giai đoạn này là:

o Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

o Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra

o Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

o Thiết kế các thủ tục thủ công

o Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Nhiệm vụ của giai doạn này là cung cấp các tài liệu như các bản hướngdẫn sử dụng và các thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạtđộng chính gồm:

o Lập kế hoạch triển khai

o Thiết kế vật lý trong

o Lập trình

o Thử nghiệm

o Hoàn thiện hệ thống và các tài liệu

o Đào tạo người sử dụng

Trong giai đoạn này ta cần phải tìm hiểu một số khái niệm sau đây:

 Sự kiện (Evenement): là việc thực thi đến nó làm khởi sinh việcthực hiện của một hoặc nhiều xử lý nào đó Có những sự kiệnnằm ngay trong cơ chế của tổ chức hoặc có những sự kiện nằmngoài.

 Công việc (Operation): là một dãy xử lý có chung một sự kiệnkhởi sinh

 Tiến trình ( Process): là một dãy các công việc mà các xử lý bêntrong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ Nếu tiếntrình quá lớn thì nên chia cắt thành những lĩnh vực nhỏ hơn

 Nhiệm vụ: là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổchức: ai? ở đâu? Khi nào thực hiện nó?

 Pha xử lý: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức

và thực hiện chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác màchỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu

 Mô đun xử lý: là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong củamột pha và thao tác với một số lượng tương đối ít số liệu Đây làcách chia nhỏ các xử lý

Hình 2.5: Thiết kế vật lý trong các xử lý

Lập trình là công việc quan trọng nhất trong giai đoạn này, đây là côngđoạn mà lập trình đưa tất cả những thiết kế từ đầu đến nay vận dụng vàochương trình và trực tiếp xây dựng chương trình Công đoạn này đòi hỏi lập

trình viên phải có một trình độ hiểu biết cao về ngôn ngữ lập trình được ápdụng cũng như các công cụ khác được sử dụng kèm theo.

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác hệ thống

Đây là giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và baogồm các công đoạn:

ra trong suốt quá trình sử dụng Giai đoạn này có hai khối công việc:

 Chuyển đổi về mặt kỹ thuật

 Chuyển đổi về mặt con người

Trong thực tế chuyển đổi, người ta hay mắc sai lầm khi xem nhẹ mặtchuyển đổi con người của hệ thống Cần phải lưu ý rằng thái độ tích cực ủng

hộ của những người sử dụng là nhân tố quan trọng cho sự thành công của hệthống mới Tuy nhiên việc khích lệ tâm lý cho người sử dụng đón nhận hệthống mới phải được chuẩn bị trong tất cả các giai đoạn phát triển hệ thống,chứ không chỉ thực hiện trong giai đoạn cuối cùng này

Có bốn kiểu cài đặt hệ thống cơ bản:

tiếp là lựa chọn duy nhất, vì lý do không thể chấp nhận sự tồn tại song songcủa cả hai hệ thống cũ và mới Phương pháp này có ưu điểm là ít tốn kémnhất.

b) Cài đặt song song

Theo phương pháp này cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động,cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại, tức là khi người sử dụng

và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thống đã đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kết quảcủa hai hệ thống được so sánh với nhau nhằm giúp để xác định xem hệ thốngmới có hoạt động tốt như hệ thống cũ hay không Lỗi của hệ thống mới, nếu

có sẽ không ảnh hưởng lắm tới tổ chức, vì chúng sẽ được khoanh vùng vàhoạt động nghiệp vụ sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống cũ Nhưng nó có một sốnhược điểm là:

+Gây ra sự phân tán đối với người sử dụng, vì cùng một lúc phải sửdụng cả hai hệ thống

+Chi phí cho hệ thống là rất tốn kém vì một lúc phải duy trì hai nguồnlực cũ và mới

c) Cài đặt thí điểm cục bộ

Đây là phương pháp trung hòa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt songsong Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ sang hệ thống mới cục bộmột hoặc một vài bộ phận phương pháp chuyển đổi tại bộ phận thí nghiệm lại

có thể là một trong các phương pháp cài đặt quen biết trực tiếp, song song,hay theo giai đoạn

Ưu điểm: việc cài thí điểm cục bộ là hạn chế tối đa chi phí và các sự cốkhác vì chỉ giới hạn ảnh hưởng trong một hoặc một vài bộ phận mà thôi, thêmvào đó là bộ phận quản lý hệ thống thông tin có thể ưu tiên tập chung nỗ lựccủa mình vì sự thành công tại bộ phận chuyển đổi thử nghiệm khi bộ phậnquản lý nhận thấy quá trình chuyển đổi đã thành công ở mỗi bộ phận có thểtiến hành triển khai cho bộ phận còn lại của tổ chức