Câu hỏi đầu tiên khi một tổ chức muốn phát triển một HTTT là có thật sự cần thiết phát triển một hệ thông thông tin không ? Có thể mỗi tổ chức đưa ra những lý do khác nhau cho vấn đề phát triển hệ thống thông tin mới này, tuy nhiên ta có thể liệt kê một số nguyên nhân chính sau đây:
1. Trước hết là các vấn đề về quản lý kinh tế, những luật mới của Chính phủ ban hành, những thay đổi trong chiến lược tăng thu nhập như giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, giảm chi phí giao dịch, tăng chất lượng dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Đó là những chỉ thị của nhà nước hay cấp trên đối với việc thay đổi hệ thống
3. Sự xuất hiện của công nghệ mới. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bị mình có trong HTTT cũ. Công nghệ mới được sử dụng có thể mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với công nghệ hiện tại.
4. Áp lực của cạnh tranh. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một tác động mạnh làm cho các doanh nghiệp buộc phải có những hành động đáp ứng.
5. Yêu cầu của cấp dưới. Những yêu cầu nhằm cải thiện môi trường các nghiệp vụ từ cấp dưới cũng cần được tổ chức xem xét vì nó đảm bảo được tính khách quan trong quản lý.
6. Sách lược chính trị của người lãnh đạo cơ quan.Những thách thức về chính trị cũng không nên bỏ qua trong việc thay đổi HTTT hiện đại.
7. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.