Hoạt động của tổ chức chịu nhiều tác động của hệ thống thông tin trong đó hoạt động của HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Những người thiết kế hệ thống quản lý dữ liệu cần phải hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin như thế nào. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin được đánh giá qua các tiêu chí sau:
- Độ tin cậy : Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống chuyển tiền điện tử của một ngân hàng thường xuyên có hiện tượng nhầm lẫn giữa các tài khoản, hay hệ thống không đảm bảo tính kịp thời của các lệnh chuyển tiền sẽ dẫn tới suy giảm lòng tin và thái độ không tốt của khách hàng.
- Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện tính bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng các thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Chẳng hạn hệ thống báo cáo của một ngân hàng không thể lấy đủ số liệu báo cáo tín dụng thu nợ của một chi nhánh, điều này dẫn tới việc không tổng hợp được đầy đủ dữ liệu cho toàn ngành.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan đến những hoạt động thuộc trách nhiệm của ông. Nguyên nhân chủ yếu
tin không thích ứng cho người nhận, thiếu sự sáng sủa, có quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố trí chưa thích hợp của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không đúng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.
- Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn nhân lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn và nguyên liệu. Và cũng phải như vậy với thông tin. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây ra những thiệt hại lớn hơn cho tổ chức, nhất là với một ngân hàng thì yêu cầu bảo mật thông tin rất cao.
- Tính kịp thời: Giá trị của thông tin sẽ giảm và mai một theo thời gian. Vì thế, thông tin dù có tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.Ví dụ điện báo của ngân hàng cần phải thực hiện vào thời điểm cuối ngày nhanh chóng để thông báo tình hình hoạt động tín dụng trong một ngày một cách kịp thời.