Ngày nay, việc áp dụng thông tin vào quản lý ngày càng nhiều và đa dàng, các phương pháp quản lý thủ công đơn điệu một cách máy móc không thể đáp ứng được nhu cầu thực tế, nhiều khi nó có thể dẫn đến những quyết định sai lầm làm ảnh hưởng đến những hoạt động của hệ thống,và hơn nữa có thể đưa doanh nghiệp vào tình trạng phá sản.
Cùng với sự pháp triển ồ ạt của các thành phần kinh tế là sự phát triển cao của công nghệ thông tin thì việc áp dụng tin học vào trong công tác quản lý sẽ nâng cao hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí cho việc làm mới và lắp đặt hệ thống là không đáng kể so với lợi ích thu được sau này.
Có hai phương pháp để ứng dụng tin học trong việc quản lý đó là:
a. Phương pháp tin học hóa toàn bộ
Đó là đồng thời thay thế toàn bộ công việc thủ công hoặc bán thủ công của các chức năng quản lý bằng cách thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động.
Ưu điểm: Các chức năng quản lý được tin học hóa một cách triệt để, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống tránh dư thừa thông tin và lãng phí thời gian và sức lao động.
Nhược điểm: Phương pháp này thực hiện khó, đầu tư ban đầu lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo dễ dàng phát sinh lỗi mà khi thiết kế chưa lường hết được.
b. Phương pháp tin học hóa từng phần
Đây là quá trình tin học từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định, theo yêu cầu của từng bộ phận trong tổ chức. Phương pháp này thường được ứng dụng trong các hệ phân tán.
Ưu điểm: Đơn giản, khi thực hiện phải đầu tư ban đầu không lớn và việc phát triển, thay đổi phân hệ sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống khác nên có tính mềm dẻo cao.
Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống dễ dẫn tới dư thừa và trùng lặp thông tin.
Trong điều kiện hiện tại việc tin học hóa toàn bộ phụ thuộc vào khả năng tài chính của tổ chức do vậy phương pháp tin học hóa từng phần được sử dụng phổ biết hơn cả.