Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Tổng công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Tổng công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty

Tổng công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (sau đây gọi tắt là Tổng công ty) được thành lập theo quyết định số 1853/NN/TCCB/QĐ của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trên cơ sở hợp nhất kinh doanh các đơn vị:

- Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn;- Liên hiệp các xí nghiệp xây lắp nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm;- Các doanh nghiệp xây lắp thuộc Bộ Nông nghiệp và Thực phẩm cũ.

Tổng công ty có trụ sở chính tại số 68, đường Trường Chinh, Đống Đa, Hà Nội, có tên giao dịch quốc tế là CORPORATION OF AGRICULTURAL CONTRUCTION & RURAL DEVELOPMENT Tổng công ty có tên viết tắt là VINACCO

Tiền thân của Tổng công ty là Công ty khảo sát thiết kế nông nghiệp được thành lập vào ngày 06/02/1980 với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các kế hoạch khảo sát thiết kế ngắn hạn và dài hạn, thực hiện thiết kế, điều tra, khảo sát các công trình nông nghiệp, xây dựng các công trình nông nghiệp, xây dựng các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kĩ thuật trong xây dựng các công trình nông nghiệp để trình Bộ ban hành.

Năm 1989, nền kinh tế quốc dân đã có những biến đổi nhất định sau 3 năm thực hiện công cuộc đổi mới, trước những cơ hội cũng như thách thức mới, để tồn tại và ngày càng phát triển vững mạnh hơn, Tổng công ty đã sáp nhập với một số công ty khác cùng ngành để lập thành Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nông nghiệp và phát

căn cứ vào Luật Doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo lệnh số 39/L/CTN ban hành ngày 30/4/1995 và Nghị định số 73/CP ngày 01/11/1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Tổng công ty đã được thành lập và bước đầu đi vào hoạt động ngày 01/11/1996 Với đội ngũ nhân viên và kĩ thuật viên tâm huyết và dày dặn kinh nghiệm cùng cơ cấu tổ chức hợp lí, trong suốt quá trình hoạt động, Tổng công ty đã hoà nhập cùng sự phát triển của đất nước, ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của xã hội.

Căn cứ vào Nghị định số 153/2004/NĐ-CP ngày 09/08/2004 của Chính phủ về tổ chức, quản lí Tổng công ty Nhà nước và chuyển đổi Tổng công ty Nhà nước, công ty Nhà nước độc lập theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, căn cứ vào quyết định số 115/2005/QĐ-TTg ngày 27/05/2005 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt, bổ sung phương án sắp xếp đổi mới công ty Nhà nước thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn , tháng 8 năm 2005 Tổng công ty đã tiến hành xây dựng đề án chuyển đổi mô hình hoạt động từ Tổng công ty Nhà nước sang thành Công ty mẹ- Công ty con Đến tháng 02/2007 Tổng công ty chính thức hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con với kết cấu bao gồm 4 công ty phụ thuộc; 3 chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Miền Trung và Tây Nguyên, Sơn La cùng các ban đội, công trường xây dựng ở khắp mọi miền đất nước và các nước láng giềng như Lào, Trung Quốc; 2 công ty con Bên cạnh đó Tổng công ty còn thực hiện liên kết với 20 công ty và liên doanh với 1 công ty.

Hiện nay Tổng công ty đang tiến hành cổ phần hoá công ty mẹ và đã hoàn thành việc xác định lại giá trị doanh nghiệp vào quý I/ 2007.

Dưới đây là bảng khái quát các chỉ tiêu phản ánh tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty trong 3 năm vừa qua

Biểu 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Triệu đồng301.988536.486665.488

Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ Triệu đồng297.525527.000656.300

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Triệu đồng4.2357.1238.101

Quy mô sản xuất kinh doanh của Tổng công ty tăng trưởng rõ rệt qua các năm Chỉ sau hai năm, doanh thu của Tổng công ty đã tăng 2,2 lần kéo theo sự tăng trưởng của lợi nhuận lên tới gần 2,8 lần Tỉ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu tăng từ 12,07% năm 2005 lên 15,15% năm 2007 Bên cạnh việc tăng quy mô sản xuất kinh doanh và tìm kiếm thêm lợi nhuận, Tổng công ty đã thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước, số nộp Ngân sách tăng mạnh qua các năm, cụ thể sau hai năm đã tăng hơn 3,3 lần Tổng công ty cũng đã từng bước cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty thông qua việc tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên và lao động trong Tổng công ty.

1.1.2 Đặc điểm hoạt dộng sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

1.1.2.1 Nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty

Theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh công ty Nhà nước số 0106000582 do Phòng đăng kí kinh doanh Sở Kế hoạch & Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động của Tổng

- Thi công các công trình xây dựng nông nghiệp, nông thôn, các công trình dân dụng công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, đường dây hạ thế và trạm biến thế từ 35KV trở xuống;

- Hoàn thiện các công trình xây dựng và trang trí nội thất;- San ủi, khai hoang, cải tạo và xây dựng đồng ruộng;

- Kinh doanh vật tư, vật liệu và thiết bị xây dựng, phương tiện vận tải, bất động sản và phát triển nhà;

- Kinh doanh khách sạn và du lịch, tư vấn xây dựng;- May mặc hàng xuất khẩu;

- Sản xuất kinh doanh đồ gia dụng;

- Xuất khẩu trực tiếp các thiết bị xây dựng, vật liệu xây dựng, hàng may mặc, nông sản đã qua chế biến;

- Nhập khẩu trực tiếp vật tư, vật liệu, hoá chất, thiết bị phục vụ xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng, phương tiện và một số hàng tiêu dùng theo giấy phép của Bộ Thương mại (Nay là Bộ Công thương);

- Sản xuất kinh doanh các mặt hàng về cơ khí phục vụ cho việc xây dựng các công trình thuỷ lợi và các ngành khác;

- Xuất nhập khẩu nông sản và vật tư thiết bị phục vụ cho xây dựng;- Nhận thầu thi công các công trình ở nước ngoài và xuất khẩu lao động;

- Xây dựng, xuất nhập khẩu các mặt hàng: Máy móc, thiết bị phục vụ cho nghiên cứu và sản xuất kinh doanh của Tổng công ty , trang bị phục vụ trồng trọt, chăn nuôi và thuỷ lợi, hàng sứ, gốm và thuỷ hải sản;

- Đo đạc lập bản đồ, lập dự án và lập quy hoạch sử dụng đất;- Đào tạo cán bộ và công nhân kĩ thuật;

- Dịch vụ kinh doanh cho thuê văn phòng và nhà ở;

- Xuất nhập khẩu lương thực, nông lâm hải sản và vật tư nông nghiệp;

Cho đến nay, Văn phòng Tổng công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trực tiếp quản lí hoạt động kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc, tham gia đầu tư cào các công ty con, công ty liên kết, tham gia góp vốn liên doanh Bên cạnh

đó Văn phòng Tổng công ty tham gia đấu thầu và thi công các công trình xây dựng cơ bản, thực hiện dịch vụ cho thuê văn phòng Với phương châm đa dạng hoá các ngành nghề kinh doanh, đa phương hoá các hình thức đầu tư, Tổng công ty sau nhiều năm hoạt động đã tìm được chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển sôi động

1.1.2.2 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty

Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp có đặc thù hoạt động khác với các ngành kinh tế khác Công tác quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh yêu cầu công tác kiểm soát chi phí và kỉ luật lao động rất cao Để thực hiện tốt chức năng của mình, Tổng công ty sau nhiều lần đổi mới cơ cấu tổ chức, đến nay đã tìm được cho mình cách thức tổ chức hợp lí đáp ứng được yêu cầu quản lí mà Tổng công ty đặt ra Có thể khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy của Tổng công ty như sau:

Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức quản lí sản xuất Tổng công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM

ĐỐCPHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

VĂN PHÒNG

PHÒNG KẾHOẠCH

KINH DOANH

PHÒNG T ÀICHÍNH

PHÒNG TỔ CHỨCCÁN BỘ

VÀ THANH

PHÒNG KĨ THUẬT

CÔNG NGHỆ

PHÒNG DỰ ÁN

CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG

VÀ PTNT

CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG

CÔNG TY XÂY DỰNG

VÀ PHÁT TRIỂN

HẠ TẦNG

CHI NHÁNH

TỔNG CÔNG TY TẠI MIỀN TRUNG VÀ TÂY NGUYÊN

CÁC BAN, CÔNG TRƯỜNG

XÂY DỰNG

CÔNG TY CON(2 ĐƠN VỊ)

CÔNG TYLIÊN KẾT(20 ĐƠN VỊ)

CÔNG TY LIÊN DOANH(1 ĐƠN VỊ)

CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY

DỰNG Á CHÂU

CHI NHÁNH

TỔNG CÔNGTY TẠI

TP HỒ CHÍ MINH

CHI NHÁNH

TỔNG CÔNG TY TẠI SƠN LA

Trong đó các công ty con của Tổng công ty bao gồm Công ty Cổ phần thi công cơ giới và xây dựng Đất Việt và Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư phát triển Tổng công ty đầu tư vào 20 công ty liên kết như Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Nông thôn, Công ty Cổ phần Xây lắp và Vật tư xây dựng, Công ty Cổ phần Xây lắp 1, Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại và phát triển Nông thôn, Ngoài ra Tổng công ty còn tham gia góp vốn vào Công ty Liên doanh là Công ty Cổ phần Du lịch Cần Giờ.

Các đơn vị trực thuộc bao gồm 4 công ty, 3 chi nhánh và các ban đội xây dựng hạch toán phụ thuộc Văn phòng Tổng công ty.

Chức năng của các phòng ban được phân chia cụ thể như sau:

+ Hội đồng quản trị: Thực hiện việc điều hành chung về hoạt động cũng như sự

phát triển của Tổng công ty Hội đồng quản trị bao gồm các thành viên: Chủ tịch Hội đồng quản trị, một thành viên kiêm Tổng giám đốc, một thành viên kiêm Trưởng ban Kiểm soát, 2 thành viên là các chuyên gia về ngành kinh tế - kĩ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật.

+ Tổng giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm

trước Hội đồng quản trị, trước Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, trước pháp luật về hoạt động của Tổng công ty Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty.

+ Các Phó tổng giám đốc: Có chức năng tham mưu, nắm tình hình về mặt công

nghệ của Tổng công ty, phụ trách về các vấn đề kinh doanh, các hợp đồng kinh tế, tình hình sản xuất,

+ Văn phòng Tổng công ty: Bản thân văn phòng Tổng công ty vừa quản lý các

công ty phụ thuộc, công ty con, các chi nhánh cũng như các ban, đội xây dựng lại vừa tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh riêng của mình bao gồm việc kí kết và quản lí việc thực hiện các hợp đồng xây dựng đó, quản lí hoạt động cho thuê văn phòng.

+ Phòng kế hoạch kinh doanh: Có trách nhiệm tổ chức xây dựng kế hoạch, tìm

kiếm và tham gia dự thầu các công trình xây dựng để kí kết hợp đồng sau đó chuyển

+ Phòng Tài chính kế toán: Đảm nhiệm hai chức năng:

Chức năng tài chính: Huy động vốn kinh doanh, hoàn thành nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước.

Chức năng kế toán: Đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán của Tổng công ty Tổng công ty có hai công ty con hạch toán độc lập, 4 công ty phụ thuộc, 3 chi nhánh cùng các ban, đội xây dựng Phòng kế toán chỉ đạo quản lí các đơn vị độc lập, kiểm tra quyết toán các đơn vị phụ thuộc, tự hạch toán sản xuất kinh doanh, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của toàn bộ Tổng công ty và hình thành các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính và yêu cầu của Nhà quản lí.

+ Phòng Tổ chức cán bộ & Thanh tra: Tham mưu và quản lí các bộ để sử dụng

nhân công hợp lí, tổ chức thực hiện chính sách lao động đối với cán bộ công nhân viên.

+ Phòng kĩ thuật công nghệ: Là phòng có tính chất hướng dẫn về kĩ thuật và

công nghệ cho các đơn vị trực thuộc và các ban đội xây dựng thuộc Tổng công ty.

+ Phòng Dự án: Là phòng có chức năng xây dựng các dự án phát triển cho

công ty, triển khai thực hiện các dự án thầu có quy mô lớn.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty

1.1.3.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Văn phòng Tổng công ty

Để thuận lợi cho việc quản lý theo dõi, kiểm tra tình hình tài chính của toàn

Tổng công ty nói chung vàVăn phòng Tổng công ty nói riêng, Tổng công ty đã áp dụng một chính sách kế toán chung thống nhất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty.

Về chính sách kế toán áp dụng tại Văn phòng Tổng công ty XDNN và PTNT: Trước năm tài chính 2006, Tổng công ty áp dụng chế độ kế toán cho các doanh nghiệp xây lắp được Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998, Từ năm tài chính 2006 thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh, mọi thành phần kinh tế trong cả nước.

Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ được thực hiện thông qua phần mềm kế toán.

Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.- Phương pháp kế toán TSCĐ:

Nguyên tắc đánh giá: Theo giá mua hoặc giá trị quyết toán công trình (trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

- Phương pháp khấu hao: Theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính của tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao hàng năm được thực hiện phù hợp với các quy định tại quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thực hiện chế độ quản lý và trích khấu hao TSCĐ.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp KKTX.Đánh giá hàng tồn kho: Giá trị theo sổ sách kế toán

Xác định giá trị hàng tồn kho: Theo giá thực tế đích danh.- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

1.1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Từ đặc điểm kinh doanh và địa bàn hoạt động của mình Tổng công ty đã lựa chọn áp dụng hình thức kế toán nửa tập trung, nửa phân tán, tại Văn phòng Tổng công ty tổ chức một bộ phận kế toán hoàn chỉnh có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hoạt động kế toán toàn đơn vị, lập Báo cáo tài chính hợp nhất cho toàn Tổng công ty Tại các đơn vị trực thuộc có tổ chức các bộ phận kế toán riêng của mình và định kỳ nộp báo cáo lên bộ phận kế toán tại văn phòng Tổng công ty theo quy định Đối với các công ty hạch toán độc lập đã được cổ phần hoá, tổ chức và hoạt động theo luật DN thì mối quan hệ giữa Tổng công ty với các đơn vị này sẽ không còn là quan hệ hành chính theo cơ chế giao vốn như trước đây nữa mà chuyển sang quan hệ đối tác- đầu tư tài chính Vì vậy công tác kế toán của các công ty tự

Đối với các công ty phụ thuộc, Tổng công ty có trách nhiệm kiểm tra quyết toán hàng năm, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như công tác kế toán xác định chi phí và tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh… do phòng kế toán của công ty đảm nhận Cuối năm các công ty này phải nộp một tỷ lệ % nhất định trên doanh thu thuần về Tổng công ty.

Đối với các chi nhánh, Ban XD và công trường: Mỗi chi nhánh, Ban XD và công trình có kế toán riêng, có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi, thanh toán công nợ với khách hàng chi tiết cho từng tổ đội SX, từng công trình, HMCT, tập hợp chứng từ số liệu lên Văn phòng Tổng công ty.

Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán Tổng công ty theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 : Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty

* Nhiệm vụ kế toán của Tổng công ty

Phòng kế toán của Tổng công ty có 8 nhân viên, trình độ chuyên môn và nghiệp

Kế toán trưởng

Kế toán công nợ

Kế toán thuếPhó kế

toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán tài sản

cố định

Kế toán

tiền mặt và TGNH

Thủ quỹ

Bộ phận kế toán

tại các ban,

đội, công trường

Bộ phận kế

toán tại công ty tư vấn XD và PTNT1

Bộ phận kế toán

tại công ty

XNK và xây

Bộ phận kế

toán tại công

ty xây dựng và

phát triển hạ

Bộ phận kế

toán tại công

ty xuất nhập khẩu và

xây dựng Á

Bộ phận kế

toán tại chi nhánh TP.Hồ Chí Minh

Bộ phận kế

toán tại chi nhánh Miền Trung và Tây Nguyên

Bộ phận kế

toán tại chi nhánh Sơn La

vụ của các nhân viên kế toán đều cao Tại các đơn vị trực thuộc đều có bộ phận kế toán riêng, đứng đầu là người phụ trách kế toán chịu sự giám sát của kế toán trưởng của Tổng công ty Trong đó:

Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm bao quát điều hành toàn bộ hệ thống kế

toán của Tổng công ty Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp Kế toán trưởng có nhiệm vụ tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong Tổng công ty, tham mưu cho Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của toàn Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công tác kế toán của Tổng công ty.

Phó kế toán trưởng: Hỗ trợ cùng kế toán trưởng thực hiện nhiệm vụ chung của

phòng, điều hành hoạt động của phòng khi có uỷ quyền của kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán chi tiết của từng bộ

phận, lập BCTC, tổ chức hệ thống tài khoản cho doanh nghiệp Xem xét cải tiến hình thức và phương pháp kế toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp cũng như chế độ kế toán hiện hành Có chức năng kiểm tra tổng hợp các bảng kê, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh do kế toán của các Chi nhánh, Ban XD cũng như các đội chuyển lên vào cuối kỳ báo cáo, sau đó tập hợp vào các chứng từ ghi sổ, sổ cái Kiểm tra đối chiếu các bộ phận liên quan, xác định chi phí, tính giá thành, phân bổ chi phí quản lý, khấu hao TSCĐ,…cho các bộ phận liên quan, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về chức năng, nhiệm vụ của mình.

Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định về sự tăng giảm, khấu hao và

trích lập khấu hao Có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ, các chi phí sửa chữa và thanh lý tài sản Căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ, chế độ của Nhà nước về trích khấu hao tài sản, tiến hành phân bổ khấu hao tài sản vào chi phí và tính giá thành sản phẩm.

Kế toán tiền mặt và TGNH: Theo dõi kiểm tra sự tăng giảm về tiền mặt,

TGNH, lập phiếu thu, phiếu chi Có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng nơi Tổng công ty mở tài khoản, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh một cách đầy đủ, chính xác, và kịp thời, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc, nhiệm vụ của mình.

Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán với các đối tác, theo dõi các

khoản nợ đến hạn, quá hạn.

Kế toán thuế: Theo dõi các khoản thuế phải nộp, các khoản được khấu trừ và

quyết toán thuế với cơ quan Nhà nước.

Thủ quỹ: Đảm bảo việc xuất quỹ tiền mặt phải theo đúng phiếu thu, phiếu chi

hợp lý.

Kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh có liên quan và định kỳ lập BCTC gửi lên văn phòng Tổng công ty

Kế toán tại các ban, đội xây dựng: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ, số

liệu từ các đội thi công, lên “Bảng kê chứng từ phát sinh các tài khoản”, định kỳ gửi lên văn phòng Tổng công ty, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp, theo dõi các khoản phải thu, phải trả của các đội thi công.

1.1.3.3 Tổ chức hạch toán kế toán tại Văn phòng tổng công ty* Tổ chức vận dụng chứng từ

Hệ thống chứng từ được sử dụng trên cơ sở biểu mẫu chứng từ do Nhà nước quy định, theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006 Quy mô Tổng công ty lớn nên các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, giao dịch với ngân hàng diễn ra thường xuyên nên các chứng từ tiền mặt tiền gửi được lập hàng ngày và số luợng lớn Địa bàn sản xuất rộng, nhiều công trình lại ở xa nên các chứng từ vật liệu, nhân công phát sinh ở công trình nhiều thường được tập hợp thành các bảng kê chứng từ Khác với doanh nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất hàng tiêu dùng, là doanh nghiệp xây lắp nên Tổng công ty ít sử dụng những loại chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng, không có bảng thanh toán hàng đại lý, hàng ký gửi, bảng kê vàng bạc đá quý, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Do bộ máy kế toán được phân nhiệm rõ ràng nên việc lập chứng từ được thực hiện nhanh chóng và chính xác Số chứng từ được đánh theo số thứ tự phát sinh Hơn nữa Tổng công ty lại áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Các chứng từ ghi sổ chỉ có nghĩa khi có chứng từ gốc hoặc các bảng kê chứng từ đính kèm nên hệ thống chứng từ của Tổng công ty luôn được kiểm tra và đối chiếu cẩn thận.

Tổng công ty sử dụng các loại chứng từ sau:- Bảng chấm công;

- Bảng chấm công làm thêm giờ;- Bảng thanh toán tiền lương;- Bảng thanh toán tiền thưởng;- Giấy đi đường;

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ;- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài;

- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành;- Hợp đồng giao khoán;

- Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán;- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương ;- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội;- Phiếu nhập kho;

- Phiếu xuất kho;

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì;

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá;- Bảng kê mua hàng;

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ;- Phiếu thu;

- Phiếu chi;

- Giấy đề nghị tạm ứng;

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng;

- Biên lai thu tiền;

- Bảng kiểm kê quỹ ( Dùng cho VNĐ );

- Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý );- Bảng kê chi tiền;

- Biên bản giao nhận TSCĐ;- Biên bản thanh lí TSCĐ;

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành;- Biên bản đánh giá lại TSCĐ;

- Biên bản kiểm kê TSCĐ;- Hoá đơn giá trị gia tăng;

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;

- Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn;- Phiếu kế toán;

* Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản

Trước đây Tổng công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo QĐ số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998, nhưng từ năm tài chính 2006 hệ thống tài khoản được áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành Bao gồm các tài khoản trong và ngoài bảng cân đối kế toán, cụ thể như sau:

TK loại 1: TK 111, 112, 113, 121, 128, 129, 131, 133, 136, 138, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 159.

TK loại 2: TK 211, 212, 213, 214, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 241, 242, 244.TK loại 3: 311, 315, 331, 333, 334, 335, 336, 337, 338, 341, 342, 343, 351, 352.TK loại 4: 411, 412, 413, 414, 415, 417, 418, 419, 421, 431, 441.

TK loại 5: 511, 512, 515, 521, 531, 532.TK loại 6: TK 621, 622, 623, 627, 632.TK loại 7: TK 711

TK loại 8: TK811, 821.TK loại 9: TK 911

Các TK ngoài bảng bao gồm: TK 001, 002, 003, 004, 007, 008.

- Để theo dõi cụ thể số dư tài khoản của các Chi nhánh, Ban XD và công trường các tài khoản được mở chi tiết đến cấp 2 gồm TK+ mã khách (mã khách là ký hiệu mở theo từng Ban XD, chi nhánh)

Ví dụ: Ban XD 8 ký hiệu B8, nên TK phải thu khách hàng của Ban 8 là 131B8

- Đối với các TK chi phí được mở và theo dõi theo mã phí (mở cho từng công trình, hạng mục công trình)

Ví dụ: Trong năm 2007, Ban XD 8 thi công công trình: Đập hồ Bò Lạc Vĩnh Phúc (mã 01); Toàn án Nhân dân Thị xã Ninh Bình (mã 02); Trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu (mã 03), Đường và thoát nước ngõ phố chợ Khâm Thiên (04) Khi đó chi phí SXKD dở dang của Ban 8 sẽ được theo dõi trên các tài khoản: 154801, 154802, 154803, 154804.

Do sử dụng phần mềm kế toán máy, nên việc mở chi tiết các TK được thực hiện một cách dễ dàng, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Tổng công ty, giúp cho việc theo dõi các số dư tài khoản được chi tiết, cụ thể tại bất kỳ thời điểm nào.

* Tổ chức ghi sổ kế toán

Chứng từ ghi sổ là hình thức ghi sổ kế toán có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp Do số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu quản lí cao, số lượng tài khoản sử dụng lớn nên việc ghi sổ ở Văn phòng Tổng công ty được thực hiện bằng máy và ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, có sự phân chia lao động phù hợp Phần mềm kế toán mà Văn phòng Tổng công ty sử dụng là Fast Accounting.

Theo đó, hệ thống sổ kế toán của Tổng công ty bao gồm Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết Trong đó sổ kế toán tổng hợp gồm các sổ sau:

- Sổ cái Tài khoản (được mở cho tất cả các tài khoản bậc 1);- Chứng từ ghi sổ ghi Nợ, ghi Có các tài khoản bậc 1;

- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt,- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng,

- Sổ chi tiết đầu tư tài chính ngắn hạn,- Sổ chi tiết đầu tư ngắn hạn khác,

- Sổ chi tiết phải thu khách hàng (chi tiết cho từng mã khách),- Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng đầu vào,

- Sổ chi tiết phải thu nội bộ (chi tiết cho từng công ty con, từng đơn vị phụ thuộc),

- Sổ chi tiết phải thu khác,- Sổ chi tiết tạm ứng,

- Sổ chi tiết nguyên vật liệu (chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu),- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang,

- Sổ chi tiết tài sản cố định,

- Sổ chi tiết hao mòn tài sản cố định,- Sổ chi tiết đầu tư vào công ty con,- Sổ chi tiết đầu tư vào công ty liên kết,- Sổ chi tiết góp vốn liên doanh,

- Sổ chi tiết đầu tư tài chính dài hạn khác,- Sổ chi tiết chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn,- Sổ chi tiết vay ngắn hạn,

- Sổ chi tiết phải trả người bán (chi tiết cho từng mã khách),- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh,

Từ hình thức ghi sổ kế toán đã lựa chọn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phòng kế toán Văn phòng Tổng công ty ghi sổ theo trình tự như sau:

Với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên (như thu, chi tiền mặt, tiền gửi), các chứng từ gốc được cập nhật hàng ngày vào máy Đối với các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh tại công trình thì chứng từ gốc được tập hợp vào bảng tổng hợp chứng từ

Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lên

các chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và định kì lên các chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ khác Đối với các đối tượng cần mở chi tiết theo yêu cầu quản lí thì kế toán vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết; đối với các nghiệp vụ thu chi quỹ thì đồng thời thủ quỹ phải vào sổ quỹ Từ những chứng từ ghi sổ, máy tự động vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ hoặc thẻ chi tiết các tài khoản có liên quan.

Cuối kì, kế toán khoá sổ, tính ra số dư các tài khoản, lập bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu với số liệu trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh Từ sổ hoặc thẻ chi tiết kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và bảng này được đối chiếu với sổ cái của tài khoản liên quan

Cuối năm từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, kết hợp với các bút toán kết chuyển tự động máy sẽ lên các báo cáo theo quy định hiện hành và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của nhà quản lí.

Theo chế độ kế toán hiện hành, Tổng công ty lập các loại báo cáo sau:- Bảng cân đối kế toán hợp nhất;

- Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất;- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất;- Thuyết minh báo cáo tài chính;

Các báo cáo này được lập vào 30/06 và 31/12 hàng năm trên cơ sở tổng hợp báo cáo của chính Văn phòng Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc và các công ty con.Bên cạnh đó theo yêu cầu của nhà quản lí, cuối mỗi năm tài chính kế toán Văn phòng Tổng công ty còn phải lập các báo cáo quản trị trình lên nhà quản lí bao gồm các báo cáo sau:

- Báo cáo chi phí quản lí theo vụ việc;

- Báo cáo kết quả kinh doanh của các ban xây dựng (chi tiết từng công trình, từng khoản mục chi phí);

- Tổng hợp chi phí, giá thành từng công trình xây lắp;

- Doanh thu - chi phí - kết quả theo từng hoạt động (Hoạt động xây lắp, cho thuê văn phòng, hoạt động tài chính, hoạt động khác);

Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán tại Tổng công ty theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 : Trình tự ghi sổ kế toán tại Tổng công ty

Với yêu cầu quản lí cao, kế toán Tổng công ty không chỉ ghi sổ và theo dõi tình hình tài chính kế toán trên sổ kế toán tổng hợp mà còn phải theo dõi và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan theo yêu cầu của nhà quản lí.

1.2 Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Tổng công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Ghi chú

Ghi hằng ngàyGhi định kìĐối chiếu

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng

Chứng từ ghi sổSổ quỹ

Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Sổ (thẻ) kế toán chi

Sổ cáiBảng cân đối số

phát sinh

1.2.1 Những vấn đề chung về chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm tại Tổng công ty

1.2.1.1 Đối tượng hạch toán chi phí

Trong kinh doanh xây lắp, với tính chất phức tạp của công nghệ và sản phẩm sản xuất mang tính đơn chiếc, có cấu tạo vật chất riêng, mỗi công trình, hạng mục công trình có dự toán thiết kế thi công riêng nên đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là công trình cụ thể, hạng mục công trình cụ thể hoặc có thể là đơn đặt hàng, bộ phận thi công Theo đó, đối tượng hạch toán chi phí của Tổng công ty là theo công trình, hạng mục công trình cụ thể.

* Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, để tiến hành các hoạt động thi công xây lắp trong một thời kỳ nhất định, Tổng công ty cần phải bỏ ra những yếu tố cần thiết như nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, Đó chính là chi phí sản xuất của Tổng công ty.

Để quản lý một cách chặt chẽ các khoản chi phí, phù hợp với đặc điểm và điều kiện hiện có, chi phí SX của Tổng công ty được phân loại theo mục đích và công dụng kinh tế của chi phí bao gồm:

- Chi phí NVL trực tiếp;- Chi phí nhân công trực tiếp;- Chi phí sử dụng máy thi công ;- Chi phí sản xuất chung.

Các khoản mục này được tập hợp theo từng công trình, hạng mục công trình.

Hiện nay, Tổng công ty sử dụng phương pháp tập hợp chi phí là phương pháp trực tiếp Hàng tháng, chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến công trình, hạng mục

công trình nào, kế toán tập hợp chi phí phát sinh cho công trình, hạng mục công trình đó Đối với những chi phí liên quan đến việc xây dựng nhiều công trình, hạng mục công trình thì kế toán tiến hành phân bổ các khoản chi phí đó theo tiêu thức thích hợp Giá thành thực tế của công trình, hạng mục công trình chính là tổng số chi phí

Để đảm bảo cho công tác tập hợp chi phí một các chính xác đầy đủ đòi hỏi công tác hạch toán ban đầu phải chặt chẽ tỉ mỉ, vì vậy kế toán đã mở sổ theo dõi chi tiết từng công trình từ khi khởi công đến khi hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các chi phí phát sinh liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì kế toán tiến hành tập hợp cho công trình, hạng mục công trình đó Những chi phí nào liên quan đến nhiều công trình, kế toán tiến hành tập hợp chung rồi phân bổ cho các công trình theo tiêu thức thích hợp.

* Phương pháp tính giá thành sản phẩm xây lắp

Do tính chất phức tạp của ngành xây lắp, thời gian thi công kéo dài, loại hình sản xuất đơn chiếc, sản phẩm lại nằm trên các địa bàn khác nhau nên đối tượng tính giá thành là khối lượng hoặc giai đoạn xây lắp đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý,

hoặc từng HMCT, công trình hoàn thành nên kỳ tính giá thành của Tổng công ty là vào cuối mỗi năm tài chính, Tổng công ty sử dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp và phương pháp tổng cộng chi phí.

Phương pháp tính giá thành trực tiếp được áp dụng chủ yếu trong các doanh

nghiệp xây lắp với đặc điểm sản phẩm là đơn chiếc và chi phí sản xuất được tập hợp riêng cho từng đối tượng Theo phương pháp này, công thức tính giá thành như sau:

Z = DĐK + C - DCK

Z : Giá thành sản phẩm xây lắp C : Chi phí phát sinh trong kỳ

DĐK, DCK : Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ, cuối kỳ.

Phương pháp tổng cộng chi phí thường được Tổng công ty áp dụng đối

với các công trình lớn,, quá trình xây lắp tiến hành theo từng giai đoạn công trình Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng giai đoạn thi công, còn đối tượng tính giá thành là các công trình xây lắp hoàn thành Theo phương pháp này giá thành được xác định như sau:

Z = DĐK + C1 + C2 + + Cn - DCK

Trong đó C1, C2, Cn là chi phí sản xuất phát sinh cho từng giai đoạn thi công công trình.

Do địa bàn hoạt động SXKD rộng, Tổng công ty tham gia thi công ở hầu hết các huyện, tỉnh trên toàn quốc, để phù hợp với mô hình tổ chức và phân cấp quản lý Tổng công ty đã lựa chọn hạch toán chi phí sản phẩm và tính giá thành sản phẩm xây lắp theo phương thức khoán gọn Căn cứ vào dự toán công trình: Chi phí trực tiếp, chi phí chung, lao động định mức, Tổng công ty giao định mức chi phí và nghĩa vụ nộp thuế cho các đơn vị, đối với các công trình xây dựng dân dụng các đơn vị được chi không quá 97,5% doanh thu thuần và có nghĩa vụ phải nộp về Tổng công ty thu 2,5% doanh thu thuần, đối với công trình giao thông thuỷ lợi được chi không quá 95,5% doanh thu thuần và có nghĩa vụ phải nộp về Tổng công ty 4,5% doanh thu thuần Bên cạnh đó có sự quản lý, giám sát một cách chặt chẽ các các phòng ban nghiệp vụ của Tổng công ty.

Về vốn hoạt động của Chi nhánh, Ban XD, bộ phận thi công: Nếu vốn hoạt động do Chi nhánh, Ban XD, các bộ phận tự bỏ ra hoặc tự huy động thì phải tự chịu trách nhiệm về nguồn vốn này Nếu vốn do bên A (chủ đầu tư) ứng trước hoặc thanh toán khối lượng chuyển về Tổng công ty, Tổng công ty sẽ cho ứng căn cứ vào khoản tiền bên A trả, vào tiến độ thi công của công trình để giải quyết sau khi đã trừ các khoản lãi phải trả (nếu có), các khoản thuế phải nộp, tỷ lệ nộp theo quy định và các khoản phải nộp khác Nếu vốn do Tổng công ty cho vay: Các Chi nhánh, Ban XD, bộ phận muốn vay tiền để thi công công trình nào phải xin ý kiến lãnh đạo Tổng công ty trước khi đấu thầu hoặc ký hợp đồng, Tổng công ty chỉ cho Chi nhánh, Ban XD vay tối đa không quá 70% giá trị khối lượng đã thực hiện được bên Chủ đầu tư chấp thuận nghiệm thu thanh toán và phải được xác nhận của các phòng ban chức năng Tổng công ty, đồng thời phải chịu tính lãi theo lãi suất cho vay (theo quy định của các ngân hàng thương mại) từ khi nhận tiền vay và phải thanh toán xong đợt vay trước thì mới được vay tiếp đợt sau Trong trường hợp chưa thanh toán được đợt vay trước mà vẫn phải vay tiếp để thi công thì Tổng công ty sẽ cho vay với điều kiện phải có tài sản thế chấp (được chứng thực của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền).

1.2.1.2 Về chứng từ kế toán sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ

Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, kế toán sử dụng các loại chứng từ sau:

Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng, bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội, phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, bảng kê tính giá vật tư, hoá đơn mua vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất kho sử dụng cho từng công trình, hạng mục công trình, bảng tông hợp vật tư mua và sử dụng không qua kho, bảng phân bổ vật tư xuất dùng, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, các hoá đơn chứng từ thanh toán khác,

Các chứng từ này hầu hết do kế toán các ban, đội xây dựng trực tiếp lập, rồi tổng hợp lên các bảng kê chứng từ phát sinh có của các tài khoản như 152, 1413 chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình Định kì, kế toán các ban, đội xây dựng này nộp bảng kê cùng các chứng từ phát sinh lên phòng kế toán Văn phòng Tổng công ty làm cơ sở cho kế toán Văn phòng Tổng công ty hạch toán chi phí sản xuất, tính chi phí dở dang của các công trình chưa hoàn thành, tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư.

Tài khoản 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dangTài khoản 1413: Tạm ứng giao khoán xây lắp nội bộ

Các TK này được mở chi tiết cho từng ban đội, từng công trình

Ngoài ra để thuận tiện cho việc hạch toán, kế toán Văn phòng Tổng công ty còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK 111, TK112, , TK 133, TK 331, TK 152,

1.2.1.4 Về phương pháp hạch toán

Do Tổng công ty thực hiện khoán gọn cho các ban, đội xây dựng thực hiện việc thi công công trình nên sau khi trúng thầu, Tổng công ty sẽ giao cho 1 ban xây dựng của mình trực tiếp thi công Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh và nhu cầu về vốn của đơn vị được giao khoán, phòng kế toán Tổng công ty sẽ lập giấy tạm ứng cho đơn vị, sau đó thực hiện ghi sổ theo nghiệp vụ sau:

Nợ TK 1413 ( Chi tiết cho từng Chi nhánh, Ban XD)Có TK112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 111- Tiền mặt

Định kỳ kế toán các chi nhánh, ban, đội sẽ tập hợp chứng từ và hoàn ứng theo định khoản :

Nợ TK 152, 153, 334, 621, 623, 627, 133, Có TK 1413

Chứng từ được các ban, đội tập hợp và đưa vào Bảng kê phát sinh có tài khoản 1413

iểu 2 : Bảng kê chứng từ phát sinh có TK 1413

Công trình: Trụ sở UBND, HĐND phường Văn MiếuTừ ngày 12/08/2007 đến 20/12/2007

Đơn vị: Đồng

3 Tạm ứng mua cọc bê tông (PN2) 20.000.000 20.000.000

9 Tạm ứng tiền thuê máy thi công 10.000.000 10.000.000

18 Tạm ứng lương CN - Tầng 1,2,3 30.000.000

23 Thanh toán cọc BTCT (PN2) 27.400.000 27.400.000

1.2.2 Hạch toán chi phí sản xuất tại Tổng công ty

1.2.2.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Để hạch toán chi phí NVL trực tiếp, kế toán sử dụngTài khoản 621- Chi phí NVL trực tiếp Nguyên vật liệu sử dụng trong SXKD của Tổng công ty bao gồm:

NVL chính: Xi măng, cát, đá, sắt, thép Đây là đối tượng chủ yếu cấu thành nên sản phẩm.

NVL phụ: Sơn, bột bả, vôi ve đây là những NVL không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất mà chỉ làm thay đổi hình dáng bề ngoài sản phẩm.

Do đặc điểm về quản lý của Tổng công ty là khoán gọn cho các chi nhánh, Ban XD, vì vậy việc tổ chức thi công, ký hợp đồng mua NVL đều do các Chi nhánh, Ban, đội quyết định Việc mua loại vật liệu gì, giá cả ra sao, mua vào thời điểm nào đòi hỏi Giám đốc chi nhánh, Ban, Chỉ huy trưởng công trình phải căn cứ vào tiến độ thi công công trình, biện pháp tổ chức thi công để thu mua, cung cấp nguyên vật liệu một cách hợp lý, đủ về số lượng, đúng về chất lượng và chủng loại, kịp về thời gian, không để tồn kho vật liệu quá nhiều, sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả tránh tình trạng ứ đọng vốn, không để thiếu dẫn đến phải ngừng sản xuất Trên cơ sở đó các Chi nhánh, Ban XD lập kế hoạch xin tạm ứng tiền thi công lên Tổng công ty, Tổng công ty sẽ xem xét và duyệt tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trả cho người bán với bút toán:

Nợ TK 1413 (Chi tiết cho từng Chi nhánh, Ban XD)Có TK 111, 112

Định kỳ hàng quý, kế toán Chi nhánh, Ban XD sẽ tập hợp các hoá đơn chứng từ phát sinh liên quan, lên “Bảng kê chứng từ phát sinh có TK1413, 152” cho từng công trình, HMCT sau đó gửi lên phòng kế toán của Văn phòng Tổng công ty để hoàn tạm ứng Trên cơ sở các chứng từ đó, kế toán Văn phòng Tổng công ty ghi:

Nợ TK 152 (trường mua NVL qua kho)Nợ TK 621 ( NVL không qua kho)Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào

Có TK 1413 ( chi tiết cho từng Chi nhánh, Ban XD)

Giá vật tư nhập kho được tính căn cứ trên hoá đơn GTGT, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ và các khoản chiết khấu giảm giá ( nếu có):

Giá thực tế của vật liệu nhập kho =

Giá mua trên hoá đơn (không thuế GTGT) +

Chi phí thu mua (nếu có) -

Các khoản giảm trừ ( nếu có)Giá thực tế vật tư xuất kho tương ứng với số lượng và đơn giá thực nhập.Để làm rõ hơn quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty , em xin phân tích cụ thể một công trình Công trình xây dựng trụ sở UBND, HĐND phường Văn Miếu, Đống Đa, Hà Nội được Tổng công ty giao cho Ban xây dựng 8 thi công Công trình bắt đầu thi công vào ngày 12/08/2007 và hoàn thành bàn giao vào ngày 20/12/2007.

*Tại các Chi nhánh, Ban XD, công trường:

Do mỗi công trình nằm ở một địa điểm khác nhau, nên việc mua nguyên vật liệu do nhân viên đội thi công đảm nhận, căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư đã được chỉ huy trưởng công trình xác nhận trên cơ sở đó Giám đốc chi nhánh, ban xét duyệt mua sau đó nhân viên đội sẽ viết giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng, kế toán sẽ viết phiếu chi hoặc chuyển khoản.

Sau khi NVL được mua về thủ kho lập phiếu nhập kho Trường hợp NVL phụ, giá trị nhỏ dùng ngay cho thi công thì hạch toán thẳng vào TK 621, phiếu nhập kho được lập dựa vào các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ Trên cơ sở đó, hàng quí kế toán lên “Bảng kê chứng từ phát sinh bên Có TK 1413" cột Nợ TK 152, 621.

Dưới đây là một ví dụ tại Ban xây dựng 8 khi tiến hành mua NVL, nhập kho rồi xuất kho cho thi công công trình Trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật liệu đã được Ban chỉ huy công trình duyệt, nhân viên đội thi công tiến hành mua vật liệu, Hoá đơn GTGT như sau:

Biểu 3 : Hoá đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN GTGT

Liên 2 : Giao khách hàng

Ngày 12 tháng 8 năm 2007

Mẫu số : 01 GTKT- 3LL KC/ 2007B

0091441Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Minh Nhật

Địa chỉ : Bạch Mai- Hai Bà Trưng- Hà NộiSố tài khoản :

Điện thoại : MST : Họ tên người mua hàng : Lê Hữu Thọ

Tên đơn vị : Tổng công ty XDNN&PTNT

Địa chỉ : 68 Trường Chinh- Quận Đống Đa- Hà NộiHình thức thanh toán : TM MST :

STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ)

1 Xi măng Tấn 5 672.727 3.363.6352 Thép φ6,φ8 Kg 340 9.523 3.237.8203 Thép φ14,φ25 Kg 3.265 9.333 30.472.245 Cộng tiền hàng : 37.073.700Thuế suất thuế GTGT : Tiền thuế GTGT : 2.021.868Tổng cộng tiền thanh toán : 39.095.568

Số tiền viết bằng chữ : Ba chín triệu không trăm chín lăm nghìn năm trăm sáu tám đồng chẵn

Người mua hàng( Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng(ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)Khi hàng mua về nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho dựa vào hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, một liên thủ kho đội giữ , một liên gửi lên phòng kế toán văn phòng Tổng công ty kèm theo hóa đơn của người bán và giấy đề nghị thanh toán của chỉ huy trưởng công trình để xin thanh toán.

Biểu 4 : Phiếu nhập kho

Tổng công ty XDNN&PTNT Mẫu số 02-VT

Địa chỉ: 68 Trường Chinh Ban hành theo QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT

Nhập tại kho : Trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu

STTTên,nhãn hiệu vật tưMã sốĐVT Số lượng Theo CTTh Nhập

Đơn giá(Đ)

Thành tiền(đ)1Xi măngTấn 5 5 672.727 3.363.6352Thép φ6,φ8Kg 340 340 9.523 3.237.8203Thép φ14,φ25Kg 3.265 3.265 9.333 30.472.245

Số tiền : : Ba chín triệu không trăm chín lăm nghìn năm trăm sáu tám đồng chẵn

Thủ trưởng đơn vịPhụ trách cung tiêuNgười giao hàngThủ kho

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất thi công, nhu cầu vật liệu thực tế và định mức tiêu hao vật liêu, tổ trưởng tổ thợ viết phiếu xin lĩnh vật tư Sau đó phiếu xin lĩnh vật tư chuyển cho cán bộ kỹ thuật và chủ nhiệm công trình duyệt Được phép và có lệnh xuất vật tư của chủ nhiệm công trình, kế toán ban xây dựng viết phiếu xuất kho ( viết làm 2 liên : liên 1 giao cho người lĩnh vật tư, liên 2 giao cho thủ kho chuyển lên phòng kế toán của văn phòng Tổng công ty lưu tại tập hồ sơ phiếu xuất kho )

Biểu 5 : Phiếu xuất kho

Tổng công ty XDNN&PTNT Mẫu sổ 02-VT

Địa chỉ: 68 Trường Chinh Ban hành theo QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT

Lý do xuất kho : Xuất xi măng, thép làm các cột trụXuất tại kho : Trụ sở HĐND, UBNDĐ phường Văn Miếu

STTTên,nhãn hiệu vật tưMã sốĐVT Số lượng Theo CTTh xuất

Đơn giáThành tiền

1Xi măngTấn 5 5 672.727 3.363.6352Thép φ6,φ8Kg 340 340 9.523 3.237.8203Thép φ14,φ25Kg 3.265 3.265 9.333 30.472.245

: Số tiền : Ba chín triệu không trăm chín lăm nghìn năm trăm sáu tám đồng chẵn

Thủ trưởng Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận hàng Thủ kho đơn vị phận sử dụng cung tiêu

Căn cứ vào các phiếu xuất kho kế toán lập Bảng kê các chứng từ phát sinh bên

Có TK152 Kết hợp với bảng kê phát sinh bên có TK331(Nợ TK152), kế toán đội lập Báo cáo nhập- xuất- tồn Cuối mỗi kỳ kế toán ở các đội công trình tổng hợp các loại chứng từ đem lên phòng kế toán văn phòng Tổng công ty.

Trong quá trình thi công, căn cứ vào nhu cầu VL cần thiết phục vụ tiến độ thi công, được lệnh của Chỉ huy trưởng công trình, thủ kho lập phiếu xuất kho vật liệu Căn cứ vào các phiếu xuất kho, kế toán lập “Bảng kê chứng từ phát sinh bên Có TK

152” cột Nợ TK 621, bảng kê này thường được lập theo quý và cho từng công trình, HMCT.

Biểu 6: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ PHÁT SINH CÓ TÀI KHOẢN 1528

Công trình: Trụ sở UBND, HĐND phường Văn MiếuTừ ngày 12/08/07 đến 20/12/07

Đơn vị: Đồng

Số hiệu chứng từ

PX01 12/08Xuất thép, xi măng 37.073.700PX02 13/08Xuất cọc bê tông, xi, thép 121.258.076PX03 15/08 Xuất bê tông, thép 55.919.816PX04 07/09Xuất xi, cát, đá 16.608.860PX05 10/09Xuất xi, thép, gạch, đá, cát 86.164.232 PX06 15/09Xuất bê tông, gạch, thép 65.822.161 PX07 20/09Xuất gỗ, cát, đá 29.852.500 PX08 22/09Xuất cát, gạch, đá 12.999.000 PX09 23/09Xuất xi măng 11.229.088

Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất theo từng công trình, HMCT kế toán lên “Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn vật tư” của công trình đó.

ểu 7 : BẢNG KÊ CHỨNG TỪ PHÁT SINH CÓ TÀI KHOẢN 331

Công trình: Trụ sở HĐND, UBND phường Văn MiếuTừ 12/08/2007 đến 20/12/2007

Đơn vị tính: ĐồngSố hiệu CT

Các TK ghi Nợ

12/08 Nhập xi, thép 39.095.568 37.073.700 2.021.86813/08 Nhập xi, cọc bê tông 65.460.000 62.210.391 3.249.60913/08 Nhập thép 62.000.069 59.047.685 2.952.38415/08 Nhập thép, bê tông 58.791.996 55.919.816 2.872.18007/09 Nhập xi, thép 114.727.310 107.559.680 7.167.63007/09 Nhập gạch, cát, đá 6.589.500 6.442.500 147.00015/09 Nhập gạch, bê tông, thép 65.962.161 65.822.161 140.00018/09 Nhập gạch, gỗ, cát, đá 32.210.500 31.952.500 258.00022/09 Nhập gạch, cát, đá 7.140.000 6.900.000 240.00022/09 Nhập gạch xây 3.999.000 3.999.000 -

Cộng 455.967.104 436.927.433 19.048.671

Người lập Người duyệt

*Tại phòng kế toán Văn phòng Tổng công ty:

Kế toán tổng hợp các “Bảng kê chứng từ phát sinh bên Có TK 152” theo năm cho từng công trình, HMCT để làm căn cứ lên chứng từ ghi sổnhư sau:

Tổng công ty XDNN& PTNT

Biểu 9: Chứng từ ghi sổ Số phiếu : 229

Ngày 31 tháng 12 năm 2007Khách : Ban xây dựng công trình 8 (TB08)

Địa chỉ :

Đơn vị tính: ĐồngChứng từ

Số hiệu TKĐƯ

Số tiền31/12/07 Chi phí NVLTT- Đường và thoát nước ngõ

31/12/07 Chi phí NVLTT- Trụ sở UBND, HĐND

31/12/07 Chi phí NVLTT- TAND thị xã Ninh Bình 621802 1528 239.194.476

Người lập Ngày 31 tháng 12 năm 2007 (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên)

Trong khi thi công công trình, đội xây dựng có sử dụng một số vật tư phụ mua về sử dụng ngay không qua kho và cũng đã hạch toán một số chi phí vận chuyển nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công vào chi phí NVLTT Các chi phí này được hạch toán trực tiếp vào tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ:

Nợ TK 621803 : 19.707.900 Có TK 1413 : 19.707.900

Các chứng từ ghi sổ sẽ được máy tự động vào sổ cái TK 621 đồng thời vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ này được mở cho cả năm.

Biểu 10: Sổ cái tài khoản

Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007Tài khoản: 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đơn vị tính: Đồng

Chứng từ

Trong sổ cái có sử dụng mã chứng từ PK4 để ký hiệu các phiếu kế toán định kỳ Tài khoản 621 được theo dõi chi tiết trên Sổ chi tiết tài khoản 621 Tại phòng kế toán Văn phòng Tổng công ty không mở sổ chi tiết TK621 cho từng công trình mà chỉ mở cho tất cả các công trình Sổ chi tiết không được mở đến tài khoản cấp 2, nên thông tin phản ánh trên sổ chi tiết này cũng chỉ như ở sổ cái TK 621 Vì vậy không có tác dụng đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái.

Biểu 11: Sổ chi tiết tài khoản

Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007Tài khoản: 621 Chi phí NVL trực tiếp

Đơn vị tính: Đồng Dư nợ đầu kỳ:

229 31/12 Nguyên vật liệu- Ban 8 1528 436.927.433

238 31/12 CT TSở UBND phường VM 154803 456.635.333241 31/12 Nguyên, vật liệu -Ban 8 1528 535.879.109

Người lập biểu

Chi phí NVL trực tiếp là khoản mục chi phí đóng vai trò quan trọng trong các yếu tố đầu vào và là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp, năm 2007 chi phí NVL trực tiếp tại khối Văn phòng Tổng công ty là 21.452.106.581đ, trong tổng chi phí là 40.346.454.152đ, tương đương 53% Vì vậy việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giúp cho việc xác định lượng NVL tiêu hao thực tế đảm bảo cho việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm xây lắp.

Hạch toán tổng hợp chi phí NVL trực tiếp được khái quát qua sơ đồ sau:

ơ đồ 4 : Hạch toán tổng hợp chi phí NVLTT

1.2.2.2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

Kế toán sử dụng tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp, để tập hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp, và được mở chi tiết cho từng công trình, HMCT, giai đoạn công việc.

Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ số tiền Tổng công ty phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất như tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp theo lương của công nhân sản xuất, không bao gồm các khoản trích trên lương về BHXH, BHYT, KPCĐ Hiện nay đội ngũ công nhân trực tiếp trong biên chế của Tổng rất ít mà chủ yếu là thuê ngoài, thường thi công ở địa phương nào thì thuê lao động ở địa phương đó, vì vậy Tổng công ty hiện có hai hình thức trả lương đó là trả lương theo thời gian và lương theo sản phẩm ( lương khoán)

Hình thức trả lương theo thời gian: Được áp dụng với những công nhân trong

biên chế của Tổng công ty, căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng ở từng công trường có xác nhận của Chỉ huy trưởng công trình, tính ra số ngày công thực tế, mức lương cơ bản, hệ số lương, để tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng theo công thức:

Tiền lương phải trả cho CNV trong tháng =

Số ngày làm việc trong tháng X

Hệ số

Đơn giá một ngàyTK 111,112

Tạm ứng Thanh toán

TK 331

Nhập NVLTK152

Xuất NVL

Kết chuyển

VL thừa

TK 152TK 133

Hình thức trả lương theo sản phẩm (lương khoán): Được áp dụng cả lao động

thuê ngoài và lao động trong biên chế Căn cứ vào khối lượng công việc giao khoán và đơn giá thoả thuận trong hợp đồng, biên bản nghiệm thu khoán gọn để tính:

Tiền lương phải trả

Trên cơ sở bảng thanh toán lương, biên bản nghiệm thu khoán gọn, kế toán lập “Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 1413” (cột các TK ghi bên Nợ TK 334) vào cuối kỳ cho từng công trình, rồi chuyển toàn bộ chứng từ gốc đã tập hợp lên phòng kế toán Tổng công ty

Dưới đây là một ví dụ về bảng thanh toán lương cho ban chỉ huy công trình trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu.

Biểu 12: Bảng thanh toán lương BCH tháng 9/2007

Công trình: TS HĐND, UBND phường Văn Miếu

Chức

vụHS lương

Lương thời gianLương thêm giờ+Ăn ca

Nguyễn Văn

Biểu 13: Chứng từ ghi sổ Số phiếu : 227

Ngày 31 tháng 12 năm 2007Khách : Ban xây dựng công trình 8 (TB08)

Địa chỉ :Chứng từ

Số hiệu TKĐƯ

Số tiền31/12/07 Chi phí NCTT- Trụ sở UBND, HĐND

phường Văn Miếu

622803 334 225.969.00031/12/07 Chi phí NCTT- TAND thị xã Ninh Bình 622802 334 141.230.62531/12/07 Chi phí NCTT- Đường và thoát nước ngõ

Người lập Ngày 31 tháng 12 năm 2007 (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên)

Biểu 14: Sổ cái tài khoản

Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007Tài khoản: 622- Chi phí nhân công trực tiếpChứng từ

Tài khoản: 622 Chi phí Nhân công trực tiếp

Đơn vị tính: Đồng Dư nợ đầu kỳ:

227 31/12 Phải trả công nhân viên CT

UBND phường Văn Miếu 334 225.969.000230 31/12 K/c chi phí công trình

225.969.000

Dư cuối kì: Kế toán trưởng Ngày 31/12/2007

Người lập biểu

Chi phí nhân công trực tiếp thường chiếm khoảng 18-25% trên tổng chi phí, trong năm 2007 chi phí nhân công trực tiếp tại khối Văn phòng Tổng công ty là 7.552.106.581đ, trong tổng chi phí là 40.346.454.152đ chiếm 18,7%

Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 5: Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

1.2.2.3 Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công

TK 1413TK 111,112

Tạm ứng Thanh toánTK 334

Lương CNTT

TK 154TK622

K/c chi phí