Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1

Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện hiện nay, các hoạt động kinh tế diễn ra liên tục, đòi hỏicác nhà quản lý phải có được những thông tin chính xác, kịp thời để lập kếhoạch và đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng vốn, nguyênvật liệu, nhân công sản xuất, cũng như tiêu thụ sản phẩm Hạch toán kế toánvới chức năng chính là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tàichính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, đã trở thành côngcụ quản lý sắc bén không thể thiếu được trong hệ thống quản lý của mọi đơnvị Đồng thời kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý củaNhà nước, là công cụ tin cậy để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các doanhnghiệp, điều hành nền kinh tế vĩ mô Vì vậy công tác kế toán cần phải đượcđổi mới và hoàn thiện cho phù hợp với nhu cầu quản lý cũng như các thông lệquốc tế chung.

Hiện nay, xây dựng cơ bản là một ngành chiếm vai trò quan trọng trong hệthống nền kinh tế quốc dân Một bộ phận lớn sản phẩm xây dựng cơ bản đãtrở thành tài sản cố định trong các ngành kinh tế khác Để đảm bảo sớm đưacác công trình vào hoạt động với chất lượng tốt, giá thành hạ và đem lại hiệuquả kinh tế cao thì một trong những khâu có ý nghĩa quyết định là việc tínhđúng, tính đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là một doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực khảo sát, thiết kế xây dựng - là khâu đầu tiên trong quá trìnhxây dựng các công trình Do đặc điểm quy mô, công nghệ sản xuất của mìnhCông ty rất quan tâm đến việc xây dựng, tổ chức kế toán chi phí sản xuất vàtính giá thành sản phẩm, coi đây là vấn đề cơ bản, gắn liền với kết quả cuốicùng trong sản xuất kinh doanh của Công ty

Xuất phát từ những lý do nêu trên, trong thời gian thực tập tại Công ty cổphần Tư vấn xây dựng điện 1 với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần

Đức Vinh cùng các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán, em đã lựa

chọn và đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuấtvà tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1”,

với mục tiêu là đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu về lý luận cũng như thực tiễn tổchức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty,từ đó, phân tích những ưu, nhược điểm và đưa ra một vài ý kiến nhằm hoànthiện công tác kế toán tại doanh nghiệp

PHẦN I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀTÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG

Chính phủ) về việc thành lập Công ty Khảo sát thiết kế điện (đơn vị tiền thân

của Công ty) trực thuộc Bộ Điện lực.

Sau khi tách một bộ phận của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đểthành lập Công ty Khảo sát thiết kế điện 2, Bộ Năng lượng đã có quyết địnhsố 36/NL-TCCB ngày 12/3/1987 gọi tên Công ty Khảo sát thiết kế điện là

Công ty Khảo sát thiết kế điện 1 Năm 1999, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra

Quyết định số 01/1999/QĐ-BCN ngày 11/01/1999 đổi tên Công ty Khảo sát

thiết kế điện 1 thành Công ty Tư vấn Xây dựng điện 1.

Thực hiện chủ chương cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước, ngày28/12/2006, Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 3907/QĐ-BCN phê duyệt

phương án và chuyển Công ty Tư vấn Xây dựng điện 1 thành Công ty cổphần Tư vấn Xây dựng điện 1.

Hiện nay, Công ty có tên tiếng Anh là : Power engineering consultingjoint stock company 1 , tên viết tắt là PECC1.

Trụ sở đăng ký của Công ty là:

Địa chỉ: Km 9+200, đường Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Nam,Quận Thanh Xuân, TP.Hà Nội

Điện thoại: (04) 8544270 Fax: 84-4-854208

Email: pecc1@fpt.com.vn Website: http://pecc1.com.vn

Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 hoạt động trực thuộc Tổng công

ty Điện Lực Việt Nam- nay là Tập đoàn điện lực Việt Nam (viết tắt là EVN),

là công ty tư vấn hàng đầu của ngành điện và của Quốc gia Đã thực hiệncông tác khảo sát, thiết kế, và tư vấn những công trình quan trọng trong sựnghiệp xây dựng và phát triển điện lực qua các thời kỳ của đất nước Đặc biệt,

Công ty vinh dự được Nhà nước giao thiết kế công trình đường dây siêu caoáp 500KV Bắc-Nam -một sự kiện cực kỳ quan trọng, một kỳ tích trong ngành

điện Việt Nam, là công trình hiện đại, phức tạp vào bậc nhất thế giới Ghi

nhận những công lao đóng góp của Công ty, Nhà nước đã tặng thưởng Huânchương độc lập hạng nhì vào năm 1994.

Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như hoàn thành tốt chứcnăng nhiêm vụ của mình, trong nhiều năm qua Công ty không ngừng đầu tưtrang thiết bị hiện đại, phục vụ đắc lực cho công tác khảo sát, thiết kế Hiệnnay Công ty có gần 100 thiết bị xe máy tiên tiến, như: máy khoan địa chấtLong Year 38, Diamec 262, thiết bị đo Karota, máy đo địa hình GPS 4000LS, các máy thí nghiệm…cùng hệ thống máy văn phòng và nhiều phương tiệnvận tải khác Ngoài ra còn có phòng thí nghiệm hiện đại, đầy đủ trang thiết bị,có khả năng phân tích đầy đủ các chỉ tiêu của các loại mẫu cần thiết và cácphần mềm hiện đại chuyên ngành, có bản quyền thiết kế

Là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn điện, trong hơn 10 nămqua (từ năm 1994 đến 2007), Công ty luôn chú trọng đầu tư phát triển nguồnnhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ côngnhân viên để đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành điện và hội nhập khu vựccũng như quốc tế của đất nước Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn xác địnhkhoa học-công nghệ là khâu then chốt, tiến hành đổi mới công nghệ một cáchđồng bộ trên tất cả các khâu Với sự sáng tạo của mình, Công ty còn đề xuấtnhiều giải pháp, kiến nghị đem lại hiệu quả lớn về kỹ thuật, kinh tế và xã hội,

môi trường, làm lợi hàng trăm tỷ đồng so với công nghệ cũ Công ty là đơn vịđầu tiên của ngành điện xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

theo tiểu chuẩn ISO 9001-2000, đã được tổ chức tư vấn quốc tế B.V.Q.I công

nhận và cấp chứng chỉ vào ngày 05/12/2001.

Với sự cố gắng của toàn thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên , trong cácnăm qua, Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 đã không ngừng phát triển,nâng cao được vị thế của mình cũng như sự tin tưởng, hợp tác của các tổ chứcquốc tế Với sự nỗ lực không ngừng ấy, Công ty đã và đang thực hiện đượcnhiều công trình có giá trị lớn với chất lượng cao được khách hàng trong nướcvà quốc tế ghi nhận, như:

- Công trình thuỷ điện:

Thuỷ điện Hoà Bình, công suất 1920MWThuỷ điện Trị An, công suất 440 MWThuỷ điện Yali, công suất 720 MW…

- Công trình nhiệt điện:

Nhiệt điện Phả Lại 1 công suất 440 MWNhiệt điện Uông Bí , công suất 300 MWNhiệt điện Phả Lại 2 , công suất 600 MW…

- Các công trình đường dây:

Đường dây 500KV Bắc-Nam

Đường dây 500KV Pleiku- Phú Lâm

Đường dây 220KV Hoà Bình- Thanh Hoá-Vinh-Đồng Hới…Cùng với nhiều công trình trạm biến áp và đường dây khác.

Với những công lao, thành tích xuất sắc của mình, Công ty cổ phần Tư vấnxây dựng điện 1 đã vinh dự được Nhà nước tặng thưởng huân chương, cờ thiđua, và đặc biệt ngày mùng 6 tháng 01 năm 2005 đã được Nhà nước phong

tặng danh hiệu cao quý Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới.

Bảng các chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của công ty

Đơn vị tính: Đồng

1Doanh thu bán hàng241.604.411.508 242.538.604.037 251.555.956.9622 Các khoản giảm trừ doanh

-3Doanh thu thuần241.604.411.508 242.538.604.037 251.555.956.9624Giá vốn hàng bán204.571.879.752 187.844.798.897 204.576.147.0935Lợi nhuận gộp37.032.531.75654.693.805.14046.979.809.8696Doanh thu tài chính413.392.135310.598.099608.134.5457Chi phí tài chính65.384.0871.569.050.0825.106.508.722

-9 Chi phí quản lý doanh

nghiệp 18.811.306.378 30.261.379.727 19.168.539.14010 Lợi nhuận từ hoạt động

kinh doanh 18.569.233.426 23.173.973.430 23.312.896.55211Thu nhập khác55.534.440152.138.386617.909.07312Chi phí khác660.595.721301.789.700-

13Lợi nhuận khác-605.061.281-149.651.314617.909.07314 Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế 17.964.172.145 23.024.322.16 23.930.805.62515Số nộp ngân sách24.836.088.01029.914.105.78526.249.319.49816Số vốn kinh doanh235.253.804.699 284.986.372.090 342.996.358.78417

Số lao động bình quân- LĐ thường xuyên- LĐ thời vụ

2.2341.65657818 Thu nhập bình quân 1 lao

động/1 tháng (triệu đồng) 4.545 4.995 5.297

Có thể nói trong những năm gần đây tình hình phát triển kinh doanh củaCông ty là khá khả quan Doanh thu tăng lên qua các năm, tuy nhiên do giávốn hàng bán có sự biến động nên lợi nhuận gộp năm 2005 tăng so với năm2004 nhưng lại giảm vào năm 2006 Các hoạt động khác ngoài hoạt động sảnxuất kinh doanh như hoạt động tài chính cũng được chú trọng Doanh thu tài

trong Công ty chiếm tỷ trọng lớn và tăng dần nên đã làm cho chi phí tài chính,đặc biệt là chi phí trả lãi vay tăng lên khá nhiều, đây là một điểm mà các nhàquản lý trong Công ty cần chú ý để tránh sự lệ thuộc quá lớn vào bên ngoài.Do sản phẩm của Công ty tư vấn được bán trước khi hoàn thành nên không cóchi phí bán hàng, điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty Chiphí quản lý doanh nghiệp của Công ty tăng lên khá lớn vào năm 2005 và lạigiảm vào năm 2006 Tuy các khoản doanh thu và chi phí có sự biến động lớnnhưng nhìn chung lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của Công ty tăng quacác năm, bên cạnh đó các hoạt động khác đã bắt đầu tạo ra nguồn thu choCông ty nên đã làm cho tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng dần.

Bên cạnh những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh thì tìnhhình phát triển của Công ty cũng được phản ánh qua một vài chỉ tiêu khác Sốnộp ngân sách Nhà nước của Công ty luôn được duy trì ở mức cao và tươngđối ổn định Số thu nhập bình quân của người lao động tăng qua các nămcùng với sự tăng lên của giá trị sản lượng chứng tỏ chính sách tiền lương củaCông ty khá chăm lo đến người lao động.

1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất

sản phẩm

1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty

Căn cứ vào Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108889 cấp ngày01/07/1993 và được sửa đổi bổ sung lần thứ 3 ngày 05/11/2004, lĩnh vực kinhdoanh chính của công ty bao gồm:

 Tư vấn dịch vụ kỹ thuật và xây dựng các công trình nguồn điện,lưới điện, thuỷ lợi và các công trình công nghiệp dân dụng khác, baogồm: công tác điều tra, khảo sát, lập báo cáo đầu tư dự án, lập dự ánđầu tư, lập quy hoạch xây dựng, khảo sát, thiết kế và lập dự toáncông trình, lập hồ sơ và dịch vụ tổ chức về đấu thầu thiết kế, muasắm vật tư thiết bị, xây lắp công trình, giám sát thi công xây lắpcông trình, nhận thầu quản lý xây dựng.

 Xây dựng công trình lưới điện có điện áp đến 110KV; Tư vấn thiết kế công trình viễn thông;

 Xây dựng và sửa chữa thuỷ điện nhỏ;…

Ngoài ra Công ty còn tiến hành nhiều lĩnh vực kinh doanh và các dịch vụkinh tế kỹ thuật tiềm năng khác nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của kháchhàng, vì lợi ích của người lao động và để đạt được các mục tiêu của Công ty.

1.1.2.2 Sản phẩm, thị trường và đối thủ cạnh tranh

Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là khảo sát thiết kế, tư vấn xây dựng cáccông trình điện lực gồm thuỷ điện, nhiệt điện, các trạm và lưới điện Sảnphẩm của công ty mạng tính đặc thù, không giống như sản phẩm của cácnghành sản xuất kinh doanh khác Sản phẩm chính của công ty sau khi hoànthành là các tài liệu, bản vẽ các công trình điện, các mẫu thăm dò địa chất…Những sản phẩm này sau khi được bàn giao sẽ được chuyển qua cho các côngty xây lắp khác để thực hiện việc xây dựng các công trình Bên cạnh đó, Côngty cũng thực hiện công việc tham gia giám sát xây dựng các công trình

Trước đây Công ty chủ yếu thực hiện những công trình điện có quy môlớn mà Nhà nước giao cho hay chỉ định thầu và các công trình điện quy môvừa và nhỏ mà Công ty tự tìm kiếm Hiện nay, nhu cầu sử dụng năng lượngđiện trong nước vẫn còn tăng cao nhưng những công trình nguồn và lưới điệncó khối lượng khảo sát thiết kế lớn (thuỷ điện, lưới chuyên tải 500kV) hầu hết

đã hoàn tất Giai đoạn tới, các công trình nhiệt điện, thuỷ điện nhỏ khối lượngkhảo sát, thiết kế ít, thị trường công việc truyền thống của Công ty đang hẹpdần Hơn nữa sau khi cổ phẩn hoá thì cơ chế giao việc không còn, phải đấuthầu, đây vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với Công ty

Hiện tại, trên lĩnh vực tư vấn xây dựng điện ở Việt Nam có 5 đơn vị lớntrong nước tham gia là Công ty Tư vấn xây dựng điện 1, Công ty Tư vấn Xâydựng điện 2 (TP Hồ Chí Minh), Công ty Tư vấn Xây dựng điện 3 (TP Hồ ChíMinh), Công ty Tư vấn Xây dựng điện 4 (Nha Trang) và Viện năng lượng.Ngoài ra còn có nhiều Công ty Tư vấn Xây dựng của nhiều ngành, TổngCông ty khác trong cả nước và một số Công ty Tư vấn xây dựng nước ngoài

Trước bối cảnh thị trường ngày càng thu hẹp dần, áp lực cạnh tranh ngàycàng lớn, đặc biệt là các Công ty nước ngoài- những công ty có tiềm lực vàkinh nghiệm vượt trội, đòi hỏi Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng điện 1 phảinâng cao năng lực tư vấn, đổi mới công nghệ để đủ sức cạnh tranh với cácđơn vị cùng ngành khác, phải nghiên cứu phát triển những công việc mới(như công tác xây lắp, đầu tư xây dựng các công trình nguồn điện, sản xuất,kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, kinh doanh bất động sản…).Bên cạnh đó, Công ty cần mở rộng, phát triển thị trường mới ở cả trong nướcvà cả ở nước ngoài như Lào, Campuchia…

1.1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Sản phẩm của công ty mang tính đặc thù cao, đơn chiếc và khác nhautheo từng hợp đồng, không giống như các ngành sản xuất kinh doanh thôngthường khác, hơn nữa sản phẩm của công ty thường được bán trước khi hoànthành, thời gian tiến hành dài có khi lên tới cả chục năm và chi phí thường rảirác trong nhiều kỳ nên quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty rấtphức tạp, bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau.

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng ở đây có thể là văn bản bàngiao kế hoạch, nhiệm vụ công tác của cấp trên (Bộ Công nghiệp, Tập đoànEVN), hay hồ sơ mời thầu, công văn yêu cầu của khách hàng, Công ty sẽ lậpđề cương sơ bộ về nội dung, khối lượng công việc cần thực hiện và những dựtoán chi phí sơ lược để làm cơ sở thảo luận và ký kết hợp đồng với cơ quanchủ đầu tư Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty phải xây dựng đề cương chi tiếtvề yêu cầu, nội dung, khối lượng, tiến độ các công việc cần thực hiện và cácdự toán chi phí tương ứng để trình chủ đầu tư phê duyệt làm cơ sở lập kếhoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi khối lượng công việc hoànthành.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và nội dung đề cương, dự toánđược phê duyệt, Công ty lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế hoạch (theo dựtoán được duyệt) phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị khoán để tiếnhành thực hiện hợp đồng Nhiệm vụ sản xuất cho từng đơn vị bao gồm: nộidung, khối lượng, tiến độ và giá trị theo từng định mức thi công do phòng kếhoạch xác định, yêu cầu kỹ thuật do phòng kỹ thuật xác định, kế hoạch tàichính do phòng Tài chính-kế toán và đơn vị đó cùng lập Nhiệm vụ kế hoạchsản xuất kỹ thuật- tài chính phải thông qua Giám đốc phê duyệt và là chỉ tiêupháp lệnh đối với các đơn vị thực hiện.

Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, từng đơn vị khảo sát, thiết kế lậpphương án thi công thông qua các phòng quản lý chức năng chủ động bố trí,sắp xếp tổ chức lực lượng và thi công các công việc được giao dưới sự giámsát, theo dõi, chỉ đạo của các phòng ban, ban quản lý, kỹ thuật có liên quan.

Sau khi hoàn thành khối lượng khảo sát thiết kế, Công ty sẽ tiến hành xuấtbản hồ sơ, bàn giao sản phẩm và có thể tiến hành giải trình, bảo vệ sản phẩmtheo yêu cầu của khách hàng Giám đốc và các đơn vị có liên quan thảo luận,

bàn bạc với khách hàng để tiến hành nghiệm thu từng đợt theo các mốc tiếnđộ thực hiện đã qui định trong hợp đồng và phụ lục kèm theo hợp đồng.

Quy trình để sản xuất ra sản phẩm của Công ty có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 : Quy trình sản xuất sản phẩm

1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Khối sản xuất của Công ty ngoài các phòng ban trên Công ty còn có cácđơn vị trực thuộc (các chi nhánh) đặt ở các tỉnh và thành phố khác nhau Cácphòng ban trên Công ty được phân ra thành các bộ phận theo chức năng,chuyên ngành, gồm:

- Các đơn vị làm nhiệm vụ khảo sát, thí nghiệm- Các đơn vị làm nhiệm vụ tư vấn thiết kế thuỷ điện- Các đơn vị làm nhiệm vụ tư vấn thiết kế nhiệt điện - Các đơn vị làm nhiệm vụ thiết kế công nghệ nhà máy- Các đơn vị làm nhiệm vụ thiết kế đường dây tải điện

- Các đơn vị làm nhiệm vụ thiết kế trạm biến áp và viễn thôngKý hợp đồng Khảo sát sơ bộ

Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

Báo cáo nghiên cứu

khả thi

Khảo sát thiết kế kỹ thuậtThiết kế thi

côngGiám sát thi

công

Mỗi khối các đơn vị nói trên có một số phòng, đoàn thiết kế được biên chếvới số lượng lao động phù hợp, đảm bảo tính cạnh tranh và quản lý thôngsuốt Các đơn vị sản xuất trực thuộc hoạt động theo chế độ khoán quản trêncơ sở đảm bảo tỷ lên lợi nhuận cần thiết tính theo doanh thu.

Các chi nhánh của Công ty cũng được tổ chức thành các bộ phận như trêncông ty nhưng với quy mô nhỏ hơn Hiện nay Công ty đang có 4 chi nhánhđóng trụ sở tại các tỉnh là:

 Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 1: thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 2: thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 3: thành phố Đà Nẵng

 Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật : Thanh Xuân, thành phố Hà NộiCác chi nhánh hạch toán theo phân cấp quản lý của Công ty trên cơ sởđảm bảo kế hoạch cổ tức phần vốn được giao sử dụng và duy trì, phát triển thịtrường trong khu vực.

Quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty có thể được khái quátqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 : Tổ chức Bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Văn phòng công ty

Đoàn TK thuỷ điện 1

Đoàn TK thuỷ điện 2

Phòng TV, TN và KT năng lượng

Phòng thiết bị CN

Các ban TVGS thuỷ

điện lớn

Phòng TK trạm biến

XN dịch vụ KHKTPhòng TK

nhiệt điện

Trung tâm tư vấn XD viễn thông

Phòng TK đường dây

Phòng TK điện địa phươngĐoàn KS công trình

Trung tâm thí nghiệm

Phòng Kỹ thuật Địa

chấtPhòng Kỹ

thuật Địa hìnhĐoàn KS Địa vật lý

XNKS XD điện 1

XNKS XD điện 2

XNKS XD điện 3Ban kiểm soát

P Kinh tế Kế hoạch

P Tổ chức CB-

P.Kế toán

tài chính

P Công

nghệ tin học

P Khoa học CN & Môi trườngP Thị

trường & Đối ngoại

Ban đầu tư

1.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty

Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyếnchức năng Đây là một cơ cấu hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty Bên cạnh đó Công ty vừa mới thực hiện cổphần hoá nên mô hình quản lý cũng có những biến đổi cho phù hợp với loạihình doanh nghiệp này Năm đầu tiên sau khi cổ phần hoá là năm Công ty tậptrung ổn định mô hình và cơ cấu sản xuất kinh doanh Bắt đầu từ ngày01/01/2008 Công ty đã chính thức chuyển sang hoạt động theo hình thứcCông ty cổ phần, trong đó cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Đại hội đồngcổ đông với đại diện là Hội đồng quản trị.

Theo mô hình này, mỗi bộ phận, phòng ban có chức năng nhiệm vụ đượcquy định cụ thể như sau:

Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty,bao

gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội đồng cổ đông họpthường niên hay bất thường; ít nhất mỗi năm họp một lần, quyết định các vấnđề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của Công ty Đại hội đồng cổđông có các quyền và nghĩa vụ như:

 Thông qua các báo cáo quan trọng như: báo cáo tài chính hàng năm,báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý Công ty của Hội đồng quản trị,Giám đốc; báo cáo của Hội đồng quản trị; thông qua định hướng pháttriển Công ty.

 Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viênBan kiểm soát;

 Quyết định sửa đổi bổ sung Điều lệ Công ty

 Các quyết định liên quan đến cổ phần, cổ tức, vốn điều lệ

 Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp vàĐiều lệ Công ty

Hội đồng quản trị: nhiệm kỳ 5 năm, số thành viên trong nhiệm kỳ đầutiên là 5 người Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền

nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Côngty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị cócác quyền và nhiệm vụ như:

 Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinhdoanh, tài chính hàng năm của Công ty ;

 Xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược trên cơ sở cácmục tiêu chiến lược do Đại hội đồng cổ đông thông qua;

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng,quyết định mức lương và lợi ích khác đối với Giám đốc và người quảnlý;

 Có trách nhiệm giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý trongcông việc kinh doanh hàng ngày của Công ty;

 Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của luật doanh nghiệp vàĐiều lệ của Công ty

Ban kiểm soát: là cơ quan do Đại hội đông cổ đông bầu ra, thay mặt cổ

đông để kiểm soát một cách độc lập, khách quan và trung thực mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty Ban kiểm soát gồmcó 3 thành viên, nhiệm kỳ là 5 năm và phải họp ít nhất một quý một lần, mỗilần họp phải có biên bản gửi Hội đồng quản trị và là tài liệu lưu giữ tại Côngty Ban kiểm soát có các nhiệm vụ và quyền hạn như:

 Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc, chịu trách nhiệmtrước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao; Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm

và sáu tháng của Công ty;

 Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện phápsửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu quản lý, điều hành hoạt động kinhdoanh của Công ty;

 Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanhnghiệp, Điều lệ của Công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Ban giám đốc Công ty: gồm có một Giám đốc và các Phó giám đốc kỹ

thuật, kinh tế.

Giám đốc Công ty : do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê, nhiệm kỳ

của Giám đốc không quá 5 năm (trừ khi Hội đồng quản trị có quy định khácvà được nêu trong hợp đồng) Giám đốc là người điều hành công việc kinhdoanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật, Điều lệ côngty, hợp đồng lao động và quyết định của Hội đồng quản trị Giám đốc cónhững nhiệm vụ và quyền hạn như:

 Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngàycủa Công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, thực hiện kế

hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;

 Kiến nghị các phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ củaCông ty;

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức danh quản lý trong Công ty, trừ cácchức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;

 Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Pháp luật, Điều lệ Côngty, và quyết định của Hội đồng quản trị.

Các Phó giám đốc: là người tham mưu cho giám đốc, giúp giám đốc điều

hành công việc theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc trong từng côngviệc cụ thể.

Các phòng ban chức năng giúp việc quản lý, bao gồm:

Văn phòng công ty: chịu trách nhiệm về công tác hành chính, công tác

quản trị, điện, nước, xe, nhà xưởng…

Phòng kinh tế kế hoạch: lập kế hoạch sản xuất, thống kê điều độ sản xuất,

công tác kinh doanh, cung ứng vật tư, máy móc thiết bị.

Phòng tổ chức cán bộ-lao động: làm công tác tuyển dụng lao động, hợp

đồng lao động, tổ chức cán bộ lao động, làm công tác tính lương, thưởng,nâng bậc lương, bảo hiểm cho người lao động; chịu trách nhiệm trong côngtác đề bạt , bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, chế độ đào tạo.

Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm về việc ghi chép, phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phối hợp với các phòng ban để lập các báo cáo tàichính, báo cáo quản trị, cung cấp các thông tin tài chính cần thiết cho các nhàquản lý trong công ty, các cơ quan chức năng Phòng tài chính kế toán còn cónhiệm vụ phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phítài sản của Công ty.

Phòng công nghệ tin học: phụ trách việc ứng dụng và phát triển các phần

mềm trong Công ty, hướng dẫn các nhân viên sử dụng các thiết bị, máy vănphòng, tiến hành xử lý khi máy tính gặp sự cố

Phòng thị trường và đối ngoại: giao tiếp và tham gia các dự án với nước

ngoài về khảo sát và thiết kế các công trình điện.

Phòng khoa học công nghệ và môi trường: chịu trách nhiệm giám sát kỹ

thuật, nghiên cứu khoa học, lưư trữ kỹ thuật, thông tin khoa học kỹ thuật vàđánh giá tác động của môi trường trong các công trình thuỷ điện.

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 có

thể được khái quát qua Sơ đồ 2 (trang 13).

1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

1.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là phải thường xuyên ghi chép, phản ánhcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp một cách đầy đủ và trungthực Đây chính là nguồn cung cấp thông tin quan trọng kịp thời cho các nhàquản lý về tình hình tài chính, kinh doanh của Công ty, giúp cho các nhà lãnhđạo đưa ra những quyết định chính xác, phù hợp với thực trạng của doanhnghiệp mình.

Do Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 có quy mô rộng lớn, hoạtđộng sản xuất kinh doanh phức tạp, được phân chia cho nhiều đơn vị nên tổchức bộ máy kế toán cũng có những đặc trưng riêng biệt, được tổ chức theokiểu vừa tập trung vừa phân tán Ngoài các nhân viên trong phòng tài chínhkế toán, Công ty còn có các kế toán ở các phòng ban làm nhiệm vụ sản xuấtthuộc Công ty, kế toán ở các Đoàn và các đơn vị trực thuộc Bốn xí nghiệpthành viên nói trên có tư cách pháp nhân không đầy đủ, hoạt động theo chế độhạch toán phụ thuộc, có con dấu riêng, có phòng kế toán giống như bộ máy kếtoán tại Công ty Tại mỗi phòng ban và xí nghiệp thành viên có một hoặc hainhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ tương tự như chức năng nhiệm vụcủa các kế viên tại Công ty, chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh các nghiệpvụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình và báo cáo lên bộ phận kế toán tại Côngty.

Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 được tổchức theo mô hình trực tuyến chức năng, tức là kế toán trưởng trực tiếp điềuhành các nhân viên kế toán của Công ty, còn đối với kế toán tại các xí nghiệpvà đơn vị trực thuộc thì kế toán trưởng đưa ra các quyết định thông qua Phóphòng kế toán, và phòng kế toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về

công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác được phânphối.

Hiện nay phòng tài chính kế toán của Công ty có 17 nhân viên, đượcphân công chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:

Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng kế toán: phụ trách chung toàn bộ

công tác kế toán của Công ty, tổ chức xây dựng bộ máy kế toán từ công tyxuống các đơn vị trực thuộc trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kếtoán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của toàn Công ty Kế toántrưởng trực tiếp điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịutrách nhiệm trước Giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tàichính của Công ty, có mối quan hệ với các bộ phận tham mưu, phòng ban vềnhững vấn đề chuyên trách khác Kế toán trưởng còn thay mặt Nhà nước triểnkhai và kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định của Nhà nước về lĩnh vực kếtoán cũng như lĩnh vực tài chính của Công ty.

Phó phòng kế toán: Điều hành và quản lý công tác kế toán khi kế toán

trưởng vắng mặt Hiện nay Công ty có 3 phó phòng kế toán, được phân côngnhững nhiệm vụ cụ thể Phó phòng kế toán thứ nhất phụ trách mảng tổng hợp,lập báo cáo tài chính, lập kế hoạch tài chính hàng năm báo cáo lên Tập đoànĐiện lực Việt Nam, lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các đơn vịtrực thuộc, xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán Phóphòng kế toán thứ 2 cùng với 4 nhân viên kế toán khác làm nhiệm vụ kiểm trachứng từ tại các đơn vị, cùng với Phòng kế hoạch, Phòng khoa học công nghệvà môi trường xem xét giá cả chất lượng máy móc thiết bị mua sắm, sửa chữalớn, đăng ký nộp thuế giá trị gia tăng hàng quý và quyết toán thuế hàng nămvới các cục thuế địa phương Phó phòng kế toán thứ 3 làm nhiệm vụ tham gianghiệm thu và thanh toán với bên A các công trình thuỷ điện.

Kế toán tổng hợp: Cùng với phó phòng kế toán thứ nhất, làm nhiệm vụ

tổng hợp khối cơ quan và toàn công ty hàng quý, năm để báo cáo với Tậpđoàn và Nhà nước

Kế toán tiền mặt và thanh toán lương: kiểm tra các chứng từ thủ tục

trước khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt Lập, đóng chứng từ, bảngkê, vào sổ chi tiết TK 111,002 Vào máy số liệu thu chi, theo dõi số dư hàngngày, thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ Hàng tháng, cùng với thủ quỹ, kếtoán tổng hợp, phó phòng kế toán tổ chức kiểm kê quỹ, xác định số dư cuốitháng, lập biên bản kiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng

Phòng kế toán của Công ty không có nhiệm vụ tính và trích lương (côngtác này do phòng Tổ chức cán bộ lao động và tiền lương thực hiện) mà chỉ cónhiệm vụ thanh toán lương.

Kế toán ngân hàng và phải trả: Làm công tác kế toán giao dịch với các

Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đồng thời lên bảng kê, vào sổ chi tiết TK 112.Cuối mỗi tháng đối chiếu, xác nhận số dư đối với các ngân hàng, lên phiếuđối chiếu để đóng vào bảng kê cuối tháng Đồng thời theo dõi và hạch toántỏng hợp và chi tiết TK 331.

Kế toán công nợ với khách hàng: theo dõi hạch toán tổng hợp và chi tiết

TK 131, cuối mỗi quý lập báo cáo chi tiết số dư TK 131 Đồng thời phụ tráchviệc hướng dẫn và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, lập báo cáo đềtài nghiên cứu khoa học về việc ứng dụng chương trình vi tính trong công táckế toán.

Kế toán giá thành và công nợ nội bộ: Vào sổ chi tiết TK 136, 336 cho

các đơn vị khoán và 4 xí nghiệp, hạch toán bù trừ công nợ cho TK 136, 336hàng tháng, hàng quý lập báo cáo chi tiết công nợ giữa Công ty với các đơn vịkhoán và 4 xí nghiệp Theo dõi đề cương dự toán được duyệt của các công

trình, theo dõi chi tiết về hợp đồng nghiệm thu A-B, các công trình , tập hợpsố liệu tại các đơn vị và báo cáo Chi phí, giá thành toàn Công ty hàng quý.

Kế toán vật tư và công nợ vãng lai: theo dõi vật tư, vào sổ chi tiết các TK

152, 153 Báo cáo tổng hợp, kiểm kê vật tư, công cụ, dụng cụ theo định kỳhàng năm Chịu trách nhiệm lên báo cáo giải quyết những tồn đọng xử lý saukiểm kê Đồng thời theo dõi tổng hợp và chi tiết các TK như 138, 338, 431.

Kế toán tài sản cố định: theo dõi tài sản cố định và nguồn vốn toàn Công

ty, vào sổ chi tiết các tài khoản 211, 214, 411, 414 Lập thẻ TSCĐ theo quyđịnh của Nhà nước, số dư TSCĐ Lập báo cáo hàng quý theo yêu cầu của Tậpđoàn, báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ theo định kỳ hàng năm Phối hợp vớiPhòng kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và Hội đồng thanh lý TSCĐ về thừathiếu , thanh lý hay nhượng bán TSCĐ theo quy định của nhà nước và Tậpđoàn.

Kế toán thuế: hàng ngày tập hợp chứng từ có liên quan để vào sổ chi tiết

TK 133 Cuối tháng tiến hành cộng dồn và khấu trừ thuế Cuối quý, chuyển sốliệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo.

Thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, kiểm tra các chứng từ hợp lệ,

hợp pháp, hợp lý thì tiến hành xuất nhập tiền cho các khoản thu chi, thườngxuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt, tham gia kiểm kê hàng tháng.

Cơ cấu tổ chức phòng tài chính kế toán của Công ty được khái quát quasơ đồ sau:

Sơ đồ 3 : Tổ chức bộ máy kế toán

Trưởng phòng tài chính -kế toánKiêm Kế toán trưởng

Các Phó phòng Tài chính- kế toán

Kế toán

tiền mặt, thanh

toán lương

Kế toán ngân hàng, các khoản

phải trả

Kế toán

giá thành

và công

nợ nội bộ

Kế toán vật tư

và công

nợ vãng

Kế toán

tài sản cố

Kế toán thuế

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹKế

toán công

nợ với khách

Kế toán tại 4 Xí nghiệp và các đơn vị khoán

1.1.5.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ tại Công ty

Hiện nay Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành theoquyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BộTài chính, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kếtoán hướng dẫn Các chứng từ được lập tại Công ty theo đúng quy định trongchế độ kế toán và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với các nghiệp vụ kinhtế tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từlàm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý Bên cạnh những chứng từbắt buộc, Công ty còn sử dụng nhiều chứng từ hướng dẫn nhằm phục vụ chocông tác quản trị nội bộ và nâng cao công tác hạch toán kế toán Quy trìnhlập, luân chuyển và lưu giữ, bảo quản chứng từ được thực hiện đầy đủ và hợplý theo từng phần hành cụ thể và đúng chế độ kế toán hiện hành.

Theo đó, tại Công ty hiện nay đang sử dụng những loại chứng từ sau:

Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền

lương, Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội,Phiếu báo làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán

Chứng từ về Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho,

Giấy đề nghị nhập vật tư thiết bị, Biên bản kiểm kê

Chứng từ về Bán hàng: Hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế

Chứng từ về Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy

thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Giấy đi đường, cước vận chuyển,hợp đồng dịch vụ, Phiếu xin thanh toán, phiếu giải quyết công việc, uỷ nhiệmchi, Hoá đơn bán hàng thông thường, Bảng kiểm kê quỹ…

Chứng từ về Tài sản cố định: Hợp đồng cung cấp thiết bị, Biên bản bàn

giao thiết bị, Hợp đồng bảo hành sửa chữa, Biên bản kiểm tu xe, Biên bảnnghiệm thu và thanh lý hợp đồng, Bảng kê chi tiết sửa chữa, Biên bản bàn

giao TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐvà sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ.

1.1.5.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán

Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là Công ty trực thuộc Tập đoànĐiện lực Việt Nam nên ngoài việc tuân thủ chế độ kế toán của Bộ tài chính,Công ty còn phải tuân theo những quy định về kế toán của Tập đoàn Do vậyhệ thống tài khoản của Công ty hiện nay có kết cấu giống như mẫu ban hànhtheo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tàichính, chỉ khác là các tài khoản được chi tiết theo quy định của Tập đoàn vàcủa Công ty thành nhiếu cấp độ để đảm bảo theo dõi chi tiết từng đối tượngphù hợp với nhu cầu quản lý Ngày 19/6/2006 Bộ tài chính đã có công văn số7444/BTC-CĐKT về việc chấp nhận chế độ kế toán cho Tổng công ty Điệnlực Việt Nam Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản mới nhấtban hành theo công văn số 3031/CV-EVN-TCKT ngày 19/6/2006 của Tổngcông ty Điện lực Việt Nam.

Thêm vào đó, Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tưvấn xây dựng nên vật tư chủ yếu là văn phòng phẩm, nhiên liệu…,áp dụnghạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, vì vậy cáctài khoản sử dụng là các tài khoản dùng cho phương pháp này.

Danh mục các tài khoản chủ yếu bao gồm :

111, 112, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 152, 153, 154, 211, 213, 214, 228,241, 242, 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338, 341, 351, 411, 412, 413, 414,415, 421, 431, 441, 511, 512, 515, 621, 622, 623, 627, 632, 635, 642, 711,811, 821, 911.

Các tài khoản ngoài bảng: 001, 002, 007

Nhìn chung, hệ thống tài khoản của Công ty là khá đầy đủ, phản ánh cụthể các hoạt động kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty.

1.1.5.4 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán

Hiện nay toàn Công ty đều áp dụng làm kế toán trên máy vi tính và sửdụng phần mềm FMIS do Tập đoàn Điện lực Việt Nam quy định Công tycũng đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, đây là một hình thức đơngiản, dễ làm, phù hợp với quy mô cũng như việc thực hiện kế toán bằng máyvi tính của Công ty, tuy nhiên cần chú ý đến khả năng ghi chép trùng lặp, khókiểm tra phát hiện sai sót trong hạch toán.

Với hình thức trên thì các loại sổ sách mà Công ty hiện đang sử dụng là :

Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ cái các tài khoản, Sổ Nhật ký chung, Nhật

ký đặc biệt, Bảng cân đối số phát sinh

Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân

hàng, Thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, Sổ theo dõi chi tiếtTSCĐ theo nơi sử dụng, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ chi tiếtcông nợ

Trình tự ghi sổ kế toán:

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo trình tự thời gianphát sinh nghiệp vụ Do Công ty áp dụng hình thức khoán cho các đơn vị nêntất cả những nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận, xí nghiệp đều được kế toántại đó ghi chép, phản ánh và định kỳ hàng tháng, quý tập hợp tất cả nhữngchứng từ phát sinh và các bảng kê, bảng tổng hợp số liệu chuyển lên phòng kếtoán Công ty làm căn cứ cho kế toán Công ty đối chiếu và vào sổ Căn cứ vàochứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc các nghiệp vụ phát sinh hàngngày tại Công ty, hoặc các báo cáo, các bảng tổng hợp số liệu do kế toán cácđơn vị gửi lên, kế toán phần hành sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy để tậphợp số liệu cho toàn Công ty Sau đó, phần mềm FMIS sẽ xử lý số liệu và tựđộng cập nhật vào Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, và các sổ, thẻ, bảng kê chi tiết liênquan Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành chạy máy và lên Bảng cân

đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết và lập các Báo cáo tài chính cần thiếtnộp cho cơ quan cấp trên.

Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1được khái quát như sau:

Ghi chú

Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Chứng từ gốc, Bảng tổng hợp chứng từ

Nhập chứng từ vào máy

Xử lý của phần mềm FMIS

Nhật ký chung

Sổ cái các tài khoản

Báo cáo tài chính

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợpBảng cân đối số phát sinh

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý, năm: Quan hệ đối chiếu

1.1.5.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo tài chính mà Công ty đang áp dụng hiện nay tuân theoChế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTCcủa Bộ Tài chính Ngoài các mẫu biểu do Nhà nước quy định, Công ty cònphải lập thêm những biểu mẫu báo cáo quý, năm theo quy định của Tập đoànĐiện lực Việt Nam và các mấu biểu báo cáo khác nhằm phục vụ mục đíchquản trị doanh nghiệp Theo đó, hệ thống báo cáo của Công ty bao gồm:

Báo cáo kế toán do Nhà nước ban hành, gồm:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN

Báo cáo kế toán quản trị, bao gồm:

Báo cáo các khoản phải trả Tổng công ty Mẫu 06/THKTBáo cáo thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Mẫu 07/THKT

Báo cáo tăng giảm TSCĐ theo nhóm tài sản Mẫu 09B/THKTBáo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình Mẫu 11/THKT

Báo cáo chi phí SXKD khác và dịch vụ theo yếu tố Mẫu 13C/THKTBáo cáo chi phí SX và giá thành (theo khoản mục) Mẫu 14E/THKT

Công ty phải lập báo cáo tài chính quý, năm và gửi các cơ quan quản lýNhà nước, Tập đoàn Điện lực theo quy định Đồng thời phải gửi kèm theo dữliệu bằng máy vi tính Ngoài ra cần phải lưu ý là :

 Báo cáo tài chính quý, năm gửi Tập đoàn bao gồm các mẫu biểu doNhà nước và Tập đoàn quy định.

 Báo cáo tài chính quý, năm gửi cho các cơ quan Nhà nước chỉ gồmnhững biểu mẫu theo quy định của Nhà nước

Công ty phải gửi báo cáo tài chính tổng hợp quý chậm nhất là 30 ngày kểtừ ngày kết thúc quý, gửi báo cáo tài chính tổng hợp năm chậm nhất là sau 60ngày kể từ ngày kết thúc năm Báo cáo tài chính năm phải được kiểm toántrước khi trình Đại hội đồng cổ đông thông qua.

Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi cho cơ quan cấp trên vàcơ quan Nhà nước theo quy định của pháp luật Cụ thể, các cơ quan đó là:Cục thuế Hà Nội, Chi cục thống kê Hà Nội, Cục tài chính doanh nghiệp …vàTập đoàn Điện lực Việt Nam, các ngân hàng đối tác Ngoài ra, báo cáo tàichính còn được yêu cầu gửi đến các thành viên Hội đồng quản trị, các thànhviên trong Ban kiểm soát, Ban giám đốc và các cán bộ quản lý khác nếu Giámđốc thấy cần thiết.

Toàn bộ các báo cáo của Công ty được lập theo quy định của Nhà nướcvà Tập đoàn, tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện và kháchquan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp cácthông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá hoạt động của doanhnghiệp trong kỳ đã qua và đưa ra những dự đoán trong tương lai Thông tincủa báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định quảnlý, điều hành hoặc đầu tư Trách nhiệm đó do phó phòng kế toán đảm nhiệm

1.2 Thực tế hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tạiCông ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1

1.2.1 Đặc điểm, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

1.2.1.1 Đặc điểm và phân loại chi phí sản xuất sản phẩm

Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là một doanh nghiệp hoạt độngtrên lĩnh vực xây lắp, có chức năng tư vấn khảo sát thiết kế các công trìnhđiện, là khâu đầu tiên của các công trình xây dựng cơ bản Sản phẩm của côngty mang tính đặc thù cao, không phải là vật phẩm tiêu dùng mà nó chỉ là cácbản vẽ thiết kế và tài liệu kỹ thuật, tính toán thiết kế, dự toán công trình, sốliệu khảo sát có được sau khi khảo sát công trình Hơn nữa, Công ty là mộtdoanh nghiệp có quy mô tương đối lớn, với hơn 2000 lao động bình quân mỗinăm, nhiều đơn vị trực thuộc và các xí nghiệp hạch toán độc lập Do đó, chiphí sản xuất của Công ty có những đặc điểm sau:

- Chi phí sản xuất của Công ty bao gồm một phần chi phí trực tiếp phụcvụ cho hoạt động khảo sát, thiết kế phát sinh tại các đơn vị nhận khoán, vàmột phần chi phí phát sinh tại công ty.

- Sản phẩm của Công ty khi tiêu thụ chỉ qua thủ tục bàn giao giữa bên A(chủ đầu tư) và B (bên nhận thầu) trên cơ sở kiểm nhận khối lượng, chấtlượng công việc theo đúng dự toán đã quy định Vì vậy, trước khi thực hiệnCông ty phải lập dự toán chi phí cho từng công trình.

- Chi phí sản xuất phát sinh lớn và cho nhiều đối tượng khác nhau, do vậycần phải theo dõi chi tiết theo từng loại chi phí, từng đơn vị sản xuất và từngcông trình, hạng mục công trình Các chi phí phát sinh được theo dõi theotừng tháng nhưng công tác tập hợp chi phí và tính giá thành được tiến hànhvào cuối quý.

Chi phí sản xuất sản phẩm là khoản mục chi phí lớn, có ảnh hưởng trựctiếp đến công tác tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty Do đó việc quản lý chặt chẽ các khoản mục chiphí là một việc rất quan trọng nhằm đạt hiệu quả cao Để thuận lợi cho côngtác quản lý thì trước hết phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất một cáchhợp lý, phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh và yêu cầu quản trị

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiệncho việc tính giá thành, chi phí sản xuất ở Công ty được phân loại theo khoảnmục tính giá thành Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất của Công ty baogồm các khoản:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi công

- Chi phí sản xuất chung

Bên cạnh đó theo quy định của EVN, chi phí tại Công ty còn được phânloại và theo dõi theo yếu tố chi phí

1.2.1.2 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất

Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của Công ty là từng công trình haytừng giai đoạn công việc hoàn thành của từng công trình do các đơn vị đảmnhiệm Do phần lớn các công trình mà Công ty thực hiện có thời gian dài, cókhi lên tới hàng chục năm nên việc tập hợp chi phí sản xuất ở Công ty đượcthực hiện cho một khối lượng công việc nhất định theo thời gian nhất định,quý và năm theo từng công trình.

Về phương pháp tập hợp chi phí sản xuất, Công ty sử dụng kết hợp cảphương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp, tức là chi phí phát sinh trựctiếp cho công trình, hạng mục công trình nào sẽ được hạch toán trực tiếp vàocông trình, hạng mục công trình đó, còn các chi phí phát sinh liên quan đến

nhiều công trình thì kế toán sẽ tập hợp lại và cuối kỳ sẽ tiến hành phân bổ chotừng đối tượng theo tiêu thức phân bổ thích hợp.

Để tập hợp chi phí sản xuất, Công ty sử dụng các tài khoản: 621- chi phíNVLTT, 622- chi phí NCTT, 623- chi phí sử dụng MTC, 627- chi phí SXC,154- chi phí SXKD dở dang Đến cuối quý, kế toán sẽ tiến hành phân bổ, kếtchuyển và tổng hợp toàn bộ các chi phí trên tài khoản 154 Các tài khoản trênđều được chi tiết theo loại hình sản xuất kinh doanh- theo quy định của Tậpđoàn EVN Theo đó, Công ty sử dụng chủ yếu các mã loại hình sau:

- 32: Sản xuất kinh doanh khác - Khảo sát, thiết kế 321: Khảo sát

322: Thiết kế - 4: Dịch vụ

1.2.1.3 Đối tượng và phương pháp tính giá thành

Cần phải phân biệt đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tínhgiá thành, nhưng dựa vào đặc điểm tổ chức sản xuất và để thuận lợi cho côngtác hạch toán và tính giá thành, Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 đãlựa chọn đối tượng tính giá thành trùng với đối tượng hạch toán chi phí sảnxuất- là từng công trình, theo từng giai đoạn công việc cụ thể do các đơn vịkhoán thực hiện.

Kỳ tính giá thành của Công ty là khi giai đoạn công việc của từng côngtrình hoàn thành bàn giao, thường được tiến hành vào cuối mỗi quý.

Công ty sử dụng phương pháp tính giá thành là phương pháp trực tiếp(phương pháp giản đơn) cho từng giai đoạn công việc hoàn thành của từngcông trình Đây là phương pháp đơn giản và được sử dụng phổ biến tại nhiềuđơn vị Theo đó, giá thành sản phẩm của Công ty được tính theo công thức:

Giá thànhsản phẩm

= Chi phí sản xuấtdở dang đầu kỳ

+ Chi phí sản xuấtphát sinh trong

- Chi phí sản xuấtdở dang cuối kỳ

Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 tiến hành khảo sát, thiết kế chohàng chục công trình lớn nhỏ khác nhau hàng năm, do đó chuyên đề đi sâunghiên cứu quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩmcủa giai đoạn thiết kế kỹ thuật công trình thủy điện Huội Quảng do Đoàn thiếtkế thủy điện 1 (gọi tắt là Đoàn 1) thực hiện trong quý IV năm 2007.

1.2.2 Nội dung và trình tự hạch toán chi phí sản xuất

1.2.2.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí nguyên vật liệu trực tiếpthực tế phát sinh, bao gồm: giá trị thực tế của vật liệu chính, vật liệu phụ,nhiên liệu, phụ tùng lao động…cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành sảnphẩm.

Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là doanh nghiệp sản xuất đặcbiệt, sản phẩm chính của Công ty là bản vẽ thiết kế, tài liệu thuyết trình và dựtoán công trình cho các công trình nguồn và lưới điện…Vì vậy, chi phínguyên vật liệu của Công ty phát sinh ít trong giá thành khảo sát và thiết kế(chỉ chiếm khoảng 2-8%) Tuy nhiên việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm chi phínguyên vật liệu là yêu cầu cần thiết nhằm tránh lãng phí, hạ giá thành sảnphẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.

Nguyên vật liệu trực tiếp ở Công ty bao gồm chủ yếu các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Cần khoan, ống khoan, mũi khoan, dụng cụ vẽkỹ thuật, giấy vẽ, mực in, văn phòng phẩm khác…

- Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu điện, sắt thép các loại và các vật tư khác.- Dụng cụ phụ tùng: Phụ tùng khoan đào, phụ tùng ô tô…

- Nhiên liệu: Xăng ô tô, dầu diezel, dầu mỡ phụ…

- Phế liệu thu hồi: Phụ tùng hỏng thay ra khi sửa chữa, máy tính thanh lý,máy chữ thanh lý…

Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thểcủa sản phẩm, vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, kếthợp với vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sảnphẩm Nhiên liệu và phụ tùng có chức năng tương tự như vật liệu phụ, tuy nóchiếm tỷ lệ nhỏ nhưng không thể thiếu trong quá trình sản xuất.

Trước đây nguyên vật liệu được nhập kho của Công ty và được cấp theodự toán, từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường Công ty không những chỉnhận các công trình được giao mà còn tham gia đấu thầu, nhận thầu, gia côngngoài nên mọi nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đều tự muasắm.

Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ

Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng cácchứng từ sau:

Giấy đề nghị tạm ứng, Hợp đồng mua bán, Hóa đơn giá trị gia tăng,Phiếu chi, Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng cơ chế khoán cho các đơn vị nên chi phínguyên vật liệu phát sinh một phần tại các đơn vị và một phần trên Công ty.Nguyên vật liệu phát sinh tại đơn vị nào sẽ do đơn vị đó tự mua sắm, còn trênCông ty sẽ do phòng Văn phòng (P1) đảm nhiệm.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư hàng tháng của đơn vị hoặc nhu cầusử dụng vật tư thực tế, nhân viên Công ty sẽ làm Giấy đề nghị tạm ứng trongđó nêu rõ các thông tin như: Tên, bộ phận công tác, lý do tạm ứng và số tiềntạm ứng Sau đó giấy đề nghị tạm ứng sẽ được trình lên trưởng phòng (nếu tạiđơn vị khoán) hoặc ban Giám đốc (nếu tại Công ty) phê duyệt Căn cứ trênGiấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt, kế toán ghi vào sổ tạm ứng và hạch

toán vào sổ chi tiết TK 141, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 141 Khi nhânviên trình đầy đủ Hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì kế toán mới tiến hành hoànứng hay thanh toán và viết phiếu chi.

Nếu vật tư mua về được nhập vào kho thì sau khi tiến hành thủ tục kiểmnhận số lượng, chất lượng, thủ kho sẽ tiến hành viết Phiếu nhập kho và ghichép vào Thẻ kho Khi có nhu cầu sử dụng, người có nhu cầu sẽ tiến hành lậpPhiếu yêu cầu sử dụng vật tư trình lên trưởng phòng hay cấp có thẩm quyềnphê duyệt sau đó sẽ chuyển cho kế toán để lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất khođược chuyển xuống thủ kho để thủ kho tiến hành kiểm kê và giao vật tư, kývào phiếu xuất, và sau đó chuyển lại cho kế toán để tiến hành ghi sổ.

Nếu vật tư mua sắm được sử dụng trực tiếp không qua kho thì căn cứ vàoHóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho xuất thẳng, kế toán tiến hành hạch toán nhậpdữ liệu vào máy.

Công ty áp dụng hình thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừnên khi mua vật tư về, phần thuế GTGT đầu vào ghi trên hóa đơn được tậphợp vào TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ để tách riêng phần thuế GTGTđầu vào, làm cơ sở khấu trừ thuế GTGT phải nộp

Tại Đoàn 1, vật tư mua về được căn cứ vào nhu cầu thực tế và chủ yếu làvăn phòng phẩm Do đơn vị thường mua của nhà cung cấp quen thuộc nênkhông cần ứng trước cho cán bộ vật tư mà gọi điện cho nhà cung cấp manghàng đến Sau đó Hóa đơn sẽ được đơn vị chuyển lên cho Phòng Tài chính-Kế toán để hạch toán và thanh toán với nhà cung cấp thông qua Tiền gửi ngânhàng của Công ty Vật tư mua về thường xuất dùng ngay trong kỳ nên kế toán

sử dụng Phiếu nhập kho xuất thẳng, và tính giá xuất theo phương pháp giáthực tế đích danh.

Ví dụ: ngày 06 tháng 12 năm 2007, đơn vị đã mua hàng của nhà cung cấp là Công ty cổ phần Thanh Hà, và xuất dùng ngay trong quý IV/2007, công ty đã sử dụng những chứng từ sau để hạch toán:

HÓA ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàngNgày 06 tháng 12 năm 2007

Mẫu số: 01 GTKT-3LLLT/2007B

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị: Đoàn 1, Công ty Tư vấn xây dựng điện 1Địa chỉ : Km 9+200 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà NộiSố tài khoản:

Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS: 0100100953

STTTên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, năm trăm không bốn nghìn, bảy trăm đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Đơn vị:Địa chỉ:

PHIẾU NHẬP KHO

Xuất thẳng

Ngày 06 tháng 12 năm 2007

Mẫu số: 01- VTTheo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20 tháng 3 năm 2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Nợ: 621 Số:Có: 152

Họ, tên người giao hàng: Bùi Thị Dưỡng Theo: ….HĐ số 76231… ngày 06 tháng 12 năm 2007 của ……… Nhập tại kho: xuất cho các tổ sản xuất……… Địa điểm: Đoàn 1……

Tên, nhãn hiệu, quycách, phẩm chất vật tư,dụng cụ, sản phẩm, hànghóa

Số lượng

Đơn giáThànhtiềnTheo

chứng từ

Thựcnhập

Hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ (Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho xuấtthẳng, Hóa đơn giá trị gia tăng) và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ củachúng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy Đối với nguyên vật liệu khixuất dùng xác định chính xác được sử dụng cho công trình nào sẽ được kếtoán hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154 mở chi tiết cho công trình đó Đốivới nguyên vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng thì sẽ đượchạch toán vào tài khoản 621 và cuối kỳ tiến hành phân bổ cho từng côngtrình Tài khoản 621 được hạch toán chi tiết theo loại hình sản xuất kinhdoanh.

Trên cơ sở số liệu được cập nhật, máy tính tự động vào sổ chi tiết TK621, , Nhật ký chung và sổ cái TK 621.

CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 1

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

621- CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRỰC TIẾPTừ ngày 01/10/07 Đến ngày 31/12/07

PHÁT SINHCÓ

Cộng phát sinhSố dư cuối kỳ

Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007

LÊ MINH HÀ

Hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Sau khi dữ liệu được chuyển vào sổ chi tiết TK 621, máy tính sẽ tự động cậpnhật vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 621.

CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 1

31/12Trích BHXH, BHYT, KPCĐ6273221 3382.894.772.081…

31/12K/c CP CCDC- CT HuộiQuảng

31/12K/c Giá vốn- CT HuộiQuảng

Trang …/227Ta thấy với hình thức ghi sổ NKC thì cách thiết kế sổ của công ty là chưa phùhợp và không đúng với chế độ quy định hiện hành Tuy việc ghi sổ khôngphải tiến hành thủ công như trước, số liệu sau khi được kế toán nhập vào máysẽ tự động “đổ” về các sổ tài khoản liên quan nhưng với cách thiết kế này sẽgây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.

CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 1

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

621-CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRỰC TIẾPTừ ngày 01/10/07 Đến ngày 31/12/07

PHÁT SINHCÓ

1.2.2.2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp phản ánh tiền lương phải trả cho công nhânsản xuất trực tiếp, bao gồm: tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp của cả côngnhân trực tiếp sản xuất do doanh nghiệp quản lý và công nhân thuê ngoài.Khoản mục này không bao gồm các khoản trích theo tiền lương như: BHXH,BHYT, KPCĐ… của công nhân trực tiếp sản xuất.

Do đặc thù của ngành xây dựng cơ bản- các công trình thi công nằm ởcác địa phương, vùng miền khác nhau, sản phẩm xây lắp (công việc khảo sátphải tiến hành) cố định ở nơi sản xuất, trong khi các yếu tố sản xuất như vậtliệu, máy thi công, lao động…phải di chuyển đến nơi đặt công trình Vì vậy