Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và thanh toán với Ngân sách Nhà nước tại Công ty TNHH In Thương Mại và Xây dựng Nhật Quang

Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và thanh toán với Ngân sách Nhà nước tại Công ty TNHH In Thương Mại và Xây dựng Nhật Quang

MôC LôC

Lời mở đầu

Các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp dịch vụ nói riêng đều chịu tác động của các quy luật kinh tế trong đó quy luật cạnh tranh là yếu tố khách quan, nó vừa là thách thức vừa là động lực để các doanh nghiệp tồn tại và phát triển Mục tiêu lớn của các doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả và mang lại lợi nhuận cao Để kinh doanh có hiệu quả, để có thể cạnh tranh đ-ợc và đứng vững trên thị trờng, một biện pháp vô cùng cần thiết là các doanh nghiệp phải quản lý và thực hiện tốt vốn bằng tiền và thực hiện thanh toán với Ngân sách Nhà nớc nhằm đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giữa các thành phần kinh tế, nó sẽ kích thích nền kinh tế phát triển nhanh hơn.

Mặt khác vốn bằng tiền và các khoản thanh toán với Ngân sách Nhà nớc đánh giá thực lực của công ty trong quá trình kinh doanh cũng nh khả năng tài chính của doanh nghiệp, từ đó tạo niềm tin cho các đối tác có quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với doanh nghiệp, ngoài ra nó còn thể hiện vòng lu chuyển tiền tệ cuả doanh nghiệp có nhanh chóng hiệu quả hay không, để từ đó có thể đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Nh vậy, nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán vốn bằng tiền kết hợp với việc tìm hiểu thực tế kế toán vốn bằng tiền và thanh toán với Ngân sách

thời gian thực tập, trên cơ sở những kiến thức đã học cùng sự hớng dẫn tận tình của Cô giáo Nguyễn Thị Hơng và các anh chị trong phòng kế toán của công ty,

em đã chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiềnvà thanh toán với Ngân sách Nhà nớc tại Công ty TNHH In Thơng Mại và Xây dựng Nhật Quang”

Kết cấu của chuyên đề bao gồm:

- Chơng I: Tổng quan về đặc điểm kinh tế và tổ chức quản trị kinh doanh tại Công ty TNHH In Thơng Mại và Xây dựng Nhật Quang.

- Chơng II: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và thanh toán với Ngân sách Nhà nớc tại Công ty TNHH In Thơng Mại và Xây dựng Nhật

Mại và Xây dựng Nhật Quang đóng góp ý kiến và chỉ bảo em thêm để

chuyên đề của em đợc hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG II

tổng quan về đặc điểm kinh tế và tổ chức quản trị kinh doanh tại công ty TNHH IN THƯƠNG MạI Và XÂY DựNG

NHậT QUANG

I đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty TNHH IN THƯƠNG MạI Và XÂY DựNG NHậT QUANG1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Lịch sử(quá trình) hình thành và phát triển của công ty:

Trong bối cảnh nền kinh thế thị trờng đang ngày càng phát triển cùng với việc nớc ta đang hội nhập tổ chức WTO.Chính vì vậy mà các doanh nghiệp phải hoạch định cho mình một chính sách và chiến lợc tài chính đặc biệt vững chắc.Bên cạnh đó việc đầu t của các doanh nghiệp vào các lĩnh vực và các nghành nghề cũng là điều hết sức đợc quan tâm Do đó để đáp ứng cho những nhu cầu kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp nắm rõ về các vấn đề về luật kế toán,tài

Th-ơng Mại và Xây dựng Nhật Quang đóng vai trò khá quan trọng trong việc quảng

cáo và hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp trên cả nớc.

- Nghành nghề, quy mô kinh doanh, đăc điểm về sản phẩm thị trờng

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp dịch vụ, công ty hiện nay có các Nghành nghề kinh doanh sau:

+ In ấn và thiết kế quảng cáo ; + Dịch vụ t vấn về xây dựng;+ Dịch vụ xúc tiến thơng mại ;

+ Dịch vụ t vấn về các vấn đề môi trờng và xử lý chất thải( không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình) ;

Với những sản phẩm đợc cung cấp từ những hệ thống văn bản pháp luật do nhà nớc ban hành và những cán bộ có trình độ chuyên môn về luật cao, cùng với các dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, Công ty đã tạo dựng đợc thơng hiệu và đợc nhiều khách hàng biết đến Khách hàng chủ yếu của công ty đa phần là các doanh nghiệp t nhân mới thành lập và các doanh nghiệp đã và đang hoạt động.

3 Đăc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty, căn cứ vào điều

kiện hoạt động kinh doanh đặc điểm kinh doanh của công ty, tổ chức bộ máy của công ty đợc bố trí theo sơ đồ sau:

-Mô hình tổ chức bộ máy:

Công ty TNHH In Thơng Mại và Xây dựng Nhật Quang đợc tổ chức bộ

máy quản lý gọn nhẹ theo mô hình trực tuyến chức năng Mỗi nhóm chức năng đảm

nhiệm những phần công việc cụ thể Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp cho việc thực hiện những hợp đồng của công ty thành công nhanh chóng.

- Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty

- Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận

+ Giám đốc : là ngời đại diện pháp nhân cho công ty, là ngời chịu trách

nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty

+ Phó Giám đốc: Có chức năng hỗ trợ cho công việc của Giám Đốc, trực

tiếp điều hành phòng kế toán, phòng t vấn Chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc về hoạt động của bộ phận mình quản lý.

+Phòng t vấn: Tổ chức thu thập thông tin và t vấn cho khách hàng.

+Phòng kế hoạch: là phòng có nhiệm vụ vạch ra kế hoạch sản xuất cho công

Phòng nghiệp

Kế toán

Thủ QuỹPhòng

kế toán

Phòng kỹ thuật

Phòng kế hoạch

Kế toán tiền

máy móc thiết bị.

+Phòng nghiệp vụ: thực hiện tìm kiếm những đối tác kinh doanh theo đúng

pháp luật,lập phơng án kinh doanh trình giám đốc trớc khi thực hiện hợp đồng.

+ Phòng Kế toán: Tổ chức hoạt động kế toán tài chính theo quy định thống

nhất của Bộ Tài Chính Quản lý thu chi v các hoạt động t i chính khác của Côngà àty, theo dõi công nợ của khách h ng, hạch toán chi phí kinh doanh, cân đối t i sảnà àv nguốn vốn, hạch toán lợi nhuận, thanh quyết toán với Nh nà à ớc v chịu tráchànhiệm về vấn đề t i chính của Công ty trà ớc cơ quan t i chính cấp trên v lãnh đạoà àCông ty, tham mu cho ban Giám đốc trong hoạt động kinh doanh của Công ty Cung cấp số liệu đầy đủ kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của Giám Đốc.

+ Kế toán trởng: Là ngời đợc bổ nhiệm đứng đầu bộ máy kế toán, ngời chỉ

đạo chung và tham mu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lợc tài chính, kế toán cho doanh nghiệp Kế toán trởng là ngời hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra, điều chỉnh công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất(có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp)

Đảm nhiệm các nhiệm vụ về tổ chức thực hiện công tác kế toán của doanh nghiệp ( sổ sách,báo cáo thuế,báo cáo tài chính ) Tổ chức điều hành bộ máy kế…toán của doanh nghiệp.

+ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt cho đơn vị, quản lý thu, chi Căn cứ vào các chứng từ thu, chi để thu và chi đúng đối tợng, số tiền Cập nhật sổ quỹ hàng ngày, rút số d và đối chiếu với kế toá tiền mặt Ngoài ra có thể có thêm những quy định và nhiệm vụ khác tuỳ theo sự sắp xếp của cấp trên

+ Kế toán tiền mặt: thu tiền và chi tiền theo lệnh của giám đốc và kế toán

trởng dựa trên các phiếu thu, phiếu chi.

4 Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty

- Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây:

Măc dù công ty gặp phải rất nhiều khó khăn trong sự phát triển của mình

và lợi nhuận đều tăng qua các năm cũng nh các khoản nộp ngân sách nhà nớc đều đợc thực hiện đầy đủ.

Điều này đợc thể hiện qua bảng các số liệu sau:

Bảng biểu số 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2009

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Năm 2009

Qua các số liệu trên, ta có thể thấy doanh thu cung cấp dịch vụ năm 2009 có giảm so với năm 2008 nhng lợi nhuận năm 2009cao hơn so với năm 2008 Điều đó chứng tỏ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong năm 2009.

Xây dựng Nhật Quang.

Mặc dù khi mới thành lập Công ty còn gặp nhiều khó khăn với số vốn hạn chế là 1.500.000.000 đồng, Song công ty đã vợt qua mọi gian nan thử thách và cho đến nay công ty đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trờng Dới đây là một số chỉ

Chỉ tiêu

Mã số

Thuyết

minhNăm nayNăm trớc

1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ01IV.08424,836,636430,949,088

-3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ ( 10 = 01-

-5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ ( 20=10-11 )20424,836,636430,949,088

9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+21-22-24)3046,995,3326,778,568

-13.Tổng lợi nhuận kế toán trớc thuế (50=30+40)50IV.0945,945,3326,778,568

-15.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51)6045,945,3326,778,568

tiêu phản ánh tình hình tài chính của công ty

Bảng biểu số 2: Một số chỉ tiêu về tình hình tài chính của công ty

In Thơng mại và Xây dựng Nhật Quang đợc tổ chức theo mô hình tập trung

Mọi công việc từ khâu lập chứng từ đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đều đợc thực hiện tại phòng kế toán Công ty có 3 kế toán, mỗi ngời phụ trách và kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

- Chức năng và nhiệm vụ của từng ngời :

+ Kế toán trởng: Là ngời đợc bổ nhiệm đứng đầu bộ máy kế toán, ngời chỉ

đạo chung và tham mu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lợc tài chính, kế toán cho doanh nghiệp Kế toán trởng là ngời hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra, điều chỉnh công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất(có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp) Đảm nhiệm các nhiệm vụ về tổ chức thực hiện công tác

điều hành bộ máy kế toán của doanh nghiệp Kế toán trởng đảm nhiêm thực hiện phần hành kế toán kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội, kế toán tài sản cố định, chi phí, đồng thời đảm nhiệm công việc kê khai thuế

+ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt cho đơn vị, quản lý thu, chi Căn cứ

vào các chứng từ thu, chi để thu và chi đúng đối tợng, số tiền Cập nhật sổ quỹ hàng ngày, rút số d và đối chiếu với kế toá tiền mặt Ngoài ra có thể có thêm những quy định và nhiệm vụ khác tuỳ theo sự sắp xếp của cấp trên

+ Kế toán tiền mặt: thu tiền và chi tiền theo lệnh của giám đốc và kế toán

trởng dựa trên các phiếu thu, phiếu chi Kế toán tiền mặt thực hiện phần hành kế toán vốn bằng tiền

2 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH In

Th-Phòng kế toán

Kế toán

ơng Mại và Xây dựng Nhật Quang* Các chính sách kế toán chung

- Công ty TNHH In Thơng Mại và Xây dựng Nhật Quang áp dụng chế độ

kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.

- Về hình thức kế toán công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung với hệ thống sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán thống nhất Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung Theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm N đến ngày 30/12/N tính theo năm dơng lịch

- Đơn vị tiền tệ kế toán là đồng Việt Nam Trờng hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá hối đoái thực hiện hoặc tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhà nớc công bố tại thời điểm quy đổi, trừ khi có quy định khác

- Đối với hàng tồn kho, công ty thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp tính giá trị vốn hàng tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp bình quân gia quyền.

- Phơng pháp tính khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng.- Đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.* Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty

Doanh nghiệp tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán quy định trong quyết định 48/2006/QĐ-BTC Theo quyết định đó, hệ thống chứng từ kế toán của doanh nghiệp bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Chỉ tiêu lao động tiền lơng- Chỉ tiêu về tiền tệ

- Chỉ tiêu về tài sản cố định* Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Kế toán của công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo đúng chế độ hiện hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC cụ thể nh sau:

- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả

Doanh nghiệp chỉ sử dụng TK thuế và các khoản phải nộp ngân sách (TK 333), phải trả công nhân viên (TK334), Thuế TNDN (TK 3334), Thuế môn bài (TK 3338).

- Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu

Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thởng, phúc lợi nên không sử dụng TK 431.

- Tài khoản loại 5: Doanh thu

Doanh nghiệp không sử dụng TK 521,531,532- Tài khoản loại 6: Chi phí

Doanh nghiệp chỉ sử dụng TK 642- Tài khoản loại 7: thu nhập khác- Tài khoản loại 8: Chi phí khác

- Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh+ Hớng mở chi tiết của các tài khoản:

• Các tài khoản chi tiết gồm :

+TK 64221: chi phí lơng công nhân viên + TK 64222: chi phí vật liệu quản lý + TK 64223: chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6224: Trích khấu hao TSCĐ + TK 64225: Thuế, phí và lệ phí

+ TK 64227: chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 64228: Chi phí băng tiền khác

+ TK 5113: Phí dịch vụ t vấn

+ Tài khoản 133- Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ : Các tài khoản cấp 2 của tài khoản này là:

TK 1331- thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụTK 1332- Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định

+Thuế GTGT đầu ra:Tài khoản 3331- thuế GTGT phải nộp Tài khoản này có hai tài khoản cấp hai;

TK 33311- thuế GTGT đầu ra

TK 33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu

* Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán- Hệ thống sổ sách kế toán:

Doanh nghiệp áp dụng theo hình thức sổ Nhật ký chung.

Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoảnSổ kế toán chi tiết gồm có : Sổ chi tiết tài khoản 642,3331,3334,3338

Theo hình thức Nhật ký chung, trình tự ghi sổ kế toán của công ty đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán của công ty TNHH In Thơng Mại và xây dựng Nhật Quang

Chứng từ kế toán

Sổ Nhật ký đặc biệt

số phát sinh

Báo cáo tài chính

ợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3,5,10 ngày hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp tong sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khooản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đợc đông thời ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ những sổ, thẻ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập Báo cáo tài chính Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên tài khoản bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung(hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

- Hệ thống báo cáo kế toán

- Chế độ lập báo cáo tài chính theo quyết định số 48/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính.

+ Thời gian lập Báo cáo tài chính theo kỳ kế toáo năm(bắt đầu từ ngày 01/01/N kết thúc vào ngày 31/12/N)

+ Đ ơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam đồng

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp cơ quan nhà nớc và nhu cầu hữu ích của ngời sử dụng trong việc đa ra các quyết định kinh tế.

Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác, lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh, thuế và các khoản nộp nhà nớc

Các báo cáo tài chính đợc sử dụng để tính toán các chiêu tài chính và đánh giá kết quả hoạt động của công ty tròn năm vừa qua và là ngồn thông tin để

cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế.

Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trớc ngày 1/4 hàng năm.

Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm các loại sau:+ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01- DN

+ Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN+ Báo cáo kết quả kinh doanh : Mẫu số B02 – DN

+ Nộp Báo cáo tài chính cho Chi cục thuế Hoàn Kiếm.

- Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các Ngân hàng, kho bạc, các trung tâm tài chính.

- Vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ và tài sản có thể chuyển ngay thành tiền do doanh nghiệp sở hữu.

* Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền:

+ Nguyên tắc thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kế toán sử

dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “ đồng “ Việt Nam để phản ánh.

+ Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền

hiện có, tình hình thi, chi toàn bộ các loại tiền.

Các tài khoản sử dụng :

hàng và các tổ chức thuê tài chính.

Cấu trúc chung:

+ Nguyên tắc quản lý dòng tiền :

1.Tính toán và dự đoán các dòng tiền trong tơng lai:

Lập các dự báo về dòng tiền cho năm tới, quý tới và có thể là cả cho tuần tới nếu công ty đang trong tình trạng khó khăn về khả năng thanh toán Dự báo chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty nhận thức đợc những khó khăn về tiền trớc khi nó xảy ra.

Dự báo về dòng tiền phải là những dự đoán có căn cứ, dựa trên cân đối giữa nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: việc thanh toán của khách hàng trong quá khứ, dựa trên những tính toán kỹ lỡng về các khoản sắp phải chi, và khả năng yêu cầu thanh toán của công ty Các dự đoán đợc dựa trên các giả định rằng khách hàng sẽ thanh toán trong cùng một khoảng thời gian giống nh những lần thanh toán trớc đó, công ty sẽ cho phép gia hạn thanh toán tơng tự nh những lần trớc đó Và các khoản chi thờng bao gồm chi đầu t nâng cấp tài sản, các khoản chi cần thiết khác.

Bắt đầu dự đoán dòng tiền bằng việc cộng số d tiền tại thời điểm đầu kỳ với các khoản tiền dự kiến thu đợc từ các nguồn khác nhau Để làm đợc việc đó phải thu thập các thông tin từ phòng kinh doanh, kế toán và từ phòng tài chính Khi tiến hành chi tiền không có nghĩa kà khi nào chi mà phải xác đinh là chi cho cái gì Liệt kê các khoản chi, bao gồm chi phí thuê, tiền lơng và thuế phải trả hoặc các khoản phải trả khác nh chi phúc lợi, mua dụng cụ văn phòng, đồ dùng văn phòng, quảng cáo, sửa chữa tài sản, nhiên liệu.

2 Cải thiện các khoản thu:

Công ty cần cải thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát tốt các khoản công nợ phải thu của khách hàng.

• Yêu cầu khách hàng trả trớc một phần tiền tại thời điểm đặt hàng;

họ thanh toán sớm tiền hàng;

• Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu Nếu nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày thì không nên trả trong vòng 15 ngày;

công ty Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần phải có sự tin tởng và thông cảm từ phía nhà cung cấp;

nhà cung cấp Nó có thể có lợi cho công ty nhng cũng có thể là một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm, Cần xem xét chi tiết các điều khoản;

khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cảI thiện dòng tiền của công ty hơn là mặc cả đợc giá rẻ.

Khi tiền xuất ra cũng nh khi tiền vào phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ.

+ Nguyên tắc kiểm soát nội bộ liên quan đến quản lý và sử dụng vốn bằng tiền:

Tiền đợc coi nh mạch máu lu thông của doanh nghiệp, vì vậy đòi hỏi phải có những nguyên tắc quản lý chặt chẽ vốn băng tiền để tránh thất thoát, gian lân.

Đối với tiền mặt: hạn chế tiền tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng Cần khuyến khích thanh toán qua ngân hàng.

Xây dựng những quy tắc rõ rệt về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thanh toán Ví dụ: Thiết lập quy trình cụ thể khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng với quyền phê duyệt của các cấp quản lý để xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi trong nội bộ đơn vị hay giữa các đơn vị với tổ chức, cá nhân bên ngoài.

Cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nghiệm Chẳng hạn nh cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không đợc giữ sổ sách kế toán đối với loại tài sản đó, kế toán không đợc kiêm nhiệm thủ quỹ …Tiền nhập vào hay xuất ra khỏi đơn vị phải có chứng từ hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của ngời nhận, ngời giao và các bên có trách nhiệm liên quan.

Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập và xuất quỹ tiền mặt… Hàng ngày thủ

quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán quỹ tiền mặt Nếu có chênh lệch phải xác đinh nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết.

Cần tổ chức công tác kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất tiền mặt tồn quỹ Đối với tiền gửi Ngân hàng, định kỳ đối chiếu số d trên sổ sách của doanh nghiệp với số d tại Ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch.

II Kế toán tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH IN THƯƠNG MạI Và XÂY DựNG NHậT QUANG

1 Tổ chức quản lý và luân chuyển chứng từ

Tại quỹ tiền mặt của công ty chỉ quản lý tiền mặt đồng Việt Nam giao cho thủ quỹ giữ, thủ quỹ sẽ là ngời quản lý quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệm mọi pháp lý, thủ quỹ chỉ đợc xuất, nhập quỹ tiền mặt khi đợc lệnh thu chi của giám đốc uỷ quyền cho kế toán trởng công ty Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, chi, và có đủ chữ ký của ngời giao, ngời nhận, ngời cho phép (kế toán trởng) sau khi đã thu, chi tiền thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền” Cuối ngày căn cứ vào thu, chi để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để vào sổ kế toán bằng tiền Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền quỹ thực tế, và đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt đối chiếu.

Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quỹ tiền mặt của công ty là : rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, tạm ứng, chi trả lơng cho nhân viên, chi mua các thiết bị văn phòng, chi các dịch vụ khác nh mua xăng, thanh toán tiền điện nớc….phục vụ cho hoạt đông kinh doanh của công ty.

Các chứng từ thờng đợc sử dụng là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Sau khi thủ quỹ nhận các chứng từ về phiếu thu và phiếu chi sẽ nhập tiền vào quỹ hoặc xuất quỹ và ghi vào sổ theo dõi riêng đối với quỹ tiền mặt Hàng ngày Thủ quỹ sẽ chuyển các chứng từ thu và chi tới kế toán tiền mặt để vào sổ chi tiết tiền mặt, Nhật ký thu tiền, chi tiền, sổ quỹ tiền mặt và sổ Nhật ký chung và từ nhật ký chung kế toán lấy số liệu vào sổ cái TK 111 Cuối tháng, căn cứ vào Nhật ký thu, chi tiền kế toán tiền mặt lên sổ cái TK 111 Hàng ngày thủ quỹ đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt với số tiền thực tế của quỹ Nếu phát hiện có chênh lệch thì phải báo ngay với kế toán tiền mặt và kế

toán trởng để tìm ra nguyên nhân, có biên pháp sử lý kịp thời Hàng tuần, cuối mỗi tháng kế toán trởng sẽ tiến hành kiểm kê quỹ đối chiếu số tiền thực tế của quỹ với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm quỹ.

Sơ đồ 4 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

2 Quy trình kế toán tiền mặt tại quỹ của công ty

Nh đã trình bày ở trên, hình thức sổ kế toán ở công ty là hình thức sổ Nhật ký chung, hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ gốc phát sinh từ các nghiệp vụ

Phiếu thu, phiếu chi

Sổ cái TK 111

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo Tài chính

kinh tế để tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, và các sổ có liên quan

Từ các chứng từ nh phiếu thu, phiếu chi,giấy báo nợ, giấy báo có kế toán vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (sơ đồ số 4)

Ví dụ1: Khi nhận đợc phiếu chi kế toán sẽ vào sổ nhận ký chung

Địa chỉ…….Ban hành theo QĐsố

48//2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BTC)

Quyển số…… Số: 07-T8

Phiếu Chi

Ngày 20 tháng 08 năm 2009Họ và tên ngời nhận tiền: Vũ Thị HuệĐịa chỉ : Phòng Hành Chính

Số tiền: 864.940 đồng viết bằng chữ ( Tám trăm sáu mơi bốn nghìn chín trăm bốn mơi đồng)

C«ng TY TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG §Þa chØ : Sè 4B, Lý Nam §Õ, Hµng M·, Hoµn KiÕm, Hµ Néi

MST : 0101604914

NHËt ký chungTh¸ng 08 n¨m 2009

01/08AA/99 T0854223

09/05

PhÝ vÐ m¸y bay(Hµ Néi - Sµi Gßn - Hµ

30,000

05/08EU/2008B 0076803 05/08Thu phÝ t vÊn doanh nghiÖp 1111111 1,500,000

05/08EU/2008B 0076803 05/08Thu phÝ t vÊn doanh nghiÖp 5115113 1,363,636

13/08 AV/2008B 001548013/08Dịch vụ phòng nghỉ - ăn uống 1331331 437,466

13/08 AV/2008B 001548013/08Dịch vụ phòng nghỉ - ăn uống 1111111 4,812,122

27/08DV/2008B 001924227/08Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 6426422

370,908

27/08DV/2008B 001924227/08Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 1331331 37,091

27/08DV/2008B 001924227/08Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 1111111 407,999 30/08BTTL07/2008 30/08Tiền lơng phải trả ngời lao động T8 642642264221 24,400,000

30/08BTTL07/2008 30/08Tiền lơng phải trả ngời lao động T8 334 24,400,000 30/08PC10/T7 30/08Thanh toán lơng cho ngời lao động T8 334 24,400,000

30/08PC10/T7 30/08Thanh toán lơng cho ngời lao động T8 1111111 24,400,000 30/08BPBKH08 30/08Trích khấu hao TSCĐ 642642264224 7,658,341

30/08 30/08Thuế GTGT đợc khấu trừ 3333331 227,273

Sau khi tiÕn hµnh vµo sæ NhËt ký chung, kÕ to¸n tiÕn hµnh vµo Sæ c¸i TK

C«ng TY TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG

P104 số 4B Lý Nam Đế, Hàng Mã, Hoàn Kiếm, Hà NộiMST: 0101604914

SỔ CÁIT8/Năm 2009Tên Tài khoản: Tiền mặt

Số hiệu: TK 111

Đơn vị tính: VNĐ

Ngày tháng

Chứng từ

Số hiệu

Ngày tháng

Diễn giải

Nhật ký chungTra

ng sổ

STT dòng

Số hiệu TKĐƯ

Số tiền

Số dư kỳ trước chuyển

Thanh to¸nl¬ng chngêi lao

Sổ quỹ tiền mặt

Từ ngày 01/08/09 đến ngày 30/08/09

Ngày, thỏng

ghi sổ

Ngày, thỏng chứng từ

Vộ mỏy bay (Hà Nội - Sài Gũn -Hà

Nội), Làm biển quảng cỏo, xăng6,380,000170,264,970

CễNG TY TNHH IN Thương Mại và Xõy Dựng Nhật Quang

P104 số 4B Lý Nam Đế, Hàng Mó, Hoàn Kiếm, Hà NộiMST: 0101604914

20/0807-T8Cước viễn thông T07/2008864,940164,072,663

III Kế toán tiền gửi ngân hàng của Công ty TNHH IN THƯƠNG MạI Và XÂY DựNG NHậT QUANG

1 Tổ chức quản lý và luân chuyển chứng từ

- Căn cứ để hạch toán trên TK 112 là ” Tiền Gửi Ngân Hàng” là các giấy báo có và báo nợ hoặc bản sao kê của Ngân Hàng kèm theo các chứng từ gốc nh ( uỷ nhiệm thu,chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi.)

- Khi nhận đợc chứng từ gốc của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu trên chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Cuối tháng cha xác định nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên Giấy báo nợ, báo có hoặc bản sao kê Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “ Phải thu khác”( Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác”( Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng) Sang tháng sau, kế toán tiếp tục kiểm tra, đối chiếu , xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ

Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng