BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG - BÀI GIẢNG CHUẨN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG - - BÀI GIẢNG CHUẨN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM Hà Nội, tháng 9/2011 LỜI NÓI ĐẦU Bộ môn Phát triển kỹ thành lập vào ngày 13 tháng năm 2007 theo định số 507/QĐ-ĐHTL-TCTB Hiệu trưởng Trường Đại học Thủy lợi góp phần thực mục tiêu đào tạo chiến lược phát triển trường Nhiệm vụ môn nghiên cứu, giảng dạy môn học kỹ năng: Kỹ giao tiếp, kỹ làm việc nhóm, kỹ tư phê phán nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức, kỹ giúp sinh viên học tập làm việc hiệu Trong thời kỳ hội nhập tồn cầu hóa nay, bên cạnh việc vững vàng kiến thức chun mơn việc thành thạo kỹ mềm thiếu ngày quan trọng người học Các kỹ cần thiết đề cập đến như: kỹ tư duy, kỹ tự học, kỹ giao tiếp, kỹ thuyết trình, kỹ làm việc nhóm hợp tác Nếu rèn luyện kỹ thành thạo, bạn sinh viên đạt kết cao học tập có nhiều hội sống Để phục vụ cho việc học tập sinh viên, môn Phát triển kỹ biên soạn giảng môn học Kỹ giao tiếp làm việc nhóm Bài giảng gồm chương sau: - Chương 1: Kỹ giao tiếp - Chương 2: Kỹ làm việc nhóm - Chương 3: Hướng dẫn tiểu luận Tham gia biên soạn giảng gồm có giảng viên thuộc môn Phát triển kỹ năng: - TS Đặng Tùng Hoa, chủ biên - ThS Đoàn Thị Hường - ThS Vũ Huy Vĩ - ThS Phạm Thị Phương Thảo - ThS Phạm Thị Hải Yến - ThS Vũ Thị Vân Anh - ThS Trương Thị Hương - CN Trần Thị Hải Yến - CN Bùi Thị Phương Thảo Nhóm tác giả xin cảm ơn PGS TS Lê Đức Ngọc, Giám đốc Trung tâm Kiểm định, Đo lường Đánh giá chất lượng giáo dục có góp ý qúy báu để mơn hồn thiện giảng Bộ mơn xin chân thành cảm ơn nhà trường tạo điều kiện cho mơn hồn thành giảng Mặc dù có nhiều cố gắng chắn chưa đáp ứng yêu cầu độc giả cịn có sai sót định Chúng tơi mong nhận góp ý Quý độc giả Các ý kiến đóng góp xin gửi về: Bộ mơn Phát triển kỹ Khoa Kinh tế Quản lý - Trường Đại học Thủy Lợi 175 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội ĐT : 04.38522982 hộp thư: bmphattrienkynang@wru.edu.vn; dangtunghoa@wru.edu.vn MỤC LỤC Chương 1: Kỹ giao tiếp I Khái quát giao tiếp 1 Khái niệm giao tiếp Vai trò giao tiếp Phân loại giao tiếp 4 Rào cản giao tiếp Nguyên tắc giao tiếp Phong cách giao tiếp II Các kỹ giao tiếp 13 Kỹ tạo ấn tượng ban đầu giao tiếp 13 1.1.Khái niệm ấn tượng ban đầu giao tiếp 13 1.2 Tầm quan trọng ấn tượng ban đầu giao tiếp 13 1.3 Các kỹ tạo ấn tượng ban đầu 14 1.4 Nghi thức giao tiếp 17 Kỹ lắng nghe 22 2.1 Khái niệm nghe lắng nghe 22 2.2 Vai trò lắng nghe 23 2.3 Những yếu tố cản trở việc lắng nghe 23 2.4 Các kiểu nghe cấp độ nghe 25 2.5 Các kỹ khác lắng nghe hiệu 29 Kỹ phản hồi giao tiếp 34 3.1 Khái niệm phản hồi 34 3.2 Ý nghĩa phản hồi 34 3.3 Các cách phản hồi 34 3.4 Nguyên tắc phản hồi 35 3.5 Kỹ phản hồi hiệu 37 Kỹ giao tiếp văn 43 4.1 Khái niệm giao tiếp văn 43 4.2 Lợi ích giao tiếp văn 43 4.3 Bố cục văn 45 4.4 Một số lưu ý chọn từ ngữ văn phong 46 4.5 Các hình thức giao tiếp văn 47 III Kỹ thuyết trình 50 3.1 Khái niệm thuyết trình 50 3.2 Chuẩn bị buổi thuyết trình 50 3.3 Cấu trúc thuyết trình 54 3.4 Một số kỹ thuyết trình 59 Chương II: Kỹ làm việc nhóm 73 I Khái quát làm việc nhóm 73 1.1 Khái niệm làm việc nhóm 73 1.2 Ý nghĩa làm việc nhóm 77 1.3 Nguyên tắc làm việc nhóm 79 1.4 Các giai đoạn phát triển nhóm 80 II Kỹ làm việc nhóm 82 2.1 Kỹ lãnh đạo 82 2.2 Kỹ quản lý mâu thuẫn nhóm 88 2.3 Kỹ tổ chức điều hành họp nhóm 96 Chương III: Quy trình thực tiểu luận 100 I Yêu cầu tiểu luận 100 1.1 Yêu cầu nội dung 100 1.2 Yêu cầu hình thức 101 1.3 Yêu cầu phương pháp 101 II Các bước thực tiểu luận 102 III Tài liệu tham khảo phụ lục 104 Tài liệu tham khảo 115 Danh mục bảng hình Danh mục bảng STT Tên bảng Trang Bảng 01: Phân biệt nghe lắng nghe 22 Bảng 02: Một số loại công cụ trực quan sử dụng thuyết trình 68 Bảng 03: Phân biệt tổ nhóm làm việc 74 Bảng 04: So sánh người lãnh đạo truyền thống đại 83 Danh mục hình STT Tên bảng Trang Hình 01: Mơ hình nghe lắng nghe 22 Hình 02: Chu trình lắng nghe 29 Hình 03: Mơ hình tổ làm việc 73 Hình 04: Các thành phần giao tiếp nhóm 75 Hình 05: Mơ hình 4M người lãnh đạo 84 Chương I: KỸ NĂNG GIAO TIẾP I KHÁI QUÁT VỀ GIAO TIẾP Khái niệm giao tiếp Mỗi người sinh lớn lên xã hội định Trong trình sống, người có nhiều mối quan hệ khác (quan hệ gia đình, quan hệ cơng việc, quan hệ bạn bè) nhiều nhu cầu khác (nhu cầu trao đổi thông tin, trao đổi kinh nghiệm, nhu cầu chia sẻ tình cảm, ) Tất mối quan hệ nhu cầu thực thơng qua hoạt động giao tiếp Có thể tóm tắt sau: giao tiếp trình trao đổi thông tin chủ thể tham gia thông qua phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ nhằm đạt mục đích định Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin hoạt động giao tiếp diễn hai chiều: truyền thông tin - nhận thông tin - phản hổi Chẳng hạn người A gửi cho người B thông điệp Người B nhận gửi lại cho người A thông điệp Đến đây, người B lại đóng vai trị người gửi, người A lại đóng vai trị người nhận Như vai của nhận người gửi ln hốn đổi cho Để giao tiếp với nhau, chủ thể giao tiếp phải nhờ đến phương ngôn ngữ phi ngơn ngữ Ngơn ngữ gồm lời nói, chữ viết; phi ngơn ngữ gồm có cử chỉ, hành động, thái độ, nét mặt, ánh mắt, nụ cười Kết hợp ngôn ngữ phi ngôn ngữ đem lại hiệu cao giao tiếp Mỗi giao tiếp có mục đích định Mục đích trao đổi cơng việc, hay chia sẻ tình cảm, hay giải trí Căn vào khái niệm giao tiếp, sơ đồ hố q trình giao tiếp sau: Nguồn: Bộ môn Phát triển kỹ (2009) - Người gửi: người phát thơng điệp (có thể người nói người viết) - Người nhận: người tiếp nhận thông điệp - Thông điệp: thông tin mà chủ thể giao tiếp muốn trao đổi với - Mã hoá: việc chuyển tải ý nghĩ thành thông điệp dạng ngôn ngữ phi ngôn ngữ - Kênh: cách liên lạc người gửi người nhận - Giải mã: q trình người nhận lý giải để hiểu thơng điệp người gửi - Phản hồi: việc người nhận đáp lại thông tin người gửi - Nhiễu: yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến trình giao tiếp Vai trò giao tiếp 2.1 Giao tiếp điều kiện cho tồn phát triển người Con người hay loài động vật tồn tách biệt với đồng loại Câu chuyện hai bé gái Kamala Amala Ấn Độ minh chứng Kamala Amala bị lạc vào rừng nhỏ Sau nhiều năm sống rừng, Kamala Amala nhà thám hiểm tìm thấy đưa trở xã hội loài người Nhưng trở với xã hội loài người, Kamala Amala khơng thích nghi được, sau thời gian ngắn hai chết Xã hội lồi người phát triển thiếu hoạt động giao tiếp Thông qua hoạt động giao tiếp, người chia sẻ cho kinh nghiệm sống, kinh nghiệm sản xuất Chẳng hạn kinh nghiệm chăn nuôi gia súc, gia cầm; kinh nghiệm trồng loại trái; kinh nghiệm chế tác loại dụng cụ lao động; kinh nghiệm chế biến loại thực phẩm; kinh nghiệm nhận biết điều trị loại bệnh Như vậy, giao tiếp làm phong phú thêm hiểu biết, vốn sống, kinh nghiệm người, giúp cho người tồn phát triển 2.2 Giao tiếp phương tiện để người chia sẻ thơng tin, tình cảm Con người ln có nhu cầu chia sẻ thơng tin biết muốn biết Để thực được điều đó, khơng có cách khác người phải nhờ đến phương tiện giao tiếp Giao tiếp giúp cho người chia sẻ thơng tin Nếu muốn biết lồi trồng hỏi nhà sinh vật học, muốn biết toán giải người giáo viên dạy tốn, muốn biết máy móc vận hành hỏi người kĩ sư chế tạo Mỗi người có nhiều mối quan hệ khác Khi mối quan hệ phát triển tốt, người cảm thấy vui; mối quan hệ xấu đi, người cảm thấy buồn Đã người có nhu cầu chia sẻ tâm tư, tình cảm với người khác Bởi niềm vui chia sẻ niềm vui tăng lên gấp bội, nỗi buồn chia sẻ nỗi buồn vơi 2.3 Giao tiếp môi trường người hồn thiện nhân cách Trong tiếng Hán có chữ “nhân” có nghĩa “lịng nhân từ” - phẩm chất đạo đức tốt đẹp người Chữ hai chữ “nhân” (nghĩa người) “nhị” (nghĩa hai) cấu thành Cách cấu tạo cho ta thơng điệp “muốn đánh giá người phải xem cách giao tiếp ứng xử người với người khác” Quả vậy, người khơng giao tiếp với khơng biết người Thông qua giao tiếp với người khác, người nhận thức tốt, xấu, học hỏi điều hay lẽ phải, loại bỏ điều chưa để hồn thiện Như giúp cho người hoàn thiện nhân cách 3 Phân loại giao tiếp 3.1 Căn vào phương thức giao tiếp Giao tiếp trực tiếp Giao tiếp trực tiếp cách giao tiếp chủ thể giao tiếp trực tiếp gặp gỡ, trao đổi với Điển hình loại hình giao tiếp vấn tuyển dụng, hội đàm song phương, buổi hội thảo,… Giao tiếp trực tiếp loại hình giao tiếp thơng dụng nhất, có nhiều ưu điểm như: - Thơng tin truyền - nhận nhanh chóng; - Thấy hình thức, thái độ nhau; - Thơng tin có độ xác, tin cậy cao; - Hai bên trao đổi nhiều vấn đề; - Có thể điều chỉnh nội dung, cách trình bày Bên cạnh ưu điểm trên, giao tiếp trực tiếp có số hạn chế: - Không gian giao tiếp bị giới hạn - Các chủ thể giao tiếp dễ bị chi phối yếu tố ngoại cảnh Giao tiếp gián tiếp Giao tiếp gián tiếp cách giao tiếp chủ thể giao tiếp trao đổi thông tin với thông qua người thứ ba qua phương tiện truyền tin: điện thoại, thư từ… Ưu điểm loại hình giao tiếp đối tượng giao tiếp giao tiếp với khoảng khơng gian rộng Ví dụ người ta trao đổi thông tin với hai nửa địa cầu nhờ điện thoại, e-mail Tuy nhiên loại hình giao tiếp có số hạn chế: phản hồi thông tin thường chậm, chủ thể giao tiếp thường không thấy vẻ mặt người đối thoại, khơng biết họ làm gì, hồn cảnh 3.2 Căn vào hình thức tổ chức giao tiếp Giao tiếp thức Giao tiếp thức giao tiếp mang tính cơng vụ, tn theo quy định cụ thể Ví dụ: hội họp, mít tinh, đàm phán tổ chức Trong giao tiếp thức, nội dung giao tiếp thường ấn định trước, chuẩn bị trước, tính xác thơng tin cao Giao tiếp thức địi hỏi chủ thể giao tiếp phải chuẩn bị công phu nội dung cần trao đổi phải có kỹ nói lưu lốt, trơi chảy Muốn vậy, cần phải có vốn từ ngữ phong phú hiểu biết sâu rộng vấn đề cần trao đổi Giao tiếp khơng thức Giao tiếp khơng thức giao tiếp khơng theo quy định cả, mang nặng tính cá nhân Ví dụ: lãnh đạo trị chuyện riêng với nhân viên, bạn bè nói chuyện với Hình thức giao tiếp có ưu điểm: khơng khí giao tiếp chân tình, cởi mở, giúp hiểu biết lẫn Giao tiếp khơng thức thành cơng góp phần vào thành cơng giao tiếp thức 3.3 Căn vào phạm vi giao tiếp Cá nhân – cá nhân Giao tiếp hai cá nhân với giao tiếp có người tham gia Ví dụ: hai người bạn trị chuyện với nhau, người bán hàng trao đổi với khách hàng Cá nhân – nhóm Đây kiểu giao tiếp người với nhiều người Ví dụ: trưởng nhóm trao đổi với thành viên nhóm, lãnh đạo nói chuyện với nhân viên,, giảng viên với sinh viên… Nhóm – nhóm Đây kiểu giao tiếp nhóm xã hội với nhau, giao lưu văn nghệ, thể thao phịng ban cơng ty, đàm phán phái đoàn nước 3.4 Căn vào phương tiện giao tiếp Giao tiếp ngôn ngữ Ngôn ngữ phương tiện giao tiếp quan trọng người Ngôn ngữ giúp truyền thông điệp nào, miêu tả vật tượng, trao đổi cơng việc, bày tỏ tình cảm Ngơn ngữ thể hai dang: nói viết - Ngơn ngữ nói: gồm có ngơn ngữ đối thoại ngôn ngữ độc thoại Ngôn ngữ đối thoại diễn người với người khác người với số người khác Ngôn ngữ độc thoại hình thức người nói cho số đơng nghe mà khơng có chiều ngược lại, người nói phải chuẩn bị kỹ Ngơn ngữ nói có hiệu cao trường hợp: + Thông tin cần truyền đạt nhanh + Muốn có phản hồi + Thể cảm xúc + Không cần phải ghi chép lại - Ngôn ngữ viết: Là ngôn ngữ hướng vào người khác, biểu đạt chữ viết thu nhận thị giác Ngơn ngữ viết có hiệu cao trường hợp: + Thông tin cần lưu giữ để tham khảo, sử dụng tương lai + Thông tin (các hợp đồng, thỏa thuận) cần lưu giữ để làm tổ chức thực hiện, giám sát công việc giải tranh chấp (nếu có) sau + Thơng tin cần giữ bí mật + Những điều tế nhị, khó nói lời Giao tiếp phi ngơn ngữ Thay dùng lời nói, giao tiếp sử dụng cử chỉ, hành động, thái độ để ngầm truyền quan điểm Trong giao tiếp, giao tiếp phi ngơn ngữ chiếm từ 55-65%, giao tiếp ngôn ngữ chiếm 7%, kết hợp giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38% Giao tiếp ngôn ngữ phi ngơn ngữ tách rời nhau, mà thường bổ sung cho Để giao tiếp hiệu quả, chủ thể giao tiếp phải biết kết hợp ngôn ngữ phi ngôn ngữ Rào cản giao tiếp 4.1 Rào cản chủ quan Không phải giao tiếp diễn cách suôn sẻ, thành công, mà có nhiều gặp trở ngại, thất bại Vậy có yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến trình giao tiếp? Những yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến giao tiếp có nhiều, chia làm hai nhóm yếu tố: yếu tố chủ quan khách quan Chúng ta gọi yếu tố cản chủ quan rào cản khách quan Rào cản chủ quan rào cản xuất phát từ chủ thể giao tiếp Rào cản chủ quan bao gồm: - Thái độ không thiện chí, khơng hợp tác, tự cao, tự đại, bảo thủ tự ti - Nội dung giao tiếp không phù hợp: nhiều, khó hiểu, khơng hấp dẫn - Cách trình bày khơng thu hút: dài dịng, khó hiểu, từ địa phương, đơn điệu - Tâm sinh lý không tốt: mệt mỏi, căng thẳng, ốm đau - Ngoại hình khơng ưa nhìn; trang phục, trang sức, trang điểm khơng phù hợp với hoàn cảnh đối tượng giao tiếp 4.2 Rào cản khách quan Rào cản khách quan rào cản bên đối tượng giao tiếp Rào cản khách quan bao gồm: - Bất đồng ngơn ngữ - Bất đồng văn hố - Mơi trường khơng thuận lợi (tiếng ồn, khói, bụi, nóng, lạnh, mưa, nắng ) - Thái độ không hợp tác đối tượng giao tiếp Nguyên tắc giao tiếp 5.1 Khái niệm nguyên tắc giao tiếp Nguyên tắc giao tiếp hệ thống quy tắc giao tiếp ứng xử xã hội thừa nhận chuẩn mực người cần phải tuân theo 5.2 Các nguyên tắc giao tiếp Nguyên tắc tôn trọng đối tượng giao tiếp Tôn trọng đối tượng giao tiếp tôn trọng phẩm giá, tâm tư nguyện vọng khác biệt văn hố Trong q trình giao tiếp, cá nhân chủ thể, bình đẳng với tất người quan hệ xã hội Mặt khác người có đặc điểm tâm lý riêng biệt (nhận thức, tình cảm, thái độ ) cần tơn trọng chưa nói độ tuổi, giới tính, địa vị xã hội người khác với người Tơn trọng người khác tơn trọng Tơn trọng tuổi tác, địa vị xã hội, giới tính, nhân cách người đối thoại tạo họ niềm tin, cởi mở giao tiếp Để đạt điều trên, cần lưu ý số điểm sau: - Chúng ta phải hiểu tâm lý đối tác đến giao tiếp, dành thời gian để tìm hiểu mục đích đối tượng giao tiếp, đồng thời hoạt động giao tiếp này, cần đạt mục đích - Trong q trình giao tiếp, phải đặt mục tiêu cho mục đích đạt lợi ích đối tượng tham gia giao tiếp (đối tác) thỏa mãn phần hay tồn Có việc giao tiếp đem lại kết cao Ngược lại, giao tiếp trọng tới lợi ích mà khơng ý tới gạt bỏ hồn tồn lợi ích đối tác hoạt động giao tiếp chưa thành cơng (ngay kết phía bên chấp thuận) - Trong trường hợp lợi ích đối tượng giao tiếp khơng thỏa mãn cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ khơng nê có thái độ hiếu thắng thờ Tơn trọng nhân cách có nghĩa coi họ người, có đầy đủ quyền người bình đẳng mối quan hệ xã hội Nguyên tắc thiện chí giao tiếp Thiện chí giao tiếp tin tưởng đối tượng giao tiếp, nghĩ tốt họ; dành tình cảm tốt đẹp đem lại niềm vui cho đối tượng giao tiếp, động viên, khuyến khích họ làm việc tốt Nguyên tắc thiện chí giao tiếp đòi hỏi giao tiếp phải biết đặt lợi ích đối tượng giao tiếp lên lợi ích thân, khơng tính tốn thiệt hơn, suy bì với thành công hay chế giễu thất bại người khác Cần tin tưởng đối tượng giao tiếp, chân thành, cởi mở, biết quan tâm đến người khác điều quan trọng Ngồi ra, cơng nhận xét, đánh giá, có khuyến khích động viên, hành vi ứng xử hướng tới thiện hành thiện cần thiết Nguyên tắc đồng cảm giao tiếp Chủ thể giao tiếp cần biết đặt thân vào vị trí đối tượng giao tiếp để biết tâm tư, tình cảm, thái độ họ, sở lựa chọn cách ứng xử phù hợp Không nên bắt người khác phải suy nghĩ hành động Chủ thể giao tiếp cần phải biết vui với niềm vui đối tượng giao tiếp đồng thời biết chia sẻ nỗi buồn họ để động viên, khuyến khích kịp thời Phải hiểu chất vấn đề giao tiếp thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ, thái độ Biết khen, chê lúc, mức chân thành Sự đồng cảm giúp chủ thể chiếm niềm tin, tình cảm giao tiếp Những nguyên tắc giao tiếp nhằm mục đích nâng cao hiệu trình giao tiếp Vấn đề phải biết vận dụng nguyên tắc vào trường hợp cụ thể cách linh hoạt phù hợp thành công Điều lại phụ thuộc nhiều vào lực phẩm chất người giao tiếp Phong cách giao tiếp 6.1 Khái niệm phong cách giao tiếp Trong sống, người hay nhóm người hình thành nên nét riêng lời nói, cử chỉ, điệu bộ, hành động Chúng tạo nên phong cách giao tiếp người nhóm người Có thể nói, phong cách giao tiếp cách giao tiếp ứng xử tương đối ổn định người người khác với môi trường xung quanh 6.2 Các phong cách giao tiếp Phong cách độc đoán - Là kiểu phong cách giao tiếp mà chủ thể giao tiếp áp đặt quan điểm lên đối tượng giao tiếp Họ thường hành động cách cứng nhắc, kiên Đánh giá ứng xử mang tính đơn phương, chiều, xuất phát từ ý chủ quan ý đến người khác Vì vậy, khơng người ngại tiếp xúc với họ Ở tổ chức mà người lãnh đạo có phong cách độc đốn nhân viên khó phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo Tuy nhiên, số trường hợp phức tạp, khẩn cấp, địi hỏi người đốn, dám chịu trách nhiệm phong cách giao tiếp thường phát huy tác dụng + Ưu điểm: Có tác dụng việc đưa định thời, giải vấn đề cách nhanh chóng + Nhược điểm: Làm tự do, dân chủ giao tiếp Kiềm chế sức sáng tạo người, giảm tính giáo dục tính thuyết phục Phong cách dân chủ Là phong cách mà chủ thể giao tiếp tạo điều kiện cho đối tượng giao tiếp bày tỏ quan điểm mình, tham gia tích cực vào q trình giao tiếp - Tơn trọng đối tượng giao tiếp, ý đến đặc điểm nhân cách cá nhân họ Trong giao tiếp, người có phong cách giao tiếp dân chủ thường ý tìm hiểu đặc điểm tâm lý cá nhân đối tượng giao tiếp như:sở thích, thói quen, nhu cầu, quan điểm… từ có phương pháp tiếp cận hợp lý Chính vậy, họ thường đánh giá người dễ gần, dễ cảm thông, dễ chia sẻ, không quan cách - Lắng nghe đối tượng giao tiếp Lắng nghe nét bật thường thấy người có phong cách giao tiếp dân chủ Họ điềm tĩnh, kiên trì lắng nghe quan tâm đến ý kiến xác đáng, đáp ứng kịp thời giải thích rõ ràng - Phong cách giao tiếp dân chủ làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, tự tin, phát huy tính độc lập, chủ động, sáng tạo cơng việc Người có phong cách thường nhiều người yêu mến, tin tưởng kính trọng Họ cố gắng thu hẹp khoảng cách với đối tượng giao tiếp tới mức thơng qua ăn mặc, đứng, nói năng, cử chỉ, điệu bộ… + Ưu điểm: Người có phong cách giao tiếp dân chủ có xu hướng tạo khơng khí bình đẳng, thân mật, thoải mái giao tiếp + Nhược điểm: Dân chủ dẫn đến việc rời xa lợi ích tập thể, không tập trung vào mục tiêu Phong cách tự - Là phong cách linh hoạt, động, mềm dẻo dễ thay đổi theo đối tượng hoàn cảnh giao tiếp + Ưu điểm: Phát huy tính tích cực người Kích thích tư sáng tạo người + Nhược điểm: Không làm chủ cảm xúc thân, dễ phát sinh trớn Như vậy, phong cách giao tiếp có điểm mạnh điểm yếu riêng, khơng có loại phong cách tối ưu cho trường hợp.Tùy thuộc vào mục đích đối tượng giao tiếp mà ta lựa chọn phong cách giao tiếp cho phù hợp nhằm đạt hiệu cao Tình thực hành Tình Tuấn trưởng phòng quản lý chiến lược Dự án Nâng cao nhận thức cộng đồng bảo vệ nguồn nước tỉnh Cà Mau, phụ trách nhân viên Ngay từ đầu, cơng việc phịng Tuấn đưa bàn bạc với nhân viên cách tổ chức họp thảo luận dựa ý kiến người để đưa định Thời gian đầu, nhân viên tỏ hào hứng, đóng góp ý kiến tích cực, công việc tiến hành suôn sẻ đạt kết tốt Tuy nhiên 10 gần đây, nhân viên bắt đầu tỏ thái độ coi thường chống đối Tuấn cho trưởng phịng khơng có kiến Câu hỏi: Xác định phong cách giao tiếp Tuấn phân tích ưu điểm, nhược điểm phong cách giao tiếp Nếu Tuấn, anh/chị giải vấn đề nào? Tình Học kỳ I năm thứ vào giai đoạn cuối, tất sinh viên bận rộn với kỳ thi thời sinh viên Chỉ ngày thi mơn Lịch sử Đảng, lớp trưởng Hùng lớp phó học tập Trang bàn với xin cô giáo dạy Kỹ cho nghỉ học buổi để ôn thi Sau hồi tranh luận, lớp trưởng Hùng mực cho rằng, gọi điện cho xong, lớp chẳng muốn nghỉ, xin báo lớp sau Lớp phó Trang muốn gặp lớp trao đổi đến nhà cô xin nghỉ Cuối vào buổi trưa hơm đó, Hùng gọi điện cho cô xin cô cho lớp nghỉ học, Hùng qn nói với tên học lớp Câu hỏi: Theo anh/chị, Hùng vi phạm nguyên tắc giao tiếp nào? Nếu Hùng, anh/chị giải tình nào? Đóng vai nói chuyện Hùng giáo Tình Trong họp công ty: - Giám đốc P: Tháng tới, triển khai chiến dịch thử nghiệm sản phẩm Đề nghị người cho ý kiến hình thức tiến hành - Nhân viên K: Theo tôi, tung hàng loạt sản phẩm thị trường toàn thành phố với mục tiêu khách hàng biết đến sản phẩm, thử nghiệm sản phẩm - Nhân viên X: Tơi nghĩ lần thử nghiệm sản phẩm này, nên tập trung vào số quận trọng điểm thành phố quận Hoàn Kiếm, quận Cầu Giấy, quận Hai Bà Trưng Nếu có kết tốt, tiếp tục thử nghiệm quận lại 11 - Giám đốc P: Cịn có ý kiến khơng? Vậy định dựa theo đa số Đề nghị người giơ tay biểu Câu hỏi: Anh/chị xác định phong cách giao tiếp giám đốc P Anh/chị phân tích ưu điểm nhược điểm phong cách giao tiếp giám đốc P tình Nếu giám đốc P, anh/chị xử nào? Tình Sau tốt nghiệp đại học, chị Mai nhận vào làm việc công ty X Thời gian đầu, chị Mai làm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tuy nhiên, thời gian gần chị Mai hay muộn sớm, đôi lúc quên thực công việc Một buổi sáng, chị Mai đến văn phòng muộn, bị trưởng phòng trách mắng trước mặt người Hai người xảy to tiếng với nhau, ngày sau họ khơng nói chuyện với Câu hỏi: Theo anh/chị, chị Mai trưởng phòng vi phạm nguyên tắc giao tiếp nào? Nếu Mai trưởng phòng, anh/chị ứng xử tình trên? Đóng vai nói chuyện Mai trưởng phịng Câu hỏi ơn tập Anh/chị trình bày khái niệm yếu tố mơ hình giao tiếp? Phân tích vai trị giao tiếp học tập sống? Cho ví dụ minh họa? Anh/chị phân tích nguyên nhân khiến cho giao tiếp không hiệu quả? Liên hệ với thân cách khắc phục hạn chế đó? Anh/chị đánh giá khả giao tiếp (điểm mạnh, hạn chế) Anh/chị thấy cần phải làm để nâng cao khả giao tiếp? Trình bày nguyên tắc giao tiếp liên hệ với thân? Anh/chị trình bày hạn chế phong cách giao tiếp đề xuất biện pháp khắc phục anh/chị khách thể giao tiếp Nêu ví dụ cụ thể? 12 Anh/chị tự đánh giá có phong cách giao tiếp nào? Phân tích ưu, nhược điểm biện pháp khắc phục? II CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN Kỹ tạo ấn tượng ban đầu giao tiếp 1.1 Khái niệm ấn tượng ban đầu giao tiếp Ấn tượng ban đầu giao tiếp ấn tượng chung, tổng thể, nét khái quát nét riêng lẻ đối tượng Có thể nói ấn tượng ban đầu mang tính khái quát cao, hình ảnh chung đối tượng sau lần tiếp xúc Ấn tượng ban đầu giao tiếp cảm nhận chủ thể đối tượng giao tiếp hình thành lần gặp gỡ Muốn gây ấn tượng tốt, cần tạo bầu khơng khí thân mật, hữu nghị giây phút đầu tiên, khiến cho đối tượng cảm thấy tự tin, yên tâm, tin tưởng vào người đối thoại Điều giúp đặt móng cho việc xây dựng hình ảnh tích cực Muốn vậy, trước hết cần ý đến biểu bề như: ánh mắt, nét mặt, dáng vẻ, nụ cười, cách ăn mặc, giọng nói… chí cách bố trí bàn ghế, khoảng cách chủ thể khách thể giao tiếp 1.2 Tầm quan trọng ấn tượng ban đầu giao tiếp Ấn tượng ban đầu có ý nghĩa lớn giao tiếp Chỉ cần phút để gây ấn tượng ban đầu tới năm để xóa ấn tượng Nếu tạo ấn tượng tốt người khác lần đầu tiếp xúc, điều có nghĩa họ có cảm tình với cịn muốn gặp lần sau Đó điều kiện thuận lợi để xây dựng, phát triển mối quan hệ tốt đẹp lâu dài Ngược lại, lần đầu gặp gỡ có sơ suất để lại ấn tượng khơng tốt, khó khăn lần gặp phải khơng cơng sức xố ấn tượng Ví dụ, Bác Hồ người có khả tạo ấn tượng ban đầu giao tiếp tốt, ln phù hợp với đối tượng hồn cảnh giao tiếp, tạo cảm mến người gặp Năm 1946, Bác sang Paris để thương thuyết với phủ Pháp Một hơm, thủ tướng Pháp có hẹn tiếp kiến Hồ Chí Minh dinh Khách đến, chậm rãi bước lên bậc thềm, chủ ra, nhanh nhẹn bước xuống bậc đưa tay cho khách, khách tiếp tục bước lên bước nữa, đứng ngang hàng với chủ, hai bên bắt tay lễ nghi Hành động mang đầy tính tự hào dân tộc, khiến cho 13 người khác phải tôn trọng gây ấn tượng tốt đẹp không với thủ tướng Pháp mà cịn nhiều quan khách nhà báo Vì vậy, phút xuất đầu tiên, không thể vẻ đẹp bên ngồi mà cần tốt lên vẻ đẹp từ bên qua cách ứng xử, trò chuyện Ấn tượng ban đầu thể đánh giá, thái độ chủ thể đối tượng giao tiếp Ấn tượng ban đầu thường mang đậm màu sắc chủ quan, chủ thể khơng có điều kiện nhìn nhận đối tượng từ nhiều phía Ấn tượng ban đầu chứa đựng nhận thức đối tượng, kèm theo xúc cảm, tình cảm: quý mến hay ghét, thích hay khơng thích, hài lịng hay khơng hài lịng Thái độ chi phối cách ứng xử q trình giao tiếp sau Nếu có ấn tượng ban đầu tốt họ hào hứng tiếp tục quan hệ, cịn khơng mối quan hệ tiến triển khó khăn khơng quan hệ 1.3 Các kỹ tạo ấn tượng ban đầu Ấn tượng ban đầu đóng vai trị quan trọng Vậy, làm để tạo ấn tượng tốt lần gặp vấn đề cần quan tâm, khơng dáng vẻ bề ngồi mà cịn nét đẹp cách ứng xử, thái độ vẻ đẹp tâm hồn Sau số điều cần ý tạo ấn tượng ban đầu Trang phục, trang điểm - Trang phục: trang phục giản dị, phù hợp với thân hình, địa vị người mặc thể tự trọng, thái độ nghiêm túc, lịch giao tiếp, gây ấn tượng tốt, dễ gần, thân thiện lần tiếp xúc Trang phục không nên cầu kì, màu sắc loè loẹt; nên mặc gọn gàng, giản dị, màu sắc trang nhã phù hợp với khổ người, lứa tuổi giới tính, khí hậu, mơi trường làm việc - Trang điểm: biết cách trang điểm tơn thêm nét hồn mĩ, khắc phục bớt hạn chế khn mặt vóc dáng Tuỳ thuộc vào khả sở thích người, song dù hoàn cảnh cần thực phương châm đẹp, đứng đắn, hợp lứa tuổi, mơi trường… khơng nên q cầu kì biến trang điểm thành hoá trang Trang phục, trang điểm phù hợp giúp tự tin hơn, đặc biệt lưu ý vẻ đẹp bên ngồi phải hài hịa với vẻ đẹp tốt từ bên tâm hồn, kiến thức, tình cảm, đạo đức 14