Ứng dụng excel VBA để gửi thông báo tới người nộp thuế với nội dung khác nhau

CỤC THUẾ TỈNH HÀ NAM CHI CỤC THUẾ KHU VỰC THANH LIÊM - BÌNH LỤC BÁO CÁO SÁNG KIẾN CẤP CHI CỤC THUẾ “ỨNG DỤNG EXCEL VBA ĐỂ GỬI THÔNG BÁO TỚI NGƯỜI NỘP THUẾ VỚI NỘI DUNG KHÁC NHAU” Thanh Liêm, Năm 2021 CỤC THUẾ TỈNH HÀ NAM CHI CỤC THUẾ KHU VỰC THANH LIÊM - BÌNH LỤC BÁO CÁO SÁNG KIẾN CẤP CHI CỤC THUẾ “ỨNG DỤNG EXCEL VBA ĐỂ GỬI THÔNG BÁO TỚI NGƯỜI NỘP THUẾ VỚI NỘI DUNG KHÁC NHAU” Người thực hiện: Nguyễn Chi Phương - Đội TT-HTNNT-TB-TK Đồng tác giả: Trịnh Thị Chinh - Đội KK-KTT-TH-NV-DT-PC Đơn vị: Chi cục Thuế khu vực Thanh Liêm - Bình Lục Thanh Liêm, Tháng năm 2021 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BÁO CÁO Đăng ký thực sáng kiến Kính gửi: Hội đồng cơng nhận sáng kiến Cục Thuế tỉnh Hà Nam Tên sáng kiến: “Ứng dụng Excel VBA để gửi thông báo tới người nộp thuế với nội dung khác nhau” Ngày sáng kiến áp dụng lần đầu: Từ ngày 01/01/2021 PHẦN I: MỞ ĐẦU Đặc điểm, tình hình trước có sáng kiến: Trong năm 2020 tháng đầu năm 2021, bối cảnh đại dịch Covid-19 bùng phát mạnh phạm vị toàn cầu, ảnh hưởng đến tất lĩnh vực đời sống xã hội sản xuất kinh doanh Các ngành, lĩnh vực như: xuất nhập khẩu, giao thông vận tải, sản xuất ô tô, sản xuất điện tử, máy tính, dệt may, da giày, du lịch, dịch vụ, ăn uống, lưu trú… bị ảnh hưởng nặng nề, khiến hàng triệu lao động thiếu việc làm, thu nhập giảm sâu Bên cạnh đó, thiên tai, lũ lụt, dịch bệnh tả lợn châu Phi gây thiệt hại lớn tỉnh miền Bắc, có Hà Nam tác động tiêu cực đến sản xuất, đời sống ảnh hưởng trực tiếp đến kết thu ngân sách địa phương Đảng, Nhà nước Chính phủ đạo nhiều biện pháp quết liệt, tập trung khẩn trương ứng phó kịp thời với nhiều diễn biến khó lường từ giới, đồng thời hỗ trợ người dân tổ chức, đơn vị kinh tế gặp khó khăn ảnh hưởng đại dịch viêm đường hô hấp cấp Ngành Thuế triển khai thực nhiệm vụ thu ngân sách Nhà nước (NSNN) điều kiện tình hình kinh tế, xã hội nước nói chung tỉnh nhà nói riêng gặp nhiều khó khăn Đại dịch Covid-19 tác động đến mặt đời sống, kinh tế, xã hội Các sách nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp, người nộp thuế ban hành công bố kịp thời như: Giảm thuế, gia hạn nộp thuế, tiền thuê đất theo Nghị định số 41/2020/NĐ-CP; giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị định số 114/2020/NĐ-CP; giảm 50% lệ phí trước bạ tơ sản xuất nước theo Nghị định số 70/2020/NĐ-CP… góp phần hỗ trợ người nộp thuế vượt qua khó khăn, yên tâm sản xuất kinh doanh, đồng thời làm giảm nguồn thu, gây áp lực với NSNN, đòi hỏi cán công chức ngành thuế cần tâm, tập trung thực nhiệm vụ, tích cực đổi sáng tạo cơng việc để thực có hiệu cao nhiệm vụ trị giao Trong tình hình dịch bệnh, để hạn chế tiếp xúc trực tiếp với người dân doanh nghiệp tạo điều kiện để người nộp thuế (NNT) chủ động không bị gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh, ngành thuế thực cải tiến nhiều công tác quản lý, dựa kinh nghiệm thực tiễn kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin liên lạc, thông tin, đánh giá rủi ro, hướng dẫn kê khai, hỗ trợ báo cáo kịp thời đến thời hạn Tình hình nay, khoa học cơng nghệ ngày phát triển mạnh, có nhiều ứng dụng thiết thực thực tiễn đời sống công việc Trong Hội nghị Diễn đàn Kinh tế giới ASEAN đưa thông điệp bật nước cần chủ động phát huy tinh thần doanh nghiệp, đẩy mạnh đổi sáng tạo với tầm nhìn đa chiều, dài hạn để phát triển bền vững, tận dụng thành tựu công nghệ thời đại Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Việc xác định đổi sáng tạo, phát triển ứng dụng công nghệ thông tin nội dung cốt lõi q trình cơng nghiệp hóa theo hướng đại, gắn với xây dựng quốc gia khởi nghiệp, doanh nghiệp khởi nghiệp, thúc đẩy phát triển nhanh - bền vững đất nước Sự chênh lệch lớn trình độ đổi sáng tạo, phát triển ứng dụng khoa học - công nghệ, công nghệ cao môi trường quốc tế có cạnh tranh gay gắt khiến cho thua thiệt yếu ln nằm phía khơng làm chủ cơng nghệ tiên tiến Do đó, đường phải coi đổi sáng tạo, thúc đẩy phát triển ứng dụng khoa học - công nghệ, công nghệ cao đột phá chiến lược; phải thực hóa quán chủ trương phát triển khoa học công nghệ quốc sách hàng đầu, động lực quan trọng để phát triển lực lượng sản xuất đại, đổi mô hình tăng trưởng, nâng cao suất, chất lượng, hiệu sức cạnh tranh kinh tế; phải cụ thể hóa chế, sách cụ thể phát triển đất nước, dân tộc tồn ngành Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến: Trong bối cảnh cần hạn chế tiếp xúc trực tiếp với doanh nghiệp công dân, tạo điều kiện để doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ổn định, liên tục, công chức Thuế cố gắng thực cải tiến công tác, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm rút ngắn thời gian, nâng cao suất lao động Trong việc liên hệ, thông tin với NNT, kênh email trở thành phổ biến, nhiều quan tổ chức, đơn vị sử dụng Bằng kênh gửi thư điện tử, đội hay phận chức gửi nhiều thông tin khác theo yêu cầu nhiệm vụ tới NNT: *Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế - Trước bạ - Thu khác: - Tổ chức thực tuyên truyền, phổ biến sách, pháp luật thuế cho người nộp thuế, người dân, quan, tổ chức địa bàn, cập nhật, cơng khai thủ tục hành thuế, sách thuế có thay đổi - Thực cơng tác hỗ trợ pháp luật thuế, đầu mối tiếp nhận, hướng dẫn, giải đáp vướng mắc sách thuế thủ tục hành thuế, tổ chức tập huấn, hội nghị đối thoại với người nộp thuế địa bàn - Cung cấp thông tin cảnh báo thông tin hỗ trợ khác sở hệ thống thông tin quan thuế quản lý cho người nộp thuế theo quy định pháp luật ngành - Đơn đốc tình hình thực khoản thu đất: Nghĩa vụ kê khai nộp tiền trúng đấu giá đất, tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ… - Nhắc nhở nghĩa vụ nộp báo cáo hóa đơn, ấn *Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học - Nghiệp vụ - Dự tốn - Pháp chế: - Thơng báo số thuế phải nộp trường hợp người nộp thuế không nộp tờ khai thuế; đôn đốc nhắc nhở hành vi chậm nộp, không nộp hồ sơ khai thuế người nộp thuế - Thông báo số thuế phải nộp người nộp thuế thuộc diện khốn thuế, nộp thuế theo thơng báo quan thuế *Các Đội Kiểm tra thuế: Quy trình quản lý nợ thuế quy định hàng tháng, sau khóa sổ thuế chốt kết phân loại tiền thuế nợ, cơng chức tham gia thực quy trình thực sau: đơn đốc điện thoại, hình thức nhắn tin gửi thư điện tử cho chủ doanh nghiệp người đại diện theo pháp luật NNT Thông báo 07/QLN với thông tin khác (có thể kèm theo bảng kê qua thư điện tử) Đây công việc thường xuyên, định kỳ công tác đơn đốc tiền thuế nợ *Đội Hành - Nhân - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ: Gửi thông báo khoản chi theo chế độ cán bộ, cơng chức Do đó, việc thiết lập tự động hóa cơng đoạn soạn thảo thư điện tử gửi cho số lượng lớn NNT tiết kiệm thời gian, để công chức thuế chủ động xếp công việc, dành thời gian nghiên cứu, thực nhiệm vụ khác mang tính phức tạp cao Phạm vi triển khai áp dụng: Công tác thông tin liên lạc với NNT qua thư điện tử PHẦN II NỘI DUNG Mô tả sáng kiến Sử dụng ứng dụng tin học văn phòng office 2010 cài đặt sẵn máy tính cơng chức thuế, thực gửi thư điện tử với số lượng lớn nhanh chóng dễ dàng sau thiết lập cài đặt lần *Thuận lợi, khó khăn triển khai thực hiện: - Thuận lợi: + Các ứng dụng cần thiết excel outlook mail tích hợp sẵn cài máy tính để bàn cán công chức, tiện lợi, đơn giản, khơng cần cài đặt thêm, khơng lo ngại tính bảo mật sử dụng tool chưa kiểm tra, kiểm sốt + Dữ liệu liên quan khai thác từ ứng dụng quản lý thuế tập trung ngành, từ theo dõi công chức phụ trách mảng nghiệp vụ - Khó khăn: Cần thiết lập số cài đặt ứng dụng excel thực nhiệm vụ mong muốn người sử dụng Việc đòi hỏi cần hiểu số kiến thức VBA, khơng q phức tạp, giới thiệu thực hành thời gian ngắn Để đơn giản nữa, tác giả cung cấp file excel sẵn có với thơng tin mặc định, người sử dụng bỏ qua thao tác thiết lập mà sử dụng vào công việc *Các liệu cần chuẩn bị thiết lập cần có trước: Trong trường hợp cần đơn đốc nợ cho NNT, để chuẩn bị cho việc gửi thông báo 07/QLN hàng loạt cho NNT, cán thực công tác quản lý nợ cần chuẩn bị: + Danh sách email NNT: Danh sách khai thác từ kết đăng ký thuế từ TMS Trong trường hợp thông tin chưa cập nhật kịp thời, lấy thơng tin liên hệ thường xun từ phận đôn đốc kê khai, phận kiểm tra thuế để nắm bắt địa email doanh nghiệp, đảm bảo cho thông báo gửi thành công, đến địa + TB 07/QLN hàng tháng định dạng pdf doanh nghiệp cần gửi mail Hoặc văn bản, tài liệu cần giới thiệu, cung cấp tới NNT + Mở ứng dụng Outlook, đăng nhập vào địa email dùng để gửi thông báo Các thao tác rên giao diện Excel: Mở tab Developer, chọn Visual Basic để mở VBA Trên hộp thoại Microft Visual Basic for Applications, chọn Insert  Module Trong hình soạn thảo, sử dụng đoạn code sau để tạo macro gửi thư tự động: “Sub guiemail() Dim fileextstr As String Dim fileformatnum As Long Dim Sourcewb As Workbook Dim Destwb As Workbook Dim tempfilepath As String Dim tempfilename As String Dim outapp As Object Dim outmail As Object Dim i As Integer, n As Integer Sheets("Gui_email").Select Range("A2").Select Range(Selection, Selection.End(xldown)).Select N = Selection.Count For i = To n Set outapp = createobject("Outlook.Application") Set outmail = outapp.createitem(olmailitem) Filelink = Cells(i, 3).Value On Error Resume Next With outmail To = Cells(i, 1).Value cc = Cells(i, 2).Value Subject = Range("D2").Value htmlbody = Range("E2").Value Attachments.Add filelink '.Display .Send End With On Error goto Set outmail = Nothing Set outapp = Nothing With Application screenupdating = True enableevents = True End With Msgbox ("Da gui thu xong") Next i End Sub” Nội dung soạn thảo thiết kế giao diện Excel, sheet1 đặt tên Gui_email, cột A danh sách người nhận, cột B người nhận cần cc, cột C đường dẫn file đính kèm, chủ đề thư nhập vào ô D2, nội dung thư nhập vào ô E2 (các nội dung thay đổi tùy theo yêu cầu người sử dụng) Chạy macro để thực gửi thư tới địa nội dung minh họa đây: Đánh giá lợi ích thu được: - Thực giải pháp nêu mang lại hiệu thiết thực công tác thông tin đơn đốc NNT, sử dụng ứng dụng văn phịng sẵn có, thiết lập lần đầu sử dụng liên tục sau này, giúp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng tiện lợi - Đảm bảo tính xác thơng tin, số liệu q trình thực cơng tác đôn đốc thu nợ biện pháp gửi thông báo - Số lượng NNT nhận thư không hạn định, mở rộng gửi từ tới n người nộp thuế - Sau gửi thông tin tới NNT, việc xóa email gửi dễ dàng thực được, để không chiếm dung lượng mail, ảnh hưởng tới trình nhận văn bản, mẫu biểu, báo cáo tình trạng thư mục đầy nhận email - Nội dung email theo cú pháp soạn sẵn, thay đổi thông tin người nhận: Tên NNT, địa chỉ, nội dung cần thơng báo… - File đính kèm khác người nhận khác PHẦN III KẾT LUẬN Kết luận chung, kinh nghiệm áp dụng: Trên ứng dụng nhỏ, áp dụng công tác quản lý, thông tin với NNT Qua thực tế công tác tham gia công tác tuyên truyền hỗ trợ NNT, công tác kê khai đôn đốc đơn vị Chi cục Thuế, mạnh dạn đề xuất giải pháp nêu vào thực tế công việc Kiến nghị, đề xuất: Để nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý thuế, góp phần tích cực vào việc tăng thu cho NSNN, đảm bảo thu đúng, đủ, công địa bàn, xin kiến nghị đề xuất tới Ban lãnh đạo Chi cục Thuế, cán công chức số kiến nghị sau: - Đẩy mạnh cơng tác tun truyền sách thuế, nội dung tuyên truyền tập trung vào Luật Quản lý thuế, sách thuế Giám sát chặt chẽ việc kê khai nộp thuế hàng tháng, đôn đốc doanh nghiệp kê khai, nộp tờ khai nộp thuế thời hạn - Tăng cường quản lý cải cách thủ tục hành lĩnh vực thuế, tạo thuận lợi cho người nộp thuế: Thực nộp thuế điện tử 100%, theo người nộp thuế (NNT) thực nộp thuế lúc, nơi (24/7, kể ngày nghỉ, ngày lễ) - Mỗi cơng chức chủ động tìm tịi, nâng cao chun mơn nghiệp vụ, thay đổi bổ sung quy định pháp luật, học hỏi ứng dụng áp dụng vào cơng việc chun mơn mình, nâng cao hiệu thực nhiệm vụ - Thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán đội, Chi cục phận chuyên môn chi cục thuộc cục thuế, để tăng cường tình đồn kết, hỗ trợ thực nhiệm vụ, trao đổi kinh nghiệm hay xử lý cơng việc Trên tồn nội dung sáng kiến: “Ứng dụng Excel VBA để gửi thông báo tới người nộp thuế với nội dung khác nhau” Kính mong xem xét, góp ý Hội đồng công nhận sáng kiến Cục thuế tỉnh Hà Nam để áp dụng vào thực tế với hiệu cao Chúng xin chân thành cảm ơn./ XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh Liêm, ngày tháng năm 2021 Đồng Tác giả Nguyễn Chi Phương Trịnh Thị Chinh ...CỤC THUẾ TỈNH HÀ NAM CHI CỤC THUẾ KHU VỰC THANH LIÊM - BÌNH LỤC BÁO CÁO SÁNG KIẾN CẤP CHI CỤC THUẾ ? ?ỨNG DỤNG EXCEL VBA ĐỂ GỬI THÔNG BÁO TỚI NGƯỜI NỘP THUẾ VỚI NỘI DUNG KHÁC NHAU? ?? Người thực... Trên tồn nội dung sáng kiến: ? ?Ứng dụng Excel VBA để gửi thông báo tới người nộp thuế với nội dung khác nhau? ?? Kính mong xem xét, góp ý Hội đồng công nhận sáng kiến Cục thuế tỉnh Hà Nam để áp dụng. .. nộp thuế không nộp tờ khai thuế; đôn đốc nhắc nhở hành vi chậm nộp, không nộp hồ sơ khai thuế người nộp thuế - Thông báo số thuế phải nộp người nộp thuế thuộc diện khoán thuế, nộp thuế theo thông