QUY CHẾ HỢP TÁC QUỐC TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 3117 /QĐ-ĐHYHN Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế Hợp tác Quốc tế Trường Đại học Y Hà Nội HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI Căn Luật Ký kết, gia nhập thực điều ước quốc tế số 41/2005/QH11, ngày 14 tháng năm 2005; Căn Pháp lệnh 24/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng năm 2000 Ủy ban thường vụ Quốc Hội nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú người nước Việt Nam; Căn Quyết định số 122/2001/Q Đ- TTg ngày 21 tháng năm 2001của Thủ tướng Chính phủ tổ chức, quản lý Hội nghị, Hội thảo Quốc tế Việt Nam; Căn Thông tư số 01/2010/TT-BTC/TT-BTC ngày 6/1/2010 quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngồi vào làm việc Việt Nam; chế độ chi tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam; chế độ chi tiêu tiếp khách nước; Căn Quy chế Hợp tác Quốc tế của Bộ Y tế; Căn Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Y Hà Nội; Theo đề nghị Bà Trưởng phòng Hợp tác Quốc tế, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo định Quy chế Hợp tác Quốc tế Trường Đại học Y Hà Nội Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, ban hành Điều Các ông, bà Trưởng: phòng Hợp tác Quốc tế, phòng Hành Tổng hợp, phịng Tổ chức Cán bộ, phịng Tài Kế tốn, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp đơn vị trực thuộc Trường Đại học Y Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành định này./ HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều 3; - Các đơn vị trực thuộc ĐHYHN; - Lưu VT BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI QUY CHẾ HỢP TÁC QUỐC TẾ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI (Ban hành kèm theo Quyết định số: 3117 QĐ/ĐHYHN ngày 25 / 10 /2012) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế điều chỉnh hoạt động hợp tác quốc tế Trường Đại học Y Hà Nội Xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế, hội nhập quốc tế điều phối hoạt động hợp tác quốc tế; Quản lý thống hoạt động hợp tác quốc tế Trường Đại học Y Hà Nội, xây dựng phát triển mạng lưới hợp tác quốc tế; Kêu gọi vận động viện trợ, phát triển dự án hợp tác quốc tế; Đàm phán, ký kết thực thỏa thuận quốc tế; Tiếp khách quốc tế; Quản lý đoàn khách quốc tế vào làm việc với Trường Đại học Y Hà Nội đơn vị trực thuộc; Quản lý đoàn cán bộ/ viên chức trường cơng tác, học tập nước ngồi; Các hoạt động hợp tác quốc tế khác Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng với tất cán viên chức Trường Đại học Y Hà Nội bao gồm cán viên chức đơn vị trực thuộc trường Đại học Y Hà Nội gồm: Bộ mơn, phịng ban, Khoa, Trung tâm, dự án, Viện đào tạo YHDP YTCC, Viện Đái tháo đường rối loạn chuyển hóa, Viện Đào tạo Răng Điều Nguyên tắc hợp tác quốc tế Đảm bảo an ninh quốc gia, thực đường lối sách đối ngoại Đảng pháp luật nhà nước quan hệ quốc tế Tăng cường, mở rộng hợp tác quốc tế, chủ động hội nhập, tranh thủ hỗ trợ cộng đồng quốc tế, thu hút đầu tư nước ngoài, tăng cường hỗ trợ kỹ thuật, chuyển giao cơng nghệ, góp phần thực tốt cơng tác bảo vệ, chăm sóc nâng cao sức khỏe nhân dân Nâng cao uy tín vị Trường Đại học Y Hà Nội trường quốc tế Thủ trưởng đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng nhà trường pháp luật hoạt động hợp tác quốc tế đơn vị CHƯƠNG II XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HỢP TÁC QUỐC TẾ, HỘI NHẬP QUỐC TẾ VÀ ĐIỀU PHỐI CÁC HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ Điều Xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế Căn chiến lược phát triển, nhiệm vụ ưu tiên trường kế hoạch hợp tác quốc tế đơn vị, phòng Hợp tác Quốc tế (HTQT) xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế Trường hàng năm báo cáo Bộ Y tế, Bộ Công An Các đơn vị chức năng, nhiệm vụ công tác nhu cầu hợp tác quốc tế có trách nhiệm lập kế hoạch hợp tác quốc tế hàng năm đơn vị gửi phòng HTQT Thời gian thực từ ngày 01 đến ngày 10 tháng 11 hàng năm để tổng hợp Nội dung, kế hoạch hợp tác quốc tế hàng năm bao gồm: a Các thỏa thuận hợp tác dự kiến ký kết; b Các chương trình dự án hợp tác quốc tế đơn vị triển khai, dự kiến triển khai; c Các kế hoạch hợp tác quốc tế; d Dự kiến đồn ra: Gồm đồn học tập, cơng tác nước ngoài, tham gia hội thảo hội nghị; e Dự kiến đoàn vào: Gồm đoàn khách quốc tế dự kiến đến làm việc, học tập, trao đổi kinh nghiệm, giảng dạy, tham gia hội thảo, hội nghị, chương trình dự án hợp tác quốc tế trường đơn vị; f Các Hội thảo hội nghị quốc tế đơn vị phòng HTQT phối hợp dự kiến tổ chức Trường Các nội dung hợp tác quốc tế nêu khoản điều phát sinh kế hoạch phải gửi báo cáo bổ sung phòng Hợp tác Quốc tế Điều Vận động phát triển dự án Hợp tác Quốc tế, hội nhập quốc tế, điều phối hoạt động Hợp tác Quốc tế Phòng HTQT đầu mối khai thác, mở rộng tăng cường hợp tác lĩnh vực chuyên môn, kêu gọi đầu tư phát triển dự án hợp tác quốc tế trường, làm đầu mối hội nhập quốc tế trường Xây dựng kế hoạch hội nhập, chủ trì phối hợp với đơn vị đàm phán thỏa thuận hợp tác Phối hợp với đơn vị đạo, điều phối tổ chức hoạt động hợp tác quốc tế với đối tác song phương đa phương Các đơn vị chủ động khai thác, mở rộng nguồn tài trợ nước ngoài, xây dựng kế hoạch hợp tác, chương trình, dự án liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đơn vị để tiếp xúc, thu hút viện trợ, mở rộng hợp tác chun mơn kỹ thuật với nước ngồi Điều Xây dựng phát triển mạng lưới HTQT Phòng HTQT làm đầu mối xây dựng phát triển mạng lưới HTQT bao gồm đại diện phận HTQT đơn vị trực thuộc, cán phụ trách công tác HTQT Bộ môn, phòng ban, Trung tâm, dự án, đơn vị Phòng HTQT quản lý hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ HTQT cho mạng lưới HTQT CHƯƠNG III KÝ KẾT, THỰC HIỆN CÁC THOẢ THUẬN QUỐC TẾ Điều Xây dựng thỏa thuận HTQT Đối với thỏa thuận HTQT Trường ĐHYHN: Phòng HTQT làm đầu mối phối hợp với đơn vị xây dựng thống nội dung với đối tác để trình Hiệu trưởng; Đối với thỏa thuận hợp tác đơn vị với đối tác nước ngoài: đơn vị chủ động chuẩn bị nội dung văn bản, trình báo cáo lãnh đạo nhà trường thông qua đầu mối phịng HTQT Tất văn có nội dung hợp tác Quốc tế gửi cho đối tác quốc tế, trước trình Lãnh đạo nhà trường phải thơng qua xác nhận Phịng HTQT Nếu văn khơng có xác nhận phịng HTQT, trưởng đơn vị soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm nội dung văn chịu tồn trách nhiệm có cố xảy từ văn Lãnh đạo nhà trường khơng ký văn khơng có ký nháy xác nhận phòng HTQT Điều Đàm phán ký kết Quá trình trao đổi đàm phán phải ghi thành văn bản; Trong trường hợp phát sinh vấn đề phức tạp nhạy cảm đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ động trao đổi với Phịng HTQT để nghiên cứu, đề xuất báo cáo, tiếp phòng HTQT báo cáo lãnh đạo nhà trường xem xét định Trên sở kết đàm phán, thỏa thuận, Phịng HTQT chuẩn bị văn trình lãnh đạo nhà Trường phê duyệt Sau phê duyệt phòng HTQT chuẩn bị thủ tục tổ chức ký kết Đối với thỏa thuận hợp tác đơn vị đối tác nước sau đàm phán, đơn vị chủ trì phối hợp với phòng HTQT báo cáo lãnh đạo nhà trường kết xin phép ký kết Sau có ý kiến đồng ý lãnh đạo nhà trường, đơn vị liên hệ với phòng HTQT để hướng dẫn phần nghi lễ chủ động tổ chức lễ ký kết 5 Văn ký kết phải gửi phòng HTQT đơn vị liên quan để phối hợp thực quản lý Điều Thực Phòng HTQT phối hợp với đơn vị liên quan theo dõi, giám sát việc thực thỏa thuận hợp tác ký kết Các đơn vị báo cáo tiến độ thực hiện, kết đạt nội dung báo cáo kế hoạch HTQT hàng năm đơn vị, gửi Phịng HTQT đơn vị có liên quan đến nội dung thỏa thuận Phịng HTQT có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Bộ Y tế nội dung Các báo cáo cần cập nhật thường xuyên xác nhận lãnh đạo đơn vị Trong q trình thực gặp khó khăn đơn vị chủ động trao đổi với phòng HTQT Lãnh đạo nhà trường để giải CHƯƠNG IV TIẾP KHÁCH QUỐC TẾ Điều 10 Lãnh đạo Trường tiếp khách quốc tế Phòng HTQT làm đầu mối việc tiếp khách Lãnh đạo nhà trường Văn đơn vị trực thuộc đề nghị lãnh đạo nhà trường tiếp khách quốc tế phải gửi phòng HTQT ngày làm việc trước tiếp khách Nội dung nêu rõ: - Thành phần đoàn, CV thành viên đồn - Mục đích, nội dung làm việc, chương trình làm việc - Thời gian tiếp đồn - Các đề xuất khác Phịng HTQT tham mưu trình lãnh đạo nhà trường xem xét định Đối với đồn khách có q trình hợp tác với đơn vị cần gửi kèm tóm tắt nội dung, trình hợp tác, nhận xét đánh giá đơn vị Sau lãnh đạo nhà Đối với khách đơn vị tham gia mời yêu cầu có đồng ý Ban Giám hiệu có thư mời lãnh đạo nhà trường đồng ý tiếp Thư mời cần thơng qua phịng Hợp tác Quốc tế đơn vị không trực tiếp gửi cho Lãnh đạo nhà trường Chỉ có phịng Hợp tác Quốc tế có thẩm quyền ký nháy trình lãnh đạo nhà trường ký thư mời cho khách quốc tế Ban lãnh đạo Trường Đại học Y Hà Nội ký thư mời cho chuyên gia quốc tế có xác nhận phịng Hợp tác Quốc tế chuyên gia quốc tế Điều 11 Lãnh đạo đơn vị tiếp khách quốc tế: Các đơn vị cần báo cáo đoàn vào theo quy định quy chế Lãnh đạo đơn vị phép tiếp khách quốc tế đơn vị sau có đồng ý Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng uỷ quyền Hiệu trưởng văn Mọi trường hợp tiếp khách quốc tế mà không báo cáo không cho phép Trường không chấp nhận Lãnh đạo đơn vị tự ý tiếp khách chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng quan có liên quan có vấn đề liên quan đến an ninh vấn đề phát sinh Đơn vị chuẩn bị nội dung buổi tiếp, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo nhà trường nội dung thảo luận Đơn vị báo cáo xin ý kiến đạo lãnh đạo nhà trường trường hợp sau: - Nội dung thảo luận có vấn đề liên quan đến chủ trương, sách vấn đề nhạy cảm trị - Nội dung thảo luận vượt thẩm quyền giải có liên quan đến nhiều đơn vị khác Các đơn vị tiếp khách quốc tế chuẩn bị phòng tiếp khách chu đáo, lịch Khi tiếp khách phải có 02 người Bố trí phiên dịch cần cử cán ghi chép nội dung buổi tiếp Sau buổi tiếp đơn vị phải báo cáo Ban Giám hiệu nội dung làm việc định hướng phát triển Cán nhà Trường không tiếp khách quốc tế với tư cách cá nhân Trường Các trường hợp tiếp khách không đồng ý lãnh đạo nhà trường không báo cáo cá nhân, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Hiệu trưởng nhà trường vấn đề an ninh vấn đề khác phát sinh CHƯƠNG V TIẾP NHẬN VÀ QUẢN LÝ ĐỒN VÀO Điều 12 Đón đồn cấp cao Bộ trưởng, Thứ trưởng nước cấp tương đương: Phịng HTQT đầu mối tổ chức đón tiếp đoàn khách cao cấp, tổ chức quốc tế Phòng HTQT phối hợp với đơn vị liên quan: a Xây dựng chương trình, kế hoạch đón tiếp đồn b Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan hoàn thành báo cáo hoạt động kết chuyến thăm Điều 13 Quy định đoàn vào làm việc với dự án thực công việc chuyên môn Khi tiếp nhận đoàn khách quốc tế đến làm việc với mục đích tham gia phẫu thuật, điều trị, thử nghiệm lâm sàng, giảng dạy, tham gia nghiên cứu y sinh học người, đơn vị tiếp nhận có văn đề nghị đón tiếp gửi phịng HTQT 04 tuần trước đoàn vào Trong hồ sơ gửi kèm phải có lý lịch khoa học, văn chứng hành nghề Tùy trường hợp cụ thể phịng HTQT trình lãnh đạo Bộ Y tế lãnh đạo nhà trường có ý kiến xem xét trả lời Các đơn vị phép tiếp nhận đoàn khách quốc tế đến làm việc nhận trả lời đồng ý Hiệu Trưởng nhà trường Với trường hợp yêu cầu Đối với chuyên gia vào làm việc cho chương trình dự án tham gia hội thảo, hội nghị Bộ Y tế phê duyệt, chuyên gia vào trao đổi chun mơn, tìm kiếm khả hợp tác, đơn vị tiếp nhận có văn đề nghị gửi phịng HTQT 02 tuần trước khách vào, báo cáo nội dung làm việc, thời gian, địa điểm đoàn đến nguồn kinh phí để hướng dẫn giải thủ tục nhập xuất cảnh cho khách Thủ tục xuất nhập cảnh cho khách quốc tế phải tuân thủ quy trình Quy trình Hợp tác Quốc tế kèm theo quy chế Tất thư mời cho chuyên gia đến làm việc với Trường phải thơng qua phịng Hợp tác Quốc tế trước trình lãnh đạo nhà trường ký Điều 14 Quản lý đoàn vào làm việc với chương trình dự án tham gia hoạt động chuyên môn Khi tiếp nhận đoàn khách quốc tế, đơn vị phải có kế hoạch làm việc, quản lý chương trình hoạt động khách, đảm bảo an ninh quốc gia an toàn cho khách Khi đưa khách quốc tế đến làm việc với đơn vị hay địa phương đặc biệt đơn vị nhạy cảm an ninh trị, phải có nội dung làm việc cụ thể, phải đồng ý văn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành phố khu vực phải tuân thủ quy định hành Đơn vị tiếp nhận chuyên gia nước đến làm việc có nhiệm vụ quản lý hoạt động chuyên môn chuyên gia, tạo điều kiện để chuyên gia làm việc có hiệu đồng thời thực chế độ quy định chuyên gia Tất Trường hợp chuyên gia quốc tế đến làm việc với Trường phải sử dụng visa công vụ cho phép lãnh đạo nhà Trường Vụ Hợp tác Quốc tế Bộ Y tế Mọi cá nhân, đơn vị không tuân thủ quy định báo cáo đoàn vào chịu trách nhiệm trước pháp luật Ban Giám hiệu nhà trường vấn đề chuyên gia Đặc biệt chuyên gia đến hợp tác CHƯƠNG VI TỔ CHỨC, QUẢN LÝ ĐỒN RA Điều 15 Đồn lãnh đạo nhà trường làm trưởng đồn Phịng HTQT chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình chuyến đi, chịu trách nhiệm tổ chức chuyến thực thủ tục cần thiết cho chuyến công tác Các đơn vị phân công chuẩn bị nội dung làm việc đồn có trách nhiệm hồn thành việc chuẩn bị báo cáo Hiệu trưởng văn thông qua phịng HTQT Điểu 16 Đồn cá nhân, đồn cán Trường khơng có tham gia lãnh đạo nhà trường Các đoàn, cá nhân cán cơng tác, học tập nước ngồi gửi cơng văn đơn xin phép nước ngồi có xác nhận Trưởng đơn vị kèm theo thư mời đến phòng Tổ chức Cán ( TCCB) phòng HTQT (để biết tổng hợp số liệu báo cáo) để làm thủ tục cần thiết cơng tác Phịng TCCB làm định cho phép cán công tác nước quản lý cán theo quy định pháp luật CHƯƠNG VII CÁC QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ Điều 17 Quy định chung lễ tân Khi đón tiếp khách quốc tế tùy theo đoàn khách, hoạt động đối ngoại mà sử dụng trang phục phù hợp 10 Căn mức độ hợp tác tính chất mối quan hệ phòng HTQT đề xuất quà tặng khách quốc tế phù hợp dựa theo mức chi quy định Bộ Tài Việc trao đổi thơng tin, tài liệu, số liệu liên quan đến chủ trương sách ngành, bí mật quốc gia, đơn vị phải tuân thủ quy định Nhà nước lưu trữ hồ sơ, bảo vệ bí mật nhà nước Điều 18 Tổ chức Hội thảo Hội nghị quốc tế Việc đăng cai tổ chức Hội thảo hội nghị quốc tế phải tuân thủ quy định nhà nước việc tổ chức Hội thảo, Hội nghị quốc tế Việt Nam, cụ thể Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 221/8/2001 Thủ tướng Chính Phủ tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam thông tư số 24/2001/TT-BYT ngày 21/12/2001 Bộ Y tế việc hướng dẫn việc tổ chức quản lý hội thảo, hội nghị quốc tế Việt Nam quy định tiếp nhận quản lý đoàn vào nêu Chương V quy chế Điều 19 Khen thưởng đối tác quốc tế Các cá nhân nước ngồi có đóng góp to lớn cho phát triển Trường Đại học Y Hà Nội xét tặng kỷ niệm chương “Vì sức khỏe nhân dân “ Bộ Y tế kỷ niệm chương “ Vì nghiệp giáo dục” Bộ Giáo dục đào tạo; phong tặng chức danh Giáo sư danh dự theo quy định Trường Đại học Y Hà Nội Các đơn vị đóng góp chun gia có thành tích xứng đáng đủ tiêu chuẩn có văn đề nghị kèm theo tóm tắt thành tích, lí lịch chuyên gia gửi phòng HTQT để xem xét trình Lãnh đạo nhà trường đưa Hội đồng Khoa học giáo dục nhà trường xem xét Sau xét duyệt, đơn vị phối hợp với phòng HTQT tiến hành thủ tục tổ chức trao tặng Điều 20 Chế độ báo cáo Báo cáo hoạt động HTQT đơn vị cần gửi định kỳ đến phòng HTQT tháng lần vào ngày 30/6 ngày 30/12 hàng năm Các đơn vị 11 Đối với đơn vị có tiếp khách quốc tế Đơn vị theo thẩm quyền quy định khoản điều 11 quy chế này, sau tiếp đón đồn khách quốc tế cần nộp báo cáo nội dung buổi tiếp để phòng HTQT Ban Giám hiệu theo dõi CHƯƠNG VIII TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 21 Trách nhiệm tham mưu, quản lý thực hoạt động hợp tác quốc tế Phòng Hợp tác Quốc tế đầu mối điều phối quản lý hoạt động hợp tác quốc tế với nước, tổ chức cá nhân nước ngồi, có trách nhiệm tham mưu, giúp Hiệu trưởng Trường Đại học Y Hà Nội thực chức quản lý hợp tác quốc tế thống hoạt động hợp tác quốc tế nhà trường theo quy định Nhà nước công tác ngoại giao Điều 22 Quy định phân công trách nhiệm đơn vị có liên quan Tất đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Phịng Hợp tác Quốc tế thực hoạt động hợp tác quốc tế phạm vi chức nhiệm vụ Phòng Tổ chức Cán bộ: Phối hợp với Phòng HTQT việc quản lý đoàn ra, cử cán nhà trường cơng tác, học tập nước ngồi Phối hợp báo cáo Bộ Y tế, Bộ Công an hoạt động đoàn Trường theo định kỳ tháng lần 12 Phịng Hành Tổng hợp: phối hợp với phòng HTQT hoạt động lễ tân ngoại giao, buổi tiếp khách quốc tế Hội nghị quốc tế tổ chức Trường Đại học Y Hà Nội Trung tâm Dịch vu Tổng hợp: phối hợp với phòng Hợp tác Quốc tế bố trí phịng họp, hội thảo, hội nghị quốc tế kèm theo trang thiết bị phù hợp với mục đích buổi họp có khách quốc tế đến làm việc với Ban Giám hiệu đơn vị trường Phịng Tài Kế tốn đơn vị tổng hợp nguồn viện trợ hợp tác quốc tế Trường Đơn vị Phòng HTQT phối hợp với phòng TCKT đơn vị có liên quan theo dõi tiến độ, đánh giá, giám sát chương trình dự án HTQT Bộ phận đầu mối Hợp tác quốc tế đơn vị có nhiệm vụ giúp lãnh đạo đơn vị quản lý, thống hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định nhà nước Trường Đại học Y Hà Nội Mạng lưới cộng tác viên Hợp tác Quốc tế phát huy vai trị hoạt động hợp tác quốc tế Trường, đầu mối liên hệ hỗ trợ Phòng Hợp tác Quốc tế quản lý hoạt động hợp tác Quốc tế Đơn vị Điều 23 Điều khoản thi hành Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày lý ban hành./ HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Đức Hinh 13 BỘ Y TẾ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI Độc lập – Tự – Hạnh phúc CÁC QUI TRÌNH HỢP TÁC QUỐC TẾ Qui trình tiếp khách quốc tế Các đơn vị, trung tâm, dự án trường phép tiếp khách quốc tế có đồng ý Ban Giám Hiệu (Tùy thuộc vào mức độ tính chất cơng việc, Phịng HTQT báo cáo Bộ Y tế xin ý kiến đạo) Các bước xin phép cụ thể sau: - Các đơn vị thảo công văn xin phép Ban Giám hiệu để tiếp đồn, đính kèm: + Thư trao đổi đơn vị/Trường phía bạn; + Lịch làm việc chi tiết đoàn; CV khách, photocopy Hộ chiếu khách, visa khách có trường hợp đơn vị khác trường xin visa cho khách + Các yêu cầu chỗ ăn, ở, phương tiện lại bạn, yêu cầu khác - Phòng HTQT nhận công văn chuyển từ BGH phối hợp với đơn vị liên quan để bố trí đón tiếp báo cáo với quan chức - Phòng HTQT lập dự trù tiếp khách, quà tặng đoàn khách Ban Giám hiệu Ban Giám hiệu yêu cầu - Báo cáo kết làm việc lưu hồ sơ: + Trong trường hợp đơn vị trực tiếp làm việc với đồn đơn vị phải gửi báo cáo kết làm việc cho Ban Giám hiệu phòng Hợp tác Quốc tế để tổng hợp + Khi đoàn đến làm việc với Ban Giám hiệu, phòng HTQT cử cán tham chuyên trách tham dự để ghi biên làm báo cáo 14 Quy trình mời đồn vào: - Các đơn vị thảo công văn xin phép Ban Giám hiệu để mời đồn đến làm việc, đính kèm: + Các thư từ trao đổi có liên quan; + CV khách, photocopy trang hộ chiếu có thơng tin khách( số hộ chiếu, ngày sinh, visa có); + Dự kiến lịch làm việc đoàn; + Thỏa thuận với bạn chỗ ăn, ở, phương tiện lại; - Nếu Ban Giám hiệu đồng ý Phòng Hợp tác Quốc tế thảo thư mời bạn trình Ban Giám hiệu ký - Nếu phía bạn có nhu cầu xin visa đơn vị cung cấp cho phịng HTQT chi tiết thơng tin đồn để phòng HTQT làm thủ tục xin phép với Bộ Y tế Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công An (Mẫu số1-HTQT) Trong trường hợp khách đến làm việc với dự án có đinh phê duyệt Bộ Y tế, dự án cần gửi kèm định gửi kèm theo công văn đề nghị xin cấp visa cho khách - Khi đồn đến làm việc với BGH phịng HTQT cử cán dự để ghi biên làm báo cáo - Nếu đoàn làm việc với đơn vị sau đồn đơn vị làm báo cáo tóm tắt nội dung làm việc gửi cho BGH Phòng Hợp tác Quốc tế (Mẫu số 2HTQT) Qui trình xin phép dẫn khách làm việc tỉnh - Khi đơn vị muốn đưa khách quốc tế làm việc địa phương, phải có cơng văn xin phép địa phương Qui trình sau: - Đơn vị làm cơng văn xin tiếp khách trình lên BGH đồng thời gửi đến HTQT Trong cơng văn phải có đầy đủ họ tên, số hộ chiếu, số visa khách/chun gia - BGH chuyển đến HTQT cơng văn có bút phê BGH 15 - Trên sở ý kiến đạo Ban Giám hiệu, HTQT làm công văn xin phép quan chức tỉnh đơn vị vui lòng liên lạc với HTQT để nhận công văn xin phép địa phương để lưu vào hồ sơ đơn vị - Các quan chức phúc đáp công văn xin phép đến Trường (Phịng HTQT) - Phịng HTQT chuyển cơng văn cho phép đến đơn vị - Các đơn vị mang theo công văn cho phép quan chức có liên quan cơng văn Cục quản lý xuất nhập cảnh việc cho phép khách quốc tế nhập cảnh Việt nam chuyến Quy trình đồn Các cán Trường công tác, học tập hay thăm quan du lịch nước cần tuân thủ quy đinh sau: 4.1 Trường hợp cán đơn lẻ khơng theo đồn a) Gửi đơn xin phép nước ngồi (trong nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú nước ngồi, kinh phí cho chuyến đi) đến phịng TCCB HTQT Phịng TCCB trình Ban Giám Hiệu b) Sau Ban Giám hiệu duyệt đơn, chuyển cho phòng Tổ chức cán định phù hợp Quyết định gửi đến đơn vị, cá nhân có liên quan để thực c) Tùy thuộc vào mục đích chuyến đi, cán biên chế trường công tác sử dụng hộ chiếu công vụ cần xin công hàm Cục Lãnh Bộ Ngoại Giao trước làm thủ tục visa Đại sứ quán nước ngồi Việt Nam Hiện có số nước miễn visa cho công dân Việt nam sử dụng hộ chiếu công vụ để công tác thời gian 15 ngày Trung Quốc (trừ Hồng Kông Đài Bắc), Hàn Quốc, Nhật Bản, nước khối Asian, Algerie d) Tất cán trường cơng tác nước ngồi phải nộp báo cáo chuyến cơng tác cho phịng TCCB HTQT để tổng hợp báo cáo Ban Giám hiệu, cán không nộp không công tác chuyến 16 4.2 Trường hợp theo đoàn Tuân thủ theo quy định phần cán đơn lẻ nhiên đơn vị/ dự án tổ chức đồn cần 01 gửi cơng văn chung cho phịng TCCB HTQT nêu rõ mục đích chuyến đi, danh sách kinh phí chuyến để phịng HTQT làm cơng văn báo cáo Bộ Y tế 17 Mẫu số 1- HTQT- visa TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ: ……………………… Độc lập – Tư – Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng … năm Kính gửi: Phòng Hợp tác Quốc tế ………………… đề nghị phòng Hợp tác Quốc tế làm thủ tục nhập xuất cảnh cho khách có tên sau: TT Họ tên Ngày sinh Quốc tịch Số Hộ chiếu Nghề nghiệp Được đến làm việc với ………………………………………………………… (Một nhiều) lần từ ngày ……… đến ngày …………… (nếu nhiều lần phải giải thích rõ lại vào nhiều lần gửi kèm theo chương trình làm việc dự kiến lần đến VN) Mục đích: ……………………………………………………………………… Hoạt động địa phương: ………………………………………………… Đơn vị tiếp đón: ……………………………………………………………… Đề nghị cho khách nhận thị thực tại: …………………………………………… TRƯỞNG ĐƠN VỊ 18 Mẫu số 2- HTQT- Báo cáo khách Quốc tế đến làm việc TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ: ……………………… Độc lập – Tư – Hạnh phúc Vv: Báo cáo khách Quốc tế đến làm việc Hà Nội, ngày … tháng … năm Kính gửi: - Ban Giám hiệu; - Phòng Hợp tác Quốc tế …………………… xin phép Ban Giám hiệu cho đoàn chuyên gia: đến làm việc với Trường cụ thể sau: Thành phần tham gia đoàn - Tên đoàn: - Trưởng đoàn: - Số lượng khách: Thời gian, địa điểm dự kiến làm việc: Nội dung chính: Các đơn vị nêu lên nội dung trao đổi dự kiến nội dung họp, định hướng phát triển Đề xuất làm việc với Ban Giám hiệu: ( ghi rõ có đề xuất Lãnh đạo nhà trường tiếp hay lãnh đạo đơn vị tiếp) Đề xuất thủ tục nhập xuất cảnh cho khách: ( ghi rõ khách có cần xin visa khơng, có kèm theo CV, photo passport chương trình làm việc) Thư ký họp Trưởng đơn vị 19 Chủ trì họp Mẫu số –HTQT- Báo cáo kết làm việc TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ: ……………………… Độc lập – Tư – Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng … năm Kính gửi: - Ban Giám hiệu; - Phòng Hợp tác Quốc tế Báo cáo kết làm việc với đoàn ………………………………………… …………………… xin báo cáo Ban Giám hiệu kết làm việc với đoàn …………………… sau: Thành phần tham gia: - Chủ trì họp: - Thư ký: - Các thành viên khác: Thời gian, địa điểm: Nội dung chính: Các đơn vị nêu lên nội dung trao đổi kết họp, định hướng phát triển Thư ký họp Trưởng đơn vị 20 Chủ trì họp