CÁC THUỘC TÍNH cơ bản của cơ cấu tổ CHỨC TRƯỜNG đh KINH tế QUỐC dân

NHĨM 1 ĐồnTuấnAnh NguyễnQuỳnhAnh NguyễnThịNgọcÁnh MoungmixayAnousith NikoneBouloumixay LịThịChích PhonepaseuthChindamay TrầnVănChính CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN I Khái niệm cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hệ thống thức mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc tổ chức, thể nhiệm vụ rõ ràng làm, làm liên kết với nhiệm vụ khác tổ chức nhằm tạo hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu tổ chức Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cách có hiệu cách: - Phân chia người nguồn lực khác cho hoạt động - Làm rõ ràng trách nhiệm nhân viên nỗ lực hợp tác họ cách thông qua mô tả công việc, sơ đồ tổ chức, quyền hành trực tuyến - Cho phép nhân viên biết điều kì vọng họ thơng qua quy tắc, thủ tục hoạt động tiêu chuẩn công việc - Thiết kế tiến trình để thu thập đánh giá thông tin giúp nhà quản trị đưa định giải vấn đề II Cơ cấu tổ chức trường ĐH KTQD: Sơ đồ máy Hiệutrưởngtrtrư Phó hiệu trưởng hành Phó hiệu trưởng giáo dục đào Phó hiệu trưởng đối ngoại Các Phòng, đơn vị trực thuộc Các Các Khoa Viện, không đào tạo Trung ngành tâm trực chuyên môn thuộc trực thuộc III Các thuộc tính cấu tổ chức Các Khoa đào tạo chuyên ngành Các Trung tâm Chun mơn hóa cơng việc Thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân Cơ cấu tổ chức trường ĐH KTQD thể chun mơn hóa tất đơn vị trường Cácphịngđơnvịtrựcthuộc: VD: Phịng tài kế toán: đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực chức tổ chức, quản lý công tác Tài - Kế tốn theo chế độ Nhà nước ban hành Trưởng phịng, Kế tốn trưởng : Đàm Văn Huệ: Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Ban Trực Giám tiếp hiệu phụ trách hoạt động cơng Phịng việc: - Ký nháy tài liệu (cơng văn, hợp đồng, tờ trình, kế hoạch…) trình Ban Giám hiệu, ký văn thuộc thẩm quyền phê duyệt phịng; - Tiếp nhận tồn thông tin, văn liên quan đến hoạt động phịng chủ trì phân cơng nhiệm vụ cho cán bộ, chuyên viên phòng theo hoạt động Quản lý hợp đồng - Quản lý đơn vị có thu trực thuộc trường - Chủ trì, phối hợp với đơn vị tổ chức lập, trình phê duyệt kế hoạch Cơng tác kiểm tra, tra, tốn tài - Cơng tác tài - Kế toán đầu tư mua sắm thiết bị xây dựng bản, sửa chữa lớn; - Công tác đối ngoại - Công tác tra, kiểm tra tổ chức hướng dẫn, đạo nghiệp vụ cơng tác tốn - tốn Các nhiệm khoản vụ khác thu chi Hiệu trưởng đơn phân vị cơng Phó Trưởng phịng, Chủ tịch cơng đồn phịng: Bùi Văn Hảo Giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Ban giám hiệu cơng việc Trưởng phịng uỷ quyền phân công Trực - Công - tiếp tác thu Quản phụ học phí lý trách hệ đào máy tạo cơng chủ lệ phí thu việc: học trường; phí; - Quản lý đơn vị nghiệp có thu thuộc phịng, khoa trung tâm - Thực - Công tác - Thẩm định giá dự việc lập toán kế lý (theo phân hoạch; tài cơng sản Trưởng phịng) - Cơng tác kiểm tra, tra, tốn tài (theo phân cơng Trưởng phịng) - Cơng - Các tác cơng cơng việc đồn khác thi đua Trưởng phịng phịng; phân cơng Chunviên: NguyễnThịMùi- Kiểm sốt khoản chi (tiền kiểm hậu kiểm) theo yêu cầu phân cơng Trưởng phịng - Cơng tác tài - kế tốn tài sản cơng cụ, dụng cụ trường - Công - Thẩm - Các định tác giá công việc Chuyênviên: - Quản Thẩm lý định dự toán khác trữ (theo phân Trưởng NguyễnBáNhẫm - máy giá lưu Kế cơng tốn phịng; Trưởng phịng) phịng phân cơng xây chủ thu học phí dự tốn (theo phân cơng dựng phân Trưởng bản; cơng phịng) - Theo dõi toán dự án liên kết đào tạo với nước ngồi - Các cơng việc khác Trưởng phịng phân cơng Chun viên: Dương Quỳnh Mai :- Kế toán giao dịch Ngân hàng, Kho Bạc - Kế toán toán theo dõi nguồn kinh phí: + Kinh phí chương trình tiên tiến + Kinh phí nghiên cứu khoa học + Kinh + + phíLào Kinhphí Các nguồn – Campuchia Sau kinh phí + Các giao dịch - Các công việc khác khác đại ngân với khác sách Ngân học Nhà hàng Trưởng nước cấp… Kho phịng phân Bạc cơng Chuyên viên: Đỗ Thu Hà : - Kế toán tốn nguồn kinh phí khác + + KP KP - Kế - Các Đào Đào tốn tạo thuế cơng tạo Hệ TNCN, việc đại thuế khác chức, cho VB2, Trưởng học đơn HCKT… vị phịng có phân thu công Chuyên viên: Phạm Thị Xuân Hương : - Kế toán tiền lương - Kế toán Thanh bổng, tốn cơng việc khác Chun viên: Phạm Văn Theo Các dõi công - việc Kế Các khác Chun cơng 10 viên: khác độ vượt Trưởng Hạp :- phịng Kế tốn Trưởng giảng phân tốn thu học giờ; phịng phân cơng Thị Hồ : phịng phí phân Cơng Các 11 cơng tác việc Chuyên văn khác viên: công TrầnThịThuýHiền : Thủ - phí; thêm học Trưởng cơng làm Hồng thu sách Chuyênviên: - toán việc chế tiền Các - học quỹ; thư Trưởng Trần phòng phòng; phân Thăng cơng Luỹ - Xây dựng hồn thiện quy trình, quy chế thu chi nội trường đơn vị có thu; - Cơng tác tổng hợp, hệ thống sổ sách kế tốn (theo phân cơng Trưởng phịng); - Các cơng việc khác Trưởng phịng phân cơng Hình thành phận Trường ĐH KTQD phân chia tổng thể thành phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Các phận phát huy lợi chuyên mơn hóa phận theo chức tập trung vào cơng việc có tính chất tương đồng Cụ thể, trường ĐH KTQD phân chia phận theo cách hỗn hợp, kết hợp hai mơ hình tổ chức phận: mơ hình tổ chức theo chức làm sở, kết hợp với mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược * Theo chức năng: Các phòng, đơn vị trực thuộc Phòng quản lý đào tạo; phịng Tài kế tốn; phịng quản lý khoa học,….Mỗi phòng thực chức riêng VD: + Phịng Quản lý đào tạo có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng công tác quản lý phát triển đào tạo bậc đại học, sau đại học Tổ chức thực công tác quản lý đào tạo công tác sinh viên bậc đại học, sau đại học thuộc trách nhiệm thẩm quyền + Phòng Tài chính-kế tốn có nhiệm vụ đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực chức tổ chức, quản lý cơng tác Tài - Kế tốn theo chế độ Nhà nước ban hành + Các Khoa đào tạo chuyên ngành: khoa đào tạo nhóm chun ngành đặc thù * Ngồi cịn cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược, thể Viện, trung tâm thuộc: Viện Ngân hàng-Tài Viện Công nghệ thông tin kinh tế Viện Sau Đại học Viện Quản trị kinh doanh Viện Đào tạo quốc tế Viện Dân số vấn đề xã hội Viện Chính sách cơng quản lý Viện Nghiên cứu kinh tế phát triển Viện Thương mại kinh tế quốc tế Viện Quản lý Châu Á- Thái Bình Dương Viện Kế toán Kiểm toán Các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có mục tiêu chiến lược riêng VD: ViệnKếtoán-Kiểmtoán: Thực Nghị số 04-NQ/ĐU Đảng ủy trường ĐH KTQD, Viện Kế toán-Kiểm tốn đời sở chuyển đổi mơ hình tổ chức khoa Kế tốn Đây việc làm thể đổi mơ hình tổ chức, đời Viện phân cấp nhà trường nhằm nâng cao quyền tự chủ, tinh thần trách nhiệm đào tạo, nghiên cứu khoa học, tư vấn dịch vụ tập thể lãnh đạo, cán bộ, giảng viên Viện Cấp quản lý tầm quản lý - Mối quan hệ cấp quản lý tầm quản lý: Tầm quản lý rộng cần cấp quản lý, cịn tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp Liên hệ: tầm quản lý trường Đại học kinh tế quốc Dân rộng dẫn đến số cấp quản lý Cụ thể tầm quản lý Hiệu Trưởng Hiệu phó…Số cấp quản lý : Hiệu trưởng-> Hiệu phó ->phịng ban, viện, khoa, Trung tâm ->bộ môn(dưới Khoa)->sinh viên - Mơ hình cấu tổ chức xét theo số cấp quản lí:Trường KTQD theo mơ hình cấu hình ngang có tầm quản lý rộng số cấp quản lý Sự phát triển có địi hởi mở rộng cấu theo chiều ngang, mối cấp quản lý phải thứ chức khấu quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà người quản lý phải dựa vào năm tình hình đinh đắn cấu phịng ban chức năng, viện trung tâm, khoa…Các quan chức công cụ quản lý người đứng đầu cấp, làm nhiệm vụ chuẩn bị định theo dõi tình hình lĩnh vực (kế tốn, tài chính, đào tạo…) khơng có quyền đạo cấp mà hướng dẫn, không mẫu thuẫn với chế độ thủ trưởng Quyền hạn trách nhiệm tổ chức quản lý: Quyền hạn chất kết dính cấu tổ chức, sợi dây liên kết phận với nhau, phương tiện mà nhờ nhóm hoạt động đặt huy nhà quản lí phối hợp đơn vị nâng cấp dần Nó cơng cụ để nhà quản lí thực quyền tự chủ tạo môi trường thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ người Khi nhà quản lý trao quyền, họ phải chịu trách nhiệm bổn phận phải hoàn thành hoạt động phân công đạt mục tiêu xác định Theo cấu thấy: có sử dụng loại quyền hạn quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức Quyền hạn trực tuyến: quyền hạn cho phép định, giám sát trực tiếp cấp Đó mối quan hệ quyềnhạngiữagiữacấptrênvà cấp trực tiếp trải dài từ cấp cao làHiệuTrưởng->P.Hiệutrưởng-> …->sinh viên Quyền hạn tham mưu ( hay cố vấn ): + tham mưu cấp: hội đồng trường, hội đồng khoa học, Đảng Ủy…tham gia cố vấn, tham mưu cho vấn đề mà Hiệu Trưởng phải giải nguồn lực tài chính, tài chính, quan hệ đối ngoại, chương trình đào tạo… + tham mưu từ xuống: phòng tổ chức cán tư vấn giúp đỡ Khoa việc tuyển thêm giáo viên giảng dạy + tham mưu từ lên: sinh viên giúp đỡ phòng tổ chức cán việc phán ảnh chất lượng giảng viên giảng dạy thông qua phiếu điều tra Quyền hạn chức năng: Hiệu trưởng có tồn quyền điều hành nhà trường phụ thuộc vào quy định Nhà nước Khi cần tuyển cán giảng viên Hiệu trưởng trao quyền đưa thị cho Phòng tổ chức cán bộ, hay định chương trình đào tạo giao cho phịng quản lý đào tạo để tiến hành định với Khoa 5 Tập trung phi tập trung quản lý Trường ĐH KTQD sử dụng phương thức tổ chức phi tập trung, Hiệu trưởng trao cho cấp quyền định, hành động tự chịu trách nhiệm phạm vi định Cụ thể, theo Quyết định số 284 QĐ-ĐHKTQD-TCCB việc điều chỉnh phân công công tác thành viên BGH, Hiệu trưởng phân công cho Phó HT giúp HT đạo, xử lý thường xuyên công việc lĩnh vực công tác đơn vị phụ trách theo định Các phó HT: thay mặt HT giải chịu trách nhiệm trước HT, trước PL định thuộc lĩnh vực cơng tác đơn vị HT phân công phụ trách, thực chế độ báo cáo chịu trách nhiệm trước HT lĩnh vực Đối với vấn đề đặc biệt quan trọng, vượt thẩm quyền vấn đề phức tạp nhạy cảm, cần có đạo HT, Phó HT phải xin ý kiến HT trước định Theo quy định PL, hợp đồng ký với danh nghĩa trường ĐH KTQD, phó HT khí có ủy quyền HT Các phó HT có trách nhiệm đạo, hướng dẫn đôn đốc đơn vị phân công phụ trách hoàn thành nhiệm vụ giao Phối hợp phận tổ chức Mục tiêu phối hợp đạt thống hoạt động phận bên bên nhà trường Khi nhiệm vụ đòi hỏi tương tác phận tốt đạt mức độ phối hợp cao Để đạt phối hợp phận nhàtrươngđãthưchiện số công việc sau: +Nhà trường xây dựng kênh thông tin ngangdọc,lên xuống thông suốt phận cấp lãnh đạo nhà trường.ví dụ website cuản hà trường,website cua khoa,viện,của phong quản lý đào tạo… +các phận trường như: phịngqlđt,viện tài ngân hàng, Phịng ctct qlsv…ln trì mối liên hệ cơng việc với +trường ln trì mối liên hệ nhà trường với môi trường trực tiếp gián tiếp.ví dụ mối liên hệ trường với số trường cao đẳng, đại hoc nước vấn đề đào tạo Trường KTQD sử dụng số cộng cụ phối hợp như: +Các kế hoạch: Với kế hoạch chiến lược,quy trình thủ tục… Hoạt động cá nhân phận trường ăn khớp với nhờ tính thống nhờ tính thống mục tiêu phương thức hành động +Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kĩ thuật: đươc đảm bảo nhờ chuẩn hóa kết quả,các quy trình,các kĩ +Giám sát trực tiếp: phối hợp thực cấp quản lý trường thông qua việc trực tiếp giám sát công việc cấp đưa mệnh lệnh buộc cấp phải thực khuôn khổ +các công cụ hệ thống thông tin,truyền thông tham gia quản lý: thông qua phương diện kỹ thuật,,phương diện chức ngôn ngữ,phương diện hành vi….sẽ giúp tạo mối quan hệ cá nhân bên với bên nhà trường +văn hóa tổ chức: nhà trương tao lên giá trị,những chuẩn mực lễ nghi hàng ngày, điều cấm kị…đã góp phần gắn kết phận người tổ chức thành khối thống nhất,làm tăng cương khả phối hợp để đạt mục đích chung VD phối hợp kế hoach nhập học nhà trương cho k55: Phối hợp cấp - cấp  ViệnCôngnghệthông tin kinh tế: - Triển khai hệ thống tài khoản e-mail; kết hợp với đơn vị liên quan, hướng dẫn sinh viên sử dụng email củatrường - Bảođảmhệ thống mạng Quản lý đào tạo trực tuyến hoạt động ổn định Phối hợp cấp – cấp  Phòng quản lý đào tạo Là đơn vị thường trực trình tổ chức đón tiếp, xếp ngành K55, chịu trách nhiệm chuyên môn phối hợp đơn vị chức năng, điều hành tồn q trình Phối hợp với phận máy tính tuyển sinh chuẩn bị phần mềm nhận hồ sơ trúng tuyển, đăng ký phân loại trình độ tiếng Anh - Xây dựng, trình Hiệu trưởng duyệt tổ chức thực phương án xếp ngành, - Xây dựng trình Hiệu trưởng duyệt phương án quản lý lớp sinh viên từ đầu khoá học đến xếp chuyên ngành; - Đưa liệu sinh viên Khóa 55 vào hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến; Cung cấp liệu khoá 55 cho đơn vị có liên quan; - Phối hợp chặt chẽ với Phịng CTTT&CLC xây dựng kế hoạch tuyển sinh, đón tiếp sinh viên CTTT&CLC, POHE nhập học, xếp ngành; - Chuẩn bị thông báo lớp CTTT, CLC POHE; tổ chức tư vấn cho sinh viên theo lịch thơng báo trên, Hội trường A;  Phịng Tài Kế tốn - Báo cáo Ban Giám hiệu phương thức tổ chức thu, chi khoản: Học phí, loại lệ phí xếp ngành, lệ phí khác; Phối hợp phận:  Phịng Cơng tác trị QLSV - Chuẩn bị địa điểm phục vụ đón tiếp, xếp ngành Hội trường A theo u cầu củaPhịng QLĐT trongthờigiantrên; - Phụcvụ giới thiệu thơng tin CTTT, CLC ngành khác theo lịch đăng kí - Phối hợp với phịng Bảo vệ tổ chức trông coi sở vật chất buổi tối;  Phịng Tài Kế tốn - Phối hợp phịng QLĐT tổ chức toán cho đơn vị, cá nhân tham gia đón tiếpvàphụcvụ  Phịng quản trị thiết bị - Bảo đảm đủ giảng đường trang bị cần thiết để phục vụ giảng dạy học tập K55 - Phối hợp với phịng Cơng tác trị QLSV, chuẩn bị sơ đồ dẫn địa điểm học nơi; - Chuẩn bị sở vật chất phục vụ đón tiếp, xếp ngành: Bố trí đủ địa điểm, máy tính, máy in, mực in, máy photo, bàn ghế cho 10 người nhận hồ sơ bàn ghế cho phận: Y tế, Ngân hàng, Khoa Ngoại ngữ, CTTT&CLC, 20 bàn ghế cho sinh viên kê khai giấy tờ, phận đăng ký bảo hiểm…; Ban giao sở vật chất cho Ban đón tiếp vào ngày 26/08/2013, Hội trường A - Phối hợp với Công an Quận Hai Bà Trưng xây dựng thực phương án tổ chức đăng ký tạm trú cho sinh viên đảm bảo nhanh chóng, an tồn, thuận lợi cho sinh viên; Phối hợp cá nhân:  Cáckhoa,việnquảnlýsinhviên: - Cửđại diện lãnh đạo đơn vị phối hợp với Phịng QLĐT thơng tin chương trình, ngành nghề nhóm đối tượng chưa trúng tuyển vào ngành, phải đăng ký lại sau nhập học; - Nhận danh sách lớp theo ngành phân công quản lý giai đoạn đầu đến xếp ngành, cử cán cố vấn học tập, ban cán lớp, họp lớp (Theo lịch họp lớp), phổ biến chương trình đào tạo, thời khoá biểu,  Giữa giảng viên: giảng viên mơn hay khoa phối hợp công tác trao đổi lịch dạy để buổi đảm bảo đủ chương trinh học  ... đối ngoại Các Phịng, đơn vị trực thuộc Các Các Khoa Viện, không đào tạo Trung ngành tâm trực chuyên môn thuộc trực thuộc III Các thuộc tính cấu tổ chức Các Khoa đào tạo chuyên ngành Các Trung... hóa cơng việc Thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành cơng việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân Cơ cấu tổ chức trường ĐH KTQD thể chuyên mơn hóa tất đơn vị trường Cácphịngđơnvịtrựcthuộc:... công việc có tính chất tương đồng Cụ thể, trường ĐH KTQD phân chia phận theo cách hỗn hợp, kết hợp hai mơ hình tổ chức phận: mơ hình tổ chức theo chức làm sở, kết hợp với mơ hình tổ chức theo đơn