Anh chị là lãnh đạo của một nhóm làm việc

Môn: Quản lý tổ chức Lớp: Quản lý kinh tế 52A Danh sách thành viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Đinh Thị Kiều Oanh Phàn Thị Phương Khamphavong Nonchampa Anousone Norkeo Sitthisay Phimmasan Sudany Phommakore Đề bài: Anh chị lãnh đạo nhóm làm việc Anh chị cần có biện pháp để thành viên nhóm thực mục tiêu đề Bài làm I Cơ sở lý luận 1.Tổng quan lãnh đạo nhóm 1.1 Lãnh đạo Lãnh đạo trình chuyền cảm hứng,khơi dậy nhiệt tình động lực người để họ làm việc cách tốt nhằm đạt mục tiêu kế hoạch Lãnh đạo kết hợp ba yếu tố cấu thành chính: • • • 1.2 Thứ nhất, khả hiểu người với động thúc đẩy khác thời gian khác hoàn cảnhkhác nhau.Yếu tố giúp nhà lãnh đạo trả lời câu hỏi:Vì người hành động?Cái khiến họ hành động cách tự nguyện nhiệt tình Thứ hai, khả khích lệ,lơi người theo phát huy toàn lực họ cho mục tiêu chung Thứ ba, khả thiết kế trì mơi trường để thực nhiệm vụ.Yếu tố liên quan đến phong cách,hành vi người lãnh đạo bầu khơng khí mà họ tạo Nhóm 1.2.1 Khái niệm Theo cách hiểu thơng thường, nhóm người có tổ chức,có mục tiêu hoạt động,có liên quan mặt kỹ thuật,nghiệp vụ mang tính chun mơn hóa sâu sắc lợi ích hệ thống Như nhóm phải thỏa mãn điều kiện đơng người,có tổ chức,có mục tiêu hoạt động chun mơn giống mục tiêu chung.Theo cách hiểu hệ thống nhóm lớn,trong phân hệ nhóm nhỏ 1.2.2 Đặc điểm chung nhóm • Lan truyền tâm lý: Biểu thị tác động tâm lý tương hỗ thụ động thành viên nhóm kiên,hiên tượng,nhóm hệ thống.Lan truyền tâm lý tích cực đem lại ý kiến có lợi cho nhóm niềm hi vọng,sự thông cảm.Ngược lại,với việc lan truyền ý kiến khơng có lợi cần làm rõ cơng khai giải thích,thuyết phục để xóa bỏ hiên tượng • Tâm trạng nhóm Là trạng thái cảm xúc nhóm, hình thành cách tự phát,thể hiên tương đối bền vững sức ỳ hệ thần kinh • Bầu khơng khí tâm lý nhóm Là tượng tâm lý biểu mức độ hoạt động,hòa nhập phẩm chất tâm lý cá nhân người nhóm,được hình thành từ thái đọ người nhóm công việc,bạn bè,đồng nghiệp hay người lãnh đạo.Bầu khơng khí tâm lý nhóm đẹp xấu 1.2.3 Vai trị nhóm Nhóm có vai trị quan trọng tổ chức,thể sau: • • • • • • 1.2.4 Công việc tổ chức thực hiên tốt có tảng kinh nghiệm kiến thức rộng từ thành viên nhóm Sức sáng tạo lớn hơn,nhiều triển vọng giải vấn đề hiệu Luôn sẵn sàng phản ứng trước thay đỏi rủi ro Các thành viên chia sẻ trách nhiệm công việc cam kết chung mục tiêu đề Ủy thác công việc hiệu Tạo môi trường hứng khởi giàu động lực cho thành viên nhóm Phân loại nhóm a.Theo mối quan hệ • • Nhóm thức: Là nhóm hình thành theo quy chế thức tổ chức Nhóm khơng thức: Là nhóm hình thành tự phát hình thành nhóm cấu khơng xác b.Theo cách thức làm việc nhóm • • Nhóm làm việc tự quản: Là nhóm bao gồm thành viên trao quyền giải nhiệm vụ diễn liên tục Nhóm dự án: LÀ nhóm tổ chức xoay quanh nhiệm vụ đột xuất khoảng thời gian định c.Theo chức nhóm • • • • Nhóm chức năng: đội ngũ làm việc khơng,có trách nhiêm báo cáo với người phụ trách để đáp ứng mục tiêu tổ chức Nhóm chức chéo:Thành viên hình thành từ người có chức khác tổ chức.Họ dành phần thời gian cho hoạt đọng nhóm,thời gian cịn lại cho nhiệm vụ khac Nhóm chuyên nghiệp: Là nhóm tổ chức tạm thời với thành viên tập hợp lại để giải vấn đề cụ thể Ủy ban: Là nhóm đương nhiệm có trách nhiệm xây duwngjvaf điều hành tư tưởng,chính sách định Lãnh đạo nhóm hiệu 2.1.Khái niệm: Lãnh đạo nhóm hiệu việc ủy quyền người lãnh đạo tổ chức cho người trưởng nhóm với phân công rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm lợi ích mà trưởng nhóm nhóm phân cơng Trong làm việc nhóm, vai trị người trưởng nhóm quan trọng Trưởng nhóm vừa người khởi xướng hành động, thúc đẩy hoạt động; vừa người đào tạo, hướng dẫn, kèm cặp để giúp thành viên cải thiện hiệu hoạt động họ; đồng thời hình mẫu hình thành lối cư xử hành động mà họ muốn thành viên nhóm thể hiện; trường nhóm người đàm phán điểm khác biệt suy nghĩ, hành động thành viên đưa hướng giải cho chúng 2.2 Đặc trưng nhóm làm việc hiệu quả: Trong nhóm làm việc hiệu quả, thành viên: • • Đều đồng tình mục tiêu cam kết thực chúng Nếu có thể, tất thành viên tham gia vào việc đặt mục tiêu cụ thể thực tế Đều phải nhận thực mục tiêu chung nhóm quan trọng mục tiêu cá nhân • • • • • Hiểu rõ vai trò người chuyển đổi trách nhiệm cần thiết Đóng góp kỹ kinh nghiệm đa dạng phù hợp cá nhân Có thái độ rộng lượng với sai lầm họ người khác Có thái độ cởi mở với ý tưởng mẻ, triển vọng sẵn sàng chấp nhận rủi ro Xác định định cuối đưa phải dựa cốt lõi vấn đề phong cách hay vị trí cá nhân đề xuất ý tưởng Để phát triển nhóm làm việc hiệu quả, trưởng nhóm cần nhiều kỹ như: giao tiếp, đàm phán, kỹ người 2.3 Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả: Để lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả, trưởng nhóm phải làm tốt cơng việc sau: a.Xác định vai trị nhóm làm việc: Mặc dù nhóm cần yêu cầu kỹ riêng khác nhau, hầu hết nhóm có số vai trị dễ nhận thấy để thực chia sẻ Việc xác định vai trị nhóm quan trọng, ảnh hưởng đến việc xác định quy mơ, số lượng, quy tắc cách thức hoạt động nhóm b.Xây dựng chuẩn mực nhóm làm việc: Việc bàn bạc, thống đặt nguyên tắc, chuẩn mực cần thiết giúp nhóm tránh rắc rối làm việc trôi chảy trình giải cơng việc c Xác định quy mơ nhóm làm việc vai trị thành viên: * Số lượng thành viên tùy thuộc vào mực độ phức tạp cơng việc Q đơng hay q thành viên ảnh hưởng đến suát hiệu cơng việc Nếu nhiệm vụ phức tạp, địi hỏi kỹ cụ thể sử dụng nhóm nhỏ (5-9 thành viê) Nếu nhiệm vụ đơn giản cơng việc dễ thực nên sử dụng nhóm lớn (có thể lên đến 25 thành viên) * Nhóm nên có số thành viên lẻ để thuận tiện việc định biểu biểu lấy đa số khơng vào ngõ cụt d Tuyển chọn thành viên nhóm làm việc: * Các thành viên tự nguyện gia nhập vào nhóm có xu hướng tận tụy với cơng việc nhóm thành viên định Sự tận tâm mạnh mẽ thành viên thấy mục đích quan trọng phía sau nỗ lực nhóm Bằng việc tập trung vào chiến lược rõ ràng, trưởng nhóm dễ dàng tìm thành viên mong muốn cho nhóm * Một số lưu ý tuyển thành viên như: + Tuyển dụng cá nhân đóng góp kỹ bù trừ cho thành viên khác nhóm + Lựa chọn cá nhân có lực giải vấn đề cụ thể định + Lưu ý thông tin tiến cử từ cấp đồng nghiệp + Tìm kiếm cá nhân có kinh nghiệm làm việc nhóm + Tìm kiếm người coi hội để kết hợp kỹ trí tuệ với người khác * Lựa chọn thành viên thái độ, cịn kỹ đào tạo Tất nhiên, thành viên nhóm cần trang bị ký định e.Phối hợp thành viên nhóm làm việc: Để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, trưởng nhóm cần: • Trước hết, đặt mục tiêu thành cơng cho nhóm: Tức trưởng nhóm cần phải kiểm tra: + Mục đích nhóm có rõ ràng khơng? + Ngân sách thời hạn có thực tế khơng? + Các nguồn lực có phù hợp khơng? + Nhóm có quyền hạn hỗ trợ cần thiết không? Nếu câu hỏi trên, có câu trả lời “Khơng” trưởng nhóm cần phải đưa lý lẽ để bảo vệ nhóm giải trình tính khả thi mục tiêu đề * Chủ động cơng việc: Trưởng nhóm phải biết sáng tạo, tạo chủ động công việc, khơng thể ngồi chỗ để chờ đợi thứ cần tự động xuất từ đầu trước mặt mình, phải đưa lý lẽ, tranh luận vào cơng việc nhóm * Đảm bảo tính thực tế cho thời hạn nguồn lực để thực công việc nhóm để mục tiêu dự án hoàn thành * Theo dõi dấu hiệu thất bại: Mỗi nhóm thất bại theo nhiều cách Nhận biết nguy tiềm ẩn thất bại giúp cho nhóm hạn chế thất bại Một số lý dẫn đến thất bại như: thiếu hỗ trợ quản lý, nguồn lực không hợp lý, khả lãnh đạo kém, xung đột nhóm,…Việc lập kế hoạch cẩn thận giúp trưởng nhóm sẵn sàng cho thành công mặt cho hoạt động nhóm g.Tạo động lực làm việc thành viên: Mỗi cá nhân tham gia vào nhóm mang theo trí tuệ, mối quan tâm động lực riêng họ Ngồi vấn đề kinh tế, họ cịn quan tâm đến: hội học hỏi trưởng thành, cơng nhận, đáp ứng sở thích việc tham gia nhóm… Trong nhóm phải đảm bảo thành viên nhóm biết rõ đóng góp họ mang lại phần thưởng xứng đáng Nếu làm điều này, trưởng nhóm khuyến khích thành viên nhiệt tình trở nên hoạt động nỗ cách triển tiềm cá nhân đáp ứng mong muốn nghề nghiệp họ II Liên hệ thực tiễn A.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHĨM Tổng quan chung: Đội nhóm kinh doanh cơng ty Up Training: gồm thành viên Sản phẩm: công nghệ sinh trắc dấu vân tay Công dụng sản phẩm: phân tích cấu trúc não bộ, phát khả vượt trội thân, phân tích tính cách phát khiếu để lựa chọn đường ngắn để đến với thành công từ định hướng nghề nghiệp Khách hàng mục tiêu: trẻ em từ 1-16 tuổi Xác định vai trò nhóm làm việc Đầu tháng 6/2013, cơng ty trách nhiệm hữu hạn Tiềm Việt- Italents có liên kết với công ty cổ phần đào tạo Tiềm không giới hạn – Up Training với mong muốn mang dịch vụ sinh trắc dấu vân tay thị trường miền Bắc Công nghệ sinh trắc dấu vân tay sử dụng công nghệ cao, quét dấu vân tay nhằm phân tích cấu trúc não bộ, đưa số đánh số IQ, CQ, EQ, AQ, số động số phân tích, số học thuyết đa thông minh tiến sĩ Howard Garder hay phân bổ số lượng tế bào não trái, não phải… • Vai trị nhóm: mang sản phẩm đến tay người tiêu dùng Xây dựng chuẩn mực • Mỗi tuần nhóm có buổi họp cố định vào tối thứ chủ nhật, kéo dài tiếng, vừa để tổng kết hoạt động tuần, vừa để đưa hướng hoạt động cho tuần • Trong buổi họp, thành viên phải có mặt h Thành viên muộn phút bị phạt 100k Bất kì tiếng chng điện thoại reo lên họp bị phạt 100k bổ sung vào quỹ ăn chơi nhóm • Các thành viên nhóm phải đồn kết, hỗ trợ nhau, khơng câu kéo, cướp khách • Thu nhập người dựa vào số hợp đồng mà người ký kết được,có thể chia làm phần: + Doanh thu sale: với hợp đồng sale, thành viên nhận đc 200k + Doanh thu tư vấn: với báo cáo, người tư vấn đc nhận 300k Xác định quy mơ nhóm Nhóm nịng cốt ban đầu gồm thành viên Và hoạt động thời gian, đến thành viên nhóm cảm thấy đủ cứng cáp tự tập hợp nhóm cộng tác viên nhỏ cho Tuyển chọn thành viên Những thành viên nhóm người có lực, vơ tâm huyết, nhiệt tình với cơng việc tuyển chọn ban kiện công ty Up training Trưởng nhóm: Phạm Thu Hiền – Giám đốc kinh doanh Up Training Các thành viên khác: - Nguyễn Thu Trang – Đội trưởng ban kiện Up Training, đồng thời có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực tư vấn giáo dục - Nguyễn Bích Ngọc: thành viên ban kiện Up Training, có kinh nghiệm lĩnh vực bán hàng - Nguyễn Thu Thủy: nhà phân phối công ty Vinalink, tham gia nhiều kiện cộng đồng, ưu điểm khả chăm sóc khách hàng tốt - Đỗ Trang Nhung: cộng tác viên Up Training, động, nhiệt tình… Phối hợp thành viên nhóm • Đặt mục tiêu cho nhóm: Ví dụ: mục tiêu tháng nhóm 88 hợp đồng, sau chia trung bình đặt mục tiêu cho cá nhân Sau đặt mục tiêu tháng, nhóm bắt đầu phân tích đến mục tiêu tuần, mục tiêu ngày Từ lập kế hoạch ngày cho nhóm định hướng cho cá nhân thành viên Sau đặt mục tiêu cá nhân, nhiệm vụ thành viên nhà lập danh sách khách hàng, bao gồm cá nhân trường mầm non, danh sách tối thiểu 100 số điện thoại Các thành viên liên hệ với trường mầm non để xin hẹn, từ nhóm trường để tổ chức buổi gặp gỡ với cha mẹ học sinh để triển khai cơng nghệ • Chủ động cơng việc: Liên hệ phía cơng ty Up Training u cầu hỗ trợ phần đào tạo, công cụ làm việc tờ rơi, Card, máy quét vân tay… • Đảm bảo tính thực tế: Mặc dù mục tiêu nhóm làm việc vượt qua mong đợi, kỳ vọng công ty thân, nhiên cần phải đảm bảo tính thực tế So sánh với lực thời gian cá nhân để từ đưa mục tiêu kế hoạch phù hợp • Theo dõi dấu hiệu thất bại: Hàng tuần, nhóm có buổi họp vào tối chủ nhật, để tổng kết hoạt động diễn tuần vừa Những việc làm được, chưa làm từ đưa hướng giải Ví dụ thành viên phàn nàn thiết lập hẹn với trường mầm non địa bàn quận Hai Bà Trưng, nhóm ngồi với phân tích xem cách mời chưa, từ ngữ phải nào, phải cho khách hàng thấy họ nhận giá trị gặp mình… Tạo động lực làm việc Trường nhóm người có vai trị quan trọng việc tạo động lực cho nhóm - Đề quy định, thành viên khơng tn thủ bị phạt -Bằng cách khơng nói đến vấn đề tiêu cực họp, thay phàn nàn tìm hướng giải -Lập quỹ nhỏ gọi quỹ ăn chơi để thành viên tổ chức buổi liên hoan nho nhỏ để xốc lại tinh thần -Liên hệ phía cơng ty để thành viên tham gia buổi đào tạo chuyên gia nước -Mỗi thành viên có hợp đồng tất thành viên khác cổ vũ chúc mừng nhiệt tình -Văn hóa nhóm văn hóa “Ơm”, ơm để thể tinh thần đồng đội, vui có nhau, buồn có B.ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG NHÓM 1.Điểm mạnh - Thực đủ bước để có nhóm hiệu - Quy mơ nhóm phù hợp với u cầu cơng việc - Nhóm tn thủ tốt ngun tắc nhóm - Cơng tác tạo động lực tạo hiệu cao nhóm Điểm yếu - Nhóm chưa tập hợp cá nhân xuất sắc -Chưa đảm bảo cân nhóm - Nhóm trưởng chưa kiểm sốt điều chỉnh kịp thời C.GIẢI PHÁP Tập hợp cá nhân xuất sắc Khả làm việc nhân viên hàng đầu mang lại khoản lợi nhuận khổng lồ Đừng ngần ngại đầu tư cho nhóm vài nhóm viên "có sạn đầu" Một người giỏi người trung bình, đừng quan tâm đến số lượng.Để mời nhóm viên có lực địi hỏi nhiều thời gian cơng sức Đừng tìm kiếm kiểu "fast food" Hãy tìm hiểu tính cách, động làm việc người lựa chọn lực chuyên môn họ, thể khả giải vấn đề, tầm nhìn cách phân tích chi tiết 2 Đảm bảo cân Một dự án thực nhiều hoạt động Vì vậy, nhóm phải có đầy đủ nhóm viên chuyên gia lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT…) Rắc rối khâu có người giải khâu ấy, không để dự án bị ách Sự cân tính cách cá nhân cần đảm bảo, điều thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp nhóm Ln đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chun mơn cao đồng thời với khả thích ứng linh hoạt với cơng việc với người khác Kiểm soát điều chỉnh kịp thời Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát hoạt động nhóm để có điều chỉnh hợp lý Không điều chỉnh công việc, bạn phải điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát mâu thuẫn nội để hóa giải, khơng để chúng ảnh hưởng đến cơng việc Sự tự ý thức nhóm điều cốt yếu, thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm Các buổi thảo luận cơng khai, có quy mơ cần thiết  ... triển nhóm làm việc hiệu quả, trưởng nhóm cần nhiều kỹ như: giao tiếp, đàm phán, kỹ người 2.3 Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả: Để lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả, trưởng nhóm phải làm tốt cơng việc. .. động nhóm b.Xây dựng chuẩn mực nhóm làm việc: Việc bàn bạc, thống đặt nguyên tắc, chuẩn mực cần thiết giúp nhóm tránh rắc rối làm việc trôi chảy trình giải cơng việc c Xác định quy mơ nhóm làm việc. .. thành theo quy chế thức tổ chức Nhóm khơng thức: Là nhóm hình thành tự phát hình thành nhóm cấu khơng xác b.Theo cách thức làm việc nhóm • • Nhóm làm việc tự quản: Là nhóm bao gồm thành viên trao