Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA.doc

Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA.doc

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay, để phát triển nền kinh tế trước hết cần phải phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng, để từ đó mới có thể tạo điều kiện cho các vùng, miền trên cả nước phát triển kinh tế một cách đồng đều Vì vậy Đảng và Nhà nước đã xác định mục tiêu hàng đầu và ưu tiên trước nhất là phát triển mạng lưới giao thông trên cả nước, có như vậy thì mới có thể đạt được mục tiêu chung của toàn nền kinh tế Do đó trong những năm gần đây đầu tư cho xây dựng, nâng cấp và cải tạo mạng lưới giao thông chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng mức đầu tư của toàn bộ nền kinh tế Các dự án đầu tư được thực hiện chủ yếu sử dụng các nguồn vốn ngân sách, và vốn vay viện trợ nước ngoài và với khối lượng vốn lớn Để quản lý các dự án này, Chính phủ thành lập ra các Ban quản lý thuộc các Bộ chủ quản để có thể tập trung chuyên môn vào quản lý, đại diện cho nhà nước làm chủ đầu tư Công tác quản lý các dự án đầu tư là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi phải có một trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý Quản lý dự án giữ vai trò quan trọng, giúp cho việc thực hiện dự án được thực hiện theo một quy trình nhất định, đảm bảo mục tiêu đặt ra ban đầu cũng như hiệu quả do dự án đem lại sau này Nhận thức được vai trò của quản lý dự án trong hoạt động đầu tư và qua tìm hiểu thực tế công tác quản lý được thực hiện tại Ban quản lý dự án 5, em đã củng cố được kiến thức về quản lý dự án và nắm bắt được phương pháp tổ chức và triển khai công tác quản lý đối với một dự án đầu tư đặc biệt là những dự án đầu tư từ nguồn vốn vay viện trợ nước ngoài Chính vì vậy em đã chọn

đề tài: Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 - Bộ Giao thông vận tải

Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 và qua đó thấy được những ưu điểm cũng

như những hạn chế còn gặp phải trong công tác quản lý dự án đầu tư để đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 2 phần:

CHƯƠNG I : TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN

ODA CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5(PMU5)

CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA

Do thời gian thực tập và khả năng có hạn nên em chỉ nghiên cứu công tác quản lý dự án trên một góc độ và qua đó đánh giá hiệu quả của công tác quản lý tại Ban quản lý dự án 5 Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Bạch Nguyệt và các cán bộ thuộc phòng Dự án 1- Ban quản lý dự án 5 đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này

CHƯƠNG I

TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5(PMU5)

I TỔNG QUAN VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 - BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

1 Quá trình hình thành Ban quản lý dự án 5

Ban quản lý dự án 5 trước đây có tên gọi là Ban quản lý dự án quốc lộ 5, là đơn vị trực thuộc Ban quản lý công trình Thăng Long được thành lập tại Quyết định số 1405 QĐ/TCCB-LĐ ngày 12/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải Nhiệm vụ chủ yếu của Ban quản lý dự án quốc lộ 5 giai đoạn này là quản lý thực hiện công trình thuộc các nguồn vốn vay của JBIC( thành viên của Quỹ hỗ trợ phát triển chính thức), ADB, WB, IDA, DFID….và vốn ngân sách nhà nước Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đã ra Quyết đinh số 269/TCCB-LĐ ngày 5/3/1994 về việc tách nguyên trạng Ban quản lý dự án quốc lộ 5 đang trực thuộc Ban quản lý dự án công trình Thăng Long về trực thuộc Bộ Giao thông vận tải và đổi tên thành Ban quản lý dự án 5 Thông qua Quyết định này, Ban quản lý dự án 5 được chính thức thành lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, trực thuộc Bộ Giao thông vận tải và độc lập với các Ban quản lý dự án khác.

Trụ sở Ban quản lý dự án 5: 278 phố Tôn Đức Thắng- Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh : "PROJECT MANAGEMENT UNIT N0 5" (Viết tắt là PMU-5).

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của Ban quản lý dự án 5 trong giai đoạn 2006 -2010

 Mục tiêu:

- Nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ Bộ Giao Thông Vận Tải giao cho Ban từ năm 2006 đến năm 2010

- Thực hiện tốt các quy định pháp luật trong đầu tư xây dựng cơ bản, các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng trong ngành GTVT

- Không ngừng nâng cao hiệu quả bộ máy hoạt động của Ban trong công tác quản lý các dự án và năng lực chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ nhân viên

 Nhiệm vụ :

- Đại diện chủ đầu tư ký kết các hợp đồng kinh tế với phía nước ngoài và phía Việt Nam liên quan đến việc xây dựng, nâng cấp, cải tạo quốc lộ 5 từ giai đoạn chuẩn bị xây dựng đến khi kết thúc đầu tư xây dựng đưa công trình vào khai thác.

- Tổ chức giám sát đấu thầu lựa chọn công ty tư vấn giám sát kỹ thuật việc xây dựng công trình.

- Thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán và tài liệu liên quan, trình cơ quan có thẩm quyền xem xét duyệt đảm bảo tiến độ công trình.

- Tổ chức duyệt giá thành công trình và quyết toán công trình trên cơ sở các quy định của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam phù hợp với thông lệ quốc tế hiện hành.

- Giải quyết các thủ tục về đất đai, đền bù, thực hiện giải phóng mặt bằng phù hợp với đặc điểm địa phương, lãnh thổ và giấy phép xây dựng.

- Quan hệ với nước ngoài để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, tài chính, dịch vụ tư vấn, giải quyết các thủ tục về cấp phát vốn công trình.

- Tổ chức quản lý bảo dưỡng công trình trong quá trình khai thác và tổ chức thu phí sử dụng đường theo quy định của Nhà nước để hoàn vốn một phần công trình.

3 Cơ cấu tổ chức và các phòng ban chức năng trong Ban quản lý dự án 5

 Cơ cấu tổ chức: ( Sơ đồ 1)

Các phòng chức năng thuộc là bộ phận tham mưu chuyên sâu nghiệp vụ, đảm bảo đầy đu cơ sở pháp lý để TGĐ ra quyết định quản lý Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các quyết định của TGĐ cụ thể :

- Trực tiếp tổ chức thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng với quy định của Pháp luật, quy định của Nhà nước

- Giữ mối liên hệ với các Vụ, Cục chức năng thuộc Bộ, ngành và địa phương Cung cấp những thông tin cần thiết.

- Dự thảo các văn bản, các báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất

- Trực tiếp quản lý, cập nhật, lưu trữ hồ sơ của các dự án được giao, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý theo quy định

- Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, văn bản có liên quan phục vụ công tác - Khi kết thúc dự án, các phòng chức năng phối hợp trong thanh,

quyết toán công trình theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, phục vụ công tác Thanh tra, Kiểm toán theo quy định của nhà nước.

SƠ ĐỒ 1: CƠ CẤU TỔ CHỨC

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 -BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

GIAI ĐOẠN 2006-2010

(Nguồn: Văn phòng Ban quản lý dự án 5)

TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC HỘI ĐỒNG, BAN,

TỔ THAM MƯU

CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG

DỰ ÁN 1DỰ ÁN 2PHÒNG PHÒNG KTCL 1

PHÒNG KTCL 2

PHÒNG KẾ HOẠCH

VĂN PHÒNGPHÒNG TÀI

CHÍNH KẾ TOÁNPHÒNG

GPMB

4 Tình hình thực hiện các dự án hiện nay của Ban quản lý dự án 5 Bảng 1: Các dự án sử dụng vốn trong nước:

4Nâng cấp cải tạo QL3 đoạn Bờ Đậu – Tà Lùng

Thái Nguyên- Bắc Cạn –Cao Bằng

1291Trái phiếu CP

đoạn qua TX Bắc Kạn

245.93Dự án cải tạo nâng cấp

QL4A đoạn km 66-km116

1754Dự án cải tạo nâng cấp QL

32 đoạn Nam Thăng Long- Cầu Diễn

5Nâng cấp cải tạo QL 279 đoạn Tuần Giáo-Điện Biên- Tây Trang

II. Các dự án nhóm C

1Dự án đầu tư XD trụ sở cục GĐ và cục Đường sắt VN

Trung3 Giai đoạn 2- Dự án

1.1 Dự án Giao thông nông thôn 3:

Mục tiêu phát triển của dự án

Mục tiêu phát triển của dự án là giảm bớt chi phí đi lại và nâng cao điều kiện đi lại tới chợ, giúp người dân tận dụng nhiều hơn các cơ hội phát triển kinh tế ngoài nghề nông, thụ hưởng các dịch vụ xã hội, tại 33 tỉnh Miền bắc và miền Trung, bằng cách:

• Gia tăng số lượng cộng đồng được hưởng điều kiện đường xá có thể đi lại trong bốn mùa

• Cải thiện tình trạng đường nông thôn thông qua việc nâng cao công tác quản lý và bảo trì mạng lưới đường

• Tăng cường năng lực của các cấp và khu vực tư nhân để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch, thực hiện và duy trì mạng lưới đường nông thôn.

DFID (vốn viện trợ không hoàn lại) 24,50 14.14 %

(nguồn: phòng dự án 1)

 Thời gian thực hiện dự án : Bắt đầu từ: 01/03/2006 Kết thúc: 30/06/2011

1.2 Dự án nâng cấp tỉnh lộ

 Mục tiêu của dự án:

Góp phần cải tạo nâng cấp hệ thống đường tỉnh nhằm đóng góp vaà việc phát triển kinh tế, thực hiện chương trình xoá đói giảm nghèo các tỉnh trung du và miền núi phía Bắc

- Địa điểm: 19 tỉnh phía Bắc Nguồn vốn :

Bảng 4: Cơ cấu nguồn vốn của dự án Nâng cấp tỉnh lộ ADB

(tr USD)

Tỷ trọng các nguồn vốn (%)

(nguồn: phòng dự án 1)

 Thời gian thực hiện : 2002- 2006

1.3 Dự án nâng cấp và cải tạo QL 5 giai đoạn 2

 Mục tiêu dự án :

Do nhu cầu giao thông vận tải trên QL5 ngày càng cao và nhu cầu đi lại của nhân dân hai bên dọc tuyến đường nên mục tiêu của dự án là nghiên cứu các phương án đường gom, cầu vượt tại vị trí mật độ qua lại cao, đảm bảo giao thông thông suốt và an toàn cho người và phương tiện Vì vậy Bộ GTVT đã quyết định đầu tư dự án Các công trình nâng cao hiệu quả QL 5 giai đoạn II.

Địa điểm : Hà Nội- Hưng Yên – Hải Dương- Hải Phòng Nguồn vốn: vốn vay JBIC và vốn đối ứng

Bảng 5: Cơ cấu nguồn vốn dự án Cải tạo QL 5 giai đoạn II

Nguồn vốn Số vốn (tỷ đồng)

Tỷ trọng các nguồn vốn(%)

2 Đặc điểm và yêu cầu của các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài

2.1 Đặc điểm chung của các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài

- Nguồn vốn : từ phía nước ngoài

- Ban quản lý dự án 5- Bộ GIVT là phía đại diện cho Việt Nam ký kết hiệp định vay vốn

- Hình thức đầu tư : Đầu tư gián tiếp nước ngoài

- Hình thức quản lý dự án : Chủ nhiệm điều hành dự án

- Các dự án đầu tư vào lĩnh vực phát triển hệ thống giao thông vận tải quốc gia

2.2 Yêu cầu của Ngân hàng thế giới đối với quá trình quản lý dự án

 Yêu cầu về tham vấn cộng đồng và công khai thông tin- Mục tiêu của quá trình tham vấn, công khai thông tin dự án nhằm:

• Chia sẻ thông tin với cộng đồng về các giai đoạn của dự án và các hoạt động dự án tiến hành, giúp người dân có thể tham gia, đóng góp vào dự án

• Tiếp nhận thông tin về nhu cầu, quyền ưu tiên cộng đồng cũng như các thông tin và phản hồi của người dân về các hoạt động, chính sách đề xuất

• Đảm bảo rằng cộng đồng sẽ được cung cấp thông tin đầy đủ về các quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, chất lượng cuộc sống và có cơ hội tham gia vào các hoạt động của dự án

vào các hoạt động cần thiết trong quá trình lập chuẩn bị công tác cải tạo đường

• Đảm bảo tính minh bạch đối với tất cả các hoạt động có liên quan đến việc đầu tư nâng cấp các tuyến đường

• Cung cấp diễn đàn giúp cho người dân có thể bày tỏ các vấn đề họ quan tâm

• Bắt đầu thiết lập mối quan hệ hợp tác giữa các cơ quan có liên quan- Nguyên tắc:

• Khi tiến hành lập kế hoạch, thiết kế tuyến và chuẩn bị các cấu phần liên quan, phải tiến hành tham vấn ý kiến góp ý của cộng đồng, những người bị ảnh hưởng đồng thời được hưởng lợi từ dự án

• Sau khi xây dựng hoàn thiện kế hoạch, chương trình phải tiến hành công khai các tài liệu trước khi trình cơ quan có thẩm quyền xem xét phê duyệt

Sơ đồ 2: Tham vấn cộng đồng, công khai thông tin:

Giai đoạn

Công khai

nộp kq thực hiện tham vấn công khai

Lập chủ trương đầu tư

Thực hiện lựa chọn tuyến đầu tư trên cơ sở quy hoạch và nhu cầu

địa phương

Lập danh sách tuyến đầu tư năm trình PMU5 sau khi có ý kiến UBND tỉnh

Không yêu cầu

Không yêu cầu

lập kế hoạch năm

Tham vấn không chính thức trong quá trình điều tra, khảo sát, thu thập thông tin

Kỹ thuật

Lập dự án đầu tư

Xã hội: sàng

lọc xã hội,kế hoạch tái định cư đầy dủ hay rút gọn hoặc cam kết không có GPMB đánh giá ảnh hưởng XH

Môi trường

Sàng lọc môi trường

Văn bản khẳng định kế hoạch năm đã được công khai tại trụ sở UBND tỉnh

Tham vấn chính thức nhóm người DTTS để lập KH PT DTTS

Tham vấn chính thức người bị ảnh hưởng để lập kế hoạch TDC đầy đủ hay rút gọn

Sàng lọc GPMBSàng lọc DTTS

lập KH TDC đầy đủ hay rút gọn

Cam kết không có GPMB

Đánh giá ảnh hưởng xã hội và lập KH DTTS

Không phải đánh giá và lập KH DTTS

Riêng kết quả sang lọc môi trường phải gửi sở TNMTBiên bản họp dân thực hiện tham vấn cộng đồng

kế hoạch năm trình

UBND phê duyệt trụ sở UBND tỉnh

thực hiện kế hoạch năm

Họp dân phổ biến thông tin dự án, các tác động môi trường, các chính sách về đềnbù… và nghe ý kiến của người dân

thực hiện kế hoạch phát triển DTTS đượcphê duyệt (trình duyệt và lựa chọn đơn vị thực hiện kế hoạch)

Công khai bản dự thảo tại UBND xã trước khi trình duyệt

Biên bản họp dân thực hiện tham vấn cộng đồngTĐC+GPMB: đo đạc

kiểm đếm chi tiết,áp giá, lập phương án bồi thường GPMB

 Yêu cầu kiểm tra đảm bảo quy trình tổ chức đầu thầu, HSMT, kết quả đầu thầu

a) Tạo ra sự cạnh tranh tối đa

WB quy định hình thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế ( ICB) là chủ yếu nhất Chỉ trong trường hợp cho phép mới được sử dụng các hình thức như đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp…Để đảm bảo cạnh

định hướng cụ thể, phải đảm bảo cho phép và khuyến khích sự cạnh tranh quốc tế, về nội dung phải nếu đầy đủ chi tiết rõ ràng

b) Bảo đảm công khai:

WB quy định việc đăng tải thông báo mời thầu đối với các gói thầu lớn và quan trọng phải thực hiện thông qua một tờ báo của Liên hợp quốc Trong thông báo mời thầu phải nói rõ thời điểm hết hạn nhận hồ sơ dự thầu, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu được thực hiện ngay sau khi đóng thầu đồng thời phải thông báo rõ các thông tin về nhà thầu Để tạo điều kiện cho các nhà thầu có được thông tin mời thầu thì việc thông báo mời thầu phải được đăng trên ít nhất một tờ báo trên phạm vi toàn quốc của nước vay Một nguyên tắc cơ bản là phải mở thầu công khai, các nhà thầu tham gia đấu thầu phải được mời tới dự lễ mở thầu Những nội dung cơ bản đối với từng hồ sơ dự thầu phải được đọc rõ, được ghi vào biên bản mở thầu.

c) Ưu đãi nhà thầu trong nước:

WB đã quy định chế độ ưu tiên trong xét thầu đối với các nhà thầu đủ điều kiện ưu đãi thuộc nước vay Theo quy định này thì trong đấu thầu mua sắm hàng hoá, nhà thầu trong nước chỉ được ưu đãi khi trong giá xuất xưởng có ít nhất 30% thuộc chi phí trong nước Trong đấu thầu xây lắp, để được ưu đãi , nhà thầu trong nước phải có tối thiểu 50% sở hữu là thuộc nước chủ nhà Mức ưu đãi tối đa trong cung cấp hàng hoá là 15%, còn trong xây lắp là 7,5%.

d) Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu:

Các quy định về phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu của WB vừa đảm bảo sự chặt chẽ, tiến tiến nhưng lại linh hoạt.

- Đối với lựa chọn dịch vụ tư vấn, quy định mua sắm của WB cho phép sử dụng 6 phương pháp đánh giá:

+ đánh giá trên cơ sở xem xét cả hai yếu tố chất lượng tư vấn và chi phí tư vấn Và bằng phương pháp này có thể có được dịch vụ tư vấn đạt hiệu quả tổng hợp

+ Đánh giá dựa trên cơ sở về chất lượng: theo phương pháp này nhà tư vấn chỉ yêu cầu nộp đề xuất kỹ thuật hoặc nộp cả đề xuất tài chính

+ Đánh giá dựa trên một nguồn ngân sách cố định: theo cách này nhà tư vấn được yêu cầu nộp ra đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính.

+ Đánh giá trên cơ sở chi phí thấp nhất: Đối với các công việc tư vấn đã có chuẩn mực là các công việc thông thường thì hồ sơ dự thầu nào được đánh giá vượt qua mức yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật và có chi phí thấp nhất sẽ được mời vào đàm phán hợp đồng.

+ Đánh giá trên cơ sở năng lực: Phương pháp này được sử dụng cho các công việc tư vấn có giá trị nhỏ ( không vượt quá 100.000 USD) Theo đó, hồ sơ dự thầu được đánh giá là có năng lực và phẩm chất thích hợp sẽ được mời để trình một đề xuất kỹ thuật và tài chính để có cơ sở cho việc đàm phán hợp đồng.

+ Phương pháp chọn theo một nguồn duy nhất: nó chỉ được coi là một trường hợp ngoại lệ, dùng cho một vài trường hợp đặc biệt.

- Đối với mua sắm hàng hoá và xây lắp, WB quy định phương pháp đánh giá như sau:

+ Bước đánh giá về kỹ thuật: Phương tiện đánh giá sự đáp ứng về mặt kỹ thuật là tiêu chí “đạt”, “không đạt” và nó được công khai trong hồ sơ mời thầu.

+ Bước đánh giá về tài chính, thương mại để xếp hạng nhà thầu: những hồ sơ vượt qua được bước trước thì mới được xem xét trong bước này Chỉ tiêu cơ bản- sản phẩm cuối cùng của bước đánh giá này là giá đánh giá.

e) Các nguyên tắc cơ bản trong quy định mua sắm của WB.

- Không phân biệt đối sử: Theo nguyên tắc này, hình thức đấu thầu rộng rãi được ưu tên áp dụng

- Không đàm phán về giá: Trong quy định mua sắm của WB, giá dự thầu của nhà thầu luôn phải được coi là cố định

- Đảm bảo sự cạnh, công băng, minh bạch trong đấu thầu: điều này được thể hiện ở hình thức đấu thầu rộng rãi, không phân biệt đối sử, mẫu hoá hồ sơ mời thầu…

- Không được vi phạm quy chế đấu thầu- Sự điều chỉnh theo thời gian

- Chống tham nhũng

2.3.Yêu cầu của Ngân hàng phát triển Châu Á đối với quá trình quản lý dự án

 Yêu cầu đối với công tác đấu thầu:

Nguyên tắc chính trong quy chế đấu thầu của ADB là:

a) Cạnh tranh: Việc đấu thầu cạnh tranh quốc tế là hình thức cơ bản nhất Nội dung cụ thể của hình thức này thì cũng giống như của WB mà đã dược nêu ở trên.

b) Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu: cũng tương tự WB, phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu của ADB là tiên tiến, phù hợp với thông lệ đấu thầu thế giới, tuy có một vài đặc thù riêng cụ thể như sau:

ADB luôn coi trọng tính hợp lệ của nhà thầu Chỉ có những thành viên của ADB mới đủ tư cách là nhà thầu hợp lệ Quan điểm đánh giá của ADB là ưu tiên đánh giá về kỹ thuật trong việc chọn tư vấn Nếu WB quy định danh sách sách ngắn trong đấu thầu lựa chọn tư vấn là từ 3 đến 6 nhà tư vấn, thì con số này trong quy định của ADB là từ 5 đến 7 Trong đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp thì phương pháp đánh giá dựa theo giá đánh giá là cơ bản.

c) Quy trình thực hiện: có thể tóm tắt quy trình này như sau:

Sơ đồ 3: Quy trình đấu thầu theo quy định của ADB

Phân chia gói thầu↓

Sơ tuyển ( nếu cần)↓Phát hành HSMT

↓Mở thầu

↓Xét thầu

d) Ưu đãi nhà thầu trong nước:

Quy định mua sắm của ADB đề cập đến sự ưu đãi nhà thầu trong nước theo từng trường hợp cụ thể và việc ưu đãi này được nêu rõ trong HSMT

e) Tính quốc tế cao: Để đảm bảo cạnh tranh tối đa, quy định mua sắm của ADB thể hiện tính quốc tế cao Điều này được thể hiện ở :

- Việc thông báo mời thầu sử dụng tờ báo tiếng Anh hoặc trên tờ báo có lưu lượng phát hành rộng rãi

- Ngôn ngữ: phần lớn sử dụng bằng tiếng Anh Trong trường hợp sử dụng nhiều ngôn ngữ thì tiếng Anh có ưu thế quyết định

- Loại tiền: Cho phép quy định trong hồ sơ mời thầu là sử dụng một hoặc nhiều loại tiền để bỏ thầu Thông thường cho phép chào bằng loại tiền của nước mình hoặc một loại tiền mua bán quốc tế quy định trong hồ sơ mời thầu.

Ngân hàng phát triển Châu Á đưa ra các yêu cầu về công tác đền bù giải phóng mặt bằng trong quá trình thực hiện dự án Yêu cầu này được đưa ra trong khuôn khổ GPMB do ADB lập Theo đó:

- Nguyên tắc áp dụng :

+ Cần tránh hoặc giảm thiểu tái định cư bắt buộc và thiệt hại về đất đai, công trình, các tài sản khác và thu nhập bằng cách khai thác mọi phương án khả thi

+ Tất cả các hộ đều được đền bù theo giá thay thế cho tài sản, thu nhập và công việc sản xuất kinh doanh bị ảnh hưởng, được hỗ trợ khôi phục để cải thiện hay ít nhất cung phục hồi được mức sống, mức thu nhập và năng lực sản xuất của họ trước khi có dự án.

+ Hộ thiếu giấy tờ hợp pháp đối với tài sản bị thiệt hại vẫn được hưởng đền bù và các biện pháp khôi phục nói trên

+ Đền bù cho tài sản thiệt hại theo giá thay thế

+ Trong trường hợp di chuyển cả một khu vực dân cư phải cố gắng tối đa để duy trì thể chế văn hoá và xã hội của những người di chuyển và của cộng đồng nơi dân cư chuyển đến

+ Việc chuẩn bị các KH GPMB và thực hiện các kế hoạch này phải có sự tham gia của những người chịu ảnh hưởng và tư vấn

+ Lịch tiến độ và ngân sách lập kế hoạch GPMB và thực hiện kế hoạch đó phải được đưa vào phần tương ứng của tiểu dự án và dự án tổng thể

+ Phải hoàn tất chi trả đền bù các tài sản thiệt hại và kết thúc di dân tới nơi ở mới trước khi thi công tuyến tiểu dự án Các biện pháp khôi phục cũng phải sẵn sàng

- Kế hoạch GPMB của các tiểu dự án theo yêu cầu của ADB: Đây là một trong những tiêu chuẩn để thẩm định dự án của Ngân hàng phát triển Châu Á Kế hoạch GPMB phải được đối chiếu với Chính sách của

ADB về tái đinh cư bắt buộc Khung chính sách tái định cư bắt buộc quy đinh ra quyền lợi trong việc đền bù để GPMB

- Theo yêu cầu này kế hoạch GPMB của các tiểu dự án sau khi được ADB phê duyệt mới được tiến hành thực hiện xây dựng

2.4 Yêu cầu của Ngân hàng hợp tác phát triển Nhật Bản đối với quá trình quản lý dự án

 Yêu cầu về công tác đấu thầu:

Về cơ bản quy định về đấu thầu của JBIC có tính chất quốc tế cao, có nhiều nội dung trong quy định là đồng nhất với các nội dung trong quy định về đấu thầu của WB và ADB, song cũng có một số khác biệt.

Một vài khác biệt chính trong quy định về đấu thầu của JBIC so với quy định của WB và ADB:

- Không có quy định ưu đãi nhà thầu thuộc nước là bên vay do nguồn tiền của JBIC là của riêng nước Nhật, là nguồn tiền mà trong đó có việc nộp tiền của các công ty Nhật Nhờ quy định này mà các nhà thầu của Nhật có diều kiện cạnh tranh nhiều hơn trong các cuộc đấu thầu quốc tế sử dụng vốn của JBIC.

- Trong quy định của JBIC, việc thực hiện thi công các công trình được coi là dịch vụ không phải là dịch vụ tư vấn Với quy định này phạm vi đấu thầu dịch vụ bao quát hơn so với phạm vi đấu thầu xây lắp.

 Yêu cầu trong công tác thanh quyết toán vốn công trình:

Khác với các nguồn vốn cho vay viện trợ nước ngoài khác, vốn vay từ Ngân hàng hợp tác phát triển Nhật Bản có các quy định đối với cơ chế quản lý tài chính đối với dự án Theo đó phía Ngân hàng cho vay được tính bằng đồng JPY và quy đổi theo tỷ giá hối đoái giữa đồng VN và đồng

 Hệ thống thanh toán của mô hình không phân quyền:

 Hệ thống thanh toán tại mô hình phân quyền:

Hệ thống này áp dụng cho những tỉnh có đủ năng lực quản lý tài chính đáp ứng yêu cầu tối thiểu của dự án

Sơ đồ 4– Thanh toán tại Mô hình không phân quyền

*TK VND*

PPMUs nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PMU5 để phê duyệt và thanh

toán

PMU5 đề nghị STD thanh toán bằng USD pay claim In Forex.

Nhà thầu PMU5 nộp chứng chỉ thanh toán,

hoá đơn cho PST, DSTTo STD STD checks and approves

PMU5 kiểm tra các đệ trình của các

PPMU

huyện nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PPMU/PMU5 để phê duyệt

và thanh toán

PMU5 đề nghị DST Thanh toán VND

Nhà thầu tại HN

Nhà thầu tại tỉnh

Nhà thầu tại huyệnchứng chỉ

thanh

chứng chỉ thanh

chứng chỉ thanh

Th toán

3.Thực trạng công tác quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5- Bộ Giao thông vận tải.

Như ta đã biết: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt và đạt các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất Vì vậy quản lý được coi là mọt trong những khâu quan trọng quyết định hiệu quả của dự án đầu tư, đảm bảo những mục tiêu đề ra từ ban đầu

Mục tiêu của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép Như vậy mục tiêu chính của bất cứ một dự án nào cũng là : thời gian (tiến độ), chi phí và chất lượng Đây

Sơ đồ 5 - Hệ thống thanh toán tại mô hình phân quyền

Kho bạc Yên TK *TK VND

*

Các PPMU trình chứng chỉ, hoá đơn

cho PTD để thanh toán

PMU5 đề nghị STD thanh toán băng USD

pay contractors In Forex. Nha thầu PMU5 nộp chứng chỉ, hoá đơn cho

Kho bạc

To STD STD checks and approves

PMU5 kiểm tra các đề nghị thanh toán

huyện nộp chứng chỉ, hoá đơn cho DTD để duyệt, thanh toán

PMU5 đề nghị STD thanh toan VND

Nhà thầu tại HN

Nhà thầu tại tỉnh

Nhà thầu tại huyệnchứng chỉ

thanh

chứng chỉ hoá

chứng chỉ, hoá

Th toán

Reporting Kho bạc tỉnh t

TK VND

Kho bạc huyện

TK VND

*Reporting

Th toán

ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của dự án sau này Mối quan hệ của ba mục tiêu này trong quá trình quản lý thể hiện qua hàm:

C= f(P, T, S)

Trong đó: C: chi phíT: thời gian

P: mức độ hoàn thành công việcS: phạm vi dự án

Đối với mỗi một dự án khác nhau và trong từng giai đoạn khác nhau của một dự án thì tầm quan trọng của mỗi mục tiêu được đánh giá khác nhau Do đó trong từng giai đoạn của dự án, từng dự án cụ thể phải xác định được đâu là mục tiêu chính, quan trọng nhất của dự án để dự án được thực hiện một cách hiệu quả, đảm bảo những yêu cầu của dự án Nhưng do mối quan hệ tương tác qua lại lẫn nhau giữa ba mục tiêu : thời gian, chi phí, chất lượng và do nguồn lực là có hạn nên để đạt kết quả tốt nhất cho một mục tiêu thì thường phải hy sinh một hoặc hai mục tiêu còn lại Đây được gọi là đánh đổi mục tiêu dự án, trong quá trình quản lý thướng xuyên diễn ra sự đánh đổi mục tiêu và yêu cầu đặt ra là trong bất kỳ một sự đánh đổi mục tiêu nào cũng phải đảm bảo sự hợp nhất giữa ba mục tiêu

Chính vì điều này nên quá trình quản lý dự án diễn ra hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự cân nhắc giữa các mục tiêu để đưa ra quyết định đúng nhất Do đó công tác quản lý chủ yếu tập trung vào ba lĩnh vực: quản lý tiến độ thời gian thực hiện, quản lý chi phí và quản lý chất lượng Vì vậy trong chuyên đề này chú trọng phân tích tình hình quản lý ba mục tiêu trên

3.1 Thực trạng công tác quản lý tiến độ, thời gian thực hiện

3.1.1 Quy trình quản lý tiến độ

Quản lý tiến độ thời gian thực hiện là cơ sở để quản lý chi phí, cơ sở để phân bố nguồn lực hợp lý Quản lý tiến độ dự án có những tác dụng:

 Quản lý tiến độ hợp lý sẽ giúp hoàn thành dự án một cách nhanh nhất có thể được.

 Quản lý tiến độ xác định những công việc nào là gây trở ngại nhất, để từ đó có thể rút ngắn thời gian hoàn thành chúng bằng cách đầu tư thêm phương tiện hoặc tăng cường nguồn lực.

 Xác định công việc nào là ít gây trở ngại nhất, có thể kéo dài hoặc giảm bớt nguồn lực mà không ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành toàn bộ dự án.

Đối với mỗi một dự án thì quản lý tiến độ được thực hiện theo một quy trình quản lý tiến độ bao gồm các hoạt động chính:

 Lập kế hoạch quản lý tiến độ:

Việc lập kế hoạch quản lý tiến độ giúp cho quá trình quản lý trên cơ sở tiến độ dự kiến của các công việc trong kế hoạch tiến độ đưa ra những biện pháp thực hiện để đảm bảo tiến độ đã định hoặc có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hơp với tiến độ Kế hoạch tiến độ được lập dựa trên những yêu cầu về kỹ thuật đối với các công việc và nguồn lực của dự án Đây được coi là một trong những hoạt động không thể thiếu của quá trình quản lý tiến độ Nội dung của một bản kế hoạch quản lý tiến độ bao gồm: các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện các công việc, thứ tự thực hiện các công việc Do vậy để lập kế hoạch quản lý tiến độ phải thực hiện qua các bước:

Bước 1: Xác định công việc của dự án

Việc xác định các công việc của dự án là một trong những yêu cầu cần thực hiện trước nhất Xác định các công việc của dự án căn cứ vào quy mô, đặc điểm của dự án thực hiện Trước kia quá trình xác định các công việc chủ yếu được tiến hành trong giai đoạn thực hiện của dự án Do đó trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư việc xác định các công việc cần thực hiện không rõ ràng dẫn đến không những làm ảnh hưởng đến các giai đoạn sau mà còn gây khó khăn trong quá trình quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư và có thể dẫn đến việc bỏ sót các công việc cần thực hiện hoặc các công việc thực hiện lặp lại trong quá trình chuẩn bị Vì vậy hiện nay xác định các công việc của dự án được thực hiện ngay sau khi ý tưởng về dự án được hình thành Điều này giúp cho công tác quản lý đặc biệt là quản lý tiến độ được thực hiện một cách chặt chẽ hơn

Xác định công việc dự án được thể hiện qua cơ cầu phân tách công

việc ( Work breakdown structure) Phân tách công việc được hiểu là việc

phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án Phân tách công việc được thực hiện bằng các phương pháp chính như: phương pháp thiết kế dòng, phương pháp phân tách theo chu kỳ, và phân tách theo chức năng Phân tách công việc giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi cá nhân thực hiện công việc, là cơ sỏ để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện dự án trong từng thời kỳ, là cơ sở để lập kế hoạch điều phối nguồn lực và tiến độ thực hiện dự án…Kết quả của bước 1 cho thấy những công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn của dự án.

Bước 2 : Lập trình tự thực hiện của công việc trong dự án

Sau khi xác định các công việc cần thực hiện bước tiếp theo là xác định trình tự thực hiện các công việc đó để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như yêu cầu về tiến độ thực hiện toàn dự án

Lập trình tự các công việc giúp cho quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án sau này được thực hiện thông suốt, tránh những hạn chế do thực hiện công việc chồng chéo ảnh hưởng đến chất lượng, không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật dẫn đến thất thoát, lãng phí nguồn lực Ví dụ đối với một dự án nâng cấp và cải tạo đường giao thông thì trình tự thực hiện các công việc trong giai đoạn thực hiện dự án như sau: GPMB và tái định cư→thi công các gói thầu→thanh quyết toán các hạng mục,công trình thuộc các gói thầu→bảo hành công trình Đây mới chỉ là trình tự thực hiện một cách khai quát dự án Trên thực tế khối lượng công việc cần thực hiện là rất lớn vì vậy phải sắp xếp trình tự công việc là cần thiết để tránh việc bỏ qua bất cứ một khâu nào của quá trình thực hiện Vì vậy đây là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch tiến độ của dự án

Bước 3: Ước tính thời gian thực hiện của các công việc

Cũng như các dự án nói chung, để xác định thời gian thực hiện từng công việc, trước tiên chúng ta phải ước tính 3 khả năng về thời gian để thực hiện mỗi công việc (a): thời gian hoàn thành công việc ngắn nhất; (b): thời

gian hoàn thành công việc dài nhất; (m): thời gian hoàn thành công việc bình thường Để tính thời gian cho mỗi công việc ta áp dụng công thức:

Trên thực tế việc xác định thông qua công thức trên đòi hỏi phải xác định được thời gian hoàn thành công việc nhanh nhất , ngắn nhất và bình thường là rất khó khăn Vì vậy họ thường căn cứ vào các dự án tương tự về quy mô, nguồn lực để xác định thời gian hoàn thành công việc của dự án

Bước 4: Xây dựng kế hoạch tiến độ dự án

Sau khi xác định được các công việc, các hạng mục và trình tự thời gian thực hiện, chúng ta cần xây dựng tiến độ cho dự án Để xây dựng tiến dộ cho dự án có nhiều phương pháp như: sơ đồ mạng (PERT/CPM)hoặc biểu đồ Gantt Thông qua sơ đồ mạng và biểu đồ Gantt có thể thấy được mối quan hệ các công việc, thấy được thời gian thực hiện từng công việc… Qua đó, chúng ta sẽ xây dựng được một kế hoạch quản lý tiến độ Kế hoạch tiến độ được lập trên cơ sở nguồn lực của dự án và yêu cầu về tiến độ thời gian của cấp trên Kế hoạch này sẽ đuợc trình lên các cấp có thẩm quyền xem xét và là căn cứ để quản lý và kiểm soát tiến độ dự án

 Giám sát tiến độ thực hiện dự án: Để giám sát được tiến độ thực hiện

dự án, trước hết chúng ta cần phải xác định các công việc, các hạng mục quan trọng mà chúng ta cần phải kiểm soát chặt chẽ tiến độ Thông thường, qua sơ đồ mạng hoặc Gantt, chúng ta thường sẽ quản lý chủ yếu các công việc nằm trên đường găng

Để kiểm soát tiến độ dự án, chúng ta cần sử dụng một số phương pháp như đánh dấu tiến độ đạt được so với sơ đồ mạng hoặc trên biểu đồ Gantt Hoặc chúng ta có thể sử dụng hệ thống máy vi tính so sánh giữa kết quả đạt được và kế hoạch này sẽ cho biết nhanh chóng chính xác tiến độ dự án Có như vậy, chúng ta mới có thể xác định nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án xuất phát từ việc thực hiện hạng mục nào trong dự án.

Sau khi xác định tiến độ thực tế các công việc, chúng ta cần phải xây dựng

chỉnh Nếu cần thiết, có thể điều chỉnh cả kế hoạch thực hiện dự án bao gồm kế hoạch chi phí nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ

Sơ đồ 6: Quy trình quản lý tiến độ dự án

Vì vậy hoạt động giám sát tiến độ thực hiện không chỉ diễn ra trong giai đoạn thực hiện dự án mà còn phải diễn ra trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Bởi lẽ tiến độ dự án được xác định từ khi dự án bắt đầu vì vậy nếu giai đoạn chuẩn bị đầu tư mà không giám sát sẽ gây ảnh hưởng khâu sau của dự án và đến toàn dự án

Nội dung của Giám sát tiến độ trong từng giai đoạn:- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:

• Giám sát các tỉnh lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán, TKKTTC

Kế hoạch tiến độ dự ánGiám sát tiến độ nhà thầuBáo cáo kết quả hoạt động

Đánh giá và so sánh với kế hoạch tiến độTìm nguyên nhân làm chậm tiến độNguyên nhân

Các biện pháp khắc phục

Cập nhật kế hoạch tiến độ

• Giám sát tư vấn thẩm tra báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán, TKKTTC

- Giai đoạn thực hiện đầu tư:

• Giám sát tiến độ GPMB và tái định cư• Giám sát tiến độ thi công công trình

3.1.2 Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án tại Ban quản lý dự án 5- Bộ Giao thông vận tải ( theo 2 dự án cụ thể)

a) Lập kế hoạch tiến độ quản lý dự án:

Các dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý dự án 5 quản lý chủ yếu là các dự án thuộc nhóm A, nghĩa là dự án quan trọng cấp quốc gia được Thủ tướng chính phủ phê duyệt chủ trương đầu tư và tiến độ thực hiện dự án phải được báo cáo định kỳ lên TTCP và Bộ Giao thông vận tải cũng như chịu sự giám sát của các nhà tài trợ vốn Vì vậy công tác thực hiện cũng như quản lý dự án phải được thực hiện theo đúng kế hoạch, đặc biệt là phải đảm bảo tiến độ thực hiện theo kế hoạch đã định Với trách nhiệm quản lý dự án được giao, Ban quản lý dự án 5 tiến hành lập kế hoạch tiến độ thực hiện một cách chi tiết cho các công việc dự án Quy trình lập kế hoạch tiến độ dự án được thực hiện theo đúng các bước, tuy nhiên do quy mô dự án lớn, và các yêu cầu kỹ thuật phức tạp nên quá trình lập kế hoạch được thực hiện một cách chi tiết hơn Quy trình lập kế hoạch quản lý tiến độ như sau:

Theo đó các dự án được phân chia thành các tiểu dự án nhỏ rồi thành các hạng mục công trình, việc phân tách công việc của dự án được thực hiện đến khi công việc có người trực tiếp chịu trách nhiệm về công việc đó Để có thể phân chia, xác định cụ thể các công việc đòi hỏi đội ngũ nhân viên lập kế hoạch quản lý tiến độ thực hiện phải có một trình độ chuyên môn về quản lý cũng như về kỹ thuật Công tác này được Phòng dự án 1 và Phòng kỹ thuật chất lượng 1 của Ban quản lý phối hợp thực hiện Để xác định một cách đầy đủ chi tiết cần phải dựa vào báo cáo nghiên cứu khả thi,bản thiết kế kỹ thuật sơ bộ ban đầu nhưng do công tác lập dự án ban đầu là do các Phân ban quản lý(PPMU) và Sở Giao thông vận tải (PDOT) của các tỉnh tiến hành và do Báo cáo khả thi Phân chia dự án thành các hạng mục lớn Thiết kế dự toán cho từng hạng mục

Xác định các công việc của từng hạng mục

Lập trình tự các công việc trong từng hạng mục

Lập trình tự các công việc toàn bộ dự án

Uớc lượng thời gian cho từng công việc

Xây dựng kế hoạch tiến độ dự ánXây dựng tiến độ của các dự án

trong một tháng, quý.Lập trình tự các công việc của tất cả các dự án

Sơ đồ 7: Quy trình lập kế hoạch tiến độ dự án

Xác định thứ tự các hạng mục trong dự án.

Thống nhất tiến độ với nhà thầu

6

trong cùng một khoảng thời gian phải thực hiện quản lý một khối lượng lớn các công việc của các dự án khác nhau nên quá trình xác định các công việc đôi khi còn gặp nhiều khó khăn

Hiện tại Ban quản lý dự án 5 đang quản lý 3 dự án sử dụng vốn viện trợ ODA:

- Dự án Giao thông nông thôn 3: đã ký kết hiệp định vay vốn với Ngân hàng Thế giới, đang trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.(thực hiện từ 1/03/2006)

- Dự án Nâng cấp tỉnh lộ ADB: đang trong giai đoạn thực hiện đầu tư- Dự án Nâng cấp cải tạo QL5 giai đoạn II: đã hoàn thàn, chưa giải ngân

hết từ nguồn vốn đối ứng của chính phủ

Để có thể quản lý cùng một lúc tiến độ thực hiện của cả ba dự án, Ban quản lý dự án 5 tiến hành phân chia các dự án thành các tiểu dự án (các cấu phần dự án) và đưa ra quy trình thực hiện các tiểu dự án như sau :

Sơ đồ 8: Quy trình thực hiện và quản lý các tiểu dự án

Thực hiện kế hoạch năm

Công việcCơ quan thực hiện

-Lập TKTC-Lập HSMT- Tổ chức đấu thầu- Đánh giá môi trường- Tổ chức GPMB- Thi công- Bảo trì- Đào tạo

-PPMU/ PDOT/PPC-Tư vấn thiết kế - giám sát- Cộng đồng địa phương

-Nhà tài trợ vốn-Nhà thầu

- Đánh giá hiệu quả kinh tế- Lập kế hoạch GPMB- Lập kế hoạch bảo trì- Lập kế hoạch đào tạo- Tổng hợp kế hoạch năm

-PPMU/ PDOT/PPC-Tư vấn lập

-Nhà tài trợ vốn

Bàn giao đưa vào sử dụng

Công việcCơ quan thực hiện

Bàn giao công trìnhKhai thác công trình

Bảo trì các tuyến đường

Hậu kiểm

-Nhà thầu-Tư vấn chất

-Nhà tài trợ vốn

Như vậy kế hoạch tiến độ sẽ được lập hàng năm và cho từng tiểu dự án Điều này giúp cho công tác quản lý tiến độ trở nên dễ dàng hơn Trong từng giai đoạn của tiểu dự án xác định rõ những công việc cần thực hiện và cơ quan thực hiện công việc đó

Bảng 6 :Các dự án sử dụng vốn ODA của PMU5 phân chia thành các tiểu

dự án

1 Dự án Giao thông nông thôn 3

Cấu phần A: Cải tạo mạng lưới đường nông thôn cơ bảnCấu phần B: Bảo trì mạng lưới huyện lộ

Cấu phần C: Xây dựng năng lực thể chế quản lý2 Dự án Tỉnh lộ Tiểu dự án 1(SP1): 9 tuyến

Tiểu dự án 2(SP2): 38 tuyếnTiểu dự án 3(SP3): 30 tuyến3 Dự án nâng

cấp cải tạo QL 5 giai đoạn II

Tiểu dự án 1: Đường gom hệ thống thoát Km33)

nước(Km0-Tiểu dự án 2: Đường gom hệ thống thoát Km77)

nước(Km33-Tiểu dự án 3: Cầu vượt Phố Nối, Lai Cách và các cầu vượt dân sinh

Tiểu dự án 4: Cầu vượt Phú Lương và các cầu vượt dân sinh

Tiểu dự án 5: Mua sắm thiết bị điều hành giao thông và duy tu quản lý QL5

(Nguồn: Phòng Dự án 1)

Sau khi tiến hành phân tách các dự án thành các công việc thì việc xác định trình tự thực hiện cũng như ước lượng thời gian chủ yếu căn cứ vào các dự án đã hoàn thành chung Bỡi lẽ các dự án giao thông đều có chung các đặc điểm về kỹ thuật cũng như thời gian thực hiện.

Bảng 7 : Kế hoạch tiến độ Dự án Tỉnh lộ ADB năm 2006

Kế hoạch công việc trong năm 2006Tiến độ

(Nguồn: Phòng Kế hoạch và thẩm định)

b) Giám sát tiến độ dự án trong giai đoạn chuẩn bị

Một dự án muốn đảm bảo tiến độ thì ngay từ khi bắt đầu dự án thì tiến độ thực hiện các công việc trong các giai đoạn phải đượ đảm bảo,có như vậy thì giai đoạn trước không ảnh hưởng đến giai đoạn sau Vì vậy để quản lý tiến độ thực hiện dự án trước hết phải đảm bảo tiến độ dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Công tác quản lý, giám sát tiến độ trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư bao gồm các hoạt động :

 Quản lý tiến độ thực hiện đối với công tác lập dự án (báo cáo nghiên cứu khả thi)

Theo quy định về vai trò và trách nhiệm của Ban quản lý dự án 5 và các phân ban quản lý cũng như sở giao thông vận tải các tỉnh thì công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ do các tỉnh lập thông qua việc thuê tư vấn lập báo cáo này và trình lên Ban quản lý dự án 5 xem xét rồi trình lên Bộ Giao thông vận tải Như vậy công tác lập Báo cáo khả thi là do cấp tỉnh thực hiện Tuy vậy nhưng để đảm bảo tiến độ thực hiện thì Ban quản lý cũng sẽ giám sát tư vấn lập về tiến độ Với ba dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý thì do yêu cầu về kỹ thuật cũng như đây là những dự án quan trọng cấp quốc gia vì vậy công tác lập dự án cần thực hiện một cách chi tiết, đòi hỏi trình độ chuyên môn của tư vấn lập Do đó phương thức tuyển chọn tư vấn lập dự án ở đây là chỉ định tư vấn.Các tư vấn được chỉ định thực hiện đều là tư vấn nước ngoài Thời gian để lập dự án theo kế hoạch thường từ 2-4 tháng

Bảng 8: Các đơn vị lập dự án

Mối quan hệ giữa các cơ quan trong quá trình quản lý cũng như thực hiện các dự án ở đây thể hiện qua sơ đồ:

Mặc dù các tư vấn lập dự án là các tư vấn nước ngoài nhưng do việc giám sát tiến độ thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư không được quan tâm nhiều nên dẫn đến có dự án bị chậm tiến độ so với dự kiến, đó là dự án Nâng cấp tỉnh lộ Do đây là dự án lớn, thực hiện trên phạm vi 19 tỉnh phía Bắc, mỗi tỉnh có một đặc điểm về điều kiện tự nhiên cũng như điều kiện kinh tế xã hội khác nhau nên dẫn đến công tác lập dự án bị chậm trễ do phía tư vấn lập trong một khoảng thời gian ngắn không thể nghiên cứu và báo cáo một cách đầy đủ về điều kiện tự nhiên( địa hình, môi trường…), điều kiện kinh tế xã hội ( mức sống, dân cư xung quanh ) và đánh giá được hiệu quả kinh tế xã hội khi có đường đi qua…Điều này làm cho một số tỉnh phải làm lại báo cáo nghiên cứu khả thi Trong số 19 tỉnh trình dự án lên Ban quản lý dự án 5 có 4 tỉnh phải tiến hành điều chỉnh lại báo cáo nghiên cứu khả thi: Hà Giang, Bắc Kạn, Yên Bái, Thanh Hoá Dẫn đến ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án, thời gian lập dự án kéo dài đến 6 tháng, từ quý I- 2002 đến quý III- 2002, chậm lại 4.2% tiến độ thực hiện (2 tháng) Làm cho dự án phải đến 3/ 2003(cuối quý I/2003) mới bắt tay vào thi công Do công tác lập dự án ở

Bộ GTVTPMU5

Nhà thầu tư vấn (MWH)

Bởi vì Ban quản lý dự án 5 phải tiến hành tổng hợp tất cả các dự án rồi mới trình lên Bộ GTVT và TTCP xem xét phê duyệt chủ trương đầu tư và cho phép đầu tư tại các tuyến đường thuộc tỉnh Vì vậy cần phải quản lý công tác lập dự án để đảm bảo đúng tiến độ là một điều cần phải được quan tâm hơn nữa trong quá trình quản lý tiến độ Rút kinh nghiệm từ dự án nâng cấp tỉnh lộ (ADB ), dự án GTNT3 Ban quản lý dự án đã chú trọng đến tiến độ lập dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Dự án GTNT3 với quy mô thực hiện tại 33 tỉnh miền Bắc và miền Trung cũng với điều kiện tự nhiên và kinh tế xã hội khác nhau, nhưng dự án vẫn đảm bảo tiến độ trong việc lập dự án( 8 tháng) Sở dĩ có điều này là do Ban quản lý dự án 5 đã rút được kinh nghiệm trong quá trình quản lý các dự án trước đó, chú trọng hơn đến tiến độ thực hiện trong công tác lập dự án Để làm được như vậy Ban đã : đôn đốc tư vấn lập dự án đúng tiến độ, yêu cầu phía tỉnh có sự giúp đỡ trong quá trình lập dự án của tư vấn, và ngay cả trong hợp đồng ký kết với tư vấn lập dự án có điều khoản đề cập đến tiến độ thực hiện bên cạnh yêu cầu về chất lượng là chính Về phía mình Ban quản lý dự án 5 cũng có những thay đổi trong quá trình quản lý: trước kia việc quản lý trong công tác lập dự án chỉ có 3 cán bộ nhân viên thuộc phòng dự án 1 chịu trách nhiệm quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị và vẫn thực hiện các công việc của dự án khác Với khối lượng công việc quá lớn nên quá trình quản lý đôi khi gặp nhiều khó khăn do vần đề nguồn nhân lực Để giải quyết vấn đề này, Lãnh đạo Ban đã ra quyết định thành lập một nhóm các nhân viên chuyên phụ trách dự án GTNT3 thuộc phòng dự án 1 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về công tác quản lý dự án

 Quản lý tiến độ tư vấn lập TKCS, TKKTTC và tổng dự toán

Bên cạnh công tác lập dự án thì cũng cần phải lưu ý đến việc lập TKCS, TKKTTC và tổng dự toán của các hạng mục công trình trong quá trình quản lý tiến độ dự án Quản lý tiến độ ở đây phải kết hợp với quản lý chất lượng và quản lý chi phí Quản lý chất lượng kết hợp với quản lý tiến độ thể hiện là nếu quản lý chất lượng của TKCS và TKKT không tốt dẫn đến phải chỉnh sửa, bổ sung TKKT thì sẽ làm chậm tiến độ trong giai đoạn thi

công các hạng mục do phải sửa đổi, bổ sung hoặc phá đi làm lại Quản lý chi phí kết hợp với quản lý tiến độ thể hiện ở chỗ: trong cơ chế của quản lý chi phí nêu rõ nếu có sự thay đổi về tổng dự toán thì phải trình lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính phê duyệt thì mới được thay đổi, trong thời gian đó dự án sẽ phải dừng lại chờ sự đồng ý của cấp trên; điều này ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án Vì vậy bên cạnh việc yêu cầu về đảm bảo tiến độ với tư vấn lập TKCS, TKK và TDT thì phải có những yêu cầu về chất lượng và thực hiện theo đúng quy trình của quản lý chi phí Muốn đảm bảo yêu cầu cả về chất lượng, tiến độ và chi phí thì Ban quản lý dự án thường giao công tác này cho chính tư vấn lập dự án kết hợp với phòng kỹ thuật và chất lượng tiến hành Vì nếu thuê tư vấn mới thì tư vấn này sẽ phải mất thời gian và chi phí để xem xét các vấn đề liên quan để lập được TKKT đúng nhất Trong khi tư vấn lập dự án là người hiểu về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của vị trí xung quanh dự án thực hiện do đó công tác lập TKKT sẽ dễ dàng hơn và tiến độ thực hiện được đảm bảo cũng như giảm được chi phí thực hiện

Mặc dù vậy nhưng vẫn có một số tuyến đường trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) phải lập lại TKKT do chưa đảm bảo yêu cầu về chất lượng như tuyến TL322 Phú Thọ, TL 88 Hà Tây, TL Nghi Thiết - Lịm Xuyên Điều này làm chậm tiến độ thực hiện dự án chung

 Quản lý tiến độ trong khâu thẩm định dự án, TKKTTC và Tổng dự toán

Các dự án đang do Ban quản lý dự án 5 đang quản lý được hình thành từ 2 nguồn vốn cơ bản : vốn vay viện trợ ưu đãi nước ngoài (ODA) chiếm 70-75% và vốn đối ứng(vốn từ trái phiếu chính phủ) 25-30% Vì vậy dự án sẽ được Bộ Kế hoạch & đầu tư, Bộ GTVT và phía cho vay vốn ưu đãi thẩm định Theo quy định của Nhà nước (NĐ52/1999/NĐ-CP) thời gian thẩm định

TKKTTC luôn được đảm bảo Nhưng không phải vì vậy mà chất lượng thẩm định dự án không tốt, vì dự án không chỉ được Bộ Kế hoạch &đầu tư,Bộ GTVT thẩm định mà còn được phía cho vay vốn thẩm định Một khi dự án được phía cho vay vốn chấp thuận thì các thủ tục vay vốn mới được tiến hành, dự án mới được đưa vào thực hiện.

c)Giám sát tiến độ dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư

Nếu như trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư thì vấn đề tiến độ không được chú trọng thì trong giai đoạn thực hiện đầu tư thì tiến độ được đặt lên hàng đầu Bởi lẽ nếu như chậm tiến độ thực hiện dự án sẽ kéo theo ảnh hưởng đến chi phí thực hiện như : chi phí nhân công, máy móc,chi phí trả lãi vốn vay(mặc dù là các dự án vay vốn với mức lãi suất ưu đãi), ảnh hưởng đến sự ổn định của dân cư xung quanh dự án…Do đó trong giai đoạn thực hiện đầu tư cần phải tiến hành các công tác quản lý, giám sát tiến độ dự án Việc giám sát tiến độ dự án được thực hiện trong các hoạt động:

 Giám sát tiến độ trong công tác đấu thầu:

Hoạt động đấu thầu là một trong những công tác cần phải thực hiện trong giai đoạn này, theo đó tiểu dự án sẽ được chia thành những gói thầu nhỏ và bàn giao cho nhà thầu thực hiện và chịu trách nhiệm Giám sát tiến độ đấu thầu chính là việc đảm bảo hoạt động đấu thầu diễn ra theo đúng kế hoạch đã định và đảm bảo chất lượng đấu thầu Để quản lý về tiến độ của hoạt động này PMU5 đưa ra kế hoạch đầu thầu cho từng dự án, trong đó ghi rõ thời gian thực hiện và yêu cầu các PPMU đảm bảo theo kế hoạch đó Điều này góp phần đảm bảo tiến độ trong quá trình thực hiện.

Ví dụ: Dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB)

Bảng 9: Thời gian thực hiện đấu thầu

Trước kia hoạt động đấu thầu cũng có khi bị chậm so với tiến độ là do Ban quản lý chưa xác định rõ các bước cần thực hiện, nội dung thực hiện các bước nên dẫn đến chậm tiến độ trong quá trình: lập KHĐT và HSMT, đánh giá HSDT, và trình phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc do nhà thầu thắng thầu không nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng dẫn đến có trường hợp phải tổ chức đấu thầu lại Để đảm bảo tiến độ PMU5 tiến hành các công tác:

- Tổ chức đấu thầu dưới hình thức danh sách ngắn đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá

- Tiến hành chỉ định thầu đối với các gói thầu tư vấn

- Quy định rõ phương thức đấu thầu là : đấu thầu 1 túi hồ sơ

Điều này góp phần đáng kể vào việc đảm bảo tiến độ thực hiên dự án.Đối với dự án Nâng cấp tỉnh lộ tính cho đến nay đã tổ chức được:

- Gói thầu xây lắp :17 gói thầu của SP1, 78 gói thầu của SP2, 9 gói thầu của SP3, tổng cộng là 104 gói thầu

- Gói thầu cung cấp thiết bị: 5 gói thầu.

 Giám sát tiến độ trong quá trình GPMB và tái định cư:

Do đặc điểm của các dự án phát triển mạng lưới giao thông đó là : phạm vi dự án lớn, điều này đồng nghĩa với việc khi thi công cần phải có một diện tích mặt bằng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như thiết kế kỹ thuật thi công đưa ra Như vậy trong quá trình thực hiện dự án không thể tránh khỏi việc GPMB và tái định cư cho nhân dân xung quanh Công tác GPMB và tái định cư là một trong các công việc quan trọng của quá trình thực hiện dự án và chiếm thời gian khá dài Vì vậy cần phải giám sát tiến độ GPMB của các dự án Giám sát tiến độ GPMB của dự án được thực hiện bởi tư vấn giám sát, phòng dự án 1- PMU5 và bộ phận giám sát thi công trực tiếp

Theo đó việc GPMB trước hết cần phải lập KH GPMB để qua đó có biện pháp quản lý Kế hoạch GPMB và tái định cư sẽ được tư vấn lập trên cơ sỏ những yêu cầu về kỹ thuật (diện tích mặt đường…) và trong đó quy định rõ thời gian GPMB, chi phí GPMB, kế hoạch tái định cư cho dân cư xung quanh Hiện tại chỉ có dự an Nâng cấp tỉnh lộ đang thực hiện, đối với dự án này thì KH GPMB (RP) phải được ADB phê duyệt và được tư vấn IMO thẩm tra lại thì mới được tiến hành trao thầu Do đó quá trình lập KH GPMB cần phải lập thật đầy đủ chi tiết để tránh việc phải lập lại làm chậm đến tiến độ chung

Sau khi KH GPMB được chấp thuận thì phía thi công( nhà thầu ) mới được tiến hành GPMB Quá trình GPMB phải đảm bảo thực hiện theo đúng tiến độ đã định và theo đúng yêu cầu về kỹ thuật đã đưa ra trong TKKTTC Mặc dù KHGPMB được lập một cách chi tiết nhưng quá trình GPMB vẫn bị chậm tiến độ nguyên nhân chủ yếu do:

- Các hộ dân trong phạm vi GPMB không chịu di dời - Mức đền bù còn chưa hợp lý, thoả đáng.

- Chưa có kế hoạch tái định cư rõ ràng- Sai sót do lỗi của TKKTTC

- Tư vấn giám sát chưa thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình

- Chưa có sự phối hợp giữa PMU5 với chính quyền địa phương trong quá trình GPMB

- Chưa có những biện pháp cưỡng chế đối với những hộ không di dời.Vì vậy tính cho đến thời điểm này thì công tác GPMB cho tất cả các tuyến đường chưa được thực hiện xong mặc dù dự án đã thực hiện đươc 4 năm Cho đến nay mới chỉ có 9 tuyến mẫu của SP1 đã hoàn thành xong GPMB và tái định cư, IMO mới phê duyệt RP 36/38 tuyến thuộc SP2 trình ADB, và mới trình RP sang ADB 12/14 tuyến thuộc SP3 và được ADB chấp nhận 5 tuyến Điều này cho thấy tiến độ GPMB là quá chậm, đặt ra một yêu cầu là cần phải quản lý tiến độ trong quá trình GPMB như thế nào để đảm bảo tiến độ Bởi sự chậm trễ trong GPMB ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ chung của toàn dự án , làm cho dự án chậm đến nay phải xin điều chỉnh lại tiến độ đến năm 2009 trong khi tiến độ ban đầu là dự án kết thúc vào năm 2006 Có nghĩa là chậm mất 3 năm tương đương với 175% Nguyên nhân của điều này chủ yếu do công tác GPMB còn quá yếu, quản lý GPMB chưa thực sự đem lại hiệu quả cao Có thể kết luận như vậy vì hiện nay mới chỉ có 9 tuyến mẫu thuộc SP1 đã hoàn thành xong, bàn giao cho đơn vị khai thác và 36 tuyến thuộc SP2 mới bắt tay vào thi công từ quý II/2006, trong khi SP3 chưa thi công tuyến đường nào Do đó để quản lý tiến độ GPMB tốt PMU5 đã đưa ra các biện pháp:

- Tăng cường giám sát của tư vấn giám sát thực hiện

- Tăng cường trách nhiệm của tư vấn giám sát đối với việc đảm bảo tiến độ

- Phối hợp với chính quyền địa phương nơi có dự án để giải quyết các vướng mắc liên quan đến di dời hộ dân xung quanh

- Có phương án tái định cư cụ thể cho các hộ dân

- Đề trình lên CP về việc thay đổi đơn giá đền bù để từ đó đưa ra mức

- Tham gia vào hoạt động quản lý giám sát tiến độ thực hiện… Giám sát tiến độ thi công hạng mục, công trình:

Việc giám sát tiến độ thi công các hạng mục công trình đã được thực hiện ngay từ lúc tổ chức đấu thầu Tiêu chí để đánh giá các nhà thầu xây lắp có bao gồm việc đáp ứng tiến độ trong kế hoạch, thang điểm dành cho đảm bảo tiến độ thực hiện là 20/100 Như vậy ngay từ đầu PMU5 đã chú trọng đến quản lý tiến độ thi công các gói thầu

Do các gói thầu được thực hiện tạI nhiều tỉnh khác nhau nên để có thể giám sát tiến độ một cách chặt chẽ PMU5 phốI hợp cùng các PPMU tạI các tỉnh, địa phương và thuê tư vấn giám sát để có thể quản lý tiến độ đảm bảo tiến độ thực hiện của dự án Các PPMU và tư vấn giám sát sẽ tiến hành theo dõi quá trình thực hiện các gói thầu của các tuyến đường và báo cáo lên cho PMU5 quản lý và tổng hợp

Giám sát tiến độ thi công được PMU5 thực hiện thông qua việc so sánh kế hoạch với khối lượng thực hiện Hàng tháng các cấp, các tỉnh phải báo cáo tình hình thực hiện dự án để PMU5 đánh giá và đưa ra những yêu cầu và biện pháp thực hiện Báo cáo tiến độ được lập hàng tháng giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, bởi khi đó việc chậm tiến độ thực hiện có thể xử lý được bằng cách đẩy nhanh các công việc của tháng sau Việc so sánh tiến độ thực hiện thực tế vớI tiến độ trong kế hoạch được thực hiện bằng các phần mềm máy tính hỗ trợ quản lý như phần mềm Microsoft Project Thông qua đó thấy ngay được sự chênh lệch về thờI gian thực hiện cũng như tiến độ thực tế so vớI kế hoạch như thế nào Để có thể đảm bảo được tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ ngay trong hợp đồng ký kết vớI giữa Nhà thầu và PMU5 có các điều khoản yêu cầu nhà thầu phảI đăng ký tiến độ từng phần và nều chậm tiến độ sẽ phảI chịu phạt : thông thường mức phạt là mỗI tuần chậm tiến độ phạt 0.1% giá trị hạng mục Bên cạnh đó PMU5 cũng tiến hành các hoạt động để xác định rõ nguyên nhân gây ra sự chậm trễ qua đó rút kinh nghiệm cho các nhà thầu khác cũng như cho chính mình trong quá trình quản lý Các nguyên nhân do chậm tiến độ thi công thường do :

- Sự thay đổI của chính sách nhà nước

- Điều kiện tự nhiên không thể thi công được - Nhân công thực hiện chưa đảm bảo

- Tiểu dự án 1: (9 tuyến mẫu) theo tiến độ kế hoạch thì đến quý II và quý III/ 2004 hoàn thành, nhưng do điều kiện thờI tiết mưa nhiều, tư vấn giám sát huy động chậm 2 tháng và nhà thầu trong nước mớI làm quen vớI các thủ tục của ADB nên đến T2/2006 mớI hoàn thành và bàn giao 9/9 tuyến cho địa phương quản lý, đôn đốc các nhà thầu hoàn thiện khốI lượng cuối cùng để thanh quyết toán

- Tiểu dự án 2(38 tuyến): theo tiến độ toàn bộ tiểu dự án 2 sẽ phảI khởI công và hoàn thành vào quý IV/2005 và quý I/2006 Nhưng do chính sách của Nhà nước có một số thay đổI đặc biệt là Nghị định 16 ra đờI phảI đợI nhiều thông tư hướng dẫn nên dự án bị chậm khoảng 6 tháng Dự kiến tiểu dự án sẽ thi công và hoàn thành vào quý II/2006 đến quý II/2007 Đến nay đã thực hiện được các công việc :

+ Báo cáo nghiên cứu khả thi đã duyệt 38/38 tuyến+ TKKT-TC đã duyệt 38/38 tuyến

+ Tổ chức đấu thầu được 36/38 tuyến

+GPMB: RP đã được ADB chấp thuận 38/38 tuyến

- Tiểu dự án 3: :gồm 30 tuyến đang triển khai lập F/S , đã trình 16 tuyến và Bộ đã duyệt 14 tuyến, tổ chức đấu thầu xong 2 tuyến Dự kiến quý IV/2006 xong F/S và TKKT các tuyến còn lạI tổ chức đấu thầu cuốI quý IV/2006 và thi công hoàn thành vào quý II/2008.Về