II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5-
3. Giải pháp cho quản lý tiến độ
Thời gian là một trong ba mục tiêu quan trọng nhất mà quản lý cần thực hiện. Công tác quản lý tiến độ diễn ra trong suốt quá trình thực hiện của dự án, là một quá trình gắn với sự hình thành và kết thúc dự án. Vì vậy quản lý tiến độ là một công tác hết sức quan trọng. Nhận thức rõ được yêu cầu đó, Ban quản lý dự án 5 đã đưa ra những biện pháp để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ các hạng mục, công trình. Mặc dù vậy trong quá trình quản lý không tránh được những sai sót và hạn chế. Điều này thể hiện đó là dự án tỉnh lộ ADB phải xin kéo dài thời gian thực hiện so với dự kiến ban đầu 3 năm : năm kết thúc dự kiến : 2006, năm kết thúc kéo dài:2009. Sở dĩ như vậy là do khâu quản lý tiến độ còn chưa chặt chẽ, công tác giám sát chưa thường xuyên dẫn đến chậm kế hoạch tiến độ đã định .
Để rút kinh nghiệm cho những vấn đề còn tồn tại trong thời gian qua quản lý cần phải thực hiện chấn chỉnh công tác quản lý dự án của mình bằng các biện pháp sau:
- Phân tích, lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi tiến hành lựa chọn.
- Đề nghị đẩy nhanh tiến độ trình duyệt.
- Bổ xung cán bộ tham gia quản lý dự án và phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên.
- Lập kế hoạch chi tiết cho dự án và phải đảm bảo thực hiện đúng như trong kế hoạch. Trong kế hoạch, cần xác định rõ những vấn đề sau để tạo điều kiện cho quản lý tiến độ.
Xác định các công việc cần ưu tiên, các công việc cần ưu tien là những công việc nằm trên đuờng găng.
Trách nhiệm của từng cán bộ, của nhà thầu trong việc quản lý tiến độ mà mình phụ trách.
- Cần phải kết hợp kế hoạch với công tác dự báo. Công tác dự báo là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch, trong đó phải lường trước được các yếu tố rủi ro có thể gây ra sự chậm trễ của dự án. Các rủi ro này có thể xác định từ những dự án trước hoặc được xác định do việc phân tích môi trường. Tính toán tất cả các yếu tố rủi ro, tiến độ dự án sẽ được dự tính một cách chính xác hơn.
- Lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực.
- Yêu cầu đơn vị thi công các công trình, các hạng mục lập tiến độ, lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực.
- Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát. Trong việc giám sát thi công, cần chỉ rõ trách nhiệm giám sát của đơn vị thiết kế để khi có sự cố xảy ra thì việc giải quyết được kịp thời; không để chậm trễ tiến độ dự án.
- Tổ chức họp hàng tháng với các bên gồm: ban quản lý dự án, tư vấn giám sát, đơn vị thi công.
- Tổ chức nghiệm thu công trình ngay khi công trình hoàn thành. - Bàn giao ngay sau khi đã tiến hành nghiệm thu.
- Yêu cầu đơn vị thi công, nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị đảm bảo tiến độ cung cấp vật tư thiết bị.
- Để đảm bảo tiến độ nàm trong tầm kiểm soát, Ban quản lý dự án 5 cần xác định các công việc sẽ triển khai theo kế hoạch là như thế nào; đã thực hiện theo đúng nguyên tắc là thực hiện các công việc đồng thời khi có thể được hay không.
Hợp đồng ký kết với các đơn vị thi công cũng cần được phòng Kế hoạch xem xét và nghiên cứu kỹ vì đây là cơ sở cho việc kiểm tra tiến độ tại đơn vị thi công. Trong hợp đồng cần chỉ rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm
Hợp đồng cũng cần phải chỉ rõ trách nhiệm của đơn vị thi công khi hạng mục chậm tiến độ. Nếu nhà thầu chậm tiến độ làm chậm ngày giao tàu thì nhà thầu phải chịu phạt một mức tiền theo tính toán do chậm tiến độ gây ra( lãi suất vốn vay, chi phí cơ hội…)