Giải pháp cải thiện hệ thống kế toán chi phí tại công ty cổ phần xây dựng 204

Chương 1 Cơ sở lí thuyết về hạch toán chi phí I.KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ. 1.Bản chất kinh tế của chi phí. Chi phí được định nghĩa theo nhiều phương diện khác nhau. Chi phí có thể hiểu một cách trừu tượng là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc chi phí là những phí tổn về nguồn lực, tài sản cụ thể sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Những nhận thức chi phí có thể khác nhau về quan điểm, hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung là : chi phí là phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh kiên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đây chính là bản chất kinh tế của chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bản chất kinh tế này giúp cho nhà quản trị phân biệt được chi phí với chi tiêu. Thật vậy, chi phí gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, được tài trợ bằng vốn kinh doanh và được bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh; chi tiêu không gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh; được tái trợ từ những nguốn vốn khác vốn kinh doanh như quỹ phúc lợi, trợ cấp của nhà nước …và không được bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh . 2.Chi phí trong kế toán tài chính. Trong lĩnh vực kế toán tài chính, chi phí được nhận thức như những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một loại sản phẩm, dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh. Nó được định lượng bằng một khoản tiền chi ra, một mức giảm sút giá 1 trị tài sản, một khoản nợ dịch vụ, thuế…những khoản phí tổn góp phần làm giảm vốn sở hữu của doanh nghiệp nhưng không phải là phân chia vốn hoặc hoàn trả vốn cho cổ đông. Như vậy trong lĩnh vực kế toán tài chính chi phí được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn sở hữu của doanh nghiệp và thường được bảo đảm bởi những chứng cứ nhất định (chứng từ) chứng minh là phí tổn thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.Chi phí trong kế toán quản trị. Mục đích của kế toán quản trị là cung cấp thông tin thích hợp, hữu ích, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, với kế toán quản trị không chỉ đơn thuẩn nhận thức chi phí như trong kế toán tài chính, chi phí còn được nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Lí do này, chi phí có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một hoạt động sản xuấy kinh doanh, những phí tổn mất đi do lựa chọn phương án, hi sinh cơ hội kinh doanh…Như vậy. trong kế toán quản trị, khi nhận thức chi phí cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, ra quyết định kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng cứ. II.PHÂN LOẠI CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH. 1.Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu Theo tiêu thức này, chi phí trong kì kế toán của doanh nghiệp tồn tại dưới các yếu tố : 1.1.Chi phí nhân công (chi phí lao động – labour costs) Yếu tố chi phí nhân công bao gồm các khoản tiền lương phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của người lao động. Tổng chi phí nhân công là tổng quĩ lương và bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. Sự nhận thức yếu tố chi phí nhân công giúp nhà quản trị xác định 2 được tổng quĩ lương của doanh nghiệp. Ở góc độ khác, sự nhân thức này cũng chính là cơ sở để nhà quản trị hoạch định mức tiền lương bình quân cho người lao động, tiền để điều chỉnh chính sách lương đạt được sự cạnh tranh lành mạnh về nguồn lực lao động. 1.2.Chi phí nguyên vật liệu (materials costs). Yếu tố chi phí nguyên vật liệu bao gồm giá mua, chi phí mua của nguyên vật liệu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Yếu tố này bao gồm những thành phần sau : - Chi phí nguyên vật liệu chính : Bao gồm giá mua và chi phí mua của những nguyên vật liệu chính được sử dụng trực tiếp trong từng quá trình sản xuất. Loại nguyên vật liệu này thường cấu thành nên cơ sở vật chất chính của sản phẩm và chi phí của nó thường chiếm một tỉ lệ trọng yếu trong giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất. - Chi phí nguyên vật liệu phụ : Bao gồm giá mua và chi phí mua của những nguyên vật liệu dùng để kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, độ bền, vẻ thẩm mĩ của sản phẩm hoặc những loại nguyên vật liệu dùng trong công việc hành chính , văn phòng, máy móc thiết bị. Chi phí nguyên vật liệu phụ thường phát sinh trong tất cả các hoạt động sản xuất, tiêu thụ, quản lí,… - Chi phí nhiên liệu : Bao gồm giá mua và chi phí mua của nhiên liệu. Thực chất nhiên liệu cũng là nguyện vật liệu phụ nhưng nó giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp năng lượng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, vì vậy, nó được xếp vào một thành phần riêng để quản lí, và đôi khi để kiểm soát khi có sự biến động nhiên liệu, năng lượng trên thị trường. Chi phí nhiên liệu cũng thường phát sinh trong tất cả các hoạt động sản xuất, quản lí, tiêu thụ,… - Chi phí phụ tùng thay thế : Bao gồm giá mua và chi phí mua của các 3 loại phụ tùng thay thế. Thực chất phụ tùng thay thế cũng là nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên chúnh bao gồm những bộ phận chi tiết dùng trong máy móc thiết bị khi sửa chữa. Vì vậy, chi phí phụ tùng thay thế chỉ phát sinh khi có hoạt động sửa chữa máy móc thiết bị. - Chi phí nguyên vật liệu khác : Bao gồm giá mua và chi phí mua của những loại nguyên vật liêu không thuộc các yếu tố trên như chi phí nguyên vật liệu đặc thù, chi phí về phế phẩm, phế liệu tận dụng Nhận thức yếu tố chi phí nguyên vật liệu giúp cho nhà quản lí xác định được tổng vốn nguyên vật liệu, vật liệu cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong kì. Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ hoạch định được tổng mức luân chuyển, tổng mức dự trữ cần thiết của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu gây cản trở cho quá trình sản xuất kinh doanh. Xa hơn nữa, đây cũng là cơ sở hoạch định các mặt hàng nguyên vật liệu thiết yếu để doanh nghiệp chủ động trong công tác cung ứng vật tư 1.3. Chi phí công cụ dụng cụ (tool and supplies costs) Yếu tố này bao gồm giá mua và chi phí mua của các công cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng chi phí công cụ dụng cụ là tiền đề để nhà quản trị hoạch định mức luân chuyển qua kho, định mức dự trữ, nhu cầu thu mua công cụ. dụng cụ hợp lí. 1.4. Chi phí khấu hao tài sản cố định (depreciation costs) Yếu tố này bao gồm khấu hao của tất cả tài sản cố định, tài sản dài hạn dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng mức chi phí khấu hao giúp nhà quản trị nhận biết được mức chuyển dịch, hao mòn tài sản cố định, tài sản dài hạn. Từ đây, nhà quản trị hoạch định tốt hơn chiến lược tái đầu tư, đầu tư mở rộng để đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị thích hợp cho quá trình sản xuất kinh doanh. 1.5. Chi phí dịch vụ thuê ngoài (services renderered costs) 4 Yếu tố này bao gồm giá dịch vụ mua từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như giá dịch vụ điện nước, giá bảo hiểm tài sản, giá thuê nhà cửa phương tiện, giá phí quảng cáo,…Tổng chi phí dịch vụ giúp nhà quản trị sẽ hiểu rõ hơn tổng mức dịch vụ lien quan đến hoạt động của doanh nghiệp để thiết lập quan hệ trao đổi, cung ứng với các đơn vị dịch vụ tốt hơn 1.6. Chi phí khác bằng tiền (sundry costs paid in cash) Yếu tố này bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh bằng tiền tại doanh nghiệp. Sự nhận thức tốt yếu tố chi phí khác bằng tiền goupsnhà quản trị hoạch định được ngân sách tiền mặt chi tiêu, hạn chế những tồn đọng tiền mặt, tránh bớt những tổn thất thiệt hại trong quản lí vốn bằng tiền 2. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế Theo tiêu thức này, chi phí trong kì kế toán của doanh nghiệp gồm các khoản mục sau: 2.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (direct masterial costs ) Khoản mục chi phí này bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ…Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tuy thường chiếm tỉ lệ lớn trên tổng chi phí và đóng một vai trò quyết định chi phí, giá thành sản phẩm dịch vụ nhưng dễ nhân diện, định lượng chính xác, kịp thời khi phát sinh. Trong quản lí chi phí, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường được định mức theo từng loại sản phẩm và có thể nhận diện trên hồ sơ kĩ thuật sản xuất, định mức vật tư trực tiếp 2.2. Chi phí nhân công trực tiếp (directs labour costs) Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương tình vào chi phí sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của công nhân trực tiếp thực hiện từng quá trình sản xuất. 5 Với những qui trình công nghệ sản xuất thủ công, chi phí nhân công trực tiếp là chi phí lương, bảo hiểm xã hội…của công nhân trực tiếp thực hiện qui trình sản xuất. Đối với những công nghệ sản xuất tự động hoá, chi phí nhân công trực tiếp là chi phí lương, bảo hiểm xã hội của nhân công trực tiếp vận hành, điều khiển qui trình công nghệ sản xuất. Chi phí nhân công trực tiếp dễ nhận diện, định lượng chính xác, kịp thời khi phát sinh. Trong quản lí, chi phí nhân công trực tiếp được định mức theo từng loại sản phẩm, dịch vụ. 2.3. Chi phí sản xuất chung (factory overhead costs) Chi phí sản xuất chung bao gồm tất cả các chi phí sản xuất ngoài hai khoản mục chi phí sản xuất trên. Như vậy, chi phí sản xuất chung thường bao gồm: - Chi phí lao động gián tiếp , phục vụ, tổ chức quản lí sản xuất tại phân xưởng. - Chi phí nguyên vật liệu dùng trong máy móc thiết bị. - Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất. - Chi phí khấu hao máy móc thiết bị tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất. - Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều thành phần có nguồn gốc phát sinh, đặc điểm khác, chúng liên quan đến nhiều quá trình sản xuất sản phẩm, ít biểu hiện một cách cụ thể qua mối quan hệ nhân quả. Vì vậy, việc thu thập thông tin chi phí sản xuất thường chậm trễ; mặt khác, đây là bộ phận chi phí mà việc tập hợp phân bố dễ làm sai lệch chi phí trong từng quá trình sản xuất dẫn đến những quyết định sai sót, đặc biệt là đối với những qui trình sản xuất, bộ phận sản xuất mà chi phí này chiếm một tỉ lệ lớn. Ngày nay, khi quá trình sản xuất ngày càng tự động hoá cao, tỉ trọng nguyên vật liệu sản xuất giảm dần trong 6 sử dụng, hạn chế lao động thì thông tin chi phí sản xuất chung ngày càng ảnh hưởng trọng yếu đến các quyết định liên quan đến chi phí 2.4. Chi phí bán hàng (selling expenses) Chi phí bán hàng còn được gọi là chi phí lưu thông, là những chi phí đảm bảo cho việc thực hiện chiến lược và chính sách bán hàng của doanh nghiệp. Khoản mục chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí lương và khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao động trực tiếp, gián tiếp hay quản lí trong hoạt động bán hang, vận chuyển hang hoá tiêu thụ. - Chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu dùng trong việc bán hang, vận chuyển hàng hoá tiêu thụ. - Chi phí về công cụ dụng cụ dùng trong việc bán hang như bao bì sử dụng luân chuyển các, quầy hàng… - Chi phí khấu hao thiết bị và tài sản cố định dùng trong bán hang như khấu hao thiết bị đông lạnh, khấu hao phương tiện vận chuyển, khấu hao cửa hàng, nhà kho,… - Chi phí dịch vụ thuê ngoài lien quan đến bán hàng như chi phí quảng cáo, chi phí hội chợ, chi phí bảo trì, bảo hành, chi phí khuyến mãi,… - Chi phí khác bằng tiền trong hoạt động bán hang Chi phí bán hàng gồm nhiều thành phần có nguồn gốc đặc điểm khác nhau. Vì vậy, thong tin chi phí bán hang cũng thường thu thập chậm, việc hạch toán, phân bố phức tạp, dễ dẫn đến sai lệch thong tin chi phí trong từng sản phẩm, bộ phận. Ngày nay, khi mà hoạt động tiêu thụ ngày càng tăng về qui mô, mở rộng địa bàn, cạnh tranh ngày càng gay gắt thì chi phí bán hang ngày càng gia tăng về giá trị, tỉ trọng trong chi phí của doanh nghiệp. Điều này cũng là nguồn gốc gia tăng ảnh hưởng của chi phí bán hang trong các quyết định kinh doanh 2.5. Chi phí quản lí doanh nghiệp (General and administrative expenses) 7 Khoản mục chi phí này bao gồm tất cả chi phí liên quan đến công việc hành chính, quản trị ở phạm vi toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, chi phí quản lí doanh nghiệp còn bao gồm cả những chi phí mà không thể ghi nhận vào các khoản mục chi phí nói trên. Cụ thể, chi phí quản lí doanh nghiệp thường bao gồm : - Chi phí lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của người lao động, quản lí ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu dùng trong hành chính quản trị. - Chi phí công cụ, dụng cụ dùng trong công việc hành chính quản trị. - Chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định dùng trong công việc hành chính quản trị. - Chi phí dịch vụ điện nước, điện thoại, bảo hiểm phục vụ chung toàn doanh nghiệp. - Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản. - Các khoản chi phí lien quan đến sự giảm sút giá trị tài sản do tác động của thị trường, tình hình kinh tế dùng trong sản xuất kinh doanh như dự phòng, nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hang tồn kho, hao hụt trong khâu dự trữ… - Các chi phí khác bằng tiền lien quan đến phục vụ quản lí toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lí doanh nghiệp là một khoản mục chi phí gồm nhiều thành phần có nguồn gốc, đặc điểm khác nhau lien quan khá chặt chẽ đến qui mô, trình độ tổ chức, hành vi quản trị của doanh nghiệp. Vi vậy, chi phí quản lí doanh nghiệp cũng thường tập hợp chậm, phân bố phức tạp thường dẫn đến những sai lệch, khác biệt chi phí trong sản phẩm, dịch vụ các bộ phận nên nhà quản trị cấp trên dễ đánh giá sai lầm thành quả đóng góp, tính năng động và sáng tạo của các bộ phận. 2.6. Chi phí khác (other cost) 8 Ngoi nhng khon chi phớ lien quan n hot ng sn xut kinh doanh chc nng ca doanh nghip, trong chi phớ ca doanh nghip cũn tn ti nhng chi phớ khỏc. V c bn, chi phớ khỏc thng bao gm chi phớ hot ng ti chớnh, chi phớ hot ng bt thng. Chi phớ ny thng chim t l nh. Trong mt doanh nghip cú qui mụ nh, chi phớ ny cú th bng 0. III.CễNG TC HCH TON CHI PH. õy ta ch xột n cỏc loi chi phớ c phõn loi theo cụng dng kinh t 1.K toỏn chi phớ qun lớ doanh nghip. Chi phớ qun lớ doanh nghip l nhng chi phớ phỏt sinh cú liờn quan chung n ton b hot ng ca c doanh nghip m khụng tỏch riờng ra c cho bt kỡ hot ng no. 1.1.Kt cu v ni dung phn ỏnh ca ti khon 642 * Bờn n : Tp hp chi phớ qun lớ doanh nghip * Bờn cú : - Cỏc khon ghi gim chi phớ qun lớ doanh nghip - Kt chuyn chi phớ qun lớ doanh nghip Ti khon 642 khụng cú s d cui kỡ 1.2.S hch toỏn Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 9 10 334,338 TK 642 111,152,1388 Chi phí nhân viên 152,153 Chi phí vật liệu, dụng cụ 214 Chi phí khấu hao 335,1421 Chi phí theo dự toán 333 Thuế, lệ phí phải nộp 331,111 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Giá trị ghi giảm chi phí quản lí doanh nghiệp 911 Kết chuyển chi phí quản lí doanh nghiệp 1442 Chờ kết chuyển Kết chuyển vào kì sau Trừ vào kết quả kinh doanh 139 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi