Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban vinacontrol chi nhánh hà nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường , đặc biệt là khi Việt Nam mở cửa hội nhập với nền kinh tế giới ,hoạt động xuất nhập khẩu lại diễn ra càng mạnh mẽ vì vậy việc quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu càng trở lên cần thiết .Nhiều công ty giám định hàng hóa XNK đã ra đời nhằm phục vụ cho việc quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu của nước ta . Công ty cổ phần giám định Vinacontrol là công ty giám định ra đời sớm nhất ở nước ta đã phát triển lớn mạnh và có uy tín ở trong nước cũng như trên trường quốc tế . Công ty cổ phần giám định Vinacontrol được thành lập theo quyêt định số 514/BTN-TCCB của bộ Thương nghiệp .Ra đời trong hoàn cảnh đất nước có nhiều khó khăn , cán bộ vừa ít lại vừa thiếu kinh nghiệm , cơ sở vật chất ít ỏi ,nhưng với tinh thần yêu nước nồng nàn ,lòng quyết tâm vượt qua thử thách ,lớp lớp CBCNV của công ty đã cùng nghành Thương mại đóng góp tích cực vào công cuộc xây dựng kinh tế nước nhà . Với những kinh nghiệm quý báu tích lũy được qua các giai đoạn lịch sử phát của đất nước ,Vinacontrol đã nhanh chóng tiếp cận và hòa nhập vào nền kinh tế thị trường nên đã trở thành tổ chức giám định uy tín và lớn nhất Việt Nam . Vinacontrol có mạng lưới rộng khắp tại các vùng miền của đất nước ,có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao , thành thạo ,có hệ thống quy trình ,phương pháp giám định khoa học ,có đầy đủ cơ sơ vật chất , nhât là hệ thống các phòng thử nghiệm , do đó chất lượng dịch vụ của Vinacontrol được hầu hết khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm , thương hiệu của Vinacontrol đã đem lòng tin với khách hàng . Vinacontrol chi nhánh tại Hà Nội là một trong nhưng chi nhánh lớn của Vinacontrol .Vinacontrol Hà Nội nhiều năm liền từ năm 1989 đến năm 2007 liên tục vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch doanh thu và đảm bảo tỷ suất lợi nhuận của Công ty giao ,thu nhập bình quân của người lao động không ngừng được nâng cao .Vơí những thành tích đáng tự hào mà tập thể CBCNV Vinacontrol Hà 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội đã được nhận các phần thương cao quý :Bằng khen của bộ Thương mại năm 2002 Cờ thi đua của Bộ thuơng mại năm 2003 Đuợc Công đoàn cấp trên công nhận đạt danh hiệu Công đoàn cơ sở vững mạnh nhiều năm liền , sau đây là một vài nét về chi nhánh Vinacontrol tại Hà Nội . LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY Ngay sau ngay miền Bắc hoàn toàn giải phóng ,công tác xuất nhập khẩu được hình thành và ngày càng mở rộng để phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước .Nhà nước ta đã quan tâm đến việc quản ly hàng hóa xuất nhập khẩu .Vì vậy ngay từ tháng 4/1955 ,Phòng kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu đã ra đời ,nằm trong Sở Hải Quan Trung ương . Trước tình hình công tác XNK ngày càng phát triển , Bộ Thương nghiệp (tiền than của Bộ Ngoại Thương sau này ) đã có quyết đinh số 514/BTN-TCCB ngày 24/10/1957 tách phòng Kiểm nghiệm thuộc Sở Hải Quan , để thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK .Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK hoạt động theo điều lệ kiểm nghiệm hàng hóa XNK đã được Thủ tướng Chính phủ ban hành theo quyết định số 1045/TTG ngày 13/9/1956 nhằm quản lý hàng hóa XNK về chất lượng , số lượng khối lượng bao bì ,đóng gói ,ký mã hiệu v.v và cấp giấy chứng nhận cho các lô hàng hợp cách xuất khẩu nhằm bảo vệ và giữ uy tín hàng hóa XNK của Việt Nam trên thị trường thế giới ,bảo vệ quyền lợi chính đáng của 2 bên mua bán . 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol được xác định qua 4 thời điểm quan trọng sau đây : Ngày 24/10/1957: Bộ trưởng Bộ Thương nghiệp ra quyết định số 514/BTN- TCCB ngày 24/10/1957 thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK trực thuộc Bộ Thương nghiệp (kiêm Sở Giám định hàng hóa XNK). Ngày 16/7/1974: Bộ trưởng Ngoại Thương ra quyết định số 513/BNgT-TCCB ngày 16/7/1974: Tách Sở Giám định hàng hóa XNK ra khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và đổi tên thành Công ty Giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol). Ngày 12/11/1988: Bộ trưởng Bộ Kinh tế đối ngoại ra quyết định số 420/KTĐN- TCCB ngày 12/11/1988 : Hợp nhất Công ty Giám định hàng hóa XNK và Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK thành Công ty Giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol). Năm 2004 và 2005: Bộ trưởng Bộ Thương mại ra quyết định số 1758/2004/QĐ- BTM ngày 29/11/2004 và quyết định số 1525/QĐ-BTM ngày 24/5/2005 chuyển Công ty Giám định hàng hóa XNK thành Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol. Từ ngày 1 tháng 6 năm 2005, Công ty chính thức hoạt động theo chế độ sở hữu cổ phần với: • Tên công ty : Công ty cổ phần giám định Vinacontrol • Tên giao dịch : The Vietnam Superintendence and Inspection Joint Stock Company • Tên viết tắt : VINACONTROL • Địa chỉ : Số 54 Trần Nhân Tông, Hà Nội • Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0103008113 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Vốn điều lệ : 52.500.000.000 đồng (năm mươi hai tỷ năm trăm triệu đồng chẵn) • Người đại diện theo pháp luật của Công ty : Ông Bùi Duy Chinh - Chủ tịch hội đồng quản trị Ngày 21/ 12/ 2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội với: • Mã chứng khoán là VNC • Khối lượng đăng ký giao dịch : 5,250,000 cổ phiếu • Giá trị đăng ký giao dịch: 52.5 tỷ đồng Vinacontrol được thành lập ngày 24/10/1957, nay đã trở thành Tổ chức giám định lớn nhất Việt Nam. VINACONTROL HÀ NỘI - Năm thành lập: Vinacontrol Hà Nội được thành lập năm 1989. - Các đơn vị trực thuộc: Vinacontrol Vinh, Vinacontrol Lạng Sơn, Vinacontrol Lào Cai - Nguồn nhân lực: + Số lượng nhân viên : Trên 60 người + Trình độ : Phần lớn là kỹ sư thuộc nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực, thạo nghề và tích lũy được nhiều kinh nghiệm - Cơ sở vật chất kỹ thuật: + Trung tâm phân tích và thử nghiệm 1 (Giấy chứng nhận VILAS số 202) của Công ty đặt tại 54 Trần Nhân Tông, Hà Nội, có đủ phương tiện để phân tích mẫu nhiều loại hàng hóa khác nhau 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Phòng thử nghiệm (Giấy chứng nhận VILAS số 196) đặt tại TP. Vinh, có đủ đIều kiện phân tích các mặt hàng cho khu vực Bắc Miền Trung và khu vực lân cận. + Bộ phận phân tích/ thử nghiệm cảm quan hàng nông sản thực phẩm đặt tại 96 Yết Kiêu, Hà Nội. + Sử dụng các Phòng thử nghiệm khác của Công ty tùy thuộc vào địa điểm thực hiện vụ giám định + Giám định viên được trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác giám định theo yêu cầu của khách hàng. + Ngoài ra, Vinacontrol Hà Nội còn được sự hỗ trợ có hiệu quả của các Phòng thử nghiệm thuộc các viện nghiên cứu, các trường đại học, các trung tâm thí nghiệm quốc gia của nhiều chuyên ngành trong toàn quốc. I. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban Vinacontrol chi nhánh Hà Nội Vinacontrol Hà Nội có một giám đốc , các phòng chức năng đều có một trưởng phòng và một phó phòng , các chi nhánh cấp 2 đều có một giám đốc chi nhánh . chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các phòng như sau : 1. Phòng hành chính kế toán Chức năng : Tham mưu giúp giám đốc trong công tác tổ chức nhânn sự , hành chính ,quản trị và tài chính kế toán Nhiệm vụ cụ thể : a. công tác tổ chức nhân sự Nghiên cứu đề suất mô hình tổ chức của các phòng , đơn vị trực thuộc phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của từng thời kì. Đề xuất phương án tuyển dụng , sắp xếp , điều phối nhân sự . Tham mưu giúp giám đốc việc đề bạt , miễn nhiệm các chức danh tại Vinacontrol Hà Nội . Đề xuất công nhận các cấp giám định viên . 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý lao động , thực hiện chế độ chính sách cho người lao động công tác thi đua khen thưởng kỷ luật . Quản lý hồ sơ cán bộ theo cấp quản lý . b. Công tác hành chính quản trị Cung cấp và quản lý , sửa chữa tài sản , vật tư phục vụ cho công tác và có kế hoạch khai thác hiệu quả Gửi công văn tài liệu. Lái xe phục vụ công tác. Vệ sinh ,tạp vụ, bảo vệ. Duy trì an ninh nội bộ ,phọng chống thiên tai ,cháy nổ. c. Công tác hành chính kế toán Hoạch toán nội bộ , báo cáo tài chính định kỳ. Thu phí giám định,quản lý công nợ Thực hiện chế độ tiền lương ,thưởng , BHXH,BHYT và các chế độ hiện hành Quản lý tài chính toàn chi nhánh Đề xuất các biện pháp thúc đẩy kinh doanh Theo dõi các tài sản hiện có , kiểm kê hàng năm Tham mưu giúp giám đốc việc đăng ký và giao kế hoạch 2. Phòng nghiệp vụ tổng hợp Chức năng : Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo kỹ thuật nghiệp vụ giám định toàn chi nhánh , công tác tổng hợp ,đào tạo , thị truờng ,duy trì và cải tiến hệ thống quan lý chất lượng của chi nhánh Nhiệm vụ cụ thể : a) kỹ thuật , nghiệp vụ giám định 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý các yêu cầu giám định Chỉ đạo kỹ thuật , nghiệp vụ giám định trong toàn chi nhánh , quyết định các vấn đề liên quan đến kỹ thuật nghiệp vụ trong phạm vi cho phép , các vụ giám định bất thường thực hiện theo dung quy trình quản lý vụ giám định Quản lý con dấu nghiệp vụ hành chính Phê duyệt hồ sơ và chứng thư giám định , cấp chứng thư giám định Là đầu mối giải quyết và quản lý các vụ khiếu lại Quản lý tài liệu kỹ thuật quy trình , phương pháp giám định ,mẫu ấn chỉ Quản lý và lưu hồ sơ vụ giám định Phiên , biên dịch Theo dõi tổng hợp , kịp thời báo cáo công ty bổ sung và sửa đổi bảng phí giám định Quản lý máy fax của chi nhánh , công tác văn thư , khai thác mạng Tất cả các thông tin đều phải được quản lý và chuyển kịp thời đến các bộ phận có liên quan Theo dõi chỉ đạo và là đầu mối quan hệ đối với các vụ giám định của khách hàng và các tổ chức đồng nghiệp nước ngoài và có trách nhiệm phối hợp với phòng HCKT để thu phí giám định đối với các vụ giám định này. Tổng hợp nhu cầu , lên kế hoạch và thực hiện việc in ấn chỉ liên quan dến vụ giám định (kể cả thiếp chúc tết và thư đối ngoại ). b) Thanh tra Theo quy trình quản lý vụ giám định c) Tổng hợp Báo cáo định kỳ , tổng hợp kết quả hoạt động của chi nhánh Lập báo cáo tổng kết công tác hàng năm và phương hướng hoạt động cho các năm tiếp theo. 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp d) Đào tạo Lập kế hoạch và triển khai thưc hiện công tác đào tạocủa chi nhánh e) Khai thác thị trường Nghiên cứu , xây dựng nội dung báo cáo với vai trò là chủ trì , kết hợp với các đơn vị xây dựng :”hồ sơ xin tham gia hoặc thầu giám định “ theo đề nghị của các đơn vị .qua công tác tổng hợp phân tích tình hình khách hàng ,đề suất kế hoạch , đối sách để duy trì và phát triển khách hàng . f) Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Kiểm soát việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiến hành thanh tra chất lượng nội bộ Xây dựng , sửa đổi , bổ sung kịp thời , quản lý và duy trì các tài liệu và hồ sơ chất lượng Chuẩn bị và tổ chức các hội nghị xem xét lãnh đạo của chi nhánh g) Quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật tư và tài sản được giao 3. Phòng giám định 1,2 ,Vinacontrol Vinh ,Vinacontrol Lạng Sơn Chức năng : a) Tổ chức khai thác và thực hiện các loại hình giám định thuộc các mặt hàng sau Phòng giám định 1 : hàng nông sản , may mặc ,bong sợi vải , vật liệu xây dựng , khoáng sản ,hóa chất , hàng bách hóa , tiêu dùng dân dụng, và các thiết bị của các dự án y tế tự khai thác được . Phòng giám định 2 : máy móc , dây truyền thiết bị . thẩm định giá Vinacontrol Vinh ,Vinacontrol Lạng Sơn :Các loại hình và mặt hàng (Những vụ không đủ năng lực phải báo cáo chi nhánh ) b) Duy trì và phát triển khách hàng Nhiệm vụ cụ thể : 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp a) Quản lý thực hiện vụ giám định Nhận yêu cầu và các tài liệu có liên quan Hướng dẫn quản lý , chỉ đạo thực hiện vụ giám định Báo cáo phòng nghiệp vụ tổng hợp các trường hợp bất thường , đề xuất hướng giải quyết Hoàn chỉnh hồ sơ , lậpchứng thư bản thảo , phê duyệt hồ sơ chứng thư Quyết định , đề xuất giá phí giám định (theo bảng phí hoạc thỏa thuận với khách hàng ) Ký chứng thư Quản lý xi chì , dụng cụ phương tiện làm việc , quản lý việc sử dụng ấn chỉquản lý sử lý mẫu lưu Riêng Vinacontrol Vinh còn có nhiệm vụ nhận và phân tích mẫu hàng theo yêu cầu của khách hàng . b) Khai thác thị trường Lập kế hoạch cụ thể để phát triển và duy trì khách hàng có hiệu quả Tiếp xúc khách hàng, chủ động quan hệ với khách hàng để xây dựng hợp đồng hoặc nhận yêu cầu giám định Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. c) Kèm cặp đào tạo tại chỗ nâng cao trình độ giám định viên Lập kế hoạch , thưc hiện và đánh giá kết quả kèm cặp đào tạo và nâng cao trình độ giám định viên d) Quản lý và sử dụng có hiệu quả các loài vật tư , tài sản được gia e) Đối với Vinacontrol Vinh và VN lạng Sơn : Định kỳ phải báo cáo nội dung theo quy định của công ty và chi nhánh. III. Tình Hình Hoạt Động Và Một Số Kết Quả Đạt Được 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1. Hoạt động của Vinacontrol Hà Nội GIÁM ĐỊNH HÀNG NÔNG SẢN, THỰC PHẨM Giám định hàng nông sản, lương thực, thực phẩm là một trong những thế mạnh rất lớn của Vinacontrol. Doanh số phí giám định của các mặt hàng này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh số phí giám định của Vinacontrol. Đội ngũ giám định viên của chúng tôi không những thực hiện vụ giám định theo yêu cầu của khách hàng mà còn giúp khách hàng ổn định chất lượng hàng nông sản xuất khẩu, tư vấn bao bì đóng gói, bảo quản, tạo được uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước, kể cả các thị trường khó tính như Nhật Bản, Mỹ, châu Âu, châu Úc. Vinacontrol có đủ điều kiện để cung cấp cho khách hàng dịch vụ giám định các loại sản phẩm dưới đây: Dịch vụ giám định: • Kiểm tra nguyên liệu trước khi sản xuất • Giám định trong quá trình sản xuất • Giám đinh phẩm chất, Số lượng, Bao bì, Ký mã hiệu • Kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm • Giám sát trong quá trình xếp dỡ hàng hoá • Lấy mẫu để phân tích tại phòng thí nghiệm • Thử nếm chè, cà phê • Dịch vụ kiểm đếm • Xác định thành phần cấu tạo, hoá, lý • Giám sát việc xếp dỡ hàng trong container • Giám định hầm hàng trước khi xếp hàng • Giám định mớn nước • Cặp chì • Tư vấn và các dịch vụ đặc thù khác theo yêu cầu • Dịch vụ hun trùng hàng hóa Đối tượng giám định: • Gạo, ngô, sắn • Đậu: đậu đen, đậu nành, đậu xanh • Hạt có dầu: vừng, lạc, hạt điều • Hạt tiêu • Chè các loại • Thuốc lá • Rượu, bia, nước ngọt • Rau, hoa quả tươi 10