Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Để nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp thì phải sử dụng tới các công cụ kế toán để thu thập, xử lý các nghiệp vụ kinh tế và chuyển hóa nó thành các thông tin kinh tế để giú

===  ===

l-u thị huế

Khóa luận tốt nghiệp đại học

Hoàn thiện công tác kế toán Mua hàng

và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp t- nhân

kinh doanh tổng hợp Hoàng An

Ngành Kế toán Lớp: 48B - Kế toán (2007 - 2011)

Giáo viên h-ớng dẫn: ThS Nguyễn thị hạnh duyên

Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của khóa luận 3

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 4

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả 4

1.1.1 Khái niệm mua hàng, công nợ phải trả 4

1.1.2 Đặc điểm mua hàng, công nợ phải trả 5

1.1.3 Phân loại mua hàng và công nợ phải trả 5

1.1.4 Vai trò của công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trong quản lý tài chính của doanh nghiệp 8

1.1.5 Vị trí công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong hệ thống thông tin quản lý 9

1.2 Đánh giá hàng hóa mua 9

1.2.1 Nguyên tắc đánh giá hàng mua 9

1.2.2 Đánh giá hàng mua trong nước 10

1.2.3 Đánh giá hàng mua nước ngoài 10

1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả 12

1.3.1 Yêu cầu quản lý 12

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán Mua hàng và công nợ phải trả 13

1.4 Phương thức và hình thức thanh toán 14

1.5 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 17

1.5.1 Kế toán mua hàng 17

1.5.2 Kế toán Công nợ phải trả 26

1.6 Tổ chức sổ kế toán 27

1.6.1 Tổ chức sổ kế toán trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng 27

1.6.2 Tổ chức sổ kế toán trong hạch toán công nợ phải trả 32

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN KINH DOANH TỔNG HỢP HOÀNG AN 34

2.1 Tổng quan về Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 34

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 34

2.1.2 Tình hình kinh doanh và định hướng phát triển của Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 35

2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và quy trình công nghệ tại doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 37

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp tại doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 38

2.1.5 Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán 39

2.1.6 Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 41

2.2 Thực trạng công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 43

2.2.1 Đặc điểm chi phối kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại doanh nghiệp tư nhân kinh doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 43

2.2.2 Đánh giá hàng mua tại doanh nghiệp 48

2.2.4 Kế toán mua hàng tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng

hợp Hoàng An 50

2.2.5 Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả phải tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 77

Chương 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN KINH DOANH TỔNG HỢP HOÀNG AN 85

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác Kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 85

3.2 Đánh giá thực trạng công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 86

3.2.1 Mặt đạt được 86

3.2.2 Hạn chế 87

3.3 Yêu cầu và nguyên tắc khi hoàn thiện kế toán mua hàng và công nợ phải tại doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 90

3.3.1 Yêu cầu 90

3.3.2 Nguyên tắc 91

3.4 Nội dung hoàn thiện 91

3.4.1 Hoàn thiện Tổ chức bộ máy kế toán 91

3.4.2 Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ 92

3.4.3 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán mua hàng và công nợ phải trả 93

PHẦN KẾT LUẬN 105

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 106

Trang

Bảng biểu 2.1 Các chỉ tiêu tài chính 36

Bảng biểu 2.2 Công văn xin mua than 53

Bảng biểu 2.3 Hợp dồng kinh tế 54

Bảng biểu 2.4 Đăng ký tàu vận chuyển 55

Bảng biểu 2.5 Hóa đơn GTGT số 60620 56

Bảng biểu 2.6 Biên bản giao nhận hàng hóa 57

Bảng biểu 2.7 Biên bản nghiệm thu nhập than 58

Bảng biểu 2.8 Phiếu nhập kho số 001 58

Bảng biểu 2.9 Hóa đơn số 060623 59

Bảng biểu 2.10 Biên bản giao nhận than 60

Bảng biểu 2.11 Biên bản nghiệm thu nhập than 61

Bảng biểu 2.12 Phiếu nhập kho số 003 61

Bảng biểu 2.13 Hóa đơn 62

Bảng biểu 2.14 Giấy xin thanh toán 63

Bảng biểu 2.15 Lệnh chi 64

Bảng biểu 2.16 Giấy báo nợ 64

Bảng biểu 2.17 Thẻ kho than 8A 65

Bảng biểu 2.18 Thẻ kho than 4A 66

Bảng biểu 2.19 Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho hàng hóa 66

Bảng biểu 2.20 Sổ chi tiết hàng hóa 67

Bảng biểu 2.21 Sổ chi tiết hàng hóa 68

Bảng biểu 2.22 Biên bản thanh toán cước phí vận chuyển hàng hóa 69

Bảng biểu 2.23 Mẫu giấy xin thanh toán 70

Bảng biểu 2.24 Giấy nộp tiền kiêm ủy nhiệm chuyển tiền 70

Bảng biểu 2.25 Bản thực thanh toán quá trình vận chuyển của tàu Hoàng An trong tháng 01 năm 2011 71

Bảng biểu 2.26 “Giấy xin thanh toán”: 72

Bảng biểu 2.27 Phiếu chi 72

Bảng biểu 2.30 Chứng từ ghi sổ 74

Bảng biểu 2.31 Chứng từ ghi sổ 75

Bảng biểu 2.32 Chứng từ ghi sổ hàng hóa 75

Bảng biểu 2.33 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 76

Bảng biểu 2.34 Sổ cái tài khoản 1561 76

Bảng biểu 2.35 Sổ Cái TK 1562- Chi phí mua hàng 77

Bảng biểu 2.36 Hợp đồng kinh tế 78

Bảng biểu 2.37 Lệnh chi 80

Bảng biểu 2.38 Giấy báo nợ 80

Bảng biểu 2.39 Sổ chi tiết thanh toán với người bán 81

Bảng biểu 2.40 Chứng từ ghi sổ 82

Bảng biểu 2.41 Chứng từ ghi sổ 83

Bảng biểu 2.42 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 83

Bảng biểu 2.43 Sổ cái tài khoản 331 84

Bảng biểu 3.1 Biên bản giao nhận chứng từ 93

Bảng biểu 3.2 Báo cáo tình hình biến động hàng hóa 94

Bảng biểu 3.3 Báo cáo nhu cầu mua hàng 94

Bảng biểu 3.4 Phiếu yêu cầu cung cấp giá bán hàng hóa 95

Bảng biểu 3.5 Đơn đặt hàng 96

Bảng biểu 3.6 Biên bản nghiệm thu nhập than 97

Bảng biểu 3.7 Bảng phân bổ chi phí mua hàng hóa 100

Bảng biểu 3.8 Danh sách hạn thanh toán nhà cung cấp 103

Trang

Sơ đồ 1.1 Kế toán hàng mua trong nước 22

Sơ đồ 1.2 Kế toán hàng mua đang đi đường 22

Sơ đồ 1.3 Kế toán hàng mua là bất động sản 23

Sơ đồ 1.4 Kế toán hàng mua trong nước 24

Sơ đồ 1.5 Kế toán nhập khẩu trực tiếp 24

Sơ đồ 1.6 Kế toán ủy thác nhập khẩu 25

Sơ đồ 1.7 Kế toán ủy thác nhập khẩu 25

Sơ đồ 1.8 Kế toán khoản nợ phải trả cho người bán 27

Sơ đồ 1.9 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song 28

Sơ đồ 1.10 Quy trình hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ 34

Sơ đồ 1.11 Quy trình hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ 33

Sơ đồ 2.1 Quy trình kinh doanh tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 38

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An 38

Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN KD tổng hợp Hoàng An 40

Sơ đồ 2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức Chứng từ - ghi sổ 42

Sơ đồ 2.5 Quy trình mua hàng trực tiếp 45

Sơ đồ 2.6 Quy trình thanh toán hàng bằng Tiền gửi ngân hàng (chuyển khoản) 47

Sơ đồ 2.7 Quy trình ghi nhận nợ 47

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 91

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời điểm hiện nay, bối cảnh nền kinh tế khủng hoảng, lạm phát tăng, lãi suất tiền vay cao,… là những khó khăn rất lớn đối với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho dù họ chiếm tới 99 % hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế nhưng vẫn có nhiều hạn chế và rào cản mà các doanh nghiệp phải cố gắng vượt qua để đi tới sự thành công Để đánh giá hoạt động kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp phải đưa ra các chuẩn mực nhất định và mục đích kinh doanh là nhằm tối đa hóa giá trị tài sản của chủ sở hữu Mục tiêu này không phải đặt trong môi trường chân không mà trong môi trường kinh doanh với nhiều yếu tố tác động

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực thương mại nói riêng khi đã

có một nguồn vốn trong tay doanh nghiệp phải sử dụng nó như thế nào để thu về một số lượng vốn lớn hơn, họ phải trả lời được các câu hỏi đặt ra như: Kinh doanh mặt hàng nào? Phục vụ đối tượng nào? Nhu cầu tiêu dùng hiện tại của những mặt hàng này của xã hội như thế nào?

Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại là vốn chủ yếu nằm trong hàng hóa,

nó chi phối nhiều chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp Để nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp thì phải sử dụng tới các công cụ kế toán

để thu thập, xử lý các nghiệp vụ kinh tế và chuyển hóa nó thành các thông tin kinh

tế để giúp các chủ doanh nghiệp có ý tưởng và quyết định hướng đầu tư, vậy kế toán là một công cụ hữu hiệu và không thể thiếu của quản lý trong các doanh nghiệp.Trong hoạt động kinh doanh thương mại hoạt động kinh tế chủ yếu là sự tổng hợp các hoạt động mua bán, dự trữ hàng hóa, mặc dù mục đích của thương mại

là bán hàng, nhưng muốn có hàng để bán thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt khâu mua hàng và dự trữ Nếu tổ chức tốt khâu mua hàng thì DN sẽ đạt được mục đích Hiện nay, đời sống được nâng cao, thu nhập của xã hội tăng, làm cho nhu cầu tiêu dùng tăng và phong phú hơn, họ đòi hỏi chất lượng, mẫu mã hàng hóa hấp dẫn Đối

với doanh nghiệp thương mại đáp ứng được các nhu cầu đó, kết hợp với giá cả hợp

lý thì doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh lượng hàng hóa tiêu dùng, tăng vòng quay hàng hóa, vòng quay của vốn tăng, hiệu quả kinh doanh tăng và doanh nghiệp thu về nhiều lợi nhuận Muốn vậy nguồn hàng kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo chất lượng,đạt yêu cầu trên tất cả các mặt, vấn đề này phụ thuộc vào công tác mua hàng Hoạt động mua hàng thường gắn liền với việc thanh toán tiền hàng DN không thể mua hàng nếu không có khẳng thanh toán Vì vậy phải gắn kết công tác mua hàng với phân tích tình hình công nợ phải trả người bán để doanh nghiệp kinh doanh đạt hiệu quả Khâu tổ chức hạch toán qua trình mua hàng và công nợ phải trả là một khâu quan trọng trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp thương mại

Thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán Mua hàng và Công nợ phải trả Trong quá trình thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng

An Tìm hiểu tổng quan các phần hành kế toán tại doanh nghiệp và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Hạnh Duyên em đã lựa chọn đi sâu vào nghiên cứu

đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh

nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An” cho đề tài khóa luận tốt nghiệp

của mình

2 Mục đích nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán mua hàng và Công nợ phải trả trong các doanh nghiệp thương mại

- Đánh giá thực trạng Kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp

tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

- Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng

và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác kế toán mua hàng hóa và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An Phạm vi nghiên cứu: Bộ phận kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu là:

- Phương pháp thống kê thu thập số liệu

- Phương pháp phân tích, so sánh

- Phương pháp tính giá

- Phương pháp tư duy logic

- Phương pháp tổng hợp số liệu

- Sử dụng các công cụ thống kê toán học: sơ đồ, bảng biểu

5 Bố cục của khóa luận

Khóa luận ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận bao gồm:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán Mua hàng và công nợ phải trả trong các Doanh nghiệp thương mại

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG

VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

THƯƠNG MẠI

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả

1.1.1 Khái niệm mua hàng, công nợ phải trả

1.1.1.1 Khái niệm mua hàng, công nợ phả trả

* Khái niệm Mua hàng

Chu trình mua hàng là một chu trình chủ yếu trong các doanh nghiệp nói chung bao gồm các hoạt động liên quan tới việc mua hàng và hoạt động thanh toán đối với các hàng hóa mua nhằm phục vụ hoạt động sản xuất hoặc hoạt động kinh doanh Các hoạt động chủ yếu của chu trình là: Mua các loại hàng hóa, dịch vụ (Các nghiệp vụ mua hàng); Thực hiện thanh toán (Các nghiệp vụ thanh toán) Chu trình này được bắt đầu bằng một sự khởi xướng của một đơn đặt hàng của người mua có trách nhiệm cần hàng hóa dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa, dịch vụ nhận được

Mua hàng là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn của doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, doanh nghiệp được nắm giữ quyền

sở hữu hàng hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm thanh toán với nhà cung cấp

* Khái niệm Công nợ phải trả

Công nợ phải trả đối với doanh nghiệp thương mại chủ yếu là công nợ phải trả người bán, đây là một hình thức tín dụng vốn của các doanh nghiệp, tức là khi doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp mà chưa thực hiện thanh toán trong ngắn hạn Phải trả nhà cung cấp là khoản công nợ phải trả cho việc mua hàng và dịch vụ đã thực hiện và đã được bên bán cung cấp hóa đơn hoặc bên mua đồng ý chính thức bằng nhiều hình thức khác nhau Là những khoản nợ phát sinh trong quá trình thanh toán mang tính chất tạm thời mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp do chưa đến hạn thanh toán hoặc trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng đã ký kết [1.1]

1.1.2 Đặc điểm mua hàng, công nợ phải trả

Mua hàng là một khâu ban đầu của chu trình mua hàng, là chiếc cầu nối từ nơi khai thác, sản xuất, chế biến tới tiêu dùng Mua hàng có ảnh hưởng, quyết định trực tiếp đên khâu dự trữ và khâu bán hàng

Mua hàng diễn ra theo nhiều phương thức khác nhau tùy thuộc vào căn cứ để phân loại như mua trực tiếp, mua trả chậm trả góp, đặt hàng… Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp để có các phương thức mua hàng phù hợp

Trong kinh doanh thương mại bao gồm: Mua hàng hóa trong nước, Mua hàng hóa của nước ngoài

1.1.3 Phân loại mua hàng và công nợ phải trả

1.1.3.1 Phân loại mua hàng

Đứng trên nhiều góc độ khác nhau về đặc điểm mua hàng mà có thể có nhiều cách phân loại mua hàng theo từng góc độ đó

* Phân loại theo phương thức mua hàng:

- Đối với doanh nghiệp thương mại nội địa:

+ Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Đây là phương thức mà người mua căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, doanh nghiệp cử nhân viên thu mua trực tiếp giao dịch mua và nhận hàng tại bên bán, hoặc mua, nhận hàng tại các cơ sở sản xuất theo đó hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu cho người nhận, người nhận hàng có trách nhiệm đưa hàng mua về nhập kho hoặc giao bán thẳng

+ Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Đây là phương thức, người mua

sẽ đặt hàng với người bán trong đó đã thõa thuận thời gian địa điểm giao hàng Bên bán có trách nhiệm chuyển hàng đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã thõa thuận Trong thời gian chuyển hàng, hàng hóa vẫn thuộc sở hữu bên bán Quyền sở hữu được chuyển giao cho bên mua khi đã nhận hàng

- Đối với doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất – nhập khẩu có 2 phương thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu trực tiếp: Là phương thức mua hàng trong đó doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu trực tiếp đàm phán, ký hợp đồng với phía nước ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng theo luật quốc tế và phù hợp với luật pháp

hai nước Doanh nghiệp trực tiếp nhập khẩu có đủ điều kiện kinh doanh nhập khẩu,

Bộ thương mại cấp giấy phép nhập khẩu

+ Nhập khẩu ủy thác: Là phương thức mua hàng trong đó doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu có đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu, có giấy phép xuất nhập khẩu, có uy tín thực hiện hoạt động nhập khẩu cho doanh nghiệp mình Doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu không đủ điều kiện hoặc không được bộ thương mại cấp giấy phép nhập khẩu trực tiếp Và sẽ có hai bên tham gia hoạt động nhập khẩu gồm: Bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác nhập khẩu, đồng thời để thực hiện nhập khẩu hàng hóa ủy thác, phải thực hiện hai hợp đồng: Thứ nhất, Hợp đồng ủy thác nhập khẩu được ký kết giữa bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác nhập khẩu, trong

đó có quy định các điều khoản có liên quan đến nghĩa vụ của mỗi bên tham gia HĐ này chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nước Thứ hai, Hợp đồng mua – bán ngoại thương được thực hiện giữa bên nhận ủy thác nhập khẩu với bên nước ngoài, trong đó các điều khoản quy định về nhập khẩu hàng hóa, HĐ này chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nước, luật kinh doanh quốc tế, luật kinh doanh của nước xuất khẩu,

- Phân loại theo phương thức thanh toán:

+ Mua hàng trả trước: Sau khi doanh nghiêp ký hợp đồng kinh tế với bên bán, doanh nghiệp thanh toán trước cho bên bán một khoản tiền mà chưa nhận hàng Mua hàng này thường xảy ra đối với bên bán không thường xuyên, bên mua muốn tạo quan hệ ban đầu với bên bán

+ Mua hàng trả ngay: Sau khi nhận được hàng mà bên bán giao cho doanh nghiệp, DN thực hiện thanh toán ngay cho bên bán theo Hóa đơn GTGT đã ghi là hình thức thanh toán bằng tiền hay bằng tài sản khác Thời điểm ghi nhận hàng mua sớm hơn hoặc có thể trùng với thời điểm thanh toán

+ Mua hàng trả chậm: Doanh nghiệp nhận được hàng và chấp nhận thanh toán chậm so với hạn thanh toán Thời điểm thanh toán chậm hơn thời điểm ghi nhận hàng mua

- Phân loại theo phạm vi lãnh thổ:

+ Mua hàng trong nước: Hoạt động mua hàng chỉ diễn ra giữa các doanh nghiệp trong phạm vi của một nước, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong sẽ cung cấp tất cả các hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp khác mua

+ Mua hàng ngoài nước: Hoạt động mua hàng diễn ra giữa thị trường trong nước với thị trường nước ngoài Khi một số hàng hóa mà trong nước chưa có khẳ năng sản xuất, hoặc đã sản xuất nhưng không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, kích thước, mẫu mã mà doanh nghiệp muốn mua, nhưng ở nước ngoài có cung cấp các mặt hàng này

- Phân loại theo mục đích sử dụng:

+ Mua hàng phục vụ kinh doanh thương mại: Trong doanh nghiệp thương mại chuyên về lĩnh vực lưu thông, phân phối hàng hóa, hàng hóa doanh nghiệp mua về nhằm mục đích để bán gồm: hàng chất mỏ (than, cát, sơi, xăng,dầu ); hàng chế biến + Mua hàng phục vụ sản xuất kinh doanh: Trong DN sản xuất, mua hàng hóa, dịch vụ bao gồm mua TSCĐ, nguyên vật liệu, vật tư, công cụ, dụng cụ,…

+ Mua hàng phục vụ các hoạt động khác như bán hàng, quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp cần mua máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, văn phòng phẩm,…

1.1.3.2 Phân loại công nợ phải trả

Có nhiều cách để phân loại công nợ phải trả người bán để quản lý tình hình công nợ phải trả của doanh nghiệp

- Phân loại ttheo mối quan hệ mua hàng:

+ Nhà cung cấp thường xuyên: Trong quá trình mua bán, doanh nghiệp thường xuyên mua hàng của một nhà cung cấp nào đó Xem đó là nguồn cung cấp hàng chính cho doanh nghiệp

+ Nhà cung cấp không thường xuyên:

- Phân loại theo mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp:

+ Bên bán là bên chuyên cung cấp nguồn hàng kinh doanh cho doanh nghiệp + Bên bán đồng thời là khách hàng của doanh nghiệp

+ Bên bán và doanh nghiệp là nội bộ của nhau, cùng thuộc một doanh nghiệp lớn

- Phân loại theo thời gian trả nợ:

Công nợ phải trả nhà cung cấp dài hạn: Là những khoản nợ phát sinh trong thời hạn 1 năm

Công nợ phải trả nhà cung cấp ngắn hạn: là những khoản nợ phát sinh trong thời gian lớn hơn 1 năm

- Phân loại theo phạm vi lãnh thổ kinh doanh:

+ Công nợ phải trả nhà cung cấp trong nước

+ Công nợ phải trả nhà cung cấp nước ngoài

(Do thời gian và phạm vi nghiên cứu bị giới hạn nên luân văn chỉ nghiên cứu công nợ phải trả người bán)

1.1.4 Vai trò của công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trong quản lý tài chính của doanh nghiệp

Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, nó ảnh hưởng trực tiếp đến khâu dự trữ và khâu bán hàng

Hàng hóa là một chỉ tiêu của Hàng tồn kho trên báo cáo tài chính vì thế nên việc hạch toán chính xác giá trị của hàng hóa, sẽ làm tăng độ tin cậy cho số liệu trên Bảng cân đối kế toán, từ đó doanh nghiệp sẽ nắm chính xác tình hình biến động tăng giảm của hàng hóa và ra các quyết định, phương hướng kinh doanh hợp lý Mặt khác, đối với doanh nghiệp thương mại giá mua hàng hóa có vai trò quan trọng trong việc xây dựng giá bán của hàng hóa Doanh nghiệp muốn bán được nhiều hàng thì yếu tố về giá là một chỉ tiêu quan trọng, nếu các yếu tố khác như chất lượng hàng hóa đã đảm bảo, kết hợp với giá bán hợp lý nữa thì doanh nghiệp sẽ có

cơ hội bán được nhiều, khi đó doanh thu bán hàng sẽ tăng Và thu về lợi nhuận, đây

là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp, vì thế hạch toán giá mua hợp lý sẽ làm các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả kinh doanh như giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng

sẽ phản ánh đúng thực tại kinh doanh của doanh nghiệp lãi thật hay không, trên cơ

sở đó chủ doanh nghiệp có chính sách mua hàng hợp lý

Hiện nay, khi thu nhập tăng lên, đời sống của người dân ngày càng cao, kéo theo nhu cầu tiêu dùng cũng tăng lên, họ quan tâm rất nhiều tới yếu tố mẫu mã của hàng hóa Vì thế để bán được hàng, phương tiện mua hàng phải hoạt động an toàn

và có hiệu quả để giúp doanh nghiệp tiến nhanh về đích Tức là nguồn hàng hóa mua về của doanh nghiệp phải đảm bảo các yếu tố mẫu mã phong phú, đẹp, chất lượng tốt với chi phí thấp nhất Để phương tiện mua hàng hoạt động tốt thì động cơ của phương tiện là công việc kế toán mua hàng phải được thực hiện một cách chính xác, linh hoạt để cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, giúp cho doanh nghiệp xác định đúng phương hướng kinh doanh như đưa ra được giá bán hợp lý, kết hợp với giá mua và chi phí thu mua thấp nhất làm sự chênh lệch giữa hai giá hợp lý khi đó

thu nhập của doanh nghiệp tăng, bù đáp được chi phí và thu được lợi nhuận Vì thế doanh nghiệp cần đề cao công tác kế toán Mua hàng để nó ngày càng hoàn thiện, đáp ứng kịp thời chính xác thông tin

1.1.5 Vị trí công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong hệ thống thông tin quản lý

Kết quả của hoạt động mua hàng trong các doanh nghiệp được thể hiện qua số lượng và chất lượng, chủng loại của các loại hàng hóa với chi phí thấp nhất, thời gian nhanh nhất Kế toán Mua hàng và công nợ phải trả cung cấp được tình hình biến động tăng giảm của từng mặt hàng, giúp nhà quản lý biết được thị trường đang tiêu dùng mặt hàng nào, để điều chỉnh lại cơ cấu mặt hàng trong doanh nghiệp, để phù hợp với nhu cầu tiêu dùng hiện tại Qua việc mua hàng, nhà quản lý nắm bắt được sự thay đổi của giá cả của từng mặt hàng, từ đó lập kế hoạch dự trữ cho từng mặt hàng, và dự phòng của từng mặt hàng đó để làm giảm chi phí khi có rủi ro của

sự biến động giá cả, mặt khác nó còn đảm bảo nguồn cung hàng để doanh nghiệp được hoạt động thường xuyên, không bị gián đoạn

1.2 Đánh giá hàng hóa mua

1.2.1 Nguyên tắc đánh giá hàng mua

Hàng hóa là một khoản mục của hàng tồn kho, do đó khi đánh giá hàng hóa cũng tuân theo nguyên tắc đánh giá Hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán số 02

“Hàng tồn kho”

Nguyên tắc “giá gốc” là nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán, nguyên tắc này đòi hỏi hàng hóa, các khoản công nợ… phải được ghi chép, phản ánh theo giá gốc của chúng Giá trị ghi sổ được xác định bằng toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra

để có được hàng hóa đó tại thời điểm hàng hóa được ghi nhận

Hàng hóa mua vào được tính theo giá gốc theo từng trường hợp phát sinh Trong trường hợp này giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Và doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá cho số hàng hóa đó

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa là giá ước tính của hàng hóa trong kỳ kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh hàng hóa kinh doanh và chi phí ước tính để bán được hàng hóa

Do đặc thù mua hàng của các doanh nghiệp thương mại, chi phí mua hàng phát sinh lớn Vì thế hàng hóa mua vào phải hạch toán riêng trị giá hàng hóa nhập kho và chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Cuối kỳ căn cứ vào số hàng đã tiêu thụ doanh nghiệp sử dụng các tiêu thức phân bổ để phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra,

và số hàng tồn

1.2.2 Đánh giá hàng mua trong nước

1.2.2.1 Trị giá hàng mua trong nước

* Trị giá hàng hóa nhập kho được tính theo công thức:

Công thức 1.1: Trị giá hàng mua nhập kho trong nước

Trị giá thực tế hàng

hóa mua trong nước =

Giá mua ghi trên hóa đơn +

Các khoản thuế không được hoàn lại -

Các khoản giảm trừ Trong đó:

 Giá mua hàng hóa ghi trên hóa đơn là số tiền mà bên mua phải trả cho bên bán theo hợp đồng hay giá ghi trên hóa đơn Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT

mà doanh nghiệp áp dụng để xác định giá mua hàng hóa được quy định khác nhau:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hàng hóa kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá mua hàng hóa là giá không bao gồm thuế GTGT

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hóa kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT thì giá mua là giá bao gồm cả thuế GTGT

 Các khoản thuế không được hoàn lại: Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

 Các khoản giảm trừ: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, Hàng mua trả lại

1.2.1.2 Chi phí mua hàng trong nước

Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa; chi phí bảo hiểm; chi phí lưu kho; chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua hàng; công tác phí của bộ phận thu mua…

1.2.3 Đánh giá hàng mua nước ngoài

1.2.3.1 Trị giá hàng mua nước ngoài

Giá mua của hàng hóa nước ngoài là giá mua thực tế ghi trên hóa đơn của bên bán, mua giá nào ghi giá đó (giá FOB, giá CIF,…) và được quy đổi ra tiền Việt

Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày mở tờ khai nhập khẩu hoặc tỷ giá thực tế giao dịch cộng tất cả các khoản thuế không được hoàn lại

Ở nước ta, do điều kiện và cơ sở giao hàng giữa nước ta với phía nước xuất, nhập khẩu chủ yếu bằng đường biển nên sử dụng điều kiện CIF để tính giá mua hàng nhập khẩu, sử dụng điều kiện FOB để phản ánh giá bán của hàng xuất khẩu Trị giá hàng mua nước ngoài được tính theo công thức:

Công thức 1.2: Trị giá hàng mua nhập kho nước ngoài

Trong đó:

 Giá mua của hàng hóa nhập khẩu

* Giá CIF = Giá FOB + Chi phí vận chuyển quốc tế + Bảo hiểm quốc tế HH

- Giá FOB (Free On Broad nghĩa là miễn trách nhiệm trên boong tàu nơi đến) gọi là “Giao trên tàu” Phía nước xuất khẩu phải trả cước vận chuyển trong nước tới cảng giao hàng và phí bốc xếp hàng lên tàu Và khi hàng lên tàu rồi thì không còn phải chịu các rủi ro về hàng hóa nữa Phía nước nhập khẩu phải chi trả phí bảo hiểm quốc tế về HH và chi phí vận chuyển quốc tế Sự chuyển dịch các rủi ro diễn ra khi hàng hóa đã vượt qua lan can tàu tại cảng xếp hàng

- Chi phí vận chuyển quốc tế là chi phí mà bên nhập khẩu phải chi trả cho bên công ty vận tải về việc chở hàng tử cảng (cửa khẩu) nước xuất khẩu về cảng (cửa khẩu) nước nhập khẩu

- Bảo hiểm quốc tế HH: Khi vận chuyển hàng hóa, để giảm một phần tổn thất cho bên nhập khẩu những rủi ro xảy ra, doanh nghiệp phải mua bảo hiểm hàng hóa

- Giá CIF (Cost insurance and freight) là giá đã bao gồm giá thành sản phẩm, bảo hiểm hàng hóa và cước phí vận chuyển quốc tế Khi sử dụng phương thức vận tải bằng đường biển các doanh nghiệp thường sử dụng giá CIF để ghi trên hợp đồng thương mại quốc tế

 Các loại thuế không được hoàn lại: Thuế nhập khẩu và Thuế TTĐB

Cụ thể, căn cứ vào số lượng từng mặt hàng thực tế nhập khẩu ghi trong Tờ khai hải quan, trị giá tính thuế và thuế suất từng mặt hàng để xác định số thuế nhập khẩu phải nộp theo công thức sau:

Các khoản giảm trừ

Thuế nhập khẩu = Giá tính thuế x Thuế suất thuế nhập khẩu

Trị giá tính thuế nhập khẩu là giá mua, là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên và TG ngoại tệ giữa đồng Việt Nam với đồng tiền nước ngoài dùng để xác định giá tính thuế nhập khẩu là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm tính thuế

Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa chịu thuế TTĐB, thì trị giá hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB Thuế TTĐB được tính theo công thức: Thuế TTĐB (nếu có) = (Giá tính thuế + Thuế nhập khẩu) * Thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt

Giá tính thuế phụ thuộc vào bảng giá hàng nhập khẩu của Nhà nước:

Giá tính thuế = Giá CIF nếu giá CIF > giá trên bảng giá Giá tính thuế = giá trên bảng giá nếu giá CIF < giá trên bảng giá

* Các khoản giảm trừ: Cũng giống với các khoản giảm giá của trị giá hàng hóa mua trong nước như: Chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có),…

1.2.3.2 Chi phí mua hàng nước ngoài

Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nước ngoài gồm chi phí như đã trình bày ở trường hợp mua hàng trong nước và một số chi phí khác liên quan đến quá trình nhập khẩu như: Các khoản lệ phí thanh toán, lệ phí chuyển ngân, lệ phí sửa đổi L/C, chi phí hoa hồng ủy thác trả cho bên nhận ủy thác nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu ủy thác), …

1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả

1.3.1 Yêu cầu quản lý

- Quản lý lập và ghi chép các đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng do bộ phận sản xuất, hoặc bộ phận kinh doanh lập Một đơn đặt hàng được gữi cho bên bán phải ghi rõ mặt hàng cần mua Đơn đặt hàng được lập khi có sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng của ban quản lý doanh nghiệp vì nó đảm bảo hàng hóa dịch vụ được mua theo các mục đích, tránh cho việc mua quá nhiều, hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Từ đó đảm bảo hàng hóa mua vào đủ cả số lượng, chất lượng và tiến độ thời gian

- Quản lý nhận hàng hóa: Việc nhận hàng từ người bán, đồng nghĩa với việc ghi nhận một khoản nợ với người bán Khi nhận hàng đòi hỏi phải kiểm tra mẫu mã,

số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, trên cơ sở đó doanh nghiệp đưa ra một báo cáo nhận hàng làm bằng chứng cho sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa Một bản được gửi cho thủ kho và một bản gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo thông tin để tiến hành thanh toán, hay ghi nhận nợ Quản lý tốt việc nhận hàng sẽ ngăn ngừa sự mất cắp và lạm dụng, kiểm soát một cách chặt chẻ hàng hóa mua về

- Quản lý hàng hóa trên hai mặt giá trị và hiện vật thông qua hệ thống tài khoản kế toán sử dụng, hệ thống sổ kế toán mua hàng (Hệ thống tài khoản và sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và thích ứng, đầy đủ)

- Quản lý khi ghi nhận các khoản nợ với người bán: Để ghi nhận chính xác một khoản nợ phải trả, đòi hỏi công việc ghi sổ phải chính xác và nhanh chóng, kế toán các khoản nợ phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần mua vào, và ghi vào sổ tài chi tiết tài khoản tiền mặt, tài khoản tiền gửi, tài khoản nợ phải trả người bán Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của bên bán giao thì phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, và với báo cáo nhận hàng

Nợ phải trả nhà cung cấp là một hình thức huy động vốn của doanh nghiệp, doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhà cung cấp để đầu tư vào hàng hóa…, tuy nhiên đây chỉ là hình thức tín dụng ngắn hạn nên doanh nghiệp cần sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này

- Quản lý các nghiệp vụ thanh toán cho người bán: Thanh toán thường được thực hiện bằng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, kế toán phải lưu trữ bảo quản các chứng từ cho đến khi thanh toán, và được ghi sổ nhật ký chi tiền Các chứng từ phải chi tiết cụ thể theo từng đối tượng người bán được thanh toán

Cuối kỳ, căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (Có) của Nợ phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư

số dư giữa hai bên Nợ (Có) với nhau

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán Mua hàng và công nợ phải trả

Mua hàng là khâu đầu tiên của quy trình lưu chuyển hàng hóa, nó ảnh hưởng trực tiếp đến khâu dự trữ và khâu bán hàng DN cần có kế hoạch mua, dự trữ đầy

đủ, kịp thời các loại hàng hóa để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra liên tục

Kế toán mua hàng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tuân thủ các nguyên tắc kế toán trong hạch toán quá trình mua hàng, chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ,sổ sách kế toán theo quy định

- Phản ánh đúng trị giá vốn của hàng hóa nhập kho làm cơ sở cho việc cung cấp thông tin về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình kế hoạch mua hàng

- Theo dõi phản ánh chi phi mua hàng phát sinh trong kỳ và lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân bổ chi phí thu mua hàng tiêu thụ được của từng kỳ

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng mặt hàng, từng nguồn cung cấp, từng hợp đồng mua hàng, từng đơn đặt hàng

- Cung cấp các thông tin giúp các nhà quản trị doanh nghiệp ra được quyết định đùng nhằm quản lý tốt quy trình mua hàng

- Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền, tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp

- Cập nhật các PNK nội địa, nhập khẩu; chi phí mua hàng; hóa đơn dịch vụ

- Cập nhật các PXK trả lại nhà cung cấp, cập nhật các chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ

- Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

1.4 Phương thức và hình thức thanh toán

1.4.1 Phương thức thanh toán tiền mua hàng

1.4.1.1 Phương thức thanh toán tiền mua hàng trong nước

* Phương thức thanh toán trực tiếp: Là phương thức sau khi nhận được hàng mua bên mua thanh toán tiền ngay cho bên bán theo đúng thời hạn thanh toán yêu cầu, có thể thanh toán bằng tiền mặt, TGNH,…

* Phương thức thanh toán trả chậm: Là phương thức thanh toán mà việc thanh toán theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thõa thuận Chẳng hạn điều kiện 1/10, n/n0… tức là nếu thanh toán chậm 10 ngày thì doanh nghiệp phải chịu lãi suất 1%

1.4.1.2 Phương thức thanh toán quốc tế

* Phương thức chuyển tiền: Là phương thức thanh toán mà trong đó bên mua yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho bên bán ở một địa điểm nhất định bằng hai cách: Chuyển tiền điện hoặc Chuyển tiền bằng thư

* Phương thức ghi sổ: Là phương thức thanh toán mà người bán mở một tài khoản (hoặc một cuốn sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành chuyển giao hàng hóa dịch vụ Định kỳ bên mua chuyển trả tiền cho bên bán

* Phương thức nhờ thu: Là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho bên mua, sẽ ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở bên mua trên cơ sở hối phiếu của bên bán lập ra Phương thức nhờ thu gồm:

- Phương thức nhờ thu trơn: là phương thức bên bán ủy thác cho ngân hàng thu

hộ số tiền của bên mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi hàng hóa thì gửi thẳng cho bên mua không qua ngân hàng

- Phương thức nhờ thu kèm chứng từ: Là phương thức bên bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ số tiền ở bên mua, ngân hàng vừa căn cứ vào hối phiếu, vừa căn

cứ vào chứng từ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu bên mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán trên hối phiếu thì ngân hàng mới chuyển giao bộ chứng từ gửi hàng cho bên mua để nhận hàng

* Phương thức thư tín dụng: Là một sự thỏa thuận, trong đó một Ngân hàng (Ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (là người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền cho một người thứ ba hoặc chấp nhận hối phiếu do bên thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi bên thứ ba xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.Các thư tín dụng Thương mại chủ yếu gồm: Thư tín dụng có thể hủy ngang; Thư tín dụng không thể hủy ngang; Thư tín dụng không thể hủy bỏ các xác nhận; Thư tín dụng chuyển nhượng

- Người xuất khấu nếu thấy nội dung thư tín dụng phù hợp yêu cầu cần thì tiến hành xuất hàng hóa cho người nhập khẩu

- Sau khi xuất chuyển hàng hóa người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán gửi ngân hàng mở thư tín dụng (qua Ngân hàng thông báo)

- Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì thanh toán cho người xuất khẩu

- Ngân hàng mở thư tín dụng đòi tiền người nhập khẩu và chuyển giao bộ chứng từ cho người nhập khẩu

- Người nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì hoàn trả tiền cho Ngân hàng, nếu không, có quyền từ chối trả tiền

1.4.2 Hình thức thanh toán

Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán

1.4.2.1 Hình thức thanh toán bằng tiền mặt

Các loại hình thanh toán bằng tiền mặt gồm: Thanh toán bằng tiền mặt Việt Nam Đồng, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các giấy tờ có giá trị tương đương tiền

- Thanh toán trực tiếp với nhà cung cấp: Khi nhận hàng hóa thì doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt để thực hiện thanh toán trực tiệp với nhà cung cấp

- Thanh toán theo địa chỉ yêu cầu: Khi nhận được hàng thì doanh nghiệp xuất

tiền ở quỹ để trả cho doanh nghiệp theo địa chỉ mà nhà cung cấp yêu cầu

Hình thức thanh toán này thường diễn ra đối với khoảng cách giữa bên mua và nhà cung cấp gần nhau, các khối lượng giao dịch nhỏ, đơn giản, khoảng dưới hai mươi triệu đồng

Hình thức này được áp dụng với các nhà cung cấp nhỏ lẻ

1.4.2.2 Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

Là hình thức thanh toán bằng cách trích chuyển trên các tài khoản ở ngân hàng, tổ chức tín dụng, hoặc bù trừ lẫn nhau giữa người bán và người mua Hình thức thanh toán này có nhiêu ưu điểm hơn so với thanh toán bằng tiền mặt như thuận tiện giữa hai bên, độ an toàn cao, và tiết kiệm được thời gian và chi phí Hình thức này gồm các loại hình thanh toán sau:

* Thanh toán bằng Ủy nhiệm chi: DN nhờ Ngân hàng trả nợ tiền hàng vào tài khoản của người bán

* Thanh toán bằng Séc:

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho người được hưởng có tên trên Séc Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư

Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, séc chuyển tiền…

* Thanh toán bằng Ngân phiếu thanh toán: Là một lệnh trả tiền đặc biệt của chủ sở hữu nào đó, việc trả tiền thực hiện theo đúng chứng từ thanh toán có tên Ngân phiếu thanh toán

* Thanh toán bằng Thư tín dụng: đối với thanh toán trong nước sử dụng ít, mà chủ yếu dùng trong việc thanh toán với nước ngoài về các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ Hình thức này phức tạp phù hợp với thanh toán quốc tế với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

* Thanh toán bằng các loại thẻ thanh toán: Thẻ thanh toán do ngân hàng phát hành bán cho khách hàng sử dụng để trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ, các khoản thanh toán khác, rút tiền mặt tại các ngân hàng đại lý thanh toán hay các cây rút tiền

tự động Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các thanh toán nhỏ

* Thanh toán bù trừ: Hình thức này áp dụng cho trường hợp hai doanh nghiệp

có quan hệ mua và bán hàng hóa, dịch vụ lẫn nhau Định kỳ, hai bên đối chiếu giữa

số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán để bù trừ Các bên tham gia thanh toán chỉ cần chi trả số tiền chênh lệch sau khi bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thõa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi

1.5 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

1.5.1 Kế toán mua hàng

1.5.1.1 Phạm vi và thời điểm xác định hàng mua

Phạm vi và thời điểm xác định hàng mua trong nước:

* Thời điểm xác định hàng mua:

Tùy thuộc vào phương thức mua hàng mà thời điểm xác nhận là hàng mua có

khác nhau:

+ Nếu mua hàng theo phương thức trực tiếp, thì thời điểm ghi nhận hàng mua

là khi doanh nghiệp đã hoàn thanh thủ tục giao nhận hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán với người bán

+ Nếu mua hàng theo phương thức chuyển hàng, thời điểm xác định hang mua

là khi doanh nghiệp đã nhận được hàng (do bên bán chuyển đến), đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán với người bán

Phạm vi và thời điểm xác định hàng nhập khẩu

* Phạm vi xác đinh hàng hóa nhập khẩu:

+ Hàng mua của nước ngoài trên cơ sở các hợp đồng nhập khẩu mà doanh nghiệp xuất – khẩu nước ta đã ký với nước ngoài

+ Hàng hóa nước ngoài đưa vào tham gia hội chợ, triển lãm ở nước ta, sau đó được doanh nghiệp nước ta mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ

+ Hàng mua của nước ngoài để xuất khẩu cho nước thứ ba theo hợp đồng đã

ký kết giữa các bên

+ Hàng mua từ các khu chế xuất thanh toán bằng ngoại tệ

* Thời điểm xác định hàng nhập khẩu

Theo điều kiện CIP, thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là thời điểm doanh nghiệp nhập khẩu đã nhận được quyền sở hữu về hàng nhập khẩu và đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán với người bán Tuy nhiên, thời điểm này còn phụ thuộc vào thời điểm giao hàng và vận chuyển

+ Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển thì hàng nhập khẩu được tính từ ngày hải quan cảng ký vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu

+ Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường hàng không thì quan thời điểm xác ghi nhận hàng mua là từ ngày hàng hóa được chuyển đến sân bay đầu tiên của nước ta có xác nhận của hải quan sân bay

+ Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường sắt, đường bộ thì thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là thời điểm hàng được chuyển đến cửa khẩu có xác nhận của hải quan cửa khẩu

1.5.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán nghiệp vụ mua hàng

 Chứng từ sử dụng mua hàng hóa trong nước:

* Trường hợp mua hàng trả ngay:

Theo quyết định số 15/2005 QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán mua hàng có các chứng từ sau:

Hoá đơn GTGT (do bên bán lập): Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh nghiệp sẽ được người bán cung cấp hóa đơn GTGT (Liên 2)

Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập) Trường hợp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tường chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp (Liên 2)

Hóa đơn bán hàng thông thường

Hóa đơn đặc thù: Hóa đơn sử dụng cho một số hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn tiền điện, tiền nước, cước vận tải

Bảng kê phiếu mua hàng (do bên mua lập)

Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, Phiếu giao nhận hàng hóa…

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, giấy báo nợ…

* Trường hợp mua hàng trả chậm:

Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT – 3LL)

Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, Phiếu giao nhận hàng hóa…

 Chứng từ sử dụng để hạch toán mua hàng nước ngoài:

Hợp đồng ngoại thương (Sales contract)

Hóa đơn thương mại (Signed commercial invoice)

Vận tải đơn (Ocean bill of lading (B/L) hoặc Bill of air (B/A))

Chứng từ bảo hiểm (Insuarance certificate)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of original)

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quanlity)

Giấy chứng nhận số lượng và hàng hóa (Certificate of quanlity and weight) Bảng kê đóng gói hàng hóa (Packing list)

Tờ khai hải quan, biên lai thu lệ phí hải quan

Hóa đơn GTGT về vận chuyển và các chi phí khác

Phiếu nhập kho

Bộ chứng từ về thanh toán: Thư tín dụng (Letter of credit), Hối phiếu (Bill of exchange), giấy báo nợ, phiếu chi…

1.5.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng:

 Để hạch toán các nghiệp vụ mua hàng trong nước kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 156 – “Hàng hóa” Tài khoản này được áp dụng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX)

TK 611 - “Mua hàng” Tài khoản này được áp dụng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KkĐK)

TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường

Ngoài ra để phục vụ yêu cầu kế toán quy trình mua hàng trong nước còn sử dụng các tài khoản kế toán có liên quan: TK 133, TK331, TK 111, TK 112,…

 Để hạch toán các nghiệp vụ mua hàng nước ngoài kế toán sử dụng các tài khoản chủ yêu giống như mua hàng trong nước, ngoài rả thì kế toán còn sử dụng thêm các tài khoản liên quan: TK 3333, TK 144, TK007, TK 413

Nội dung và kết cấu cơ bản của các tài khoản

* TK 156 – Phản ánh tình hình tăng giảm hàng hóa mua nhập kho của doanh nghiệp

Bên nơ: -Trị giá vốn hàng hóa tăng trong kỳ

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ

Bên có: - Trị giá vốn hàng hóa giảm trong kỳ

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ

Số dư bên nơ: Trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ

TK 156 có 3 tài khoản cấp ba:

TK 1561 - Giá mua của hàng hóa

TK 1562 - Chi phí mua hàng hóa

TK 1567 - Hàng hóa bất động sản

* TK 151: Phản ánh giá mua hàng hóa của doanh nghiệp cuối kỳ đang đi trên đường chưa về nhập kho

Kết cấu của tài khoản:

Bên nợ: Trị giá vốn hàng mua trong kỳ nhưng cuối kỳ còn đang đi trên đường

Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa mua đang đi trên đường cuối kỳ Bên có: Trị giá hàng mua đang đi trên đường về nhập kho

Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa mua đang đi trên đường đầu kỳ

Số dư bên nợ: Phản ánh trị giá vốn hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ:

* Tài khoản 611 Kết cấu của tài khoản:

Bên nợ: - Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho, hàng gửi bán, đang đi trên đường đầu kỳ

- Ghi trị giá vốn hàng hóa mua và nhập khác trong kỳ

Bên có: - Ghi số tiền được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, đang gửi đi bán, hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ

Tài khoản này không có số dư

Tài khoản 611 có hai tài khoản cấp hai:

TK 6111 – Mua nguyên vật liệu

TK 6112 – Giá mua hàng hóa

1.5.1.3 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng

 Trường hợp mua hàng trong nước ở doanh nghiệp kế toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sơ đồ 1.1 Kế toán hàng mua trong nước (Theo phương pháp kê khai thường xuyên)

Kế toán trường hợp doanh nghiệp đã nhận được chứng từ nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho

Sơ đồ 1.2 Kế toán hàng mua đang đi đường

331,111,112 111,112,141,151,

331,311 …

156 133

133

Chiết khấu thương mại Giảm giá hàng mua Trả lại hàng mua

(Nếu có)

Thuế GTGT

Xuất kho HH gửi cho các đại lý, gửi hàng cho khách hàng theo hợp đồng, gửi cho các đơn vị trực thuộc

hạch toán phụ thuộc

632 223,222 Thu hồi vốn góp vào công ty

liên kết, cơ sơ kinh doanh đồng kiểm soát bằng HH nhập kho

Xuất kho HH thuê ngoài gia công, chế biến

Thuế GTGT (nuế có)

Trị giá hàng mua đang đi đường

bị mất, thiếu hụt chờ xử lý Đầu kỳ, k/c trị giá thực tế của hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ (theo PP KKĐK)

Cuối kỳ, k/c trị giá thực tế của hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ (theo PP KKĐK)

Cuối kỳ mới thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho Trên cơ sở đó kế toán xác định giá trị hàng hóa tiêu thụ trong kỳ theo công thức:

Công thức 1.3: Công thức tính trị giá hàng hóa xuất bán

Tổng trị giá HH tồn kho cuối kỳ

111,112,331

133

HH BĐS mua để bán (Giá mua + chi phí mua)

1567

217

Nguyên BĐS đầu tƣ chuyển Giá trị

giá thành hàng hóa còn lại

2147

632

Thuế GTGT (nếu có)

Khi xuất bán hàng hóa

Giá trị Hao mòn

3381

154 Khi kết thúc sữa chữa nâng

cấp, cải tạo BĐS để bán, đƣợc ghi tăng NG

HH BĐS phát hiện thừa khi

kiểm kê chờ xử lý

217k/c từ HH BĐS đầu tƣ thành BĐSĐT

1381

BĐS phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý

154Xuất HH BĐS đi cải tạo, nâng cấp để bán

Sơ đồ 1.4 Kế toán hàng mua trong nước (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

 Trường hợp mua hàng nước ngoài

Kế toán tại doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp

Sơ đồ 1.5 Kế toán nhập khẩu trực tiếp

Đầu kỳ, k/c trị giá hàng mua tồn đầu

kỳ, hàng mua đang đi trên đường,

hàng gửi bán đầu kỳ

Giảm giá hàng mua Trả lại hàng mua Chiết khấu thương mại

(Nếu có)

632

Cuối kỳ, k/c trị giá hàng mua tồn cuối kỳ, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán cuối kỳ

Cuối kỳ, xác định và k/c trị giá hàng hóa xuất bán, trao đổi…

Mua HH trong kỳ (Giá mua + Chi phí mua)

Thuế GTGT (nếu có)

(nếu có)

Thuế GTGT hàng nhập khẩu theo

PP trực tiếp

Thuế GTGT hàng nhập khẩu theo PP khấu trừ

Thuế NK, thuế TTĐB phải nộp NSNN

DN ký quỹ

mở L/C Khi nhận được giấy báo của

NH về khoản tiền trả cho bên bán bằng tiền ký quỹ

Lãi TG Lỗ TG

Khi hàng về tới cửa khẩu,cảng,….DN

mở tờ khai NK Lãi TG Lỗ TG

Có TK 007

Kế toán tại doanh nghiệp nhập khẩu ủy thác

Kế toán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu

Sơ đồ 1.6 Kế toán ủy thác nhập khẩu (Tại đơn vị giao ủy thác nhập khảu)

Kế toán tại đơn vị nhận ủy thác:

Sơ đồ 1.7 Kế toán ủy thác nhập khẩu (Tại đơn vị nhận ủy thác)

331

511

112

Khi nhận khoản tiền trả

trước của đơn vị UTNK

NK vào NSNN

Khi bên giaoUTNK

thanh toán số tiền còn lại

331(UTNK) Trường hợp đ/v NKUT nhận hàng từ

nước XK, không nhập kho,chuyển thắng cho đ/v UTNK

331(XK)

144

Khi thanh toán hộ tiền hàng NK vơi bên XK cho đơn vị UTNK 3333,3332,33312

131(UTNK)

156,151

TH bên NKUT nhận hàng

từ nước

XK nhập kho

Thuế NK, TTĐB, GTGT hàng NKnộp

hộ đơn vị UTNK

3333,3332,33312

Trường hợp đ/v NKUT nhận hàng từ nước XK, không nhập kho,chuyển thắng cho đ/v UTNK

Khi trả HH cho đơn vị

UTNK

Các khoản chi hộ liên quan đến hoạt động NK

Trường hợp bên nhậnUTNK chuyển trả hàng UTNK chưa nộp thuế GTGT

Thuế GTGT (nếu có)

1.5.2 Kế toán Công nợ phải trả

1.5.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng:

* Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán tăng công nợ phải trả trong nước: Hợp đồng kinh tế; Đơn đặt hàng; Hóa đơn GTGT; Biên bản kiểm nghiệm; Phiếu nhập kho

* Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán tăng công nợ phải trả nước ngoài: Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại; Vận tải đơn,…

* Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán giảm công nợ phải trả:

- Phiếu chi, Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi

1.5.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản: TK 331- Khoản nợ phải trả cho người bán

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng thanh toán giữa đơn vị với người bán, có thể mở chi tiết theo từng đối tượng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp

Kết cấu tài khoản 331:

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm công nợ phải trả cho người bán:

- Số tiền đã trả nợ hoặc trả trước cho người bán

- CKTT, CKTM, giảm giá hàng mua được hưởng trừ vào số nợ phải trả

- Giá trị hàng hóa đã mua trả lại người bán

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng công nợ phải trả cho người bán

Số tiền phải trả cho người bán tăng trong kỳ do mua chịu

Số dư Nợ: Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán

Số dư Có: Số tiền doanh nghiệp còn nợ người bán cuối kỳ

Quy định:

Phải trả nhà cung cấp hàng hóa được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hóa

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua hàng hóa trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,…)

Những hàng hóa đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chinh thức của người bán

Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản giảm giá, hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 111, 112, 133…

1.5.2.3 Phương pháp hạch toán các khoản nợ phải trả cho người bán

Kế toán khoản nợ phải trả người bán được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả để theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán cho người bán

Sơ đồ 1.8 Kế toán khoản nợ phải trả cho người bán

1.6.1 Tổ chức sổ kế toán trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng

1.6.1.1 Tổ chức sổ kế toán chi tiết mua hàng

Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản, là những tờ sổ được kết cấu một cách hợp lý, khoa học dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mỗi DN có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất

ứng trước tiền cho người bán

thanh toán các khoản phải trả Mua hàng hóa về nhập kho

Chiết khấu thanh toán

Mua HH chuyển bán thẳng cho khách hàng, gửi bán thẳng,

Lãi CLTG do đánh giá lại cuối năm

Lỗ CLTG do đánh giá lại cuối năm

Mỗi DN có thể có hệ thống sổ chi tiết về Hàng tồn kho khác nhau, tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết Hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng

Với các nghiệp vụ nhập hàng hóa, kế toán phải ghi riêng giá mua trên sổ chi tiết hàng hóa mua (TK 1561), còn chi phí mua hàng được theo dõi trên sổ chi tiết chi phí mua hàng (TK 1562)

- Sổ kế toán chi tiết mua hàng trong doanh nghiệp hạch toán chi tiết mua hàng theo phương pháp thẻ song song

Sơ đồ 1.9 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

Sổ kế toán chi tiết

TK 156

Sổ kế toán tổng hợp Bảng hợp hợp chi tiết TK 156

Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số Nhập – xuất – tồn cuối kỳ của từng loại vật tư trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết hàng hóa

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết hàng hóa ghi chép sự biến động nhập xuất tồn của từng loại hàng hóa cả về hiện vật và giá trị

Hằng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất hàng hóa

do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ, ghi vào sổ chi tiết hàng hóa

Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại hàng hóa đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hóa, với thẻ kho tương ứng Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết hàng hóa kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa

- Sổ kế toán chi tiết mua hàng trong doanh nghiệp hạch toán chi tiết mua hàng theo phương pháp sổ số dư:

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn hàng hóa Ngoài ra cuối kỳ thủ kho phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, có phiếu lập giao nhận chứng từ (Bảng giao nhận chứng từ nhập; Bảng giao nhận chứng từ xuất) Căn cứ vào đó, kế toán lập bảng lũy kế nhập – xuất – tồn Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm hàng hóa trên sổ số dư với bảng lũy kế nhập – xuất – tồn

- Sổ kế toán chi tiết mua hàng trong doanh nghiệp hạch toán chi tiết mua hàng theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Tại kho: Hằng ngày, khi nhận được chứng từ Nhập – xuất hàng hóa, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó

Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số Nhập – xuất – tồn cuối kỳ của từng loại vật tư trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết hàng hóa

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển hàng hóa theo từng kho Cuối kỳ, trên cơ sở phân loại chứng từ nhập xuất hàng hóa theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập hàng hóa, Bảng kê xuất hàng hóa Rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển

Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu của sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho

1.6.1.2 Tổ chức sổ kế toán tổng hợp

Căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, khối lượng công việc kế toán và nhiều yếu tố khác, doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp Mỗi hình thức có quy định những loại sổ kế toán tương ứng

- Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái gồm có các loại sổ sau:

Nhật ký – Sổ cái (Mẫu số S01 – DN) dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theoTài khoản 156) Nhật

ký – Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất

- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ sau:

Sổ nhật ký chung (Mẫu số S03a– DN) là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan

hệ đối ứng tài khoản để làm căn cứ ghi sổ Cái

Sổ Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a- DN) là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp như: Hàng hóa, nguyên vật liệu,…

Sổ cái (Mẫu số S03b – DN) là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán

- Hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ gồm có các loại sổ sau:

Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a – DN) do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ

kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh sổ liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ Đăng ký Chứng từ - ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Sổ Đăng ký Chứng từ - ghi sổ (Mẫu số S02b – DN) là sổ kế toán tổng hợp là

sổ kế toán tổng dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian Sổ này vừa để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý các Chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho

doanh nghiệp, trong trường hợp này là Sổ cái của tài khoản 156 Theo hình thức này

Sổ cái có 02 loại:

Sổ cái ít cột (Mẫu số S02c1 – DN): Sổ này thường áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản

Sổ cái nhiều cột (Mẫu số S02c2 – DN): Thường áp dụng cho những tài khoản

có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên sổ cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng

Trình tự ghi sổ kế toán mua hàng theo hình thức thủ công (hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ)

(1) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoăc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ để ghi sổ, Kế toán lập Chứng từ - ghi sổ:

Mua hàng và thanh toán ngay sử dụng Hóa đơn và phiếu chi để lập chứng từ ghi sổ cho TK 111, sử dụng Hóa đơn, GBN để lập Chứng từ - ghi sổ cho TK 112 Mua hàng chưa thanh toán sử dụng Hóa đơn để lập chứng từ ghi sổ cho TK 156, TK

133 Xuất bán hàng hóa sử dụng PXK để lập Chứng từ ghi sổ cho TK 156 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi sổ Cái tài khoản 156 Các chứng từ kế toán sau khi được làm căn cứ lập Chứng

từ ghi sổ được ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết hàng hóa

(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có, Số dư của tài khoản 156 trên Sổ Cái Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng lập Báo cáo tài chính

* Quan hệ cân đối: Tổng số phát sinh nợ = Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng

Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 1.10 Quy trình hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm các loại sổ tổng hợp:

Sổ Nhật ký chứng từ dùng để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có các tài khoản Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6, số 7,…; Bảng kê được dùng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được Nếu DN sử dụng giá hạch toán hàng hóa thì sử dụng bảng kê sô 3

Sổ Cái (Mẫu số S05 – DN) là sổ mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ

Hình thức kế toán trên máy vi tính gồm các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy từng doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào

sẽ sử dụng các loại sổ kế toán tương ứng Tuy nhiên mẫu thiết kế có thể không giống sổ kế toán bằng tay nhưng phải đảm bảo các nội dung theo quy định

1.6.2 Tổ chức sổ kế toán trong hạch toán công nợ phải trả

* Sổ kế toán chi tiết gồm:

Sổ chi tiết thanh toán cho người bán (chi tiết cho từng nhà cung cấp) Cuối tháng, kế toán lập B ảng tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp

Sổ cái TK 156

Bảng cân đối số

Bảng tổng hợp TK 156