Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty tnhh minh quang

Đối với các doanh nghiệp việc mua hàng và thanh toán nợ cho người bán là công tác thường xuyên có ý nghĩa quan trọng làm tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo.. Nhận thức được vai trò và t

kÕ to¸n mua hµng vµ c«ng nî ph¶i tr¶

t¹i c«ng ty tnhh minh quang

NGÀNH: KẾ TOÁN

kÕ to¸n mua hµng vµ c«ng nî ph¶i tr¶

t¹i c«ng ty tnhh minh quang

Được sự tạo điều kiện của trường Đại họcVinh nói chung, Khoa Kinh tế nói riêng và Ban lãnh đạo Công ty TNHH Minh Quang, em đã có quá trình thực tập và

hoàn thành khóa luận tốt nghiệp tại công ty với đề tài: “Hoàn thiện công tác kế

toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang” Để đạt

được kết quả ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới:

Ban lãnh đạo trường Đại Học Vinh cùng các thầy cô giáo trong Khoa Kinh tế

đã tạo điều kiện cho em hoàn thành quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp này Cảm ơn các thầy cô giáo đã giảng dạy kiến thức cho em trong những năm học vừa qua Đây thực sự là hành trang vững chắc cho chúng em trên con đường sự nghiệp cũng như trong cuộc sống

Em xin cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH Minh Quang đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình thực tập Em xin cảm ơn các

cô chú, anh chị trong phòng kế toán tại công ty đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này và có thêm nhiều những trải nghiệm thực tế

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thanh Hòa

đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập Những chỉ bảo, hướng dẫn

và ý kiến góp ý của cô thực sự đã giúp em rất nhiều để em hoàn thành được bài khóa luận

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè…đã tạo mọi điều kiện và giúp đỡ em để em hoàn thành được bài khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

Vinh, tháng 5 năm 2014

Sinh viên

Đặng Thị Bạch Cúc

Trang

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của bài khóa luận 2

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 4

1.1 Lý luận chung về kế toán mua hàng và công nợ phải trả 4

1.1.1 Khái niệm mua hàng và công nợ phải trả 4

1.1.2 Phân loại mua hàng và công nợ phải trả 4

1.1.3 Yêu cầu quản lý hàng mua và công nợ phải trả 6

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và công nợ phải trả 8

1.1.5 Phạm vi xác định và thời điểm ghi nhận hàng mua 8

1.1.6 Phương pháp xác định giá trị hàng mua 10

1.1.7 Các hình thức thanh toán tiền hàng 13

1.2 Nội dung kế toán mua hàng và công nợ phải trả 15

1.2.1 Nội dung kế toán mua hàng 15

1.2.2 Nội dung kế toán công nợ phải trả 27

1.3 Sổ kế toán sử dụng 29

1.3.1 Sổ kế toán chi tiết 29

1.3.2 Sổ kế toán tổng hợp 31

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG 33

2.1 Quá trình hình thành và phát triển 33

2.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty 33

2.1.2 Quá trình phát triển của Công ty 33

2.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ 34

2.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí 36

2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Minh Quang 39

2.3.1 Đặc điểm chung 39

2.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán 43

2.4 Thực trạng công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả 45

2.4.1 Đặc điểm công tác mua hàng và công nợ phải trả 45

2.4.2 Chứng từ kế toán sử dụng 46

2.4.3 Quy trình luân chuyển chứng từ 57

2.4.4 Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu của phần hành mua hàng và công nợ phải trả 60

2.4.5 Quy trình ghi sổ kế toán phần hành mua hàng và công nợ phải trả 62

Chương 3 Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG 82

3.1 Đánh giá công tác quản lý và công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang 82

3.1.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty TNHH Minh Quang 82

3.1.2 Đánh giá công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang 84

3.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả 87

3.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện 87

3.2.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện 89

3.2.3 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang 90

KẾT LUẬN 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

TT Ký hiệu viết tắt Diễn giải

Trang

Sơ đồ:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng trong nước theo

phương pháp kê khai thường xuyên 21

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng trong nước theo phương pháp kiểm kê định kỳ 22

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên 23

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo phương pháp kê khai thường xuyên tại đơn vị nhận ủy thác 25

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo phương pháp kê khai thường xuyên tại đơn vị giao ủy thác 26

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán kế toán công nợ phải trả 28

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song 30

Sơ đồ 1.8: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả 31

Sơ đồ 1.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng và công nợ phải trả 32

Sơ đồ 2.1: Quy trình thi công công trình 35

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại công trình 36

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty 37

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 40

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty TNHH Minh Quang 44

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nghiệp vụ mua hàng 62

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nghiệp vụ công nợ phải trả 67

Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng 71

Sơ đồ 2.9: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp nghiệp vụ công nợ phải trả 75

Biểu:

Biểu 2.4: Phiếu nhập kho 50

Biểu 2.5: Hóa đơn GTGT 51

Biểu 2.6: Giao diện kế toán máy hóa đơn GTGT số 4462 52

Biểu 2.7: Phiếu nhập kho 53

Biểu 2.8: Ủy nhiệm chi 55

Biểu 2.9: Giao diện kế toán máy Ủy nhiệm chi số 36 56

Biểu 2.10: Phiếu chi 56

Biểu 2.11: Giao diện kế toán máy Phiếu chi số 21 57

Biểu 2.12: Sổ chi tiết hàng hóa 63

Biểu 2.13: Sổ chi tiết hàng hóa 64

Biểu 2.14: Sổ chi tiết hàng hóa 65

Biểu 2.15: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa 66

Biểu 2.16: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 68

Biểu 2.17: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 69

Biểu 2.18: Bảng tổng hợp công nợ phải trả 70

Biểu 2.19: Chứng từ ghi sổ 72

Biểu 2.20: Chứng từ ghi sổ 73

Biểu 2.21: Sổ Cái TK 156 74

Biểu 2.22: Chứng từ ghi sổ 76

Biểu 2.23: Chứng từ ghi sổ 77

Biểu 2.24: Chứng từ ghi sổ 78

Biểu 2.25: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 79

Biểu 2.26: Sổ Cái TK 331 80

Biểu 2.27: Sổ Cái TK 133 81

Biểu 3.1: Biên bản kiểm nhận hàng hóa nhập kho 91

Biểu 3.2: Báo cáo tình hình công nợ theo thời hạn và khách hàng 94

Biểu 3.3: Sổ Cái TK 331 95

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trải qua hơn hai mươi năm thực hiện chính sách đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển theo hướng công nghiệp hóa , hiện đại hóa, chuyển nền kinh tế theo cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, với mục tiêu đưa nước ta từ một nước có nền nông nghiệp lạc hậu phát triển thành nước có nền nông, công nghiệp, dịch vụ toàn diện Năm

2007 Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO Sự kiện này đã tạo điều kiện giúp nền kinh tế nước ta phát triển, hòa nhập cùng với nhịp đập của nền kinh tế thế giới

Nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển và mở rộng, vì vậy các doanh nghiệp không ngừng nỗ lực để hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất kinh doanh

để nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng được nhu cầu thị trường luôn phức tạp

và thay đổi, để tồn tại, tạo thế và lực vững chắc trên thị trường trong nước và nước ngoài

Đối với các doanh nghiệp việc mua hàng và thanh toán nợ cho người bán là công tác thường xuyên có ý nghĩa quan trọng làm tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo Quá trình lưu chuyển hàng hóa gồm ba khâu: Mua – Bán – Dữ trữ, ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau Trong điều kiện hiện nay, mục đích lớn nhất của doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hóa nhanh, nhiều để thu được lợi nhuận Muốn có hàng hóa tiêu thụ, doanh nghiệp cần đầu tư vốn đi thu mua hàng hóa để việc kinh doanh được diễn ra liên tục không bị gián đoạn, thì doanh nghiệp cần phải dữ trữ hàng hóa Chính vì vậy việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và công

nợ phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả đối với sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nên trong thời

gian thực tập tại đơn vị, em đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang

4 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn: Thực hiện quan sát thực tế tại công ty, phỏng vấn các nhân viên trong công ty

- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu: Thu thập chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty, tổng hợp và phân tích số liệu theo các chỉ tiêu để từ đó đưa ra các nhận xét đúng đắn

- Phương pháp tính giá

- Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu

5 Bố cục của bài khóa luận

Với những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường, kết hợp với hoạt động thực tập tai công ty TNHH Minh Quang, với sự hướng dẫn tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị kế toán, cùng giảng viên, Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Hòa thuộc khoa Kinh tế - Trường Đại học Vinh, em đã hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này

Bài khóa luận này gồm 3 phần chính:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong các

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại

Công ty TNHH Minh Quang

Chương 3: Ý kiến đánh giá về thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn

thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang

Do thời gian có hạn, kiến thức còn hạn chế nên bài khóa luận tốt nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy cô và các bạn để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Nghệ An, tháng 5 năm 2014

Sinh viên

Đặng Thị Bạch Cúc

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ

PHẢI TRẢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 Lý luận chung về kế toán mua hàng và công nợ phải trả

1.1.1 Khái niệm mua hàng và công nợ phải trả

Mua hàng là quá trình tổ chức khâu mua sắm các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong doanh nghiệp nói chung yếu

tố đầu vào có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong doanh nghiệp xây lắp và thương mại, phải tổ chức khâu mua hàng hợp lý, khoa học để tiết kiệm chi phí Các yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp xây lắp, thương mại bao gồm: nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, hàng hóa,…Khi mua hàng doanh nghiệp cần nắm được quyền sở hữu vật tư, hàng hóa, dịch vụ, mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm phải thanh toán nợ cho nhà cung cấp

Phải trả nhà cung cấp là khoản công nợ phải trả cho việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã thực hiện và đã được bên bán cung cấp hóa đơn hoặc bên mua đồng ý chính thức bằng nhiều hình thức khác nhau, là những khoản phát sinh bằng nhiều hình thức thanh toán mang tính chất tạm thời mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp do chưa đến hạn thanh toán hoặc trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng kí kết

1.1.2 Phân loại mua hàng và công nợ phải trả

1.1.2.1 Phân loại mua hàng

Có thể phân loại mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau:

a) Theo phương thức thanh toán

- Mua hàng trả trước: Sau khi kí kết hợp đồng mua bán, doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp, nhưng chưa nhận được hàng hóa

- Mua hàng trả ngay: Sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, bên mua thanh toán ngay cho bên bán, hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc hiện vật

- Mua hàng trả chậm: Theo phương thức này thời điểm thanh toán tiền hàng

sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu về hàng hóa Thông thường bên bán

sẽ đặt điều kiện tín dụng cho bên mua trong đó quy định rõ về thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, tỉ lệ chiết khấu (nếu có) b) Theo mục đích sử dụng

- Mua hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: Là các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, …

- Mua hàng phục vụ cho mục đích khác: Để phục vụ cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp, phúc lợi,…

c) Theo phương thức mua hàng

- Phương thức mua hàng trực tiếp: Theo phương thức này căn cứ vào các hoạt động đã kí kết , doanh nghiệp cử cán bộ của mình mang giấy ủy nhiệm đến kho hàng của người bán để nhận hàng, doanh nghiệp mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về

Thời điểm xác định hàng mua là khi hoàn thành thủ tục nhận hàng, bên mua

có thể đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho người mua hoặc một địa điểm đã quy đinh trong hợp đồng

Thời điểm ghi nhận hàng mua là khi bên mua là khi bên mua nhận được hàng

và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Nhập khẩu ủy thác: Là hình thức nhập khẩu được áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa nhưng không có khả năng, điều kiện hoặc chưa được Nhà nước cho phép nhập khẩu trực tiếp nên phải nhờ các doanh nghiệp nhập khẩu hộ

Theo hình thức này doanh nghiệp giao ủy thác được hạch toán hàng hóa nhập khẩu, còn đơn vị nhận ủy thác chỉ đóng vai trò đại lý và được nhận hoa hồng theo

sự thỏa thuận giữa hai bên ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu

- Nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức nhập khẩu trong mà trong đó các doanh

Thương mại cấp giấy phép trực tiếp giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa

và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài phù hợp với luật pháp của hai nước d) Theo phạm vi lãnh thổ

- Mua hàng trong nước: Doanh nghiệp mua hàng, vật tư, dịch vụ đã có sẵn trong nước đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh

- Mua hàng nước ngoài: Do các sản phẩm, hàng hóa, vật tư doanh nghiệp cần phục vụ cho hoạt động sản xuất nhưng trong nước không thể đáp ứng

1.1.2.2 Phân loại công nợ phải trả

a) Theo phạm vi lãnh thổ

- Công nợ phải trả đối với nhà cung cấp trong nước

- Công nợ phải trả đối với nhà cung cấp nước ngoài

b) Theo mối quan hệ giữa nhà cung cấp với doanh nghiệp

- Nhà cung cấp là đơn thuần là người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp

- Nhà cung cấp đồng thời là khách hàng của doanh nghiệp

- Nhà cung cấp và doanh nghiệp là đơn vị trực thuộc của cùng một tổng công

ty (hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con)

c) Theo mức độ cung cấp

- Nhà cung cấp thường xuyên

- Nhà cung cấp nhỏ lẻ

1.1.3 Yêu cầu quản lý hàng mua và công nợ phải trả

1.1.3.1 Yêu cầu quản lý hàng mua

Giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua hàng có mối quan hệ mật thiết với nhau vì để công tác sản xuất được diễn ra liên tục thì cần đáp ứng đầy đủ các yếu tố đầu vào Nếu quản lý hàng mua tốt thì có thể tránh được những rủi ro ảnh hưởng đến việc bảo quản và tiêu thụ hàng hóa cũng như thu nhập của doanh nghiệp Để quản lý tốt quá trình mua hàng thì doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý tốt số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua

- Quản lý về mặt số lượng: Đó là việc phản ánh chính xác và thường xuyên tình hình nhập hàng hóa để qua đó thấy được việc thực hiện kế hoạch mua hàng đã đúng với yêu cầu đề ra hay chưa và cùng với việc quản lý hàng hóa tiêu thụ sẽ phát hiện ra những hàng hóa tồn đọng lâu ngày chưa tiêu thụ, chậm hoặc không tiêu thụ được để có biện pháp giải quyết tránh tình trạng ứ đọng vốn

- Quản lý về mặt chất lượng: Để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay thì hàng hóa lúc nào cũng phải đáp ứng được chất lượng thõa mãn nhu cầu của người tiêu dùng Đó là một yêu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thương mại, do đó khi mua hàng thì các doanh nghiệp phải lựa chọn nguồn hàng có tiêu chuẩn cao và phải kiểm nghiệm chất lượng khi mua hàng về nhập kho

- Quản lí về mặt giá trị: Đơn vị phải luôn luôn theo dõi giá trị của hàng hóa mua về nhập kho và theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết được hàng hóa có giá trị tăng giảm như thế nào để phảm ánh đúng thực tế giá trị hàng hóa tồn kho

1.1.3.2 Yêu cầu quản lý công nợ phải trả cho người bán

- Quản lý theo tường đối tượng: Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thanh toán của từng nhà cung cấp, đồng thời phải thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải trả, số đã trả và số còn phải trả, đặc biệt là với các đối tượng có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên, có

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán mua hàng, công nợ phải trả cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho người quản lý công tác mua hàng và công nợ phải trả, đảm bảo sự an toàn cho chứng từ cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất

- Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất

và nguyên tắc thích ứng Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất theo chế độ kế toán ban hành Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng trên những đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán mua hàng, công nợ phải trả cũng cần phải đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành và các loại sổ phục vụ cho quản lý mua hàng, công nợ phải trả cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời

- Các báo cáo mua hàng và công nợ phải trả cần được xây dựng theo đúng chế độ ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng

quản lý mua hàng, công nợ phải trả

1.1.5 Phạm vi xác định và thời điểm ghi nhận hàng mua

1.1.5.2 Thời điểm ghi nhận hàng mua

Việc xác định đúng thời điểm ghi nhận hàng mua có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp Đây là thời điểm phân định trách nhiệm giữa bên mua và bên bán về giá trị hàng hóa cũng như quyền sở hữu về hàng mua, tránh những tổn thất về số lượng và tranh chấp khiếu nại sau này

Theo nguyên tắc chung, doanh nghiệp ghi nhận giá trị hàng mua khi doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về số hàng đó đồng thời thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán cho người bán

Tuy nhiên tùy thuộc vào từng phương thức mua hàng khác nhau mà thời điểm ghi nhận hàng mua cũng khác nhau:

- Đối với mua hàng trong nước:

+ Hàng về nhưng chứng từ chưa về: Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu, tức doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hóa trước đi mất đi quyền sở hữu

về tiền tệ thì thời điểm ghi nhận hàng mua là khi kiểm nhận xong hàng hóa

+ Hàng và chứng từ cùng về một thời điểm, có nghĩa doanh nghiệp mất đi quyền sở hữu về hàng hóa đồng thời mất đi quyền sở hữu về tiền tệ thì thời điểm ghi nhận hàng mua là khi kiểm nhận xong hàng hóa

+ Chứng từ về nhưng hàng chưa về, có nghĩa doanh nghiệp mất đi quyền sở hữu về tiền tệ trươc khi nắm được quyền sở hữu về hàng hóa Thì thời điểm ghi nhận hàng mua là khi doanh nghiệp ký nhận nợ và nhận chứng từ hoặc thanh toán với người bán

- Đối với mua hàng theo hình thức nhập khẩu:

+ Nếu hàng nhập khẩu bằng đường biển thì thời điểm hàng được ghi nhận là khi hàng về đến hải phận của nước Việt Nam và cơ quan Hải quan ký vào tờ khai Hải quan

+ Nếu hàng nhập khẩu bằng đường không thì thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là khi hàng về đến sân bay đầu tiên của nước nhập khẩu và Hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục Hải quan

+ Nếu hàng nhập khảu bằng đường sắt, đường bộ thì thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là khi hàng về đến cảng ga cửa khẩu của nước nhập khẩu và được Hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục Hải quan

1.1.6 Phương pháp xác định giá trị hàng mua

1.1.6.1 Nguyên tắc đánh giá vật tư

Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh gia theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải theo giá thuần có thể thực hiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính cho việc tiêu thụ sản phẩm

Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó

Chi phí thu mua vật tư bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, chi phí bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua

Chi phí chế biến vật tư bao gồm: các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất chế biến ra các loại vật tư đó

Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên cùng một quy trình công nghệ, trong cùng một thời gian mà không thể tách được chi phí chế biến thì phải phân bố các chi phí này theo tiêu thức thích hợp

Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giá thuần có thể thực hiện được, giá trị này được loại ra khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính

Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào giá gốc của vật tư

+

Các khoản thuế không được hoàn lại

+ Chi phí thu mua -

Chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có) Công thức tính trị giá vốn thực tế của vật tư mua trong nước như sau:

Nếu vật tư mua vào dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT

Nếu vật tư mua vào dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá mua là giá trên hóa đơn bao gồm cả thuế GTGT, tức là theo tổng giá thanh toán

Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và các khoản hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ

Chiết khấu thương mại là số tiền thưởng của người bán cho người mua trong trường hợp mua hàng với số lượng lớn, chiết khấu thương mại được ghi trên hóa đơn

Giảm giá hàng bán là khoản tiền trừ vào của người bán cho người mua trên giá bán đã thỏa thuận với các lí do thuộc về lỗi của người bán, giảm giá hàng bán được phản ánh trên hóa đơn giảm giá

b) Trị giá hàng mua nước ngoài

Thời điểm ghi nhận hàng phụ thuộc vào giá cả ghi trong hợp đồng ngoại thương mà công ty ký kết Điều kiện giao hàng cơ sở là CIF nên thời điểm ghi nhận hàng là khi cơ quan Hải quan (tại Việt Nam) thông báo hàng hóa đã đến cảng, doanh nghiệp nhập khẩu phải làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Công thức tính giá vốn thực tế hàng nhập khẩu như sau:

Chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu

+

Các loại thuế không được giảm trừ

-

Chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có) Trong đó:

Giá CIF = Giá FOB + Chi phí vận chuyển quốc tế + Bảo hiểm hàng hóa Giá FOB (Free On Broad nghĩa là miễn trách nhiệm trên boong tàu nơi đến), gọi là “Giao lên tàu” Bên bán chỉ trả tiền cước vận chuyển hàng hóa tới cảng giao hàng và cước phí xếp hàng lên tàu Sự chuyển dịch rủi ro diễn ra khi hàng hóa vượt lan can tàu tại cảng xếp hàng

Chi phí vận chuyển quốc tế là chi phí phải trả cho các công ty vận tải để chuyên chở hàng hóa từ cảng nước xuất khẩu đến cảng nước nhập khẩu

Bảo hiểm hàng hóa: trong quá trình vận chuyển quốc tế hàng hóa được bảo hiểm với những rủi ro nhất định và được quyền bồi thường với những tổn thất về hàng hóa đã được bảo hiểm đó

Giá CIF (Cost Insurance and Freight) được sử dụng rộng rãi trong các hợp đồng thương mại quốc tế khi người ta sử dụng phương thức vận tải biển Giá CIF là giá của bên bán hàng đã bao gồm giá thành sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm

Chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu: cước phí dỡ hàng và vận chuyển từ nơi dỡ hàng tới nơi lưu trữ hàng hóa của mình, chi phí mở L/C…

Các loại thuế không được khấu trừ:

- Thuế nhập khẩu = Giá tính thuế x Thuế suất thuế nhập khẩu

- Thuế TTĐB = (Giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu) x Thuế suất thuế TTĐB

(Giá tính thuế phụ thuộc vào bảng giá hàng nhập khẩu của Nhà nước

Giá tính thuế = Giá CIF nếu giá CIF > giá trên bảng giá Giá tính thuế = Giá trên bảng giá nếu giá CIF < giá trên bảng giá)

- Thuế GTGT được khấu trừ = (Giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB) x Thuế suất thuế GTGT

1.1.7 Các hình thức thanh toán tiền hàng

1.1.7.1 Thanh toán bằng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức thanh toán như thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền

Khi nhận được vật tư, hàng hóa thì bên mua xuất tiền mặt tại quỹ để trả cho người bán Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch giá trị nhỏ (thường dưới 20.000.000 VNĐ), bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn Hơn nữa khi thanh toán khoản tiền hàng trên 20 triệu đồng mà dùng tiền mặt thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

1.1.7.2 Thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là hình thức thanh toán được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, rất tiện lợi cho việc thanh toán các nghiệp vụ có giá trị lớn

a)Thanh toán bằng Séc

Séc là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của người chủ tài khoản yêu cầu cho ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên Séc, hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm Séc một số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản

Vì Séc là lệnh nên khi Ngân hàng nhận được Séc phải chấp hành lệnh này vô điều kiện, trừ trường hợp tài khoản phát hành Séc không có tiền hoặc tờ Séc không

đủ tính chất pháp lý Số tiền ghi trên Séc phải rõ ràng, phải vừa ghi bằng chữ số Ả rập và vừa ghi bằng chữ khớp đúng nhau, có ký hiệu tiền tệ Trên Séc phải ghi địa chỉ và ngày tháng lập Séc, tên địa chỉ của người của người yêu cầu trích tài khoản,

số tài khoản, tên ngân hàng trả tiền, tên địa chỉ của người hưởng số tiền trên Séc, chữ ký của người phát hành Séc Nếu là tổ chức thì phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng và dấu của tổ chức đó

Đặc điểm của Séc là có tính chất thời hạn, tức là tờ Séc chỉ có giá trị tiền tệ

hạn hiệu lực của tờ Séc được ghi rõ trên tờ Séc Thời hạn đó tùy thuộc vào phạm vi, không gian mà Séc lưu hành và luật pháp các nước quy định

Séc thanh toán gồm: Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt, Séc định mức b) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi (hoặc lệnh chi) là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy hàng quy định, gửi cho Ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng

Ủy nhiệm chi được áp dụng trong thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ, nộp thuế, trả nợ và một số thanh toán khác

c) Thanh toán bù trừ

Áp dụng trong điều kiện hai doanh nghiệp có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thah toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau Các bên tham gia thanh toán chỉ cần chi trả số chênh lệch sau khi bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi

d) Thanh toán bằng thư tín dụng L/C

Thư tín dụng (Letter of Credit – viết tắt là L/C) là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng) đối với người thụ hưởng L/C với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều khoản được quy định trong L/C , phù hợp với quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ được dẫn chiếu trong thư tín dụng và phù hợp với tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ

Theo hình thức thanh toán này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán Hình thức này phức tạp nhưng chặt chẽ thích hợp trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

e) Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các thanh toán nhỏ

1.2 Nội dung kế toán mua hàng và công nợ phải trả

1.2.1 Nội dung kế toán mua hàng

1.2.1.1 Chứng từ sử dụng

Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy

đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ

a) Mua hàng trong nước

- Hợp đồng kinh tế, báo giá, đơn đặt hàng

- Hóa đơn GTGT (do bên bán lập) : Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phấp khấu trừ, doanh nghiệp sẽ được người bán cung cấp hóa đơn GTGT (liên 2)

- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập): Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (liên 2)

- Hóa đơn đặc thù: Là hóa đơn sử dụng cho một số hàng hóa, dịch vụ đặc biệt theo quy định của Nhà nước (như vé cước vận tải, hóa đơn tiền điện, nước…)

- Biên bản kiểm nghiệm: Được lập và sử dụng trong trường hợp phát sinh hàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng hay một số trường hợp khác xét thấy cần thiết phải lập Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa thu mua

- Phiếu nhập kho: Phản ánh số lượng và giá trị hàng hóa nhập kho

- Giấy đề nghị thanh toán

- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng: Phản ánh việc thanh toán tiền mua hàng

b) Mua hàng nước ngoài

- Hợp đồng ngoại thương (Sales contract): Hay còn gọi là hợp đồng mua bán

giữa các chủ thể của Việt Nam với các thể nhân và pháp nhân nước ngoài hay nói cách khác là tất cả các hợp đồng mua bán có tính chất quốc tế

- Hóa đơn thương mại (Signed commercial invoice): Là một chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ giao hàng và là cơ sở quan trọng để xác định trị giá hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu Trên hóa đơn thường mô tả hàng hóa, cảng xếp hàng, cảng đến và phương tiện vận tải, nước xuất xứ, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm

và giá trị lô hàng Hóa đơn thương mại thường do nhà xuất khẩu phát hành

- Vận tải đơn (Ocean bill of lading, viết tắt là B/L)

- Chứng từ bảo hiểm (Insuarance certificate)

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate origin)

- Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa (Certificate of quanlity and quanlity)

- Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing lits)

- Tờ khai hải quan, biên lai thu lệ phí hải quan

- Hóa đơn GTGT về vận chuyển và các chi phí khác

1.2.1.2 Tài khoản sử dụng

- TK 156 “ Hàng hóa”

Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hóa theo giá gốc Kế toán nhập hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc được quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” Kế toán hạch toán chi tiết TK này cho từng loại hàng hóa

Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:

Nợ TK 156 Có SDĐK: Trị giá vốn hàng hóa tồn kho

đầu kỳ

PSTK:

+ Trị giá vốn hàng hóa tăng trong kỳ

+ Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn

kho cuối kỳ

PSTK:

+ Trị giá vốn hàng hóa giảm trong kỳ + Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ

SDCK: Trị giá vốn hàng hóa tồn kho

cuối kỳ

TK156 – Hàng hóa có 3 tài khoản cấp 2 như sau:

+ TK 1561: Giá mua hàng hóa

+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa

+ TK 1567: Hàng hóa bất động sản

- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng hàng hóa chưa về nhập kho

Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:

Nợ TK 151 Có SDDK: Phản ánh trị giá vốn hàng mua

đang đi trên đường đầu kỳ

PSTK:

+ Trị giá vốn hàng hóa mua trong kỳ

nhưng cuối kỳ còn đang đi trên đường

+ Kết chuyển trị giá vốn hàng mua đang

Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:

Nợ TK 611 Có PSTK:

+ Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho,

đang gửi bán, đang đi đường đầu kỳ

+ Ghi trị giá vốn hàng hóa mua và nhập

Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2 như sau:

+ TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu

+ TK 6112: Mua hàng hóa

- TK 133 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”

Tài khoản được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ

Kết cấu của TK 133 như sau:

Tài khoản 133 được chi tiết như sau:

+ TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

+ TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ

- TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”

Tài khoản này có kết cấu như sau:

+ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

+ TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu

+ Phản ánh các khoản tiền mặt nhập quỹ

+ Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê

PSTK:

+ Phản ánh các khoản tiền mặt xuất quỹ + Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê SDCK: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ

hiện có vào cuối kỳ

- TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”

TK này được sử dụng để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp

TK này có kết cấu như sau:

tư, hàng hóa cho người bán

SDCK: Số tiền gửi hiện còn gửi ở các

Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng hàng hóa thu mua, nhập, xuất và tồn kho theo từng loại Tuy nhiên với những doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa có giá trị đơn vị thấp, thường xuyên xuất bán với quy mô nhỏ mà áp dụng phương pháp này thì sẽ tốn rất nhiều công sức

Đối với vật tư mua ngoài dùng để sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi… kế toán phản ánh giá mua hàng hóa, chi phí thu mua hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT

Hằng ngày, khi nhận được hóa đơn bán hàng của người bán nhưng hàng chưa

về kế toán sẽ chưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng – Hàng mua đang đi đường Trong tháng nếu hàng về nhập

kho, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản có

liên quan Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì lúc này kế toán mới căn cứ theo hóa

đơn để ghi vào TK 151 Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi

đường theo từng chủng loại hàng hóa

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng trong nước

theo phương pháp kê khai thường xuyên

(1) Khi mua hàng hóa về nhập kho hoặc xuất bán thẳng hoặc đem gửi bán

(2) Khi mua hàng hóa, hóa đơn đã về nhưng hàng hóa chưa về nhập kho

(3) Hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho

(4) Khi phát hiện thừa hàng hóa nhưng chưa xác định được nguyên nhân

(5) Khi xác định được nguyên nhân và tiến hành nhập kho số hàng hóa thừa đó

(6) Khi doanh nghiệp trả lại hàng hóa, được người bán giảm giá hàng mua do hàng hóa sai quy cách, phẩm chất,… hoặc doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại do mua hàng hóa với số lượng lớn

(7) Khi phát hiện thiếu hàng hóa nhưng chưa xác định được nguyên nhân

(8) Khi xác định được nguyên nhân thiếu hàng hóa:

8a – Nếu người bán tiếp tục giao thêm hàng hóa

8b – Nếu người bán không có đủ hàng hóa để xuất bán nữa

 Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng trong nước

theo phương pháp kiểm kê định kỳ

(1) Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, gửi bán đầu kỳ

(2) Phản ánh trị giá vốn hàng hóa mua trong kỳ

(3) Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, gửi bán, hàng mua đang đi đường cuối kỳ (4) Phản ánh trị giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ

(5) Phản ánh trị giá vốn hàng hóa xuất bán bị trả lại trong kỳ

b) Trường hợp mua hàng nước ngoài

 Trường hợp nhập khẩu trực tiếp

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu trực tiếp

theo phương pháp kê khai thường xuyên

Ghi chú:

(1) Ký quỹ L/C để mua hàng hóa

1a – Trường hợp lỗ tỷ giá hối đoái

1b – Trường hợp lãi tỷ giá hối đoái

(2) Khi thanh toán nợ cho người bán

2a – Trường hợp lỗ về tỷ giá hối đoái khi thanh toán bằng ngoại tệ

2b – Trường hợp lãi về tỷ giá hối đoái khi thanh toán bằng ngoại tệ

2c – Trường hợp đã ký quỹ L/C

(3) Khi nhập kho hàng hóa

(4) Trường hợp đã nhận được bộ hóa đơn nhập khẩu nhưng hàng chưa về

(5) Khi nhận được hàng hóa

5a – Nếu xuất hàng hóa tiêu thụ trực tiếp, hoặc đem gửi đi bán

5b – Nếu nhập kho hàng hóa

(6) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu phải nộp

(7) Chi phí thu mua hàng hóa

ủy thác trực tiếp tiến hành nghiệp vụ nhập khẩu, thực hiện nghĩa vụ tài chính với người bán, với Nhà nước và được hưởng hoa hồng nhập khẩu từ bên giao ủy thác Bên giờ ủy thác nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng, tiền thuế, tiền hoa hồng ủy thác, các khoản mà bên nhận ủy thác đã chi hộ

* Kế toán tại đơn vị nhận ủy thác

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo phương pháp kê khai thường xuyên tại đơn vị nhận ủy thác

2a – Nếu lỗ về tỷ giá hối đoái

2b – Nếu lãi về tỷ giá hối đoái

(3) Phản ánh trị giá mua của hàng hóa nhập kho hoặc đang đi đường

(4) Khi thanh toán tiền hàng cho người bán

4a – Nếu lỗ về tỷ giá hối đoái

4c – Nếu doanh nghiệp đã ký quỹ để mở L/C

(5) Phản ánh thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

(6) Khi nộp các loại thuế cho cơ quan Nhà nước

(7) Khi giao hàng hóa cho bên giao ủy thác

* Kế toán tại đơn vị giao ủy thác

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo phương pháp kê khai thường xuyên tại đơn vị giao ủy thác

(1) Phản ánh giá mua của hàng hóa nhập khẩu ủy thác

(2) Phản ánh thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

(3) Phản ánh các khoản bên nhận ủy thác đã chi hộ như chi phí bốc dỡ, tiền hoa hồng nhận ủy thác phải trả cho bên nhận ủy thác

1.2.2 Nội dung kế toán công nợ phải trả

1.2.2.1 Chứng từ sử dụng

Để hạch toán công nợ phải trả kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, phiếu thanh toán tạm ứng

- Biên bản bù trừ công nợ, các văn bản thỏa thuận giữa hai bên về thanh toán

người bán đầu kỳ

SDDK: Số tiền công ty phải trả cho người bán vào đầu kỳ

PSTK:

+ Số tiền đã trả cho người bán

+ Số tiền ứng trước cho người bán

nhưng chưa nhận được hàng hóa

+ Số tiền người bán chấp thuận giảm giá

vật tư, hàng hóa đã giao theo hợp đồng

+ Chiết khấu thanh toán và chiết khấu

thương mại được người bán chấp nhận

cho công ty giảm trừ vào nợ phải trả cho

người bán

+ Giá trị hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm

chất khi kiểm nhận và trả lại người bán

SDCK: Số tiền công ty đặt trước cho SDCK: Số tiền công ty còn phải trả cho

Các quy định:

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho nhà cung cấp

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa trả tiền ngay bằng tiền mặt, tiền Séc hoặc đã trả tiền qua Ngân hàng

- Những vật tư, hàng hóa đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa

có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết vào tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng

Ngoài ra , kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan đến thanh toán công nợ phải trả như TK 111, 112, 141,…

1.2.2.3 Phương pháp hạch toán

Khái quát phương pháp hạch toán công nợ phải trả bằng sơ đồ hạch toán sau:

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán kế toán công nợ phải trả

TK 111, 112, 331 TK 331 TK 151, 156 (2) (1)

Ghi chú:

(1) Khi mua hàng hóa nhập kho

(2) Khi trả trước tiền hàng cho người bán hoặc thanh toán tiền nợ cho người bán bằng tiền mặt, TGNH, vay ngắn hạn

(3) Khi bù trừ công nợ phải thu, phải trả

(4) Các khoản giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng (5) Chiết khấu thanh toán được hưởng

1.3 Sổ kế toán sử dụng

1.3.1 Sổ kế toán chi tiết

1.3.1.1 Sổ kế toán chi tiết hàng mua

 Tại kho

Hằng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho dùng thẻ kho

để theo dõi, ghi chép tình hình hiện có và biến động của từng loại vật tư, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng và giá trị

Thẻ kho được mở chi tiết cho từng loại vật tư, hàng hóa

 Tại phòng kế toán

Công việc kế toán bao gồm

- Kiểm tra chứng từ, ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ

- Ghi nhận nội dung kinh tế phát sinh của nghiệp vụ vào các sổ chi tiết tương ứng, sổ tổng hợp

- Tổng hợp số lượng cuối kỳ

- Đối chiếu số liệu chi tiết (Bảng tổng hợp chi tiết) với các số liệu trên Sổ Cái Nhưng tùy vào phương pháp hạch toán chi tiết doanh nghiệp sử dụng mà kế toán sử dụng các loại sổ thích hợp

 Phương pháp thẻ song song

Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho

Theo phương pháp này, ở phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất

từng địa điểm bảo quản vật tƣ, hàng hóa để ghi chép số hiện có và sự biến động về

cả số lƣợng lẫn giá trị

Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Sau đó, kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn (Bảng tổng hợp chi tiết) để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu hạch toán tổng hợp trên tào khoản tổng hợp

Ƣu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu

Nhƣợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về mặt số lƣợng và việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Bảng tổng hợp chi tiết

TK 156

Sổ kế toán tổng hợp

tháng căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn theo chỉ tiêu giá trị, chi tiết từng nhóm với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở từng kho hàng

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Căn cứ vào chứng từ nhập (xuất)

để lập bảng kê nhập (xuất) hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ vật tư, hàng hóa cả về số lượng và giá trị

1.3.1.2 Sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán (chi tiết cho từng nhà cung cấp)

- Cuối tháng , kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán với người bán

Sơ đồ 1.8: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả

Cuối tháng: Kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết đề lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Đồng thời kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp với sổ Cái TK 331, để từ đó làm căn cứ lập báo cáo tài chính

Sổ Cái

TK 331

Các loại sổ kế toán tổng hợp đƣợc áp dụng trong phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả theo hình thức Chứng từ ghi sổ sử dụng phần mềm kế toán máy gồm:

- Cuối tháng, quý, năm kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển, khóa sổ kế toán, lên báo cáo tài chính và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính Việc kết chuyển lên báo cáo tài chính đƣợc thực hiện một cách tự động, đảm bảo tính trung thực của các thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ, đảm bảo sự chính xác của các số liệu

- Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in

ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Sơ đồ 1.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng

- Sổ Cái Tk 156 331

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị