Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng công trình miền trung luận văn tốt nghiệp đại học

Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng công trình miền trung luận văn tốt nghiệp đại học

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2

4 Phương pháp nghiên cứu: 2

5 Bố cục khoá luận: 2

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 3

1.1 Lí luận chung về kế toán mua hàng, công nợ phải trả 3

1.1.1 Khái niệm mua hàng, công nợ phải trả 3

1.1.2 Phạm vi xác định hàng mua 3

1.1.3 Phân loại mua hàng và công nợ phải trả 4

1.1.3.1 Phân loại mua hàng 4

1.1.3.2 Phân loại công nợ phải trả 6

1.1.4 Yêu cầu quản lý hàng mua và công nợ phải trả 7

1.1.4.1 Yêu cầu quản lý mua hàng 7

1.1.4.2 Yêu cầu quản lý công nợ phải trả 7

1.1.5 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và công nợ phải trả 8

1.1.6 Phương pháp xác định giá trị hàng mua 9

1.1.6.1 Trị giá hàng mua trong nước 9

1.1.6.2 Trị giá hàng nhập khẩu 9

1.1.7 Các hình thức thanh toán tiền hàng 11

1.2 Đặc điểm mua hàng và công nợ phải trả trong doanh nghiệp xây lắp 13

1.3 Nội dung kế toán mua hàng và công nợ phải trả 14

1.3.1 Nội dung kế toán mua hàng 14

1.3.1.1 Chứng từ sử dụng 14

1.3.1.2 Tài khoản sử dụng 16

1.3.1.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng mua 16

1.3.1.4 Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng trong nước 18

1.3.1.5 Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng ngoài nước 21

1.3.2 Nội dung kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp xây lắp 24

1.3.2.1 Chứng từ sử dụng 24

1.3.2.2 Tài khoản sử dụng 25

1.3.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán công nợ phải trả 26

1.4 Tổ chức sổ kế toán mua hàng và công nợ phải trả 26

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH MIỀN TRUNG 29

2.1 Quá trình hình thành và phát triển 29

2.2 Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức 30

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh 30

2.2.1.1 Nhiệm vụ của công ty 30

2.2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 30

2.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ 30

2.2.3 Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của công ty CPTV & XDCT Miền Trung 34

2.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 36

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán: 36

2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 38

2.4 Thực trạng công tác kế toán quá trình mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 41

2.4.1 Đặc điểm mua hàng tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 41

2.4.2 Phương thức thanh toán 41

2.5 Khai báo mã vụ việc, mã nhà cung cấp 42

2.5.1 Khai báo mã vụ việc 42

2.5.2 Khai báo mã nhà cung cấp 43

2.6 Tổ chức hạch toán mua hàng tại Công ty CPTV & XDCT Miền Trung 44

2.6.1 Kế toán chi tiết mua hàng tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 44

2.6.2 Kế toán tổng hợp mua hàng tại Công ty CPTV & XDCT Miền Trung 58

2.7 Tổ chức hạch toán công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 61

2.7.1 Kế toán chi tiết công nợ phải trả 61

2.7.1.1 Theo phương thức thanh toán trả trước 61

2.7.1.2 Theo phương thức trả sau 67

2.7.2 Kế toán tổng hợp công nợ phải trả 71

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CPTV & XDCT MIỀN TRUNG 72

3.1 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 72

3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 72

3.1.2 Các yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả 73

3.2 Đánh giá khái quát về công tác kế toán tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 74

3.2.1 Đánh giá chung về tình hình kế toán tại công ty 74

3.2.1.1 Những điểm đạt được 74

3.2.1.2 Khó khăn còn tồn tại 75

3.2.2 Đánh giá công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 76

3.2.2.1 Kết quả đạt được 76

3.2.2.2 Hạn chế còn tồn tại 77

3.3 Các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 78

KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Hạch toán hàng hóa theo phương pháp thẻ song song 17

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên 20

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên 22

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo phương pháp kê khai thường xuyên 24

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán công nợ phải trả 26

Sơ đồ 1.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ phải trả 28

Sơ đồ 2.1 Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty 33

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty CPTV & XDCT Miền Trung 34

Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung 37

BẢNG, BIỂU Biểu mẫu 2.1: Hoá đơn mua dịch vụ 46

Biểu mẫu 2.2: Hoá đơn GTGT 47

Biểu mẫu 2.3: Trích dẫn sổ chi tiết TK 621 49

Biểu mẫu 2.4: Trích dẫn hợp đồng kinh tế 50

Biểu mẫu 2.5: Báo giá vật tư 51

Biểu mẫu 2.6: Hoá đơn GTGT mua vật tư 52

Biểu mẫu 2.7: Báo giá vận chuyển vật tư 54

Biểu mẫu 2.8: Hoá đơn GTGT vận chuyển vật tư 55

Biểu mẫu 2.9: Trích dẫn Sổ chi tiết các tài khoản 57

Biểu mẫu 2.10: Trích dẫn Sổ Nhật ký chung 58

Biểu mẫu 2.11: Sổ cái TK 621 59

Biểu mẫu 2.12: Trích sổ cái TK 623 60

Biểu mẫu 2.13: Uỷ nhiệm chi 63

Biểu mẫu 2.14 : Biên bản giao nhận hàng hoá: 65

Biểu mẫu 2.15: Sổ chi tiết TK 331 66

Biểu mẫu 2.16: Đề nghị thanh toán 67

Biểu mẫu 2.17: Uỷ nhiệm chi của OCEANBANK 68

Biểu mẫu 2.18: Trích sổ chi tiết TK 331 69

Biểu mẫu 2.19: Trích bảng tổng hợp thanh toán với người bán 70

Biểu mẫu 2.20: Sổ cái TK 331 71

Biểu mẫu 3.1: Báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng 80

Biểu mẫu 3.2: Bảng kê theo dõi TK 1381 (3381) 82

Biểu mẫu 3.3: Sổ cái TK 331………84

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp là chủ thể kinh doanh, là một cơthể sống của đời sống kinh tế Cơ thể sống đó cần phải trao đổi chất với thị trườngbên ngoài thì mới có thể tồn tại và có cơ hội phát triển Quá trình trao đổi chất đócàng diễn ra thường xuyên, liên tục, với quy mô càng lớn thì cơ thể đó càng lớnmạnh Ngược lại, sự trao đổi đó diễn ra yếu ớt thì cơ thể đó có thể quặt quẹo vàkhông thể đứng vững trên nền thị trường đang cạnh tranh ngày càng gay gắt Vì vậycác doanh nghiệp cần không ngừng nỗ lực để hoàn thiện công tác tổ chức sản xuấtkinh doanh để nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng được nhu cầu thị trường luônphức tạp và thay đổi bất cứ lúc nào thì mới có thể tồn tại, tạo thế và lực vững chắctrên thị trường trong nước và nước ngoài

Đối với các doanh nghiệp việc mua hàng và thanh toán nợ cho người bán là côngtác thường xuyên, có ý nghĩa quan trọng làm tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo Ví dụmột doanh nghiệp tổ chức tốt công tác thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa sẽ đáp ứngđượcnhu cầu vật liệu, hàng hóa cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, giảmthiểu được chi phí đầu vào một phần sẽ làm giảm giá thành sản xuất và còn là cơ sở đểthiết lập uy tín thương hiệu của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp

Quá trình lưu chuyển hàng hoá gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba khâu này

có quan hệ mật thiết với nhau Trong điều kiện hiện nay, mục đích lớn nhất của doanhnghiệp là tiêu thụ hàng hoá nhanh, nhiều để thu được lợi nhuận Muốn có hàng hoá tiêuthụ, doanh nghiệp cần đầu tư vốn đi thu mua hàng hoá, để việc kinh doanh được diễn raliên tục không bị gián đoạn, thì doanh nghiệp cần phải dự trữ hàng hoá Chính vì vậy,việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng đóng vai trò quantrọng trong việc hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán mua hàng vàcông nợ phải trả đối với sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nên trong thời gian

thực tập tại đơn vị, em đã nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác kế toán mua hàng và

công nợ phải trả tại Công ty Cổ phần tư vấn và xây dựng công trình Miền Trung”

2 Mục đích nghiên cứu

Phân tích thực trạng công tác kế toán mua hàng, công nợ phải trả nhằm mục

đích tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của quá trình mua hàng và công nợ phải trả của

công ty, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và

công nợ phải trả của công ty CPTY & XDCT Miền Trung

Tìm hiểu về thực tiễn, kết hợp với những gì mình đã học để hiểu biết thêm vềphần hành kế toán nói chung và công tác kế toán mua hàng và công nợ phải thu nóiriêng Đồng thời tích luỹ kỹ năng làm việc thực tế cho bản thân

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tạiCông ty CPTV & XDCT Miền Trung

- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực tế tại công ty CPTV & XDCT MiềnTrung, các sách tham khảo, các giáo trình

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn: Thông qua việc quan sát công

việc thực tế tại công ty, phỏng vấn các nhân viên ở phòng kế toán

- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu: Thu thập chứng từ, sổsách kế toán của công ty, tổng hợp và phân tích sự biến động của các số liệu vàcác chỉ tiêu để từ đó đưa ra các nhận xét hợp lý

- Phương pháp tính giá, các công cụ nghiên cứu như bảng biểu, sơ đồ

5 Bố cục khoá luận:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luần gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong các doanh nghiệp xây lắp

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung

Chương 3 :Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CPTV & XDCT Miền Trung

Phần kết luận

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TRONG CÁC

DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

1.1 Lí luận chung về kế toán mua hàng, công nợ phải trả

1.1.1 Khái niệm mua hàng, công nợ phải trả

Mua bán hàng hóa là hoạt động thương mại, theo đó người bán có nghĩa vụgiao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bênmua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theothỏa thuận (Điều 3 – Luật Thương mại 2005)

Phải trả nhà cung cấp là khoản công nợ phải trả cho việc cung cấp hàng hóa

và dịch vụ đã thực hiện và đã được bên bán cung cấp hóa đơn hoặc bên mua đồng ýchính thức bằng nhiều hình thức khác nhau

1.1.2 Phạm vi xác định hàng mua

 Điều kiện là hàng mua: Hàng hoá là hàng mua của doanh nghiệp khi doanhnghiệp chấp nhận thanh toán cho người bán và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra

- Doanh nghiệp mất đi quyền sở hữu tiền tệ và nắm được quyền sở hữu vềhàng hóa

- Quá trình mua hàng phải diễn ra theo những phương thức và thể thức nhất định

- Ngoài ra các trường hợp ngoại lệ sau vẫn được coi là hàng hóa:

+ Hàng mua về vừa để bán, vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp mà

chưa phân biệt rõ giữa các mục đích thì vẫn coi là hàng mua

+ Hàng hóa hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua chịu

- Đối với hình thức nhập khẩu, điều kiện để được coi là hàng nhập khẩu là:+ Hàng mua của nước ngoài dùng để phát triển kinh tế và thỏa mãn nhu cầutrong nước theo hợp đồng mua bán ngoại thương

+ Hàng đưa vào Việt Nam tham gia hội trợ, triển lãm sau đó sau đó bán lạicho doanh nghiệp Việt Nam và thu bằng ngoại tệ

+ Hàng tại khu chế xuất , phần chia cho đối tác nước ngoài nhưng khôngmang về nước mà bán tại thị trường Việt Nam, thu bằng ngoại tệ.

 Thời điểm ghi chép hàng mua:

- Đối với mua hàng trong nước:

+ Hàng về nhưng chứng từ chưa về: Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu,tức doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hóa trước khi mất đi quyền sởhữu về tiền tệ thì thời điểm ghi nhận hàng mua là khi kiểm nhận xong hàng hóa

+ Hàng và chứng từ cùng về một thời điểm, có nghĩa doanh nghiệp mất điquyền sở hữu về hàng hóa đồng thời mất đi quyền sở hữu về tiền tệ thì thời điểmchi nhận hàng mua là khi kiểm nhận xong hàng hóa

+ Chứng từ về nhưng hàng chưa về, có nghĩa doanh nghiệp mất đi quyền sởhữu về tiền tệ trước khi nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, thì thời điểm ghinhận hàng mua là khi doanh nghiệp ký nhận nợ và nhận chứng từ hoặc thanh toán

- Đối với mua hàng theo hình thức nhập khẩu:

+ Nếu hàng nhập khẩu bằng đường biển thì thời điểm hàng được ghi nhận làkhi hàng về đến hải phận của nước Việt Nam và Hải quan ký vào tờ khai Hải quan

+ Nếu hàng nhập khẩu bằng đường không thì thời điểm ghi nhận hàng nhậpkhẩu là khi hàng về đến sân bay đầu tiên của nước nhập khẩu và Hải quan xácnhận hoàn thành thủ tục Hải quan

+ Nếu hàng nhập khẩu bằng đường sắt, đường bộ thì thời điểm ghi nhậnhàng nhập khẩu là khi hàng về đến cảng ga cửa khẩu của nước nhập khẩu và Hảiquan xác nhận hoàn thnahf thủ tục Hải quan

1.1.3 Phân loại mua hàng và công nợ phải trả

1.1.3.1 Phân loại mua hàng

Có thể phân loại mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau:

 Theo phạm vi lãnh thổ:

- Mua hàng trong nước: Doanh nghiệp mua hàng, vật tư, dịch vụ đã có sẵntrong nước đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh

- Mua hàng nước ngoài: Do các sản phẩm, hàng hóa, vật tư doanh nghiệpcần phục vụ cho hoạt động sản xuất nhưng trong nước không thể đáp ứng

 Theo phương thức thanh toán:

- Mua hàng trả trước: Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, doanh nghiệp sécthanh toán trước cho nhà cung cấp một khoản tiền đã nêu rõ trong hợp đồng trướckhi nhận được hàng hóa

- Mua hàng trả ngay: Sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, bênmua sẽ thanh toán ngay cho bên bán, hình thức thanh toán nêu rõ trong hợp đồng

- Mua hàng trả chậm: Theo phương thức này thời điểm thanh toán tiền hàng

sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu về hàng hoá Thông thường bênbán sẽ đặt điều kiện tín dụng cho bên mua trong đó quy định rõ về thời hạn thanhtoán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu thanhtoán (nếu có)

 Theo phương thức mua hàng:

- Mua hàng trong nước:

+ Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kýkết, doanh nghiệp cử cán bộ của mình kèm theo giấy ủy thác đến tận kho củangười bán để lấy hàng Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì doanh nghiệp cótrách nhiệm vân chuyển hàng hóa đó về kho của mình Mọi mất mát, hư hỏng củahang hóa đều chịu trách nhiệm của doanh nghiệp

+ Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế

ký kết, người bán sẽ chuyển hàng đến địa điểm đã ký kết trong hợp đồng chongười mua Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mớithuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

- Mua hàng nhập khẩu: Về phương thức nhập khẩu, hiện nay tồn tại hai hìnhthức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.

+ Nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức mà trong đó các đơn vị kinh doanh sản

xuất nhập khẩu được Bộ Thương mại cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, trực

tiếp tổ chức giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng mua bán với nước ngoài, trực tiếpnhận hàng và thanh toán tiền hàng Chỉ có doanh nghiệp nào có đủ khả năng về tàichính, có trình độ giao dịch, quản lý kinh doanh, thành lập hợp pháp mới được kýkết hợp đồng mua bán hàng hoá với nước ngoài theo hình thức này

+ Nhập khẩu ủy thác: Là hình thức nhập khẩu được áp dụng đối với cácdoanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa nhưng chưa có đủ điều kiện trực tiếpđàm phán ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài, hoặc là chưa có thể lưuthông hàng hóa giữa trong và ngoài nước nên phải ủy thác cho bên thứ ba có chức

năng nhập khẩu hàng hóa hộ mình Hoặc chưa được Nhà Nước cho phép nhập

khẩu trực tiếp nên phải nhờ các doanh nghiệp khác nhập khẩu hộ

Theo phương thức nhập khẩu ủy thác sẽ có hai bên tham gia trong hoạtđộng nhập khẩu là bên giao ủy thác nhập khẩu và bên nhận ủy thác nhập khẩu.Bên nhận ủy thác nhập khẩu sẽ được hưởng hoa hồng theo tỉ lệ thoả thuận giữa haibên ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu

1.1.3.2 Phân loại công nợ phải trả

 Theo phạm vi lãnh thổ:

- Công nợ phải trả với nhà cung cấp trong nước

- Công nợ phải trả với nhà cung cấp nước ngoài

 Theo mối quan hệ giữa nhà cung cấp với doanh nghiệp:

- Nhà cung cấp đơn thuần là người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá chodoanh nghiệp

- Nhà cung cấp đồng thời là khách hàng của doanh nghiệp

- Nhà cung cấp và doanh nghiệp là đơn vị trực thuộc của cùng một tổng công

ty (hoạt động theo mô hình công ty mẹ- công ty con)

 Theo mức độ cung cấp:

- Nhà cung cấp thường xuyên

- Nhà cung cấp nhỏ lẻ.

1.1.4 Yêu cầu quản lý hàng mua và công nợ phải trả

1.1.4.1 Yêu cầu quản lý mua hàng

Giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua hàng có mối quan hệ mật thiết vớinhau vì để công tác sản xuất được diễn ra thì cần đáp ứng đầy đủ các yếu tố đầu

vào Nếu quản lý hàng mua tốt thì có thể tránh được những rủi ro ảnh hưởng đến

việc bảo quản và tiêu thụ hàng hóa cũng như thu nhập của doanh nghiệp Để quản

lý tốt quá trình mua hàng thì doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý tốt số lượng, chấtlượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua

- Quản lý về mặt số lượng: Đó là việc phản ánh chính xác và thường xuyêntình hình nhập hàng hóa để qua đó thấy được việc thực hiện kế hoạch mua hàng đãđúng với yêu cầu đề ra hay chưa và cùng với việc quản lý hàng hóa tiêu thụ sẽ pháthiện ra những hàng hóa tồn đọng lâu ngày chưa tiêu thụ, chậm hoặc không tiêu thụđược để có biện pháp giải quyết tránh tình trạng ứ đọng vốn

- Quản lý về mặt chất lượng: Để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiệnnay thì hàng hóa lúc nào cũng phải đáp ứng được chất lượng thỏa mãn nhu cầu củangười tiêu dùng Đó là một yêu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thươngmại, do đó khi mua hàng thì các doanh nghiệp phải lựa chọn nguồn hàng có tiêuchuẩn cao và phải kiểm nghiệm chất lượng khi mua hàng về nhập kho

- Quản lý về mặt giá trị: Đơn vị phải luôn luôn theo dõi giá trị của hàng hóamua về nhập kho và theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết đượchàng hóa có giá trị tăng giảm như thế nào để phản ánh đúng thực tế giá trị hàng hóatồn kho

1.1.4.2 Yêu cầu quản lý công nợ phải trả

- Quản lý theo từng đối tượng: Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả củatừng nhà cung cấp, đồng thời phải thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra theođịnh kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải trả, số đã trả và số còn phải trả, đặc

biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên, có số dưphải trả lớn.

- Quản lý theo thời gian: Phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian thanhtoán để có biện pháp thanh toán cho khách hàng đúng hẹn, tránh xảy ra trường hợp

nợ đã quá hạn nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán gây ra uy tín không tốt đốivới các nhà cung cấp

- Quản lý theo giá trị: Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ thì cần phảitheo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam Cuối mỗi kỳ đều phảiđiều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế Đối với các khoản nợ là vàng, bạc, đáquý thì ngoài việc theo dõi chi tiết về chỉ tiêu giá trị thì còn phải theo dõi cả về hiệnvật

1.1.5 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lí, tổ chức kế toán mua hàng, công nợ phảitrả cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của bộ tàichính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ Hệ thốngtài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thíchứng

- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời và giám đốc chặt chẽ tìnhhình hiện có và sự biến động của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên cảhai mặt hiện vật và giá trị kết hợp với kế hoạch sản xuất trong kỳ để lên kế hoạchthu mua hợp lý

- Theo dõi, phản ánh, giám đốc chặt chẽ quá trình mua hàng, ghi chép đầy đủcác khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu mua một cách chính xác, quản lýgiảm thiểu thất thoát diễn ra Các quan hệ công nợ hình thành, theo dõi trên các sổsách kế toán bắt buộc do bộ tài chính ban hành và các loại sổ phục vụ cho quản límua hàng, công nợ phải trả cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời

1.1.6 Phương pháp xác định giá trị hàng mua

1.1.6.1 Trị giá hàng mua trong nước

Công thức tính trị giá vốn thực tế của vật tư mua trong nước như sau:

+

Các khoảnthuế phíkhông đượchoàn lại

-Giảm giáhàng mua,CKTM(nếu có)

Trong đó:

- Giá mua ghi trên hóa đơn được xác định:

+ Nếu hàng hóa, vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa,dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thì giá mua là giá ghi trênhóa đơn chưa có thuế GTGT

+ Nếu vật tư mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụchịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặcdùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá mua là giá trên hoá đơn baogồm cả thuế GTGT, tức là theo tổng giá thanh toán

- Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phíphân loại, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận muahàng độc lập và các khoản hao hụt trong định mức… thuộc quá trình thu mua vật tư

- Chiết khấu thương mại là số tiền thưởng của người bán cho người muatrong trường hợp mua hàng với số lượng lớn, chiết khấu thương mại được ghi trênhoá đơn

- Giảm giá hàng bán là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua dohàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách,… giảm giá hàng bán được tính trên giá bánđã thoả thuận và phản ánh bằng hoá đơn giảm giá

1.1.6.2 Trị giá hàng nhập khẩu

Riêng đối với hoạt động nhập khẩu, do đồng tiền sử dụng trong thanh toánvới nhà cung cấp (nhà xuất khẩu) là đồng ngoại tệ nên khi ghi sổ phải quy đổi ra

đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinhnghiệp vụ Giá cả của hàng hóa xuất nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện và cơ sởgiao hàng như thế nào.Việt Nam lựa chọn nhập CIF, xuất FOB để rút ngắn khoảnrủi ro của mình Nước ngoài thì ngược lại vì rủi ro lớn thì lợi nhuận lớn.

Chi phí liênquan đếnhàng nhậpkhẩu

+

Các loại thuếkhông đượcgiảm trừ

_

Chiết khấuthương mại,giảm giá(nếu có)

Trong đó:

- Giá CIF (Cost insurance and freight), được sử dụng rộng rãi trong các hợp đồngthương mại quốc tế khi người ta sử dụng phương thức vận tải biển Giá CIF là giá củabên bán hàng đã bao gồm giá thành sản phẩm, cước phí vân chuyển và phí bảo hiểm

Giá CIF = giá FOB + Chi phí vận chuyển quốc tế + bảo hiểm hàng hoá

+ Giá FOB (Free On Broad nghĩa là miễn trách nhiệm trên boong tàu nơiđến) gọi là “Giao lên tàu” Bên bán chi trả tiền cước vận chuyển (nội địa) hàng hoátới cảng giao hàng và cước phí xếp hàng lên tàu Sự chuyển dịch rủi ro diễn ra khihàng hoá vượt lan can tàu tại cảng xếp hàng

+ Chi phí vận chuyển quốc tế là chi phí phải trả cho các công ty (hãng) vậntải để chuyên chở hàng hoá từ cảng nước xuất khẩu đến cảng nước nhập khẩu

+ Bảo hiểm hàng hóa: Doanh nghiệp nhận được quyền bồi thường đối vớinhững tổn thất về hàng hoá đã được bảo hiểm trong quá trình vận chuyển quốc tếhàng hoá

- Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được tính theo công thức:

+

ThuếNKphải nộp

+

ThuếTTĐBphải nộp

x

ThuếsuấtGTGT

- Các khoản thuế không được hoàn lại bao gồm:

+ Thuế nhập khẩu: Căn cứ vào số lượng từng mặt hàng thực tế nhập khẩughi trong tờ khai hải quan, trị giá tính thuế và thuế suất từng mặt hàng để xác định

số thuế nhập khẩu phải nộp theo công thức sau:

x

Trị giá tínhthuế trên từngsản phẩm

x

Thuế suấtcủa từngmặt hàngTrong đó, trị giá tính thuế NK là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhậpđầu tiên Và tỷ giá giữa đồng Việt Nam với đồng tiền nước ngoài dùng để xác địnhtrị giá tính thuế là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nướcViệt Nam công bố tại thời điểm tính thuế

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có):

+

ThuếNKphải nộp

x

Thuế suấtthuếTTĐB

- Khoản giảm giá hàng mua: là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua

do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách…

- Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển,bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho, lưu bãi, các khoản lệ phí thanhtoán, lệ phí chuyển ngân, lệ phí mở L/C hay hoa hồng trả cho bên nhận ủy thác nhậpkhẩu

1.1.7 Các hình thức thanh toán tiền hàng

 Thanh toán bằng tiền mặt:

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như thanh toánbằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ

có giá trị như tiền

Khi nhận được vật tư hàng hoá thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trựctiếp cho người bán Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao

dịch giá trị nhỏ (thường dưới 20.000.000 VND), bởi vì với các khoản mua có giá trịlớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn

 Thanh toán không dùng tiền mặt:

Đây là hình thức thanh toán được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp,rất tiện lợi cho việc thanh toán cho các nghiệp vụ thanh toán với giá trị lớn

- Thanh toán bằng Séc:

Séc là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của người chủ tài khoản, yêu cầu chongân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trênséc, hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhấtđịnh, bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản

Vì séc là lệnh nên khi ngân hàng nhận được séc phải chấp hành lệnh này vôđiều kiện, trừ trường hợp tài khoản phát hành séc không có tiền hoặc tờ séc không

đủ tính chất pháp lý Số tiền ghi trên séc phải rõ ràng, phải vừa ghi bằng chữ số Ả rập và vừa ghi bằng chữ khớp đúng nhau, có ký hiệu tiền tệ Trên séc phải ghi địađiểm và ngày tháng lập séc, tên địa chỉ của người yêu cầu trích tài khoản, tài khoảnđược trích trả, ngân hàng trả tiền, tên địa chỉ của người hưởng số tiền trên séc, chữ

-ký của người phát hành séc Nếu là tổ chức thì phải có chữ -ký của chủ tài khoản, kếtoán trưởng và dấu của tổ chức đó

Đặc điểm của séc là có tính chất thời hạn, tức là tờ séc chỉ có giá trị tiền tệhoặc thanh toán nếu thời hạn hiệu lực của nó chưa hết đối với séc thương mại Thờihạn hiệu lực của tờ séc được ghi rõ trên tờ séc Thời hạn đó tuỳ thuộc vào phạm vikhông gian mà séc lưu hành và luật pháp các nước quy định

Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:

Ủy nhiệm chi (hoặc lệnh chi) là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lậplệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mởtài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả chongười thụ hưởng

Ủy nhiệm chi được áp dụng trong thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, nộpthuế, trả nợ và một số thanh toán khác.

- Thanh toán bù trừ:

Áp dụng trong điều kiện hai doanh nghiệp có quan hệ mua và bán hàng hoáhoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thanh toán này, định kì hai bên phảiđối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừlẫn nhau Các bên tham gia thanh toán chỉ cần chi trả số chênh lệch sau khi bù trừ.Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làmcăn cứ ghi sổ và theo dõi

- Thanh toán bằng thư tín dụng L/C:

Thư tín dụng (Letter of Credit - viết tắt là L/C) là một cam kết thanh toán cóđiều kiện bằng văn bản của một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng) đốivới người thụ hưởng L/C với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từphù hợp với tất cả các điều khoản được quy định trong L/C, phù hợp với quy tắcthực hành thống nhất về tín dụng chứng từ được dẫn chiếu trong thư tín dụng vàphù hợp với tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trongphương thức tín dụng chứng từ

Theo hình thức thanh toán này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoảntín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán Khigiao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán chongân hàng của bên bán Hình thức này phức tạp nhưng chặt chẽ thích hợp trongthanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

- Thanh toán bằng thẻ tín dụng:

Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các thanh toán nhỏ

1.2 Đặc điểm mua hàng và công nợ phải trả trong doanh nghiệp xây lắp

- Hàng hóa của doanh nghiệp xây lắp thường là các vật tư phục vụ cho xâydựng và với khối lượng vật tư lớn mới đủ để phục vụ cho một công trình

- Hàng mua về có thể là các nguyên vật liệu như đất, cát, đá, sỏ, dầu, nhiênliệu vận hành máy thi công… Hay các công cụ dụng cụ như dàn giáo cốt pha…, tàisản cố định với giá trị lớn như máy đào, máy xúc, cần cẩu…

- Do đặc điểm của các doanh nghiệp xây lắp là công trình sản phẩm đơnchiếc và luôn nằm ở nơi cố định, nên mọi yếu tố khác phải di chuyển theo địa điểmcủa sản phẩm, và các công trình thường nằm xa trung tâm nên hàng mua về thườngđược xuất thẳng đến các chân công trình

- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: mỗi loại hàng hoá đều có đặc tính

lý, hoá, sinh học riêng Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượnghàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản

- Doanh nghiệp khi mua hàng của những nhà cung cấp thường xuyên củacông ty tức công ty sẽ mua hàng hoá của nhà cung cấp này nhiều lần trong năm.Hợp đồng kinh tế được ký kết một lần vào đầu năm, và hợp đồng được sử dụng chonhững lần nhập hàng khác trong năm.Tiền hàng sẽ được thanh toán dựa trên tổng sốlần nhập hàng của Công ty, chứ không thanh toán theo từng hoá đơn

- Trong xây lắp ít có bù trừ công nợ vì ít khi xảy ra trường hợp các nhà cungcấp cũng là khách hàng của doanh nghiệp xây lắp như doanh nghiệp thương mại,sản xuất kinh doanh khác

1.3 Nội dung kế toán mua hàng và công nợ phải trả

1.3.1 Nội dung kế toán mua hàng

1.3.1.1 Chứng từ sử dụng

Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy đinh và đầy

đủ các yếu tố nhằm bảo đảm tính pháp lý khi ghi sổ kế toán Việc luân chuyểnchứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ

 Mua hàng trong nước:

- Hợp đồng kinh tế, báo giá, đơn đặt hàng

- Hóa đơn GTGT (do bên bán lập): Trường hợp doanh nghiệp mua hàngcủa những đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, doanhnghiệp sẽ được người bán cung cấp hóa đơn GTGT( liên 2)

- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập):trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGThoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT doanh nghiệp sẽ được bên bán cungcấp hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (liên 2).

- Hóa đơn đặc thù: Là hóa đơn sử dụng cho một số hàng hóa, dịch vụ đặc biệttheo quy định của Nhà Nước (như: vé cước vận tải, hóa đơn tiền điện, tiền nước)

- Biên bản kiểm nghiệm: Được lập và sử dụng trong trường hợp phát sinhhàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng hay một số trường hợp khác xét thấy cầnthiết phải lập Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa thu mua

- Phiếu nhập kho: Phản ánh số lượng và trị giá hàng hóa thực tế nhập kho

- Giấy xin thanh toán

- Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng: Phản ánh việc thanh toántiền mua hàng

 Mua hàng nước ngoài:

- Hợp đồng ngoại thương (Sales contract): Hay còn gọi là hợp đồng mua bánquốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu, là tất cả các hợp đồng mua bán được ký kếtgiữa các chủ thể của Việt Nam với các thể nhân và phấp nhân nước người hay nóicách khác là tất cả các hợp đồng mua bán có tính chất quốc tế (yếu tố nước ngoài)

- Hoá đơn thương mại (Signed commercial invoice): Là một chứng từ khôngthể thiếu trong bộ chứng từ giao hàng và là cơ sở quan trọng để xác định trị giá hảiquan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu Trên hoá đơn thường có mô tả hàng hoá,cảng xếp hàng, cảng đến và phương tiện vận tải, nước xuất xứ, giá trên mỗi đơn vịsản phẩm và trị giá lô hàng Hoá đơn thương mại thường do nhà xuất khẩu pháthành

- Vận tải đơn (Ocean bill of lading, viết tắt là B/L)

- Chứng từ bảo hiểm (Insuarance certificate)

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate origin)

- Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hoá (Certificate of quanlityand quantity)

- Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá (Packing list)

- Tờ khai hải quan, biên lai thu lệ phí hải quan

- Hoá đơn GTGT về vận chuyển và các chi phí khác

- TK 151 “Hàng mua đi đường”: phản ánh giá trị vật tư doanh nghiệp đãmua, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho

- TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, TK 6272 “Chi phí vật liệu sảnxuất chung”, TK 6232” Chi phí vật liệu sử dụng máy thi công”: Phản ánh giá trịhàng mua về xuất thẳng cho công trình xây dựng, không nhập kho

- TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”, TK 333 (3333, 3332)

- TK 111 “Tiền mặt”

- TK 112 “tiền gửi ngân hàng”

- Và các tài khoản liên quan khác

1.3.1.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng mua

Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồnkho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại hàng hóa, phải tổng hợp được tìnhhình luân chuyển và tồn của từng loại hàng hóa theo từng kho, từng quầy…

Hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chitiết hàng hóa như sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

Luận văn chỉ tập trung vào phương pháp thẻ song song

Phương pháp thẻ song song: Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp

dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho và với các doanh nghiệpthực hiện công tác kế toán máy

Theo phương pháp này, ở phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất

do thủ kho gửi đến hàng ngày mở thẻ chi tiết cho từng loại hay từng thứ vật tư vàtheo từng địa điểm bảo quản vật tư để ghi chép số hiện có và sự biến động về cả sốlượng lẫn giá trị

Cuối kỳ, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạchtoán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Sau đó, kế toán lập bảng kê xuất - nhập - tồn (bảngtổng hợp chi tiết) để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu hạch toán tổnghợp trên tài khoản tổng hợp

Sơ đồ 1.1 Hạch toán hàng hóa theo phương pháp thẻ song song

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu nên dễ pháthiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng loại hànghóa kịp thời, chính xác

Bảng tổng hợp NXT

Sổ kế toán tổng hợp

Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về mặt sốlượng làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian.Vàviệc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm chức năng kiểm trakịp thời của kế toán bị hạn chế.

1.3.1.4 Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng trong nước

Trong doanh nghiệp xây lắp thường sử dụng phương pháp hạch toán quátrình mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục, có hệthống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa theo từng loại vào các tàikhoản phản ánh hàng tồn kho tưng ứng trên sổ kế toán

Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác địnhlượng hàng hóa thu mua, nhập, xuất và tồn kho theo từng loại Tuy nhiên, với nhữngdoanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa có giá trị đơn vị thấp, thường xuyênxuất bán với quy mô nhỏ mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức

- Hàng và chứng từ cùng về một thời điểm:

Đối với vật tư mua ngoài dùng vào SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịuthuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá chưa có thuế GTGT, nhập kho)

Nợ TK 621 – Giá mua vật tư (Chưa có thuế GTGT, xuất thẳng)

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111, 112,331,141,311… (Tổng giá thanh toán)Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGTtính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùngcho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán phản ánh giá mua hàng hóa, chiphí thu mua hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu(Giá mua gồm thuế GTGT, nhập kho)

Nợ TK 621 – Trị giá vật tư (Giá mua gồm thuế GTGT, xuất thẳng )

Có TK 111, 112,331,141,311… (Tổng giá thanh toán)

- Chứng từ đã về nhưng hàng chưa về:

Hàng ngày khi nhận được hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa về kế toán sẽchưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào tập hồ

sơ riêng – Hàng mua đang đi đường Trong tháng nếu hàng về nhập kho, kế toán

sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho để ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản có liên quan.Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì lúc này kế toán mới căn cứ theo hóa đơn đểghi vào TK 151 Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi đườngtheo từng chủng loại hàng hóa

Nợ TK151 - Giá trị hàng hóa ghi trên hóa đơn (Chưa bao gồm GTGT)

Nợ 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có 111, 112, 331, 141, 331…(Tổng giá thanh toán)

- Hàng về nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn, doanh nghiệp đốichiếu hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giátạm tính để ghi:

Nợ 152 – Nếu hàng nhập kho ( Theo giá tạm tính)

Nợ 621 – Nếu xất dùng thẳng không qua kho ( Theo giá tạm tính)

Có 331 ( Theo giá tạm tính)

Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế:

+ Căn cứ vào hoá đơn phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331+ So sánh giá vốn thực tế theo hoá đơn với giá tạm tính đã ghi để điều chỉnhtheo giá thực tế, ghi:

Nếu giá thực tế > giá tạm tính

Nợ TK 152, TK 621

Có TK 331 Nếu giá thực tế < giá tạm tính (ghi âm bút toán)

(Phần chênh lệch)

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng theo phương pháp kê

khai thường xuyên

331 3381 xuất tiếp hàng Nhập kho Hàng hóa thừa Hàng hóa thiếu chưa xác định được chưa xác định được 331

133 nguyên nhân nguyên nhân người bán không Thuế

GTGT đủ hàng xuất

 Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:

- Chi tiền để ký quỹ ngân hàng:

Nợ TK 144- cầm cố, kí quỹ, kí cược ngắn hạn (TGHT)

Có TK 1122, 1112 (TGHT)

Đồng thời ghi đơn bút toán Có TK 007- Ngoại tệ các loại

- Khi hàng về đến cảng ga cửa khẩu:

Nợ TK 151 - Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu (giá CIF) (TGTT)

Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (TGTT)

- Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu:

Đồng thời ghi đơn có TK 007

- Chi phí mua hàng như chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảoquản hàng trong quá trình vận chuyển,… ghi:

Nợ TK 152,156,153,621… - Giá chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có TK 111, 1121

Có TK 331 (chi tiết cho từng đối tượng)

Sơ đồ 1.3 :Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu trực tiếp theo

phương pháp kê khai thường xuyên

111,112,331 144 331 151 632,621…

Ký quỹL/C để Hàng về nhưng Hàng xuât dùng

mua hàng chưa làm thủ tục tiêu thụ trực tiếp

- Chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác để ký quỹ:

Nợ TK 331 (chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác) (TGTT)

Có TK 111, 112 (TGTT)

- Khi nhận hàng uỷ thác nhập khẩu do đơn vị nhận uỷ thác giao trả, phản ánhgiá trị hàng nhập khẩu uỷ thác, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu hoặcthuế tiêu thụ đặc biệt nếu có, căn cứ vào hóa đơn xuất trả hàng của bên nhận uỷ thácnhập khẩu và các chứng từ liên quan

 Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế (Thuế nhậpkhẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt) vào NSNN, ghi:

Nợ các TK 152,153… - Giá trị hàng nhập khẩu không bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - Chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu

 Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục kế khai thuế nhưng đơn vịgiao uỷ thác tự nộp thuế (đặc biệt là thuế GTGT) vào NSNN thì khi ghi nhận giá trịhàng mua kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do đơn vịnhận uỷ thác lập, ghi:

Nợ TK 152, 153… - Tổng giá vật tư bao gồm thuế GTGT

Có TK 331 - chi tiết đơn vị nhận uỷ thác

- Khi đơn vị đã nộp các khoản thuế vào NSNN ở khâu nhập khẩu và đơn vịnhận uỷ thác lập hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh thuế GTGT được khấu trừ đầuvào của hàng nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - Phải trả cho đơn vị nhận ủy thác

- Số tiền phải trả đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu các khoản chi hộ cho hoạtđộng nhận uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 331 - Phải trả cho đơn vị nhận ủy thác

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo

phương pháp kê khai thường xuyên

Thanh toán nợ Thuế NK, Thuế NK

cho bên nhận UT đã nộp phải nộp

33312 133 152,…

Thuế GTGT Thuế GTGT đã nộp phải nộp

- Biên bản bù trừ công nợ: Các văn bản thoả thuận giữa hai bên về thanh toán

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư trả tiền ngay(bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng)

- Những vật tư đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơnthì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận đượchoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rànhmạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, ngườicung cấp ngoài hoá đơn mua hàng

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan đến thanh toáncông nợ phải trả như TK 111, 112, 131,

1.3.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán công nợ phải trả

Khái quát phương pháp hạch toán công nợ phải trả bằng sơ đồ hạch toán sau:

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán công nợ phải trả

Chiết khấu thanh toán được hưởng

1.4 Tổ chức sổ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toánghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theođối tượng

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và các điều kiện kế toán sẽhình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau Chế độ kế toán theo

QĐ15/2006 đã quy định doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kếtoán sau:

Các loại sổ kế toán được áp dụng trong phần hành kế toán mua hàng và công

nợ phải trả theo hình thức Nhật ký chung sử dụng phần hành kế toán máy gồm:

- Sổ chi tiết TK 152, 153, 156, 621, 6232, 6272, TK 331 - Thanh toán chongười bán (chi tiết cho từng nhà cung cấp)

- Bảng tổng hợp chi tiết TK tương ứng

sổ, thẻ chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, năm kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển, khóa sổ kế toán,lên báo cáo tài chính và đối chiếu số liệu giữa Sổ kế toán với báo cáo tài chính Việckết chuyển lên báo cáo tài chính được thực hiện một cách tự động, đảm bảo tínhtrung thực của các thông tin đã được nhập trong kỳ, đảm bảo sự chính xác cao củacác số liệu

- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghibằng tay.

Sơ đồ 1.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ phải trả

Phân hệ kế toán công nợ phải trả trên phần mềm kế toán

cổ phân lên 90 tỷ đồng.

Mong muốn của công ty CPTV & XDCT Miền Trung là xây dựng thànhcông ty kinh doanh đa ngành nghề, bắt tay liên doanh với các doanh nghiệp trongnước và nước ngoài để phát triển trên con đường hội nhập, phấn đấu trở thành công

ty tầm cỡ của khu vực Miền Trung

Tên giao dịch: MienTrung Consultant And Construction Joint StockCompany

Mã số thuế : 2900484195 do cục thuế Nghệ An cấp

Mã số thuế XNK : 2900484195 do cục thuế Hải quan Nghệ An cấp

2.2 Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh

2.2.1.1 Nhiệm vụ của công ty

- Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của doanh nghiệp, tự tạothêm nguồn vốn để đảm bảo cho việc thực hiện mở rộng và tăng trưởng hoạt độngkinh doanh của công ty

- Tuân thủ các chính sách, chế độ của nhà nước có liên quan đến kinh doanhcủa công ty Thực hiện nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định củapháp luật như thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước vàcác nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật…

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộluật lao động

2.2.1.2 Ngành nghề kinh doanh

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, điệnnăng (đường dây và trạm biến áp)

- Sản xuất, mua, bán vật liệu xây dựng

- Mua, bán hàng nông, lâm, thuỷ, hải sản;

- Tư vấn khảo sát, thiết kế, lập hồ sơ khả thi, dự toán công trình dân dụng,công nghiệp;

- Mua, bán, bảo dưỡng xe có động cơ, mô tô, xe máy, phụ tùng xe có động cơ

- Khai thác, chế biến, mua bán khoáng sản

- Kinh doanh bất động sản

2.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ

Mỗi loại doanh nghiệp có một loại sản phẩm thì sẽ có quy trình công nghệcủa riêng loại sản phẩm đó Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng công trình MiềnTrung là đơn vị sản xuất các sản phẩm xây dựng, các dịch vụ sửa chữa, trùng tu cácloại máy móc thiết bị Hơn nữa, các công trình mà Công ty xây dựng thường có quy

mô lớn, rộng khắp lại mang tính trọng điểm, liên hoàn nên quy trình công nghệ sảnxuất của Công ty là quy trình đấu thầu, thi công, bàn giao các công trình xây dựng,

máy móc sửa chữa một cách liên hoàn.Quy trình công nghệ sản xuất của công tyCPTV & XDCT Miền Trung được khái quát như sau:

 Giai đoạn đấu thầu công trình:

Đấu thầu là một quá trình chủ đầu tư lựa chọn được một nhà thầu đáp ứng cácyêu cầu của mình theo quy định của luật pháp Trong nền kinh tế thị trường, ngườimua tổ chức đấu thầu để người bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau Mục tiêu củangười mua là có được hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của mình về kỹthuật, chất lượng và chi phí thấp nhất Mục đích của nhà thầu là giành được quyềncung cấp hàng hóa dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí đầu vào và đảm bảomức lợi nhuận cao nhất có thể

Khi chủ đầu tư thông báo đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chunghoặc gửi thư mời thầu tới công ty, chủ đầu tư có trách nhiệm cung cấp cho các nhàthầu tham dự hồ sơ mời dự thầu bao gồm các thông tin sơ bộ về gói thầu và các nộidung chính của hồ sơ mời dự thầu Nhà thầu tham dự sơ tuyển phải nộp hồ sơ dựthầu kèm theo bảo lãnh dự thầu nhằm bảo đảm nhà thầu đã qua giai đoạn sơ tuyểnphải tham dự đấu thầu Mức bảo lãnh dự thầu do chủ đầu tư quyết định nhưngkhông vượt quá 1% giá gói thầu Sau đó công ty lại phải tiếp tục nộp hồ sơ đấu thầukèm theo bảo lãnh đấu thầu là 3% giá gói thầu nhằm đảm bảo nhà thầu đàm phán kýkết hợp đồng sau khi được tuyên bố trúng thầu Các thủ tục công ty cần thực hiệntrong giai doạn này:

+ Lập biện pháp thi công và tiến độ thi công

+ Lập dự toán và xác định giá bỏ thầu

+ Giấy bảo lãnh dự thầu của Ngân hàng

+ Cam kết cung ứng tín dụng

 Giai đoạn đấu thầu công trình:

Nếu trúng thầu sẽ tiến hành đàm phán với bên mời thầu, ký kết hợp đồng baothầu công trình theo quy định của pháp luật

 Giai đoạn chuẩn bị thi công công trình:

Công việc chủ yếu trong giai đoạn này gồm:

+ Lập ra ban giám đốc dự án, căn cứ vào nhu cầu của quản lý dự án củacông trình đẻ lập ra một cơ cấu, phối hợp với cán bộ quản lý.

+ Lập ra thiết kế tổ chức thi công trong đó chủ yếu bao gồm phương phápthi công, kế hoạch, tiến độ thi công và sơ đồ mặt bằng thi công để hướng dẫn choviệc thi công và chuẩn bị thi công

+ Tiến hành chuẩn bị hiện trường thi công để hiện trường có đủ điều kiệnthi công, có lợi cho việc tiến hành thi công

+ Lập báo cáo xin khởi công, thi công công trình theo biện pháp tiến độ màđã lập

 Giai đoạn thi công công trình:

+ Tiến hành tổ chức thi công công trình dựa vào sự sắp xếp của thiết kế tổchức thi công Cố gắng giám sát tốt quá trình thi công, đảm bảo cho việc thực hiệnmục tiêu chất lượng, mục tiêu tiến độ, mục tiêu giá thành, mục tiêu an toàn và mụctiêu tiêt kiệm

+ Quản lý tốt hiện trường thi công, thực hiện thi công văn minh

+ Thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng bao thầu thi công công trình

 Giai đoạn nghiệm thu công trình:

Đây có thể được coi là giai đoạn kết thúc, lúc này công trình đã được hoànthành và sẽ được tiến hành vận hành thử,sẽ có các thủ tục sau:

+ Tiếp nhận nghiệm thu chính thức trên cơ sở có kiểm tra

+ Chỉnh lý, giao trả các tài liệu công trình, tiến hành kết toán tài chính,tổng kết công việc, lập báo cáo tổng kết công trình

+ Làm thủ tục bàn giao công trình Chủ đầu tư phê duyệt và thanh toán tới95% giá trị công trình cho Công ty, giữ lại 5% giá trị bảo hành công trình (hoặcthông qua Ngân hàng bảo lãnh cho Công ty)

+ Giải thể ban giám đốc dự án

 Giai đoạn thanh lý hợp đồng:

Khi thời gian bảo hành công trình đã hết, công trình đảm bảo được giá trịđã thỏa thuận giữa hai bên thì lúc này Công ty nhận 5% giá trị công trình còn lại và

hai bên sẽ ký vào văn bản thanh lý hợp đồng đã ký theo quy định của pháp luật,chấm dứt quan hệ kinh tế giữa chủ đầu tư và Công ty tại thời điểm văn bản thanh lý

có hiệu lực

Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty

Giai đoạn thi công công trình

Thi công công trình

Quản lý tốt hiện trường

Giai đoạn trúng thầu công trìnhThương thảo với chủ đầu tư

Ký kết hợp đồng

Giai đoạn chuẩn bị thi công Lập ra ban giám đốc dự ánThiết kế tổ chức thi công công trình

Lập báo cáo xin khởicông

Giai đoạn nghiệm thu công

Giải thể ban giám đốc

Giai đoạn thanh lý hợp đồngSau giai đoạn bảo hànhNhận đủ giá trị công trình

Giai đoạn đấu thầu công trình

Hồ sơ dự thầu

Dự đấu thầu

2.2.3 Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của công ty CPTV & XDCT Miền Trung

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty CPTV & XDCT Miền Trung

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ tác nghiệp

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh

công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộcthẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

- Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị

và quản lý điều hành công ty Thông thường, trong ban, dù ít người cũng phải có ítnhất một thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán, kiểm toán