Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực thanh nghệ tĩnh

Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực thanh nghệ tĩnh

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập và được tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty cổ

phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh, em đã lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác

kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh”.

Cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô, các chú, các anh chị trong Công ty, đặc biệt là phòng Tài chính kế toán đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại Công ty

Đồng thời, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Th.S

Hồ Mỹ Hạnh và tập thể giáo viên Khoa Kinh tế - Trường Đại Học Vinh đã luôn

động viên và đóng góp nhiều ý kiến để giúp em hoàn thành bài khóa luận này

Cuối cùng cho em được gửi lòng biết ơn, lòng kính trọng nhất tới bố mẹ, bạn bè, người thân, những người đã luôn sát cánh, động viên giúp đỡ em để em

có được như ngày hôm nay

Do thời gian và sự hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót Rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô, các chú và các bạn để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Vinh, tháng 5 năm 2010

Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

Đơn vị tính ĐVT

Telex transfer remittance TTR

MỤC LỤC

Lời nói đầu

1 Tính cần thiết của đề tài 1

2 Đối tượng, phạm vi đề tài 2

3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Bố cục khóa luận 3

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong các doanh nghiệp thương mại 4

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm về hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 4

1.1.2 Yêu cầu quản lý Hàng mua và công nợ phải trả trong Doanh nghiệp thương

mại 5

1.1.3 Vai trò của kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong việc cung cấp thông tin cho quản lý 6

1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả 7

1.2.1 Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua 7

1.2.1.1 Phạm vi của chỉ tiêu hàng mua 7

1.2.1.2 Thời điểm ghi nhận hàng mua 8

1.2.2 Các phương thức mua hàng 9

1.2.1 Mua hàng trong nước 9

1.2.2 Mua hàng nhập khẩu 10

1.2.3 Phương pháp xác định giá trị hàng mua 10

1.2.4 Các phương thức thanh toán tiền hàng 13

1.2.4.1 Đối với mua hàng trong nước 13

1.2.4.2 Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu 13

1.2.5 Các hình thức thanh toán tiền hàng 14

1.2.6 Một số nguyên tắc khi hạch toán công nợ 14

1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 14

1.3.1 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa 14

1.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước 15

1.3.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng 15

1.3.1.2 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước 17

1.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu 20

1.3.2.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu theo phương pháp kê khai thường xuyên 20 1.3.3.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu theo phương pháp kiểm kê

định kỳ 24

1.3.3 Kế toán công nợ phải trả 24

1.4 Tổ chức sổ kế toán mua hàng và công nợ phải trả 26

Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 28

2.1 Tổng quát chung về công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 28

2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh 28

2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của công ty 28

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 29

2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 30

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 31

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 31

2.1.2.2 Hình thức và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 33

2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 34

2.2.1 Đặc điểm mua hàng tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 34

2.2.1.1 Quá trình mua hàng 34

2.2.1.2 Đặc điểm hàng hóa 35

2.2.1.3 Các phương thức mua hàng 36

2.2.1.4.Các phương thức thanh toán trong quá trình mua hàng 36

2.2.1.5 Phương thức đánh giá hàng hóa nhập kho trong kỳ 38

2.2.2 Quy trình, chứng từ ban đầu về mua hàng hóa tại công ty 39

2.2.2.1 Quy trình mua hàng 39

2.2.2.3 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ 42

2.2.3 Kế toán chi tiết 62

2.2.4 Chi phí thu mua hàng hóa 67

2.2.5 Kế toán tổng hợp hàng hóa 69

2.2.6 Công nợ phải trả 73

2.2.6.1 Tổ chức chứng từ ban đầu 73

2.2.6.2 Tài khoản sử dụng 77

2.2.6.3 Kế toán chi tiết 77

2.2.6.4 Kế toán tổng hợp 80

Chương 3: : Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 83

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 83

1.1 Sự cần thiết 83

1.2 Nội dung và yêu cầu của việc hoàn thiện 84

2 Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 86

2.1 Đánh giá chung tình hình kế toán tại Công ty 86

2.1.1 Những điểm đạt được 86

2.1.2 Những tồn tại 88

2.2 Đánh giá công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 89

2.2.1 Ưu điểm 89

2.2.2 Tồn tại 90

3 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả nói riêng tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh 92

3.1 Công tác kế toán chung 93

3.2 Công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả 93

Kết luận 103

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cần thiết của đề tài

Từ khi đất nước chuyển mình sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ

mô của nhà nước và chúng ta không thể phủ nhận một nền kinh tế vận động theo

cơ chế thị trường mà lại không có cạnh tranh "cơ chế thị trường được ví như cơ thể sống trong đó cung - cầu là cốt vật chất, giá cả là diện mạo, cạnh tranh là linh hồn của cơ thể sống" Với điều kiện kinh tế như vậy, mục tiêu đặt ra cho tất cả các nhà doanh nghiệp là hoạt động sản xuất kinh doanh phải đảm bảo nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? và sản xuất như thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi doanh nghiệp phải trả lời được trước khi tiến hành sản xuất

Đối với các doanh nghiệp thương mại cũng vậy Đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả lời được các câu hỏi: mua cái gì? mua của ai? bán cái gì? bán cho ai? Trong đó lưu chuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp thương mại bao gồm các quá trình: bán hàng- dự trữ- mua hàng, nhập hàng Đối với doanh nghiệp phải chú trọng hơn tới quá trình này

Trong thời kỳ bao cấp, lưu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh nghiệp thương mại thực chất chỉ là những" Tổng kho cấp phát" của Nhà nước, hoàn toàn thụ động với sản xuất và tiêu dùng Trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp thương mại được khuyến khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong nước Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình Các quá trình mua, nhập hàng dự trữ, bán hàng như thế nào là do doanh nghiệp quyết định Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá trình lưu thông hàng hoá là một vấn đề hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp Mua và nhập hàng hóa là khâu đầu tiên, là bước khởi đầu cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo

tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Quá trình mua hàng được đánh giá là tốt khi quá trình đó đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu: thu mua- dự trữ- tiêu thụ.

Trong quá trình mua, nhập hàng hoá thì giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp sẽ hình thành nên mối quan hệ tài chính là một vấn đề quan trọng Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năng thanh toán cho người bán Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán mua hàng với phân tích tình hình công nợ và thanh toán với người bán của doanh nghiệp để hoạt động thu mua hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh, từ định hướng trên cùng với việc đi sâu vào việc tìm hiểu công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả của Công ty, và được sự giúp đỡ tận tình của giáo

viên hướng dẫn: Th.s Hồ Mỹ Hạnh em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán mua

hàng và công nợ phải trả tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh”

cho khóa luận tốt nghiệp của mình với hy vọng sử dụng được những kiến thức đã học được ở trường kết hợp với tình hình hoạt động mua hàng và công nợ thực tế tại Công ty để có thể học hỏi nghiên cứu và qua đó giúp hoàn thiện hơn công tác mua hàng tại Công ty

2 Đối tượng, phạm vi đề tài

a Đối tượng

Phân tích tình hình thực tế công tác mua hàng, công nợ phải trả và tình hình thanh toán công nợ của Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh nhằm tìm ra những điểm yếu, điểm mạnh, những vấn đề cần khắc phục, điểm cần phát huy thông qua số lượng thực tế do Công ty cung cấp

b Phạm vi

Khóa luận giới hạn trong phạm vi là phân tích tình hình cung ứng và công

nợ, thanh toán với người bán trên cơ sở đó xây dựng một số giải pháp hoàn thiện

công tác quản lý quá trình mua hàng và công nợ phải trả được tốt hơn tại Công ty

cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh

3 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp thống kê, thu thập số liệu

+ Phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp số liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán mua hàng và công

nợ phải trả trong các doanh nghiệp thương mại

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm về hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại

"Thương mại" theo luật thương mại Việt Nam là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư mà doanh nghiệp mua vào để bán ra, phục vụ nhu cầu sản xuất

và tiêu dùng của xã hội

Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:

- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại

- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: mỗi loại hàng hoá đều có đặc tính

lý, hoá, sinh học riêng Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật

- Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất

Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM Nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng

là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp( 80%- 90%) Vốn lưu động

của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là: dự trữ, sản xuất và lưu thông Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động.

1.1.2 Yêu cầu quản lý Hàng mua và công nợ phải trả trong Doanh nghiệp thương mại

a Quản lý hàng mua:

Quản lý hàng mua đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại Nếu quản lý hàng mua tốt thì có thể tránh được những rủi ro ảnh hưởng đến việc bảo quản và tiêu thụ hàng hóa cũng như thu nhập của doanh nghiệp Để quản lý tốt quá trình mua hàng thì Doanh nghiệp cần đảm bảo quản

lý tốt về các mặt số lượng, chất lượng và giá trị

- Quản lý về mặt số lượng: đó là việc phản ánh chính xác và thường xuyên tình hình nhập hàng hóa để qua đó thấy được việc thực hiện kế hoạch mua hàng

đã đúng với yêu cầu đề ra hay chưa và cùng với việc quản lý hàng hóa tiêu thụ sẽ phát hiện ra những hàng hóa tồn đọng lâu ngày chưa tiêu thụ, chậm hoặc không tiêu thụ được để có biện pháp giải quyết tránh tình trạng ứ đọng vốn

- Quản lý về mặt chất lượng: để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay thì hàng hóa lúc nào cũng phải đáp ứng được chất lượng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng Đó là một yêu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thương mại, do đó khi mua hàng thì các doanh nghiệp phải lựa chọn nguồn hàng có tiêu chuẩn cao và phải kiểm nghiệm chất lượng khi mua hàng về nhập kho

- Quản lý về mặt giá trị: Đơn vị phải luôn luôn theo dõi giá trị của hàng hóa mua về nhập kho và theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết được hàng hóa có giá trị tăng giảm như thế nào để phản ánh đúng thực tế giá trị hàng hóa tồn kho

b Quản lý công nợ phải trả

Công nợ phải trả luôn thường xuyên xuất hiện trong quan hệ mua bán vật

tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với người bán do đó việc quản lý công

nợ là rất quan trọng Nếu quản lý tốt được công nợ doanh nghiệp sẽ có được những biện pháp để nhanh chóng thanh toán tiền hàng.

- Quản lý theo từng đối tượng: tức là phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả theo từng đối tượng đồng thời phải thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải trả, số đã trả và số còn phải trả đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên, có số dư phải trả lớn

- Quản lý theo thời gian: tức là phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian thanh toán để có biện pháp thanh toán cho khách hàng đúng hẹn, tránh xảy ra trường hợp nợ đã quá hạn nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán gây ra

uy tín không tốt đối với các nhà cung cấp

- Quản lý theo giá trị: đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ thì cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế Đối với các khoản nợ là vàng, bạc, đá quý thì ngoài việc theo dõi chi tiết về chỉ tiêu giá trị thì còn phải theo dõi cả về hiện vật

1.1.3 Vai trò của kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong việc cung cấp thông tin cho quản lý

Kế toán hàng hoá mua hàng là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh thì hoạt động mua hàng rất quan trọng đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại Đó cũng là nhiệm vụ cơ bản nhất của một doanh nghiệp Như chúng ta đã biết, mục đích của một doanh nghiệp là thu được nhiều lợi nhuận Nhưng để thu được nhiều lợi nhuận thì doanh nghiệp phải bán được nhiều hàng hoá Để bán được nhiều hàng hoá thì nhất thiết doanh nghiệp phải tiến hành việc tạo nguồn, mua hàng Và nếu kế toán mua hàng làm

việc có hiệu quả cung cấp thông tin cho các cấp quản lý một cách chính xác và kịp thời thì họ sẽ có được những chiến lược kinh doanh hợp lý và sẽ chủ động được hoạt động kinh doanh của mình.

Còn công nợ mua hàng lại phản ánh mối quan hệ giữa các doanh nghiệp( người mua) và những người cung cấp Trong quá trình thu mua hàng hóa phần lớn các doanh nghiệp đều thực hiện quá trình mua bán nợ Và nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải thanh toán các khoản nợ này đúng hẹn, đảm bảo được mối làm ăn lâu dài Và để có thể có nguồn để thanh toán thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức hoạt động kinh doanh tốt Do đó nếu có thể biết được các khoản nợ đến hạn, giá trị của các khoản nợ cần phải thanh toán, các cấp quản lý sẽ có được những phương án trả nợ hợp lý Chính vì vậy việc cung cấp thông tin của kế toán mua hàng và công nợ phải trả đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cấp quản lý và là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý công nợ

1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả

1.2.1 Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua

1.2.1.1 Phạm vi của chỉ tiêu hàng mua

Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Hàng hoá là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho người bán và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ

- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền sở hữu về tiền tệ và được quyền sở hữu về hàng hoá

- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia công, chế biến sau đó bán ra

- Ngoài ra, các trường hợp ngoại lệ sau cũng được coi là hàng mua:

+ Hàng mua về vừa để bán, vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp

mà chưa phân biệt rõ giữa các mục đích thì vẫn coi là hàng mua

+ Hàng hóa hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua chịu.

- Những trường hợp sau đây không được coi là hàng mua: Hàng nhận biếu tặng, hàng mẫu nhận được, hàng nhận bán hộ bảo quản hộ, hàng mua về dùng trong nội bộ hoặc dùng cho xây dựng cơ bản…

- Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá được coi là hàng nhập khẩu khi thỏa mãn một trong số những trường hợp sau:

+ Hàng mua của nước ngoài gồm máy móc, thiết bị, hàng tiêu dùng, …, dịch vụ khác căn cứ cào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp nước

ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nước ngoài

+ Hàng nước ngoài đưa vào hội chợ triển lãm ở nước ta sau đó bán lại cho các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ

+ Hàng hoá nước ngoài viện trợ cho nước ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị định thư giữa chính phủ nước ta với chính phủ các nước, thực hiện thông qua các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

- Những hàng hóa sau đây không được xác định là hàng nhập khẩu: hàng tạm xuất nay nhập về, hàng viện trợ nhân đạo, hàng đưa qua nước thứ ba

1.2.1.2 Thời điểm ghi nhận hàng mua

Thời điểm chung để xác đinh và ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành: là thời điểm doanh nghiệp nhận được quyền sỡ hữu về hàng hóa và mất quyền sỡ hữu về tiền tệ( đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán)

Thời điểm cụ thể: Tùy thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua có khác nhau Cụ thể:

- Đối với mua hàng trong nước:

+ Nếu mua hàng theo phương thức mua trực tiếp: thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán

+ Nếu mua hàng theo phương thức chuyển hàng: thời điểm xác định hàng mua là khi doanh nghiệp đã nhận được hàng( do bên bán chuyển đến), đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán

- Đối với mua hàng nhập khẩu: thời điểm mua hàng còn phụ thuộc vào thời điểm giao hàng và chuyên chở Có hai điều kiện giao hàng nhập khẩu:

+ Giao hàng theo điều kiện FOB( Free on board): theo điều kiện này người bán chỉ cần giao hàng lên tầu tại cảng bốc hàng

+ Giao hàng theo điều kiện CIF( C- cost: tiền hàng, I- insurance: bảo hiểm, F- freight: cước phí) theo điều kiện này, người bán phải giao hàng qua lan can tầu tại cảng gửi hàng, phải mua bảo hiểm cho hàng hóa và thuê tầu( hoặc container) vận chuyển hàng hóa đến cảng dỡ hàng

Việc xác định đúng phạm vi và thời điểm xác định hàng mua có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp, nó đảm bảo cho việc ghi chép chỉ tiêu hàng mua một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, giúp cho lãnh đạo có cơ sở để chỉ đạo nghiệp vụ mua hàng đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hóa đã thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp, giám sát chặt chẽ hàng mua đang đi đường, tránh những tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển

1.2.2 Các phương thức mua hàng

Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương thức sau:

1.2.1 Mua hàng trong nước

- Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã

ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của người bán để lấy hàng Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó đã được xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá đó

về kho của mình Mọi sự mất mát, thiếu hụt, hư hỏng của hàng hoá đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp

- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng đã quy định trước để xác định địa điểm đến nhận hàng và

người bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa điểm đó và doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận hàng Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng

từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nước ngoài theo hình thức này

- Nhập khẩu uỷ thác: Là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán kí kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc là chưa có thể lưu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nước nên uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng nhập khẩu hàng hoá hộ mình Theo hình thức này đơn vị nhận uỷ thác nhập là đơn vị được hưởng hoa hồng theo tỉ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu

Như vậy, đối với phương thức nhập khẩu ủy thác, sẽ có hai bên tham gia trong hoạt động nhập khẩu gồm: bên giao ủy thác nhập khẩu( bên ủy thác) và bên nhận ủy thác nhập khẩu( bên nhận ủy thác) Đồng thời, để thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa ủy thác, phải thực hiện hai hợp đồng:

+ Hợp đồng ủy thác nhập khẩu: được ký kết giữa bên giao ủy thác nhập khẩu và bên nhận ủy thác nhập khẩu

+ Hợp đồng mua-bán ngoại thương: được thực hiện giữa bên nhận ủy thác nhập khẩu và bên nước ngoài

1.2.3 Phương pháp xác định giá trị hàng mua

Theo quy định, khi phản ánh trên các sổ sách kế toán, hàng hóa được phản ánh theo giá thực tế nhằm bảo đảm nguyên tắc giá phí

Giá thực tế của hàng hóa mua vào được xác định theo công thức sau:

+

Các khoảnthuế khônghoàn lại

+

Giảm giáhàng muaCKTM

+

Chi phí phátsinh trong quátrình mua hàngTrong đó:

- Giá mua hàng hóa là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hóa đơn Tùy thuộc vào phương thức tính thuế GTGT mà doanh nghiệp đang áp dụng, giá mua hàng hóa được quy định khác nhau Cụ thể:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: giá mua của hàng hóa là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua của hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

- Riêng đối với hoạt động nhập khẩu, do đồng tiền sử dụng trong thanh toán với nhà cung cấp( nhà xuất khẩu) là đồng ngoại tệ nên khi ghi sổ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Trị giá hàng

Giá muaghi trênhóa đơn

+

Các loại thuếtrực tiếpkhông hoàn lại

+

Chi phímua hàngphát sinh

-Các khoảnđượcgiảm trừTrong đó thuế GTGT của hàng nhập khẩu được tính theo công thức:

+

ThuếNKphải nộp

+

ThuếTTĐBphải nộp

x

ThuếsuấtGTGT

- Các khoản thuế không được hoàn lại ở đây bao gồm: thuế nhập khẩu(NK) và thuế tiêu thụ đặc biệt( TTĐB) của hàng mua Cụ thể:

+ Căn cứ vào số lượng từng mặt hàng thực tế nhập khẩu ghi trong tờ khai hải quan, trị giá tính thuế và thuế suất từng mặt hàng để xác định số thuế nhập khẩu phải nộp theo công thức sau:

Trị giá tínhthuế trên từngsản phẩm

x

Thuế suấtcủa từngmặt hàngTrong đó, trị giá tính thuế NK là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên Và tỷ giá giữa đồng Việt Nam với đồng tiền nước ngoài dùng để xác định trị giá tính thuế là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm tính thuế

+ Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu những mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì trị giá của hàng hóa nhập khẩu bao gồm cả số thuế tiêu thụ đặc biệt được tính theo công thức:

+

ThuếNKphải nộp

x

Thuế suấtthuếTTĐB

- Khoản giảm giá hàng mua: là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách…

- Khoản chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn

- Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho, lưu bãi,….Đối với hàng hóa nhập khẩu chi phí phát sinh trog quá trình mua hàng còn bao gồm: các khoản lệ phí thanh toán, lệ phí chuyển ngân, lệ phí mở L/C hay hoa hồng trả cho bên nhận

- Chi phí thu mua hàng hóa: gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hóa như: vận chuyển, bốc dỡ, công tác phí bộ phận thu mua, hao hụt trong định mức…

1.2.4 Các phương thức thanh toán tiền hàng

1.2.4.1 Đối với mua hàng trong nước

Thông thường được thực hiện theo hai phương thức:

- Thanh toán ngay: Sau khi nhận được hàng, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản hoặc có thể thanh toán bằng hàng hóa (hàng đổi hàng)…

- Thanh toán trả chậm: theo phương thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanh nghiệp chưa mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán cho người bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian

đó dài hay ngắn khác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có thể được người bán giảm cho một khoản do thanh toán sớm

1.2.4.2 Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu

Trong nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiền hàng:

- Phương thức chuyển tiền( Remittance): Là phương thức mà trong đó khách hàng( người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho người bán ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu

- Phương thức ghi sổ( Open account): Là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng sẽ ủy thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên

cơ sở hối phiếu của người bán lập ra

- Phương thức tín dụng chứng từ( Documentary credit): Là phương thức trong đó một ngân hàng( ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng( doanh nghiệp mua hàng- người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho người bán( người được hưởng lợi số tiền) hoặc chấp nhận hối

phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.

1.2.5 Các hình thức thanh toán tiền hàng

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán bằng chuyển khoản

1.2.6 Một số nguyên tắc khi hạch toán công nợ

- Chỉ ghi nhận là công nợ của doanh nghiệp khi mua hàng hóa, vật tư nhưng chưa thanh toán, không được ghi nhận là công nợ khi mua hàng hóa vật

tư trả tiền ngay( bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng)

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả cần phải phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

- Những vật tư, hàng hóa dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh

về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết công nợ phải trả kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp hóa đơn mua hàng

1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng

1.3.1 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa

Kế toán chi tiết hàng hóa là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng loại hàng hóa trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm hàng hóa

Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại hàng hóa, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng loại hàng hóa theo từng kho, từng quầy…

Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa như sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối

chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa kịp thời, chính xác

Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng,

làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian

Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế

toán máy và trong các doanh nghiệp có ít loại hàng hóa

1.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước

Bảng tổng

Sổ kế toán tổng hợp

Các hóa đơn, chứng từ được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước bao gồm:

- Hóa đơn GTGT( do bên bán lập): Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh nghiệp sẽ được người bán cung cấp hóa đơn GTGT( liên 2)

Trên hóa đơn ghi rõ:

+ Giá hàng hóa, dịch vụ ( chưa thuế)

+ Các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá hàng hóa, dịch vụ

+ Thuế suất thuế GTGT và số thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán

- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho(do bên bán lập): trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho( liên 2)

- Hóa đơn đặc thù: là hóa đơn sử dụng cho một số hàng hóa, dịch vụ đặc biệt theo quy định của Nhà Nước(như: vé cước vận tải, hóa đơn tiền điện, tiền nước)

- Phiếu nhập kho: phản ánh số lượng và trị giá hàng hóa thực tế nhập kho

- Biên bản kiểm nhận hàng hóa: được lập và sử dụng trong trường hợp phát sinh hàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng hay một số trường hợp khác xét thấy cần thiết phải lập Biên bản kiểm nhận hàng hóa thu mua

- Phiếu chi, Giấy báo nợ, Phiếu thanh toán tạm ứng: phản ánh việc thanh toán tiền mua hàng

Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy đinh và đầy đủ các yếu tố nhằm bảo đảm tính pháp lý khi ghi sổ kế toán Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ

1.3.1.2 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước

a Theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục, có

hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa theo từng loại vào các tài khoản phản ánh hàng tồn kho tưng ứng trên sổ kế toán

Hạch toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng hóa thu mua một cách kịp thời, cập nhật

Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định lượng hàng hóa thu mua, nhập, xuất và tồn kho theo từng loại Tuy nhiên, với những doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa có giá trị đơn vị thấp, thường xuyên xuất bán với quy mô nhỏ mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.

* Tài khoản kế toán sử dụng:

Để hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK156 “ Hàng hóa”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động theo giá thực tế của các loại hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng…

Tài khoản 156 có hai tài khoản cấp 2:

+ TK1561 “Giá mua hàng hóa”: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hóa.+ TK1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”: Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh

- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng chưa nhập kho

Hàng hóa được coi là hàng mua đi trên đường được hạch toán vào tài khoản 151 bao gồm:

+ Hàng hóa đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyển

+ Hàng hóa mua ngoài về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận

để nhập kho

Hàng ngày khi nhận được hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa về nhập kho kế toán sẽ chưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng – Hàng mua đang đi đường Trong tháng nếu hàng

về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho để ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản có liên quan Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì lúc này kế toán mới căn cứ theo hóa đơn để ghi vào TK 151 Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi đường theo từng chủng loại hàng hóa

- TK133 “ thuế GTGT được khấu trừ”( chi tiết TK 1331-thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ): Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế

GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ, đã hoàn lại và còn được khấu trừ, còn được hoàn lại của hàng mua.

TK 133 chỉ áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, không áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp và các cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT

Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được kê khai khấu trừ khi xác định thuế GTGT phải nộp của tháng đó

Ngoài các TK trên, trong quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước kế toán còn sử dụng một số TK khác như: TK111, TK1112, TK141

* Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.1 :Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng theo phương

pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong

+

Trị giá vốn thực

tế của hàng hóa tăng thêm trong kỳ

-Trị giá vốn thực

tế của hàng hóa còn lưu cuối kỳNhư vậy, theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi nhập hàng bắt buộc phải ghi chi tiết, kịp thời, còn khi xuất ra để bán, sử dụng thì không cần ghi theo thời điểm xuất nhưng đến cuối tháng bắt buộc phải kiểm kê thực tế hàng tồn kho để tính giá trị hàng xuất

* Tài khoản kế toán sử dụng

+ TK 611 "Mua hàng" (tiểu khoản 6112 - Mua hàng hoá):

Tài khoản này để phản ánh trị giá hàng hoá mua vào và tăng thêm trong kỳ.+ TK 156 "Hàng hoá", TK 151 "Hàng mua đang đi đường"

Ngoài các TK trên, trong quá trình hạch toán mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như

111, 112, 113(1131), 331, 138, 338

* Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng theo phương pháp

1.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu

1.3.2.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu theo phương pháp kê khai thường xuyên

a Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

* Chứng từ kế toán sử dụng

Để phục vụ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Bộ chứng từ thanh toán, gồm:

+ Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá (Contract)

+ Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

+ Vận tải đơn (Bill of lading - B/L) hoặc (Bill of air - B/A)

+ Đơn bảo hiểm (Insurance policy)

+ Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)

+ Bảng kê đóng gói bao bì (Packing List)

+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Original)

+ Giấy chứng nhận kiểm dịch đối với hàng nông sản, thực phẩm

Hoặc các tài liệu khác kèm theo như: Biên bản quyết toán với tàu, Biên bản hư hỏng, tổn thất,……

- Ngoài bộ chứng từ thanh toán, còn có các chứng từ khác như:

+ Thông báo thuế của Hải quan

+ Biên lai thu thuế, tờ khai hải quan

+ Phiếu nhập kho………

* Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất - nhập khẩu, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- Các tài khoản 156, 151, 133(1331) để phản ánh trị giá hàng nhập khẩu Các tài khoản này có nội dung phản ánh giống ở các doanh nghiệp thương mại nội địa đã trình bày ở phần trước

- Ngoài ra, để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, kế toán còn sử dụng các tài khoản: 333(3333), 144, 007, 413 với nội dung phản ánh

cụ thể của các tài khoản này như sau:

+ Tài khoản 3333 "Thuế xuất, nhập khẩu": Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình xác định và nộp thuế xuất, nhập khẩu

+ Tài khoản 144"Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn": Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình và sự biến động của các loại tài sản đem thế chấp,

ký cược, ký quỹ ngắn hạn Trong kế toán hoạt động nhập khẩu, tài khoản 144 được sử dụng để phản ánh số tiền đem ký quỹ khi mở L/C

* Phương pháp hạch toán:

Sơ đồ 1.3 :Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu trực tiếp

theo phương pháp kê khai thường xuyên

111,112,331 144 331 151 157,632

Ký quỹL/C để Hàng về nhưng Hàng gửi bán

mua hàng chưa làm thủ tục tiêu thụ trực tiếp

b Nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại bên giao ủy thác nhập khẩu

* Chứng từ kế toán sử dụng:

Theo chế độ hiện hành, bên uỷ thác nhập khẩu giao quyền nhập khẩu hàng hoá cho bên nhận uỷ thác trên cơ sở hợp đồng uỷ thác nhập khẩu hàng hoá Bên nhận uỷ thác nhập khẩu thực hiện dịch vụ nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá, chịu trách nhiệm kê khai và nộp các loại thuế của hàng nhập khẩu và lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu như: Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá ký với nước ngoài, Hoá đơn thương mại (Invoice)

do người bán (nước ngoài) xuất, Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu và Biên lai thuế GTGT hàng nhập khẩu Khi xuất trả hàng nhập khẩu cho chủ hàng, bên nhận

uỷ thác nhập khẩu phải lập Hoá đơn GTGT (ngoài hoá đơn GTGT đối với hoa

hồng uỷ thác) trong đó ghi rõ tổng giá thanh toán phải thu ở bên uỷ thác, bao gồm giá mua (theo Hoá đơn thương mại), số thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu (theo thông báo thuế của cơ quan Hải quan) Hoá đơn này làm cơ sở tính thuế đầu vào của bên giao uỷ thác.

Trường hợp bên nhận uỷ thác chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập uỷ thác, bên nhận uỷ thác nhập khẩu phải lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường Sau khi đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, bên nhận uỷ thác mới lập Hoá đơn GTGT giao cho bên uỷ thác

* Tài khoản kế toán sử dụng:

Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, kế toán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu sử dụng các tài khoản cơ bản sau:

+ Tài khoản 331 (chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác) để theo dõi tình hình thanh toán với đơn vị nhận uỷ thác

+ Các tài khoản 151, 156, 133(1331) để theo dõi trị giá thực tế và khoản thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu uỷ thác

+ Đồng thời, để hạch toán ngoại tệ, bên giao uỷ thác cũng sử dụng các tài khoản: 1112, 1122, 007, 515, 635, 413 tương tự các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp

Sơ đồ 1.4 :Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác

theo phương pháp kê khai thường xuyên

Thanh toán nợ Thuế NK, Thuế NK

cho bên nhận UT đã nộp phải nộp

1.3.3 Kế toán công nợ phải trả

* Chứng từ sử dụng:

Để hạch toán công nợ phải trả kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu chi

- Giấy báo nợ của ngân hàng

- Biên bản bù trừ công nợ

* Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi công nợ và tình hình thanh toán với các nhà cung cấp kế toán

sử dụng một số tài khoản sau:

-TK 331: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Chiết khấu thanh toán được hưởng

1.4 Tổ chức sổ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.

Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng.

Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và các điều kiện kế toán

sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau Chế độ kế toán theo QĐ15/2006 đã quy định doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

* Đối với hình thức Chứng từ ghi sổ:

Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

+ Kế toán chi tiết: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phiếu nhập kho, phiếu chi đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán vào sổ kế toán chi tiết hàng hóa, sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán, từ sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp hàng hóa, từ sổ kế toán chi tiết thanh toán vào Bảng tổng hợp thanh toán với người bán

+ Kế toán tổng hợp: Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành phân loại các chứng từ gốc cùng loại và từ các chứng từ gốc cùng loại kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ, trường hợp số lượng chứng từ ít, không phân

loại được thì kế toán vào trực tiếp từ các chứng từ gốc Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số hiệu và từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái tài khoản TK156, TK 331, TK111, TK112

Sơ đồ 1.6: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả theo hình thức chứng từ

ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại

công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh

HĐ, PNK, PC, GBN

Sổ quỹ

TK 111,112

Bảng kê mua hàng hóa

2.1 Tổng quát chung về công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh

2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh là đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty Lương thực Miền Bắc Công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp, có quyền tự chủ về mặt tài chính, ràng buộc quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty lương thực Miền Bắc

Tên giao dịch : Thanh Nghe Tinh food Joint Stock Company

Trụ sở chính : Số 58- Lê Lợi- TP Vinh- Nghệ An

Điện thoại: 0383 840.170, Fax : 0383 845352.

Thời gian từ năm 1951 đến năm 1975 ở Nghệ An tồn tại công ty Lương thực trực thuộc Bộ Lương thực Thời gian từ năm 1976 đến năm 1986 công ty Lương thực Nghệ an và Hà Tĩnh sáp nhập thành Sở lương thực Nghệ Tĩnh

Từ năm 1987 đến năm 1991 chuyển đổi Sở lương Thực Nghệ Tĩnh thành Liên hiệp Công ty Lương thực Nghệ Tĩnh Ngày 30/08/1991UBND Tỉnh ra Quyết định số 1548/UBQB chia tách Liên Hiệp Công ty Lương thực Nghệ Tĩnh thành hai Liên Hiệp Công ty Lương thực Nghệ An và Liên hiệp Công ty Lương thực Hà Tĩnh

Thực hiện quyết định số 388/CP của chính phủ, từ Quý II năm 1992 các Liên hiệp Công ty Lương thực chuyển thành Công ty Lương thực Nghệ An Ngày 24 tháng 5 năm 1995, Thủ Tướng Chính phủ ra quyết định số 332/TTG về việc thành lập Tổng Công ty Lương thực Miền Bắc, địa bàn từ Thừa Thiên Huế trở ra và Công ty Lương thực Nghệ An là đơn vị thành viên

Thực hiện quyết định số 895/QĐ- TT ngày 14/10/2002 Thủ tướng Chính phủ, ngày 16/10/2002 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp phát triển Nông Thôn ký Quyết định số 4358QĐ/BNN-TCCB thành lập Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh trên cơ sở sáp nhập Công ty Lương thực Thanh Hóa, Công ty Lương thực Nghệ

An và Công ty Lương thực Hà Tĩnh Căn cứ quyết định số 4462/ QĐ/BNN-TCCB ngày 9 tháng 12 năm 2004 và quyết định số 1361 /QĐ/BNN-TCCB ngày 15 tháng

6 năm 2005 của Bộ Trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Công ty

Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh đã chuyển thành Công ty Cổ phần Được Sở Kế hoạch Đầu tư cấp giấy phép kinh doanh số: 2703000704 ngày 10/10/2005.

Được sự chỉ đạo sâu sát của Bộ và sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Lương thực Miền Bắc Công ty đã thực hiện hoàn thành tiến trình CPH doanh nghiệp và triển khai đi vào hoạt động (từ tháng 01/2006) Đây là điều kiện thuận lợi cho việc định hướng phát triển của công ty, nhằm thực hiện tốt và có hiệu quả những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

* Chức năng:

- Kinh doanh, dự trữ lương thực nhằm bình ổn lương thực trên địa bàn với hình thức bán buôn, bán lẻ lương thực, nông sản Hiện nay, các mặt hàng chủ yeáu của Công ty là: gạo tẻ, gạo nếp, thóc, cám, lạc nhân và lương thực khác

- Điều hành, lãnh đạo hoạt động kinh doanh tại trụ sở và các đơn vị trực thuộc công ty

- Bán buôn, bán lẻ, liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước để xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả

- Xuất khẩu trực tiếp và uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản

- Môi giới kinh doanh hàng hóa hưởng hoa hồng

* Nhiệm vụ:

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo

- Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định của Pháp luật

- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định trong bộ luật lao động để đảm bảo đời sống cho người lao động

- Là công ty con của Tổng công ty lương thực Miền Bắc nên công ty có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu kinh doanh do công ty mẹ giao

- Không ngừng cải tiến cho phù hợp với đặc điểm, khả năng kinh doanh của đơn vị, đa dạng về hàng hoá kinh doanh đáp ứng nhu cầu của khách hàng

2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty lương Thanh

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đạị hội đồng cổ đông bầu ra HĐQT quyết định phương hướng tổ chức sản xuất, kinh doanh và các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luật

- Ban kiểm soát: Là cơ quan thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Giám đốc công ty: Do HĐQT bầu ra, là người đại diện cho pháp luật công ty, trực tiếp điều hành và chỉ đạo các phòng ban Đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trước HĐQT, ban kiểm soát và cổ đông về toàn bộ kết quả hoạt động SXKD của công ty cũng như thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

- Các phó giám đốc công ty: Là người giúp việc cho Giám đốc trong việc chỉ đạo mọi hoạt động của công ty

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Giám đốc

Phòng kinh tế đối ngoại

Phòng tài chính

kế toán

Phòng

kế hoạch kinh doanh

- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ, kịp thời theo đúng phương pháp quy định Giúp giám đốc kiểm tra quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động tài chính, tiền tệ của công ty Lập báo cáo Tài chính, tiến hành các hoạt động quản lý, bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn…

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trên các lĩnh vực: Công tác tổ chức-pháp chế, lao đông-tiền lương, đào tạo, hồ sơ chế độ, công tác hành chính (văn thư, lưu trữ, lễ tân) Công tác BVQS - ANQP - PCCC– PCBL trong toàn công ty

- Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch, xây dựng phương án chiến lược kinh doanh cho toàn Công ty, lên kế hoạch nhiệm vụ phương hướng hoạt động kinh doanh cho kỳ tới

- Phòng kinh tế đối ngoại: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tìm kiếm bạn hàng nhằm mở rộng quy mô hoạt động cho Công ty

- Phòng tiếp thị đầu tư: Trực tiếp tham gia kinh doanh làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tiếp thị giới thiệu sản phẩm của Công ty Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường mới, mặt hàng mới để Công ty hoạch định phương hướng kinh doanh mở rộng ngành nghề kinh doanh

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích giúp các nhà quản lý ra các quyết định điều hành quản lý SXKD có hiệu quả

Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần lương thực Thanh

Kế toán tập hợp chi phí và tính giá

Kế toán tiền lương

và các khoản trích

Kế toán bán hàng

Thủ quỹ

+ Kế toán trưởng: là người tổ chức, chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ công tác của phòng, là người giúp việc phó giám đốc tài chính về mặt tài chính của xí nghiệp

+ Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về tài sản cố định Lập báo cáo kế toán về tăng, giảm tài sản cố định

+ Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán ngắn hạn: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh số hiện có và sự biến động của các khoản vốn bằng tiền, các khoản tiền vay, các khoản công nợ Đồng thời lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo về các khoản công nợ, về các nguồn vốn

+ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng, lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời chính xác, phân tích tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương trong Công ty

+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá vốn hàng bán: Bộ phận này có nhiệm

vụ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá phát sinh trong kỳ và tính giá vốn của hàng bán

+ Kế toán bán hàng: Bộ phận này có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp

và kế toán chi tiết hàng tồn kho Theo dõi các khoản doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, đồng thời ghi chép chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và lập báo cáo nội bộ về kết quả kinh doanh của từng mặt hàng

+ Thủ quỹ: là người thực hiện các nghiệp vụ thu chi phát sinh trong ngày, căn cứ vào chứng từ hợp lệ, ghi rõ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày

+ Kế toán tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc: định kỳ hàng tháng, hoặc hàng quý lập báo cáo quyết toán gửi về Phòng kế toán trung tâm để tổng hợp số liệu và lập các loại báo cáo có liên quan.

2.1.2.2 Hình thức và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh

- Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh áp dụng thống nhất chế độ

kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC được ban hành ngày 20/3/2006

- Niên độ kế toán: Được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12

- Kỳ kế toán: Năm, kì lập báo cáo là quý

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ, việc quy đổi ngoại tệ sang VNĐ được áp dụng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng

- Phương pháp tính thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ

- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp đường thẳng

- Hình thức kế toán : Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ- ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Kế toán lập Chứng từ – ghi sổ trên cơ sở từng chứng từ gốc, Chứng từ – ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng quý (theo thứ tự trong sổ đăng kí Chứng từ – ghi sổ ) và có chứng từ gốc đính kèm, được

kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc toán chi tiếtSổ, thẻ kế

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả tại công ty

- Đối với nghiệp vụ mua hàng trong nước

+Mua hàng của các doanh nghiệp thương mại: Giai đoạn mua hàng được bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng thương mại Căn cứ vào yêu cầu, kế hoạch đề ra

các phòng nghiệp vụ của công ty tìm hiểu các đối tác trên cơ sở các chỉ tiêu về chất lượng, giá cả và phương thức giao hàng, thanh toán… Trên cơ sở đó lập phương án kinh doanh trình giám đốc duyệt, Hợp đồng thương mại được ký kết Các điều khoản trong hợp đồng là nghĩa vụ phải thực hiện của hai bên và chịu sự chi phối của pháp luật trong nước, theo đó quá trình giao hàng, nhận hàng, thanh toán hay có những bất đồng sẽ thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết.

Giai đoạn mua hàng kết thúc khi hàng hóa đã giao cho bên mua( Công ty

cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh) và bên mua chấp nhận thanh toán đầy đủ cho bên bán

+ Thu mua trực tiếp từ những người sản xuất: Giai đoạn mua hàng được bắt đầu từ việc cán bộ thu mua đến từng hộ sản xuất để mua hàng Căn cứ vào yêu cầu và kế hoạch mua hàng, công ty sẽ cử cán bộ đến từng hộ sản xuất để tìm hiểu và thương lượng về giá cả, số lượng và thời gian mua hàng Giai đoạn mua hàng kết thúc khi đến một ngày cụ thể cán bộ thu mua sẽ đến chở hàng hóa về và thanh toán tiền hàng cho người sản xuất

- Đối với nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu:: Quá trình mua hàng cũng tương

tự như mua hàng trong nước nhưng Công ty sẽ tìm bạn hàng ở nước ngoài và nếu được thông qua sẽ ký hợp đồng ngoại thương Hợp đồng ngoại thương này

sẽ chịu sư chi phối của pháp luật của hai bên tham gia

2.2.1.2 Đặc điểm hàng hóa

- Thị trường mua hàng

+ Trong nước: thị trường mua hàng của Công ty trải rộng trên khắp cả nước từ Bắc vào Nam nhưng tập trung chính vẫn là thị trường Miền Trung và Miền Nam

+ Nhập khẩu: thị trường mua hàng chủ yếu tập trung vào các nước Đông Nam Á Một số thị trường cung ứng chủ yếu như: Lào, Thái Lan, Myanma…

- Cơ cấu chủng loại: Hiện nay Công ty đang kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là nông sản, thực phẩm như: Gạo, ngô, sắn, lạc, đậu, cót nứa, cà phê… Trong đó Gạo là mặt hàng kinh doanh chủ yếu và chiêm ưu thế nhất

2.2.1.3 Các phương thức mua hàng: