3. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán mua hàng và
3.2 Công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Thứ nhất: Sử dụng biên bản kiểm nhận hàng hóa nhập kho
Khi hàng hoá mua về, đơn vị tiến hành nhập kho. Trên thực tế không phải lúc nào số thực nhập cũng khớp với số trên hoá đơn chứng từ. Đặc biệt trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng từ nược ngoài, hàng hoá mua về phải vận chuyển trên đường một thời gian dài nên chất lượng hàng hoá mua về sẽ không được như ban đầu. Do mặt hàng kinh doanh của cônng ty là lương thực, thực phẩm, nông sản
phục vụ cho nhân dân nên công ty luôn đặt chất lượng, phẩm chất lên hàng đầu. Để thực hiện mục đích đó công ty nên sử dụng mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập ". Ta có mẫu như sau:
Bảng biểu 3.1: Biên bản kiểm nhận hàng hóa
Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho
Số:
Căn cứ:...số...ngày... tháng... năm...
Bản kiểm nhận gồm:... Kế toán mua hàng:... Thủ kho:... Người giao nhận:... S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm M Mã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Ngày... tháng... năm
Phòng nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
- Thứ hai: Sử dụng TK 151 hàng mua đang đi đường để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng chưa về.
Công ty không thực hiện hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng chưa về mặc dù thực tế có xảy ra trường hợp này. Như vậy kế toán sẽ không có được thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng mua đang đi đường. Do đó công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng đang đi đường. Trình tự hạch toán như sau:
Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ" hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường nhưng nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì hạch toán vào TK 151, sang tháng hàng về thì hạch toán vào nợ TK 1561 như sau"
+ Cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331... + Sang tháng hàng về Nợ TK 156 Có TK 151
- Thứ ba: Công ty nên sử dụng giá tạm tính đối với trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về để có đẩy đủ thông tin phản ánh chính xác giá trị hàng nhập vào trong kỳ làm căn cứ tính giá vốn xuất kho trong kỳ.
Khi mua hàng hóa đến cuối kỳ hàng về nhưng hóa đơn chưa về thì kế toán tiến hành nhập kho theo giá tạm tính ( có thể dựa vào giá nhập kho lần gần đây nhất của cùng loại hàng hóa đó):
Nợ TK 1561: Giá tạm tính
Có TK 111,112: Giá tạm tính.
Khi hàng hóa đó xuất kho để bán kế toán cũng sử dụng giá tạm tính để làm thủ tục xuất kho và tính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ
Nợ TK 632: giá tạm tính
Có TK 1561: giá tạm tính
Sang tháng sau khi hóa đơn về kế toán tiến hành điểu chỉnh giá trị hàng hóa đã nhập kho
C1. xóa bút toán đã thực hiện bằng bút toán ghi đỏ Ghi lại bút toán bình thường theo hóa đơn
C2. kế toán xác định số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế ghi trên hóa đơn để tiến hành ghi bút toán điều chỉnh
Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế( ghi đỏ số chênh lệch ); Nợ TK 156: giá trị hàng hóa nhập kho
Nợ TK 133: thuế GTGT của hàng hóa mua vào Có TK 111,112,331: tổng giá
Nếu giá tạm tính nhỏ hơn số chênh lệch kế toán ghi bổ sung số chênh lệch: Nợ TK 1561: giá trị hàng hóa mua vào chênh lệch
Nợ TK 133: thuế GTGT của hàng hóa mua vào Có TK 111,112,331…: tổng giá trị chênh lệch
- Thứ tư: Lập bảng kê theo dõi số hàng thừa thiếu
Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh là công ty lớn, hàng ngày thường xuyên có rất nhiều nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Đồng thời với việc theo dõi số hàng thừa hoặc thiếu kế toán nên lập bảng kê theo dõi TK 1381 và TK 3381. Cơ sở ghi chép của hai bảng kê này là mẫu" biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho". Bảng kê này được mở cho từng tháng.
Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng kế toán nên thường xuyên vào cuối tháng căn cứ vào kết quả lưu chuyển hàng hoá trong tháng cùng với phòng kế hoạch, lên kế hoạch cho tình hình mua hàng trong tháng tới, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng gây nên việc tồn kho quá lớn. Cần tăng cường việc quản lý chặt chẽ những khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng.
Bảng biểu 3.2: Bảng kê theo dõi TK 1381(3381)
Bảng kê theo dõi Tk 1381( 3381)
Từ ngày...đến ngày...tháng... năm
TT Chứng từ Nội
dung
TKĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
Ngày... tháng... năm
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản
TK 1381 " Tài sản thiếu chờ xử lý" TK 3381 " Tài sản thừa chờ giải quyết"
Căn cứ vào mẫu biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho khi phát sinh thiếu hàng kế toán ghi
+ Phát sinh hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1381
Có TK 111,112,156,331
+ Khi xác định được nguyên nhân của số hàng thiếu
Nợ TK 1561: giá trị hàng hóa hao hụt trong định mức
Nợ TK 632: giá tị hàng hoá hao hụt mất mát không truy cứu được trách nhiệm
Nợ TK 1388,334,111: phần bắt cá nhân bồi thường Có TK 1381
- Thứ năm: Đối với chi phí thu mua hàng hóa, Công ty nên tách bạch rõ ràng giữa chi phí thu mua và giá trị hàng hóa, sau khi hàng về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiến hành hạch toán chi phí thu mua hàng hóa thì hạch toán vào TK 1562, còn giá trị hàng hóa thì hạch toán vào TK 1561
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng mà vận chuyển do bên bán chịu căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 1561: giá trị hàng mua
Nợ TK 1562: chi phí thu mua hàng hóa Nợ Tk 133( nếu có): thuế GTGT
Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán.
-Thứ sáu: Đối với hình thức thanh toán tiền hàng bằng thư tín dụng L/C: công ty nên sử dụng thêm tài khoản 144 để theo dõi khoản ký quỹ tại ngân hàng. Khi thực hiện hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp nước ngoài với hình thức
thanh toán L/C, nếu phải vay ngân hàng mở L/C thì phải tiến hành ký quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C. Khi ký quỹ số tiền theo quy định, kế toán phản ánh bút toán:
Nợ TK 144: tỷ giá thực tế giao dịch Có TK 1122: tỷ giá xuất ngoại tệ
Có TK 515( 635): lãi ( lỗ ) về tỷ giá ngoại tệ
Khi nhận được báo Có của ngân hàng số tiền vay mở L/C kế toán phản ánh theo bút toán:
Nợ TK 1122: tỷ giá thực tế nhập ngoại tệ Có TK 311: tỷ giá thực tế giao dịch
Khi thực hiện thanh toán cho bên bán theo tiến trình hợp đồng, khi nhận báo Nợ của ngân hàng kế toán phản ánh:
Nợ TK 331: tỷ giá thực tế thời điểm thanh toán Có TK 1122: tỷ giá xuất ngoại tệ
Có TK 515(635): lãi( lỗ) về tỷ giá ngoại tệ
- Thứ bảy: Nhà cung cấp của công ty là các đối tác nước ngoài cũng chiếm đa số, nên công tác thanh toán với bên bán đồng tiền sử dụng vẫn là ngoại tệ. Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ là tương đối lớn. Theo em Công ty nên sử dụng tài khoản 007- Ngoại tệ để theo dõi tình hình biến động tăng giảm cũng như số dư các loại ngoại tệ theo gốc nguyên tệ. Tiền mặt tại quỹ chỉ có đồng VNĐ, ngoại tệ chỉ sử dụng trong việc thanh toán qua ngân hàng nên kế toán ngân hàng sẽ đảm nhận việc theo dõi ghi chép biến động của ngoại tệ.
Khi có phát sinh tăng ngoại tệ, kế toán phản ánh: Nợ 007- chi tiết gốc ngoại tệ: số ngoại tệ tăng Khi có phát sinh giảm:
Có TK 007- chi tiết gốc ngoại tệ: số ngoại tệ giảm.
Việc theo dõi trên tài khoản 007 giúp kế toán có thể theo dõi chi tiết về số lượng nguyên tệ, làm cho công tác theo dõi, kiểm tra, đối chiếu được thực hiện
nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt với việc sử dụng tỷ giá thực tế để theo dõi ngoại tệ thì công việc này càng trở nên cần thiết hơn, hạn chế sai sót xảy ra. Em xin đưa ra mẫu sổ chi tiết tài khoản 007 như sau:
Bảng biểu 3.3: Sổ chi tiết TK 007
Sổ chi tiết tài khoản 007
Nguyên tệ:……
Từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N
Số dư đầu kỳ: Số dư cuối kỳ: NT
ghi sổ
Chứng
từ Diễn giải Phát sinh tăng Phát sinh giảm Số dư cuối ngày
SH NT SL giáTỷ VNĐ SL giáTỷ VNĐ SL giáTỷ VNĐ
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Thứ tám: Đối với nghiệp vụ theo dõi công nợ, trong sổ chi tiết công nợ kế toán nên bổ sung thêm cột mục thời hạn thanh toán để theo dõi thời hạn được chủ động và chính xác hơn. Em xin đề xuất mẫu sổ như sau:
Bảng biểu 3.4: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
TK 331- Phải trả nhà cung cấp Đối tượng: Tháng … năm ĐVT: Đ NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn thanh toán Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ
Định kỳ kế toán nên tổng hợp thời hạn thanh toán của từng khoản nợ của từng công ty, những khoản nợ nào đã thanh toán rồi, những khoản nợ nào đã quá hạn
thanh toán, những khoản nợ nào sắp đến hạn thanh toán để từ đó cung cấp thông tin cho các cấp quản lý có những biện pháp để giải quyết và thanh toán các khoản nợ đó.
- Thứ chín: Công ty nên sử dụng “ Phiếu giao nhận chứng từ: Do công ty nhập xuất hàng hóa rất nhiều nên rất dễ xảy ra tình trạng mất chứng từ điều này là rất cấm kỵ trong hạch toán kế toán, do đó để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ và đảm bảo có cơ sở khi chứng từ bị mất thì công ty nên lập “ Phiếu giao nhận chứng từ”.
- Thứ mười: Công ty nên sử dụng một số báo cáo quản trị
Tại Công ty chỉ mới quan tâm đến việc lập các báo cáo về tài chính, còn việc lập các báo cáo quản trị để cung cấp thông tin cho nội bộ vẫn còn rất ít, nhưng nếu có thì những thông tin mà chúng cung cấp lại rất có ích cho các cấp quản trị trong Công ty.
Như đối với nghiệp vụ mua hàng hóa, để có thể theo dõi được số lượng hàng hóa mua vào và bán ra so với kế hoạch đã đặt ra như thế nào thì kế toán nên lập Báo cáo tình hình biến động sản phẩm, hàng hóa. Dựa vào báo cáo này, các cấp quản trị sẽ chủ động hơn trong việc kinh doanh của Công ty, sẽ biết được tình hình mua vào và tiêu thụ của chúng như thế nào, từ đó sẽ đưa ra được những phương án tiếp theo cho quá trình kinh doanh của từng loại hàng hóa.
Còn đối với công nợ của Công ty, Công ty nên lập báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng, như vậy sẽ cung cấp được thông tin về từng khoản nợ của từng khách hàng và thời hạn thanh toán
Bảng biểu 3.5: Báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng Đơn vị
BÁO CÁO TÌNH HÌNH NỢ THEO THỜI HẠN VÀ KHÁCH HÀNG Từ ngày…………..đến ngày Mã số Khách hàng Tổng nợ Thời hạn nợ Tổng Đánh giá tình hình công nợ Ý kiến kiến nghị Ngày …tháng….năm
Bảng biểu 3.6: Báo cáo tình hình biến động sản phẩm hàng hóa
Đơn vị Bộ phận
BÁO CÁO TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG SẢN PHẨM HÀNG HÓA
Tháng…quý……….năm
Sản phẩm Kế hoạch Sản xuất, mua vào TK Số xuất bán, sử dụng trong kỳ Tồn kho ĐK Tồn kho CK
SL ĐG TT SL ĐG TT So với KH(%) Bán Xuất sử dụng SL TT SL TT SL TT SL TT Sản xuât QL Khác SL TT SL TT SL TT Tổng cộng Nhận xét, nguyên nhân: Kiến nghị, biện pháp: Ngày …….tháng ………..năm
KẾT LUẬN
Ngày nay, khi nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển với trình độ ngày càng cao thì nền kinh tế Việt Nam cũng đang dần phát triển theo xu hướng hội nhập với nền kinh tế khu vực và quốc tế. Cùng với đó các doanh nghiệp thương mại muốn đứng vững, tồn tại và phát triển thì phải càng chú trọng hơn vào công tác kế toán.
Là một sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập nghiệp vụ tại phòng kế toán của Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh, em nhận thấy công tác kế toán “Mua hàng công nợ phải trả” của công ty có những điểm mạnh nhưng cũng có những điểm chưa hoàn thiện. Vì vậy em đã chọn đề tài này cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Khóa luận chủ yếu tập trung vào 3 phần chính:
- Về lý luận chung: Khóa luận tập trung vào việc phản ánh tổng quát về công tác kế toán “ Mua hàng và công nợ phải trả” trong các doanh nghiệp.
- Về thực tiễn: Khóa luận đi sâu vào việc phân tích công tác kế toán “ Mua hàng và công nợ phải trả” tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh.
- Về kiến nghị: Khóa luận tập trung vào việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán “ Mua hàng và công nợ phải trả” nói riêng tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh.
Khóa luận của em được hoàn thiện là nhờ sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo Th.S Hồ Mỹ Hạnh và của các cô chú, anh chị tại công ty.
Do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, cách giải quyết một số vấn đề còn hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi được những thiếu sót do đó em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo để có thể hoàn thiện được khóa luận một cách được đầy đủ hơn, tốt hơn và phù hợp với thực tế tại Công ty.
Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên