ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ TẠI BỆNH VIỆN HUYỆN AN NHƠN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN Đề tài: ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ TẠI BỆNH VIỆN HUYỆN AN NHƠN GVHD: TS Lưu Trường Văn HVTH: Nguyễn Đỗ Đức Bảo MSHV: MBAB11004 Lớp: MBA11B Hồ Chí Minh – 06/2012 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn MỤC LỤC Giới thiệu Mục tiêu dự án 3 Qui mô dự án 3.1 Xây dựng sở hạ tầng hệ thống mạng kết nối các máy tính toàn bệnh viện .3 3.2 Trang bị hệ thống phần mềm ứng dụng nội 3.3 Huấn luyện kỹ sử dụng máy tính cho toàn nhân sự bệnh viện Các giả định 5 Các ràng buộc 6 Các loại trừ .6 Các dự án có liên quan .6 WORK BREAKDOWN STRUCTURE Tiến độ dự án 9.1 Lịch biểu thực hiện, sơ đồ gantt 9.2 Nhân sự thực hiện công việc 10 10 Rủi ro và cách khắc phục 10 10.1 Thay đổi theo thời giá 10 10.2 Tiến độ triển khai dự án chậm so với dự kiến 10 10.3 Lỗi của thiệt bị mạng, máy tính 11 10.4 Phần mềm không tương thích với các cấu hình của máy 11 11 Ma trận phân công dự án(RAM) 12 12 RACI của dự án 13 13 Sơ đồ tổ chức dự án 14 14 Cách thức kiểm soát dự án 15 15 Giao tiếp giữa các bên tham gia 15 16 Mức độ thành công của dự án 15 17 Những nội dung cần cải thiện 16 18 Bài học kinh nghiệm rút từ dự án 16 Page |2 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn Giới thiệu Ứng dụng CNTT khám chữa bệnh và quản lý bệnh viện là xu hướng tất yếu, nhằm định hướng để phát triển, nhất quán chỉ đạo quản lý bệnh viện từ tuyến xuống tuyến dưới Qua đó góp phần hết sức quan trọng việc nâng cao chất lượng khám và điều trị, xây dựng mô hình khám chữa bệnh khép kín từ lúc tiếp nhận(đầu vào) đến lúc kết thức(đầu ra) một cách khoa học và chính xác Ứng dụng CNTT khám chữa bệnh và quản lý bệnh viện là việc làm thiết thực, nhằm nâng cao lực quản ly và điều hành của ban lãnh đạo, góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giảm thủ tục hành chính, giảm thời gian ghi chép của Bác sĩ, từ đó tăng thêm thời gian tiếp xúc giữa thầy thuốc và người bệnh, nhất là tình hình quá tải hiện tại các bênh viện tuyến huyện Xây dựng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện là nền tảng để xây dựng một ngân hàng dữ liệu khám và điều trị Giúp bệnh viện xây dựng mô hình khám chữa bệnh tiên tiến và khoa học dựa nền tảng thống nhất và chia sẻ thông tin giữa các tuyến, các bộ phận, cán bộ… một cách nhanh chóng Ứng dụng CNTT ngành y tế nói chung và quản lý bệnh viên nói riêng đana là một nhu cầu cấp bách của xã hội nói chung và mỗi bệnh viện nói riêng Mục tiêu dự án  Trang bị, hoàn thiện hệ thống mạng máy tính bệnh viện  Trang bị hệ thống phần mềm nội bộ  Huấn luyện nhân sự sử dụng hệ thống CNTT quản lý Qui mô dự án 3.1 Xây dựng sở hạ tầng hệ thống mạng kết nối các máy tính toàn bệnh viện Hệ thớng mạng máy tính là sở hạ tầng thiết yếu phải đầu tư chạy phầm mềm bao gồm: Page |3 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn Hệ thống hạ tầng mạng LAN Hệ thống thiết bị tin học bao gồm máy tính và các thiết bị ngoại vi Hệ thống bảo đảm an ninh, an toàn hệ thống Hệ thống phần mềm nền và sở dữ liệu Đây là môi trường sở hạ tầng dùng để lưu trữ , xử lý và để trao đổi thông tin, phục vụ công tác quản lý, đào tạo vả nghiên cứu khoa học tại bệnh viện Hiện tại bệnh viện có sẵn một hệ thống mạng LAN kết nối các khoa phịng Hệ thớng này cần được mở rợng và nâng cấp để đáp ứng với bộ phầm mềm mới 3.2 Trang bị hệ thống phần mềm ứng dụng nội Hệ thống phầm mềm là mục tiêu chính của dự án thông qua hệ thống công nghệ thông tin hiện đại dạt được mục tiêu tổng quát đã nêu, thống nhất quản lý, thông tin nhanh chóng và chính xác Tăng hiệu qua sử dụng các nguồn lực tại bệnh viện nhân sự, trang thiết bị, tài sản….góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý và điều trị toàn bệnh viện phần mềm gồm hệ thống chính: Xây dựng hệ thống quản lý bệnh nhân Hệ thống quản lý bệnh nhân bao gồm tiếp nhận, viện phí, khoa khám ngoại trú, nội trú, quản lý dược, quản lý cận lâm sàn…có khả quản lý xuyên suốt thông tin bệnh nhân từ khâu tiếp đón đến xử lý cuối Hệ thống này giúp phuc vụ công tác điều trị nghiên cứu khoa học lâu dài Bệnh án này có thề được trao đổi điện tử với các bệnh viện và tổ chức liên quan qua hệ thống mạng Xây dựng hệ thống quản lý bệnh viện Hệ thống quản lý hành chính bệnh viện giúp hệ thống hóa các hoạt động, hành chính quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý công văn…một cách Page |4 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn chính xác va kịp thời hệ thồng này giúp giải phóng nhân sự khỏi các công việc hành chính, dành thời gian cho chuyên môn Xây dựng hệ khai thác dữ liệu Người dùng chủ động tiềm kiếm tài liệu trực tuyến hệ thống mạng vào bất kỳ thời điểm nào, các bác sỹ có thể truy tìm và tìm kiếm các thông tin liên quan đến bệnh nhân, loại bệnh…phục vụ công tác và điều trị Hệ thống này có thể gửi thông tin trọn gói đến các bệnh viện tuyến để nhờ trợ giúp chuyên môn(telemedicene) Nhằm phục vụ cho việc ứng dụng phầm mềm,bệnh viện chuẩn bị các yếu tố về người và thiết bị máy tính 3.3 Huấn luyện kỹ sử dụng máy tính cho toàn nhân sự bệnh viện Huấn luyện nhân viên bệnh viện biết cách sử dụng máy tính, sử dụng phân hệ chuyên môn liên quan Huấn luyện nhân viên IT quản trị , vận hành hệ thống Huấn luyện ban lãnh đạo sử dụng báo cáo, thống kê, phân tích số liệu Các giả định  Hệ thống được bảo mật tốt  Kinh phí phải được cấp trước cho dự án mỗi giai đoạn thi công  Bệnh viện hiện chưa có sử dụng phần mềm quản lý nào trước thực hiện dự án này  Các quy trình tiếp nhận khám bệnh, kê đơn thuốc, các kỹ thuật cận lâm sàn, quản lý dược, thu viện phí, tại khu khám bệnh và điều trị ngoại trú đã được hoàn thiện  Quy trình tiếp nhận và điều trị người bệnh tại các Khoa nội trú đã hoàn thiện  Quy trình quản lý nhân sự đã hoan thiện  Đã có thông tin các nhà cung cấp phần mềm và thiết bị phần cứng Các ràng buộc Page |5 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn  Hệ thống mạng cần đảm được các yêu cầu về băng thông, tốc độ phải đáp ứng được các dịch vụ hiện tại và có khả mở rộng về sau có nhu cầu kết nối với mạng WAN của Bộ Y Tế  Hệ thống được bảo mật tốt  Phần mềm quản lý bệnh viện phải đáp ứng tất cả các qui trình hiện có của bệnh viện và có khả mở rộng về sau  Các thành viên đội dự án đều không bị điều động sang thực hiện các đội dự án khác  Nguồn nhân lực sau đào tạo phải đảm bảo được khả vận hành, quản lý và sử dụng hiệu quả hệ thống  Các phân hệ được kết nới với và tạo thành một quy trình khép kín từ lúc tiếp nhận người bệnh đến khám đến bệnh nhân về Các loại trừ  Xảy thiên tai, bão lục ảnh hưởng đến sự lại hoặc giao tiếp giữa công ty với bệnh viện  Sự chậm trễ việc cấp chi phí cho từng giai đoạn của dự án  Thiếu nhân viên hỗ trợ của phía Bệnh viện  Giá của các thiệt bị máy tính, thiết bị mạng, phần mềm không tăng quá 3% so với mức dự toán ban đầu Các dự án có liên quan  Dự án triển khai phần mềm kế toán mới cho bệnh viện Page |6 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn WORK BREAKDOWN STRUCTURE Xây dựng hệ thống mạng, phần cứng 1.1 Thu thập yêu cầu 1.2 Khảo sát sở hiện trạng 1.3 Thiết kế sơ đồ mạng 1.4 Lựa chọn thiết bị 1.5 Thi công hệ thống phần cứng 1.6 Thi công hệ thống mạng Xây dựng triển khai phần mềm 2.1 Thu thập yêu cầu 2.2 Lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp 2.3 Triển khai hệ thống ngoại trú và cận lâm sàn 2.3.1 Phân hệ Tiếp nhận khám bệnh 2.3.2 Phân hệ Viện phí – BHYT ngoại trú 2.3.3 Phân hệ Phịng khám và đơn th́c 2.3.4 Phân hệ Xét nghiệm và kết nối máy xét nghiệm 2.3.5 Phân hệ Chuẩn đoán hình ảnh (XQ, CT, MRI) 2.3.6 Phân hệ Thăm dò chức 2.3.7 Phân hệ Dược ngoại trú và BHYT 2.3.8 Phân hệ Quản lý hệ thống 2.3.9 Phân hệ Báo cáo khu vực ngoại trú 2.4 Triển khai hệ thống nội trú 2.4.1 Phân hệ Tiếp nhận bệnh nhân nội trú Page |7 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 2.4.2 Phân hệ Dược nội trú 2.4.3 Phân hệ Viện phí nội trú 2.4.4 Phân hệ Báo cáo tổng hợp nội trú 2.5 Triển khai hệ thống quản lý bệnh viện 2.5.1 Phân hệ Quản lý nhân sự 2.5.2 Phân hệ quản lý tài sản 2.5.3 Phân hệ Quản lý tài chính 2.5.4 Phân hệ Quản lý hành chính 2.6 Phân hệ báo cáo tổng hợp Đào tạo nhân lực công nghệ thông tin 3.1 Đào tạo tin học bản 3.2 Đào tạo sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện 3.3 Đào tạo cho lãnh đạo về Quản lý CNTT 3.4 Đào tạo chuyên sâu Chuyển giao công nghệ và nghiệm thu Page |8 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn Tiến độ dự án 9.1 Lịch biểu thực hiện, sơ đồ gantt Page |9 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 9.2 10 Nhân sự thực hiện công việc Rủi ro và cách khắc phục 10.1 Thay đổi theo thời giá Tình hình kinh tế thế giới biến động dẫn đến mất giá đồng tiền, giá cả hàng hóa tăng dần qua thời gian, các dự trù kinh phí nhanh chóng lạc hậu Biện pháp phòng trừ: Kinh phí được cấp sớm có thể Việc tiến hành dự án nên xúc tiến nhanh chóng Ràng buộc trách nhiệm chi trả hợp đồng cung cấp hàng hóa phần cứng và dịch vụ phần mềm Lập dự trù trượt giá 10.2 Tiến độ triển khai dự án chậm so với dự kiến P a g e | 10 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn Tiến độ chậm nhiều nguyên nhân, đó có các nguyên nhân sau: Do quá trình lập dự án: Do lần đầu tiên lập dự án với quy mô lớn và chủ đề không chuyên nên chưa có kinh nghiệm Biện pháp: nhờ tư vần tham gia xây dựng đề cương và giúp đỡ của các nhà chuyên môn về CNTT ngành Do quá trình triển khai phần mạng LAN: Việc triển khai mạng LAN có thể chậm trễ chưa được cấp kinh phí, thiết bị cần thiết không có thị trường Biện pháp: lựa chọn các thiết bị phổ thông, dễ thay thế Do quá trình triền khai hệ thống phần mềm: Biện pháp: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có uy tín, thâm niên, kinh nghiệm và có sản phẩm chứng minh thực tế Phần mềm sãn có phải bao gồm 90% tính được yêu cầu Khảo sát kỹ các yêu cầu đặc thù của bệnh viện, bảo đảm khả thi trước hợp đồng thi công 10.3 Lỡi của thiệt bị mạng, máy tính Biện pháp: Nêu rõ hợp đồng cung cấp thiệt bị với nhà cung cấp có thể đổi lại khoảng thời gian nhanh nhất 10.4 Phần mềm khơng tương thích với các cấu hình của máy Biện pháp: Đổi phiên bản mới của phần mềm hoặc phải được hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm P a g e | 11 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 11 Ma trận phân công dự án(RAM) P a g e | 12 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 12 RACI của dự án P a g e | 13 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 13 Sơ đồ tổ chức dự án P a g e | 14 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 14 Cách thức kiểm soát dự án  Mỗi thành viên dự án cuối ngày phải báo cáo về công việc làm ngày của mình qua phần mềm online quản lý công việc của công ty  Cuối mỗi tuần đều đành giá lại mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên dự án, từ đó có những bước điều chỉnh thích hợp  Kết hợp với Nhóm hỗ trợ nghiệp vụ của phía chủ đầu tư, công việc được giám sát chất lượng bằng việc test sản phẩm quá trình thực hiện  Về tinh thần làm việc của nhân viên thì cần có sự động viên và thưởng phạt rõ ràng theo tính chất và mức độ phức tạp của công việc  Khi tiến độ thực hiện công việc không hoàn thành với kế hoạch đã đề thì có thể điều chỉnh nhân sự, làm thêm ca, mở các cuộc họp để thảo luận giải quyết các vướng mắc từng công việc 15 Giao tiếp giữa các bên tham gia Giữa các thành viên: Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa vòng 24 giờ Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất cuộc họp Với chủ đầu tư Họp với bên đơn vị đầu tư lần/tháng quá trình thực hiện(nhằm mục đích báo cáo tiến độ) Có thể bổ sung thêm tùy vào tiến độ và tình hình thực hiện dự án Địa điểm họp: Tại bệnh viện Giao tiếp: Trức tiếp, qua điện thoại, Email 16 Mức độ thành công của dự án P a g e | 15 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn  Dự án so với tiền độ đã trễ tới tháng, nguyên nhân chính là cách bố trí nhân sự cho dự án này chưa hợp lý của dự án  Dự án được được nghiệm thu bàn giao với sự đồng ý hài lòng về dự án từ chủ đầu tư  Dự án đã được đưa vào ứng dụng đáp ứng tốt cho nhu cầu về khám chữa bệnh, quản lý nhân sự, quản lý hành chính…góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giảm thủ tục hành chính, giảm thời gian ghi chép…  Hệ thống máy tính, mạng đều hoạt động tốt, đáp ứng tốt cho việc truyền dữ liệu giữa các đơn vị, nhiên hệ thống bảo mật thông tin chưa đáp ứng được với sự kỳ vọng của ban quản lý 17 Những nội dung cần cải thiện  Nhân sự của dự án qua ít, cần bổ sung thêm nhân sự cho các dự án tiếp theo  Việc kiểm soát chi phí gần là không thực hiện dự án này, vì thế nên có phần kiểm soát chi phí để dự án được thực hiện với chi phí thấp nhất  Phương pháp kiểm soát được thực hiện dự vào kinh nghiệm của quản ly dự án mà không theo một phương pháp, một kế hoạch cụ thể nào Vì vậy cần phải áp dụng các phương pháp kiểm soát(các phương pháp từ các sách, từ các chuyên gia hoặc các lớp chuyên đề quản lý dự án) vào dự án một cách khoa học và nghiêm túc  Vì tính chất của dự án phần mềm nên các thành viên dự án của thường xuyên hỗ trợ và trao đổi kinh nghiệm nữa  Phải lập bản kế hoạch tiến độ chi tiết nữa để dễ dàng kiểm soát quá trình thực hiện từng công việc dự án, từ đó thiện hiện chính xác kế hoạch của dự án  Cần nâng thêm hệ thống bảo mật thông tin thời gian tới để thông tin được bảo mật tốt 18 Bài học kinh nghiệm rút từ dự án Việc thực hiện dự án là một công việc rất khó khăn, đòi hỏi mọi thành viên nhóm phải có ước mơ và nổ lực tối đa để đạt được mục tiêu cuối của dự án P a g e | 16 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn Sự thành công của dự án là sự nổ lực tối đa của cả nhóm Thông qua việc thực hiện dự án các thành viên của nhóm đều nhận được bài học quý giá về việc phát triển chuyên môn, kỷ làm việc nhóm, đó việc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn cuối cho từng công việc của nhóm là rất quan trọng Trong quá trình thực hiện dự án nhóm thực hiện gặp một số khó khăn phát sinh, nhiên các thành viên nhóm đều có thành ý giúp đỡ và chia khó khăn chung Các thành viên nhóm hổ trợ điều này góp phần tạo nên thành công của toàn dự án P a g e | 17 ... 11 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 11 Ma trận phân công dự án(RAM) P a g e | 12 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện. .. viện huyện An Nhơn 12 RACI của dự án P a g e | 13 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn 13 Sơ đồ tổ chức dự án P a g e | 14 Ứng dụng CNTT công. .. giao công nghệ và nghiệm thu Page |8 Ứng dụng CNTT công tác quản lý nghiệp vụ tại bệnh viện huyện An Nhơn Tiến độ dự án 9.1 Lịch biểu thực hiện, sơ đồ gantt Page |9 Ứng dụng