TRIỂN KHAI PHẦN mềm QUẢN lý tài sản

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC PROJECT CHARTER TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN (ORACLE’S eAM – ENTERPRISE VERSION) TẠI ĐẠI HỌC OHSU (OREGON HEALTH AND SCIENCE UNIVERSITY – MỸ) GVHD: Thầy TS. Lưu Trường Văn HVTH: Ngô Huỳnh Kỳ (MBAB11027) TP. HCM, tháng 05/2012 2/21 MỤC LỤC I.Tổng quan dự án (tóm tắt) 4 Mục tiêu dự án 4 Phạm vi .5 Ngân sách 5 Tổng quan tổ chức dự án .5 Kế hoạch truyền thông nhóm dự án 6 Các mốc thời gian triển khai .6 Các nhân tố thành công then chốt .6 Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ .6 II.Lợi ích và kế hoạch triển khai dự án 7 Mục đích triển khai .7 Các mục tiêu triển khai eAM OHSU 7 Các lợi ích của eAM Oracle 8 III.Phạm vi triển khai .8 Phạm vi dự án OHSU 8 Chi phí dự án .9 IV.Phương pháp tiếp cận triển khai .9 Các chuyển giao của dự án 9 V.Các giả định .10 VI.Tổ chức dự án eAM 11 Tổng quan tổ chức dự án .11 Tổ chức nhóm dự án .12 Vai trò và trách nhiệm nhóm dự án .13 VII.Kế hoạch truyền thông nhóm dự án 16 VIII.Quản trị và các tiêu chuẩn dự án 16 IX.Quy trình thay đổi yêu cầu 17 X.Quy trình giải quyết vấn đề 17 XI.Các nhân tố thành công then chốt .18 XII.Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ .18 XIII.Các mốc thời gian triển khai eAM .20 Phụ lục: 21 Tài liệu tham khảo: 22 3/21 I. Tổng quan dự án (tóm tắt) Phòng Quản lý thiết bị cơ sở vật chất (FM) và Bộ phận IT (ITG) của Trường được trao kinh phí để triển khai Phần mềm Quản lý tài sản doanh nghiệp của hãng phần mềm Oracle (Oracle’s Enterprise Asset Management (eAM) – phiên bản 11.5.10). Hơn 13 năm qua, việc quản lý tài sản sử dụng ISIS (Phần mềm độc quyền Aramark) với chi phí khoảng 400.000 USD mỗi năm. Ứng dụng này đã không cung cấp đủ các công cụ cần thiết cũng như tích hợp các quy trình hệ thống nhà trường. Sản phẩm eAM của Oracle cung cấp tích hợp cần thiết với các quy trình kinh doanh thuộc các tất cả các lĩnh vực tài chính, nhân sự, và chuỗi cung ứng của OHSU. Hơn nữa chức năng cộng tác của eAM sẽ cung cấp hệ thống doanh nghiệp cho OHSU, mô-đun tăng cường chức năng hiện tại với việc phục vụ tra cứu, lập kế hoạch quản lý tài sản, bảo dưỡng phòng ngừa, công cụ cung cấp thông tin kế hoạch để phân công thực hiện và duy trì kiểm định các hoạt động này. Điều lệ dự án này cung cấp cấp thông tin tóm tắt về: - Phạm vi thực hiện. - Phương pháp tiếp cận thực hiện dự kiến. - Kế hoạch dự án. - Kế hoạch nguồn lực. - Các tiêu chuẩn dự án và Quản trị. - Quy trình yêu cầu thay đổi. - Quy trình giải quyết sự cố. - Các nhân tốt thành công quan trọng / then chốt. - Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ. - Các mốc thời gian triển khai eAM. Mục tiêu dự án Nhóm dự án OHSU đã xác định mục tiêu chính hiện thực hóa từ việc triển khai như sau: - Thiết lập một cơ sở chức năng chung trong eAM cho phép các phòng ban khác nhau trong quản lý thiết bị cộng tác và làm việc với nhau. - Tận dụng hầu hết các chức năng hiện có của Oracle’s eAM (mô-đun 11.5.10). - Đánh giá, tài liệu hóa các quy trình kinh doanh và luồng công việc hiện tại, từ đó thay đổi và kết hợp tất cả các quy trình kinh doanh vào một hệ thống từ đầu đến cuối. - Ngừng sử dụng hệ thống ISIS vào tháng 06/2007, tiết kiệm thực hàng năm khoảng 400.000 USD. - Tăng cường báo cáo phân tích và sự cộng tác giữa những người sử dụng trong doanh nghiệp. - Tích hợp eAM với hệ thống eBusiness của OHSU tạo các quy trình phù hợp. - Hoàn thành việc triển khai đúng tiến độ và ngân sách. - Phát triển một hệ thống quản lý công việc thân thiện đối với nhân viên và khách hàng. 4/21 - Cung cấp hỗ trợ quyết định đối với việc quản lý tài sản, bao gồm các công cụ phân loại và phân bổ nguồn lực. Phạm vi Khi xem xét các mục tiêu thực hiện của OHSU với IMPAC, phạm vi sau đây được xác định để đảm bảo các chuyển giao cần thiết đáp ứng cho việc thực thi thành công: - Tiến hành các hoạt động phân tích và tài liệu hóa quy trình doanh nghiệp quản lý tài sản hiện tại. - Thu thập yêu cầu và tiến hành các phiên phân tích lỗ hổng chính với Nhóm chuyên trách tài sản và Nhóm chuyên trách yêu cầu khách hàng, cũng như các bộ phận chịu tác động bởi việc triển khai eAM. - Tài liệu hóa các quy trình quản lý tài sản từ dự án eAM. - Cấu hình OHSU’s Oracle eBusiness phù hợp để kết hợp với hệ thống chức năng eAM. - Đánh giá và phân tích liên quan đến các tùy chỉnh eAM được phát hiện trong phân tích lỗ hổng. - Đánh giá các báo cáo của Oracle’s eAM và phát triển các báo cáo tùy chọn để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, dựa trên các phiên phân tích lỗ hổng chức năng. - Tiến hành thử nghiệm người dùng và thử nghiệm tích hợp. - Quản lý điểm tích hợp các module khác thông qua các cuộc họp trưởng nhóm. - Tiến hành gửi đánh giá trực tiếp để phát triển và phổ biến các bài học kinh nghiệm. - Đào tạo tất cả các nhân viên và khách hàng có liên quan để sử dụng eAM theo các quy trình kinh doanh sửa đổi. Ngân sách Dưới đây là bảng tóm tắt ngân sách OHSU đã phê duyệt từ khi viết điều lệ này: Diễn giải Trị giá Ngân sách ban đầu (FY07) 412.800 USD Ngân sách hoạt động (FY07) 70.000 USD Tổng cộng 482.800 USD Tổng quan tổ chức dự án Cơ cấu tổ chức cho dự án phản ánh sự cần thiết phải: - Hỗ trợ và hướng dẫn điều hành. - Tối đa hóa hiệu quả các thành viên trong nhóm. - Tối đa hóa các chức năng hiện có trong Oracle’s eAM. - Quản lý và kiểm soát hiệu quả các rủi ro dự án và chi phí. - Thúc đẩy truyền thông rộng rãi về dự án và sự phối hợp giữa các phòng ban OHSU. - Tập trung tuân thủ lịch trình dự án và tiêu chí hiệu suất. Để thực hiện được điều này, nhóm dự án sẽ tập trung các vấn đề và truyền thông thông qua: o Nhóm quản lý dự án tập trung vào các mục tiêu thực hiện chính của OHSU. 5/21 o Nhà tài trợ dự án điều hành và Ban Chỉ đạo dự án sẽ xúc tiến tích cực công việc, giải quyết xung đột, và đấu tranh cho dự án. - Nhóm dự án là nhóm quản lý tài sản OHSU – ITG kết hợp.Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ trong bản Điều lệ dự án và là một phần của cấu trúc dự án đa chức năng. Kế hoạch truyền thông nhóm dự án Truyền thông giữa cộng đồng người dùng, nhóm thành viên dự án OHSU và các thành viên tham gia quản lý liên quan đến dự án là rõ ràng, súc tích và triệt để. Thông tin chi tiết hướng đến các kế hoạch truyền thông cho dự án này (ví dụ như thời gian của cuộc họp, các hình thức cập nhật tình trạng) được nêu rõ trong Điều lệ dự án. Các mốc thời gian triển khai Thanh thời gian (timeline) dưới đây biểu diễn các thành phần chính của dự án và khung thời gian mức cao (a high-level timeframe) ngày hoàn thành dự kiến. Những ngày này có thể thay đổi sau khi hoàn thành giai đoạn thu thập yêu cầu. Các nhân tố thành công then chốt Việc triển khai eAM cần các nhân tố thành công then chốt sau đây: - OHSU hỗ trợ quản lý điều hành – OHSU sẽ cử một nhóm dự án bao gồm các nhà tài trợ quản lý chủ chốt và kinh nghiệm để hỗ trợ tham gia. - Tổ chức mua và hỗ trợ tại tất cả các cấp. - Tuân thủ các phạm vi đã được phê duyệt bằng văn bản. - Tuân thủ lịch trình dự án, có giải pháp kịp thời cho các vấn đề của dự án. - Tất cả các phòng ban đều tham gia thử nghiệm hệ thống, tránh tác động đến hoạt động kinh doanh sau khi đi vào hoạt động. Nhóm dự án và người sử dụng đào tạo đủ để đảm bảo hệ thống chính thức vận hành thành công. Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ Những rủi ro có thể tác động tiêu cực đến kết quả của dự án được liệt kê dưới đây: Rủi ro Khả năng Tác động Mức rủi ro Giảm nhẹ Trách nhiệm trực tiếp Sử dụng các ứng dụng Oracle sẽ dẫn đến thay đổi quy trình và thủ tục kinh doanh hiện hành. Nếu không đúng cách và không được hỗ trợ, những thay đổi này có thể tác Cao Cao Trung bình Đảm bảo nhân sự OHSU thích hợp được tham gia suốt dự án trong quyết định quan trọng (key); Giao nhóm dự án thích hợp và đào tạo người sử dụng; Gửi văn bản nếu có Ban điều hành eAM. Nhóm quản lý thiết bị. 6/21 1/8/2006–25/9/2006 Hoạch định / phân tích sản phẩm 25/9/2006–22/12/2006 Thu thập yêu cầu / phân tích lỗ hổng 22/12/2006–05/2/2007 Cấu hình / Điều chỉnh 05/2/2007–30/4/2007 Chuyển đổi dữ liệu / Thử nghiệm người dùng 30/4/2007–29/6/2007 Chuyển đổi sản phẩm / Đưa vào hoạt động 01/9/2006 28/8/2006 01/10/2006 01/11/2006 01/12/2006 01/01/2007 01/02/2007 01/03/2007 01/04/2007 01/05/2007 01/06/2007 29/06/2007 động tiêu cực ứng dụng kinh doanh OHSU. bất kỳ thay đổi nhân sự quan trọng. ITG và nhóm thiết bị sẽ chồng lấn thời gian giữa các dự án khác nhau (Ví dụ: nâng cấp bản 11.5.10; việc cuối năm; công việc thường ngày .) Cao Cao Cao Cần đảm bảo các nhiệm vụ chính OHSU không chồng chéo tiến độ chính của dự án eAM. Tập trung vào quản lý nguồn lực là cần thiết để đảm bảo thành công. Sharon Roy Bryan Kratchman Thành viên dự án chính sẽ không thể để hoàn thành dự án, do các cam kết cá nhân. Cao Trung bình Thấp Thành viên dự án thay thế cần được chọn và đào tạo trước cho dự án. Sharon Roy Khả năng để hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách được giao. Trung bình Trung bình Trung bình Chuyển đổi đôla phù hợp với tăng số giờ tư vấn. Quản lý ITG Phát sinh yêu cầu thay đổi về quản lý thiết bị hoặc tính năng bổ sung. Trung bình Cao Cao Yêu cầu chức năng bổ sung sẽ được xử lý theo quy trình kiểm soát thay đổi được nêu trong tài liệu này. Nhóm quản lý dự án II. Lợi ích và kế hoạch triển khai dự án Mục đích triển khai Hoạch định kế hoạch và chiến lược tích hợp để chuẩn bị cho OHSU thực hiện thành công triển khai eAM của Oracle. Để phát triển kế hoạch này, chúng ta đi qua các bước sau đây: - Đánh giá mục tiêu và phạm vi dự án triển khai. - Đánh giá chiến lược chức năng. - Thảo luận về nhu cầu nguồn lực và sự phân bổ. Tham gia: Phía OHSU Phía IMPAC Henry R. Barron – Manager Financials / SCM Applications Ann Miller – Principal Consultant IMPAC Bryan Kratchman – Business Analyst Supply Chain Applications Sharon Roy – Financials Analyst Facilities Management Các mục tiêu triển khai eAM OHSU Nhóm dự án OHSU đã xác định những mục tiêu chính sau đây từ việc triển khai: - Thiết lập một cơ sở chức năng chung trong eAM cho phép các phòng ban khác nhau trong quản lý thiết bị để cộng tác và làm việc với nhau. 7/21 - Tận dụng hầu hết các chức năng hiện có của Oracle’s eAM (mô-đun 11.5.10). - Đánh giá, tài liệu hóa các quy trình kinh doanh và luồng công việc hiện tại, từ đó thay đổi và kết hợp tất cả các quy trình kinh doanh vào một hệ thống từ đầu đến cuối. - Ngừng sử dụng hệ thống ISIS vào tháng 06/2007, tiết kiệm thực hàng năm khoảng 400.000 USD. - Tăng cường báo cáo phân tích và sự cộng tác giữa những người sử dụng trong doanh nghiệp. - Tích hợp eAM với hệ thống eBusiness của OHSU tạo các quy trình phù hợp. - Hoàn thành việc triển khai đúng tiến độ và ngân sách. Các lợi ích của eAM Oracle - eAM Oracle là công cụ tích hợp hiệu quả nhất cho phép Phòng quản lý thiết bị OHSU cải thiện được giới hạn hiện tại. - Tăng năng suất và hiệu quả sử dụng thiết bị là nguyên lý cơ bản của quản lý tài sản hiệu quả. eAM Oracle cho phép quản lý các phương tiện phối hợp các yêu cầu bảo trì với yêu cầu trong hoạt động tổng thể. eAM Oracle giúp OHSU tránh ngừng sử dụng thiết bị mà không có kế hoạch, lịch trình yêu cầu bảo dưỡng, và giảm số lượng và chi phí sửa chữa thiết bị bằng cách cải thiện chất lượng bảo dưỡng tổng thể. - eAM Oracle cho phép OHSU đáp ứng yêu cầu tuân thủ quy định an toàn nhà xưởng bằng cách hỗ trợ lập kế hoạch nhiệm vụ đồng thời, và giúp các nhà quản lý lựa chọn các nhân viên có tay nghề và đã được chứng nhận để hoàn thành công việc bảo trì cần thiết. Ngoài ra, phần quản lý chứng từ của eAM Oracle cung cấp cách thức dễ dàng để sử dụng thư viện cho các tài liệu có tính an toàn như vật liệu nguy hiểm, bản vẽ, quy cách kỹ thuật và các tờ MSDS (đây là một tính năng tiềm năng mà chưa được nhắm mục tiêu trong phạm vi thực hiện ban đầu). - eAM Oracle hoàn toàn tích hợp với các ứng dụng tài chính và chuỗi cung ứng Oracle khác như: Inventory, Property Management, General Ledger, Accounts Receivables, Fixed Assets, iProcurement, Projects, Grants Accounting and core HR (như cài đặt đã chia sẻ). Tích hợp độc đáo này để mở rộng ứng dụng doanh nghiệp cải thiện hiệu quả tổ chức tổng thể. III. Phạm vi triển khai Khi xem xét các mục tiêu triển khai của OHSU với IMPAC, phạm vi sau đây được xác định để đảm bảo các chuyển giao cần thiết là đáp ứng cho việc triển khai thành công. Phạm vi dự án OHSU Dưới đây là phạm vi sơ bộ của việc triển khai eAM Oracle tại OHSU: - Tiến hành các hoạt động phân tích và mô tả lại quy trình doanh nghiệp quản lý tài sản hiện tại. - Thu thập yêu cầu và tiến hành phân tích lỗ hổng chủ yếu với Nhóm thiết bị và Nhóm thu thập yêu cầu khách hàng, cũng như các bộ phận khác bị ảnh hưởng bởi việc triển khai eAM. - Mô tả lại các quy trình doanh nghiệp quản lý tài sản từ dự án eAM. - Cấu hình OHSU’s Oracle eBusiness để kết hợp chức năng với eAM. 8/21 - Xem xét và phân tích các tùy chỉnh eAM có liên quan được phát hiện trong phân tích lỗ hổng. - Đánh giá các báo cáo từ eAM và phát triển các báo cáo tùy biến để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. - Tiến hành thử nghiệm người dùng và thử nghiệm tích hợp. - Quản lý điểm tích hợp các module khác thông qua các cuộc họp trưởng nhóm. - Tiến hành gửi đánh giá trực tiếp để phát triển và phổ biến các bài học kinh nghiệm. - Đào tạo tất cả các nhân viên và khách hàng có liên quan để sử dụng eAM theo các quy trình kinh doanh sửa đổi. Chi phí dự án Bảng dưới đây tóm tắt phê duyệt ngân sách của OHSU và các chi tiết từ khi có văn bản điều lệ này. Ngân sách này được dựa trên các chức năng, phương pháp tiếp cận, giả định, phụ thuộc và rủi ro như đã nêu trong tài liệu này. Các khoản chi ban đầu Trị giá (USD) Dịch vụ chuyên nghiệp (nguồn IMPAC) 130.000 Các khoản tiền lương (OHSU / ITG) Chuyên gia phân tích kinh doanh 50.000 Chuyên gia phát triển Oracle 50.000 Chuyên gia phát triển Oracle (thuê mới) 90.000 Lao động hợp đồng Nguồn Phòng chức năng thiết bị 52.800 Nguồn Phòng chức năng kiểm kê 20.000 Nguồn Phòng chức năng TBD 20.000 Tổng các khoản chi ban đầu 412.800 Chi phí hoạt động (FY07) Các thiết bị nhỏ - cầm tay 60.000 Đào tạo – thời gian 1 tuần 10.000 Tổng chi phí hoạt động 70.000 Tổng cộng 482.800 USD IV. Phương pháp tiếp cận triển khai Nhóm dự án cũng sẽ thực hiện theo phương pháp SDLC để triển khai cho OHSU, trong đó bao gồm các giai đoạn sau đây: Lập kế hoạch (Plan), Thiết kế (Design), Xây dựng (Build) và triển khai (Deploy), kết hợp với phương pháp ứng dụng thương mại điện tử Oracle đã được kiểm chứng của IMPAC. Mỗi giai đoạn làm việc nhóm dự án tập trung vào kết quả, như mô tả dưới đây. Các chuyển giao của dự án Được chuyển giao với báo cáo này là một kế hoạch dự án cho việc triển khai eAM. Vui lòng tham khảo kế hoạch dự án cho các chuyển giao chi tiết (Phần phụ lục). Một phương pháp tiếp cận OHSU/IMPAC phối hợp cho ra các mốc quan trọng (milestone) của dự án eAM như sau: 9/21 Các mốc quan trọng Thời gian Phạm vi dự án được phê duyệt bởi Ban điều hành OHSU 06/9/2006 Hoàn thành cài đặt (sẵn sàng cho cấu hình) 01/9/2006 Hoàn thành phân tích các hoạt động 30/9/2006 Hoàn thành cấu hình ban đầu (Sẵn sàng cho CRP1) 12/1/2007 Hoàn thành cấu hình cơ bản và mapping các yêu cầu doanh nghiệp (Sẵn sàng cho CRP2) 17/11/2006 Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu ban đầu (Sẵn sàng cho CRP2) 01/1/2007 Hoàn thành đào tạo người dùng end-user (Nhân viên và khách hàng) 27/4/2007 Hoàn thành thử nghiệm chấp nhận cuối cùng 06/4/2007 Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu cuối cùng 30/4/2007 Đưa hệ thống vào vận hành 01/5/2007 V. Các giả định Trong việc xây dựng kế hoạch dự án kèm theo (Phụ lục), OHSU và IMPAC theo các giả định sau đây: - IMPAC sẽ cung cấp tư vấn để hỗ trợ OHSU thiết lập, cấu hình và những bài thực hành tốt nhất cho việc triển khai mô-đun eAM Oracle như đã nêu bằng báo cáo kết quả công việc của IMPAC. - Việc thay đổi quản lý thuộc trách nhiệm của OHSU. - Các nguồn lực OHSU sẽ được chuyển giao phù hợp cho dự án eAM theo nhu cầu ngân sách. - Các tùy chọn tối thiểu đến zero sẽ là đích ngắm của dự án eAM. - Bộ phận quản lý thiết bị sẽ phải truy cập vào quy trình kinh doanh của họ để tận dụng các chức năng cần thiết trong mô-đun eAM. - Việc chuyển đổi dữ liệu của ISIS sẽ được giới hạn đến đơn hàng mở hiện tại. - Nhân sự IMPAC sẽ được chỉ định cho những người có kinh nghiệm phù hợp triển khai eAM. - Dự án sẽ được thực hiện tại văn phòng OHSU ở Portland, Oregon. - Phòng quản lý thiết bị và nhóm ITG OHSU sẽ cung cấp quản lý tổng thể các hoạt động phát triển, bao gồm cả giải quyết vấn đề và chấp nhận các chuyển giao chính thức. - Phòng quản lý thiết bị OHSU sẽ tuân thủ các chức năng ứng dụng tiêu chuẩn ở mức độ cao nhất có thể, và thực hiện một phân tích chi phí - lợi ích nghiêm túc trước khi phát triển bất kỳ tùy chỉnh nào. - Phòng quản lý thiết bị OHSU sẽ chuẩn bị tài liệu hướng dẫn người sử dụng theo các yêu cầu tùy chỉnh. - OHSU và IMPAC đồng ý rằng thời gian dôi ra từ việc hoàn thành sớm nhiệm vụ nào đó sẽ được dành cho các nhiệm vụ khác được xác định. - OHSU sẽ sao lưu các biến môi trường cần thiết để giảm thiểu thiệt hại do hệ thống hay ứng dụng thất bại. - OHSU ITG sẽ cấp phép hoặc mua tất cả các ứng dụng và phần mềm phát triển thích hợp cần thiết để hoàn thành triển khai này. 10/21