Hoàn thiện phần mềm quản lý tài sản cố định tại công ty asia

Tổng quan về nơi thực tập - Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA đợc thành lập vào năm 2001 với định hớng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần m

Lời mở đầu

Nh chúng ta đã biết trong khoảng thập niên vừa qua công nghệ thông tin đã phát triển nh vũ bão, tin học đã và đang là một trong những vấn đề không thể thiếu đối với bất kỳ một tổ chức, công ty nào Điều xảy ra trong vòng vài năm vừa qua là sự đầu t ồ ạt vào công nghệ, đặc biệt là trong thời

đại “ bong bóng” khi hàng trăm triệu đôla đợc đầu t để thiết lập kết nối khắp nơi trên thế giới, Internet và tất cả mọi thứ liên quan đến tin học hoá Tin học ngày càng có vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tại các cơ quan, tổ chức

đặc biệt là trong lĩnh vực thu thập thông tin vì việc thu thập thông tin là một vấn đề hết sức cần thiết để mỗi tổ chức có thể đứng vững và cạnh tranh trong xã hội thông tin ngày nay Việc thực hiện tin học hoá tại các doanh nghiệp,

tổ chức sẽ làm cho năng suất lao động cao hơn và tạo cho chúng ta một cách làm việc tự do hơn, tiết kiệm thời gian hơn

Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phơng thức hoạt

động hoàn toàn mới, sáng tạo và năng động mà không mất đi sự chính xác

và nó đã đánh dấu một bớc ngoặt trong việc áp dụng tin học hoá vào hệ thống quản lý

Từ đó và là một sinh viên khoa Tin học kinh tế em đã chọn phòng Triển khai của Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA là nơi thực tập

1 Tổng quan về nơi thực tập - Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA

Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA đợc thành lập vào năm

2001 với định hớng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin ASIA đợc thành lập bởi các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu kết hợp

sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao cho thị tr-ờng

Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn đề quản trị “Chất lợng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo!” là tôn chỉ kinh doanh của Asia nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Asia chỉ kinh doanh trong lĩnh vực duy nhất là phát triển phần mềm Với sự chuyên nghiệp này ASIA sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn

“Vì sự thành công của khách hàng!” là phơng châm hành động của ASIA hớng tới khách hàng Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân và của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng và năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả cho khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao của ASIA

2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty ASIA

Tên công ty

- Tên tiếng Việt: công ty cổ phần phát triển phần mềm asia

- Tên tiếng Anh: Asia SoftWare Development JointStock Company

- Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC

- Logo của công ty đợc thể hiện nh sau:

30/07/2001 với tên gọi là “Công ty Cổ phần đầu t và Phát triển Phần mềm ASIA”, là trụ sở tại Hà Nội Sau một thời gian phát triển, công ty thành lập

thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh vào tháng 8 năm 2003 Và gần một năm sau đó, vào tháng 6 năm 2004 chi nhánh tại TP Đà Nẵng cũng đợc thành lập

Từ sau năm 2003, công ty đổi tên thành “Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm ASIA”.

Địa chỉ liên hệ

Văn phòng tại Hà Nội

- Địa chỉ : số 6 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa

- Điện thoại : 04.776.1663

- Fax : 04.776.1823

- Email : asiasoft@hn.vnn.vn

Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Địa chỉ : E46 Nguyễn Oanh, F17, Quận Gò Vấp

- Điện thoại : 08.989.2737

- Fax : 08.989.1637

- Email : asiasoftsg@hcm.vnn.vn

Văn phòng tại Thành phố Đà Nẵng

- Địa chỉ : Lô 642 Tây Nam Hoà Cờng, Phờng Hoà Cờng, Quận Hải Châu

- Điện thoại : 0511.644.723

- Fax : 0511.611.308

- Email : asiasoftdn@vnn.vn

Website: http:// www.Asiasoft.com.vn

Công ty đợc thành lập dới hình thức sở hữu là Cổ phần, với vốn đăng ký

1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng Việt Nam).

Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

 Sản phẩm:

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server

- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0

- Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Management trên SQL, VFP6

- Phần mềm quản lý và thanh toán lơng Asia Payrols Management trên SQL, VFP6

- Phần mềm quản lý khen thởng trên SQL, ASP

- Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java…)

- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên

ngôn ngữ VB.Net, hỗ trợ Unicode)

 Dịch vụ:

- T vấn xây dựng hệ thống thông tin cho các cơ quan, đơn vị và các

dự án chính phủ điện tử

- Phân tích, thiết kế, xây dựng và phát triển các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng

- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

- Nâng cấp và mở rộng cùng sự phát triển của khách hàng

 Công nghệ:

- Ngôn ngữ lập trình: Net, Visual FoxPro, Java …

- Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, Web-based

- Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle

định hớng phát triển

 Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ nghiệp vụ

đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP (Enterprise Resource Planning)

 Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn…

 T vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo

đơn đặt hàng nh cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112, các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn…

Uy tín của asiasoft trên thị trờng

 Huy chơng vàng năm 2002 tại hội chợ “Sản phẩm mới - Công nghệ

mới ”

 Giải thởng Sản phẩm công nghệ thông tin“ ” của Hội tin học Việt Nam

 Chứng chỉ Phần mềm uy tín, chất l“ ợng” do Phòng TMCN Việt Nam

cấp năm 2006

 Huy chơng vàng “ Đơn vị công nghệ thông tin Việt Nam” do Hội tin

học Tp Hồ Chí Minh trao tặng năm 2006

 Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm số 196/2002/QTG do Cục bản quyền tác giả cấp ngày 10 tháng 04 năm 2002

 Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá số 54617 do Cục sở hữu trí tuệ - Bộ khoa học và công nghệ cấp theo quyết định số

A2946/QĐ-ĐK, ngày 08/06/2004 của Cục trởng Cục sở hữu trí tuệ

 Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốc

đang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft

3 Chức năng của ASIASOFT

Chức năng kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực sau:

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử)

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh doanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự án chính phủ điện tử

4 Sơ lợc cơ cấu tổ chức tại công ty ASIA

Sơ đồ tổ chức công ty ASIA nh sau

Nhân lực của ASIASOFT

Số lợng cán bộ nhân viên của công ty nh sau:

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Văn phòng

Hà Nội

Chi nhánh

Đà Nẵng Tp.Hồ Chí MinhChi nhánh

Giám đốc

Phòng phát

triển sản phẩm

Phòng triển

khai

Phòng kinh

doanh

Phòng hành

chính

Phòng hỗ trợ

khách hàng

Văn phòng &

Kế toán

Phòng triển khai

Phòng triển khai

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh Phòng hành

chính

Phòng hành chính

Phòng hỗ trợ khách hàng

Phòng hỗ trợ khách hàng

Văn phòng &

Kế toán

Văn phòng &

Kế toán

2001 15 15

Trình độ cán bộ nhân viên trong công ty:

Trình độ Hà Nội Đà Nẵng TP.HCM Tổng cộng

Kinh nghiệm của asiasoft

Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinh nghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin nh sau:

 Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau nh sản xuất, xây dựng, thơng mại, xuất nhập khẩu và dịch vụ Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù, Asia

có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thù đó

 Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác nh phần mềm quản lý nhân sự, tiền lơng, quản lý công văn, quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất

 Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA nh Dự

án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, Quảng Bình, Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dự án Phát triển du lịch MEKONG; T vấn, thiết kế, xây dựng cổng thông tin điện

tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoán trực tiếp (www.agriseco.com.vn)

 Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách có hiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp vụ cũng nh tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng cho nhiều

đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp Việt Nam

 Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên khoảng

700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm trong việc

sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp Mọi thắc mắc, khó khăn và các nhu cầu mới phát sinh đều đợc Asia giải quyết một cách hiệu quả thông qua các phơng tiện thông tin nh điện thoại, fax, email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng

5 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Triển khai

Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triển khai

có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai, bao gồm các công việc nh cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dung không

đúng theo nh hợp đồng đã đa ra, nhập một số dữ liệu điển hình mà khách hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm Nếu kết quả kiểm tra không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đó đa ra thì phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trong phần mềm đó

để đa ra kết quả chính xác Hớng dẫn, đào tạo khách hàng sử dụng và khai thác các chơng trình

Phòng triển khai có nhiệm vụ theo dõi khách hàng sử dụng phần mềm trong khoảng thời gian thờng là một hoặc vài ba tháng, nếu phần mềm có gì sai sót thì nhân viên phòng triển khai phải sửa lại và hớng dẫn khách hàng sử dụng Sau đó, nếu phần mềm hoạt động tốt thì khi đó sản phẩm phần mềm

đó đợc thanh lý và đợc chuyển sang cho bộ phận bảo hành

6 Tình hình ứng dụng tin học tại công ty ASIA

Công ty đã đợc trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ cho công việc của mình, bao gồm một server và các máy tính đợc phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên Mỗi ngời đợc phân quyền sử dụng nên truy cập vào server với quyền hạn khác nhau và đợc phép sử dụng những tài liệu cho phép Sau đó các máy trạm phải post dữ liệu lên server Tức là để truy cập vào server thì mỗi máy có 1 account

Với số lợng máy tính đợc trang bị mỗi ngời một máy và đội ngũ nhân viên hầu hết đều có bằng Đại học và một số có bằng Thạc sỹ Do đó, trình độ tin học của nhân viên ở đây rất cao

Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lý khách hàng và phần mềm kế toán AsiaAccouting 2006

Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 đợc viết bằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL

7 Giới thiệu về đề tài nghiên cứu

7.1 Lý do chọn đề tài

Tài sản cố định là một phần rất quan trọng đối với mọi công ty, tổ chức bởi vì đó là loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và còn là cơ sở hạ tầng của công ty Tài sản cố định quyết định rất nhiều đến quá trình hoạt

động của công ty Quản lý tài sản cố định là một vấn đề cần thiết đối với mọi cơ quan, tổ chức thông qua việc mua bán các thiết bị, nhập các thiết bị, quản

lý các bộ phận sử dụng các tài sản đó, quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị…

Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức mà mình

đã đợc học ở trờng cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và sự h-ớng dẫn tận tình của giáo viên hh-ớng dẫn Do đó em quyết định chọn đề tài “

Hoàn thiện phần mềm Quản lý tài sản cố định tại công ty Asia”.

7.2 Mục đích của đề tài

Mục đích chính của đề tài là đợc ngời dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty Do đó, chơng trình trớc hết phải đáp ứng đợc những yêu cầu cơ bản nhất của nhân viên kế toán, đó là đơn giản nhng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt Để trở thành một chơng trình tốt thì mọi phơng pháp tính toán trong chơng trình phải yêu cầu chính xác, dữ liệu phải đợc chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính và của công ty

7.3 Nội dung của đề tài

Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tại công ty trong thời gian thực tập tại công ty Từ đó xây dựng và phát triển phần mềm quản lý tài sản cố định

Chơng trình đợc xây dựng phải đảm bảo thực hiện đợc các vấn đề sau:

- Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sử dụng

- Phân quyền cho ngời sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do ngời quản

- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại,

bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nớc sản xuất, năm sản xuất…

- Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định

- Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao…

7.4 Yêu cầu của đề tài

Đề tài đợc xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu nh sau:

- Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải đợc theo dõi thờng xuyên thông qua mỗi bộ hồ sơ riêng Tài sản phải đợc phân loại, thống kê,

đánh số theo từng đối tợng và phải đợc phản ánh trong sổ theo dõi Tài sản cố định

- Nguyên giá Tài sản cố định phải đợc dựa trên cơ sở đánh giá cả tình hình thực tế trên thị trờng và phụ thuộc vào nguồn hình thành tài sản

- Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó đợc nhận về và đợc phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trởng nộp Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính

- Việc quản lý tài sản cố định sẽ đợc quản lý qua các kỳ kế toán, qua các nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuối mỗi năm

- Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản để xác

định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăng thêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại…

7.5 Các thông tin đầu ra và các thông tin đầu vào

 Chơng trình phải đảm bảo đa đợc các thông tin đầu ra nh sau:

- Thẻ Tài sản cố định

- Báo cáo tài sản cố định

- Thông tin về tài sản đợc sửa chữa, thông tin về tài sản đã thanh lý, thông tin về tài sản bảo hành

- Báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính

- Danh mục các tài sản thôi tính khấu hao

 Để đa ra đợc các thông tin đó, chơng trình cần cacs thông tin đầu vào

nh sau:

- Hoá đơn mua Tài sản cố định

- Các chứng từ kê toán liên quan

- Thông tin về bộ phận sử dụng, thông tin về phân nhóm tài sản

- Lý do tăng, giảm tài sản.

- Danh mục tài sản cố định, danh mục khấu hao tài sản cố định…

- Chứng từ và sổ Tài sản cố định đã đợc kiểm kê và tính khấu hao…

7.6 Dự kiến tổng số giao diện

Chơng trình đợc dự kiến có khoảng 10 giao diện, nh:

- Giao diện chính của chơng trình

- Danh mục tài sản cố định

- Danh mục Tài sản cố định bảo hành, danh mục Tài sản cố định đợc di chuyển, danh mục Tài sản thanh lý, danh mục Tài sản cố định sửa chữa

- Bộ phận sử dụng

- Báo cáo Tài sản cố định

- Báo cáo khấu hao TSCĐ

- Báo cáo tài sản thanh lý