THỰC TRẠNG tổ CHỨC HẠCH TOÁN kế TOÁN tại CÔNG TY GIỐNG MIỀN NAM tại MIỀN bắc

1 Phần một NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG MIỀN NAM TẠI HÀ NỘI *** 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần giống Miền Nam tại Hà Nội: Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội là chi nhánh của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam đã được thành lập vào ngày 14/5/1976 với nhiệm vụ cung ứng giống cho các tỉnh phía Nam, từ Đà Nẵng trở vào. Công ty là thành viên của Hiệp hội cây trồng giống Việt Nam và Hiệp hội cây trồng Châu Á Thái Bình Dương. Năm 2002 công ty được chuyển thành Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam (SSC) theo quyết định số 213/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 01/07/2002. Công ty đã chính thức hoạt động theo hình thức cổ phần, là doanh nghiệp cổ phần hóa đầu tiên và có vốn điều lệ lớn nhất ngành giống Việt Nam. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm:  Nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng các loại;  Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu nông sản, vật tư nông nghiệp;  Thiết kế, chế tạo, lắp đặt, xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị chế biến hạt giống và nông sản.  Sản xuất gia công, sang chai đo ́ ng go ́ i thuô ́ c ba ̉ o vê ̣ thư ̣ c vâ ̣ t. Ngày 01/03/2005, công ty cổ phần giống cây trồng Miên Nam chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam, đơn vị tư vấn niêm yết là công ty chứng khoán đầu tư BSC. 2 Do điều kiện hạn chế về thị trường tiêu thụ, chỉ giới hạn ở các tỉnh Miện Nam, trong khi đó Miền Bắc, tính từ Thừa Thiên Huế trở ra, bao gồm bốn vùng sinh thái chủ yếu: vùng Đồng bằng Sông Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ với diện tích rộng, lại đa dạng về cầy trồng, giữ vài trò rất to lớn trong sản xuất nông nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty giống cây trồng Miền Nam đã đề xuất với Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn cho thành lập chi nhánh tại Miền Bắc. Căn cứ quyết định số 1357/NN-TCCB/QĐ, công ty giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội được thành lập. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng bước trưởng thành và hoàn thiện về mọi mặt. Từ một đơn vị, ban đầu đơn thuần chỉ làm nhiệm vụ cung ứng và chỉ cung ứng giống ngô, đến nay công ty đã thực hiện được đầy đủ các nhiệm vụ từ nghiên cứu phát triển sản phẩm, sản xuất, chế biên bảo quản, kiểm nghiệm hạt giống đến kinh doanh. Các giống ngô lai, giống ngô nếp, giống lúa lai và giống dưa hấu chất lượng cao do công ty cung ứng đã gây được ấn tượng tốt với người tiêu dùng, đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người sản xuất. Trong mười năm qua, công ty đã cung ừng cho sản xuất các tỉnh phía Bắ gần 3.700 tấn hạt giống lúa lai; gần 9.400 tấn giống ngô lai; nhiều giống rau, đậu và vật tư nông nghiệp. Ngoài ra, công ty cũng đã cung cấp cho hơn 31 đơn vị sản xuất kinh doanh giống cây trồng ở 23 tỉnh và thành phố phía Bắc các loại thiết bị dùng trong sản xuất nông nghiệp và chế biến nông sản như: máy tẽ hạt, máy sàng sơ bộ, máy xử lý hạt giống, cân định lượng, băng tải… Tổng doanh thu đạt được trong 10 năm qua là 271.203 triệu đồng, bao gồm 260.964 triệu đồng doanh thu từ hạt giống và 10.239 triệu đồng 3 doanh thu từ sản phẩm cơ khí chế biến hạt giống. Doanh thu của công ty chiếm 1/3 tổng doanh thu của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Từ 3 năm lại nay, công ty đã được bổ sung thêm nhiều chức năng nhiệm vụ mới bao gồm các bộ phận kinh doanh, tài chính, nghiên cứu và sản xuất. Với việc xây dựng thêm một nhà máy chế biến hạt giống cây trồng tại Hưng Yên, công ty đang mong muốn mở rộng thị trường tiêu thụ không chỉ trong nước mà còn vươn ra thị trường nước ngòai với các giống cây trồng chất lượng cao, giá cả cạnh tranh. Việc xây dựng thêm nhà máy chế biến sẽ đảm bảo chủ động và đáp ứng kịp thời nhu cầu hạt giống của toàn miền Bắc, đồng thời nơi đây còn là một trung tâm hướng dẫn kỹ thuật công tác nghiên cứu, thử nghiệm các giống cây trồng mới và ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật cho cả địa phương và các vùng lân cận. Bảng 1 Khối lượng doanh thu hạt giống của công ty từ năm 1997 đến năm 2007 Trong các năm tiếp theo, phương châm hoạt động của công ty bao gồm các nhiệm vụ sau đây:  Về công tác tài chính: ngày càng hoàn thiện công tác tài chính - kế toán của công ty. Rà soát lại các quy chế quản lý và tổ chức bộ máy cho phù hợp với tình hình mới khi công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam đã tham gia thị trường chứng khoán.  Về công tác nghiên cứu: tiếp tục công tác khảo nghiệm, chọn tạo giống rau mới và nghiên cứu, lai tạo các giống bắp lai có thời gian Sản phẩm Doanh thu (1 triệu đồng) Đồng bằng sông Hồng Đông Bắc Bộ Tây Bắc Bộ Bắc Trung Bộ Cộng Lúa 24.005 12.480 18.281 21.998 79.764 Ngô 11.152 36.628 95.243 31.369 174.392 Khác 3.057 3.010 861 2.880 9.808 Cộng 38.214 52.118 114.385 56.247 260.964 4 sinh trưởng ngắn ngày để có kế hoạch thay thế dần sản phẩm dài ngày, nhằm thích nghi với điều kiện thời tiết, khí hậu bất thường như hiện nay.  Về công tác sản xuất kinh doanh: chuển bị phương án thu mua nông sản trong năm 2008 chu đáo hơn làm cơ sở thực hiện kế hoạch cho nhừng năm sau và kế hoạch thu mua, chế biến thức ăn gia súc.  Về hợp tác và liên doanh: mở rộng hợp tác liên kết với các công ty giống của các địa phương trong vùng như Hưng Yên, Hải Dương… để tổ chức sản xuất tạo vùng nguyên liệu cho hoạt động của nhà máy chế biến giống cây trồng đặt tại Hưng Yên. Hợp tác, liên doanh, liên kết với các công ty giống cây trồng nước ngoài nhằm mục đích tăng cường mối quan hệ hợp tác hai bên về công tác nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, kinh doanh và phát triển tạo uy tín trên thị trường cũng như tăng cường sự lớn mạnh của công ty. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị: Là một công ty trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn nhưng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty không chỉ bó hẹp trong phạm vi cung cấp các giống cây trồng mà còn mở rộng ra các lĩnh vực chế biến nông sản. Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm:  Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng và vật tư nông nghiệp các loại.  Cung cấp các thiết bị chế biến và cơ khí nông nghiệp các loại.  Kinh doanh mua bán nông sản các loại. Để phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của, công ty có các chức năng cơ bản sau: 5  Nghiên cứu, phát triển sản phẩm, trình diễn và hội thảo: công ty hiện nay có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ nghiên cứu, trình diễn hội thảo và phát triển sản phẩm. Công ty thường xuyên phối hợp với Trung tam khảo kiểm nghiệm giống cây trồng Trung ương, các sở nông nghiệp và phát triển nông thôn, các Trung tâm khuyến nông tỉnh, các Công ty giống, các trạm khuyến nông để thực hiện các khảo nghiệm, các mô hình trình diễn sản phẩm. Từ năm 2004 trở lại đây, công ty đã thực hiện khảo nghiệm cơ bản, khảo nghiệm Quốc gia được 216 giống lúa, 77 giống ngô và gần 80 giống rau, dưa… trên bốn vùng sinh thái của các tỉnh phía Bắc và đã xác định nhiều giống có triển vọng, có thể đưa ra phục vụ cho sản xuất trong thời gian gần nhất.  Phát triển sản xuất: nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội của công ty tại khu công nghiệp Phố Nối A, Hưng Yên với công suất thiết kế của hệ thống máy sấy có sức chứa 200 tấn bắp ngô/mẻ; năng suất máy tẽ hạt là 3 tấn bắp/giờ; dây chuyền chế biến, xử lý, đóng gói hạt giống ngô đạt 2,5 tấn/giờ; tổng công suất chế biến giống là 2.000 tấn/năm. Do đó, công ty đã bảo đảm chủ động cung cấp và đáp ứng kịp thời nhu cầu hạt giống cho từng khu vực, từng mùa vụ.  Xây dựng mạng lưới khách hàng, đại lý: hệ thống khách hàng, đại lý đã được cán bộ, nhân viên công ty phát triển mạnh mẽ. Từ khách hàng chỉ là bảy Trung tâm giống cấy trồng, công ty giống cây trồng năm 1997, đến nay công ty đã đa dạng hệ thống khách hàng, bao gồm các Công ty giống cây trồng, các Công ty vật tư nông nghiệp, các trung tâm giống cây trồng, các công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh các mặt hàng phục vụ nông nghiệp và hơn rất nhiều đại lý trên 32 tỉnh và thành phố phía Bắc.  Kinh doanh: công ty đã cung ứng nhiều giống cây trồng có chất lượng tốt phục vụ cho nhu cầu sản xuất như: các giống ngô lai, lúa 6 lai, giống rau, dưa, và các mặt hàng vật tư nông nghiệp… Trong đó, nhiều loại giống cây trồng đã trở thành sản phẩm được ưa chuộng như các giống dưa hấu An Tiêm, giống ngô nếp lai MX2, MX4, MX10. Thực hiện chủ trương phát triển lúa lai, công ty đã sản xuất và nhập khẩu nhiều giống lúa lai chất lượng cao như Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28…Từ năm 2003 trở lại nay, thông qua một số khách hàng trong nước, công ty đã bắt đầu xuất khảu các sản phẩm của mình sang thị trường Trung Quốc và Lào. Đây là hai thị trường tiềm năng mà công ty sẽ khai thác trong các năm tiếp theo để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Theo đà phát triển, doanh thu của công ty ngày càng tăng cao, năm 2006 đã tiến tới con số 50 tỷ, bao gồm hơn 9400 tấn ngô lai giống, gần 3700 tấn lúa lai, hơn 20 tấn hạt cỏ phục vụ chăn nuôi, cùng nhiều sản phẩm rau, dưa các loại. Tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 52,95 %/năm. Ngoài ra, công ty còn tham gia cung ứng nhiều loại máy sấy, máy sàng và các thiết bị nông nghiệp khác, góp phần nâng cao chất lượng giống cây trồng của nhiều tỉnh, thành phố phía Bắc. Các sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm các loại hạt giống, các sản phẩm bảo vệ thực vật và các thiết bị nông nghiệp:  Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60.  Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10.  Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1, Pac 807.  Dưa hấu lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231.  Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49.  Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM 1490, Jassmine 85, OM 3536.  Các loại hạt giống rau đậu. 7 Do quy định của công ty giống cây trồng Miền Nam, thị trường của công ty là các tỉnh phía Bắc từ Thừa Thiên Huế trở ra với bốn vùng sinh thái: vùng Đồng bằng song Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ. Các vùng sinh thái trên có các đặc điểm khác nhau về điều kiện sản xuất nên công ty đã tổ chức hình thức khác nhau cho từng địa bàn.  Ngô lai: thị trường chủ yếu của sản phẩm ngô lai là vùng núi phía Bắc do diêu kiên thổ nhưỡng và khí hậu ở đây phù hợp với điều kiện sinh trưởng và phát triển của cây ngô. Sau đó là vùng núi Đông Bắc và các tỉnh Bắc Trung Bộ.  Lúa lai: công ty cung cấp sản phẩm này chủ yếu cho vùng đồng bằng sông Hồng và đồng bằng thuộc các tỉnh duyên hải Bắc Trung Bộ.  Hạt giống rau: do các loại hạt giống rau này thích hợp cho việc gieo đồng tại đồng bằng sông hồng và các tỉnh thuộc vùng núi Đông Bắc vào mùa đông nên đây là thị trường chính mà công ty tập trung cung ứng các loại hạt giống rau mùa đông, và đây là một thị trường rất tiềm năng, cần được khai thác khi công ty đã xây dựng nhà máy chế biến hạt giống tại miền Bắc. 3. Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị: 3.1. Cơ cấu quản lý của công ty: Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức một mặt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay của công ty, mặt khác cũng thích ứng với xu thế phát triển mạnh mẽ của công ty trong thời gian qua với việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh và sản xuất. Do vậy việc mở rộng cơ cấu tổ chức của công ty cũng là một tất yếu khách quan. Hiện nay công ty có ba phòng ban, một kho và một nhà máy trực thuộc công ty. 8 Các phòng ban của công ty gồm: phòng quản trị, phòng tài chính - kế toán, phòng nghiên cứu và kỹ thuật. Các phòng ban này là “xương sống” để duy trì sự hoạt động đều đặn, nhịp nhàng và liên lục của công ty. Nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc sự quản lý của công ty. Đứng đầu công ty là giám đốc công ty: giám đốc có vị trí, thẩm quyền cao nhất tại công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý hoạt động của công ty về mọi mặt: nghiên cứu, sản xuất, tài chính, kinh doanh,… Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần hoạt động sản xuất kinh doanh mà mình được giao phụ trách. Cơ cấu tổ chức tại công ty quy định có hai phó giám đốc: phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phó giám đốc phụ trách sản xuất với các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể như sau:  Phó giám đốc kinh doanh phụ trách các hoạt động kinh doanh của công ty, có nhiệm vụ đôn đốc, chỉ đạo phòng kinh doanh trong các vấn đề tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, kinh doanh và bán hàng trong kỳ, chính sách thanh toán với các khách hàng tiềm năng và các khách hàng truyền thống.  Phó giám đốc sản xuất phụ trách hai mảng hoạt động của công ty. Là người tham gia vào quá trình xuất nhập sản phẩm, hàng hóa với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Đồng thời là người phụ trách nhà máy của công ty, thực hiện các các nhiệm vụ liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất của nhà máy. Bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: 9 Sơ đồ 1 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 3.2. Hoạt động và chức năng của các phòng ban của công ty: Phòng tài chính - kế toán: Theo dõi tình hình sản xuất và tình hình kinh doanh cũng như tình trạng tài chính của công ty trong kỳ. Phòng thực hiện chức năng của mình thông qua việc thu thập và xử lý các số liệu kế toán, từ đó tiến hành lập và trình bày các báo cáo tài chính cũng như các loại báo cáo nội bộ theo yêu cầu của ban giám đốc công ty. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ dựa trên các báo cáo tài chính đã được lập để tiến hành phân tích tài chính để có thể cung cấp thông tin tìa chính đầy đủ, kịp thời và có hiệu quả cho bộ máy lãnh đạo để đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn và chính xác nhất. Do công ty là một chi nhánh của công ty giống cây trồng Miền Nam nên các số liệu kế toán của công ty sau khi Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phòng tài chính - kế toán Phòng nghiên cứu - sản xuất Phó giám đốc phụ trách sản xuất Phòng kinh doanh Nhà máy chế biến 10 được thu thập và xử lý sẽ được chuyển về phòng kế toán trung tâm của công ty giống cây trồng Miền Nam để tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Mặt khác, công ty đã tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán nên phòng tài chính - kế toán không nhưng chỉ cung cấp thông tin kế toán cho ban lãnh đạo và nhưng người sử dụng thông tin trong nội bộ công ty mà định kỳ còn phải cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo tài chính bắt buộc ra bên ngoài theo yêu cầu của Ủy ban chứng khoán Nhà nước. Phòng kinh doanh: Do nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh các loại giống cầy trồng và các sản phẩm có liên quan đến phục vụ cho nông nghiệp nên kinh doanh là lĩnh vực trọng tâm của công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xác lập kế hoạch kinh doanh của công ty theo yêu cầu của công ty và của công ty giống cây trồng Miền Nam. Và phòng còn tổ chức thực hiện và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với điều kiện khách quan. Phòng là đầu mối tiến hành việc phân phối thành phẩm, hàng hóa cho các đại lý, ký kết hợp đồng tiêu thụ với các đối tác kinh doanh lớn. Các bộ phận của phòng có nhiệm vụ phát triển các thị trường tiềm năng, khai thác các thị trường hiện có để nâng cao doanh số bán, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của công ty. Do đặc thù công ty phải nhập nhiều sản phẩm từ miền Nam ra nên hạn chế trong việc đap ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, vì vậy phòng kinh doanh còn có chức năng tìm kiếm các nhà cung cấp tại chỗ để có thế đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty với chất lượng sản phẩm tốt, giá cả phù hợp. Phòng nghiên cứu - sản xuất: Trước đây công ty chỉ tiến hành kinh doanh các loại giống cây trồng và vật tư nông nghiệp nên việc nghiên cứu sản xuất không được coi trọng. Tuy nhiên, theo xu thế phát triển mạnh mẽ của công ty trong những năm gần đây và chiến lược kinh doanh lâu dài của công ty, phòng nghiên cứu - sản xuất ngày càng có vai trò quan trọng.