tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO TH C T Đợt thực tập 1: Tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng I Ghi chép cấu tổ chức, nội quy quy chế, cách thức quản trị tổ chức hành nghề công chứng Q trình thành lập Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn - Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn thành lập theo Quyết định thành lập số 4099/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 19/09/2018 Giấy đăng ký hoạt động Văn phịng cơng Chứng số 41.02.0077/TP-CC-ĐKHĐ ngày 02/11/2018 Sở Tư Pháp Thành Phố Hồ Chí Minh Văn phịng thức vào hoạt động từ ngày 08/11/2018 Mã số thuế: 0315383010, địa trụ sở tại: Số 53-55 đường 41, Phường 6, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh - Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn tổ chức hoạt động theo Luật công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật có liên quan đến loại hình Cơng ty hợp danh theo điều 22 Luật Cơng chứng 2014 Hình Logo Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn Tình hình sở vật chất Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn có vị trí nằm mặt tiền số 53-55 Đường số 41, Phường 6, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh; mặt tiền rộng 8m, dài 19m, xây dựng với thiết kế 01 (một) tầng hầm 130 m2 để xe, với diện tích sàn xây dựng 1.200 m2 bao gồm tầng lầu hệ thống thang máy đại STT Khu vực Mô tả Diện tích Diện tích văn Khu vực sảnh với ghế ngồi chờ, bàn viết, bảng 150 m² phòng sử dụng niêm yết thơng tin, quy định Luật liên quan, có tiếp khách hàng quầy phục vụ trà nước tivi giải trí thời gian ngồi đợi Diện tích lưu trữ Phòng kho với kệ thép kiên cố chịu lực 35 m² hồ sơ xếp khoa học theo quy định văn thư lưu trữ Khu vực lắp đặt khóa hệ thống vào nhận diện vân tay, hệ thống báo cháy, chữa cháy, báo động chống trộm công nghệ chống thấm, chống mối mọt… Khu vực để xe Tại khu vực sân riêng tòa nhà, với hệ thống 130 m2 cho nhân viên thẻ xe thông minh, camera nhân viên giữ xe, khách hàng Khu vực quầy thu Quầy kính theo tiêu chuẩn ngân hàng, máy in 20 m2 ngân, đóng dấu xếp xe kho két Phịng làm việc Mỗi Cơng chứng viên có phịng làm việc riêng 20 m2 Cơng chứng với diện tích phịng 10 m² (05 phịng) viên Khu vực thư ký Sắp xếp khoa học theo quy trình nghiệp vụ, 15 m2 nghiệp vụ luân chuyển chứng từ Phòng họp Dùng để họp, trao đổi nghiệp vụ, làm việc với 20 m² khách hàng Khu vực lễ tân, Quầy lễ tân với hệ thống tổng đài, máy fax, 10 m² tiếp đón hướng dẫn Khu vực máy in dành Phòng làm việc cho tối thiểu 03 người 25 m² cho quản trị, hành chính, IT 10 Khu vực in ấn, Với tối thiểu 02 máy photocoppy, máy in, m² 11 photocoppy dụng cụ in ấn Nhà bảo vệ Nơi trực nghỉ ngơi bảo vệ m² Cơ cấu tổ chức a) Nhân sự: - Tổ chức Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn, thành phố Hồ Chí Minh có 05 (năm) Cơng chứng viên, có 01 (một) Trưởng văn phịng (đồng thời Công chứng viên hợp danh), 02 (hai) Công chứng viên hợp danh 01 (một) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động khơng có thành viên góp vốn cụ thể sau: STT Họ tên Công chứng viên hợp danh/Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng Trình Thị Minh Hiền Cơng chứng viên hợp danh Cao Hồng Lân Cơng chứng viên hợp danh Nguyễn Minh Tấn Công chứng viên hợp danh Chu Kim Tâm Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng Nguyễn Cường Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng - Bộ phận thư ký nghiệp vụ gồm 06 người, tốt nghiệp Cử nhân Luật, có thời gian cơng tác tổ chức hành nghề công chứng từ 06 tháng đến 05 năm - Quản lý văn phòng 01 người, phận văn thư lưu trữ 01 người, kế toán 01 người, thủ quỹ 01 người, nhân viên vi tính (IT) 01 người Tất có tốt nghiệp chuyên ngành liên quan - Ngồi văn phịng cịn có phận giúp việc như: Nhân viên bảo vệ, lao công, tất trưởng Văn phòng ký hợp đồng lao động tham gia chế độ người lao động theo quy định pháp luật Hình Sơ đồ tổ chức Văn hịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn b) Quy chế, cách thức quản trị Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn ban hành Nội quy lao động, Bảng mô tả công việc vị trí việc làm để quản lý, phân cơng nhiệm vụ Cụ thể là: - Trưởng Văn phịng Cơng chứng:  Trưởng văn phòng người đại diện theo pháp luật Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn, thành viên hợp danh Trưởng văn phòng người có nhiều năm kinh nghiệm hành nghề cơng chứng, chịu trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động Văn phòng theo nội quy ban hành đăng ký quan Nhà nước có thẩm quyền  Trưởng văn phịng cơng chứng viên hợp danh giải vấn đề liên quan đến hồ sơ công chứng, khiếu kiện, thắc mắc người yêu cầu công chứng, thỏa thuận để đưa nội quy văn phòng, giải vấn đề nhân sự, chế độ lương, thưởng, phúc lợi cho người lao động  Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ xây dựng sở liệu văn phịng để đảm bảo hoạt động cơng chứng diễn nhanh chóng đạt hiệu cơng việc cao  Là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước quan chức Giám đốc Sở việc thu chi tài chính, quản lý sử dụng sở vật chất Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn theo quy định Đại diện Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn quan hệ, làm việc với quan, tổ chức, cá nhân vấn đến liên quan đến hoạt động Văn phịng - Phó trưởng Văn phịng cơng chứng: Là người giúp trưởng văn phòng thực việc quản lý, đạo hoạt động cán bộ, công chức VPCC Thay mặt trưởng phịng giải cơng việc VPCC trưởng văn phòng vắng mặt, trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ hành cơng chứng viên, chuyên viên, chịu trách nhiệm trước trưởng văn phịng việc thực nhiệm vụ giao Phó trưởng văn phịng đồng thời cơng chứng viên - Công chứng viên hợp danh:  Thay mặt Trưởng văn phòng phòng điều hành hoạt động văn phòng Trưởng văn phòng vắng  Là người trực tiếp quản lý thư ký nghiệp vụ, chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công chứng cho thư ký nghiệp vụ  Thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin văn quy phạm pháp luật có liên quan để phổ biến cho nhân viên văn phịng  Thực việc cơng chứng ngồi trụ sở theo quy định Luật công chứng  Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng hệ thống phần mền văn phòng, hệ thống phần mền quản lý hồ sơ cơng chứng, bàn bạc góp ý kiến với Trưởng văn phòng kịp thời khắc phục cố kỹ thuật chấn chỉnh việc sử dụng hệ thống mạng máy tính, nghiên cứu áp dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động Văn phịng - Cơng chứng viên: Công chứng viên người trực tiếp tiếp nhận giải hồ sơ yêu cầu công chứng nhân dân, thực nhiệm vụ theo phân cơng trưởng phịng, chịu trách nhiệp trước lãnh đạo phịng trước pháp luật hoạt động cơng vụ mình; Khi thực cơng việc cơng chứng, Cơng chứng viên phải tuân thủ quy định pháp luật công chứng vản pháp luật có liên quan; Có nghĩa vụ rà sốt, nghiên cứu, đề xuất để kiến nghị, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện quy trình thủ tục hoạt động cơng chứng - Bộ phận nghiệp vụ: Là người giúp việc cho Công chứng viên, thực nhiệm vụ lãnh đạo VPCC giao, tham mưu, đề xuất việc giải hồ sơ cho lãnh đạo VPCC Công chứng viên - Bộ phận kế toán: Là người giúp việc cho lãnh đạo VPCC cơng tác tài chính, thu chi Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo VPCC lĩnh vực tài các nhiệm vụ lãnh đạo VPCC giao - Bộ phận thu ngân: Chịu trách nhiệm việc thu lệ phí phí cơng chứng, cho số cơng chứng, đóng dấu vào sổ cơng chứng vản công chứng Công chứng viên chứng nhận Bộ phận thu ngân chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo VPCC - Bộ phận lưu trữ: Chịu trách nhiệm việc bảo quản chặt chẽ, thực biện pháp an tồn hồ sơ cơng chứng Giúp lãnh đạo VPCC trường hợp quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc công chứng, cấp công chứng Nhận xét chung cấu tổ chức, nội quy quy chế, cách thức quản trị Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn Một là, có phân cơng rõ ràng, chi tiết phận cá nhân Bảng mơ tả cơng việc vị trí việc làm, Nội quy lao động xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể; nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với Công chứng viên, thư ký nghiệp vụ nhân viên khác Hai là, nhờ có phân hóa nhiệm vụ tổ chức mà cá nhân tổ chức hành nghề công chứng Nguyễn Minh Tấn kể lãnh đạo, người quản trị công chứng viên, thư ký nghiệp vụ nhận biết vị trí, cơng việc mình, hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn cơng việc Ba là, cấu tổ chức chặt chẽ tạo nên phối hợp nhịp nhàng, ăn ý phận công chứng viên, lưu trữ, kế tốn, phận thu phí Các phận nhận biết tương quan với nhau, kết phận ảnh hưởng đến hoạt động phận Do phận phối hợp với cách tốt để đạt kết cao Bốn là, nhờ có quy định nội quy làm việc, giấc, kỷ luật, khen thưởng minh bạch, cơng khai mà chuẩn hóa hành vi, quan hệ ứng xử phận VPCC, Công chứng viên với với khách hàng để góp phần nâng cao suất làm việc, cải thiện hình ảnh VPCC với khách hàng II Ghi chép, nhận xét hoạt động cung cấp dịch tổ chức hành nghề công chứng Các dịch vụ có Văn hịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn: - Công chứng hợp đồng, giao dịch thương mại, dân sự, thừa kế như: Công chứng hợp đồng mua bán, vay, mượn, chấp, cầm cố tài sản; Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà quyền sử dụng đất; Công chứng hợp đồng cho thuê, thừa kế, chấp, bảo lãnh, góp vốn quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất; Công chứng thỏa thuận phân chia, nhập xác nhận tài sản vợ, chồng; Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc; Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; Cơng chứng hợp đồng có yếu tố nước ngồi; Cơng chứng hợp đồng lĩnh vực kinh doanh, thương mại, sở hữu trí tuệ hợp đồng, giao dịch khác…theo yêu cầu khách hàng - Chứng thực tiếng việt tiếng nước ngoài; - Soạn thào văn bản; - Lưu giữ di chúc, giấy tờ tài liệu theo yêu cầu; - Thực cơng chứng ngồi trụ sở theo u cầu; - Các nghiệp vụ khác theo quy định pháp luật Nhận xét hoạt động cung cấp dịch Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn: Một là, Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn có vị trí trụ sở mặt tiền đường, thuận cho người yêu cầu công chứng đến giao dịch, làm việc Văn phòng làm việc giờ, có lịch làm việc, lực trực rõ ràng để người yêu cầu công chứng dễ dàng nắm bắt Đặc biệt, với sở vật chất, trang thiết bị đại, đầy đủ đáp ứng nhu cầu người sử dụng dịch vụ Hai là, Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn, danh mục, quy định hồ sơ u cầu cơng chứng, biểu phí cơng khai minh bạch để khách hàng thực giao dịch dễ dàng đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định Khoản Điều 33 Luật cơng chứng 2014 Hình Biểu phí niêm yết cơng khai Văn hịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn theo quy định pháp luật Ba là, đội ngũ nhân viên phục vụ tận tình, lấy tiêu chí phục vụ khách hàng cách tốt nhất, cung cấp dịch vụ cơng chứng nhanh chóng, thuận tiện, xác an toàn pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi khách hàng, tạo niềm tin vững cho khách hàng tham gia hợp đồng, giao dịch Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn khơng ngừng chấn chỉnh lề lối, tác phong, đạo đức nghề nghiệp công chứng viên nhân viên; ứng dụng công nghệ thông tin việc giải lưu trữ hồ sơ công chứng; giảm bớt thành phần hồ sơ thủ tục công chứng; thời gian giải hồ sơ công chứng ngày làm việc hẹn lại; thực tiếp nhận hồ sơ qua điện thoại, email… hẹn lịch làm việc, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người yêu cầu cơng chứng, bảo đảm xác, pháp luật an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch cơng chứng nên văn phịng khách hàng cảm nhận tốt chất lượng dịch vụ, nhân viên sở vật chất kỹ thuật văn phịng Bốn là, đội ngũ cơng chứng viên nhân viên có trình độ chun mơn cao, nắm vững kiến thức pháp luật việc cơng chứng hợp đồng giao dịch thực Văn phòng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn có tính chun nghiệp cao, đảm bảo tính xác, tuân thủ pháp luật, hồ sơ văn công chứng lưu giữ khoa học, đầy đủ Nhìn chung hoạt động văn phịng đáp ứng nhu cầu người yêu cầu công chứng khu vực Quận quận liền kề Văn phịng trọng cơng tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán nhân viên để không đổi nâng cao chất lượng dịch vụ, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên lộ trình phát triển đội ngũ công chứng viên kế cận III Ghi chép việc thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập Việc thực quyền nghĩa vụ cơng chứng viên - Cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn Tham gia Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, Hành nghề tổ chức hành nghề công chứng tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng; - Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng Công chứng viên giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng - Các trường hợp từ chối yêu cầu công chứng, cơng chứng viên giải thích rõ lý cho người u cầu cơng chứng Giữ bí mật nội dung công chứng Đề nghị cá nhân, quan, tổ chức có liên quan cung cấp thơng tin, tài liệu để thực việc công chứng - Công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch theo quy định pháp luật từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội 10 Nhận xét Việc thực quyền nghĩa vụ Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn Một là, Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn thực quy định Bộ luật lao động quy định Khoản Điều 32 Luật công chứng 2014 “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định điểm a điểm c khoản Điều 34 Luật nhân viên làm việc cho tổ chức mình” việc ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên nhân viên làm việc cho tổ chức Như vậy, quyền lợi ích hợp pháp cơng chứng viên đảm bảo Hai là, công chứng viên hỗ trợ việc thực nghiệp vụ khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng Sở tư Pháp Thành phố Hồ Chí Minh quan có thẩm quyền, VPCC tạo điều kiện cho tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm theo quy định Điều 17, Luật công chứng năm 2014 Ba là, công chứng viên thể tận tâm với công việc, phát huy lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp để bảo đảm tốt tính an tồn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch; tiếp nhận giải yêu cầu công chứng cá nhân, tổ chức cách nhanh chóng, kịp thời u cầu cơng chứng không vi phạm điều cấm pháp luật, trái đạo đức xã hội Công chứng viên sẵn sàng tiếp nhận giải kịp thời yêu cầu công chứng người u cầu cơng chứng cách ln có mặt trụ sở tổ chức hành nghề công chứng làm việc theo quy định pháp luật Bốn là, nghĩa vụ, công chứng viên thực tốt nghĩa vụ giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, hậu pháp lý phát sinh hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng; giải đáp cách rõ ràng thắc mắc người yêu cầu công chứng nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch với ý chí bên giao kết hợp đồng, giao dịch; đảm bảo bên có nhận thức pháp luật có liên quan giá trị pháp lý văn công chứng trước công chứng viên công chứng Theo quan sát thực tế tơi khơng có tượng việc Công chứng viên sách nhiễu, gây khó khăn 11 cho người u cầu cơng chứng hay nhận, địi hỏi khoản tiền, lợi ích khác từ người u cầu cơng chứng ngồi phí công chứng, thù lao công chứng IV Sưu tầm nhận xét định thành lập tổ chức hành nghề công chứng, định bổ nhiệm công chứng viên, mẫu hợp đồng lao động mẫu văn hợp danh công chứng viên hợp danh (nếu có) Sưu tầm tài liệu Hình Quyết định cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 12 13 Hình Giấy đăng ký hoạt động Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn 14 Hình Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn 15 Nhận xét: Theo quy định Điều 22 Luật Cơng chứng 2014: - Văn phịng cơng chứng tổ chức hoạt động theo quy định Luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan loại hình cơng ty hợp danh - Văn phịng cơng chứng phải có từ hai cơng chứng viên hợp danh trở lên, khơng có thành viên góp vốn - Người đại diện theo pháp luật Văn phịng cơng chứng Trưởng văn phịng cơng chứng Phải đáp ứng điều kiện sau:  Là công chứng viên hợp danh văn phịng cơng chứng;  Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên - Tên gọi văn phịng cơng chứng: Do Cơng chứng viên hợp danh văn phòng thỏa thuận Nhưng phải đáp ứng điều kiện sau:  Tên bao gồm cụm từ “Văn phịng cơng chứng” kèm theo họ tên Trưởng Văn phòng họ tên cơng chứng viên hợp danh khác Văn phịng;  Không trùng gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác;  Không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức phong mỹ tục dân tộc - Trụ sở Văn phịng cơng chứng:  Có địa cụ thể, có nơi làm việc cho cơng chứng viên người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định pháp luật tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc đơn vị nghiệp, có nơi tiếp người u cầu cơng chứng nơi lưu trữ hồ sơ công chứng;  Công chứng viên thành lập Văn phịng cơng chứng nộp giấy tờ chứng minh trụ sở Văn phòng công chứng thời điểm đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng Như vậy, đối chiếu với tài liệu, định thành lập khẳng định Văn Phịng Cơng chứng Nguyễn Minh Tấn Văn phịng Cơng chứng 16 thành lập theo trình tự, thủ tục luật định Ngồi ra, theo tiêu chí kèm theo Quyết định Ban hành Quy định tiêu chí quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn Phịng cơng chứng năm 2018 địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh UBND Thành phố Hồ Chí Minh ngày 14/03/2018 Văn phịng công chứng Nguyễn Minh Tấn đáp ứng điều kiện xét duyệt hồ sơ thành lập V Miêu tả hoạt động, nhận xét rút học cho thân quan sát tự thực kỹ mềm, kỹ bổ trợ công chứng viên trình thực tập Trong thời gian thực tập (07/9/2020 – 09/9/2020) Văn phịng cơng chứng Nguyễn Minh Tấn, quan sát thực tiễn hoạt động cơng chứng, xem quy trình Cơng chứng viên tiếp nhận giải hồ sơ Ngồi ra, tơi tham quan bố cách bố trí văn phịng, khu vực tiếp đón người u cầu cơng chứng, tiếp xúc với họ để cải thiện kỹ giao tiếp Qua thời gian thực tập, rút số kinh nghiệm cho thân sau: Một là, Công chứng viên cá nhân trao phần quyền lực công Nhà nước (thực dịch vụ công Nhà nước ủy nhiệm) nên địi hỏi phải có trình độ chun mơn cao, kiến thức pháp luật phải rộng đặc biệt phải vững vàng Thêm vào đó, cịn cần yếu tố kỹ nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn đầy đủ chắn Chính vậy, cần phải trau dồi nhiều kiến thức chuyên môn nội dung pháp luật chuyên ngành hợp đồng, thương mại, kinh tế, hộ tịch… nội dung quan trọng cần trao dồi thường xuyên để có tảng pháp lý vững vàng Ngồi ra, có q trình kết học tập tốt Học viện Tư pháp lợi cho việc tuyển dụng vào vị trí làm việc giúp ích q trình làm việc sau Hai là, bên cạnh kỹ hành nghề, có kỹ bổ trợ khác vơ quan trọng như: - Kỹ tìm kiếm, tra cứu văn pháp luật, xác định quan hệ pháp luật yêu cầu công chứng khách hàng điều chỉnh luật Phải ghi nhớ tra cứu văn pháp luật lthì phải đảm bảo văn pháp luật tra cứu phải có hiệu lực thi hành thời điểm xảy vụ 17 việc Khi tra cứu cần phải tìm kiếm đầy đủ quy định pháp luật liên quan đến việc áp dụng luật chuyên ngành dẫn đến thiếu sót không đầy đủ thông tin - Kỹ đánh máy, soạn thảo văn cho nhanh, đẹp mắt mặt hình thức với biểu mẫu mà pháp luật quy định - Ngoại ngữ lợi thiếu để giúp trao đổi làm việc với khách hàng ngoại quốc, kiểm tra lại dịch việc chứng thực - Khả ngơn ngữ bao gồm kỹ nói (để trao đổi, tư vấn với khách hàng, công chứng viên), kỹ viết (để soạn thảo văn bản, chuyển tải yêu cầu khách hàng từ ngơn ngữ nói thành ngơn ngữ văn bản) cho thật chuẩn xác Ví dụ, phải nâng cao việc rèn luyện tả, ngữ pháp tiếng Việt, sử dụng dấu câu, tách đoạn, phải tăng cường vốn từ vựng pháp lý cho thân, cải thiện kỹ giao tiếp để chuyển tải nội dung nghe, yêu cầu thành ngôn ngữ văn nội dung hợp đồng Ba là, kỹ soạn thảo văn mà tơi tâm đắc nhất, qua q trình thực tập, tơi đúc kết kinh nghiệm quý báu sau: - Khi soạn thảo hay kiểm tra nội dung văn công chứng, cần nắm rõ đối tượng, mục đích u cầu cơng chứng nhằm diễn đạt nội dung thỏa thuận Muốn vậy, việc trao đổi, giao tiếp thông tin với người yêu cầu công chứng quan trọng - Phải xác định rõ trách nhiệm pháp lý, tư cách chủ thể bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch người yêu cầu công chứng phải chịu trách nhiệm tính xác thực, ý chí thân giao kết hợp đồng, tính xác giấy tờ, tài liệu xuất trình; người phiên dịch phải chịu trách nhiệm việc dịch đúng, dịch đủ, trọn vẹn toàn văn công chứng nội dung trao đổi bên; người làm chứng phải chịu trách nhiệm trung thực, khách quan phạm vi làm chứng mình….Do vậy, soạn thảo hay kiểm tra thảo văn công chứng, phải phân biệt rõ ràng phạm vi trách 18 nhiệm loại bên, chí cá nhân diện hay trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng - Nội dung văn công chứng phải phù hợp với quy định pháp luật có liên quan phải thể xác, đầy đủ, trọn vẹn ý chí bên tham gia giao dịch Khi soạn thảo, phải chuyển tải đầy đủ, trung thực ý chí chủ quan bên tham gia giao kết Bên cạnh quy định đảm bảo mục đích nội dung giao dịch không vi phạm điều cấm pháp luật, không trái đạo đức xã hội theo quy định Luật Cơng chứng 2014 phải tơn trọng tâm tư, tình cảm người yêu cầu (ví dụ di chúc, văn tặng cho, thừa kế…) để mặt thể tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch, dịch mặt thể tính nhân văn văn soạn thảo 19