BỘ TIÊU CHUẨN QUẢN LÝ CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CÓ NGUỒN GỐC TỪ RỪNG

TỔNG CỤC LÂM NGHIỆP VĂN PHÒNG CHỨNG CHỈ RỪNG VFCS/PEFC ST 1005:2019 BỘ TIÊU CHUẨN QUẢN LÝ CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CĨ NGUỒN GỐC TỪ RỪNG Văn phịng chứng rừng Phòng 309, Tòa nhà A9, Số 2, Ngọc Hà Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam ĐT: +84 38438792; Fax: +84 38438793 Email: vanphongvfco@gmail.com Web: www.vfcs.vnforest.gov.vn VFCS ST 1005:2019 © VFCS 2019 Thông tin quyền © VFCS 2019 Tài liệu thuộc quyền Hệ thống cấp chứng rừng Quốc gia (VFCS) Có thể truy cập miễn phí tài liệu trang web Tổng cục Lâm nghiệp liên hệ trực tiếp Văn phòng Chứng rừng Tất phần tài liệu bảo vệ quyền; nghiêm cấm thay đổi; chỉnh sửa; hay tái xuất hình thức hay phương tiện mục đích thương mại mà chưa cho phép từ Văn phòng Chứng rừng Tên tài liệu: Bộ tiêu chuẩn quản lý chuỗi hành trình sản phẩm có nguồn gốc từ rừng Mã tài liệu: VFCS ST 1005:2019 Phê duyệt bởi: Văn phịng chứng rừng Ngày ban hành: 6/9/2019 Ngày có hiệu lực: 6/9/2019 VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC i © VFCS 2019 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU CHUNG II CĂN CỨ BAN HÀNH III ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG IV GIẢI THÍCH CÁC THUẬT NGỮ 4.1 Chứng công nhận 4.2 Nguyên liệu chứng nhận 4.3 Sản phẩm chứng nhận 4.4 Chuỗi hành trình sản phẩm có nguồn gốc từ rừng 4.5 Khai báo 4.6 Kỳ khai báo 4.7 Gỗ có xung đột 4.8 Nguồn gốc kiểm soát 4.9 Nguồn gốc gây tranh cãi .6 4.10 Khách hàng 4.11 Hệ thống trách nhiệm giải trình (DDS) .7 4.12 Nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng 4.13 Sản phẩm có nguồn gốc từ rừng .7 4.14 Rừng trồng/gỗ rừng trồng/rừng trồng sản xuất 4.15 Dán nhãn 4.16 Chủng loại nguyên liệu .7 4.17 Nguyên liệu trung tính 4.18 Tổ chức 4.19 Nguyên liệu khác .8 4.20 Chứng VFCS .8 4.21 Phân chia học .8 4.22 Rừng nguyên sinh .8 4.23 Nhóm sản phẩm .9 VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC ii © VFCS 2019 4.24 Nguyên liệu tái chế 4.25 Phương pháp phần trăm luỹ kế 10 4.26 Phương pháp phần trăm đơn giản (simple percentage) 10 4.27 Nhà cung ứng 10 V XÁC ĐỊNH CHỦNG LOẠI NGUYÊN LIỆU CỦA NGUYÊN LIỆU/SẢN PHẨM 10 5.1 Xác định giai đoạn giao hàng/mua hàng nhập nguyên liệu vào khoGiai đoạn mua hàng 10 5.2 Xác định cấp độ nhà cung ứng 11 VI NHỮNG YÊU CẦU TỐI THIỂU CỦA HỆ THỐNG TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH 12 6.1 Những yêu cầu chung 12 6.2 Thu thập thông tin 13 6.3 Đánh giá rủi ro 14 6.4 Những trích khiếu nại chứng minh 17 6.5 Quản lý nguồn cung ứng có rủi ro đáng kể 17 6.6 Không đưa vào thị trường 20 VII PHƯƠNG PHÁP CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM 21 7.1 Những vấn đề chung 21 7.2 Phương pháp phân chia học 21 7.3 Phương pháp tỷ lệ phần trăm 21 VIII BÁN VÀ THÔNG TIN TRÊN SẢN PHẨM ĐƯỢC KHAI BÁO 26 8.1 Tài liệu kèm với sản phẩm bán/vận chuyển 26 8.2 Sử dụng logo nhãn 27 IX NHỮNG YÊU CẦU TỐI THIỂU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ 27 9.1 Những yêu cầu chung 27 9.2 Trách nhiệm quyền hạn 28 9.3 Tài liệu hóa quy trình 28 9.4 Lưu trữ hồ sơ 29 9.5 Quản lý nhân 30 9.6 Kiểm tra kiểm soát 30 VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC iii © VFCS 2019 9.7 Khiếu nại 30 9.8 Hợp đồng phụ 31 X CÁC YÊU CẦU VỀ XÃ HỘI, SỨC KHỎE VÀ AN TỒN TRONG CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM 32 PHỤ LỤC 1: QUY ĐỊNH RIÊNG VỀ KHAI BÁO VFCS 33 PHỤ LỤC 2: THỰC HIỆN TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM ĐỐI VỚI TỔ CHỨC CÓ NHIỀU ĐỊA ĐIỂM 36 VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC iv © VFCS 2019 CÁC CHỮ VIẾT TẮT CB CITES CoC CPI DDS FLEGT ISO ICE MARD PEFC UNEP VFCS VNTLAS VPA Tổ chức chứng nhận Công ước bn bán quốc tế lồi động, thực vật hoang dã nguy cấp Chuỗi hành trình sản phẩm Chỉ số tham nhũng Hệ thống trách nhiệm giải trình Thực thi Luật Lâm nghiệp, Quản trị rừng Thương mại lâm sản Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế Ủy ban kỹ thuật điện quốc tế Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn Chương trình chứng nhận chứng rừng Chương trình Mơi trường Liên hiệp quốc Hệ thống chứng rừng quốc gia Hệ thống đảm bảo gỗ hợp pháp Việt Nam Hiệp định đối tác tự nguyện VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC v © VFCS 2019 I GIỚI THIỆU CHUNG Khai báo VFCS cho sản phẩm có nguồn gốc từ rừng cung cấp thơng tin xuất xứ sản phẩm khai thác từ khu rừng quản lý bền vững, từ nguồn tái chế nguồn gốc có kiểm sốt Chứng nhận VFCS bao gồm yêu cầu sức khỏe, an toàn lao động “Nguồn gốc có kiểm sốt VFCS” giải rủi ro việc sử dụng sản phẩm có nguồn gốc gây tranh cãi, bao gồm vấn đề pháp lý Khách hàng nhà mua hàng tiềm sử dụng thơng tin việc lựa chọn sản phẩm sản xuất dựa bền vững, yếu tố đáng quan tâm khác Mục đích việc truyền thơng nguồn gốc ngun liệu thơ nhằm khuyến khích nhu cầu sử dụng cung ứng sản phẩm có nguồn gốc từ rừng quản lý bền vững từ kích thích tiềm thị trường hướng tới cải thiện liên tục hoạt động quản lý nguồn tài nguyên rừng giới Mục đích chung Chuỗi hành trình sản phẩm VFCS nhằm cung cấp cho khách hàng sử dụng sản phẩm từ rừng thơng tin xác xác minh nguồn gốc nguyên liệu thành phần sản phẩm chứng nhận VFCS, từ diện tích rừng quản lý bền vững, nguồn nguyên liệu tái chế nguồn gốc kiểm soát II CĂN CỨ BAN HÀNH Các tài liệu viện dẫn sau cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu viện dẫn ghi năm cơng bố áp dụng nên - PEFC ST 2001:2008 v2, Nguyên tắc sử dụng logo PEFC- Những yêu cầu - PEFC ST 2003:2012, Các yêu cầu Tổ chức chứng nhận cấp chứng CoC theo tiêu chuẩn Chương trình Chứng nhận chứng rừng (PEFC) - PEFC ST 2002:2013, Chuỗi hành trình sản phẩm có nguồn gốc từ rừng - Các yêu cầu - ISO 9000:2015, Hệ thống quản lý chất lượng- Cơ sở từ vựng - ISO 9001:2015, Hệ thống quản lý chất lượng- Các yêu cầu - ISO 14001:2015, Hệ thống quản lý môi trường- Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng - ISO/IEC 14020:2009, Nhãn môi trường công bố môi trườngCác nguyên tắc chung - ISO/IEC 14021:1999, Nhãn môi trường công bố môi trường- Tự công bố môi trường (Ghi nhãn môi trường kiểu II) VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC © VFCS 2019 - ISO/IEC Guide 65:1996, Yêu cầu chung tổ chức điều hành hệ thống chứng nhận sản phẩm1 - ISO/IEC 17065:2012, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu tổ chức chứng nhận sản phẩm, quy trình dịch vụ2 - EN 643:2001, Giấy giấy bìa cứng- Danh sách tiêu chuẩn phân loại giấy giấy bìa cứng tái chế Châu Âu Giai đoạn chuyển đổi sử dụng từ ISO Guide 65:1996 sang ISO/IEC17065:2012 hoàn thành vào ngày 15 tháng năm 2015 Trong giai đoạn chuyển giao này, tài liệu viện dẫn hai tiêu chuẩn chấp nhận Giai đoạn chuyển đổi sử dụng từ ISO Guide 65:1996 sang ISO/IEC17065:2012 hoàn thành vào ngày 15 tháng năm 2015 Trong giai đoạn chuyển giao này, tài liệu viện dẫn hai tiêu chuẩn chấp nhận VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC © VFCS 2019 III ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Tiêu chuẩn bao gồm yêu cầu để thực chuỗi hành trình sản phẩm cho sản phẩm có nguồn gốc từ rừng Những u cầu chuỗi hành trình sản phẩm mơ tả q trình làm để có thông tin nguồn gốc nguyên liệu đầuvào đến thông tin sản phẩm đơn vị sản xuất truy xuất nguồn gốc) Có phương pháp thực quản lý chuỗi hành trình sản phẩm: Một Phương pháp phân chia học; hai Phương pháp tính phần trăm Tiêu chuẩn rõ yêu cầu tối thiểu hệ thống quản lý việc triển khai quản lý chuỗi hành trình sản phẩm Hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001:2015) Hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001:2004) sử dụng yêu cầu tối thiểu cho hệ thống quản lý xác định tiêu chuẩn Ngoài ra, tiêu chuẩn bao gồm yêu cầu tối thiểu vấn đề liên quan đến sức khỏe, an toàn lao động Quản lý chuỗi hành trình sản phẩm phải thực phù hợp với định nghĩa PEFC khai báo nguồn gốc có chứng nhận nguồn gốc kiểm soát (“X% chứng nhận PEFC”, “Nguồn gốc kiểm soát PEFC”) áp dụng tương tự khai báo Hệ thống chứng rừng quốc gia VFCS chứng nhận PEFC, bao gồm tiêu chí cơng nhận ngun liệu có chứng Nội dung tiêu chuẩn xác định quy trình chuỗi hành trình sản phẩm thơng qua sử dụng từ ngữ “nguyên liệu chứng nhận, nguyên liệu trung tính nguyên liệu khác”, giải thích cụ thể cho từ ngữ nêu rõ Phụ lục Icủa tiêu chuẩn Việc sử dụng loại khai báo nhãn liên quan, kết việc thực chuỗi hành trình sản phẩm, dựa tiêu chuẩn ISO 14020:2000, người sử dụng tiêu chuẩn chuỗi hành trình sản phẩm phải tuân thủ tiêu chuẩn ISO Đối với nguyên liệu tái chế chuỗi hành trình sản phẩm, người sử dụng cần tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn ISO/IEC 14021:1999 Nhãn sản phẩm coi cơng cụ truyền thơng, tích hợp quy trình quản lý chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức Việc định áp dụng nhãn trực tiếp sản phẩm (on-product) sử dụng nhãn cho mục đích khác đào tạo, quảng bá, tuyên truyền (off-product), phải tuân thủ yêu cầu nguyên tắc sử dụng nhãn, VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC © VFCS 2019 xem phần thiếu yêu cầu quản lý chuỗi hành trình sản phẩm Tiêu chuẩn áp dụng cho mục đích đánh giá, bên thứ ba, dựa yêu cầu quy định PEFC Hệ thống chứng rừng quốc gia Việc đánh giá phù hợp áp dụng cho chứng nhận sản phẩm phải tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 17065 Từ “phải” (“shall”) sử dụng tiêu chuẩn để rõ điều khoản bắt buộc Từ “nên” (“should”) sử dụng để điều khoản không bắt buộc phải áp dụng nên chấp nhận thực Từ “có thể” (“may”) sử dụng để khẳng định tiêu chuẩn cho phép thực điều đó, thuật ngữ “có thể” (“can”) khả đối tượng (người sử dụng) sử dụng tiêu chuẩn hội tiềm cho người sử dụng VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC © VFCS 2019 đề cập rõ phần phụ lục tiêu chuẩn (những) tài liệu khác quy định hệ thống chứng rừng hệ thống dán nhãn có liên quan khác Ghi 2: Đặc điểm để xác nhận thường “mã số chứng nhận đó”, bao gồm dãy số dãy số kí tự 8.2 Sử dụng logo nhãn 8.2.1 Tổ chức sử dụng logo nhãn sản phẩm cho mục đích thơng tin sản phẩm, liên quan tới chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm, phải có giấy phép từ chủ sở hữu thương hiệu logo nhãn hiệu từ đại diện pháp lý chủ sở hữu.Việc sử dụng phải thực theo điều khoản điều kiện giấy phép Ghi 1: Khi tổ chức định sử dụng logo/nhãn hiệu, tổ chức phải tuân thủ nguyên tắc sử dụng logo/nhãn hiệu chủ sở hữu logo/nhãn hiệu yêu cầu trở thành phần bắt buộc yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩm Ghi 2: Trong trường hợp sử dụng logo VFCS, “sự cấp phép” có nghĩa thơng qua Hợp đồng sử dụng Logo có thời hạn ký kết Văn phòng chứng rừng đối tượng sử dụng Loogo theo quy định tài liệu VFCS GD 1009:2019 8.2.2 Tổ chức sử dụng nhãn hiệu sản phẩm cho sản phẩm có chứng nhận với điều kiện đáp ứng yêu cầu việc dán nhãn sản phẩm chủ sở hữu logo/nhãn hiệu quy định 8.2.3 Tổ chức khai báo sản phẩm bao bì sản phẩm (mà khơng sử dụng logo nhãn hiệu) chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm phải ln ln sử dụng khai báo thức khai báo doanh nghiệp phải xác định Ghi chú: Khai báo thức phải thể xác văn quy định Phụ lục I, khai báo (những) tài liệu khác liên quan đến chứng rừng hệ thống nhãn mác liên quan IX NHỮNG YÊU CẦU TỐI THIỂU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ 9.1 Những yêu cầu chung Để đảm bảo thực trì xác quy trình chuỗi hành trình sản phẩm Tổ chức phải vận hành hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu quy định tiêu chuẩn Hệ thống quản lý phải phù hợp với loại, quy mô khối lượng hoạt động sản xuất, kinh doanh Ghi chú: Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức (ISO 9001:2015) VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 27 © VFCS 2019 hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001:2004) sử dụng để đáp ứng yêu cầu tối thiểu hệ thống quản lý quy định tiêu chuẩn 9.2 Trách nhiệm quyền hạn 9.2.1 Trách nhiệm chung 9.2.1.1 Ban quản lý tổ chức phải xác định rõ thể văn bản cam kết tổ chức việc thực trì yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩm theo tiêu chuẩn Nếu nhân viên tổ chức, nhà cung cấp, khách hàng tổ chức khác có u cầu tổ chức phải cung cấp cam kết 9.2.1.2 Ban quản lý tổ chức phải định thành viên có chịu trách nhiệm quyền hạn chung chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức đó, người khơng kiêm nhiệm chức trách khác 9.2.1.3 Ban quản lý tổ chức phải tiến hành xem xét định kỳ chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức kiểm tra tuân thủ tổ chức với yêu cầu tiêu chuẩn 9.2.2 Trách nhiệm quyền hạn chuỗi hành trình sản phẩm Tổ chức phải xác định nguồn nhân để thực trì chuỗi hành trình sản phẩm; quy định chức quyền hạn đội ngũ nhân viên liên quan tới chuỗi hành trình sản phẩm, bao gồm yếu tố sau: (a) Việc thu mua nguyên liệu thô xác định nguồn gốc xuất xứ, (b) Quá trình sản xuất bao gồm phương pháp phân chia học tỷ lệ phần trăm; quy đổi phần trăm chứng nhận vào sản phẩm đầu ra, (c) Dán nhãn bán sản phẩm, (d) Lưu trữ hồ sơ, (e) Đánh giá nội kiểm sốt khơng phù hợp, (f) Hệ thống trách nhiệm giải trình Ghi chú: Những quyền hạn trách nhiệm liên quan tới chuỗi hành trình sản phẩm phối hợp thực 9.3 Tài liệu hóa quy trình 9.3.1 Tổ chức phải tài liệu hóa quy trình chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức thành văn Q trình tài liệu hóa quy trình phải bao gồm vấn đề sau đây: (a) Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm quyền hạn nhân liên quan tới chuỗi hành trình sản phẩm; VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 28 © VFCS 2019 (b) Mơ tả dịng vận chuyển ngun liệu suốt q trình sản xuất/bn bán, bao gồm nhóm sản phẩm, (c) Những quy trình thực chuỗi hành trình sản phẩm bao gồm tất yêu cầu tiêu chuẩn này, bao gồm: - Xác định chủng loại nguyên liệu thô, - Phân loại học sản phẩm có chứng nhận (nếu đơn vị áp dụng phương pháp phân chia học, - Định nghĩa nhóm sản phẩm; phương pháp tỷ lệ phần trăm chứng nhận; phương pháp tính tín khối lượng; quản lý tài khoản tín (nếu sử dụng phương pháp tỷ lệ phần trăm), - Buôn bán/vận chuyển sản phẩm, khai báo sản phẩm dán nhãn sản phẩm (d) Các quy trình hệ thống giải trình trách nhiệm, (e) Các quy trình đánh giá nội bộ, (f) Các quy trình giải khiếu nại 9.4 Lưu trữ hồ sơ 9.4.1 Tổ chức phải thực trì việc lưu trữ hồ sơ liên quan chuỗi hành trình sản phẩm để cung cấp chứng tuân thủ quy định tiêu chuẩn tính hiệu hiệu suất chứng nhận Tổ chức cần phải lưu trữ tài liệu liên quan đến nhóm sản phẩm áp dụng chuỗi hành trình sản phẩm sau: (a) Hồ sơ tất nhà cung cấp nguyên liệu có chứng nhận, bao gồm photo chứng nhận quản lý rừng chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm nhà cung cấp tài liệu khác xác nhận tuân thủ nhà cung cấp với yêu cầu nhà cung cấp nguyên liệu có chứng nhận (b) Hồ sơ tất nguyên liệu đầu vào, bao gồm khai báo loại nguyên liệu tài liệu liên quan đến phân phối nguyên liệu đầu vào (c) Hồ sơ cách tính tốn tỷ lệ phần trăm chứng nhận, chuyển đổi tỷ lệ phần trăm vào sản phẩm đầu quản lý tài khoản tín chỉ, có (d) Hồ sơ việc bán/vận chuyển tất sản phẩm bao gồm khai báo loại nguyên liệu tài liệu kèm với phân phối sản phẩm đầu (e) Hồ sơ hệ thống giải trình trách nhiệm, bao gồm hồ sơ đánh giá rủi ro quản lý nguồn cung cấp có rủi ro đáng kể, có VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 29 © VFCS 2019 (f) Hồ sơ hoạt động đánh giá nội bộ, xem xét định kỳ chuỗi hành trình sản phẩm, vấn đề khơng phù hợp xảy biện pháp khắc phục thực 9.4.2 Tổ chức phải lưu trữ hồ sơ năm Ghi chú: Những hồ sơ bao gồm thông tin truyền thông điện tử 9.5 Quản lý nhân 9.5.1 Nhân Tổ chức phải đảm bảo chứng tỏ tất hoạt động liên quan tới việc thực trì chuỗi hành trình sản phẩm thực đội ngũ nhân có hiểu biết tốt kĩ thành thạo Tổ chức cần cung cấp khóa đào tạo, tập huấn trang bị cho nhân viên kĩ kinh nghiệm cần thiết 9.5.2 Hỗ trợ kĩ thuật Tổ chức phải xác định, cung cấp trì sở hạ tầng hỗ trợ kĩ thuật cần thiết cho việc thực trì tính hiệu chuỗi hành trình sản phẩm theo yêu cầu tiêu chuẩn 9.6 Kiểm tra kiểm soát 9.6.1 Tổ chức phải thực đánh giá nội năm lần tồn yêu cầu tiêu chuẩn đề xuất biện pháp phòng tránh khắc phục cần thiết 9.6.2 Báo cáo hoạt động đánh giá nội cần xem xét lại năm lần Ghi chú: Hướng dẫn việc thực đánh giá nội trình bày ISO 19011:2013 9.7 Khiếu nại 9.7.1 Tổ chức phải thiết lập quy trình để giải thắc mắc, khiếu nại từ nhà cung cấp, khách hàng đối tác quan tâm chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức 9.7.2 Căn khiếu nại thông báo, tổ chức sẽ: (a) Thông báo nhận khiếu nại, (b) Thu thập xác minh tất thông tin cần thiết để đánh giá, công nhận định khiếu nại, (c) Thơng báo thức định cách thức giải khiếu nại, (d) Đảm bảo biện pháp phòng tránh khắc phục phù hợp phải VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 30 © VFCS 2019 thực 9.8 Hợp đồng phụ 9.8.1 Chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức cần phải nêu hoạt động nhà thầu phụ địa điểm tổ chức mà có liên quan tới q trình sản xuất, chế tạo sản phẩm thuộc chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức 9.8.2 Tổ chức xem xét hoạt động thuộc hợp đồng phụ nhà thầu phụ nhận nguyên liệu có chứng nhận phân tách cách học với nguyên liệu khác, nguyên liệu hoàn trả lại cho tổ chức sau hoạt động sản xuất thuộc hợp đồng phụ hồn thành tổ chức cịn chịu trách nhiệm việc bn bán vận chuyển sản phẩm đến khách hàng Ghi 1: Ví dụ hợp đồng phụ nhà in việc thực cơng đoạn cắt đóng sách nhà in thuộc chuỗi hành trình sản phẩm từ nguyên liệu in chuyến đến cho nhà thầu phụ sản phẩm hoàn trả lại cho nhà in sau hoạt động nhà thầu phụ hoàn tất Ghi 2: Một chủ thể thực q trình thu mua ngun liệu thơ bán sản phẩm đầu phải thực chuỗi hành trình sản phẩm cho riêng chủ thể Thuật ngữ “nguyên liệu nhận từ tổ chức” “hoàn trả nguyên liệu cho tổ chức” bao gồm trường hợp nhà thầu phụ nhận nguyên liệu trực tiếp từ nhà cung cấp với tư cách đại diện tổ chức nguyên liệu gửi đến khách hàng nhà thầu phụ có tư cách đại diện tổ chức Tổ chức chịu trách nhiệm tất giai đoạn chuỗi hành trình sản phẩm, bao gồm yêu cầu liên quan đến hoạt động mua nguyên liệu, bán truyền thông Ghi 3: Hợp đồng phụ không mâu thuẫn với điều 6.3.2.3 quy định việc nhóm sản phẩm sản xuất địa điểm 9.8.3 Tổ chức phải chịu trách nhiệm hoàn toàn tất hoạt động hợp đồng phụ mà có liên quan tới chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức 9.8.4 Tổ chức phải có thỏa thuận văn với tất nhà thầu phụ để đảm bảo nguyên liệu/sản phẩm có chứng nhận tổ chức phải phân tách cách học với nguồn vật liệu sản phẩm khác 9.8.5 Chương trình đánh giá nội tổ chức phải bao gồm tất hoạt động nhà thầu phụ VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 31 © VFCS 2019 X CÁC YÊU CẦU VỀ XÃ HỘI, SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN TRONG CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM 10.1 Phạm vi Điều khoản bao gồm yêu cầu liên quan tới vấn đề sức khỏe, an toàn lao động dựa công ước ILO tổ chức Lao động giới Nguyên tắc quyền nơi làm việc, năm 1998 10.2 Những yêu cầu 10.2.1 Tổ chức phải chứng minh cam kết việc tuân thủ yêu cầu xã hội, sức khỏe an toàn lao động quy định tiêu chuẩn 10.2.2 Tổ chức phải chứng minh rằng: (a) Người lao động không bị ngăn cản tham gia hoạt động đoàn hội, lựa chọn người đại diện thương thảo với với chủ lao động, (b) Không cưỡng lao động, (c) Không sử dụng người lao động 15 tuổi, lớn độ tuổi bắt buộc đến trường (trong trường hợp từ 15-18 tuổi phải có đồng ý người đại diện theo pháp luật), (d) Người lao động có hội công việc đối xử công trình lao động, (e) Điều kiện làm việc công nhân không làm ảnh hưởng tới sức khỏe an toàn họ VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 32 © VFCS 2019 PHỤ LỤC 1: QUY ĐỊNH RIÊNG VỀ KHAI BÁO VFCS Quy chuẩn Quy định riêng khai báo VFCS nguyên liệu có “chứng nhận VFCS” 1.1 Giới thiệu Quy định riêng phải sử dụng với yêu cầu khác quy định tiêu chuẩn tổ chức thực chuỗi hành trình sản phẩm để sử dụng khai báo VFCS ngun liệu có chứng nhận VFCS 1.2 Khai báo thức Doanh nghiệp phải sử dụng khai báo “X% chứng nhận VFCS” thông tin thành phần nguyên liệu có chứng nhận VFCS sản phẩm đầu 1.3 Những quy định loại nguyên liệu đầu vào Nguyên liệu có chứng nhận: (a) nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng cung cấp với khai báo nhà cung cấp “X% chứng nhận VFCS”, với: i) Chứng nhận công nhận VFCS ii)Một tài liệu xác nhận nhà cung cấp VFCS chứng nhận (b) nguyên liệu tái chế (hoặc loại sản phẩm khác cung cấp với khai báo “Chứng nhận VFCS”) Ngun liệu trung tính: Là ngun liệu khơng phải có nguồn gốc từ rừng Nguyên liệu khác: Nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng mà khơng phải nguyên liệu có chứng nhận, bao gồm nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng nhà cung cấp khai báo “Nguồn gốc kiểm soát VFCS” với ba yêu cầu sau: i) VFCS chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm ii) Tài liệu xác nhận nhà cung cấp VFCS chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm Ghi chú: Thuật ngữ “Tài liệu xác nhận nhà cung cấp VFCS chứng nhận” sử dụng trường hợp chứng nhận quản lý rừng theo nhóm, hay theo khu vực Chứng nhận chuỗi hành trình (nhóm) sản phẩm nhiều địa điểm nhà cung ứng cung cấp tài liệu rõ phạm vi VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 33 © VFCS 2019 VFCS chứng nhận 1.4 Những yêu cầu bổ sung cho việc sử dụng khai báo “chứng nhận VFCS” Đối với sản phẩm áp dụng chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức sử dụng nguyên liệu tái chế, tổ chức phải tính tốn thành phần lượng ngun liệu tái chế dựa theo tiêu chuẩn ISO 14 021 thơng báo số có u cầu Quy định khai báo VFCS nguyên liệu “Nguồn gốc kiểm soát VFCS” Ghi chú: Hệ thống trách nhiệm giải trình VFCS đưa thuật ngữ ngun liệu có nguồn gốc kiểm sốt trình bày Mục tiêu chuẩn chuỗi hành trình sản phẩm 2.1 Giới thiệu Quy định riêng phụ lục phải sử dụng với yêu cầu khác quy định tiêu chuẩn tổ chức thực chuỗi hành trình sản phẩm hệ thống trách nhiệm giải trình để khai báo VFCS sản phẩm đầu sản phẩm áp dụng hệ thống trách nhiệm giải trình VFCS 2.2 Khai báo thức Tổ chức sử dụng khai báo “Nguồn gốc kiểm sốt VFCS” thơng tin sản phẩm đầu áp dụng hệ thống trách nhiệm giải trình VFCS cho sản phẩm 2.3 Những yêu cầu nguyên liệu đầu vào có “nguồn gốc kiểm sốt VFCS” Ngun liệu có chứng nhận: Nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng phân phối với khai báo nhà cung cấp “X% chứng nhận VFCS”, với: (a) Chứng nhận công nhận VFCS (b) Một tài liệu xác nhận nhà cung cấp đượcVFCS chứng nhận Nguyên liệu trung tính: Là ngun liệu khơng có nguồn gốc từ rừng Nguyên liệu khác: Nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng mà khơng phải ngun liệu có chứng nhận, bao gồm nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng nhà cung cấp khai báo “Nguồn ngun liệu có kiểm sốt VFCS” thỏa mã với yêu cầu sau: VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 34 © VFCS 2019 i) VFCS chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm ii) Tài liệu/văn bản/giấy tờ xác nhận nhà cung cấp VFCS chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm Ghi chú: Thuật ngữ “Tài liệu/văn bản/giấy tờ xác nhận nhà cung cấp VFCS chứng nhận” sử dụng trường hợp chứng nhận quản lý rừng theo nhóm, hay theo khu vực Chứng nhận chuỗi hành trình (nhóm) sản phẩm nhiều địa điểm nhà cung ứng cung cấp tài liệu rõ phạm vi VFCS chứng nhận VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 35 © VFCS 2019 PHỤ LỤC 2: THỰC HIỆN TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM ĐỐI VỚI TỔ CHỨC CÓ NHIỀU ĐỊA ĐIỂM Quy chuẩn Giới thiệu Mục đích phụ lục cung cấp hướng dẫn cho việc thực yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức hoạt động nhiều địa điểm khác nhau, nhằm đảm bảo tính thực tế khả thi mặt kinh tế thực hành chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm Mặc khác hoạt động đánh giá cung cấp tin cậy việc tuân thủ qui định chuỗi hành trình sản phẩm Chứng nhận nhiều địa điểm cho phép nhóm cơng ty nhỏ độc lập liên kết để thực đạt chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm Phụ lục bao gồm yêu cầu cho việc thực chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức thực hoạt động sản xuất nhiều địa điểm Các định nghĩa 2.1 Tổ chức có nhiều địa điểm định nghĩa tổ chức có trung tâm điều hành chung, (sau gọi tắt “văn phòng trung tâm”), nơi mà hoạt động liên quan lên kế hoạch, kiểm soát quản lý; mạng lưới chi nhánh (các địa điểm) nơi toàn phần hoạt động chuỗi hành trình sản phẩm thực 2.2 Tổ chức có nhiều địa điểm bắt buộc tất điểm phải có mối liên kết hợp pháp kí kết hợp đồng với văn phòng trung tâm việc đảm bảo tuân thủ thực yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩm chung chịu đánh giá hàng năm liên tục văn phịng trung tâm 2.3 Tổ chức có nhiều địa điểm bao gồm: (a) Những tổ chức có nhiều đại lý cơng ty có nhiều chi nhánh, với điều kiện đại lý chi nhánh có chung đơn vị sở hữu, chịu quản lý chung có mối liên kết phạm vi tổ chức trình hoạt động (b) Nhóm doanh nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập liên kết thành lập hoạt động mục đích thực chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm (nhóm nhà sản xuất) Ghi chú: Tư cách hội viên hiệp hội không bao hàm thuật ngữ “sự quản lý chung có mối liên kết phạm vi tổ chức” VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 36 © VFCS 2019 2.4 Nhóm nhà sản xuất có nghĩa mạng lưới doanh nghiệp nhỏ độc lập điển hình liên doanh với nhằm thực trì chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm Văn phịng trung tâm hiệp hội thương mại, chủ thể có tư cách pháp nhân lâu dài, văn phịng thành lập định có mục đích thành viên nhóm, văn phịng đề nghị cung cấp dịch vụ quản lý cho nhóm thống với tiêu chuẩn Văn phòng trung tâm điều hành thành viên nhóm Ghi chú: Trong trường hợp nhóm sản xuất, văn phịng trung tâm gọi “Ban quản lý nhóm” địa điểm gọi “thành viên nhóm” 2.5 Một địa điểm có nghĩa nơi mà hoạt động liên quan tới chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức thực 2.6 Nhóm nhà sản xuất có giới hạn số lượng địa điểm thành viên; địa điểm phải thuộc quốc gia địa điểm có: Doanh nghiệp nhỏ lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản lĩnh vực cơng nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng q 100 người tổng doanh thu năm không 50 tỷ đồng tổng nguồn vốn không 20 tỷ đồng, doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định khoản Điều (theo Điều Nghi định Số: 39/2018/NĐ-CP) Doanh nghiệp vừa lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản lĩnh vực cơng nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng 200 người tổng doanh thu năm không 200 tỷ đồng tổng nguồn vốn không 100 tỷ đồng, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định khoản 1, khoản Điều (theo Điều Nghi định Số: 39/2018/NĐ-CP) (a) Khơng q 50 người lao động tồn thời gian tương đương (b) Mức doanh số lớn 9,000,000 USD tương đương VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 37 © VFCS 2019 2.7 Tổ chức chứng nhận đề xuất yêu cầu bổ sung khác cho nhóm nhà sản xuất, trường hợp đó, yêu cầu phải tuân thủ Những tiêu chí hợp lệ tổ chức nhiềuđịa điểm 3.1 Những vấn đề chung 3.1.1 Chuỗi hành trình sản phẩm tổ chức phải điều hành theo hệ thống trung tâm, bao gồm quản lý giám sát Tất địa điểm thành viên (bao gồm điểm có chức điều hành trung tâm) phải áp dụng chương trình đánh giá nội chương trình phải thực trước kỳ đánh giá tổ chức chứng nhận 3.1.2 Tổ chức có nhiều địa điểm phải chứng tỏ văn phòng trung tâm tổ chức thiết lập chuỗi hành trình sản phẩm tuân theo tiêu chuẩn toàn tổ chức (bao gồm tất điểm) đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn 3.1.3 Tổ chức phải có khả chứng tỏ lực việc thu thập phân tích liệu từ tất địa điểm bao gồm quyền hạn văn phòng trung tâm khả văn phòng việc điều chỉnh hoạt động trình điều hành thực chuỗi hành trình sản phẩm tất địa điểm cần thiết Chức trách nhiệm văn phòng trung tâm 3.2.1 Văn phòng trung tâm sẽ: (a) Đại diện cho Tổ chức có nhiều địa điểm q trình chứng nhận, bao gồm việc liên hệ với tổ chức chứng nhận, (b) Nộp đơn cho tổ chức chứng nhận, đề cập rõ quy mô chứng nhận danh sách địa điểm tham gia, (c) Đảm bảo mối liên hệ hợp đồng với tổ chức chứng nhận, (d) Thơng báo cho tổ chức chứng nhận có u cầu việc mở rộng thu hẹp quy mô chứng nhận, bao gồm danh sách cập nhật tất địa điểm, (e) Thay mặt toàn tổ chức cung cấp cam kết để thiết lập trì chuỗi hành trình sản phẩm tuân theo yêu cầu tiêu chuẩn này, (f) Cung cấp cho tất địa điểm thông tin hướng dẫn cần thiết cho việc thực trì hiệu chuỗi hành trình sản phẩm tuân theo tiêu chuẩn Văn phòng trung tâm cung cấp cho địa điểm giúp địa điểm tiếp cận thông tin sau: - Một photo tiêu chuẩn tất hướng dẫn liên quan tới việc VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 38 © VFCS 2019 thực yêu cầu tiêu chuẩn này; - Quy định cách sử dụng logo VFCS hướng dẫn liên quan tới việc thực quy định cách sử dụng logo VFCS; - Các quy trình văn phịng trung tâm việc quản lý tổ chức có nhiều địa điểm; - Các điều khoản hợp đồng với tổ chức chứng nhận liên quan đến quyền tổ chức chứng nhận tổ chức công nhận việc tiếp cận tài liệu hệ thống vận hành địa điểm theo yêu cầu hoạt động đánh giá giám sát thường niên, quy định tiết lộ thông tin địa điểm với bên thứ ba, - Giải thích nguyên tắc trách nhiệm song phương địa điểm chứng nhận nhiều địa điểm - Những kết chương trình đánh giá nội đánh giá giám sát thường niên tổ chức chứng nhận biện pháp khắc phục, biện pháp phòng tránh rủi ro áp dụng địa điểm; - Chứng nhận nhiều địa điểm tất nội dung chứng nhận liên quan đến phạm vi chứng nhận cho tất địa điểm phạm vi chứng nhận Ghi chú: Thuật ngữ “trách nhiệm song phương” có nghĩa phát số điều không tuân thủ địa điểm văn phịng trung tâm dẫn đến yêu cầu phải thực biện pháp khắc phục lỗi khơng phù hợp tất địa điểm; yêu cầu tăng cường đánh giá nội địa điểm thu hồi chứng nhận (a) Cung cấp mối liên kết nội hợp đồng với tất địa điểm, bao gồm cam kết địa điểm việc thực trì chuỗi hành trình sản phẩm tuân theo tiêu chuẩn Văn phịng trung tâm phải có hợp đồng thỏa thuận văn với tất địa điểm, văn bao hàm quyền văn phòng trung tâm việc thực áp dụng biện pháp phòng tránh khắc phục cần thiết quyền đề xuất loại địa điểm khỏi quy mô chứng nhận địa điểm khơng tn thủ theo tiêu chuẩn (b) Thiết lập quy trình văn cho việc quản lý tổ chức có nhiều địa điểm (c) Lưu trữ hồ sơ liên quan đến văn phòng trung tâm địa điểm phù hợp theo quy định tiêu chuẩn VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 39 © VFCS 2019 (d) Vận hành chương trình đánh giá nội Chương trình đánh giá nội bao gồm: - Đánh giá tất địa điểm (kể văn phòng trung tâm) trước tổ chức chứng nhận bắt đầu đánh giá - Các đánh giá hàng năm tất địa điểm thuộc quy mô chứng nhận (bao gồm văn phòng điều hành địa điểm này) - Đánh giá tất địa điểm tham gia vào quy mô chứng nhận trước tổ chức chứng nhận bắt đầu trình đánh giá phần mở rộng quy mô chứng nhận; (e) Vận hành qui trìnhkiểm sốt văn phịng trung tâm địa điểm, bao gồm xem xét lại kết chương trình đánh giá nội bộ, kết đánh giá khảo sát hàng năm tổ chức chứng nhận; phải thiết lập biện pháp khắc phục phòng tránh yêu cầu; phải đánh giá hiệu biện pháp khắc phục áp dụng (f) 3.2.2 Chức trách nhiệm địa điểm (g) Các địa điểm thành viên Tổ chức có nhiều địa điểm phải chịu trách nhiệm về: (h) Thực trì yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩm tuân theo tiêu chuẩn này; (i) Xác nhận tư cách thành viên với văn phòng trung tâm hợp đồng, bao gồm cam kết tuân thủ yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩm yêu cầu liên quan phải áp dụng khác; (j) Phản hồi cách hiệu tất yêu cầu từ văn phòng trung tâm tổ chức chứng nhận liệu, tài liệu thông tin liên quan đến đánh giá thức xem xét lại vấn đề tương tự; (k) Ln ln hợp tác hỗ trợ tích cực q trình thực hồn thành hoạt động đánh giá nội thực văn phòng trung tâm tổ chức chứng nhận, bao gồm tiếp cận nguồn tài liệu địa điểm; (l) Thực hành động khắc phục phòng tránh văn phòng trung tâm thiết lập Quy mô trách nhiệm thực yêu cầu tiêu chuẩn tổ chức có nhiều địa điểm VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 40 © VFCS 2019 Yêu cầu tiêu chuẩn Yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩmphương pháp phân chia học Yêu cầu chuỗi hành trình sản phẩmphương pháp tỷ lệ phần trăm Những yêu cầu tối thiểu hệ thống quản lý 6.2 Trách nhiệm quyền hạn 6.2.1 Những trách nhiệm chung 6.2.2 Những trách nhiệm quyền hạn cho chuỗi hành trình sản phẩm 6.3 Tài liệu hóa quy trình 6.4 Lưu trữ hồ sơ 6.5 Quản lý nguồn lực 6.5.1 Nguồn nhân lực 6.5.2 Thiết bị kỹ thuật 6.6 Khảo sát giám sát 6.7 Khiếu nại Các địa điểm Văn phòng trung tâm Có Có Có Có Có (đối với d e) Có (đối với a, e f) Có (đối với f g) Có (chỉ với hoạt động cung cấp) Có Có VFCS ST 1005:2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC Có Có Có Có Có Có Có Có 41 ... tài liệu: VFCS ST 1005: 2019 Phê duyệt bởi: Văn phịng chứng rừng Ngày ban hành: 6/9/2019 Ngày có hiệu lực: 6/9/2019 VFCS ST 1005: 2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC i © VFCS 2019... họ VFCS ST 1005: 2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 32 © VFCS 2019 PHỤ LỤC 1: QUY ĐỊNH RIÊNG VỀ KHAI BÁO VFCS Quy chuẩn Quy định riêng khai báo VFCS nguyên liệu có “chứng nhận VFCS? ??... cấp khai báo “Nguồn ngun liệu có kiểm sốt VFCS? ?? thỏa mã với yêu cầu sau: VFCS ST 1005: 2019 — BỘ TIÊU CHUẨN CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM CoC 34 © VFCS 2019 i) VFCS chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm