TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM GIAO KẾ HOẠCH CÔNG TÁC–CHẤM ĐIỂM THI ĐUA

Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM GIAO KẾ HOẠCH CÔNG TÁC–CHẤM ĐIỂM THI ĐUA A.GIỚI THIỆU: Phần mềm “Giao kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua” phục vụ việc quản lý việc giao kế hoạch công tác chấm điểm thi đua, giúp xét danh hiệu thi đua, đánh giá việc thực kế hoạch cơng tác hàng năm Phịng Chi cục Phần mềm “Giao kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua” xây dựng dựa định số 59/QĐ-TCTK ngày 27/01/2015 Tổng cục trưởng Tổng cục thống kê v/v ban hành quy chế giao kế hoạch công tác chấm điểm thi đua ngành thống kê để tạo lập kế hoạch công tác thang chấm điểm thi đua Phần mềm “Giao kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua” xây dựng tảng Web, cần máy tính có kết nối internet sử dụng phần mềm B.HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: PHẦN I : DÀNH CHO VĂN PHÒNG CỤC THỐNG KÊ Ghi chú: Trong tài liệu sử dụng ví dụ minh họa phần mềm sử dụng Cục Thống kê Tỉnh Thái Bình I Đăng nhập: Tại trình duyệt gõ địa : http://cosishcm.gso.gov.vn/khct-thaibinh/ (Máy chủ đặt Trung tâm Tin học Thống kê KV II – COSIS 2) Màn hình đăng nhập: Hình Ta gõ tên đăng nhập/mật khẩu, chọn năm, sau nhấn vào để truy cập vào hệ thống Mỗi người dùng khác có quyền hạn sử dụng chức phần mềm khác nhau, quyền hạn lãnh đạo Cục qui định người quản trị cấp phát thông qua chức phần mềm Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS II Các bước chuẩn bị để sử dụng hệ thống: Để tạo lập liệu ban đầu ta phải truy cập vào hệ thống tài khoản người dùng quản trị 1.Một số nút/biểu tượng chức sử dụng phần mềm: Biểu tượng : Xóa dòng Biểu tượng : Thêm dòng 2.Tạo người dùng tạo lập quyền sử dụng hệ thống cho người dùng: a.Các nhóm người dùng: Hệ thống qui định nhóm người dùng sau: - Nhóm Lãnh đạo Cục: - Nhóm Phịng nghiệp vụ: - Nhóm văn phịng Cục: - Nhóm Chi cục: b.Các quyền hạn sử dụng phần mềm: Hệ thống qui định quyền sau: Truy cập – Xem báo cáo – Quản lý file – Chấm điểm – Thống kê – Lập kế hoạch – Nhận báo cáo c.Tạo người dùng: Vào Admin Quản lý thành viên Thêm thành viên Màn hình thêm thành viên : Hình Sau khai báo đầy đủ thơng tin, nhấn nút để lưu thông tin người dùng d.Xem danh sách người dùng: Vào Admin Quản lý thành viên Danh sách thành viên Màn hình xem danh sách thành viên: Xem toàn theo nhóm người dùng: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình Khi trang click vào tên người dùng thi cửa sổ cập nhật thông tin thành viên hiển thị hình 3.Cài đặt số thuộc tính hệ thống như: - Năm kế hoạch, thời gian bắt đầu/kết thúc; - Chấm điểm/xem điểm; - Ghi nhật ký truy cập/Loại file upload/Dung lượng upload/Cơ chế upload - Cho phép gởi email; Phục hồi mật khẩu, … Vào Admin Cấu hình Màn hình danh sách kế hoạch năm: Hình Click chuột vào năm cần cài đặt thuộc tính Màn hình để thay đổi cấu hình sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình Sau khai báo xong nhấn nút để lưu thơng tin 4.Khai báo nhóm/lĩnh vực cơng tác Vào Admin Quản lý lĩnh vực Màn hình khai báo nhóm, lĩnh vực: Hình Sau khai báo xong nhấn nút để lưu thông tin Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Phân công theo dõi thực kế hoạch công tác chấm điểm thi đua: Vào Admin Giao cơng việc Màn hình phân cơng theo dõi: Hình Trình tự thực sau: i) Chọn người/phịng nghiệp vụ theo dõi; ii) Chọn Nhóm lĩnh vực/Cơng việc phân công; iii) Click vào ô vuông để cấp quyền theo dõi Sau khai báo xong nhấn nút để lưu thơng tin VD: Trong hình 7, phân cơng cho người dùng (là phịng nghiệp vụ) Phịng Dân số - Văn xã theo dõi lĩnh vực Thống kê Dân số - Lao động Thống kê Xã hội môi trường với tất quyền cấp Ta cấp quyền cho người dùng theo dõi tất Nhóm lĩnh vực/Cơng việc cách click vào vng trước quyền Hình Chú thích: Truy cập – Xem BC (Xem báo cáo) – Q.lý File (Quản lý file) – Ch điểm (Chấm điểm) – Thống kê – Lập KH (Lập kế hoạch) – Nhận BC (Nhận báo cáo) Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Khai báo vùng/nhóm thi đua Vào Admin Giao cơng việc Màn hình khai báo: Hình Sau khai báo xong nhấn nút để lưu thông tin Cập nhật ngày nghỉ năm Phần mềm vào ngày nghỉ khai báo để tính tốn ngày gửi báo cáo tránh báo cáo bị trừ điểm thời gian Vào Admin Ngày nghỉ Màn hình khai báo ngày nghỉ năm: Hình 10 Sau khai báo xong nhấn nút để lưu thông tin Khai báo cấu điểm để chấm điểm thi đua : Phần mềm cài đặt sẳn cấu chấm điểm báo cáo theo quy chế Tổng cục gồm điểm chất lượng điểm thời gian Các Cục Thống kê thay đổi cấu chấm điểm chức Vào Admin Cơ cấu điểm thời gian Màn hình khai báo : Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình 11 Sau khai báo xong nhấn nút để lưu thông tin Mẫu báo cáo Chức dùng để khai báo đưa vào hệ thống mẫu báo cáo theo lĩnh vực/công việc Vào Admin Mẫu báo cáo Màn hình cập nhật tải mẫu báo cáo: Hình 12 Sau nhập xong nhấn nút để lưu thông tin - Để tải click vào biểu tượng kiểu file, sau lưu vào đĩa cứng III Các chức nghiệp vụ Kế hoạch công tác Vào Admin Cập nhật kế hoạch Màn hình hiển thị thơng tin số lượng báo cáo tổng điểm nhóm, lĩnh vực Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình 13 Nếu chọn Nhóm, lĩnh vực combo box click vào dòng lưới xuất hình hiển thị thơng tin số lượng báo cáo tổng điểm loại cơng việc nhóm, lĩnh vực đó: Hình 14 Sau nhập xong nhấn nút để lưu thông tin Để cập nhật kế hoạch ta chọn Nhóm, lĩnh vực sau chọn Báo cáo, cơng việc hình nhập sau : Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình 15 Sau nhập xong nhấn nút để lưu thông tin Để xem kế hoạch công tác nhóm, lĩnh vực nhấn vào biểu tượng trang hình 13,14,15 Hình 16 Giao kế hoạch công tác Chức dùng để giao kế hoạch cơng tác cho Người thực hiện/Phịng nghiệp vụ/ Chi cục Chọn nhóm, lĩnh vực báo cáo, cơng việc phù hợp với đối tượng giao Vào Admin Giao kế hoạch Màn hình hiển thị thơng tin số lượng báo cáo tổng điểm nhóm, lĩnh vực Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình 17 Để giao lĩnh vực/cơng việc click vào vng trước dịng, muốn giao tất click vào ô vuông bên trái Sau nhập xong nhấn nút để lưu thông tin 3.Điều chỉnh kế hoạch công tác Chức dùng để điều chỉnh kế hoạch công tác giao trước cho Người thực hiện/Phòng nghiệp vụ/Chi cục Vào Admin Điều chỉnh kế hoạch Chọn nhóm, lĩnh vực - Nhóm cơng việc loại báo cáo cần điều chỉnh Thông tin điều chỉnh Điểm kế hoạch Thời gian có báo cáo Cục Màn hình hiển thị thông tin : Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 10 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình 18 Khi điều chỉnh điểm kế hoạch điểm thời gian tự động tính lại Phần mềm tự động gán thuộc tính Changed Update KH (“Đã thay đổi” “Cập nhật KH”) Nếu chưa muốn điều chỉnh bỏ chọn thuộc tính Sau nhập xong nhấn nút để lưu thông tin Điều chỉnh thời gian thực Chức dùng để điều chỉnh thời gian thực tế thực công tác giao trước cho Người thực hiện/Phòng nghiệp vụ/Chi cục Vào Admin Điều chỉnh thực Chọn nhóm, lĩnh vực - Nhóm cơng việc loại báo cáo cần điều chỉnh Thông tin điều chỉnh Điều chỉnh ngày thực Điều chỉnh ngày file Màn hình hiển thị thơng tin : Hình 19 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 11 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Khi điều chỉnh Điều chỉnh ngày thực Điều chỉnh ngày file phần mềm tự động gán thuộc tính TH (“Thực hiện”) Nếu chưa muốn điều chỉnh bỏ chọn thuộc tính Sau nhập xong nhấn nút để lưu thông tin 5.Xem kế hoạch cơng tác - Xem tồn kế hoạch cơng tác Cục thống kê Vào Kế hoạch công tác Xem kế hoạch - Xem kế hoạch công tác theo tháng Cục thống kê: Xem toàn Nhóm,lĩnh vực Vào Kế hoạch cơng tác Kế hoạch tháng Màn hình xem kế hoạch theo tháng: Hình 20 6.Báo cáo chưa xem Chức hiển thị đăng nhập vào hệ thống Màn hình liệt kê báo cáo đơn vị gởi đến Hình 21 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 12 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS 7.Báo cáo xem Màn hình liệt kê báo cáo xem Hình 22 Ý nghĩa biểu tượng cột tình trạng thể tình trạng báo cáo: : Báo cáo chấp nhận; : Hủy châp nhận báo cáo chấp nhận; : Báo cáo chưa chấp nhận; : Duyệt điểm báo cáo; : Chấm điểm báo cáo Khi nhấn vào xuất hình chấm điểm (xem giới thiệu mục “Chấm điểm”; : Viết đánh giá cho báo cáo Khi nhấn vào cửa sổ sau xuất hiện: Sau nhập xong nhấn nút để lưu thông tin Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 13 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS 8.Chấm điểm Màn hình chấm điểm báo cáo cho đơn vị: Hình 23 Chọn Nhóm, lĩnh vực - Nhóm báo cáo,cơng việc tên báo cáo để chấm điểm Phần mềm tự động cập nhật điểm thời gian (theo bảng cấu điểm) Ở ta cập nhật điểm chất lượng (sau xem qua báo cáo nhận) : Kết xuất “Kết chấm điểm báo cáo/công việc” theo định dạng Word hay Excel Click vào biểu tượng file excel cột file để tải file báo cáo Sau cập nhật xong nhấn vào nút 9.Quản lý báo cáo Hình 24 10.Cập nhật báo cáo: Chức sử dụng để cập nhật tình hình thực kế hoạch công tác cho đơn vị trường hợp hệ thống bị cố, báo cáo file (như phiếu điều tra, ) gửi hình thức khác (email, USB, ) ; Vào Admin Cập nhật báo cáo Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 14 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình 25 11.Tổng kết điểm Hình 26 : Kết xuất bảng tổng kết điểm theo định dạng Word hay Excel 12.Các tiện ích khác phần mềm : a Báo cáo thống kê - Báo cáo đến chưa xem - Đã xem chưa chấp nhận - Đã chấp nhận chưa chấm điểm - Báo cáo thời gian - Xem báo cáo chưa gởi - Thực chưa chấm - Thực chưa đầy đủ - Kiểm tra chấm điểm Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 15 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS b Trao đổi nội bộ: Trao đổi tin nhắn người dùng hệ thống: Vào Admin Trao đổi nội Có chức con: Soạn tin/Tin gởi/Hộp thư đến; c Quản lý liệu: Một số chức hỗ trợ cho công tác quản trị CSDL: Vào Admin Quản lý liệu Có chức con: Nén sửa chữa CSDL/Thông tin máy chủ/Báo cáo không hợp lệ/Tạo CSDL Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 16 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS PHẦN II : DÀNH CHO CÁC CHI CỤC THỐNG KÊ Phần mềm “Giao kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua” dành cho Chi cục thống kê đơn giản bao gồm chức sau: Kế hoạch cơng tác a Xem tình hình thực kế hoạch Vào Kế hoạch cơng tác Tình hình thực Màn hình xem tình hình thực kế hoạch đơn vị: Hình b Xem kế hoạch cơng tác theo tháng Chi Cục: Xem tồn Nhóm,lĩnh vực Vào Kế hoạch cơng tác Kế hoạch tháng Màn hình xem kế hoạch theo tháng: Hình c Xem tồn kế hoạch cơng tác Chi Cục Vào Kế hoạch công tác Kế hoạch công tác năm Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 17 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình Mẫu báo cáo: Chức dùng để tải mẫu báo cáo theo lĩnh vực/cơng việc Màn hình tải mẫu báo cáo: Hình 3.Quản lý báo cáo a.Gửi báo cáo: Trang chủ Gửi báo cáo Màn hình gửi báo cáo : Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 18 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình Nhấn vào nút để chọn file báo cáo (từ máy tính) cần gửi Sau chọn tên file chọn hiển thị bên cạnh Sau nhấn vào nút để thực gửi báo cáo cho Văn phòng b Xem báo cáo gửi: Vào Gửi báo cáo Xem báo cáo gửi Màn hình xem báo cáo gởi : Hình Ý nghĩa biểu tượng cột tình trạng thể tình trạng báo cáo: : Báo cáo chưa xem : Báo cáo xem c Xem đánh giá báo cáo: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 19 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Chức xem tình trạng báo cáo Phòng nghiệp vụ (văn phòng Cục) đánh Vào Gửi báo cáo Xem đánh giá BC Màn hình xem đánh giá báo cáo: Hình d Báo cáo đến hạn chưa gửi: Chức liệt kê báo cáo đến hạn mà Chi cục chưa gửi Văn phịng cục Ta liệt kê theo nhóm, lĩnh vực Vào Gửi báo cáo BC đến hạn chưa gửi Màn hình xem báo cáo : Hình e Báo cáo gần đến hạn: Chức cho biết báo cáo cần gởi thời gian đến hạn Vào Gửi báo cáo Báo cáo gần đến hạn Màn hình xem báo cáo : Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 20 Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực II – COSIS Hình Chọn khoảng thời gian đến hạn để biết báo cáo cần gởi 4.Tổng kết điểm: Trang chủ Tổng kết điểm Hình 10 : Kết xuất bảng tổng kết điểm theo định dạng Word hay Excel Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế hoạch công tác – chấm điểm thi đua Trang 21