QUY CHẾ BAN KIỂM TOÁN NỘI BỘ 2020 .CÔNG TY CP TM-XNK THIÊN NAM

CƠNG TY CP TM-XNK THIÊN NAM 111-121 Ngơ Gia Tự,P.2, Q.10, TP HCM Tel: 028.38348980 Fax: 028.38348983 Website: www.tna.com.vn Mã chứng khốn: TNA CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 19/2020/NQ-HĐQT Tp.HCM, ngày 22 tháng 04 năm 2020 NGHỊ QUYẾT Về việc ban hành Quy chế Ban Kiểm toán nội trực thuộc HĐQT Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN TM-XNK THIÊN NAM - Căn Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 26/11/2014, có hiệu lực từ 01/07/2015; - Căn Điều lệ hoạt động Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập Thiên Nam QUYẾT NGHỊ Điều 1: Ban hành kèm theo Nghị Quy chế Ban Kiểm tốn nội Cơng ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập Thiên Nam Điều 2: Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc, Ban Kiểm tốn nội phịng ban, đơn vị có liên quan Cơng ty chịu trách nhiệm thi hành Nghị Điều 3: Nghị có hiệu lực kể từ ngày ký Nơi nhận: TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CHỦ TỊCH HĐQT - Như điều 2; - Các Công ty thành viên; - Lưu TK HĐQT NGUYỄN QUANG HỊA QUY CHẾ KIỂM TỐN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 1/19 QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ (Ban hành kèm theo Nghị số: 19/2020/NQ-HĐQT, ngày: 22/04/2020 SOẠN THẢO SOÁT XÉT Họ tên: Nguyễn Trần Vinh Chức vụ: TV Ban KTNB Họ tên: Hồ Văn Tuyên Chức vụ: Trưởng ban KTNB PHÊ DUYỆT Họ tên: Nguyễn Quang Hoà Chức vụ: Chủ tịch HĐQT QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Stt Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung cũ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 2/19 Nội dung Trang QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 3/19 CHƯƠNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi, đối tượng điều chỉnh Quy chế tổ chức Quy chế quy định cấu tổ chức, chức Ban Kiểm toán nội bộ, quy định nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng Ban, nhiệm vụ thành viên Ban Kiểm tốn nội Cơng Ty Cổ phần Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam (gọi tắt Công ty) Đồng thời, Quy chế quy định điều khoản liên quan đến hoạt động kiểm soát Ban Kiểm tốn nội việc kiểm sốt Cơng ty Công ty thành viên, Công ty liên kết Quy chế điều chỉnh toàn hoạt động Ban Kiểm tốn nội tồn hệ thống Công ty Điều 2: Các định nghĩa từ viết tắt: Định nghĩa - Công ty: Công Ty Cổ phần Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam Công ty thành viên, công ty trực thuộc, công ty liên kết, chi nhánh, văn phòng đại diện - Các phịng/ban/bộ phận khác: Tồn phịng/ ban/đơn vị tồn hệ thống Cơng ty Chữ viết tắt - HĐQT: Hội Đồng Quản Trị - BĐH: Ban Điều Hành - TGĐ: Tổng Giám Đốc - Ban KTNB: Ban Kiểm toán nội CHƯƠNG CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ Điều 3: Chức nhiệm vụ Ban kiểm toán nội bộ: Chức - Ban Kiểm soát nội phận giúp HĐQT kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm sốt nội tồn hệ thống Công ty; - Kiểm tra xác nhận độ tin cậy thơng tin tài chính, Báo cáo tài chính, Báo cáo kế tốn quản trị, Báo cáo hoạt động mua hàng, kinh doanh, khuyến - tiếp thị hoạt động khác hệ thống Công ty (gọi chung báo cáo); - Kiểm tra tuân thủ luật pháp, quy định nhà nước, kiểm tra tuân thủ quy chế, QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ - Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 4/19 quy định quy trình hoạt động hệ thống Công ty; Thông qua việc kiểm sốt nhằm phát huy yếu tố tích cực kịp thời ngăn chặn sai sót qua đề xuất biện pháp khắc phục, cải tiến, xử lý Nhiệm vụ - Tổ chức thực kế hoạch kiểm toán phê duyệt nhiệm vụ kiểm soát đặc biệt HĐQT yêu cầu Báo cáo định kỳ cho HĐQT việc thực chương trình kiểm soát; - Báo cáo cho HĐQT vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hoạt động Công ty đồng thời kiến nghị giải pháp khắc phục hạn chế, tồn đọng hệ thống; - Kiểm sốt, phân tích theo dõi tồn hoạt động hệ thống nhằm phát tiên liệu rủi ro tiềm ẩn, đề xuất giải pháp nhằm ngăn chặn hạn chế rủi ro mức thấp có thể; - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực mức độ cẩn trọng Tổng Giám đốc quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê lập báo cáo tài Cơng ty; - Giám sát việc chấp hành Nghị Hội đồng quản trị, thực kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh tình hình tài Cơng ty; - Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp trung thực báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài hàng tuần, tháng, quý, năm Công ty; - Xem xét sổ sách kế toán, ghi chép kế toán tài liệu khác Công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động Công ty xét thấy cần thiết theo nghị của Hội đồng quản trị yêu cầu; - Có quyền tham dự tham gia thảo luận họp Hội đồng quản trị họp khác Công ty; - Kiến nghị Hội đồng quản trị biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty; - Xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế, quy trình hoạt động Ban KTNB sau thống Hội đồng quản trị; - Lập thông báo cho Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc kế hoạch tiến hành kiểm tra Công ty; - Đào tạo nhân cho hệ thống Công ty hoạt động thuộc trách nhiệm Ban KTNB Cụ thể đào tạo quy chế, quy định, quy trình hành hệ thống, đào tạo kiến thức chun mơn có liên quan đến hoạt động kiểm soát; - Kiến nghị với HĐQT việc sửa đổi, bổ sung ban hành quy chế, quy định quy trình nghiệp vụ nhằm tăng cường biên pháp đảm bảo an toàn tài sản, giảm thiểu rủi ro tăng hiệu hoạt động kinh doanh; - Lập báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm hoạt động kiểm toán nội theo quy định QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ - Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 5/19 báo cáo nội Công ty báo cáo đột xuất theo yêu cầu HĐQT; Quản lý nhân sự, trang thiết bị chi phí phận theo quy định chung Công ty bảo đảm sử dụng tiết kiệm, hiệu quả; Các nhiệm vụ khác HĐQT đạo, Quy chế hoạt động kiểm toán nội CHƯƠNG TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN Điều 4: Trách nhiệm quyền hạn Ban kiểm toán nội Trách nhiệm - Thực đúng, đầy đủ có hiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ghi quy chế - Chủ động phối kết hợp sẵn sàng hỗ trợ, hợp tác với cá nhân, đơn vị nhằm phục vụ cho cơng việc chung Cơng ty - Tích cực cải tiến phương pháp làm việc, xây dựng môi trường làm việc hịa đồng thân thiện để ln nâng cao suất lao động đóng góp vào hiệu chung Công ty Quyền hạn Để thực tốt nhiệm vụ trách nhiệm nêu trên, Ban KTNB quyền hạn sau: - Yêu cầu tất cá nhân, phận hệ thống Công ty cung cấp tài liệu, thông tin phục vụ cho q trình thực cơng việc tạo điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ; - Đề nghị trực tiếp việc triệu tập cán nhân viên từ phận khác Công ty mà không thiết phải thông qua cấp quản lý cán nhân viên để thực kiểm tra, giám sát, phối hợp phạm vi công việc cần thiết khẩn cấp; - Đề xuất thuê chuyên gia để hỗ trợ thực kiểm tra, giám sát cần thiết; - Chủ trì triệu tập họp với đơn vị, cá nhân hệ thống Cơng ty để tìm hiểu, trao đổi, bàn bạc giải vấn đề theo qui định Công ty; - Được quyền yêu cầu kiểm toán viên độc lập (Đơn vị kiểm toán độc lập) kiểm tốn báo cáo tài Cơng ty cung cấp thông tin, số liệu, báo cáo kiểm tốn tài liệu khác có liên quan; - Được quyền đề xuất cá nhân, phòng, ban, đơn vị có liên quan thực biện pháp khắc phục hạn chế, tồn đọng, vi phạm mà Ban KTNB phát hiện; QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 6/19 - Được tham gia họp nội phận, chi nhánh, Công ty thuộc hệ thống Công ty mà Ban KTNB gửi thông báo trước họp Hội đồng quản trị định; - Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị tài liệu kèm theo phải gửi đến Kiểm toán viên đồng ý thành viên Hội đồng quản trị phụ trách Ban KTNB; - Các nghị biên họp Hội đồng quản trị phải gửi đến cho Kiểm toán viên thời điểm theo phương thức cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị; - Báo cáo Tổng Giám đốc trình cho tất thành viên Hội đồng quản trị tài liệu khác Công ty phát hành gửi đến Kiểm toán viên thời điểm theo phương thức thành viên Hội đồng quản trị; - Kiểm tốn viên có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu Công ty lưu giữ trụ sở chính, chi nhánh địa điểm khác; có quyền đến địa điểm nơi người quản lý nhân viên Công ty làm việc; - Tổng Giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, xác kịp thời thơng tin, tài liệu công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Công ty theo yêu cầu Ban KTNB đồng ý Trưởng ban KTNB; - Đề xuất xử lý vi phạm phận, chi nhánh, Công ty con, cá nhân thuộc hệ thống Công ty CHƯƠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ - CÁC MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC Điều 5: Định biên nhân Cơ cấu tổ chức, chế điều hành, biên chế Ban KTNB HĐQT định sở xem xét đề xuất TB KTNB gồm: - Chuyên gia chịu trách nhiệm cố vấn: 01 nhân - Trưởng Ban: 01 nhân - Thành viên: 02-03 nhân Tổng nhân dự kiến: - nhân QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 7/19 Điều 6: Cơ cấu tổ chức Sơ đồ quản lý theo chức TNA Group CÔNG TY BAN KTNB CÔNG TY LIÊN KẾT CÔNG TY CON Ghi chú: : Trực tiếp : Gián tiếp Sơ đồ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM TOÁN NỘI BỘ BAN ĐIỀU HÀNH Chế độ làm việc Ban kiểm toán nội - Ban KTNB làm việc theo chế độ tập thể kết hợp với chế độ trách nhiệm cá nhân theo công việc phân công thành viên Ban KTNB; - Các Kiểm toán viên theo nhiệm vụ phân cơng có trách nhiệm thực chương trình Ban KTNB Mỗi thành viên phân cơng chun trách lĩnh vực, có trách nhiệm tham mưu thực báo cáo có ý kiến với Trưởng Ban KTNB lĩnh vực phân cơng Việc phân cơng mang tính chất tương đối, Kiểm tốn viên khơng thực kiểm tra, giám sát lĩnh vực phân QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 8/19 cơng mà cịn thực kiểm sốt lĩnh vực khác, thuộc nhiệm vụ chức chung Ban KTNB; - Các thành viên có ý kiến báo cáo tài năm, quý, tháng Công ty, báo cáo Ban KTNB trước HĐQT vấn đề khác theo yêu cầu Trưởng Ban KTNB; - Thời gian làm việc Ban KTNB Công ty thực theo quy định chung khung hành áp dụng cho tồn cán nhân viên Cơng ty Trong đó, riêng trường hợp có Trưởng Ban KTNB 01 thành viên Ban KTNB thời gian linh động theo mục tiêu kiểm soát Hội đồng quản trị phê duyệt; - Ban KTNB tuân thủ, chấp hành nội quy, quy định Công ty; - Ban KTNB họp tối thiểu 02 lần/tháng Trưởng Ban KTNB người tạm thời giữ chức người ủy quyền Trưởng Ban KTNB triệu tập; - Ban KTNB họp bất thường để giải vấn đề đột xuất, cấp bách Công ty Cuộc họp bất thường Ban KTNB tiến hành theo đề nghị số đối tượng sau: - -  Chủ tịch Hội đồng quản trị  Ít 2/3 (hai phần ba) số thành viên họp Hội đồng quản trị  Trưởng Ban KTNB  Ít 2/3 (hai phần ba) số thành viên Ban KTNB  Tổng Giám đốc Trong thời hạn 03 (ba) ngày, kể từ ngày nhận văn đề nghị họp Ban KTNB bất thường đối tượng nêu điểm a, b, c, d, e khoản Điều này, Trưởng Ban KTNB triệu tập tiến hành họp Ban KTNB bất thường Trường hợp sau hai lần đề nghị mà Trưởng Ban KTNB không triệu tập họp Ban KTNB, Hội đồng quản trị Kiểm toán viên tiến hành họp Ban KTNB để xử lý công việc, đồng thời định việc miễn nhiệm, bãi nhiệm chức danh Trưởng Ban KTNB, bầu Kiểm toán viên đảm bảo điều kiện giữ chức danh Trưởng Ban KTNB để xử lý vấn đề chưa thể giải Các họp Ban KTNB tiến hành địa trụ sở đăng ký Công ty địa điểm khác Kiểm tốn viên thống Hình thức tổ chức họp mặt Ban KTNB trực tiếp thơng qua hình thức khác điện thoại, internet…Việc tham gia họp thơng qua hình thức khác điện thoại, internet… coi họp thức cần ghi lại biên họp; Ban KTNB có quyền u cầu thành viên Cơng ty, Giám đốc (Tổng giám đốc) tham dự trả lời vấn đề mà Kiểm toán viên quan tâm; QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 9/19 - Tất họp định kỳ bất thường Ban KTNB phải có chuẩn bị trước nội dung Trưởng Ban KTNB vào mục đích họp phân cơng cho Kiểm tốn viên, phận giúp việc cho Ban KTNB (nếu có) chuẩn bị nội dung, tài liệu cho họp; - Trưởng Ban KTNB người ủy quyền thông báo mời họp tới Kiểm tốn viên Trong trường hợp khơng thể dự họp, Kiểm tốn viên có quyền gửi phiếu biểu văn cho Ban KTNB trước họp; - Cuộc họp Ban KTNB tiến hành có từ 2/3 (hai phần ba) thành viên Ban KTNB trở lên trực tiếp tham gia qua người thay Kiểm toán viên ủy quyền Việc ủy quyền phải lập thành văn bản; - Trường hợp họp Ban KTNB triệu tập không đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trường Ban KTNB phải tiếp tục triệu tập họp lần hai thời gian không năm (5) ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất; - Cuộc họp Ban KTNB phải ghi chép đầy đủ tiếng Việt vào biên họp Đồng thời phải tất Kiểm toán viên tham dự họp ký tên liên đới chịu trách nhiệm tính xác, trung thực biên họp Thư ký họp Trưởng Ban KTNB người ủy quyền định theo phiên họp; - Chủ tọa họp có trách nhiệm bố trí gửi biên họp Ban KTNB tới Kiểm toán viên Biên họp coi chứng vấn đề định họp Trừ trường hợp có khiếu nại liên quan đến nội dung biên họp thời hạn ba (3) ngày kể từ ngày gửi biên họp; - Ban KTNB với tư cách phận cấu tổ chức Công ty, quan hệ với Hội đồng quản trị theo nguyên tắc bình đẳng, độc lập trình thực thi nhiệm vụ Đồng thời, phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn trình thực thi nhiệm vụ; - Trong phiên họp Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị người triệu tập phải gửi thông báo mời họp tài liệu kèm theo đến Kiểm toán viên thành viên Hội đồng quản trị vào thời điểm; - Ban KTNB tham gia với đồn cơng tác kiểm tra, kiểm sốt Hội đồng quản trị có u cầu; - Ban KTNB thông báo cho Hội đồng quản trị kết kiểm tra, giám sát nội bộ, định kỳ đột xuất sau kết thúc việc kiểm tra, kiểm soát; - Khi nhận kết kiểm tra, Hội đồng quản trị xem xét, định xử lý kết luận Ban KTNB Ban KTNB theo dõi việc thực Công ty kết luận xử lý Hội đồng quản trị; QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 10/19 - Ban KTNB Kiểm tốn viên q trình làm việc với Tổng Giám đốc hệ thống điều hành phải giữ tính độc lập, khách quan, đồng thời phải hợp tác chặt chẽ, không gây cản trở lẫn thực thi nhiệm vụ quyền hạn mình; - Tổng Giám đốc đạo đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu phương tiện phục vụ cơng tác kiểm tra, kiểm tốn theo u cầu Ban KTNB, đồn kiểm tra, kiểm tốn; - Tổng Giám đốc thông báo cho Ban KTNB phát yếu kém, sai phạm gây tổn thất cho Công ty thông tin, định, kế hoạch sản xuất kinh doanh tác động xấu đến cổ đông; - Trưởng đơn vị kiểm tra, kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng quản trị tính đầy đủ, trung thực, hợp lý thông tin, tài liệu cung cấp cho Ban KTNB; - Các đơn vị, phận điều hành Công ty, phải cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu phương tiện phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát theo yêu cầu Ban KTNB Điều 7: Nhiệm vụ quyền hạn chức danh: Trưởng ban KTNB a Nhiệm vụ Trưởng Ban KTNB - Xây dựng kế hoạch kiểm soát hàng tuần/ tháng/ q/ năm trình HĐQT Cơng ty phê duyệt; - Tổ chức thực kế hoạch kiểm toán phê duyệt nhiệm vụ kiểm soát đặc biệt HĐQT yêu cầu Báo cáo định kỳ cho HĐQT việc thực chương trình kiểm sốt; - Chịu trách nhiệm đơn đốc Kiểm tốn viên triển khai thực nhiệm vụ, quyền hạn Ban KTNB Phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho Kiểm tốn viên; - Kiểm tra định kỳ đột xuất hoạt động hệ thống Công ty để lập báo cáo cho HĐQT tất vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hoạt động Công ty; - Duy trì khách quan, độc lập trung thực q trình kiểm sốt; - Bảo mật thơng tin thu thập q trình kiểm sốt theo quy định Công ty; - Chịu trách nhiệm trước HĐQT chất lượng cơng tác kiểm sốt trung thực báo cáo kiểm soát; - Quản lý nhân sự, trang thiết bị chi phí phận theo quy định chung Công ty bảo đảm sử dụng tiết kiệm, hiệu Tổ chức đào tạo huấn luyện kiểm sốt viên để khơng ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ lực cơng tác; QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 11/19 - Kiến nghị với HĐQT/ BĐH việc sửa đổi, bổ sung ban hành quy chế, quy định quy trình nghiệp vụ nhằm tăng cường biên pháp đảm bảo an toàn tài sản, giảm thiểu rủi ro tăng hiệu hoạt động kinh doanh; - Tham gia xây dựng sốt xét hệ thống quy trình quy chế Công ty; - Các nhiệm vụ khác HĐQT đạo, Quy chế hoạt động KTNB; - Chấp hành quy định khác pháp luật Điều lệ Công ty b Quyền hạn Trưởng Ban KTNB - Kiểm tra đạo thực kiểm tra định kỳ đột xuất đơn vị hệ thống Cơng ty theo lịch kiểm sốt phê duyệt theo đạo HĐQT; - Yêu cầu tất cá nhân, phận Công ty cung cấp tài liệu, thông tin phục vụ cho trình kiểm tra, giám sát tạo điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ - Đề nghị trực tiếp việc triệu tập cán nhân viên từ phận khác Công ty mà không thiết phải thông qua cấp quản lý cán nhân viên để thực kiểm tra, giám sát cần thiết - Triệu tập họp Ban KTNB hoạt động với tư cách Trưởng KTNB - Lập ký báo cáo Ban KTNB để trình lên Hội đồng quản trị; - Ủy quyền cho Kiểm tốn viên đảm nhiệm cơng việc Trưởng ban thời gian vắng mặt - Đề xuất thuê chuyên gia để hỗ trợ thực kiểm tra, giám sát cần thiết - Chủ trì triệu tập họp với đơn vị, cá nhân hệ thống Công ty để tìm hiểu, trao đổi, bàn bạc giải vấn đề theo qui định Công ty - Đề xuất khen thưởng - kỷ luật cá nhân, đơn vị hệ thống Công ty - Đề xuất lên HĐQT/ Ban Điều Hành thay đổi quy chế, quy định, qui trình phương pháp làm việc nhận thấy quy trình bất cập hoạt động kinh doanh công tác quản lý, công tác hạch toán kế toán - Các quyền khác quy định Quy chế hoạt động KTNB Thành viên Ban KTNB a Nhiệm vụ Thành viên KTNB - Lập kế hoạch thực cơng tác kiểm sốt theo phân công Trưởng Ban KTNB; - Thực kiểm sốt quy trình hoạt động, quy định sách, nghiệp vụ tài chính, kế tốn, Kinh doanh - Marketing, Cung ứng, Kho vận, IT, Hành chính-Nhân QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 12/19 Bộ phận Tài – Kế tốn, Bộ phận Kinh doanh - Marketing, Bộ phận cung ứng, Bộ phận IT phận khác hệ thống Công ty theo phân công Trưởng ban KTNB - Thông qua việc kiểm sốt phát thiếu sót, vi phạm đề xuất ý kiến chấn chỉnh kịp thời góp phần phịng ngừa rủi ro đảm bảo tính hợp pháp nghiệp vụ kế tốn, tài chính; tn thủ quy định, quy chế Công ty; - Định kỳ hàng tháng, phân tích điểm rủi ro, rõ điểm rủi ro đề xuất giải pháp để hạn chế & kiểm soát rủi ro; - Lập báo cáo kiểm soát gửi Trưởng ban KTNB với nội dung quy định cụ thể Quy chế Ban KTNB văn hướng dẫn nghiệp vụ Ban KTNB; - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực kiến nghị Ban KTNB đề xuất giải pháp xử lý sai phạm, giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu kinh doanh; - Đề xuất, hỗ trợ Ban KTNB phận kế tốn, tài soạn thảo bổ sung, điều chỉnh nội dung quy chế, quy định, quy trình có liên quan đến hoạt động kế tốn, tài chính; - Tham gia họp Công ty, Công ty họp nội phận, chi nhánh thuộc hệ thống Công ty theo định từ Trưởng Ban KTNB; - Tuân thủ pháp luật, Điều lệ, định HĐQT đạo đức nghề nghiệp việc thực nhiệm vụ giao; - Thực quyền nhiệm vụ giao cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa Cơng ty; - Trung thành với lợi ích Cơng ty cổ đơng; khơng sử dụng thơng tin, bí quyết, hội kinh doanh Công ty, địa vị, chức vụ sử dụng tài sản Công ty để tư lợi phục vụ lợi ích tổ chức, cá nhân khác; - Chịu trách nhiệm trước HĐQT tính xác, trung thực số liệu, hồ sơ liên quan đến mặt hoạt động Công ty Trường hợp che dấu không kịp thời kiến nghị xử lý với sai phạm phải chịu trách nhiệm liên đới; - Trường hợp vi phạm quy định Điều mà gây thiệt hại cho Công ty người khác Kiểm tốn viên phải chịu trách nhiệm cá nhân liên đới bồi thường thiệt hại Mọi thu nhập lợi ích khác mà Kiểm tốn viên có phải hồn trả cho cơng ty; - Mỗi thành viên phân công chuyên trách lĩnh vực nghiệp vụ, có trách nhiệm giúp Trưởng Ban KTNB kết kiểm sốt lĩnh vực phân cơng; - Tuân thủ pháp luật, quy định nhà nước có liên quan QUY CHẾ KIỂM TỐN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 13/19 b Quyền thành viên Ban KTNB - Kiểm toán viên Cơng ty có quyền theo quy định Luật doanh nghiệp, pháp luật liên quan Điều lệ Cơng ty, có quyền tiếp cận thơng tin tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động Công ty Tổng Giám đốc người điều hành doanh nghiệp khác có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ theo yêu cầu Kiểm tốn viên; - Duy trì HĐQT bảo vệ để trì khách quan, độc lập trung thực q trình kiểm sốt; - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban KTNB chất lượng công tác kiểm sốt trung thực q trình kiểm soát trung thực báo cáo kiểm soát; - Căn theo định kiểm sốt thơng báo kiểm soát mà Trưởng Ban KTNB ký, thực nhiệm vụ, thành Ban KTNB viên có quyền yêu cầu tất cá nhân, phận hệ thống Cơng ty có liên quan đến mảng kiểm sốt phụ trách cung cấp tài liệu, thông tin phục vụ cho q trình kiểm sốt tạo điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ; - Căn vào ủy quyền Trưởng Ban KTNB, thành viên quyền đề nghị trực tiếp việc triệu tập cán nhân viên từ phận khác hệ thống Công ty mà không thiết phải thông qua cấp quản lý cán nhân viên để thực kiểm tra, giám sát cần thiết; - Các quyền khác hợp pháp phù hợp với quy chế, quy định Cơng ty Điều 8: Quy trình kiểm sốt Lưu đồ quy trình QUY CHẾ KIỂM TỐN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 14/19 QUY TRÌNH KIỂM SỐT BAN KIỂM TỐN NỘI BỘ ĐƠN VỊ ĐƯỢC KIỂM SOÁT BAN ĐIỀU HÀNH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Bắt đầu Loại hình cơng ty 1.2 Duyệt kế hoạch kiểm soát Kế hoạch kiểm soát Yêu cầu kiểm sốt 1.1 Chương trình kiểm sốt Thơng báo/ Quyết định kiểm sốt 1.3 Thơng tin kế hoạch kiểm soát phê duyệt Thực hiên kiểm soát Dự thảo Biên bản/ Báo cáo kiểm soát Trao đổi kết kiểm soát Phát hành Biên bản/ Báo cáo kiểm soát Phản hồi báo cáo kiểm soát Biên bản/ Báo cáo kiểm soát Theo dõi Kết thúc Mơ tả quy trình Bước Người thực Mơ tả quy trình  Ban kiểm toán nội Thời gian thực Căn vào chương trình, kế hoạch kiểm sốt phê duyệt u - Trường hợp bình thường: cầu kiểm sốt từ HĐQT, Ban KTNB ngày làm việc; tiến hành: - Trường hợp 1: Đơn vị kiểm soát - Trường hợp gấp: tùy thuộc phòng ban chức Cơng ty tiến hành lập Thơng báo/ Cơng cụ / Biểu mẫu QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Bước Người thực Ban KTNB; Đơn vị kiểm soát Ban KTNB; Đơn vị kiểm soát Ban KTNB Đơn vị kiểm soát Ban KTNB; Đơn vị kiểm soát Ban KTNB Mơ tả quy trình Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 15/19 Thời gian thực Quyết định kiểm soát Trưởng ban KTNB phê duyệt; - Trường hợp 2: Đơn vị kiểm sốt cơng ty liên doanh/liên kết Ban lập thơng báo kiểm sốt trình HĐQT phê duyệt  Đồng thời yêu cầu đơn vị chuẩn bị hồ sơ phục vụ cho kiểm sốt;  Thơng báo/ Quyết định kiểm sốt phải gửi trước cho đơn vị Lưu ý: thông báo/ định nêu rõ: nội dung, phạm vi, thời gian dự kiến kiểm soát nhân thực  Ban KTNB tiến hành kiểm soát đơn vị theo thông báo  Trong trường hợp cần thiết, phát việc bất thường sai phạm nghiêm Theo Thông trọng kéo dài thời gian kiểm báo /quyết định soát mở rộng phạm vi, nội dung kiểm soát kiểm soát  Tiến hành tổng hợp sơ kết kiểm soát vấn đề cần làm rõ thêm  Ban KTNB tiến hành trao đổi: - Các vấn đề cần làm rõ yêu cầu đơn vị giải trình thêm cung cấp thêm chứng từ hồ sơ - Các kết kiểm soát sơ Lưu ý: Chỉ thực bước Ban ngày làm việc KTNB nhận thấy có sai sót đáng kể có vấn đề cần làm rõ thêm  Ban KTNB tiến hành lập Biên bản/ Báo cáo kiểm soát dự thảo  Gửi dự thảo cho Đơn vị kiểm ngày làm việc soát để thống thực trạng vấn đề nêu báo cáo Đơn vị phản hồi Biên Bản/ Báo cáo Kiểm soát vòng ngày kể từ ngày nhận ngày làm việc dự thảo Biên Bản/ Báo cáo kiểm soát Ban KTNB tiến hành tổng hợp ý kiến phản hồi từ đơn vị phát hành Biên Bản/ ngày làm việc Báo cáo kiểm soát Lưu hồ sơ Ban KTNB theo dõi thực hành động khắc phục Cơng cụ / Biểu mẫu QUY CHẾ KIỂM TỐN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 16/19 Phương pháp thực a Phương pháp thực để xác minh tính trung thực hồ sơ, chứng từ liên quan bằng: - Chọn mẫu - Chọn tồn b Cách hình thức để thu thập thông tin - Đối chiếu - Diễn giải thông tin - Điều tra - Quan sát - Kiểm kê - Thử nghiệm Nội dung kiểm toán, kiểm soát Các quy trình, quy định, sách liên quan đến nội dung kiểm soát: - Pháp lý - Quy chế, quy trình, sách - Cơ cấu tổ chức, nhân - Tài sản khoản đầu tư - Quản trị vận hành hoạt động kinh doanh - Tài – kế tốn - Hệ thống CNTT Các mục tiêu kiểm toán, kiểm soát a Kiểm soát chiến lược - Xây dựng hệ thống kiểm soát hệ thống Xây dựng KPIs Kiểm soát từ đầu vào đến đầu Đánh giá đo lường theo KPIs Kiểm soát theo ngân sách hoạt động b Kiểm soát hoạt động - Kiểm tra quản lý dòng tiền, doanh thu, cơng nợ, chi phí hoạt động tài sản khác theo quy định Công ty Kiểm soát quản trị hiệu vốn lưu động  Các hoạt động nguồn cung hàng, quản lý hiệu nguồn vốn từ Nhà cung cấp QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 17/19  Các hoạt động quản trị doanh số bán hàng, giá thành sản phẩm, giá bán sản phẩm quản trị công nợ phải thu  Các hoạt động quản trị hàng tồn kho, vòng quay luân chuyển hàng hoá  Các hoạt động quản trị tài sản, hiệu suất sử dụng tài sản  Các hoạt động quản trị chi phí hoạt động, ngân sách kiểm soát ngân sách - Kiểm sốt thực hợp đồng tín dụng vay sử dụng vốn vay - Kiểm soát việc sử dụng vốn cổ phần tài sản Công ty gồm: đầu tư xây dựng bản, mua sắm trang thiết bị, nhượng, bán, lý tài sản, phân phối thu nhập, trích lập quỹ… c Kiểm sốt tn thủ - Thực kiểm sốt tính tn thủ pháp luật tn thủ quy trình, quy định, sách Cơng ty ban hành tồn hệ thống Công ty hoạt động sau:  Các hoạt động liên quan đến Pháp lý quản trị nội Công ty  Các hoạt động liên quan đến mua hàng, cung ứng kho vận  Các hoạt động liên quan Kinh doanh - Marketing  Các hoạt động kinh doanh, môi giới, dịch vụ bất động sản  Các hoạt động hành chính, nhân sự, đào tạo, CNTT  Thực kiểm tra định kỳ đột xuất đơn vị hệ thống Cơng ty - Thơng qua việc kiểm sốt phát thiếu sót, vi phạm đề xuất ý kiến chấn chỉnh kịp thời góp phần phịng ngừa rủi ro đảm bảo tính hợp pháp nghiệp vụ mua hàng, cung ứng, kho vận, kinh doanh – marketing, hành nhân sự, CNTT, đồng thời tuân thủ quy định, quy chế Công ty d Kiểm sốt Báo cáo tài - Kiểm tốn BCTC trình thực kiểm tra cách độc lập thông tin liên quan đến báo cáo tài Cơng ty để xác nhận tính trung thực hợp lý theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam, chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam quy định pháp lý có liên quan  Kiểm tra hạch toán kế toán đảm bảo quy định Bộ tài hệ thống Cơng ty  Kiểm tra tính hợp pháp theo pháp luật, tính tuân thủ theo quy trình kế tốn ban hành, tính đầy đủ chứng từ kế toán  Kiểm tra việc thực ghi chép, tổ chức quản lý, bảo quản sổ sách, chứng từ kế toán  Kiểm tra tình hình vốn góp, bảo tồn phát triển vốn tồn hệ thống Cơng ty QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 18/19  Kiểm tra độ tin cậy báo cáo tài cá nhân, phận kế tốn, tài hệ thống thực e Kiểm soát xây dựng - Thực kiểm soát hoạt động đầu tư, xây dựng phận, đơn vị, công ty thành viên thực hoạt động đầu tư, xây dựng, kinh doanh-marketing Cụ thể  Kiểm tra tồn q trình pháp lý, dự tốn, thực đấu thầu, thực thi cơng, tốn dự án mà Cơng ty đầu tư xây dựng kiểm sốt tính tn thủ nội Cơng ty tính tn thủ pháp luật hành  Kiểm tra, giám sát hoạt động Phịng quản lý xây dựng Cơng ty Ban quản lý dự án trực thuộc phòng quản lý xây dựng  Kiểm tra việc thực hợp đồng quản lý cao ốc Ban Quản lý cao ốc  Kiểm tra tính tuân thủ hoạt động liên quan đến xây dựng Công ty công ty trực thuộc  Kiểm tra quy trình thực đầu tư dự án bất động sản, pháp lý dự án hoạt động nghiệp vụ phòng quản lý đầu tư bất động sản - Thơng qua việc kiểm sốt phát thiếu sót, vi phạm đề xuất ý kiến chấn chỉnh kịp thời góp phần phịng ngừa rủi ro đảm bảo tính hợp pháp, tuân thủ quy định, quy chế Công ty hoạt động đầu tư, xây dựng Điều 8: Các mối quan hệ làm việc Cá nhân, đơn vị HĐQT/ Ban điều hành Các phịng/ ban/ Bộ phận trụ sở Cơng ty Nội dung quan hệ Thời điểm quan hệ Tiếp nhận ý kiến đạo, giao nhiệm vụ; Báo cáo theo yêu cầu HĐQT theo quy định; Đề xuất, kiến nghị ý kiến tham mưu Kiểm soát theo định kỳ bất thường; Hàng ngày Thực hỗ trợ pháp lý, kiểm tra hợp đồng; Yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến công việc; Theo hợp đồng, việc phát sinh Khi tiến hành kiểm sốt thực cơng tác hỗ trợ kiểm tra, tư vấn hợp đồng có nhu cầu phát sinh; Sau hồn tất cơng việc kiểm soát 01 đơn vị Khi phát sinh nhu cầu Theo định kiểm sốt; QUY CHẾ KIỂM TỐN NỘI BỘ Các Công ty con, Công ty liên kết Nhà cung cấp/ khách hành Ngày hiệu lực 22/04/2020 Lần ban hành 01 Trang 19/19 Kiểm tra Quy trình/quy chế, sách; Phối hợp với phận khác theo yêu cầu HĐQT Kiểm soát theo định kỳ bất thường; Thực hỗ trợ pháp lý, kiểm tra hợp đồng; Yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến công việc; Theo thực tế phát sinh nghiệp vụ; Khi phát sinh việc Theo định kiểm soát; Theo hợp đồng, việc phát sinh Khi tiến hành kiểm sốt thực cơng tác hỗ trợ kiểm tra, tư vấn hợp đồng có nhu cầu phát sinh; Yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo Định kỳ hàng tháng tình hình hoạt động kinh doanh Công ty con, Công ty liên kết Kiểm tra giá, sách cơng nợ, hợp Khi phát sinh nhu cầu đồng, sách hồ sơ có liên quan CHƯƠNG ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 9: Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký Toàn thể cá nhân, đơn vị, phịng, ban, cơng ty thành viên thuộc hệ thống Cơng ty có trách nhiệm tổ chức thực quy chế Các văn quy định trước có nội dung trái với quy chế khơng cịn hiệu lực thi hành; Những vấn đề khác có liên quan đến công tác sinh hoạt Ban KTNB không ghi quy chế thực theo qui định chung Công ty; Mọi thay đổi, bổ sung, sửa đổi nội dung HĐQT Công ty định  ... chức Quy chế quy định cấu tổ chức, chức Ban Kiểm toán nội bộ, quy định nhiệm vụ, quy? ??n hạn Trưởng Ban, nhiệm vụ thành viên Ban Kiểm toán nội Công Ty Cổ phần Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam. . .QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ngày hiệu lực 22/04 /2020 Lần ban hành 01 Trang 1/19 QUY CHẾ KIỂM TOÁN NỘI BỘ (Ban hành kèm theo Nghị số: 19 /2020/ NQ-HĐQT, ngày: 22/04 /2020 SOẠN THẢO SOÁT... Công ty) Đồng thời, Quy chế quy định điều khoản liên quan đến hoạt động kiểm soát Ban Kiểm toán nội việc kiểm sốt Cơng ty Cơng ty thành viên, Công ty liên kết Quy chế điều chỉnh tồn hoạt động Ban