QUY CHẾ QUẢN TRỊ NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ ĐÌNH VŨ

QUY CHẾ QUẢN TRỊ NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ ĐÌNH VŨ (Ban hành kèm theo Nghị số _/NQ-PTSCĐV- HĐQT ngày tháng năm 2021) Trang 1/20 MỤC LỤC CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích, phạm vi đối tượng áp dụng Điều Giải thích thuật ngữ từ viết tắt CHƯƠNG II: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Điều Vai trò, quyền nghĩa vụ ĐHĐCĐ Điều Trình tự, thủ tục họp ĐHĐCĐ thơng qua nghị hình thức biểu họp ĐHĐCĐ Điều Trình tự, thủ tục họp ĐHĐCĐ thông qua nghị theo hình thức lấy ý kiến văn CHƯƠNG III: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Điều Vai trò, quyền nghĩa vụ HĐQT, trách nhiệm Thành viên HĐQT Điều Nhiệm kỳ số lượng thành viên HĐQT 10 Điều Tiêu chuẩn, điều kiện cấu thành viên HĐQT 10 Điều Đề cử, ứng cử, giới thiệu thành viên HĐQT 10 Điều 10 Công bố danh sách ứng viên 11 Điều 11 Cách thức bầu thành viên HĐQT 11 Điều 12 Các trường hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm, bổ sung thành viên HĐQT 12 Điều 13 Thông báo bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT 12 Điều 14 Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch HĐQT 12 Điều 15 Thù lao, thưởng lợi ích khác thành viên HĐQT 13 Điều 16 Cuộc họp HĐQT 13 Điều 17 Thông qua Nghị theo hình thức lấy ý kiến văn 13 Điều 18 Các Tiểu ban trực thuộc HĐQT 14 Điều 19 Người phụ trách quản trị Công ty 14 CHƯƠNG IV: BAN KIỂM SOÁT 14 Điều 20 Vai trò, quyền nghĩa vụ BKS, trách nhiệm KSV 14 Điều 21 Nhiệm kỳ số lượng KSV 14 Điều 22 Tiêu chuẩn điều kiện KSV 14 Điều 23 Đề cử, ứng cử KSV 15 Điều 24 Công bố danh sách ứng viên 15 Điều 25 Cách thức bầu KSV 15 Điều 26 Các trường hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm KSV 15 Điều 27 Thông báo bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm KSV 15 Điều 28 Tiền lương quyền lợi khác KSV 15 Trang 2/20 CHƯƠNG V: GIÁM ĐỐC 15 Điều 29 Vai trò, trách nhiệm, quyền nghĩa vụ GĐ 15 Điều 30 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợ p đồng, chấm dứt hợp đồng GĐ 15 CHƯƠNG VI: PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG GIỮA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT VÀ GIÁM ĐỐC 16 Điều 31 Thủ tục, trình tự triệu tập, thông báo mời họp HĐQT, Ban BKS GĐ 16 Điều 32 Trao đổi thông tin 16 Điều 33 Phối hợp hoạt động kiểm soát, điều hành, giám sát HĐQT, BKS GĐ 17 CHƯƠNG VII: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG, KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT HÀNG NĂM ĐỐI VỚI HĐQT, BKS, GĐ VÀ NGƯỜI NGƯỜI ĐIỀU HÀNH KHÁC 19 Điều 34 Đánh giá hoạt động hàng năm 19 Điều 35 Khen thưởng, kỷ luật 19 CHƯƠNG VIII HIỆU LỰC THI HÀNH 20 Điều 36 Hiệu lực thi hành 20 Trang 3/20 Căn pháp lý: - Luật Chứng khoán ngày 26 tháng 11 năm 2019; - Luật Doanh nghiệp ngày 17 tháng năm 2020; - Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chứng khoán; - Thông tư số 116/2020/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2020 Bộ trưởng Bộ Tài hướng dẫn số điều quản trị công ty áp dụng công ty đại chúng Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chứng khốn; - Điều lệ Cơng ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ; - Nghị Đại hội đồng cổ đông số ngày tháng năm 2021, Hội đồng quản trị ban hành Quy chế quản trị nội Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ Quy chế quản trị nội Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam bao gồm nội dung sau: CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích, phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế Quản trị nội Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ (sau gọi “Quy chế”) xây dựng nhằm đảm bảo cho Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ điều hành kiểm soát theo nguyên tắc luật định quản trị, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho cổ đông Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ Quy chế áp dụng phạm vi Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ, cổ đơng, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Giám đốc, Người quản lý, Người điều hành khác Cơng ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ người có liên quan Điều Giải thích thuật ngữ từ viết tắt Quy chế sử dụng áp dụng thuật ngữ theo quy định Điều lệ Công ty từ viết tắt sau đây: - “Công ty” Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ - “ĐHĐCĐ” Đại hội đồng cổ đông Công ty - “HĐQT” Hội đồng quản trị Công ty - “BKS” Ban Kiểm sốt Cơng ty - “GĐ” Giám đốc Cơng ty - “KSV” Kiểm sốt viên Cơng ty - “VSD” Công ty Lưu ký Bù trừ chứng khoán Việt Nam Trong Quy chế này, tham chiếu tới điều khoản văn pháp luật bao gồm sửa đổi bổ sung văn thay văn Trang 4/20 CHƯƠNG II: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG Điều Vai trị, quyền nghĩa vụ ĐHĐCĐ Vai trò ĐHĐCĐ: quan quyền lực cao Công ty, không bị giới hạn bị ảnh hưởng quyền HĐQT theo Điều lệ Công ty thực tất quyền hạn Công ty Quyền nghĩa vụ ĐHĐCĐ: ĐHĐCĐ có đầy đủ quyền nghĩa vụ theo quy định Luật doanh nghiệp, quy định liên quan khác pháp luật Điều 15 Điều lệ Cơng ty Điều Trình tự, thủ tục họp ĐHĐCĐ thơng qua nghị hình thức biểu họp ĐHĐCĐ Thẩm quyền triệu tập họp ĐHĐCĐ HĐQT triệu tập họp ĐHĐCĐ thường niên bất thường ĐHĐCĐ thường niên tổ chức năm (01) lần thời hạn bốn (04) tháng kể từ ngày kết thúc năm tài HĐQT định gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên trường hợp cần thiết, không sáu (06) tháng kể từ ngày kết thúc năm tài Ngồi họp thường niên, ĐHĐCĐ họp bất thường theo quy định khoản Điều 14 Điều lệ Công ty Lập Danh sách cổ đơng có quyền dự họp a Người triệu tập ĐHĐCĐ phải thực lập danh sách cổ đông đủ điều kiện tham gia biểu Đại hội Việc lập danh sách phải tiến hành theo thủ tục quy định VSD b Danh sách cổ đơng có quyền dự họp ĐHĐCĐ liệu cổ đông Công ty VSD cung cấp Danh sách cổ đơng có quyền dự họp ĐHĐCĐ lập không mười (10) ngày trước ngày gửi thông báo mời họp ĐHĐCĐ trừ trường hợp khác theo định HĐQT đảm bảo thời gian phù hợp với kế hoạch tổ chức họp tạo thuận lợi để cổ đông tham gia, tuân thủ quy định hành c Danh sách cổ đơng có quyền dự họp ĐHĐCĐ phải có họ, tên, địa liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý khác cổ đông cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp số giấy tờ pháp lý tổ chức, địa trụ sở cổ đơng tổ chức; số lượng cổ phần loại, số ngày đăng ký cổ đông cổ đông trừ trường hợp biểu mẫu khác VSD quy định d Cổ đơng có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, chép tên địa liên lạc cổ đông danh sách cổ đơng có quyền dự họp ĐHĐCĐ; yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch bổ sung thơng tin cần thiết danh sách cổ đơng có quyền dự họp ĐHĐCĐ Cơng ty phải công bố thông tin việc lập danh sách cổ đơng có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tối thiểu hai mươi (20) ngày trước ngày đăng ký cuối Thông báo mời họp ĐHĐCĐ a Thông báo mời họp ĐHĐCĐ gửi phương thức để bảo đảm đến địa liên lạc cổ đông b Đồng thời, đăng thông tin phương tiện công bố: - Ủy ban chứng khoán nhà nước; - Sở giao dịch chứng khốn nơi niêm yết cổ phiếu Cơng ty; Trang 5/20 - Trang thông tin điện tử (Website) Công ty; - Tờ báo trung ương địa phương nơi Cơng ty đóng trụ sở hai (02) số báo phát hành liên tiếp (trường hợp xét thấy cần thiết) c Trong trường hợp ảnh hưởng đến việc gửi, nhận thông báo mời họp thông tin liên quan đến họp, thông tin đăng tải Trang thông tin (Website) Công ty xem thay hợp lệ cho phương thức gửi, nhận quy định điểm a, b Khoản Điều d Thông báo mời họp ĐHĐCĐ phải gửi đến tất cổ đồng Danh sách cổ đồng có quyền dự họp chậm hai mươi mốt (21) ngày trước ngày khai mạc (tính từ ngày mà thơng báo gửi chuyển cách hợp lệ) kèm theo Chương trình họp ĐHĐCĐ phải bao gồm đầy đủ thông tin, tài liệu để hướng dẫn cổ đông cách thức tham dự họp theo quy định khoản Điều 18 Điều lệ Công ty Các thông tin bao gồm nội dung sau: - Tên địa Công ty; - Số ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh Công ty; - Thời gian địa điểm họp; - Tên, địa thường trú cổ đông người đại diện theo ủy quyền cổ đông; - Ngày đăng ký cuối cùng; - Chương trình nghị sự; - Thông tin thời gian địa điểm mà cổ đơng nhận tài liệu họp; - Thủ tục để nhận thông tin bản; - Thời gian bắt đầu đăng ký dự họp; - Địa điểm đăng ký dự họp; - Người Công ty cử để tiếp nhận thông báo cổ đơng Chương trình, nội dung ĐHĐCĐ a Người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải thực công việc liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu, thơng báo mời họp,… theo quy định Điều 18 Điều lệ Công ty b Đề nghị bổ sung nội dung vào chương trình trình họp ĐHĐCĐ Theo khoản Điều 18 Điều lệ Cơng ty, cổ đơng nhóm cổ đông quy định khoản Điều 12 Điều lệ Cơng ty có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp ĐHĐCĐ Kiến nghị phải văn gửi đến địa tiếp nhận Công ty công bố chậm ba (03) ngày làm việc trước ngày khai mạc họp Văn kiến nghị Biểu mẫu 01 Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp ĐHĐCĐ Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền cổ đông tổ chức trực tiếp tham dự họp ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác dự họp theo quy định Điều 16 Điều lệ Công ty Trang 6/20 Cách thức đăng ký tham dự ĐHĐCĐ Cổ đông đăng ký tham dự họp theo hình thức sau: a Trường hợp cổ đơng, người ủy quyền cổ đông tham gia họp biểu trực tiếp: đăng ký địa điểm họp theo thời gian ấn định chương trình công bố Người ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ phải xuất trình văn ủy quyền đăng ký dự họp trước vào phòng họp b Trường hợp cổ đông không trực tiếp tham dự họp gửi phiếu biểu quyết: Ban tổ chức thực việc đăng ký vào danh sách tham dự sau kiểm tra, xác thực thông tin, tài liệu nhận Việc đăng ký tham dự trường hợp áp dụng cổ đông gửi Phiếu biểu đến Công ty nhận trước thời điểm tiến hành biểu theo chương trình họp cơng bố Cổ đông coi tham dự biểu họp ĐHĐCĐ trường hợp sau đây: a Tham dự biểu trực tiếp họp; b Ủy quyền cho người cá nhân, tổ chức khác tham dự biểu họp; c Tham dự biểu thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hình thức khác theo Quy chế họp; d Gửi phiếu biểu đến họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử Điều kiện tiến hành họp ĐHĐCĐ Cuộc họp ĐHĐCĐ tiến hành theo điều kiện quy định Điều 19 Điều lệ Công ty 10 Cách thức bỏ phiếu, biểu a Cách thức biểu họp ĐHĐCĐ quy định Điều 20 Điều lệ Công ty quy định chi tiết Quy chế họp ĐHĐCĐ Thể lệ biểu họp ĐHĐCĐ b ĐHĐCĐ thảo luận biểu theo vấn đề nội dung chương trình Khi tiến hành biểu đại hội, bầu nhân HĐQT, BKS, người dự họp thực theo trình tự điều hành chủ tọa, Ban kiểm phiếu 11 Cách thức kiểm phiếu a Ban kiểm phiếu họp: tùy vào số lượng nội dung biểu theo chương trình họp, ĐHĐCĐ thông qua số lượng danh sách nhân Ban kiểm phiếu và/hoặc người chịu trách nhiệm giám sát kiểm phiếu theo đề nghị Chủ tọa Ban kiểm phiếu có trách nhiệm tổng hợp kết kiểm phiếu lập Biên kiểm phiếu b Việc kiểm phiếu bắt đầu sau có tuyên bố Chủ tọa họp thu hết phiếu biểu tất cổ đơng tham dự có quyền biểu 12 Thơng báo kết kiểm phiếu Biên kiểm phiếu Trưởng Ban kiểm phiếu công bố trước bế mạc họp ĐHĐCĐ Nội dung kết kiểm phiếu bao gồm tổng số phiếu biểu vấn đề biểu quyết, ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, Trang 7/20 không hợp lệ, tán thành, khơng tán thành khơng có ý kiến; tỷ lệ tương ứng tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp 13 Biên họp ĐHĐCĐ a Cuộc họp ĐHĐCĐ phải ghi biên ghi âm ghi lưu giữ hình thức điện tử khác Biên phải lập tiếng Việt, lập thêm nước ngồi có nội dung chủ yếu theo yêu cầu Điều lệ Công ty b Biên lập tiếng Việt tiếng nước ngồi có hiệu lực pháp lý Trường hợp có khác nội dung biên tiếng Việt tiếng nước ngồi nội dung biên tiếng Việt có hiệu lực áp dụng c Biên họp ĐHĐCĐ phải hồn tất thơng qua trước kết thúc họp d Chủ tọa Thư ký họp người khác ký tên Biên họp phải liên đới chịu trách nhiệm tính trung thực, xác nội dung Biên e Biên họp ĐHĐCĐ, Phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, văn ủy quyền tham dự họp, tất tài liệu đính kèm biên (nếu có), nghị thơng qua tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải lưu giữ trụ sở Cơng ty 14 Nghị ĐHĐCĐ Nghị ĐHĐCĐ phải thể đầy đủ nội dung ĐHĐCĐ biểu thông qua phải trình bày tồn văn họp 15 Điều kiện để nghị ĐHĐCĐ thông qua Nghị ĐHĐCĐ thông qua theo điều kiện quy định Điều 21 Điều lệ Công ty 16 Cách thức phản đối nghị ĐHĐCĐ Trường hợp không đồng ý với nghị ĐHĐCĐ việc tổ chức lại Công ty thay đổi quyền, nghĩa vụ cổ đông quy định Điều lệ Công ty, cổ đông quyền thực nội dung phản đối theo quy định Điều 132 Luật doanh nghiệp 17 Công bố thông tin kết họp, nghị ĐHĐCĐ Kết với biên bản, nghị ĐHĐCĐ phải công bố thời hạn hai mươi bốn (24) kể từ thời điểm kết thúc họp phương tiện công bố theo quy định pháp luật chứng khoán Công ty đại chúng niêm yết Việc công bố thông tin theo quy định Điều hiểu Công ty gửi biên họp nghị đến tất Cổ đông theo quy định hành Điều Trình tự, thủ tục họp ĐHĐCĐ thơng qua nghị theo hình thức lấy ý kiến văn HĐQT có quyền lấy ý kiến cổ đông văn để thông qua nghị ĐHĐCĐ xét thấy cần thiết lợi ích Cơng ty a Trình tự lập danh sách cổ đơng có quyền biểu thơng qua nghị hình thức quy định Điều áp dụng tương tự việc lập danh sách cổ đông tham dự họp ĐHĐCĐ khoản Điều Quy chế b HĐQT phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị ĐHĐCĐ tài liệu giải trình dự thảo nghị (nếu có) Phiếu lấy ý kiến kèm theo dự thảo nghị tài liệu giải trình phải gửi phương thức để bảo đảm đến địa đăng Trang 8/20 ký cổ đông HĐQT phải đảm bảo việc gửi, công bố tài liệu cho cổ đơng có quyền biểu thời gian hợp lý để xem xét biểu phải gửi chậm mười lăm (15) ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến c Nội dung Phiếu lấy ý kiến phải tuân thủ khoản Điều 22 Điều lệ Công ty Trả lời Phiếu lấy ý kiến: a Phiếu lấy ý kiến trả lời phải có chữ ký cổ đơng cá nhân người đại diện theo pháp luật cổ đông tổ chức cá nhân, người đại diện theo pháp luật tổ chức ủy quyền gửi Công ty theo hình thức sau đây: - Gửi thư: Phiếu lấy ý kiến phải đựng phong bì dán kín không quyền mở trước kiểm phiếu; - Gửi fax thư điện tử: Phiếu lấy ý kiến gửi Công ty qua fax thư điện tử đến địa thức định tiếp nhận Cơng ty cơng bố phải giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu b Các phiếu lấy ý kiến gửi Công ty sau thời hạn xác định nội dung phiếu lấy ý kiến bị mở trường hợp gửi thư công bố trước thời điểm kiểm phiếu trường hợp gửi fax, thư điện tử không hợp lệ c Phiếu lấy ý kiến không gửi xem phiếu không tham gia biểu d Công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận bảo mật thông tin phiếu biểu theo quy định hành Kiểm phiếu biểu quyết: a HĐQT tổ chức kiểm phiếu lập biên kiểm phiếu chứng kiến BKS cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý Công ty b Các thành viên HĐQT, người kiểm phiếu người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm tính trung thực, xác biên kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm thiệt hại phát sinh từ định thông qua kiểm phiếu không trung thực, không xác Cơng bố kết kiểm phiếu: Biên kiểm phiếu nghị phải gửi đến cổ đông thời hạn mười lăm (15) ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu Việc gửi biên kiểm phiếu nghị thay việc đăng tải Trang thông tin (Website) Cơng ty vịng hai mươi tư (24) giờ, kể từ thời điểm kết thúc kiểm phiếu Cách thức công bố áp dụng trường hợp công bố kết họp trực quy định khoản 17 Điều Quy chế Hiệu lực: Nghị thơng qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đơng văn có giá trị nghị thông qua họp ĐHĐCĐ Lưu trữ tài liệu: Phiếu lấy ý kiến trả lời, biên kiểm phiếu, toàn văn nghị thơng qua tài liệu có liên quan gửi kèm theo Phiếu lấy ý kiến phải lưu giữ trụ sở Cơng ty CHƯƠNG III: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Điều Vai trò, quyền nghĩa vụ HĐQT, trách nhiệm Thành viên HĐQT Vai trò HĐQT Trang 9/20 HĐQT quan quản lý Công ty gồm Thành viên bầu ĐHĐCĐ, có đầy đủ quyền hạn để thực tất quyền nhân danh Công ty trừ thẩm quyền thuộc ĐHĐCĐ, điều hành doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý Cơng ty quyền lợi tốt cho tất cổ đông Quyền nghĩa vụ HĐQT HĐQT có đầy đủ quyền nghĩa vụ theo quy định Luật doanh nghiệp, quy định liên quan khác pháp luật Điều 27 Điều lệ Công ty Trách nhiệm Thành viên HĐQT Thành viên HĐQT có trách nhiệm tuân thủ quy định Luật doanh nghiệp, quy định khác pháp luật có liên quan Điều lệ Công ty Điều Nhiệm kỳ số lượng thành viên HĐQT Số lượng thành viên HĐQT bảy (07) người Nhiệm kỳ thành viên HĐQT năm (05) năm bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Một cá nhân bầu làm thành viên độc lập HĐQT Công ty không hai (02) nhiệm kỳ liên tục Điều Tiêu chuẩn, điều kiện cấu thành viên HĐQT Thành viên HĐQT phải đáp ứng tiêu chuẩn điều kiện theo quy định khoản 1, khoản Điều 155 Luật doanh nghiệp Điều lệ Công ty Cơ cấu Hội đồng quản trị phải đảm bảo tối thiểu số lượng Thành viên không điều hành Thành viên độc lập Hội đồng quản trị theo quy định pháp luật Điều Đề cử, ứng cử, giới thiệu thành viên HĐQT Ứng viên cổ đông nhóm cổ đơng đề cử, giới thiệu a Cổ đơng nhóm cổ đơng sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên quy định khoản Điều 12 Điều lệ Cơng ty có quyền đề cử, giới thiệu ứng viên bầu làm Thành viên HĐQT Số lượng ứng viên đề cử theo quy định khoản Điều 25 Điều lệ Công ty b Hồ sơ ứng viên đề cử - Văn đề cử ứng viên cổ đông gửi đến Công ty Biểu mẫu 02; - Lý lịch (CV) ứng viên Biểu mẫu 03; - Giấy tờ pháp lý chứng thực hợp lệ ứng viên, cổ đông giới thiệu theo quy định c Cách thức gửi Hồ sơ giới thiệu ứng viên: Hồ sơ giới thiệu ứng viên gửi đến trụ sở Công ty trực tiếp, theo đường bưu điện địa email, fax thức cơng bố Việc gửi hồ sơ phải đảm bảo thời gian theo quy định hành Ứng viên HĐQT đề cử, giới thiệu Trường hợp ứng viên HĐQT thông qua đề cử quy định khoản Điều mà không đủ số lượng cần thiết theo quy định, HĐQT đương nhiệm tổ chức đề cử, giới thiệu thêm ứng viên quy định Điều 25 Điều lệ Cơng ty, theo trình tự sau: a Các Thành viên HĐQT có quyền giới thiệu nhân để chọn làm ứng viên thành viên HĐQT Trên sở danh sách nhân giới thiệu đủ tiêu chuẩn quy Trang 10/20 định Điều 155 Luật doanh nghiệp quy định Điều lệ Công ty, HĐQT tổ chức bỏ phiếu để lựa chọn nhân xác định theo số phiếu bầu cao đủ số lượng ứng viên giới thiệu cho đợt bầu cử Trường hợp có từ hai (02) nhân trở lên đạt số phiếu bầu cho vị trí ứng viên cuối phiếu bầu Chủ tịch HĐQT phiếu định b Căn vào kết lựa chọn nhân điểm a Khoản này, HĐQT ban hành nghị phê chuẩn danh sách ứng viên giới thiệu để ĐHĐCĐ bầu làm thành viên HĐQT Ứng viên cổ đông khác đề cử, giới thiệu Trường hợp ứng viên HĐQT thông qua đề cử quy định khoản 1, Điều mà không đủ số lượng cần thiết theo quy định, quyền giới thiệu ứng viên cịn lại thuộc cổ đơng khác theo quy định khoản Điều 115 Luật doanh nghiệp Người đề cử, ứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước ĐHĐCĐ tính xác, trung thực nội dung thông tin hồ sơ theo quy định, đảm bảo việc gửi hồ sơ giới thiệu đến địa Danh sách ứng viên phải gửi đến Công ty không muộn bốn mươi tám (48) trước thời điểm khai mạc họp ĐHĐCĐ thực nội dung bầu thời điểm bắt đầu thủ tục lấy ý kiến văn để bầu Thành viên HĐQT Công ty không giải khiếu nại người giới thiệu bên thứ ba liên quan đến vấn đề lưu chuyển trước hồ sơ đến Công ty Điều 10 Công bố danh sách ứng viên Danh sách ứng viên lập công bố Trang thông tin (Website) Cơng ty vịng hai mươi bốn (24) kể từ thời điểm cuối hoàn thành việc đề cử theo chương trình thơng báo đợt bầu cử Thông tin liên quan đến ứng viên thành viên HĐQT công bố bao gồm nội dung tối thiểu nêu khoản Điều 25 Điều lệ Công ty Điều 11 Cách thức bầu thành viên HĐQT Việc bầu thành viên HĐQT phải thực theo phương thức bầu dồn phiếu Theo cổ đơng có tổng số biểu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên HĐQT bầu cổ đơng có quyền dồn hết tổng số phiếu cho ứng viên phân bổ đồng cho ứng viên Phiếu bầu Ban tổ chức in sẵn, có danh sách ứng viên, xếp theo thứ tự bảng chữ tiếng Việt, có ghi số cổ phần cổ đơng sở hữu, có đóng dấu Công ty Phiếu bầu cử không hợp lệ phiếu thuộc trường hợp sau: a Phiếu Ban tổ chức phát hành; b Tổng số Phiếu sau bầu lớn số lượng phiếu sở hữu; c Phiếu bầu có tên người ngồi danh sách Công ty công bố trước đợt bầu cử; d Phiếu có tẩy xóa, sửa chữa nội dung; e Các trường hợp khác theo quy định pháp luật định ĐHĐCĐ lần bầu cử Trang 11/20 Cổ đơng có quyền bầu cho họ có tên danh sách ứng cử viên ghi phiếu bầu cử Cách thức xác định kết bầu: a Căn vào số lượng Thành viên HĐQT cần bầu đợt bầu cử đảm bảo số Thành viên HĐQT theo quy định Điều lệ Công ty, Người trúng cử Thành viên HĐQT xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, ứng cử viên có số phiếu bầu cao đủ số Thành viên HĐQT quy định Điều lệ Cơng ty b Trong trường hợp có từ hai (02) ứng cử viên trở lên đạt số phiếu bầu cho vị trí thành viên HĐQT cuối tiến hành bầu lại số ứng cử viên có số phiếu bầu ngang Phương thức cách xác định kết bầu lần đầu quy định Điều Nếu sau bầu lại không xác định ứng viên cuối cùng, việc bầu bổ sung Thành viên HĐQT xem xét họp ĐHĐCĐ Điều 12 Các trường hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm, bổ sung thành viên HĐQT 1.Thành viên HĐQT khơng cịn tư cách thành viên HĐQT bị ĐHĐCĐ miễn nhiệm, bãi nhiệm trường hợp quy định khoản Điều 26 Điều lệ Công ty HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ để bầu bổ sung thành viên HĐQT trường hợp theo quy định khoản Điều 160 Luật doanh nghiệp khoản Điều 14 Điều lệ Công ty Điều 13 Thông báo bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT Kết định bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT phải công bố thông tin đến cổ đông, bên liên quan phương tiện theo quy định pháp luật chứng khoán thị trường chứng khoán Công ty đại chúng niêm yết Điều 14 Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch HĐQT Chủ tịch HĐQT HĐQT bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm số thành viên Hội đồng quản trị Công ty thực bầu Chủ tịch HĐQT vị trí trống trường hợp sau: a Hết nhiệm kỳ; b Miễn nhiệm, bãi nhiệm trường hợp khác theo quy định hành; c Có đơn từ chức Trình tự thực bầu Chủ tịch HĐQT: a Lựa chọn ứng viên để bầu: - HĐQT lựa chọn số Thành viên để bầu Chủ tịch HĐQT theo hình thức đề cử tự ứng cử - Ứng cử viên để bầu phải đảm bảo điều kiện theo quy định pháp luật, Điều lệ quy định hành công tác nhân liên quan chức danh b Tổ chức phiên họp bầu cử: Trang 12/20 Triệu tập điều hành phiên họp bầu cử: Người chọn làm Người triệu tập điều hành phiên họp bầu cử xác định theo nguyên tắc sau: - Trường hợp toàn HĐQT hết nhiệm kỳ theo khoản Điều 154 Luật doanh nghiệp HĐQT thực nhóm họp để bầu Chủ tịch HĐQT thời hạn bảy (07) ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ Cuộc họp Thành viên HĐQT có số phiếu bầu cao triệu tập Trường hợp có nhiều (01) Thành viên HĐQT có số phiếu bầu cao ngang Thành viên HĐQT bầu người số họ triệu tập họp HĐQT theo nguyên tắc đa số Trường hợp lại, Thành viên HĐQT Người đại diện theo ủy quyền giới thiệu cổ đông sở hữu số cổ phần nhiều (tính theo Danh sách lập cổ đông lập thời điểm gần nhất) người triệu tập điều hành phiên bầu cử Trong trường hợp có Thành viên HĐQT, theo quy định Mục này, Thành viên HĐQT phải tự thỏa thuận để chọn người triệu tập điều hành phiên bầu cử - Mỗi Thành viên HĐQT có phiếu bầu Thành viên HĐQT chọn làm ứng viên có quyền tự bỏ phiếu bầu cho - Kết bầu cử xác định theo nguyên tắc bán trường hợp có ứng viên Trường hợp có từ hai ứng viên trở lên lựa chọn ứng viên đạt số phiếu bầu cao - Biên phiên bầu cử lập theo quy định kết bầu cử có hiệu lực Biên có đầy đủ chữ ký Thành viên HĐQT bỏ phiếu bầu cho Người trúng cử trừ có quy định khác việc cần chuẩn y kết bầu cử quan có thẩm quyền - Nghị thơng qua kết bầu ký ban hành Chủ tịch HĐQT nhiệm kỳ Việc công bố thông tin kết bầu cử theo quy định Điều 13 Quy chế Trường hợp Chủ tịch HĐQT có đơn từ chức bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, HĐQT phải bầu người thay thời hạn mười (10) ngày kể từ ngày nhận đơn từ chức bị miễn nhiệm, bãi nhiệm Các trường hợp khác HĐQT phải thực bầu Chủ tịch HĐQT thay thời gian bảy (07) ngày kể từ thời điểm có đủ cho Chủ tịch HĐQT đương nhiệm thực nhiệm vụ theo Khoản Điều 156 Luật Doanh nghiệp Điều 15 Thù lao, thưởng lợi ích khác thành viên HĐQT HĐQT hưởng thù lao, thưởng lợi ích khác theo quy định pháp luật Điều 28 Điều lệ Công ty Điều 16 Cuộc họp HĐQT Trình tự thủ tục tổ chức họp HĐQT thực theo quy định Điều lệ Quy chế hoạt động Hội đồng quản trị Công ty Điều 17 Thông qua Nghị theo hình thức lấy ý kiến văn Đối với vấn đề mà Chủ tịch HĐQT thấy không thiết phải triệu tập họp HĐQT, Chủ tịch HĐQT tổ chức lấy ý kiến Thành viên HĐQT văn để định vấn đề thuộc thẩm quyền theo trình tự thủ tục quy định Điều lệ Quy chế hoạt động Hội đồng quản trị Công ty Trang 13/20 Điều 18 Các Tiểu ban trực thuộc HĐQT Việc thành lập hoạt động Tiểu ban trực thuộc HĐQT theo quy định pháp luật Điều 31 Điều lệ Công ty Điều 19 Người phụ trách quản trị Công ty Tiêu chuẩn Người phụ trách quản trị Công ty Người phụ trách quản trị Công ty phải đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định pháp luật, Điều lệ Công ty định HĐQT Việc bổ nhiệm Người phụ trách quản trị Cơng ty HĐQT phải bổ nhiệm (01) Người phụ trách quản trị Công ty để hỗ trợ công tác quản trị Công ty Người phụ trách quản trị Tồng cơng ty kiêm nhiệm làm Thư ký Công ty theo quy định khoản Điều 156 Luật Doanh nghiệp Các trường hợp miễn nhiệm Người phụ trách quản trị Công ty HĐQT bãi nhiệm Người phụ trách quản trị Công ty cần không trái với quy định hành lao động Thông báo bổ nhiệm, miễn nhiệm Người phụ trách quản trị Công ty Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm Người phụ trách quản trị Công ty công bố theo quy định Điều 13 Quy chế Quyền nghĩa vụ Người phụ trách quản trị Công ty quy định Điều 32 Điều lệ Cơng ty CHƯƠNG IV: BAN KIỂM SỐT Điều 20 Vai trò, quyền nghĩa vụ BKS, trách nhiệm KSV Vai trò BKS BKS quan chịu trách nhiệm giám sát việc quản lý điều hành Công ty, gồm KSV bầu ĐHĐCĐ Quyền nghĩa vụ BKS BKS có đầy đủ quyền nghĩa vụ theo quy định Luật doanh nghiệp, quy định liên quan khác pháp luật Điều 38 Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động BKS Trách nhiệm KSV KSV có trách nhiệm tuân thủ quy định Luật doanh nghiệp, quy định khác pháp luật có liên quan, Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động BKS đạo đức nghề nghiệp thực quyền nghĩa vụ giao Điều 21 Nhiệm kỳ số lượng KSV Số lượng thành viên KSV ba (03) người Nhiệm kỳ KSV năm (05) năm bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Điều 22 Tiêu chuẩn điều kiện KSV KSV phải đáp ứng tiêu chuẩn điều kiện theo quy định khoản Điều 169 Luật doanh nghiệp quy định Điều lệ Công ty Trang 14/20 Điều 23 Đề cử, ứng cử KSV Việc đề cử, ứng cử KSV thực theo cách thức tương tự quy định Điều Quy chế Điều 24 Công bố danh sách ứng viên Việc công bố danh sách ứng cử viên KSV thực theo cách thức tương tự quy định Điều 10 Quy chế Điều 25 Cách thức bầu KSV Các thức bầu KSV thực theo cách thức tương tự quy định Điều 11 Quy chế Điều 26 Các trường hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm KSV KSV bị ĐHĐCĐ miễn nhiệm, bãi nhiệm trường hợp quy định khoản Điều 37 Điều lệ Công ty Điều 27 Thông báo bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm KSV Kết nghị quyết, định bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm KSV phải công bố thông tin đến cổ đông, bên liên quan phương tiện theo quy định pháp luật chứng khoán thị trường chứng khốn Cơng ty đại chúng niêm yết Kết nghị quyết, định bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm KSV công bố theo quy định Điều 13 Quy chế Điều 28 Tiền lương quyền lợi khác KSV KSV hưởng thù lao, thưởng lợi ích khác theo quy định pháp luật Điều 39 Điều lệ Công ty CHƯƠNG V: GIÁM ĐỐC Điều 29 Vai trò, trách nhiệm, quyền nghĩa vụ GĐ GĐ người điều hành công việc kinh doanh ngày Công ty; chịu giám sát HĐQT; chịu trách nhiệm trước HĐQT trước pháp luật việc thực quyền, nghĩa vụ giao Điều 30 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng GĐ Nhiệm kỳ, tiêu chuẩn điều kiện GĐ Nhiệm kỳ GĐ năm (05) năm bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế GĐ phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định pháp luật Điều lệ Công ty yêu cầu riêng cho vị trí GĐ theo quy định quy chế quản lý nội ban hành tiêu chuẩn cán quản lý Bổ nhiệm GĐ HĐQT bổ nhiệm Thành viên HĐQT người khác làm GĐ Hồ sơ trình tự bổ nhiệm GĐ theo quy định liên quan công tác nhân pháp luật, Điều lệ quy chế quản lý nội Công ty Miễn nhiệm, bãi nhiệm GĐ Trang 15/20 HĐQT miễn nhiệm, bãi nhiệm GĐ đa số (trên 50%) Thành viên HĐQT tán thành bổ nhiệm GĐ thay a GĐ HĐQT miễn nhiệm trường hợp sau: - Do nhu cầu công tác, điều chuyển, luân chuyển nhân Công ty; - Do sức khỏe không đảm bảo để tiếp tục công tác; - Theo đề nghị từ chức GĐ; - Và trường hợp khác mà pháp luật cho phép b GĐ bị HĐQT bãi nhiệm trường hợp sau: - Khơng hồn thành nhiệm vụ vi phạm nội quy, quy chế Công ty; - Vi phạm pháp luật chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình chưa đến mức buộc phải chấm dứt hợp đồng lao động; - Và trường hợp khác mà pháp luật cho phép Trình tự thủ tục miễn nhiệm, bãi nhiệm GĐ theo quy định pháp luật, Điều lệ quy chế quản lý nội Công ty Thông báo bổ nhiệm, miễn nhiệm GĐ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm GĐ công bố theo quy định Điều 13 Quy chế Tiền lương, thưởng lợi ích khác GĐ Cơng ty có quyền trả lương, thưởng lợi ích khác cho GĐ HĐQT định, tính vào chi phí kinh doanh Cơng ty theo quy định pháp luật, thể thành mục riêng báo cáo tài năm Cơng ty phải báo cáo ĐHĐCĐ họp thường niên CHƯƠNG VI: PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG GIỮA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT VÀ GIÁM ĐỐC Điều 31 Thủ tục, trình tự triệu tập, thơng báo mời họp HĐQT, Ban BKS GĐ Thủ tục, trình tự triệu tập, thông báo mời họp HĐQT, Ban BKS GĐ thực theo quy định Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động HĐQT, Quy chế hoạt động BKS Quy chế Điều 32 Trao đổi thông tin Việc trao đổi thông tin HĐQT, BKS, GĐ Bộ máy điều hành phải đảm bảo tuân thủ quy định Luật doanh nghiệp, Điều lệ Quy chế quản lý nội Công ty, bao gồm không giới hạn nội dung sau: HĐQT bảo đảm thông báo mời họp, Phiếu lấy ý kiến Thành viên HĐQT tài liệu kèm theo phải gửi đến KSV thời điểm theo phương thức Thành viên HĐQT HĐQT thông tin đến BKS, GĐ họp quan trọng HĐQT để BKS GĐ bố trí tham dự Chương trình, nội dung họp gửi đến KSV GĐ thời gian gửi đến Thành viên HĐQT Trang 16/20 Các nghị quyết, định, biên họp, thông báo kết họp HĐQT gửi đến BKS, đồng thời với thời điểm gửi GĐ theo quy định hành GĐ báo cáo HĐQT đồng thời gửi đến BKS thông tin: tình hình sản xuất kinh doanh, kết thực nghị quyết, định, đạo ĐHĐCĐ HĐQT, kết thực nhiệm vụ quyền hạn giao (bao gồm công việc HĐQT ủy quyền) họp thường kỳ họp khác có phát sinh cơng việc xảy ra, nhận thấy có nguy biến động bất thường lớn GĐ cung cấp thông tin đầy đủ theo quy định hành cho Thành viên HĐQT có yêu cầu Yêu cầu làm văn thông báo thư điện tử, ghi rõ nội dung cần báo cáo, thời hạn hoàn thành hợp lý Báo cáo GĐ hình thức văn phương tiện thông tin nhanh đến HĐQT để đáp ứng mục tiêu xử lý công việc GĐ chịu trách nhiệm tiếp nhận tất thông tin từ Người đại diện theo ủy quyền Công ty Đơn vị thành viên, trực thuộc bên liên quan, định vấn đề thuộc thẩm quyền báo cáo vấn đề vượt thẩm quyền Báo cáo phải nêu rõ thẩm quyền quan điểm, đề xuất phương án xử lý cụ thể vấn đề để HĐQT định GĐ đảm bảo việc lưu chuyển thông tin theo quy định đến tất Thành viên HĐQT bên liên quan kịp thời, đầy đủ Điều 33 Phối hợp hoạt động kiểm soát, điều hành, giám sát HĐQT, BKS GĐ Quan hệ phối hợp HĐQT, GĐ BKS a HĐQT, GĐ tơn trọng quyền kiểm tra tính hợp lý hợp pháp hoạt động quản lý BKS, đồng thời tạo điều kiện để BKS tiến hành kiểm tra hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán báo cáo tài Cơng ty b HĐQT, GĐ có trách nhiệm tiếp thu có biện pháp chỉnh sửa thiếu sót tồn cơng tác quản lý theo kết luận kiểm tra BKS, đồng thời có trách nhiệm đạo Người quản lý liên quan thực biện pháp cần thiết để xử lý sai phạm (nếu có) và/hoặc khắc phục thiếu sót cơng tác điều hành ghi chép sổ sách kế tốn báo cáo tài Công ty c BKS thực việc thẩm định chịu trách nhiệm tính đắn Báo cáo tài hàng năm Cơng ty, đồng thời định kỳ thông báo cho HĐQT, GĐ kế hoạch tiến hành kết thực công tác kiểm tra kiểm soát hoạt động quản lý, điều hành tình hình ghi chép sổ sách kế tốn lập báo cáo tài Cơng ty d BKS phải lập chương trình kế hoạch cơng tác định kỳ thông báo cho HĐQT, GĐ biết trước thực e BKS phối hợp với HĐQT, GĐ việc quản lý vốn chủ sở hữu, quản lý phần vốn Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác, với mục đích bảo tồn phát triển vốn f Việc kiểm tra BKS không cản trở hoạt động bình thường HĐQT, GĐ, khơng gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh Công ty Quan hệ công tác HĐQT với máy điều hành Công ty a Hoạt động kinh doanh công việc Công ty phải chịu đạo giám sát HĐQT Trong phạm vi thẩm quyền, HĐQT phân cấp, ủy quyền cho Trang 17/20 GĐ Người quản lý khác Công ty nhân viên cấp để thực nhiệm vụ phù hợp với quy định thực tế hoạt động Công ty Việc phân cấp, ủy quyền phải thực văn với thể thức trình tự theo quy định b Khi có vấn đề phát sinh cần phê duyệt, chấp thuận HĐQT, GĐ trình HĐQT thơng qua văn Văn trình HĐQT phải nêu rõ cần thiết, thẩm quyền định; đánh giá rủi ro (nếu có); phương án đề xuất cụ thể để giải vấn đề Kèm theo văn trình phải có dự thảo nghị HĐQT vấn đề Trong trường hợp có quan điểm khác HĐQT GĐ vấn đề, Quyết nghị HĐQT ban hành định cuối GĐ phải tuân theo GĐ quyền bảo lưu quan điểm miễn trừ trách nhiệm hậu phát sinh (nếu có) liên quan đến định nêu c Trong trường hợp, GĐ người chịu trách nhiệm trước HĐQT vấn đề Công ty theo nội dung phân cấp, ủy quyền HĐQT tham dự buổi họp giao ban hàng tháng máy điều hành Công ty, họp xét duyệt dự án đầu tư, đề án hợp tác, GĐ Cơng ty chủ trì trước trình HĐQT xem xét phê duyệt d Những họp nội GĐ chủ trì, có tính chất quan trọng liên quan đến chế, sách, hướng phát triển trung, dài hạn giải vướng mắc lớn Cơng ty GĐ chủ động mời Chủ tịch HĐQT, Thành viên HĐQT tham dự e Thành viên HĐQT tham dự họp xét duyệt dự án đầu tư, đề án hợp tác họp khác Cơng ty có liên quan đến Cơng ty Người có thẩm quyền chủ trì, triệu tập Thành viên HĐQT có quyền phát biểu ý kiến, đóng góp khơng kết luận nội dung họp Việc tham gia họp chương trình làm việc thành viên HĐQT Ban Thư ký Công ty thông báo tới Ban GĐ f HĐQT tham dự họp giao ban Công ty định kỳ hàng tháng họp chuẩn bị nội dung trình HĐQT GĐ chủ trì Chủ tịch HĐQT tham dự ủy quyền cho Thành viên HĐQT khác tham dự họp giao ban Cơ quan Công ty g Đối với đề án lớn quan trọng Công ty Đơn vị thành viên triển khai thực hiện, Thành viên HĐQT phân cơng phụ trách lĩnh vực, Đơn vị yêu cầu Ban GĐ Người đại diện Công ty tổ chức họp để nghe báo cáo h Thành viên HĐQT trực tiếp làm việc, chất vấn, trao đổi với Ban GĐ để nắm tình hình thực nhiệm vụ giao Ban GĐ, phận Công ty, Đơn vị, Người đại diện Cơng ty doanh nghiệp khác có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, thời hạn thông tin/tài liệu theo yêu cầu văn Thành viên HĐQT i HĐQT sử dụng máy giúp việc, phương tiện vật chất kỹ thuật Công ty để thực chức quản lý Ngồi Ban Thư ký Công ty phận giúp việc thường xuyên, HĐQT sử dụng máy điều hành, Phòng, Ban chức chuyên viên Công ty để giúp HĐQT xem xét, cho ý kiến tư vấn vấn đề có liên quan trường hợp cần thiết j HĐQT sử dụng dấu Công ty để ban hành văn thực công tác lãnh đạo, quản lý Công ty và/hoặc để thực giao dịch với tổ chức/cá nhân ngồi Cơng ty Các công văn, tài liệu giao dịch HĐQT ban hành gửi đăng ký theo mã số Công ty lưu phải quản lý riêng Trang 18/20 k Ban Thư ký Văn phịng Cơng ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu công văn giao dịch đến HĐQT theo quy định hành quản lý tài liệu Công ty l Căn vào phân công công việc HĐQT, Ban Thư ký Công ty chủ động chuyển thông tin, tài liệu tới Chủ tịch HĐQT Thành viên HĐQT phân cơng phụ trách lĩnh vực Đơn vị đó, đồng thời gửi đến tất Thành viên HĐQT Thông tin, tài liệu chuyển qua Hệ thống phân phối văn Cơng ty có giá trị xác thực phát hành in m Những văn bản, tài liệu giao dịch Cổ đông quan cấp trên, quan chức Nhà nước gửi đến Cơng ty; văn mang tính chất điều hành GĐ có nội dung liên quan đến công tác quản lý, phải gửi cho Chủ tịch HĐQT Thành viên HĐQT phụ trách liên quan để phối hợp xử lý n Các hoạt động khác phối hợp xử lý theo quy định pháp luật Điều lệ Công ty CHƯƠNG VII: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG, KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT HÀNG NĂM ĐỐI VỚI HĐQT, BKS, GĐ VÀ NGƯỜI ĐIỀU HÀNH KHÁC Điều 34 Đánh giá hoạt động hàng năm Phương thức đánh giá hoạt động: công tác đánh giá tiến hành hàng năm theo phương thức sau: a Tự nhận xét, đánh giá; b Tổ chức lấy phiếu thăm dị, tín nhiệm; c Các cách thức khác HĐQT lựa chọn vào thời điểm phù hợp với quy định liên quan Tiêu chí đánh giá hoạt động: a HĐQT đánh giá hoạt động Thành viên HĐQT dựa theo chức năng, nhiệm vụ HĐQT quy định Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động HĐQT kết thực nhiệm vụ phân công b BKS đánh giá hoạt động KSV dựa theo chức năng, nhiệm vụ quy định Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động BKS kết thực nhiệm vụ phân công c HĐQT đánh giá hoạt động GĐ Người điều hành khác (theo đề nghị GĐ), sở kết hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm Công ty cá nhân đánh giá Trình tự đánh giá hoạt động Trình tự đánh giá hoạt động Thành viên HĐQT, KSV, GĐ Người điều hành khác thực theo quy định hành Điều 35 Khen thưởng, kỷ luật HĐQT có trách nhiệm xây dựng hệ thống khen thưởng, kỷ luật Việc khen thưởng, kỷ luật thực dựa kết đánh giá hoạt động Điều 34 Quy chế quy định hành Trang 19/20 CHƯƠNG VIII HIỆU LỰC THI HÀNH Điều 36 Hiệu lực thi hành Quy chế quản trị nội Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ bao gồm 08 chương 36 Điều có hiệu lực kể từ tháng năm 2021, HĐQT thực sửa đổi, bổ sung báo cáo ĐHĐCĐ theo quy định hành Quy chế thay cho Quy chế ban hành ngày 09/4/2020 Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ Trong trường hợp có khơng thống Quy chế với Điều lệ Công ty vấn đề quy định Điều lệ Công ty ưu tiên áp dụng Các nội dung khác không quy định Quy chế áp dụng theo quy định pháp luật, Điều lệ Công ty nghị Đại hội đồng cổ đông Công ty TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Vũ Hữu An Trang 20/20 ... ĐƠNG Điều Vai trị, quy? ??n nghĩa vụ ĐHĐCĐ Vai trò ĐHĐCĐ: quan quy? ??n lực cao Công ty, không bị giới hạn bị ảnh hưởng quy? ??n HĐQT theo Điều lệ Công ty thực tất quy? ??n hạn Công ty Quy? ??n nghĩa vụ ĐHĐCĐ:... có không thống Quy chế với Điều lệ Cơng ty vấn đề quy định Điều lệ Công ty ưu tiên áp dụng Các nội dung khác không quy định Quy chế áp dụng theo quy định pháp luật, Điều lệ Công ty nghị Đại hội... quản trị Công ty Quy? ??t định bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm Người phụ trách quản trị Công ty công bố theo quy định Điều 13 Quy chế Quy? ??n nghĩa vụ Người phụ trách quản trị Công ty quy định Điều