Tìm hiểu công tác tự động hóa tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học sư phạm hà nội

Khóa luận tốt nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong năm gần đây, chứng kiến phát triển vượt bậc công nghệ thông tin (CNTT) truyền thông Sự phát triển tiền đề cho việc hình thành phát triển xã hội thông tin với kinh tế tri thức Bởi vậy, thông tin trở thành khái niệm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng vận động phát triển xã hội Các nước giới ý thức tầm quan trọng thông tin xếp thông tin vào loại nguồn lực đặc biệt, nhân tố thúc đẩy phát triển quốc gia Thủ tướng Singapore Gohchoktong từ kinh nghiệm xây dựng thành công đất nước trở thành nước công nghiệp (NICS) kết luận rằng: “Tương lai phát triển thuộc nước mà người dân biết sử dụng có hiệu thơng tin, tri thức, công nghệ Ngày nay, để kinh tế thành cơng, nhân tố khơng phải nguồn lực tự nhiên” [Trích dẫn phát biểu Thủ tướng Singapore Gohchoktong dịp sang thăm Việt Nam – chia sẻ kinh nghiệm phát triển đất nước với Việt Nam, tháng 12/2007] Song song với phát triển này, nhu cầu người xã hội ngày đòi hỏi mức độ cao, đa dạng phức tạp hơn, đặt cho vấn đề cần phải giải quyết: bùng nổ thông tin, xuất tài liệu số, nhu cầu thông tin gia tăng xã hội, mức độ đáp ứng nhu cầu nào? Với chức nơi cung cấp thông tin tri thức cho xã hội, quan thông tin – thư viện phải đối mặt với vấn đề thiết để đáp ứng cách tốt nhu cầu người dùng tin nhu cầu xã hội ngày gia tăng? Do đó, tự động hóa (TĐH), đại hóa cơng tác thơng tin – thư viện xu hướng tất yếu trình phát triển quan thông tin – thư viện nước ta Phạm Thị Sáu Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nắm bắt xu phát triển xã hội, kết hợp với tình hình thực tiễn hoạt động thư viện khơng cịn đủ đáp ứng số lượng người dùng đơng đảo yêu cầu ngày cao, Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (gọi tắt Trung tâm) tiến hành đầu tư xây dựng sở vật chất kỹ thuật nhằm đại hóa tồn hoạt động thơng tin - thư viện đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy nghiên cứu cán bộ, giảng viên sinh viên Việc ứng dụng trình TĐH Trung tâm khơng để giải tốn nêu mà yếu tố đảm bảo cho tồn phát triển thư viện Trong q trình tìm hiểu cơng tác tổ chức hoạt động Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội tơi có hội tìm hiểu hoạt động TĐH Trung tâm Đây lý để tơi định lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu cơng tác tự động hóa Trung tâm Thơng tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” làm khóa luận Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2.1 Mục đích nghiên cứu Trên sở đưa hệ thống lý thuyết khái niệm nội dung tự động hoá, khảo sát, nghiên cứu thực trạng hoạt động TĐH Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Từ đó, đưa nhận xét đề xuất mang tính định hướng cho cơng tác tự động hoá quan này, nhằm nâng cao hiệu hoạt động thông tin – thư viện Trung tâm 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục đích trên, đề tài nghiên cứu phải thực nhiệm vụ sau: Thứ nhất, đưa thông tin giới thiệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Đồng thời đưa khái niệm, nội dung vai trò công tác TĐH hoạt động thông tin – thư viện Thứ hai, khảo sát thực trạng công tác TĐH Trung tâm Thông tin – Thư Phạm Thị Sáu Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Thứ ba, đưa số nhận xét giải pháp để triển khai công tác TĐH Trung tâm cách có hiệu Tình hình nghiên cứu đề tài Cho đến nay, có nhiều đề tài nghiên cứu tới nhiều khía cạnh khác hoạt động thông tin – thư viện Trung tâm như: nghiên cứu cơng tác phục vụ bạn đọc; chu trình xử lý tài liệu; ứng dụng CNTT vào hoạt động Trung tâm; khai thác phát triển nguồn lực thông tin…Tuy nhiên, đề tài chủ yếu đề cập đến số khía cạnh hoạt động Trung tâm, chưa đưa nhận xét mức thực trạng công tác thông tin – thư viện Trung tâm vấn đề TĐH Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 làm thay đổi tồn hoạt động Trung tâm Thơng tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, tạo tiền đề cho công tác TĐH phát triển, cần có đánh giá xác đáng Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Quá trình áp dụng TĐH hoạt động thông tin – thư viện Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 4.2 Phạm vi nghiên cứu: • Khơng gian: Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội • Thời gian: Từ năm 1994 đến Đóng góp lý luận thực tiễn khóa luận 5.1.Đóng góp lý luận Khóa luận giúp cho người nghiên cứu Trung tâm người dùng tin Trung tâm hiểu thêm hoạt động Trung tâm, đặc biệt công tác TĐH Phạm Thị Sáu Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp 5.2 Đóng góp thực tế Khóa luận tài liệu để Trung tâm tham khảo việc hồn thiện cơng tác TĐH hoạt động thông tin – thư viện quan là: cơng tác phục vụ bạn đọc, công tác bổ sung, công tác biên mục, công tác quản lý… Khóa luận tài liệu để quan thông tin – thư viện khác tham khảo q trình triển khai cơng tác TĐH vào hoạt động quan mình, từ rút kinh nghiệm mà Trung tâm Thơng tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đạt khắc phục hạn chế giúp cho công tác TĐH đạt hiệu cao Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực hiện, đề tài sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp phân tích tài liệu - Phương pháp khảo sát - Phương pháp trao đổi chuyên gia Cấu trúc khóa luận Ngồi phần lời nói đầu, kết luận, bảng danh mục từ viết tắt, nội dung khóa luận cịn bao gồm: Chương 1: Vai trị cơng tác tự động hóa Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương 2: Thực trạng áp dụng trình tự động hóa Trung tâm Chương 3: Nhận xét kiến nghị nhằm nâng cao hiệu tự động hóa Trung tâm Phạm Thị Sáu Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC TỰ ĐỘNG HĨA TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 1.1 Vài nét Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Trường Đại học Sư phạm Hà Nội trường trọng điểm đầu ngành hệ thống trường Sư phạm, trung tâm lớn đào tạo giáo viên cán nghiên cứu khoa học, nơi đào tạo nhiều nhân tài, nhiều nhà khoa học danh tiếng cho đất nước góp phần quan trọng nghiệp giáo dục nước Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đời vào ngày 11/10/1951 theo định Bộ Quốc gia giáo dục với hai phận Nghệ An Thanh Hóa Cùng với đời hình thành Thư viện trường với vốn tài liệu ban đầu đơn sơ thiếu thốn Tháng 02/1997, theo định Thủ tướng Chính phủ, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội sát nhập với Đại học Quốc gia Hà Nội Khi đó, Trung tâm Thơng tin – Thư viện Trường ĐHSPHN lại sát nhập với Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội theo định 66/TCCB ngày 14/02/1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội, nhờ hai Trung tâm có dịp hỗ trợ cơng tác tổ chức nghiệp vụ Đến tháng 12/1999, theo định số 201/1999/QĐ – TTg Thủ tướng Chính phủ Trường Đại học Sư phạm Hà Nội tách khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội, đồng thời hai Trung tâm tách hoạt động độc lập Gắn liền với 50 năm lịch sử phát triển nhà trường, từ thư viện truyền thống nghèo nàn sở vật chất vốn tài liệu, Trung tâm Phạm Thị Sáu Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp ngày đầu tư ngơi khang trang, đại gồm khu nhà tầng khép kín với 5000m2 sử dụng (khoảng 900 chỗ ngồi), sở vật chất tương đối đầy đủ, với hệ thống bàn ghế, hệ thống quạt, đèn điện điều hịa phù hợp với mục đích sử dụng Trung tâm có 04 máy chủ, 130 máy trạm, 04 máy khử từ, 02 máy in thẻ, 16 máy in, 12 đầu đọc mã vạch, 05 máy photo, 06 máy scannes, ngồi thư viện có hệ thống cổng từ, máy chống trộm chống cháy tự động Hàng năm, Trung tâm dành khoảng 50 triệu VNĐ cho việc bổ sung tài liệu Trung tâm phép thu nhận lưu chiểu xuất phẩm Đại học Sư phạm Hà Nội xuất bản, luận án, luận văn sau đại học đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu hội nghị hội thảo,…Ngoài ra, Trung tâm biếu tặng số lượng lớn tài liệu từ cá nhân cán trường, từ tổ chức Quỹ Châu Á, Trung tâm Thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin khoa học xã hội, Nhà xuất Văn học… 1.1.2 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Trung tâm  Cơ cấu tổ chức: Ngay sau thành lập, Trung tâm khẩn trương hình thành kiện toàn máy tổ chức phù hợp với tình hình thực tế chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo trường quy định Trung tâm có cấu tổ chức hành chặt chẽ khoa học bao gồm: Ban Giám đốc, phận nghiệp vụ, phận phòng đọc, phận phòng mượn phận phòng tin học - Ban Giám đốc Trung tâm bao gồm Giám đốc Phó giám đốc Giám đốc Trung tâm người đứng đầu Trung tâm chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng trường Đại học Sư phạm Hà Nội toàn hoạt động Trung tâm, người đại diện cao Trung tâm quan hệ với quan, tổ chức ngồi nước - Bộ phận nghiệp vụ gồm có 03 phịng chức năng: Phạm Thị Sáu Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp + Phịng làm thẻ: Làm thẻ cho độc giả sinh viên, học viên cán trường Nhận tiền đặt cọc mượn tài liệu toán thẻ hết hạn sử dụng cho độc giả + Phòng bổ sung: Thu thập bổ sung loại tài liệu phù hợp với nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy học tập độc giả Đại học Sư phạm Hà Nội, liên hệ với cá nhân, tổ chức nước công tác bổ sung, trao đổi nhận lưu chiểu Xử lý sơ bộ, phân loại, định từ khóa cho tài liệu bổ sung + Phịng biên mục: Nhập máy tài liệu bổ sung, xây dựng CSDL, tổ chức xây dựng bảo quản hệ thống mục lục tra cứu - Bộ phận phịng mượn: Gồm có phịng mượn giáo trình phịng mượn tài liệu tham khảo + Phịng mượn giáo trình cho độc giả mượn tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu bản, mượn dạng tài liệu khơng cần đặt tiền + Phịng mượn tài liệu tham khảo phục vụ cho người dùng tin tài liệu mở rộng đề tài nghiên cứu đáp ứng nhu cầu cao bạn đọc Mượn dạng tài liệu người dùng tin cần phải đặt tiền - Bộ phận phịng đọc: Gồm có phịng đọc đóng phịng đọc mở Phịng đọc đóng phục vụ sách tham khảo, luận án tạp chí, phịng đọc mở phục vụ sách tham khảo, sách tra cứu báo – tạp chí - Phịng tin học : Quản trị hệ thống CSDL, phụ trách dịch vụ Internet truy cập từ xa vào mạng Lan Trung tâm, tổ chức việc sử dụng phần mềm ứng dụng, tổ chức quản lý bảo dưỡng trì hoạt động toàn hệ thống Phạm Thị Sáu Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Ban Gi¸m §èc Bp Tin häc Bp NghiƯp vơ P.CÊp thỴ (P.102) P Biên mục (P.104) P Cán (P 404) P XLNV (P.103) P Đa PT (p 403) P Sinh viên (P 405) Bp P.Đọc P Đọc sách (p 301) P §äc B¸o, TC Më (P 203) P §äc LA, LV (P 401) Bp P M ỵn P Mỵn GT (P.101) P Mợn TK (P.202) P Đọc mở (P 302) S đồ cấu tổ chức Trung tâmTthông tin - Tthư viện Trường ĐHSPHN  Đội ngũ cán bộ: Thư viện có tổng số 42 cán cơng nhân viên, có 34 cán chun mơn , 08 cán vệ sinh bảo vệ Trong số cán chun mơn có 04 thạc sỹ ngành Thơng tin – thư viện, 29 cử nhân, 01 trung cấp Các cán nắm trình độ chuyên môn nghiệp vụ công tác phục vụ phòng Đặc biệt, cán phân bổ theo phòng chức năng, dựa nguyên tắc xử lý tập trung phục vụ phân tán, tạo điều kiện dễ dàng cho người sử dụng tiếp cận nguồn tin thư viện Và thường xuyên có luân chuyển hỗ trợ phịng Hàng năm, thư viện có cử cán đào tạo học cao học, chuyên tu, chức, học nâng cao nghiệp vụ Tất cán Trung tâm cố gắng làm việc nghiệp giáo dục đất nước 1.1.3 Chức nhiệm vụ Trung tâm  Chức năng: Phạm Thị Sáu Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Đại học sư phạm Hà Nội trung tâm đào tạo lớn đất nước đào tạo đội ngũ giáo viên Trường có vai trị vơ to lớn nghiệp phát triển nguồn lực người Quốc gia Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội “chìa khóa” để mở cánh cửa tri thức Vì Trung tâm có vai trò quan trọng nghiệp giáo dục đào tạo Nhà trường: - Nâng cao chất lượng đào tạo nhà trường việc đào tạo nguồn nhân lực phát triển người toàn diện nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa - Cung cấp nguồn tri thức cho cán giảng dạy, nghiên cứu sinh sinh viên nhà trường - Chia sẻ nguồn tài liệu trường Đại học Sư phạm khác phục vụ tốt nhu cầu học tập nghiên cứu người dùng tin  Nhiệm vụ Trung tâm có nhiệm vụ sau: - Thư viện thu thập, bổ sung, xử lý cung cấp tài liệu, thông tin lĩnh vực khoa học bản, khoa học giáo dục khoa học khác nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy nghiên cứu cán bộ, giảng viên sinh viên trường - Thư viện tham mưu lập kế hoạch dài hạn ngắn hạn cho cán công tác thông tin tư liệu phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu học tập giai đoạn phát triển trường - Thư viện tổ chức xếp, lưu trữ bảo quản nguồn tư liệu trường bao gồm loại hình ấn phẩm vật mang tin - Thu thập lưu chiểu ấn phẩm Trường xuất bản, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ bảo vệ Trường quan khác Phạm Thị Sáu Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống đại nhằm phục vụ phổ biến thông tin - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý thông tin thư viện cán thư viện kỹ thao tác sử dụng thư viện người dùng tin - Duy trì phát triển mối quan hệ nhằm trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tin với quan thông tin thư viện trường đại học, tổ chức khoa học nước Liên hiệp thư viện Việt Nam, Liên hiệp thư viện quốc tế… Với vai trị chức trên, Trung tâm góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Hơn 50 năm qua, với phát triển không ngừng lớn mạnh mạnh mặt Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Trung tâm Thơng tin - Thư viện có nhiều cải tiến công tác tổ chức hoạt động mình, khơng ngừng hồn thiện xử lý tài liệu nâng cao chất lượng công tác phục vụ bạn đọc Bên cạnh đó, Trung tâm thường xuyên quan tâm đến bồi dưỡng trình độ cho đội ngũ cán đào tạo người dùng tin, đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động tiến hành cách khoa học bước vững đem lại hiệu cao đáp ứng tốt nhu cầu cán bộ, giảng viên, sinh viên trường Tất thành tích mà Trung tâm đạt năm qua, Trung tâm nhận nhiều danh hiệu thi đua cao quý Bộ, Ngành Trường Đại học Sư phạm Hà Nội trao tặng:  Bằng khen Bộ trưởng Bộ Văn hóa thơng tin  Bằng khen Bộ trưởng Bộ Giáo dục đào tạo  01 danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp Bộ Giáo dục đào tạo  Bằng khen Cơng đồn giáo dục Việt Nam  Bằng khen Thành đoàn thành phố Hà Nội Phạm Thị Sáu 10 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp • Máy photocopy: gồm có 01 máy photo siêu tốc, 04 máy photo chất lượng cao đặt phòng phục vụ bạn đọc thuận tiện cho bạn đọc lưu tài liệu có nhu cầu • Ngồi ra, Trung tâm cịn có 02 máy ép Plastic  Thiết bị an tồn thơng tin: Gồm có 10 lưu điện, 01 máy phát điện, 01 hệ thống máy báo trộm Laze, 01 máy chống trộm cảm ứng 2.2.2 Áp dụng thiết bị chuyên dùng cho quan thông tin – thư viện Hiện nay, Trung tâm sử dụng thiết bị chuyên dùng cho hoạt động thông tin – thư viện sau: - Hệ thống cổng từ: gồm 02 cổng đặt tầng phòng đọc tài liệu tham khảo (phòng 302) Trung tâm sử dụng cổng từ để kiểm soát tài liệu trung tâm, tránh tài liệu Ðây thiết bị điện từ trường an toàn tuyệt tài liệu lưu trữ dạng từ chẳng hạn băng cassette, băng video, đĩa mềm máy tính, sử dụng nhiều cho tài liệu dạng giấy - Hệ thống Camera quan sát: gồm 16 máy camera gắn phịng đọc tự chọn để kiểm sốt người dùng tin - Thiết bị mã vạch: gồm 04 máy đọc khử từ, 12 máy đọc mã số mã vạch, giấy in chuyên dụng, 04 máy quét khổ A4 HP3770, 04 máy quét khổ A3Microtek - Ngoài ra, Trung tâm cịn có 01 máy ảnh kỹ thuật số… 2.2.3 Phần mềm ứng dụng hoạt động thông tin – thư viện Từ năm 1994, Trung tâm sử dụng phần mềm CDS/ISIS miễn phí UNESCO Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia cài đặt Phần mềm CDS/ISIS có ưu điểm là: - Quản lý liệu có độ dài biến động - Có khả nhận biết trường lặp - Có thể nhận biết trường Phạm Thị Sáu 23 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, thời gian sử dụng phần mềm bộc lộ hạn chế sau: - Trong phần mềm CDS/ISIS, hệ quản trị CSDL phần giao tiếp không tách biệt CDS/ISIS trở nên phức tạp để sử dụng tính hạn chế nên muốn sử dụng cần sử dụng kết hợp với hệ quản trị CSDL khác Access, Foxtro - Điều quan trọng phần mềm sử dụng dạng biên mục máy đọc CCF (Common Communication Format) UNESCO phát triển từ lâu khơng cịn cập nhật Hiện nay, việc sử dụng dang biên mục máy đọc lỗi thời đời dạng biên mục đọc máy MARC mà đỉnh cao UNIMARC, MARC 21 Dạng CCF trao đổi liệu với hệ thống khác sử dụng dạng MARC - Hiện nay, nguồn thơng tin tăng lên nhanh chóng, nhu cầu tin người dùng tin ngày đa dạng khiến cán thư viện phải thường xuyên thống kê số lượng sách đem phục vụ bạn đọc, số lượng bạn đọc sử dụng tài liệu thư viện tài liệu bạn đọc quan tâm nhiều năm…nhờ Trung tâm có điều chỉnh số lượng chủ đề để bổ sung cho phù hợp Trong đó, phần mềm CDS/ISIS khơng có chức thống kê, hạn chế khiến phần mềm trở nên lỗi thời không cịn phù hợp với tình hình phát triển thực tế Trung tâm Từ tháng 01/2005, Trung tâm chuyển sang sử dụng phần mềm Libol 5.5 Công ty tin học Tinh Vân cung cấp Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 giúp cho thư viện khơng cịn kho tri thức riêng biệt mà trở thành cổng vào kho tàng tri thức nhân loại Thơng qua phần mềm Libol 5.5 Thư viện trao đổi, liên kết, khai thác nguồn tài nguyên quan khác, đặc biệt nguồn tài nguyên điện tử Phạm Thị Sáu 24 Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Libol phần mềm thư viện điện tử thiết kế theo hai nguyên tắc chủ đạo chuẩn hóa dễ dàng tùy biến Về mặt cơng nghệ, tích hợp phân hệ nghiệp vụ giao diện thống khai thác CSDL chung, đồng thời liên kết với phần mềm khác bổ sung thêm tính năng, giao diện, cấu trúc liệu Về nghiệp vụ, Libol áp dụng chuẩn quốc tế ISBD, AACR2, ISO 2709… Tuy nhiên, cấu tạo theo nguồn mở nên cho phép quan thông tin – thư viện lựa chọn tính khổ mẫu phù hợp với quan Phần mềm Libol 5.5 Trung tâm lựa chọn phần mềm có nhiều tính ưu việt cần thiết sau: • Tin học hóa tiến trình cơng việc • Số hóa tài ngun • Cá nhân hóa hoạt động khai thác • Tồn cầu hóa kết nối liên thư viện • Đa dạng hóa dịch vụ • Chuẩn hóa nghiệp vụ Ngồi Libol có đầy đủ tính cần thiết để thư viện hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia quốc tế: • Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD • Hỗ trợ khung phân loại thơng dụng DDC, BBK, UDC, PTB… • Nhập/xuất liệu theo chuẩn ISO 2709 • Liên kết với thư viện tài nguyên thông tin trực tuyến Internet qua giao thức Z39.50 • Tích hợp với thiết bị mã vạch, thẻ từ • Tích hợp với thiết bị mượn trả tự động • Hỗ trợ đa ngữ Unicode với liệu giao diện làm việc • Hỗ trợ bảng mã tiếng Việt TCVN 5712, VNI, TCVN 6909 • Cơng cụ xây dựng, quản lý khai thác kho tài nguyên số Phạm Thị Sáu 25 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp • Xuất sở liệu thư mục đĩa CD • Tìm kiếm biểu ghi thư mục tìm kiếm tồn văn với khả tùy biến cao • Bảo mật phân quyền chặt chẽ • Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết trực quan phục vụ nhóm đối tượng • Tương thích với mơ hình kho đóng kho mở • Vận hành hiệu CSDL lớn • Khai thác trao đổi thông tin qua web, thư viện điện tử • Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông Phần mềm Libol 5.5 bao gồm 10 phân hệ Mỗi phân hệ có tính cụ thể sau:  Phân hệ bổ sung Phân hệ bao gồm quy trình ấn phẩm chặt chẽ xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá, lưu kho đưa khai thác, sử dụng  Phân hệ biên mục Đây công cụ mạnh, thuận tiện mềm dẻo giúp biên mục loại tài liệu thư viện theo tiêu chuẩn biên mục quốc tế (tiêu chuẩn MARC); giúp trao đổi liệu biên mục với thư viện thông qua mạng Internet giúp xuất ấn phẩm thư mục phong phú đa dạng  Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC Là cổng thông tin chung cho đối tượng để khai thác tài nguyên dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu người dùng tin Phân hệ cầu nối để khai thác trao đổi thông tin người dùng tin với nhau, người dùng tin với thư viện người dùng tin với thư viện khác  Phân hệ ấn phẩm định kỳ Phạm Thị Sáu 26 Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Tự động hóa tối ưu hóa nghiệp vụ quản lý đặc thù cho loại ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí…) bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập khiếu nại  Phân hệ bạn đọc Quản lý thông tin cá nhân phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng sách phù hợp với nhóm bạn đọc tiến hành xử lý nghiệp vụ theo lơ theo cá nhân Ngồi ra, phân hệ cịn cho phép tạo khn dạng thẻ đọc in thẻ Hiện nay, Trung tâm tiến hành in thẻ mã vạch thẻ nhựa thay thẻ giấy trước sử dụng qua phần mềm trung gian Rainbow  Phân hệ lưu thông Tự động hóa thao tác thủ cơng lặp lặp lại q trình mượn trả tự động tính tốn, áp dụng sách lưu thơng thư viện thiết đặt Tồn chu trình mượn trả lưu trữ máy hệ thống phiếu mượn Tất bạn đọc mượn hạn máy tính tự động tính tốn in phiếu phạt  Phân hệ mượn liên thư viện (ILL) Phân hệ cho phép quản lý giao dịch trao đổi tư liệu với thư viện khác theo chuẩn quốc tế vai trò thư viện cho mượn thư viện yêu cầu mượn Hiện phân hệ chưa thư viện sử dụng, hạn chế thư viện Việt Nam chưa có liên kết chặt chẽ thống thư viện Trong tương lai việc sử dụng phân hệ nâng cao hiệu phục vụ thư viện Việt Nam, đáp ứng nhu cầu ngày cao người dùng tin, đồng thời giúp tiết kiệm nhiều kinh phí bổ sung tài liệu  Phân hệ phát hành Phân hệ giúp cho cán thư viện theo dõi xử lý yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng Nhờ vậy, cán thư viện nắm bắt tình hình cụ thể đơn đặt hàng thư viện khác, từ mở rộng Phạm Thị Sáu 27 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp việc phát hành trao đổi tài liệu với thư viện khác, nâng cao hiệu kinh tế cho thư viện Tuy nhiên, Trung tâm chưa sử dụng phân hệ  Phân hệ quản lý Phân hệ giúp quản lý, phân quyền người dùng tin theo dõi toàn hoạt động hệ thống Đây phân hệ quan trọng người quản trị hệ thống, cho phép người có quyền truy nhập vào module hệ thống, người có quyền xóa biểu ghi người phép xem thơng tin biểu ghi đó…Ngồi ra, cịn có chức hữu ích: ta gán cho máy tính IP phân hệ ta có quyền cho phép máy tính truy nhập vào module cố định  Phân hệ tư liệu điện tử Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác định dạng tư liệu số hóa tảng hệ quản trị nội dung mạnh Phân hệ giúp tạo lập thư viện điện tử, thư viện số Qua đó, người sử dụng tra cứu khai thác trực tuyến ấn phẩm điện tử mạng Internet tải xuống ấn phẩm để đọc qua thiết bị cầm tay (E – book reader) Mặt khác, phân hệ cịn có khả chuyển đổi liệu có sẵn với định dạng khác như: Word, HTML, TEXT thành ấn phẩm điện tử (E – book) Hiện nay, phân hệ chưa Trung tâm sử dụng Trong thời gian tới Trung tâm có kế hoạch nâng cao chất lượng hoạt động Trung tâm đưa phân hệ vào sử dụng Phạm Thị Sáu 28 Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Giao diện phần mềm Libol 5.5 Hiện nay, Trung tâm đưa vào hoạt động sử dụng phân hệ, là:  Phân hệ bổ sung  Phân hệ biên mục  Phân hệ định kỳ  Phân hệ OPAC  Phân hệ bạn đọc  Phân hệ lưu thông  Phân hệ quản lý Còn phân hệ chưa đưa vào sử dụng là: phân hệ ILL, phân hệ phát hành phân hệ tư liệu điện tử 2.2.4 Xây dựng sở liệu Hiện nay, Trung tâm có hệ thống CSDL thư mục xử lý đưa cho người dùng tin khai thác, sử dụng thông qua phân hệ OPAC Phạm Thị Sáu 29 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt, Trung tâm xây dựng số lượng khơng nhỏ CSDL tồn văn Ví dụ như: - CSDL Tạp chí Khoa học Giáo dục Hoa Kì Tên đầy đủ CSDL là: Wilson Education Abstracts full text Database Địa trang web: http://174.178.17.151:5000/HWWEAD/maip.nsp?view=HWWEAD Người dùng tin có nhu cầu tìm tài liệu liên quan đến nội dung có CSDL tra cứu sử dụng - CSDL Tạp chí vật lý quốc tế online CSDL tập hợp nhiều tạp chí tạp chí quốc tế, tạp chí online mua theo địa IP đưa sử dụng toàn Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Tuy nhiên, CSDL sử dụng nội trường - Ngoài cịn có CSDL như: CSDL tạp chí Khoa học & Công nghệ, CSDL đề tài cấp Bộ cấp Nhà nước…Một số CSDL luận văn, luận án được Trung tâm tạo lập chưa đưa khai thác sử dụng 2.2.5 Trung tâm áp dụng khổ mẫu biên mục đọc máy MARC Năm 1966, lần thư viện Quốc hội Mỹ xuất tập quy tắc khổ mẫu MARC (MAchine Readable Cataloguing) Khổ mẫu MARC mơ tả có cấu trúc dành riêng cho liệu thư mục đưa vào máy tính điện tử Đây khổ mẫu cho phép máy tính lưu giữ truy xuất thơng tin Nét độc đáo đưa phương pháp mã hóa dựa sở phân tích sâu sắc yếu tố thư mục Cấu trúc khổ mẫu MARC cấu trúc biểu ghi, liệu thư mục xếp trường có độ dài xác định, mã hóa trình bày theo quy định chặt chẽ Khổ mẫu MARC sử dụng chữ số, chữ cái, ký hiệu ngắn gọn đặt biểu ghi thư mục để đánh giá nhận biết loại thông tin khác biểu ghi Phạm Thị Sáu 30 Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng biên mục tự động Do đó, phần mềm quản trị thư viện cần phải xây dựng tuân theo tiêu chuẩn khổ mẫu MARC Đến nay, nhiều quốc gia tạo lập khổ mẫu cho quốc gia dựa sở khổ mẫu MARC như: USMARC thư viện Quốc hội Mỹ, UKMARC Anh, CANMARC Canada, IBERMARC Tây Ban Nha, INTERMARC Pháp… Đặc biệt đời khổ mẫu UNIMARC (năm 1977) Hiệp hội Thư viện quốc tế (IFLA) dựa theo tiêu chuẩn ISO 2709 Sự đời khổ mẫu để tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi quốc tế liệu thư mục đọc máy Trung tâm thư mục quốc gia UNIMARC sử dụng mơ hình để phát triển khổ mẫu trao đổi UNIMARC xác định trường, dấu hiệu mã trường con, gán cho biểu ghi thư mục dạng đọc máy Khổ mẫu UNIMARC xử lý tất loại hình tài liệu như: sách, ấn phẩm định kỳ, tài liệu biểu đồ, âm nhạc, phim ảnh, tài liệu số hóa,… Việc sử dụng mục lục đọc máy MARC việc chọn lọc phần tử liệu theo yêu cầu phục vụ để đưa vào hệ thống tra cứu thơng tin, phải đảm bảo mối liên hệ khăng khít CSDL mục lục đọc máy phục vụ đắc lực cho việc tra cứu người dùng tin Biên mục đọc máy MARC kết tổng hợp tiến triển qua nhiều năm khổ mẫu, giao thức, tiêu chuẩn, mã hiệu chương trình hệ thống thiết bị…kích thích phát triển công tác TĐH thư viện mạng thông tin Đến năm 1997, thư viện Quốc hội Mỹ cho đời khổ mẫu MARC 21 sở khổ mẫu USMARC CANMARC Đây khổ mẫu MARC đánh dấu bước phát triển hoạt động thông tin – thư viện Và Phạm Thị Sáu 31 Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp khổ mẫu sử dụng rộng rãi nhiều nước giới cấu trúc thích hợp với điều kiện nhiều nước dễ thích ứng với phần mềm tích hợp Hiện nay, có nhiều khổ mẫu với ưu điểm khác sử dụng tạo nên lựa chọn cho quan thông tin – thư viện Ở nước ta, khổ mẫu MARC 21 khuyến khích sử dụng Khổ mẫu nhiều thư viện trường Đại học sử dụng phù hợp với điều kiện thư viện Tuy nhiên, việc cập nhật tài liệu hướng dẫn sử dụng khổ mẫu MARC 21 Nước ta chưa có từ khóa, đề mục chủ đề chuẩn thống nên trường chủ đề thư viện chọn cách giải khác làm cho việc thống công tác biên mục quan thơng tin – thư viện trở nên khó khăn thiếu đồng Do vậy, yêu cầu thiết phải tạo nên chuẩn chung cho thư viện để liên kết thư viện nước với Việc tiến tới áp dụng chuẩn khổ mẫu MARC giúp cho việc chia sẻ CSDL nhanh chóng, việc trao đổi liệu thư viện dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian, công sức kinh phí cho quan thơng tin – thư viện Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, đồng thời với việc triển khai ứng dụng phần mềm Libol, khổ mẫu MARC 21 Trung tâm đưa vào sử dụng để phục vụ cho công tác biên mục quan Nhờ áp dụng khổ mẫu MARC 21, cơng tác biên mục Trung tâm thực cách tự động thu nhiều kết đáng ghi nhận, góp phần tiết kiệm thời gian công sức cho cán Trung tâm việc xử lý tài liệu Mặt khác, nhiều thư viện xúc tiến sử dụng khổ mẫu MARC 21, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin Trung tâm với quan thông tin – thư viện khác, giảm thiểu chi phí để bổ sung tài liệu xây dựng CSDL thư mục cho Trung tâm Đây xu hướng thuận lợi Trung tâm cần nắm bắt tận dụng tiện ích khổ mẫu MARC 21 công tác biên mục thư viện Phạm Thị Sáu 32 Khoa Thông tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp 2.3 Các khâu tự động hóa hoạt động Trung tâm Hiện nay, hầu hết khâu hoạt động thông tin – thư viện Trung tâm TĐH Với hỗ trợ trang thiết bị đại, đặc biệt nhờ việc ứng dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5 đánh giá giải pháp thư viện đại phù hợp Việt Nam làm cho hoạt động thư viện trở nên nhanh nhạy, hiệu khâu hoạt động nghiệp vụ gắn kết, đồng với Có thể nói, việc ứng dụng phần mềm Libol yếu tố quan trọng đảm bảo cho trình TĐH hoạt động thơng tin – thư viện Trung tâm đạt hiệu tương đối lớn Cụ thể sau: 2.3.1 Khâu bổ sung Công tác bổ sung khâu quan trọng hoạt động quan thông tin – thư viện, đầu vào hoạt động thông tin – thư viện Trong đó, phát triển khoa học cơng nghệ dẫn đến bùng nổ thông tin làm cho khối lượng thông tin tăng theo cấp số nhân nhanh chóng trở nên lạc hậu Bởi vậy, quan thông tin – thư viện không trọng đến công tác bổ sung theo phương thức truyền thống mà phải thay đổi theo hướng đại cập nhật nguồn tài liệu Việc áp dụng TĐH công tác bổ sung vốn tài liệu quan trọng, công đoạn chu trình đường tài liệu TĐH công tác bổ sung tạo điều kiện thuận lợi cho cán thư viện tìm kiếm sách trùng bản, thống kê tài liệu…Ngoài ra, TĐH tạo điều kiện cho việc phối hợp, liên kết phận bổ sung với phận khác thư viện trình xử lý kỹ thuật tài liệu, tạo nên tính quán liệu, đảm bảo yêu cầu nhập liệu Trước đây, Trung tâm sử dụng phần mềm CDS/ISIS UNESCO cung cấp miễn phí, cán bổ sung theo dõi số lượng tài liệu bổ sung, đồng thời kiểm tra tài liệu trùng lọc liệu cần thiết thông qua CSDL Trung tâm xây dựng Tuy nhiên, trình sử dụng phần mềm bộc lộ nhiều hạn chế, không đáp ứng việc TĐH khâu bổ sung Phạm Thị Sáu 33 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp khâu khác Trung tâm, việc xử lý phụ thuộc vào nhiều thao tác cán thư viện Tải FULL (73 trang): https://bit.ly/3gfokLn Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net Từ sử dụng phần mềm Libol 5.5 phần lớn hoạt động công tác bổ sung đặt mua tốn thực tự động Cơng tác quản lý ấn phẩm thực cách chặt chẽ xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng kí cá biệt, xếp giá tới lưu kho đưa khai thác Nhờ vậy, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy mực để làm thủ tục đặt mua, hóa đơn, giấy tờ… Phân hệ bổ sung giúp thư viện quản lý cơng tác bổ sung có hiệu Qua phân hệ này, thư viện tiến hành lập đơn đặt hàng, lên danh sách ấn phẩm cần đặt mua, lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi thời gian giao hàng khiếu kiện tới nhà cung cấp trường hợp việc bàn giao không diễn theo hợp đồng…Đồng thời phân hệ hỗ trợ việc quản lý bổ sung ấn phẩm thông qua nguồn trao đổi, biếu tặng… Phân hệ bổ sung phần mềm Libol 5.5 mà Trung tâm sử dụng có nhiều tính như: đơn đặt, bổ sung, quỹ (kế toán), xếp giá, kho, thống kê, báo cáo… Trong đó, tính bổ sung Trung tâm sử dụng triệt để đạt nhiều hiệu cao Sách sau mua thư viện, trước phân chia kho biên mục sơ lược số thông tin liên quan đến ấn phẩm đó, cịn thông tin chi tiết xử lý phân hệ biên mục Phần mềm Libol cung cấp tính quan trọng tạo số đăng ký Sách sau phân kho đánh số theo thứ tự tăng dần Chương trình dựa vào giá trị mà cán bổ sung vừa cập nhật làm để tăng dần số thứ tự từ tự động sinh số đăng kí cá biệt Tính giúp cán thư viện lưu số đăng ký cá biệt vào sổ theo cách truyền thống, giúp tiết liệm thời gian, công sức đặc biệt tránh trùng lặp, nhầm lẫn Phạm Thị Sáu 34 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Tính bổ sung phân hệ bổ sung phần mềm Libol Nhờ phân hệ bổ sung giúp cho cán bổ sung in nhãn cho loại tài liệu thư viện Nhờ linh hoạt dễ dàng tùy biến phần mềm Libol mà thư viện sử dụng phần mềm tự thiết kế cho khn dạng nhãn cho phù hợp với điều kiện thư viện In nhãn cho tài liệu Trung tâm tiến hành theo tiêu chí in cho kho sở số đăng kí cá biệt kho Ví dụ như: kho phịng mượn giáo trình (số đăng ký cá biệt 300G2/…); kho phòng mượn tham khảo (VV-M/…,VV-M4/…); kho phịng đọc sách kho đóng (VV-D/…); kho báo, tạp chí, luận văn, luận án (V-LA/…, TC-V/…) … Sau chọn kho cán bổ sung dựa tiêu chí như: dạng tài liệu, mẫu nhãn, cột/ trang, hàng/trang, số đăng ký cá biệt để in nhãn gáy cho tài liệu Hiện nay, việc in nhãn Trung tâm thực cho dạng tài liệu sách, luận Tải FULL (73 trang): https://bit.ly/3gfokLn Dự phịng: fb.com/TaiHo123doc.net Phạm Thị Sáu 35 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp văn luận án, Nhãn sách, luận văn luận án bao gồm chữ ký hệu kho đính kèm với số đăng ký cá biệt tài liệu (ví dụ như: VV-M/1000, ứng với tài liệu kho phòng mượn tham khảo; V-LA/2009, ứng với tài liệu kho báo, tạp chí, luận văn, luận án) Những nhãn cán bổ sung nhập vào máy in phục vụ cho công đoạn dán nhãn cho tài liệu sau Nhãn sách nhập vào máy tính Phần mềm cung cấp khả in mã vạch cho số đăng ký cá biệt, theo lô cho phép tự động hóa quy tắc nghiệp vụ sử dụng số phân hệ phân hệ khác Mặt khác, phân hệ cho phép in mã vạch cho tài liệu CSDL bổ sung, in nhãn gáy cho ấn phẩm theo mẫu định dạng, in danh sách đăng ký cá biệt bổ sung vào CSDL bổ sung Mã vạch phương pháp mã hóa thơng tin vạch đen trắng có độ rộng thay đổi nhận dạng thiết bị đọc mã vạch Mã vạch tập hợp đường song song diễn đạt kiện cách sử dụng yếu tố độ đậm nét Phạm Thị Sáu 36 Khoa Thơng tin- Thư viện Khóa luận tốt nghiệp vạch khoảng cách độ đậm nét vạch Thơng tin mã hóa nhãn nhờ thay đổi độ đậm nét vạch Các liệu sau giải mã dạng số ký tự nhập dễ dàng vào máy tính để sử dụng CSDL dùng cho quản trị tra cứu thơng tin, q trình TĐH… Cơng đoạn in mã vạch giấy in mã vạch Mã vạch có hai loại: Mã vạch chiều mã vạch hai chiều Trong hoạt động thông tin – thư viện, mã vạch áp dụng công tác mượn/trả, kiểm sốt tài liệu, kiểm sốt bạn đọc cơng tác kiểm kê Nhờ vậy, khâu hoạt động thông tin – thư viện tiến hành nhanh gọn xác Hiện nay, Trung tâm sử dụng thiết bị đọc mã vạch cho mã vạch chiều in mã vạch theo phương thức in máy theo chương trình giấy dán lên tài liệu (gọi dán két) Mã vạch Trung tâm gồm 15 ký tự, đó: ký tự đầu ký hiệu kho, ký tự số đăng ký cá biệt tài liệu Trong trình quản lý tài liệu bổ sung thư viện, cán bổ sung dễ dàng lập danh sách đăng ký cá biệt có thư viện hay kho, giá thư viện Mặt khác, cán bổ sung khóa đăng ký cá biệt mở khóa đăng ký cá biệt bị khóa chưa đưa khai thác phục vụ bạn đọc Những thông tin lưu giữ hệ thống máy tính Trung tâm, người dùng tin tra cứu hệ thống tự động thơng báo tình trạng đăng ký cá biệt Điều chứng minh rằng, nhờ tính Phạm Thị Sáu 37 4130967 Khoa Thông tin- Thư viện ... TÁC TỰ ĐỘNG HĨA TẠI TRUNG TÂM THƠNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 1.1 Vài nét Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung. .. thơng tin – thư viện Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 4.2 Phạm vi nghiên cứu: • Khơng gian: Tại Trung tâm Thơng tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội • Thời... phủ, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội sát nhập với Đại học Quốc gia Hà Nội Khi đó, Trung tâm Thơng tin – Thư viện Trường ĐHSPHN lại sát nhập với Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội