CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔNG QUAN VỀ ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU 10 1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
Tổng quan về nguồn lực thông tin
* Khái niệm về nguồn lực thông tin
Thông tin là một thuật ngữ quan trọng, liên quan đến nhiều lĩnh vực và hoạt động trong đời sống con người Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, thông tin được định nghĩa là khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, liên quan đến việc khảo sát và trao đổi giữa các đối tượng Một thuộc tính quan trọng của thông tin là tính đối lập với sự bất định, ngẫu nhiên và hỗn loạn Thông tin cũng được hiểu là quá trình truyền đạt để nâng cao hiểu biết giữa các bên.
Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5453:2009, thông tin được định nghĩa là nội dung mà con người gán cho dữ liệu thông qua các quy ước đã biết, phục vụ cho việc trình bày Luật Tiếp cận thông tin cũng khẳng định rằng thông tin bao gồm tin, dữ liệu trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới nhiều hình thức như bản viết, bản in, bản điện tử, hình ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, cũng như các dạng khác do cơ quan nhà nước sản xuất.
Thông tin được định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực khoa học, trong đó, trong công nghệ thông tin, thông tin được xem là tri thức chưa được biết đến trước khi nhận, và nó chỉ có thể được suy ra từ dữ liệu chính xác, hợp thời, thích hợp và bất ngờ Trong lĩnh vực kinh tế, thông tin được hiểu là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận Ngoài ra, thông tin cũng được coi là dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp và diễn giải theo một cấu trúc hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định.
Thông tin, theo các nhà thư viện học, được định nghĩa như là kết quả của quá trình biến đổi thông qua phân tích, tổng hợp và đánh giá dữ liệu nhằm đưa ra quyết định cần thiết Nguyễn Hữu Hùng nhấn mạnh rằng thông tin không chỉ đơn thuần là dữ liệu mà còn là sản phẩm của sự xử lý và hiểu biết Đoàn Phan Tân cũng góp phần làm rõ hơn về khái niệm này, nhấn mạnh tính chất và đặc điểm của thông tin trong bối cảnh nghiên cứu thư viện học.
Thông tin là sự phản ánh về vật, hiện tượng, sự kiện hoặc quá trình trong tự nhiên và xã hội, được thu thập qua khảo sát trực tiếp hoặc lý giải gián tiếp Khi thông tin này được xử lý tiếp, nó sẽ tạo ra các sản phẩm thông tin có giá trị cao hơn, được gọi là thông tin có giá trị gia tăng, theo tác giả Lê Văn Viết.
Thông tin bao gồm tin tức, số liệu, dữ kiện, khái niệm và tri thức, giúp con người hiểu biết về các đối tượng, hiện tượng và vấn đề Những thông tin này được lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau, thường được gọi là tài liệu trong lĩnh vực thư viện.
Trong bài viết này, tác giả đã phân tích khái niệm “nguồn lực” để làm rõ nội hàm của “thông tin” Theo Từ điển tiếng Việt, “nguồn” được định nghĩa là nơi bắt đầu hoặc nơi cung cấp, trong khi “lực” là tác dụng làm biến đổi chuyển động hoặc hình dạng của vật Do đó, nguồn lực có thể hiểu là tập hợp các yếu tố thúc đẩy sự phát triển, có thể thay đổi theo không gian và thời gian Nói cách khác, nguồn lực bao gồm tất cả tiềm năng và lợi thế, cả vật chất lẫn phi vật chất, nhằm phục vụ cho mục tiêu phát triển bền vững của xã hội hoặc tổ chức.
Trong những năm gần đây, thuật ngữ “nguồn lực thông tin” đã trở thành một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực thư viện học tại Việt Nam, xuất hiện thường xuyên trên các diễn đàn nghề nghiệp Định nghĩa về nguồn lực thông tin hiện nay rất đa dạng; một số quan điểm cho rằng nó chỉ bao gồm tài liệu mà thư viện lưu trữ và bảo quản Tuy nhiên, cũng có những quan điểm khác cho rằng nguồn lực thông tin không chỉ giới hạn ở các tài liệu trong thư viện mà còn bao gồm cả những nguồn thông tin mà thư viện có thể truy cập từ các không gian lưu trữ khác.
Theo Pháp lệnh Thư viện, vốn tài liệu thư viện được định nghĩa là tập hợp các tài liệu được sưu tầm và tổ chức theo nhiều chủ đề và nội dung khác nhau Những tài liệu này được xử lý theo quy trình khoa học nhằm phục vụ người đọc hiệu quả và đảm bảo được bảo quản tốt.
Từ kết quả nghiên cứu về thông tin học tác giả Nguyễn Hữu Hùng cho rằng
Nguồn lực thông tin bao gồm các dữ liệu dưới dạng văn bản, số, hình ảnh và âm thanh được ghi lại theo quy ước, cùng với các sưu tập và kiến thức của con người cũng như tổ chức, có giá trị và khả năng truy cập cho người sử dụng Nó được coi là tập hợp các thông tin tích lũy trong quá trình phát triển khoa học và thực tiễn, được thể hiện dưới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau, phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn.
Nguồn lực thông tin được hiểu là tổ hợp các thông tin thu thập và tích hợp trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn, phục vụ cho sản xuất và quản lý xã hội Nó phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên qua kết quả nghiên cứu khoa học và các tài liệu khác trong hoạt động nhận thức và thực tiễn.
Theo tác giả, nguồn lực thông tin là tập hợp các nguồn tin mà thư viện có thể xây dựng hoặc tiếp cận để đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng Nguồn lực thông tin trong luận văn này bao gồm sách, báo, tạp chí, khóa luận, đồ án tốt nghiệp và cơ sở dữ liệu, được xuất bản và lưu trữ dưới nhiều dạng thức khác nhau.
* Đặc trưng của nguồn lực thông tin [31, tr.120]
Tính vật lý của nguồn lực thông tin được thể hiện qua vật chất chứa thông tin và phương thức ghi nhận thông tin Qua các giai đoạn lịch sử, con người đã sáng tạo ra nhiều loại hình mang tin như đất, đá, tre, nứa, giấy, và các vật mang tin công nghệ như đĩa quang, đĩa từ, vi phim Mặc dù có nhiều hình thức khác nhau, mục đích chung của chúng là phản ánh, lưu trữ và truyền tải tri thức của con người về thế giới quan trong từng thời kỳ lịch sử.
Cấu trúc của nguồn lực thông tin (NLTT) trong thư viện được xác định bởi các quy chuẩn nhất định, phù hợp với điều kiện và đặc điểm của người sử dụng, nhằm tạo điều kiện cho việc tiếp cận thông tin dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin Mặc dù nguồn lực thông tin được cập nhật với thời gian và số lượng khác nhau, chúng vẫn phản ánh mối liên hệ chặt chẽ thông qua quá trình xử lý thông tin Tính cấu trúc của NLTT được thể hiện rõ trong các giai đoạn thu thập, chọn lọc và xử lý thông tin, đồng thời phản ánh nhu cầu thông tin của người sử dụng tại mỗi thư viện.
Tính truy cập của nguồn lực thông tin phản ánh giá trị mà chúng mang lại cho người sử dụng trong thực tiễn Trước khi được quảng bá và khai thác, nguồn lực thông tin sẽ được xử lý và tổ chức phù hợp với nhu cầu của người dùng Các thư viện xây dựng hệ thống điểm truy cập cho nguồn lực thông tin, bao gồm nhan đề, tác giả, từ khóa và chủ đề Người sử dụng có thể truy cập nguồn lực thông tin thông qua hệ thống tra cứu bằng các phương tiện như máy tính và điện thoại, giúp họ xác định vị trí hoặc đọc toàn văn của nguồn lực thông tin.
Tổng quan về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
* Khái niệm về tổ chức nguồn lực thông tin
Tổ chức là quá trình xác định cấu trúc, thành phần và quy trình cần thiết để đạt hiệu quả công việc một cách có trình tự Đồng thời, tổ chức cũng là sự kết hợp của một nhóm người làm việc cùng nhau vì những mục tiêu chung.
Tổ chức được định nghĩa là sự tập hợp và liên kết các thành viên trong xã hội, bao gồm cá nhân và tập thể, nhằm đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng và lợi ích của từng thành viên Mục tiêu chung của tổ chức là cùng nhau hành động để đạt được những lợi ích đó.
Tổ chức được hiểu là quá trình tạo ra một cấu trúc có trật tự và chức năng nhất định, nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện các hoạt động Theo Từ điển tiếng Việt, tổ chức không chỉ đơn thuần là sắp xếp mà còn là việc thực hiện những điều cần thiết để hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả tốt nhất.
Theo các nhà quản trị học, tổ chức được định nghĩa là một thực thể có mục đích riêng biệt, bao gồm các thành viên và một cấu trúc hệ thống Tác giả Nguyễn Thị Lan Thanh bổ sung rằng tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các bộ phận để thực hiện công việc theo một cách thức và trình tự nhất định.
Nguồn lực thông tin được coi là vốn tài liệu, và tổ chức nguồn lực thông tin được định nghĩa là việc sắp xếp tài liệu theo nội dung, hình thức và mục đích sử dụng Theo tác giả Nguyễn Tiến Hiển, tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hiệu quả.
Theo Đỗ Thị Linh, tổ chức NLTT là quá trình sắp xếp thông tin dưới nhiều dạng khác nhau theo một hệ thống khoa học và có trật tự, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận và khai thác nguồn thông tin một cách hiệu quả.
Tổ chức nguồn lực thông tin là quá trình sắp xếp và bố trí hợp lý các nguồn tin mà thư viện có thể xây dựng hoặc tiếp cận, nhằm phục vụ nhu cầu của người sử dụng một cách khoa học và hệ thống Công tác này đóng vai trò hạt nhân trong hoạt động của thư viện, giúp tối ưu hóa việc đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng và là nền tảng cho việc khai thác nguồn lực thông tin hiệu quả.
* Khái niệm về khai thác nguồn lực thông tin
Thuật ngữ “khai thác” là một khái niệm liên ngành, thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Theo nghĩa thông thường, khai thác đề cập đến chuỗi hoạt động nhằm thu nhận các yếu tố có lợi để phục vụ cho những mục đích cụ thể.
Khai thác, theo từ điển tiếng Việt, được định nghĩa là “tiến hành hoạt động để thu lấy nguồn lợi sẵn có trong thiên nhiên, phát hiện và sử dụng những cái có ích còn ẩn giấu hoặc chưa được tận dụng.” Trong khi đó, tác giả Vũ Xuân Thái lại quan niệm rằng “khai thác là mở mang cho rộng lớn ra; mở mang để tìm kiếm tin tức.”
Khai thác nguồn lực thông tin là hoạt động tiếp cận và sử dụng hiệu quả các nguồn tin mà thư viện đã tổ chức và giới thiệu Quá trình này cho phép người sử dụng ứng dụng các nguồn lực thông tin vào thực tiễn, đồng thời truy cập và sử dụng chúng một cách hợp lý, mang lại lợi ích cho người dùng.
* Mối quan hệ giữa tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin là hai hoạt động cốt lõi của thư viện, có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau, góp phần thúc đẩy sự phát triển của thư viện.
Công tác tổ chức nguồn lực thông tin là yếu tố then chốt cho sự phát triển của việc khai thác nguồn lực thông tin Hình thức và chất lượng khai thác phụ thuộc vào cách thức tổ chức nguồn lực thông tin Khi nguồn lực được tổ chức hợp lý và khoa học, phù hợp với nhu cầu người sử dụng, quá trình khai thác sẽ diễn ra thuận lợi và hiệu quả Ngược lại, việc tổ chức lộn xộn sẽ cản trở khả năng khai thác thông tin của người dùng Hơn nữa, tổ chức nguồn lực thông tin hợp lý còn giúp các thư viện kiểm soát tốt hơn, giảm thiểu tình trạng mất mát trong quá trình khai thác.
Khai thác nguồn lực thông tin không chỉ phụ thuộc vào công tác tổ chức mà còn góp phần cải thiện đánh giá và nâng cao hiệu quả của công tác này Quá trình khai thác nguồn lực thông tin thúc đẩy sự phát triển và hoàn thiện các phương thức tăng trưởng của nguồn lực thông tin Nó phản ánh nhu cầu tin của cộng đồng người sử dụng, từ đó giúp các thư viện đánh giá và cải tiến hoạt động, bao gồm cả công tác tổ chức nguồn lực thông tin.
Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin có sự tác động qua lại, tạo động lực cho các thư viện cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Một nguồn lực thông tin lớn cần được tổ chức khoa học để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người sử dụng Do đó, khi xây dựng kế hoạch hoạt động cho công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin, cần xem xét mối quan hệ hữu cơ và sự tương tác trong toàn bộ chiến lược phát triển nguồn lực thông tin của đơn vị.
* Nguyên tắc tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP HCM
Công tác tổ chức nguồn lực thông tin
Trung tâm Thông tin – Thư viện tại Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM có nhiệm vụ chính là cung cấp nguồn học liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên Công tác tổ chức nguồn lực thông tin được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu này.
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM, công tác tổ chức nguồn lực thông tin bao gồm các hoạt động như phương thức tổ chức và bảo quản nguồn lực thông tin hiệu quả.
2.1.1 Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP HCM, nguồn lực thông tin được tổ chức theo hai phương thức chính: nguồn lực thông tin truyền thống và nguồn lực thông tin điện tử.
* Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin truyền thống
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP HCM hiện cung cấp nguồn lực thông tin truyền thống bao gồm sách, báo – tạp chí, và khóa luận/đồ án tốt nghiệp Để thuận tiện cho người sử dụng, trung tâm tổ chức kho mở, tạo điều kiện cho người dùng dễ dàng tiếp cận và lựa chọn nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình Phương thức này không chỉ thân thiện mà còn tiết kiệm thời gian cho cả người sử dụng và nhân viên thư viện, từ đó nâng cao hiệu quả phục vụ của trung tâm.
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, nguồn lực thông tin truyền thống được tổ chức thành hai kho chính ở trụ sở và cơ sở 2, với việc sắp xếp dựa trên môn loại khoa học Quá trình này nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ và logic về nội dung của các nguồn lực thông tin Ký hiệu phân loại là căn cứ đầu tiên để sắp xếp nguồn lực lên kệ, tiếp theo là chỉ số Cutter.
- Về ký hiệu phân loại: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần của số nguyên, sau đó sẽ là sự tăng dần của số thập phân mở rộng
Ví dụ: Với “Kiểm soát ô nhiễm không khí / PGS.TS.Nguyễn Đinh Tuấn, ThS Nguyễn Thanh Hùng” thì ký hiệu phân loại là: 363.7392
Chỉ số Cutter bao gồm ba phần: chữ cái đầu tiên (T1), tiếp theo là chữ số (T2) và cuối cùng là chữ cái (T3) Đây là hệ thống mã hóa kết hợp họ tác giả với chữ cái viết tắt tên tác giả Khi sắp xếp theo chỉ số Cutter, thứ tự ưu tiên được xác định như sau: trước tiên dựa vào T1, sau đó là dãy số nguyên của T2 theo thứ tự tăng dần, và cuối cùng là chữ cái viết tắt T3.
Ví dụ: Tác giả Nguyễn Đinh Tuấn sẽ có chỉ số cutter là
Hình 2.1: Chỉ số Cutter của NLTT truyền thống
T1-NG là viết tắt đầu tiên của họ tác giả; T2-527 là mã hóa vần UYỄN trong họ tác giả; T3-T là viết tắt tên tác giả TUẤN.
Ký hiệu bản copy là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý nguồn lực thông tin truyền thống tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Mỗi nguồn lực có thể có một hoặc nhiều bản copy, và ký hiệu này bao gồm hai thành phần chính là chữ cái.
Ký hiệu "C" và các số nguyên được sắp xếp theo thứ tự tăng dần nhằm hỗ trợ công tác kiểm kê nguồn lực thông tin Điều này cũng giúp người sử dụng hiểu rõ hơn về chính sách lưu thông của nguồn lực thông tin truyền thống C1 đại diện cho bản copy đầu tiên của nguồn lực thông tin, đồng thời là ký hiệu để đọc tại chỗ của nguồn lực thông tin đó.
Tài liệu "Kiểm soát ô nhiễm không khí" do PGS.TS Nguyễn Đinh Tuấn và ThS Nguyễn Thanh Hùng biên soạn có ký hiệu xếp giá cụ thể.
Hình 2.2: Ký hiệu xếp giá của NLTT truyền thống
Ký hiệu xếp giá nguồn lực thông tin truyền thống tại Trung tâm Thông tin – Thư viện được xây dựng dựa trên ký hiệu phân loại DDC, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về các đặc trưng cơ bản của nguồn lực Giá kệ được bố trí hợp lý, tối ưu hóa không gian và tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng Việc sắp xếp nguồn lực thông tin trên giá thực hiện theo nguyên tắc từ phải sang trái và từ trên xuống dưới.
Trung tâm Thông tin – Thư viện tổ chức kho cho các nguồn lực thông tin truyền thống như sách và khóa luận/đồ án tốt nghiệp Khóa luận/đồ án tốt nghiệp được sắp xếp riêng trên giá kệ theo ký hiệu phân loại và năm bảo vệ Lưu ý rằng nguồn lực thông tin truyền thống này chỉ được tổ chức tại trụ sở.
Trung tâm Thông tin – Thư viện sắp xếp báo và tạp chí trên giá gỗ với nhiều ô nhỏ, mỗi ô được dán tên báo - tạp chí để người sử dụng dễ dàng tìm kiếm Các ấn phẩm này được sắp xếp theo chữ cái của nhan đề và năm xuất bản Hiện tại, kệ báo - tạp chí trưng bày 10 tên báo và 07 tạp chí chuyên ngành về tài nguyên và môi trường.
Về cách thức sắp xếp các loại hình nguồn lực thông tin truyền thống, kết quả khảo sát người sử dụng đánh giá (bảng 2.1) như sau:
Theo khảo sát, 27% người dùng cho rằng cách sắp xếp sách tại Trung tâm Thông tin – Thư viện là dễ tìm, trong khi 56% đánh giá là bình thường Tuy nhiên, 17% người dùng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sách trong kho.
Theo khảo sát, 21% người tham gia đánh giá rằng cách sắp xếp báo tạp chí của Trung tâm Thông tin – Thư viện rất dễ tìm Trong khi đó, 65% cho rằng cách sắp xếp ở mức bình thường và 14% cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin từ báo tạp chí.
Công tác khai thác nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin chỉ thực sự phát huy giá trị khi được khai thác để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, đặc biệt là trong môi trường giáo dục đại học Sinh viên cần tự tích lũy kiến thức trong quá trình học, vì vậy việc khai thác nguồn lực thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu Quá trình này bao gồm các hoạt động tiếp cận và sử dụng thông tin, được tổ chức một cách khoa học và hệ thống bởi các thư viện, phù hợp với đặc điểm của người sử dụng và điều kiện vật chất của đơn vị.
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM cung cấp hai phương thức khai thác nguồn lực thông tin: khai thác nguồn lực thông tin truyền thống và khai thác nguồn lực thông tin điện tử.
2.2.1 Phương thức khai thác nguồn lực thông tin truyền thống
Lưu đồ 2.1: Quy trình lưu thông của TT TT - TV
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐH TN&MT TP.HCM chủ yếu sử dụng nguồn lực thông tin truyền thống, đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu nguồn lực thông tin của trung tâm Để tối ưu hóa việc khai thác nguồn lực này, trung tâm đã áp dụng các phương thức như khai thác tại chỗ, mượn về nhà và sao chép.
Khai thác tại chỗ là phương thức cho phép người dùng truy cập và khai thác nguồn năng lượng tái tạo tại kho của Trung tâm Thông tin – Thư viện Hiện tại, nguồn lực thông tin truyền thống được tổ chức và khai thác tại trụ sở và cơ sở II của Nhà trường, với việc sắp xếp theo môn loại khoa học để tạo sự liên kết logic về nội dung Quá trình sắp xếp dựa trên ký hiệu phân loại và Chỉ số Cutter, nhằm tối ưu hóa việc truy cập thông tin Hình thức khai thác này áp dụng cho các nguồn lực như độc bản, tra cứu, ngoại văn, báo tạp chí, luận văn khóa luận tốt nghiệp và các tài liệu có ký hiệu C1 trên nhãn gáy.
Để khai thác nguồn lực thông tin truyền thống tại thư viện, người dùng cần xuất trình thẻ sinh viên hoặc thẻ cán bộ tại quầy làm việc Sau đó, họ có thể tự chọn tài liệu theo nhu cầu từ kho lưu trữ Nhân viên thư viện sẽ hướng dẫn người dùng tìm tài liệu dựa trên số định danh đã được đánh số trên kệ Sau khi chọn được tài liệu phù hợp, người dùng sẽ mang tài liệu đến quầy lưu hành để ghi mượn qua máy quét mã vạch Tài liệu sau đó có thể được sử dụng tại không gian học tập và cần được trả lại tại quầy lưu hành sau khi khai thác xong.
Kết quả khảo sát cho thấy 91,8% trong tổng số 400 người sử dụng, tương đương 367 người, đã từng sử dụng phương thức khai thác tại chỗ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Ngược lại, 8,3% người được khảo sát cho biết họ chưa bao giờ sử dụng phương thức này Nhóm chủ yếu sử dụng phương thức khai thác tại chỗ là sinh viên, do họ có nhiều thời gian và Trung tâm Thông tin – Thư viện cung cấp nhiều nguồn lực thông tin phù hợp với nhu cầu học tập của họ.
MỨC ĐỘ SỬ DỤNG SỰ HÀI LÒNG
Rất tốt Tốt Bình thường
Bảng 2.5: Kết quả về mức độ sử dụng và sự hài lòng khai thác tại chỗ
Theo khảo sát tại bảng 2.5, 44.3% người sử dụng đánh giá phương thức khai thác tại chỗ là tốt (34.5%) hoặc rất tốt (9.8%) Trong khi đó, 40.3% người cho rằng phương thức này chỉ đạt mức trung bình, và 15.5% người cảm thấy rằng phương thức khai thác tại chỗ của Trung tâm Thông tin – Thư viện chưa đạt kết quả tốt như mong đợi.
Phương thức khai thác tại chỗ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện đã được người sử dụng đánh giá cao trong suốt 5 năm hoạt động Trung tâm luôn chú trọng hoàn thiện sản phẩm dịch vụ thông tin để nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của người dùng Trung bình, Trung tâm phục vụ khoảng 200 lượt khai thác tại chỗ mỗi ngày với các loại tài liệu như giáo trình, tài liệu tham khảo, báo- tạp chí, khóa luận và đồ án tốt nghiệp.
Mượn về nhà là phương thức khai thác nguồn lực thông tin truyền thống phổ biến tại thư viện, giúp người sử dụng không có thời gian thường xuyên tại thư viện tiếp cận tài liệu Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM, phương thức này được tổ chức ở hai kho với hình thức kho mở, cho phép người dùng tự do lựa chọn tài liệu theo nhu cầu Quá trình lưu thông được quản lý qua phần mềm Libol Để mượn tài liệu, người sử dụng cần xuất trình thẻ sinh viên hoặc thẻ cán bộ tại quầy, sau đó tự chọn tài liệu trong kho Sau khi chọn xong, người dùng đến quầy lưu hành, nơi nhân viên thư viện sẽ quét mã vạch thẻ và tài liệu, thông báo thời gian trả và hướng dẫn các chính sách liên quan đến việc mượn và trả tài liệu.
Cán bộ, Giảng viên 5 30 Ngày 30 Ngày
Bảng 2.6: Chính sách mượn NLTT truyền thống
Nhà trường hiện có 03 cơ sở đào tạo không tập trung, nhưng Trung tâm Thông tin – Thư viện chỉ cung cấp dịch vụ tại trụ sở và cơ sở II, gây ảnh hưởng đến việc tiếp cận nguồn lực thông tin của sinh viên Để khắc phục tình trạng này, từ năm học 2015 - 2016, Trung tâm đã điều chỉnh một số quy định trong chính sách hoạt động, bao gồm việc gia hạn thời gian mượn sách từ 14 ngày lên 23 ngày và mở rộng thời gian phục vụ từ 7h30 đến 17h, kể cả buổi trưa, từ thứ hai đến thứ sáu Những thay đổi này đã giúp tăng lượt mượn sách tại Trung tâm, hiện đạt trung bình khoảng 400 lượt mỗi tháng.
Theo bảng tổng hợp kết quả khảo sát, 326 trong số 400 người được khảo sát (chiếm 81.6%) đã từng sử dụng phương thức khai thác mượn về nhà của Trung tâm Thông tin - Thư viện Ngược lại, 74 người (18.5%) cho biết họ chưa từng sử dụng phương thức này Kết quả khảo sát cũng cho thấy 59.3% người dùng đánh giá tốt (48.3%) hoặc rất tốt (11%) về phương thức khai thác mượn về nhà, trong khi 34.5% đánh giá ở mức trung bình và chỉ có 6.3% cho rằng phương thức này chưa đạt kết quả tốt.
MỨC ĐỘ SỬ DỤNG ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG
Rất tốt Tốt Bình thường
Bảng 2.7: Kết quả về mức độ và chất lượng sử dụng dịch vụ mượn về nhà
Phương thức khai thác mượn về nhà đang được người sử dụng ưa chuộng nhất tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, với trung bình 700 lượt luân chuyển nguồn lực thông tin mỗi tháng Tuy nhiên, số lượng sách trong các lĩnh vực như Quản lý đất đai, Khí tượng học, Thủy văn học và Tài nguyên nước còn hạn chế, chủ yếu được lưu trữ tại kho trụ sở Điều này gây ảnh hưởng lớn đến quá trình khai thác nguồn lực thông tin của người dùng trong các ngành đào tạo này.
* Sao chụp cung cấp bài trích
Sao chụp là dịch vụ cung cấp bản sao từ nguồn thông tin gốc cho người dùng Trung tâm Thông tin – Thư viện đã triển khai dịch vụ này để cung cấp bài trích từ các tạp chí chuyên ngành tài nguyên - môi trường bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh khi có yêu cầu Quy trình thực hiện sao chụp bài trích được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Để truy cập thông tin về các tạp chí, bạn hãy làm theo các bước sau: Bước 1: Truy cập trang điện tử tại địa chỉ http://cli.hcmunre.edu.vn Bước 2: Nhấn vào “Danh mục tạp chí” để tham khảo các bài viết theo nhu cầu của bạn.
Để nhận thông tin yêu cầu, vui lòng gửi email đến thuvien@hcmunre.edu.vn Trung tâm Thông tin – Thư viện sẽ phản hồi kết quả qua email cho người dùng trong thời gian từ 3 đến 7 ngày làm việc.
Đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
Tác giả áp dụng mô hình SWOT để phân tích và đánh giá tình hình tổ chức cũng như khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện của trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM Mô hình SWOT bao gồm bốn yếu tố chính: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức, giúp xác định các khía cạnh quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn lực thông tin hiệu quả.
2.3.1 Về công tác tổ chức nguồn lực thông tin
Trung tâm Thông tin – Thư viện của trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM nhận được sự hỗ trợ tích cực từ Ban giám hiệu và các đơn vị trực thuộc, mặc dù trường đang trong kế hoạch di dời Trung tâm được đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, đảm bảo hoạt động hiệu quả và đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Nằm ở khu vực trung tâm với diện tích lớn, Trung tâm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng Hiện nay, Trung tâm áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý nguồn lực thông tin, bao gồm quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2, khổ mẫu đọc máy MARC21 và khung phân loại thập phân Dewey DDC phiên bản tiếng Việt.
Vào năm 2014, Thư viện Khoa học tổng hợp TP.HCM đã biên soạn bộ tiêu đề chủ đề, với đội ngũ nhân viên thư viện trẻ, có trình độ chuyên môn cao và đam mê nghề nghiệp Sự nhiệt huyết của họ là yếu tố then chốt, góp phần tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện chất lượng cao.
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, nguồn lực thông tin được tổ chức theo hình thức kho mở, sắp xếp theo chỉ số phân loại DDC mà không phân biệt kích thước Cách tổ chức này tạo ra mối liên hệ chặt chẽ giữa các nguồn thông tin, giúp người dùng dễ dàng khai thác Kho mở cho phép người sử dụng trực tiếp chọn lựa, đánh giá và tiếp cận nguồn lực thông tin, từ đó tìm ra những tài liệu phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Trung tâm Thông tin – Thư viện tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin điện tử bằng phần mềm Libol 6.0s, cho phép người dùng truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi trên internet mà không bị giới hạn về không gian và thời gian Bộ máy tra cứu được tổ chức khoa học, cập nhật kịp thời các nguồn lực mới, với cơ sở dữ liệu toàn văn được lưu trữ trên các server chuyên dụng và phân loại theo nhiều loại hình như bài giảng, giáo trình, luận văn, luận án, và đề tài nghiên cứu Đặc biệt, bộ sưu tập văn bản Luật ngành Tài nguyên Môi trường cho phép người dùng thuê quyền truy cập và chia sẻ thông tin Trang thông tin điện tử của Trung tâm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, cung cấp thông tin về các sản phẩm và dịch vụ thư viện, được sắp xếp hợp lý để người dùng dễ dàng định hướng trong quá trình khai thác.
Trung tâm Thông tin – Thư viện thực hiện đầy đủ quy trình bảo quản nguồn lực thông tin, bao gồm phương án phòng cháy chữa cháy cụ thể Đơn vị duy trì chế độ tự kiểm tra, bảo quản và vệ sinh kho thường xuyên Đặc biệt, Trung tâm chú trọng đến việc sao lưu dữ liệu định kỳ cho các thiết bị lưu trữ, nhằm đảm bảo khắc phục sự cố nhanh chóng và duy trì hoạt động ổn định của hệ thống Điều này giúp người dùng khai thác nguồn lực thông tin liên tục mà không bị gián đoạn do các sự cố an toàn dữ liệu.
Công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện đã được cải thiện nhờ ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng công nghệ tiên tiến, đáp ứng tốt nhu cầu của đa số người sử dụng.
Mặc dù Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM có nhiều điểm mạnh, nhưng vẫn còn tồn tại những điểm yếu trong công tác tổ chức nguồn lực thông tin cần được khắc phục.
Trung tâm Thông tin – Thư viện chưa thiết lập kho lưu trữ nguồn lực thông tin tại cơ sở 3, điều này ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận nguồn lực thông tin của người sử dụng.
Nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM ngày càng phong phú nhưng kho sách có diện tích hạn chế, không còn khả năng mở rộng Điều này dẫn đến việc sắp xếp giá kệ chứa thông tin truyền thống chưa hợp lý, gây khó khăn cho người dùng khi khai thác nguồn lực thông tin.
Nguồn lực thông tin như báo tạp chí và khóa luận/đồ án tốt nghiệp không thể mượn về nhà đã tạo ra khó khăn cho người dùng trong việc tiếp cận Đối với nguồn lực thông tin điện tử, chúng được quản lý qua phần mềm Libol và trang thông tin điện tử Tuy nhiên, trang thông tin này không cho phép thống kê lượt truy cập, điều này ảnh hưởng đến quản lý dịch vụ và đánh giá chất lượng khai thác của người sử dụng.
Trang thông tin điện tử của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐH TN&MT TP.HCM, được khai thác từ năm 2014, hiện vẫn có giao diện đơn giản và thiếu nhiều công cụ tương tác Thông tin trên website chưa đầy đủ và cập nhật chậm, dẫn đến sự tương tác với người sử dụng còn hạn chế.
2.3.2 Về công tác khai thác nguồn lực thông tin
Để nâng cao khả năng khai thác nguồn lực thông tin truyền thống, Trung tâm Thông tin – Thư viện đã mở rộng thời gian phục vụ từ 7h30 đến 17h, bao gồm cả buổi trưa, từ thứ hai đến thứ sáu Bên cạnh đó, chính sách mượn tài liệu về nhà cho sinh viên cũng đã được điều chỉnh từ 14 ngày (áp dụng từ năm 2013) lên 23 ngày (áp dụng từ năm 2016).
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM được trang bị công nghệ hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác nguồn lực thông tin điện tử Người dùng có thể truy cập và khai thác thông tin trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, không bị ràng buộc bởi không gian và thời gian.
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin hoàn toàn miễn phí Không có chính sách phí phạt đối với người sử dụng khi trả trễ hạn Ngoài ra, dịch vụ cung cấp thông tin và bài trích cũng được thực hiện miễn phí theo yêu cầu của người dùng.
Nhóm các giải pháp chung
3.1.1.Tăng cường hoạt động truyền thông
Trong thời đại công nghệ số, hoạt động truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của các cơ quan, tổ chức và ngành nghề, bao gồm cả lĩnh vực thông tin và thư viện Đối với thư viện, truyền thông không chỉ giúp giới thiệu và quảng bá nguồn lực thông tin cũng như dịch vụ hiện có một cách nhanh chóng đến người dùng, mà còn hỗ trợ trong việc nắm bắt kịp thời nhu cầu thông tin của họ.
Truyền thông là một chức năng quan trọng của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM Tuy nhiên, trong thời gian qua, hoạt động truyền thông này còn hạn chế và chưa đạt được hiệu quả như mong muốn của Lãnh đạo nhà trường.
Xây dựng quảng bá hình ảnh của Nhà trường, của Trung tâm Thông tin – Thư viện với người sử dụng;
Giớ thiệu nguồn lực thông tin và các sản phẩm dịch vụ của Trung tâm Thông tin- Thư viện đến gần với người sử dụng;
Tạo ra một kênh giao tiếp hiệu quả giúp giải đáp thắc mắc và thu thập nhu cầu thông tin của người sử dụng, từ đó củng cố mối quan hệ giữa Trung tâm Thông tin – Thư viện và cộng đồng người dùng.
Tờ rơi là công cụ truyền thông hiệu quả và dễ thực hiện, giúp Trung tâm Thông tin – Thư viện giới thiệu nguồn lực thông tin, sản phẩm và dịch vụ đến người sử dụng Việc thiết kế và xuất bản tờ rơi cần thể hiện rõ thông điệp, tôn chỉ và mục đích hoạt động của Trung tâm, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quát về các nguồn lực thông tin mà Trung tâm cung cấp.
Thiết kế bookmark là một yếu tố quan trọng cho người sử dụng trong việc khai thác thông tin truyền thống Trung tâm Thông tin – Thư viện cần nghiên cứu và thiết kế bookmark để thể hiện thông điệp của mình, đồng thời kèm theo trong các nguồn lực thông tin truyền thông Đây là một phương thức truyền thông đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao.
Xây dựng clip giới thiệu và hướng dẫn khai thác nguồn lực thông tin là cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin Video này sẽ được đăng tải trên trang thông tin điện tử của Nhà trường và Trung tâm, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ cách thức sử dụng tài nguyên thông tin một cách hiệu quả nhất.
Thông tin – Thư viện trên mạng xã hội Đây là hình thức truyền thông trực quan, sinh động và là kênh quảng bá đạt hiệu quả nhanh;
Trong thời đại internet bùng nổ, mạng xã hội với tính năng tương tác cao đã trở nên phổ biến và có vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực đời sống Việc tận dụng ưu thế của mạng xã hội giúp truyền thông và quảng bá các hoạt động, dịch vụ, cũng như nguồn lực thông tin của TT TT - TV một cách nhanh chóng và hiệu quả Do đó, TT TT - TV cần thiết lập các hình thức giao tiếp trên các nền tảng mạng xã hội phổ biến như fanpage, YouTube và Zalo.
Lãnh đạo Nhà trường cần quan tâm, chỉ đạo đẩy mạnh hoạt động truyền thông trong việc quảng bá, xây dựng thương hiệu của trường;
Lãnh đạo Nhà trường, lãnh đạo các đơn vị cần có nhận thức, quan điểm phù hợp với hình thức truyền thông số trên nền tảng mạng xã hội;
Trung tâm Thông tin – Thư viện cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự chuyên trách với chuyên môn phù hợp, nhằm thực hiện hiệu quả nhiệm vụ truyền thông, đặc biệt là truyền thông số.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông, nhà trường và đơn vị cần xây dựng một chiến lược và kế hoạch truyền thông phù hợp với điều kiện và năng lực hiện có.
3.1.2 Tăng cường cơ sở vật chất và công nghệ thông tin
Cơ sở vật chất và trang thiết bị hạ tầng, cùng với ứng dụng công nghệ thông tin, là một trong bốn yếu tố quan trọng cấu thành nên thư viện, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của thư viện và công tác tổ chức, khai thác nguồn lực thông tin Trung tâm Thông tin – Thư viện được người sử dụng đánh giá cao về nguồn lực thông tin điện tử, đặc biệt là cơ sở dữ liệu toàn văn (ebook), với số lượt truy cập ngày càng tăng Sản phẩm này giúp người dùng khai thác hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi truy cập vào cơ sở dữ liệu toàn văn do Trung tâm Thông tin – Thư viện xây dựng.
Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM đang thực hiện kế hoạch di dời và xây dựng trụ sở mới, dẫn đến việc đầu tư và nâng cấp cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị công nghệ thông tin cho các phòng ban, khoa và đơn vị trực thuộc gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là Trung tâm Thông tin – Thư viện.
Tạo ra một môi trường học tập thoải mái và tận dụng hiệu quả nguồn lực thông tin hiện có tại Nhà trường là rất quan trọng Việc ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với các nguồn lực và công cụ hỗ trợ học tập sẽ giúp cung cấp dịch vụ tốt nhất, đáp ứng hiệu quả nhu cầu học tập và nghiên cứu của người sử dụng.
Để tối ưu hóa việc tiếp cận và sử dụng nguồn lực thông tin, cần đảm bảo rằng người dùng có thể khai thác thông tin một cách liên tục và hiệu quả, không bị gián đoạn bởi hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện tại trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM.
Trong quá trình đầu tư xây dựng trụ sở mới, tác giả đề xuất các giải pháp tạm thời phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất hiện tại.
Để nâng cao trải nghiệm học tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trong thời gian chờ xây dựng trụ sở mới, chúng tôi sẽ thường xuyên cải tạo và trang trí không gian phòng đọc Các giải pháp bao gồm mở rộng phòng đọc hiện tại bằng cách gỡ bỏ vách ngăn, tạo không gian thông thoáng; đặt chậu cây xanh tại lối vào, bàn đọc và cửa sổ; cải tạo kệ báo tạp chí thành kệ bắn tường để tiết kiệm không gian; và trang trí phòng đọc vào dịp lễ Đồng thời, chúng tôi đề xuất mở loại hình cafe sách tại căn tin, nhằm tạo thêm không gian học tập và khắc phục tình trạng căn tin không hiệu quả.
Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin 94 1 Đa dạng hóa dịch vụ thông tin thư viện
3.2.1 Đa dạng hóa dịch vụ thông tin thư viện
Dịch vụ thông tin thư viện đóng vai trò quan trọng trong quy trình công nghệ thư viện, là “đầu cuối” cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như mượn trả nguồn lực thông tin, truy cập internet, và hỗ trợ hướng dẫn Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng, Trung tâm Thông tin – Thư viện cần xây dựng chiến lược nhằm đa dạng hóa các loại hình dịch vụ thông tin thư viện, từ việc cung cấp bài trích đến khai thác cơ sở dữ liệu.
Theo khảo sát, 84,8% người dùng cho rằng Trung tâm Thông tin – Thư viện cần nâng cao chất lượng và đa dạng hóa dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin trong tương lai Đồng thời, với sự phát triển của khoa học công nghệ và internet, nhu cầu thông tin của người dùng luôn thay đổi; họ mong muốn tiếp cận các nguồn tin chọn lọc và chất lượng cao từ sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm.
Giúp Trung tâm Thông tin – Thư viện hoàn thiện và pháp triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện hiện có;
Triển khai các sản phẩm và dịch vụ mới để theo kịp tốc độ thay đổi, nhu cầu tin của người sử dụng;
Nâng cao chất lượng và hiệu quả khai thác NLTT của người sử dụng;
Tạo môi trường thông tin đa dạng và phòng phú để hỗ trợ tốt nhất công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường;
Nâng cao vị thế của TT TT - TV với Ban giám hiệu và người sử dung
Xây dựng dịch vụ hỗ trợ học tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện không chỉ duy trì hoạt động thư viện mà còn quản lý các phòng thực hành máy tính của Nhà trường Trung tâm sẽ tận dụng nguồn lực hiện có để cung cấp phòng thực hành và máy chiếu, hỗ trợ sinh viên trong việc tổ chức học nhóm, hội thảo, và bảo vệ khóa luận Bên cạnh đó, Trung tâm cũng sẽ tư vấn và cung cấp thông tin thư mục theo môn học, ngành học, nhằm hỗ trợ sinh viên, đặc biệt là sinh viên năm nhất trong quá trình học tập.
Xây dựng lớp học ảo là một sản phẩm ưu việt từ công nghệ thông tin và mạng internet Hiện nay, có nhiều ứng dụng lớp học ảo, trong đó tác giả chọn Google Classroom và Zoom Tại lớp học ảo này, Trung tâm Thông tin – Thư viện sẽ tổ chức các bài sinh hoạt chuyên đề như hướng dẫn sử dụng phần mềm trích dẫn EndNote, PowerPoint cho bài thuyết trình, cách trình bày khóa luận và kỹ năng tìm kiếm thông tin.
Triển khai dịch vụ scan cho sinh viên nhằm chuyển đổi nguồn lực thông tin truyền thống tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, nơi hiện đang hạn chế về số lượng bản Dịch vụ này sẽ tăng cường khả năng tiếp cận thông tin cho sinh viên, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về bản quyền và sở hữu trí tuệ.
Trung tâm Thông tin – Thư viện cần thường xuyên thu thập ý kiến và nhu cầu tin của người sử dụng;
Đánh giá định kỳ các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện là cần thiết, thực hiện theo từng học kỳ và năm học, nhằm phục vụ hiệu quả cho các đối tượng người dùng khác nhau.
Ban Lãnh đạo TT TT - TV cần tích cực hợp tác với các Khoa chuyên môn nhằm đánh giá và cập nhật nguồn tài liệu một cách nhanh chóng và kịp thời.
3.2.2 Giải pháp đối với kho lưu trữ nguồn lực thông tin truyền thống
Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP HCM đang lên kế hoạch di dời và xây dựng trụ sở mới, dẫn đến việc mở rộng kho chứa nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện gặp nhiều khó khăn Do đó, Trung tâm cần áp dụng các biện pháp để khắc phục những điểm yếu trong tổ chức kho nguồn lực thông tin trong điều kiện cơ sở vật chất hiện tại.
Khắc phục những điểm yếu của công tác tổ chức nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện;
Nâng cao hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin của người sử dụng
Để tối ưu hóa không gian lưu trữ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, cần khảo sát và chuyển kho các nguồn tài liệu tham khảo ít sử dụng Đối với khóa luận và đồ án tốt nghiệp, nên trưng bày và sắp xếp những tác phẩm có điểm cao theo Khoa chuyên môn, đồng thời thực hiện số hóa để đáp ứng nhu cầu của người dùng Đối với báo và tạp chí, cần cải tạo kệ trưng bày thành kệ treo tường nhằm tiết kiệm không gian và tạo điểm nhấn, đồng thời trưng bày những số mới nhất trong vòng một tuần để mang lại sự gọn gàng cho người sử dụng Cuối cùng, cần số hóa các số báo và tạp chí trước đó để xây dựng cơ sở dữ liệu bài trích.
Mở thêm kho sách tại cơ sở 3 để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của sinh viên, đồng thời giải phóng không gian lưu trữ tại trụ sở chính, tạo sự thoải mái cho người sử dụng.
Trung tâm Thông tin – Thư viện cần thường xuyên khảo sát thực trạng tại các kho để kịp thời đánh giá hiệu quả hoạt động của kho;
Ban Giám hiệu xem xét phê duyệt cho Trung tâm Thông tin – Thư viện thực hiện kế hoạch mở phòng đọc cơ sở 3;
Dựa trên tình hình hiện tại, Trung tâm Thông tin – Thư viện cần chủ động và sáng tạo trong việc cải tạo không gian học tập, đảm bảo bố trí và sắp xếp hợp lý để nâng cao hiệu quả sử dụng.
3.2.3 Đẩy mạnh công tác số hóa nguồn lực thông tin
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM không ngừng nỗ lực nâng cao nguồn lực thông tin để đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên Mặc dù nguồn lực hiện tại đã tương đối đầy đủ, nhưng vẫn tồn tại hạn chế về số lượng bản in so với sinh viên, đặc biệt ở các chuyên ngành hẹp như quản lý đất đai, khí tượng học, và tài nguyên nước, với nhiều tài liệu chưa được cập nhật Thêm vào đó, kho sách tại trụ sở chính có diện tích nhỏ không đủ phục vụ cho sinh viên học tại nhiều cơ sở khác nhau Do đó, số hóa nguồn lực thông tin được xem là giải pháp tối ưu để cải thiện tổ chức và quản lý tài nguyên tại Trung tâm.
Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu sang định dạng số, giúp tài liệu dễ dàng truy cập và sử dụng trong môi trường số Trong bối cảnh hiện tại của Trung tâm Thông tin – Thư viện, số hoá tài liệu trở thành giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin.
Xây dựng nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng Định hướng phát triển Trung tâm Thông tin – Thư viện thành trung tâm học liệu hiện đại, liên thông với các thư viện bên ngoài Cung cấp nguồn lực thông tin chất lượng cao để tạo ra môi trường thông tin hiện đại và phong phú.
Khắc phục những điểm yếu của công tác tổ chức NLTT truyền thống
Nâng cao hiệu quả phục vụ trong học tập, nghiên cứu và giảng dạy tại trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM trong kỷ nguyên thông tin là mục tiêu quan trọng.
Lựa chọn nguồn lực thông tin truyền thống cần số hoá dựa theo các tiêu chí sau: