QUY CHẾ LÀM VIỆC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 69-2 NĂM 2018

Signature Not Verified Ký bởi: PHÙNG PHƯƠNG LINH Ký ngày: 9/5/2018 22:20:37 TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM-CTCP CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 69-2 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hải Phòng, ngày 19 tháng 05 năm 2018 Dự thảo QUY CHẾ LÀM VIỆC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 69-2 NĂM 2018 Căn cứ: - Luật Doanh nghiệp Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 văn hướng dẫn thi hành; - Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần LILAMA 69-2 Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Lilama 69-2 xây dựng Dự thảo Quy chế làm việc Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 sau: I Mục đích - Đảm bảo trình tự, nguyên tắc ứng xử, biểu Đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty cổ phần Lilama 69-2 điễn quy định thành công tốt đẹp - Các nghị Đại hội đồng cổ đơng thể ý chí thống Đại hội đồng cổ đông, đáp ứng nguyện vọng quyền lợi cổ đông pháp luật Đối tượng phạm vi áp dụng II - Đối tượng: tất cổ đông, người đại diện (người ủy quyền) khách mời tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Công ty cổ phần Lilama 69-2 phải chấp hành, tuân thủ quy định quy chế này, Điều lệ công ty quy định hành pháp luật - Phạm vi áp dụng: Quy chế sử dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Công ty cổ phần Lilama 69-2 Giải thích thuật ngữ/từ ngữ viết tắt III - Cơng ty : Công ty cổ phần Lilama 69-2 - HĐQT : Hội đồng quản trị - BKS : Ban kiểm soát - BTC : Ban tổ chức Đại hội - ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông IV Đại biểu : Cổ đông, người đại diện (người ủy quyền) Nội dung quy chế Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông - ĐHĐCĐ tiến hành có số đại biểu tham dự đại diện 51% tổng số cổ phần có quyền biểu - Trường hợp khơng có đủ số lượng đại biểu cần thiết vòng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, người triệu tập họp huỷ họp ĐHĐCĐ phải triệu tập lại vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày dự định tổ chức ĐHĐCĐ lần thứ Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại tiến hành có thành viên tham dự cổ đông đại diện uỷ quyền dự họp đại diện cho ba mươi ba phần trăm (33%) tổng số phiếu biểu - Trường hợp đại hội lần thứ hai không tiến hành khơng có đủ số đại biểu cần thiết vịng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba triệu tập vịng hai mươi (20) ngày kể từ ngày dự định tiến hành đại hội lần hai Trong trường hợp này, họp Đại hội đồng cổ đông tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu cổ đơng dự họp có quyền định tất vấn đề dự kiến phê chuẩn ĐHĐCĐ lần thứ Điều kiện cổ đông tham dự đại hội - Các cổ đông Công ty theo danh sách chốt đến ngày 18/04/2018 có quyền tham dự ĐHĐCĐ - Cổ đơng trực tiếp ủy quyền cho đại diện tham dự Trường hợp có nhiều người đại diện ủy quyền theo quy định pháp luật cử tham dự phải xác định số cổ phần số phiếu bầu người đại diện Khách mời Đại hội - Tổng công ty lắp máy Việt Nam – CTCP; Cơng ty TNHH kiểm tốn AFC Việt Nam- Chi nhánh phía Bắc - Đơn vị kiểm tốn báo cáo tài năm 2017 - Là chức danh quản lý công ty, thành viên BTC đại hội cổ đông công ty - Khách mời phát biểu đại hội Chủ tọa đại hội mời, có đăng ký trước với BTC Chủ tọa đại hội đồng ý Đại biểu tham dự đại hội phải tuân thủ quy định sau: - Đúng giờ, trang phục lịch sự, trang trọng, tuân thủ việc làm kiểm tra an ninh (nếu có), giấy tờ tùy thân v.v…theo yêu cấu BTC Đại hội - Nhận hồ sơ tài liệu Đại hội phận đón tiếp trước hội trường Đại hội - Cổ đơng đến muộn có quyền đăng ký tham dự sau có quyền tham gia biểu Đại hội Chủ tọa trách nhiệm dừng Đại hội cổ đơng đến muộn đăng ký tham gia dự; kết biểu vấn đề tiến hành biểu trước đại biểu đến tham dự khơng bị ảnh hưởng - Để điện thoại chế độ rung tắt máy, cần ngồi đàm thoại - Người ủy quyền tham dự Đại hội không ủy quyền cho người thứ ba tham dự Đại hội - Khơng hút thuốc phịng Đại hội - Trường hợp có đại biểu khơng tn thủ quy định kiểm tra biện pháp, quy định nói Chủ tọa sau xem xét cách cẩn trọng, từ chối trục xuất đại biểu nói khỏi nơi diễn Đại hội để đảm bảo Đại hội diễn cách bình thường theo chương trình kế hoạch Chủ tọa Đoàn chủ tịch - Đoàn Chủ tịch Đại hội gồm 05 người: 01 Chủ tịch 04 thành viên Chủ tịch Hội đồng quản trị Chủ tịch đoàn Chủ tịch Chủ tọa ĐHĐCĐ; Chủ toạ điều hành công việc Đại hội theo nội dung, chương trình mà Hội đồng quản trị dự kiến thơng qua trước Đại hội - Nhiệm vụ Đoàn Chủ tịch: a Điều hành hoạt động ĐHĐCĐ theo chương trình ĐHĐCĐ thơng qua; b Hướng dẫn đại biểu Đại hội thảo luận nội dung có chương trình; c Trình dự thảo, kết luận vấn đề cần thiết để Đại hội biểu quyết; d Trả lời vấn đề cổ đông yêu cầu e Giải vấn đề phát sinh suốt trình Đại hội - Nguyên tắc làm việc Đoàn Chủ tịch: Đoàn Chủ tịch làm việc theo nguyên tắc tập thể, tập trung dân chủ, định theo đa số Thư ký đại hội - Chủ tọa cử người làm Thư ký ĐHĐCĐ - Nhiệm vụ quyền hạn: a Ghi chép đầy đủ, trung thực nội dung Đại hội; b Hỗ trợ Chủ tọa công bố thông tin liên quan đến họp ĐHĐCĐ thông báo đến cổ đông quy định theo pháp luật Điều lệ Công ty; c Lập Biên họp soạn thảo Nghị ĐHĐCĐ; d Tiếp nhận phiếu đăng ký phát biểu Đại biểu - Chủ tọa thư ký ĐHĐCĐ có quyền thực biện pháp cần thiết để điều khiển họp cách cẩn trọng hợp lý, có trật tự, theo chương trình thơng qua phản ánh mong muốn đa số Đại biểu dự họp Ban kiểm tra tư cách cổ đông - Ban kiểm tra tư cách cổ đông Đại hội gồm 03 người (bao gồm 01Trưởng ban 02 thành viên), Trưởng ban kiểm sốt cơng ty làm trưởng ban - Nhiệm vụ ban kiểm tra tư cách cổ đông: a Ban kiểm tra tư cách cổ đơng Đại hội có trách nhiệm kiểm tra tư cách tình hình cổ đơng, đai diện cổ đông đến dự họp; b Trưởng ban kiểm tra tư cách cổ đơng báo cáo ĐHĐCĐ tình hình cổ đông dự họp Ban bầu cử, kiểm phiếu - Ban kiểm phiếu Chủ tọa giới thiệu (không người) để Đại hội thông qua biểu cách giơ Thẻ biểu - Nhiệm vụ Ban kiểm phiếu: a Phổ biến nguyên tắc, thể lệ, hướng dẫn cách thức biểu quyết, bầu cử; b Kiểm ghi nhận phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử; lập biên kiểm phiếu, công bố kết quả, chuyển biên cho Chủ tọa phê chuẩn kết biểu quyết, bầu cử; c Nhanh chóng thơng báo kết biểu quyết, bầu cử cho Thư ký Đại hội; d Xem xét báo cáo Đại hội trường hợp vi phạm thể lệ biểu quyết, bầu cử đơn thư khiếu nại kết biểu quyết, bầu cử Phát biểu Đại hội - Đại biểu tham dự đại hội muốn phát biểu ý kiến phải đồng ý Chủ tọa Đại hội Đại biểu phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình Đại hội thơng qua - Đại biểu gửi ý kiến văn cho Thư ký Đại hội tổng hợp báo cáo Chủ tọa Chủ tọa Đại hội xếp mời đại biểu phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp trực tiếp ý kiến cổ đông Đại hội ghi nhận trả lời sau văn 10 Thể lệ biểu Đại hội a Các quy định chung biểu - Tất vấn đề chương trình nội dung họp - Mỗi cổ phần có quyền biểu sở hữu đại diện sở hữu ứng với đơn vị biểu - Mỗi đại biểu đến tham dự Đại hội cấp 01 Thẻ biểu quyết, 01 Phiếu biểu Trên Thẻ biểu Phiếu biểu có ghi mã đại biểu, họ tên, số cổ phần sở hữu và/hoặc ủy quyền có quyền biểu đại biểu Thẻ biểu Phiếu biểu Cơng ty in, đóng dấu treo gửi trược tiếp cho đại biểu Đại hội b.Thể thức biểu trình tự xin ý kiến biểu - Từng vấn đề đưa trước Đại hội thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ xin ý kiến theo trình tự: + Đồng ý (tán thành) với nội dung vừa đệ trình; + Khơng đồng ý (khơng tán thành) với nội dung vừa đệ trình; + Khơng có ý kiến nội dung vừa đệ trình - Khi tiến hành biểu Đại hội, cổ đông tiến hành biểu thông qua nội dung hai phương thức sau: + Phương thức giơ Thẻ biểu quyết: Khi tiến hành biểu Đại hội, đại biểu giơ Thẻ biểu lên cao hướng phía Chủ tịch đồn.Trường hợp đại biểu không giơ Thẻ biểu ba lần (biểu đồng ý, khơng đồng ý, khơng có ý kiến) vấn đề xem biểu đồng ý vấn đề Trường hợp Đại biểu giơ Thẻ biểu ba lần hai ba lần biểu (đồng ý và/hoặc không đồng ý /hoặc khơng có ý kiến) vấn đề xem biểu không đồng ý vấn đề Theo hình thức biểu giơ Thẻ biểu quyết, thành viên Ban kiểm phiếu đánh dấu mã cổ đông phiếu biểu tương ứng cổ đông đồng ý, không đồng ý, không ý kiến + Phương thức điền vào phiếu biểu quyết: Đối với nội dung, cổ đông chọn ba phương án “Đồng ý”, “Khơng đồng ý”, “Khơng có ý kiến” in sẵn phiếu biểu dấu “X” “V” vào chọn Phương thức dùng để thông qua báo cáo Hội đồng quản trị, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo Ban kiểm soát nội dung thuộc tờ trình Đại hội Sau hồn tất tất nội dung cần biểu Đại hội, cổ đông bỏ Phiếu biểu vào thùng phiếu kín niêm phong Đại hội theo hướng dẫn Ban kiểm phiếu c Tính hợp lệ Phiếu biểu - Phiếu biểu hợp lệ phiếu theo mẫu in sẵn BTC phát ra, khơng tẩy xóa, cạo sửa, rách, nát,…Khơng viết thêm nội dung khác ngồi quy định cho phiếu phải có chữ ký, chữ ký phải có đầy đủ họ tên viết tay Đại biểu tham dự Trên phiếu biểu quyết, nội dung biểu (báo cáo, tờ trình) hợp lệ đại biểu đánh dấu chọn (01) ba (03) ô vuông biểu Nội dung biểu (báo cáo, tờ trình) khơng hợp lệ nội dung không theo quy định nội dung biểu hợp lệ - Phiếu biểu không hợp lệ: phiếu ghi thêm nội dung khác vào Phiếu biếu quyết; Phiếu biểu không theo mẫu in sẵn BTC phát ra, phiếu khơng có dấu đỏ Cơng ty, tẩy xóa, cạo sửa, tất nội dung biểu phiếu biểu không hợp lệ d Ghi nhận kết biểu - Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ thu, ghi nhận phiếu biểu - Ban kiểm phiếu kiểm tra số phiếu đồng ý, khơng đồng ý, khơng có ý kiến nội dung chịu trách nhiệm ghi nhận, thống kê báo cáo kết kiểm phiếu biểu ĐHĐCĐ e Tỷ lệ tối thiểu cần đạt biểu Các vấn đề Đại hội thơng qua có từ 51% trở lên tổng số cổ phần biểu tất cổ đông dự họp tán thành 11 Biên bản, Nghị họp ĐHĐCĐ Biên họp nghị ĐHĐCĐ phải đọc thông qua trước bế mạc Đại hội V Thực - Tất đại biểu, người đại diện, khách mời tham dự Đại hội có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ nội dung quy định quy chế này, quy định, nội quy, quy chế quản trị hành Cơng ty quy định pháp luật có liên quan - Người triệu tập ĐHĐCĐ có quyền: + Yêu cầu tất đại biểu dự họp chịu kiểm tra biện pháp an ninh khác; + u cầu quan có thẩm quyền trì trật tự họp; + Trục xuất đại biểu không tuân thủ quyền điều hành Chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường họp không tuân thủ yêu cầu kiểm tra an ninh khỏi họp ĐHĐCĐ - Các nội dung không quy định chi tiết quy chế thống áp dụng theo quy định Điều lệ Công ty, Luật doanh nghiệp 2014 văn pháp luật hành Nhà nước Quy chế có hiệu lực sau Đại hội đồng cổ đông Công ty biểu thông qua T.M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Trương Đức Thành TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM – CTCP CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 69-2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Dự thảo BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2018 Kính gửi: Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Lilama 69-2 (HĐQT) thực quyền hạn nhiệm vụ Hội đồng quản trị theo qui định Pháp luật điều lệ công ty Hội đồng quản trị xin báo cáo Đại hội đồng cổ đông kết hoạt động năm 2017 định hướng nhiệm vụ năm 2018 sau: PHẦN 1: HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ NĂM 2017 I Về quản trị Công ty: Thực nhiệm vụ quyền hạn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần LILAMA 69-2 Nghị Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 ngày 29/04/2017 Hội đồng quản trị Công ty năm 2017 họp 23 phiên, họp thường niên tập trung hàng quý HĐQT có tham gia Trưởng ban kiểm soát Trên sở phương hướng nhiệm vụ năm 2017 Đại hội đồng cổ đông thường niên thông qua, HĐQT thường xuyên giám sát kiểm tra đánh giá tình hình để có đạo kịp thời nhằm góp phần hoàn thành nhiệm vụ SXKD năm Hội đồng quản trị họp định kỳ để kế hoạch, quý sau có tổng kết đánh giá hoạt động theo nghị Quý trước nghị đạo mặt hoạt động Công ty để giao Tổng giám đốc tổ chức thực hiện, gồm nội dung sau: - Chỉ đạo Tổng giám đốc điều hành hoạt động SXKD theo quy định pháp luật hành, thực công khai minh bạch thông tin theo quy định - Năm 2017 sửa đổi ban hành Quy chế khoán; Quy chế hoạt động Nhà máy chế tạo TBLB An Lão; Quy chế tổ chức hội nghị người lao động,… bổ sung vào hệ thống quản trị công ty - Theo nguyện vọng cá nhân miễn nhiệm chức vụ kế toán trưởng Bà Nguyễn Thị Hồng Hạnh bổ nhiệm bà Trần Thị Hường giữ chức vụ kế tốn trưởng kể từ ngày 2/4/2018 - Cơng ty thực việc bổ nhiệm lại có thời hạn ông Vũ Kế Chương giữ chức vụ Tổng giám đốc công ty kể từ ngày 11/4/2018 Về nhân thành viên HĐQT năm 2017: STT Họ tên Chức danh Trương Đức Thành Chủ tịch HĐQT Vũ Kế Chương Thành viên HĐQT Trần Xuân Trường Thành viên HĐQT Lê Thị Minh Thành viên HĐQT Ghi Đỗ Tiến Thành Thành viên HĐQT II Kết đạo thực Nghị ĐHĐCĐ thường niên năm 2017 Hội đồng quản trị không thành lập tiểu ban mà phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên phụ trách lĩnh vực cụ thể, thành viên HĐQT chủ động triển khai nội dung nghị đề góp phần hồn thành nhiện vụ năm 2017 Năm 2017 công ty hoàn thành tiêu kế hoạch, so với năm 2016 cụ thể sau: doanh thu 447tỷ/370tỷ tăng 20,8%, vốn chủ sở hữu 109,3tỷ/96,54tỷ tăng 13,2%, tổng tài sản 592tỷ/517tỷ tăng 14,4%, lợi nhuận trước thuế 1,18 tỷ (Chi tiết có báo cáo kết SXKD công ty năm 2017) Công ty năm qua hoạt động đầu tư ngồi doanh nghiệp, tồn nguồn lực đầu tư phát triển công ty với hệ số bảo toàn phát triển vốn là: 1,13 Trong năm 2017 cơng ty tích cực thu sếp vốn thực nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, cụ thể số nộp ngân sách: 28,91 tỷ; số nộp Bảo hiểm là: 14 tỷ đồng Tuy nhiên khó khăn lũy kế năm trước để lại nên cơng ty chưa hồn thành nghĩa vụ nộp thuế (cuối năm 2016 nợ 24,6 tỷ, đến 31-12-2017 nợ ngân sách 4,2 tỷ đồng) Căn điều 132 Luật doanh nghiệp hành “Công ty trả cổ tức cổ phần phổ thông hoàn thành nghĩa vụ thuế nghĩa vụ tài khác theo quy định pháp luật” Chính việc chia cổ tức năm 2017 chưa thực được, mong cổ đông chia sẻ Về tổng quỹ lương, thù lao thực cán quản lý, điều hành: tổng chi cho năm 2017 là: 2.470.516.000 đồng Trong đó: + Tổng tiền lương 2017 : 2.218.576.000 đồng + Tổng quỹ thù lao năm 2017 : 251.940.000 đồng Chi tiết lương Thù lao Hội đồng quản trị Ban kiểm soát sau: + Lương Chủ tịch HĐQT : 295.000.000 đồng + Thù lao thành viên HĐQT : 163.560.000 đồng + Lương Trưởng Ban kiểm soát : 174.000.000 đồng + Thù lao thành viên BKS : 58.920.000 đồng Về tăng vốn điều lệ: Công ty hoàn thành kế hoạch tăng vốn điều lệ năm 2017 Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hải Phòng cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần thứ ngày 29/12/2017 Trong đó: + Vốn điều lệ trước tăng : 57.418.170.000 đồng + Vốn điều lệ sau tăng : 82.982.430.000 đồng CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 69-2 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2018 CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 69-2 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2018 PHIẾU BẦU CỬ BAN KIỂM SOÁT MÃ ĐẠI BIỂU: L62.0001 Họ tên Đại biểu: NGUYỄN VĂN A Số lượng cổ phần sở hữu: 100.000 cổ phần Số lượng cổ phần nhận ủy quyền: cổ phần Tổng số lượng cổ phần đại diện: 100.000 cổ phần Tổng số lượng phiếu bầu: 100.000 phiếu bầu Tôi đồng ý bầu bổ sung 01 (một) thành viên Ban kiểm soát nhiệm kỳ 2014-2019 sau: Bầu dồn phiếu Số phiếu bầu STT Họ tên ứng viên (cho ứng viên) (cho ứng viên) Nguyễn Văn D  Nguyễn Văn B  Hướng dẫn: Nếu bầu dồn toàn số phiếu cho nhiều ứng viên, Đại biểu đánh dấu vào ô “Bầu dồn phiếu” ứng viên tương ứng Nếu bầu số phiếu không cho nhiều ứng viên, Đại biểu ghi rõ số phiếu bầu vào ô “Số phiếu bầu” ứng viên tương ứng  Ngày 19 tháng 05 năm 2018 (Ký Ghi rõ họ tên)