Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty GOLD transport logistics corporation (GOLDTRANS)

MỞ ĐẦU: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong bối cảnh tồn cầu hóa diễn ngày sâu rộng,Việt Nam nỗ lực hịa vào phát triển khơng ngừng nghỉ kinh tế tồn cầu, việc để trở thành thành viên thức tổ chức thương mại giới (WTO) tạo hội cho Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới, phát triển kinh tế nước nhà góp phần thực thắng lợi cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Đảng Nhà Nước đề Trên thực tế, ngoại thương đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trình phát triển kinh tế xã hội quốc gia giới Càng mở rộng cửa hịa nhập ngoại thương lại khẳng định vị trí quan trọng Hoạt động ngoại thương phát triển hoạt động vận tải giao nhận phát triển lớn mạnh yếu tố trung gian quan trọng giúp cho trình xuất nhập diễn thuận lợi đạt kết tốt Với lợi địa lý thuận tiện, tiềm phát triển tương lai với quan tâm đầu tư mức Chính phủ thời gian qua, hoạt động giao nhận vận tải Việt Nam phát triển ngày lớn mạnh số lượng lẫn chất lượng đóng góp lớn vào tổng thu nhập quốc dân hàng năm đất nước, xứng đáng ngành chiếm vị trí quan trọng cần nhà nước ưu tiên ý đầu tư phát triển Tuy nhiên, doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận vận tải Việt Nam phải chịu cạnh tranh gay gắt từ phía doanh nghiệp nước ngồi với vốn, kinh nghiệm quy mô vô lớn Cơ hội để phát triển lớn từ tiềm sẵn có thách thức đặt doanh nghiệp giao nhận vận tải lại lớn Trong trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn để khẳng định vị thế, mở rộng quy mô, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Để thực thành cơng chiến lược phát triển mà doanh nghiệp đề ngắn hạn dài hạn doanh nghiệp cần có giải pháp cụ thể cần thực giải pháp thực tế Có ngành giao nhận vận tải Việt Nam phát triển vượt bậc ngày lớn mạnh Trong hình thức giao nhận, hình thức giao nhận container qua đường biển phát triển Việt Nam Có nhiều nguyên nhân phát triển dịch vụ giao nhận đường biển Việt Nam nước ta có chiều dài đường biển lớn, vận tải container qua đường biển vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí thấp qng đường vận chuyển dài… Đó ưu điểm mà nhiều phương thức vận chuyển khác khó có Vận chuyển container qua đường biển chí làm thay đổi cấu hàng hóa cấu thị trường buôn bán quốc tế Tuy nhiên dịch vụ giao nhận container qua đường biển ngành mẻ doanh nghiệp Việt Nam, với nhiều ưu điểm mà trội chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận Làm để cơng ty cung cấp dịch vụ chất lượng thỏa mãn phát triển xuất nhập hàng hóa ln câu hỏi quan trọng công ty giao nhận quốc tế Trong q trình thực tập cơng ty GOLDTRANS, em nhận thấy doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực giao nhận vận tải, đặc biệt giao hàng xuất đường container qua đường biển Mặc dù có sở vật chất đại, nguồn nhân lực chất lượng cao, với mơ hình kinh doanh hiệu q trình giao hàng xuất container, công ty gặp nhiều khó khăn, rủi ro phải nhiều thời gian, chi phí để khắc phục chúng Vì vậy, thấy việc phân tích quy trình giao hàng xuất cơng ty GOLDTRANS từ đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container vấn đề đáng quan tâm Đây vấn đề cấp thiết không cơng ty GOLDTRANS mà cịn hầu hết cơng ty giao nhận nói chung đứng trước bối cảnh hội nhập với gia tăng nhu cầu xuất khẩu, cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nước Nhận thức tầm quan trọng thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nói chung quy trình giao hàng xuất container đường biển nói riêng công ty GOLDTRANS, định nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất container công ty GOLD TRANSPORT LOGISTICS CORPORATION (GOLDTRANS)” 1.2.Tổng quan vấn đề nghiên cứu Xuất phát từ tính cấp thiết đề tài với thực trạng quy trình giao hàng xuất container qua đường biển cơng ty GOLDTRANS, em thấy quy trình dù giản đơn hay phức tạp, đại hay khó hoạt động hiệu điều kiện mà cần phải hồn thiện theo thời gian, cho phù hợp với hoàn cảnh, nhu cầu Khi lựa chọn đề tài này, em tìm hiểu số khóa luận sinh viên khóa trước thấy có nhiều đề tài nghiên cứu vấn đề hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng hóa doanh nghiệp như: - Quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển công ty cổ phần thương mại vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2013) - Hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2014) Các vấn đề nghiên cứu qua đề tài thể đầy đủ chi tiết quy trình giao nhận hàng xuất đường biển doanh nghiệp, nhiên chưa thực đặt bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, với thay đổi hoạt động giao nhận nói riêng hoạt động ngoại thương nói chung Mặt khác, viết chưa đưa giải pháp cụ thể nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container, từ đẩy mạnh hoạt động giao nhận nói chung Vì vậy, từ việc nghiên cứu tài liệu với q trình thực tập cơng ty GOLDTRANS, nhận thấy đề tài “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển container công ty GOLDTRANS” đề tài cấp thiết bối cảnh 1.3 Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu vấn đề sau: - Hệ thống vấn đề lý thuyết quy trình giao hàng xuất container doanh nghiệp giao nhận vận tải, logistics - Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất vận chuyển container cơng ty GOLDTRANS Phân tích thực trạng nhằm đánh giá mặt đạt tồn quy trình giao hàng xuất vận chuyển container công ty GOLDTRANS - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container công ty GOLDTRANS 1.4 Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu quy trình giao hàng xuất container cơng ty GOLDTRANS 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Đề tài sâu nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng xuất đường container công ty GOLDTRANS Trong nghiên cứu cơng ty GOLDTRANS với vai trị người mơi giới hải quan, đại lý người gom hàng - Về thời gian: đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất đường biển công ty GOLDTRANS lấy số liệu năm, từ 20144 2017 Giải pháp cho đề tài định hướng áp dụng năm, từ 20182022 - Về không gian: đề tài nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất container công ty GOLDTRANS 1.6 Phƣơng pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu  Phương pháp thu thập liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp thu thập phương pháp quan sát thực tế thông qua trình thực tập tìm hiểu, làm việc tiếp xúc trực tiếp vấn cán nhân viên công ty đánh giá chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng xuất container phòng kinh doanh hàng xuất công ty Kết ban đầu cung cấp thông tin hoạt động giao hàng xuất container doanh nghiệp nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng xuất container  Phương pháp thu thập liệu thứ cấp Nguồn liệu thứ cấp sử dụng khóa luận dựa sở liệu thu thập từ: - Nguồn liệu nội công ty GOLDTRANS như: báo cáo báo cáo tài chính; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết hoạt động kinh doanh; báo cáo phòng xuất nhập giai đoạn từ 2014 – 2017 - Nguồn liệu bên viết có liên quan đăng báo, tạp chí 1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý liệu  Phương pháp thống kê Phương pháp thống kê phương pháp thu thập, phân loại thông tin số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát mặt đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp sử dụng để đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất container công ty GOLDTRANS thông qua liệu thu thập từ tài liệu nội Công ty giai đoạn 2014 – 2017  Phương pháp phân tích Phương pháp phân tích cách thức sử dụng trình tư logic để nghiên cứu so sánh mối quan hệ đáng tin cậy liệu thống kê từ tài liệu nội hiệu hoạt động cơng ty, qua đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất container cơng ty GOLDTRANS góp phần đánh giá tính hợp lý không hợp lý liệu  Phương pháp tổng hợp Tổng hợp lại phân tích so sánh để đưa nhận xét đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất container cơng ty GOLDTRANS từ đưa đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện nhằm quy trình giao hàng xuất container cơng ty 1.7 Kết cấu khóa luận Ngồi lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, từ viết tắt tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận gồm chương sau: Chƣơng 1: Cơ sở lí luận quy trình giao hàng xuất container doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế Chƣơng 2: Thực trạng quy trình giao hàng xuất container công ty GOLDTRANS Chƣơng 3: Định hướng phát triển đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container công ty GOLDTRANS CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ 1.1 Khái quát dịch vụ giao hàng xuất container 1.1.1 Khái niệm container Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), container hàng hóa (freight container) cơng cụ vận tải có đặc tính bền vững đủ độ tương ứng phù hợp cho việc sử dụng lại; thiết kế đặc biệt để chở hàng hay nhiều phương thức vận tải, mà không cần phải dỡ đóng lại dọc đường; lắp đặt thiết bị cho phép xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt chuyển từ phương thức vận tải sang phương thức vận tải khác; thiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào rút hàng khỏi container; tích bên mét khối (35,3 ft khối) 1.1.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận container Theo Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận (FIATA) đưa khái niệm lĩnh vực sau: “giao nhận vận tải dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ phụ trợ tư vấn có liên quan đến dịch vụ kể trên, bao gồm không giới hạn vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích thức, mua bảo hiểm hàng hóa thu tiền hay chứng từ liên quan đến hàng hóa.” Giao nhận vận tải container dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng container, người giao nhận ( freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực dịch vụ 1.1.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng container Gửi hàng container khác với phương pháp gửi hàng truyền thống Trong gửi hàng container có ba cách gửi hàng:  Gửi hàng nguyên container (FCL – Full container load) - Thuật ngữ FCL – Full container loaded hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếp nguyên nhiều container, người gửi hàng người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng vào dỡ hàng khỏi container - Trường hợp áp dụng: Khi người mua hàng có khối lượng hàng hóa lớn đồng đủ chứa đầy nhiều container - Theo cách gửi FCL/ FCL, trách nhiệm giao nhận, bốc dỡ chi phí khác phân chia sau:  Trách nhiệm người gửi hàng (Shipper) Người gửi hàng FCL có trách nhiệm: – Thuê vận chuyển container rỗng kho nơi chứa hàng để đóng hàng – Ðóng hàng vào container kể việc chất xếp, chèn lót hàng container – Ðánh mã ký hiệu hàng ký hiệu chuyên chở – Làm thủ tục hải quan niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất – Vận chuyển giao container cho người chuyên chở bãi container (CY), đồng thời nhận vận đơn người chuyên chở cấp – Chịu chi phí liên quan đến thao tác nói Việc đóng hàng vào container tiến hành trạm đóng hàng bãi container người chuyên chở Người gửi hàng phải vận chuyển hàng hóa bãi container đóng hàng vào container  Trách nhiệm người chuyên chở (Carrier) Người chuyên chở có trách nhiệm sau: – Phát hành vận đơn cho người gửi hàng – Quản lý, chăm sóc, gửi hàng hóa chất xếp container từ nhận container bãi container (container yard) cảng gửi giao hàng cho người nhận bãi container cảng đích – Bốc container từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở, kể việc chất xếp container lên tàu – Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích – Giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ bãi container – Chịu chi phí thao tác nói  Trách nhiệm người nhận chở hàng Người nhận chở hàng cảng đích có trách nhiệm: – Thu xếp giấy tờ nhập làm thủ tục hải quan cho lơ hàng – Xuất trình vận đơn (B/L) hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng bãi container – Vận chuyển container kho bãi mình, nhanh chóng rút hàng hồn trả container rỗng cho người chuyên chở (hoặc công ty cho thuê container) – Chịu chi phí liên quan đến thao tác kể trên, kể chi phí chuyên chở container bãi chứa container  Gửi hàng lẻ (Less than container load) - Thuật ngữ LCL – Less than container loaded hiểu là: Những lô hàng lẻ đóng chung container mà người gom hàng (người chuyên chở người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng dỡ hàng vào – container - Trường hợp áp dụng: Khi gửi hàng, hàng không đủ để đóng nguyên container, chủ hàng gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ  Trách nhiệm người gửi hàng ngoại ngữ tốt, tạo nên môi trường làm việc thân thiện hiệu công việc cao - Nhờ thiết lập nhiều mối quan hệ thân thiết đặc biệt với hãng tàu khu vực quốc tế, cơng ty linh động việc xếp hành trình cho hàng hóa, đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng, - Tiếp thị trường khách hàng cơng ty phong phú Cơng ty có mạng lưới đại lí rộng khắp mối quan hệ với hãng tàu, hãng hàng khơng uy tín : Hanjin, OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline, MH cargo… cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển đường hàng không, đường biển nội địa Công ty xây dựng trì khách hàng lớn, thường xuyên trung thành như: công ty TNHH Dainichi color Việt Nam, công ty TNHH Honda trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam, công ty Toyota Tsusho , công ty lớn, có lượng hàng xuất ổn định - Về chất lượng dịch vụ, hoạt động cung cấp dịch vụ GOLDTRANS tổ chức thực theo quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, mô tả rõ ràng chức nhiệm vụ cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực Do vậy, Công ty đảm bảo tính ổn định chất lượng dịch vụ cao - Đồng thời, quy mô công ty mở rộng đa dạng hóa dịch vụ cung cấp cho khách hàng Hiện nay, cơng ty có kế hoạch thành lập riêng phận chuyên trách vận tải đường biển nhằm chun mơn hóa, phát huy lợi vốn có cơng ty đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt 2.4.2 Những tồn - Trong giai đoạn quy trình + Khi làm chứng từ xuất 47 Tuy có trình độ chun mơn cao q trình làm chứng từ, đôi lúc nhân viên công ty để xảy sai sót sai số vận đơn, sai số lượng, khối lượng hàng hóa ghi chứng từ,… gây ảnh hưởng đến tiến trình chung + Khi thơng quan hàng xuất Phần mềm hải quan trực tuyến bước tiến giúp cho doanh nghiệp rút ngắn thời gian chi phí khai hải quan Tuy nhiên, phần mềm ứng dụng vào hoạt động khai báo hải quan công ty nên xảy nhiều sai sót thao tác nhập số liệu Các lỗi sai phổ biến sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng, sai hóa đơn thương mại,…Điều làm cho q trình thơng quan hàng hóa bị chậm trễ gây tốn nhiều chi phí Bên cạnh đó, số cán hải quan tư lợi riêng mình, gây khó dễ nhằm u cầu thêm lệ phí làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh, gây khó khăn hạch tốn với khách hàng - Với tồn quy trình nói chung Quy trình cịn chịu chi phối tác động bên ngồi doanh nghiệp mà doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt hết được: khách hàng, hãng tàu, công ty bảo hiểm, quan hải quan, Thời gian giao nhận bị chậm trễ liên kết GOLDTRANS với hãng tàu đơn vị vận chuyển khác lỏng lẻo, chưa ăn khớp dẫn đến kế hoạch giao hàng gặp nhiều khó khăn Đặc biệt lô hàng phải chuyển tiếp qua nhiều tàu khác dễ gặp cố mát, hư hỏng hàng hóa, hàng hóa lên tàu muộn, thiếu tờ khai,… 2.4.3 Nguyên nhân tồn - Vì quy trình có chun mơn hóa sâu, cơng việc phân chia cụ thể cho phận, nên xảy cố khâu quy trình có phận chun mơn giải có họ hiểu cơng việc mà họ làm Và điều ảnh hưởng đến trình giao hàng xuất 48 - Công tác đào tạo nhân viên chưa thực hiệu Kinh nghiệm người lao động số phận yếu Với nhân viên vào công ty, việc đào tạo nhận việc chưa Họ thường nhân viên cũ đào tạo trực tiếp công việc mà chưa hệ thống hóa quy trình làm việc nên bắt tay vào thường lúng túng, mắc lỗi chưa thật hiểu cơng việc mà biết cách làm - Đội ngũ nhân viên chưa đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt nhân viên làm công tác giao nhận hàng nguyên hàng lẻ Bởi lẽ nhân viên phụ trách mảng luôn phải làm việc tải áp lực thời gian giao hàng với khách hàng Vì đơi lúc họ mệt mỏi suất lao động chưa cao Một phần nguyên nhân việc bố trí phân cơng cơng việc chưa hợp lý Những nhân viên làm khâu “tổng hợp” nhiều lại việc, nên đơi lúc họ có nhiều thời gian rảnh Ngồi kết hoạt động giao hàng xuất cơng ty cịn bị ảnh hưởng do: - Vấn đề cạnh tranh lĩnh vực dịch vụ vận tải, khai thác cảng biển diễn ngày gay gắt, Việt Nam bước thực cam kết song phương đa phương mở cửa thị trường giao nhận kho vận EU Bên cạnh đó, loạt hãng vận tải lớn Maersk-Sealand, NYK, P&O Nedlloyd cấp phép thành lập công ty 100% vốn nước ngồi cơng ty liên doanh dịch vụ đại lý vận tải, giao nhận logistics để khép kín dây chuyền vận tải, đồng thời tham gia chia sẻ thị trường cạnh tranh trực tiếp với doanh nghiệp vận tải Việt Nam - Bên cạnh đó, cơng ty phải đối mặt với cạnh tranh mạnh mẽ đời ngày nhiều công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân lĩnh vực giao nhận đại lý hàng hải với sách linh hoạt, sẵn sàng chấp nhận lợi nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo giữ khách hàng 49 CHƢƠNG 3: ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY GOLDTRANS 3.1 Định hƣớng phát triển nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container công ty GOLDTRANS 3.1.1 Định hướng chiến lược công ty đến năm 2022 Với xu hội nhập kinh tế quốc tế, đời tổ chức khu vực giới, để tồn đứng vững thị trường, công ty cần phải nỗ lực để đạt mục tiêu ngắn hạn dài hạn Công ty đưa định hướng dịch vụ giao hàng hóa xuất đường biển đến năm 2022 Thứ nhất, củng cố phát triển quy trình giao hàng xuất container Thực tốt khâu quy trình từ trước giao hàng, giao hàng sau giao hàng Các khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng từ khách hàng, vận chuyển, lưu kho, kiểm tra phải thực theo nguyên tắc đề hạn chế sai sót gây ảnh hưởng đến hiệu quy trình Bên cạnh đó, cơng ty đặt mục tiêu kết nối thị trường Bắc- Trung- Nam dịch vụ giao hàng xuất container, thị trường Việt Nam với nước đáp ứng tiêu chí chất lượng dịch vụ giá Thứ hai, quan tâm đến công tác phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao trình độ kỹ chuyên môn nguồn nhân lực công ty Tổ chức kiểm tra sát hạch trình độ thường niên để nắm điểm mạnh điểm yếu đội ngũ nhân viên, từ đề phương hướng phát triển nguồn nhân lực Mở thêm lớp bồi dưỡng, đào tạo huấn luyện kỹ cho nhân viên mới, lớp đào tạo kỹ chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên lâu năm 50 Thứ ba, đầu tư có chiều sâu vào việc xây dựng sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải Tìm hiểu áp dụng công nghệ tiên tiến giới, triển khai trang thiết bị đạt yêu cầu chất lượng Tích cực cải tiến, tân trang hạ tầng làm việc công ty để tạo môi trường làm việc thân thiện hiệu Cuối cùng, thực tốt sách chăm sóc khách hàng mở rộng mối quan hệ với đối tác kinh doanh nước Mở rộng mạng lưới khách hàng toàn nước khu vực lân cận, giới, nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng tìm kiếm lượng khách hàng trung thành, khách hàng tiềm Bên cạnh đó, lên kế hoạch kết nối đối tác uy tín nước giới, tạo mối quan hệ lâu dài giúp có lợi 3.1.2 Định hướng hồn thiện quy trình giao hàng xuất container cơng ty GOLDTRANS Đề quy trình giao hàng xuất container công ty dần vào ổn định phát triển, bắt kịp với phát triển ngành giao nhận giới từ cơng ty nhanh chóng đề định hướng hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển - Hồn thiện điều kiện giao hàng, thủ tục giấy tờ, chứng từ, tìm phương án hoạt động tối ưu để rút ngắn thời gian thực quy trình giao hàng giảm bớt chi phí liên quan đến hoạt động Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, đối tác làm ăn Hoạt động giao hàng phải đáp ứng kịp thời nhu cầu chủ hàng - Trong trình giao hàng, hoạt động kiểm tra tình trạng hàng hóa phải diễn vừa nhanh chóng vừa cẩn thận, vận chuyển, đóng gói hàng hóa q trình bốc hàng phải tiến hành kiểm soát nhân viên giao nhận cho hạn chế 51 tổn thất không đáng có Với trường hợp xấu xảy ra, cần có bàn bạc kỹ lưỡng xử lý kịp thời để không để lại hậu nghiêm trọng - Không ngừng mở rộng mối quan hệ với khách hàng hãng, cơng ty nước ngồi hoạt động lĩnh vực sở hợp tác hỗ trợ lẫn làm tăng số lượng đơn hàng giao hàng xuất container Tiến hành học hỏi, đúc rút kinh nghiệm quản lý, điều hành hoạt động giao hàng xuất container công ty tiếng giới - Không ngừng nâng cao lực, trình độ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cán nhân viên công ty, đặc biệt trọng vào đội ngũ lao động Tạo điều kiện giúp đỡ nhân viên cơng ty nâng cao trình độ chun mơn tạo mơi trường làm việc thuận lợi để họ phát huy lực, điểm mạnh thân Bên cạnh đó, với tư cách người quản lý, giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó phịng phải biết kết hợp ưu điểm cá nhân để tạo nên sức mạnh cho tập thể nhằm nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container cơng ty GOLDTRANS 3.2.1 Giải pháp hồn thiện công tác chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan - Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… Nếu cơng ty khơng đủ chứng từ cần thiết nhân viên Công ty không nhận hàng thời hạn Do đó, làm tốt khâu chuẩn chuẩn bị chứng từ giúp cho quy trình nhận hàng thơng suốt, dễ dàng 52 - Tăng cường trách nhiệm nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ hình phạt tài phi tài nhân viên gây sai sót khâu khiến cho quy trình nhận hàng nhập bị chậm lại - Đào tạo nhân viên nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa, nắm rõ quy định loại chứng từ cần thiết loại mặt hàng mà doanh nghiệp nhận kĩ xử lí cơng việc cách linh hoạt có sai sót xảy q trình làm việc với hải quan để tiến hành thơng quan hàng hóa - Phân công hai người thực công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát kịp thời thiếu sót khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có chi tiết, số liệu chưa rõ phải có trao đổi lại với khách hàng bên liên quan, kịp thởi bổ sung chứng từ cịn thiếu khơng phù hợp - Phân cơng nhân viên theo dõi, cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao hàng xuất từ phía quan chức năng, kịp thời phổ biến cho nhân viên chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan để tiến hành bổ sung, điều chỉnh phù hợp chứng từ cần thiết 3.2.2 Giải pháp công nghệ (khai báo hải quan điện tử) Sau chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên Công ty tiến hành việc khai báo hải quan để lấy số tờ khai tiếp nhận phân luồng hàng hóa Để tránh gây sai sót nhầm lẫn khâu doanh nghiệp cần phải: - Phân công cho nhân viên có tay nghề, nghiệp vụ cao việc nghiên cứu áp mã HS cho hàng hóa - Lên danh sách đầu mục hàng hóa tương ứng với mã HS thuế mặt hàng để phổ biến cho tồn thể nhân viên cơng ty 53 biết, đặc biệt phận khai báo hải quan, tránh áp mã HS thuế suất sai cho hàng hóa - Khi khai báo hải quan hệ thống hải quan điện tử, nhân viên phải cẩn thận nhập thơng tin liệu lơ hàng cách xác với thông tin thể chứng từ hàng hóa mà khách hàng giao cho cơng ty Trước khai thức, gửi liệu cho hải quan, nhân viên cần phải kiểm tra lại kỹ lưỡng xem thơng tin có bị sai lệch hay không tiến hành khai - Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi cập nhật văn hướng dẫn thực việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa nhập Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng hải quan cho mặt hàng xuất 3.2.3 Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng xuất - Trong trình giao hàng, nhân viên cần kiểm tra hàng xem số lượng, chất lượng, tên hàng có xác với hợp đồng chứng từ giao không So sánh đối chiếu cẩn thận với Packing List danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng hóa khác nên dễ bị nhầm lẫn Q trình kiểm tra cần có số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng số lượng hàng khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép - Công ty chủ động mời cán quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng cho có thuận tiện thời gian địa điểm nhận hàng Cần cử thêm cán chuyên trách Công ty hỗ trợ giám sát việc kiểm tra để tránh đổ vỡ, hư hỏng khơng đáng có thời điểm nhận hàng kiểm hàng Vì cán có chun mơn, hiểu biết mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu lĩnh vực kiểm hàng nên lựa chọn 54 - Kiểm tra cẩn thận bao bì mã ký hiệu bao bì sản phẩm (nếu có) phải lưu ý, nhân viên Công ty kiểm tra hàng cần đảm bảo chắn hàng cịn ngun vẹn Nếu bao bì bị rách hay kí hiệu mã bị thiếu cần phải bỏ hàng kiểm tra lại đồng thời có bổ sung, sửa chữa, thay cần thiết - Trong trường hợp phát lô hàng bị tổn thất, không nguyên vẹn nhân viên cơng ty lập biên tình trạng hỏng hóc hàng, đồng thời lập biên giám định hàng hóa Sau đó, chủ dộng thay mặt khách hàng liên lạc với người chuyên chở công ty bảo hiểm để giải khiếu nại có liên quan đến hàng hóa khách hàng 3.2.4 Giải pháp nhân lực Trong điều kiện nay, chất lượng nguồn nhân lực lợi doanh nghiệp, vậy, Cơng ty cần đầu tư đội ngũ cán có lực, nhạy bén so với đối thủ cạnh tranh Không chuyên gia kinh tế hay kỹ thuật mà nhân viên phải hiểu rõ kinh doanh hoạt động dịch vụ, biết cách làm để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng - Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao, đào tạo kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kĩ cho cán công ty đội ngũ trực tiếp tham gia vào quy trình giao hàng xuất container, tài trợ cho cán công nhân viên có lực tham gia khóa học nước ngồi để nâng cao kỹ trình độ chun mơn nghiệp vụ - Bố trí, phân cơng cơng việc cho nhân viên cách hợp lí khoa học Đối với công việc yêu cầu người thực phải có kiến thức am hiểu chuyên sâu nghiệp vụ có khả ứng biến cơng việc cách linh hoạt nên phân cơng cho nhân viên cơng ty có thâm niêm lâu năm nghề Nếu giao cơng việc khó cho nhân viên 55 cần phải bố trí thêm nhân viên cũ có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ, tư vấn hướng dẫn nhân viên làm quen với cơng việc hồn thành cơng việc cách hiệu - Chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực trẻ nguồn nhân lực trẻ có lợi tiếp cận với tri thức mới, có khả nhạy bén… 3.2.5 Giải pháp tìm kiếm thị trường khách hàng Cơng ty cần quảng bá tìm kiếm khách hàng khách hàng tiềm Hiện nay, cơng ty có hoạt động kinh doanh dịch vụ Hà Nội, Hải Phịng, Móng Cái, Hồ Chí Minh Tuy nhiên, cơng ty nên mở rộng chi nhánh khác nhiều tỉnh thành nước đặc biệt khu công nghiệp Việt Nam Cơng ty cần đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng qua Internet để tạo khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, tận dụng lợi vị trí trung tâm thuận lợi,trung tâm thành phố gần cảng biển sân bay công ty để chớp lấy thời nhận đơn đặt hàng tiềm 3.2.6 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ Đối với doanh nghiệp,việc nâng cao chất lượng dịch vụ khó khăn khái niệm dịch vụ cịn mơ hồ Dịch vụ mang tính chất vơ hình nên việc lập kế hoạch để nâng cao chất lượng dịch vụ vấn đề quan trọng mà công ty cần đặt lên hàng đầu Trong hoạt động giao nhận hàng hóa,chất lượng dịch vụ đem đến cho khách hàng tin tưởng,yên tâm hàng an tồn đến đích xác tay người giao nhận chuyên nghiệp Ta thấy công ty chiếm thị phần nhỏ thị trường giao nhận vận tải đường biển phần chất lượng dịch vụ chưa cao,một số khách hàng ủy thác cho công ty giao nhận lô hàng gặp nhiều trục trặc khơng cịn quay trở lại với cơng ty Do ,công ty cần phải ý 56 đến vấn đề nhỏ Ví dụ hàng hóa đặc biệt nhu hàng container treo cần yêu cầu vệ sinh cao cơng ty nên chọn container Các trang thiết bị làm hàng cần đảm bảo để hàng xếp không bị nhàu nát.Nếu cần ý đến vấn đề nhỏ nhặt cách nhìn nhân đánh giá khách hàng công ty lên Công ty cần thường xuyên tư vấn cho khách hàng , cung cấp thông tin rõ ràng cho khách hàng,đưa lời khuyên điều khoản mua bán hợp đồng ngoại thương,giải thích cụ thể điều khoản phức tạp để khách hàng khơng hiểu sai,dẫn đến tranh cãi có tranh chấp xảy 3.3 Một số kiến nghị với nhà nƣớc quan chức để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất container cơng ty GOLDTRANS 3.3.1 Về phía nhà nước Trong kinh tế khủng hoảng DN phải đối mặt với nhiều khó khăn, Nhà nước cần tạo điều kiện để hỗ trợ DN phát triển Cụ thể: - Nhà nước ta cần phải bổ sung, điều chỉnh hệ thống pháp luật, văn pháp lí liên quan đến hoạt động giao hàng xuất đường biển cho ngày chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch để đảm bảo quyền lợi lợi ích hợp pháp cho DN, giúp cho DN yên tâm việc hoạt động kinh doanh - Nhà nước cần tham khảo hệ thống Luật, Công ước, Hiệp định Hàng Hải Quốc Tế để bổ sung hoàn thiện hệ thống pháp luật hàng hải nước ta để tránh mâu thuẫn, chồng chéo việc xử lí vụ tranh chấp, kiện tụng liên quan đến hoạt động giao hàng xuất đường biển - Nên đơn giản thủ tục xuất nhập khẩu, cụ thể cố gắng phổ biến cách rộng rãi sử dụng hệ thống hải quan VNACCS 57 thay cho hệ thống khai báo hải quan điện tử dùng tính ưu việt hệ thống - Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa (ICD), đường bộ, đường sắt, đường sông, kho bãi, trang thiết bị, ngân hàng, bảo hiểm… theo kế hoạch tổng thể, có khả tương tác hỗ trợ qua lại lẫn cách hiệu - Việc áp mã tính thuế để khai báo Hải quan vấn đề khiến Doanh nghiệp “đau đầu” thuế vướng mắc lớn Doanh nghiệp Các biểu thuế xuất nhập thay đổi làm cho doanh nghiệp lúng túng áp dụng Vì có thay đổi sách thuế, Nhà nước cần phải dự tính đến thời gian để doanh nghiệp chủ động hoạt động kinh doanh 3.3.2 Về phía ngành giao thơng vận tải, hiệp hội liên quan  Đề xuất với Bộ Giao Thông Vận Tải Với lợi có đường bờ biển dài 3.200km chạy dọc theo chiều dài lãnh thổ nước ta với 266 cảng biển lớn – nhỏ khác nhau, lĩnh vực nhận hàng nhập đường biển có tiềm phát triển mang lại lợi ích kinh tế cho Việt Nam Tuy nhiên, thực tế cho thấy hệ thống cảng biển nhiều bất cập kìm hãm phát triển lĩnh vực kinh doanh Hầu hết cảng hoạt động manh mún, nhỏ lẻ, bên cạnh thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động bốc, xếp dỡ hàng lạc hậu cũ 58 Trong năm gần đây, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh vận tải quốc tế, số cảng nâng cấp mở rộng nhiên hiệu chưa cao, đầu tư cách dàn trải, chưa đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa quốc tế khách hàng Do đó, Bộ Giao Thơng Vận Tải nên trọng đâu tư tập trung vốn địa điểm vào cơng trình cảng biển lớn, cảng nước sâu có tiềm để cảng đạt tiêu chuẩn quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng xuất nhập quốc tế  Đề xuất với Cơ quan Hải quan - Tăng cường kiểm tra, giám sát, quản lý có hiệu hoạt động xuất nhập khẩu, tạo điều kiện cho thương mại sản xuất phát triển - Công khai thủ tục Hải quan để doanh nghiệp biết làm đúng, đồng thời có sở giám sát, điều tra việc làm nhân viên - Quy định thời gian tối đa cho việc làm thủ tục lô hàng xuất, nhập - Đầu tư mua sắm trang thiết bị đại hóa cơng tác Hải quan 59 KẾT LUẬN Với đà phát triển kinh tế hàng hóa, ngành giao nhận với mạng lưới dịch vụ đa dạng ngày mở rộng trở thành ngành cơng nghiệp đại có quy mơ lớn có tổ chức chặt chẽ Số lượng tổ chức giao nhận tăng nhanh ngày nhiều giới Trong thời gian thực tập theo kế hoạch nhà trường, em có hội tham gia trực tiếp vào quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận xuất container công ty Nhờ quan tâm, bảo cô chú, anh chị nhân viên công ty GOLDTRANS, em học trải nghiệm nhiều điều bổ ích qua tình tác nghiệp thực tế; từ có phát hiện, so sánh, đánh giá 60 kiến thức học nhà trường với nghiệp vụ giao cơng ty GOLDTRANS Hy vọng khóa luận em đóng góp phần nhỏ bé vào trình hồn thiện quy trình giao hàng xuất container cơng ty GOLDTRANS nói riêng doanh nghiệp giao nhận Việt Nam nói chung 61 ... TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY GOLDTRANS 2.1 Tổng quan công ty GOLDTRANS 2.1.1 Khái quát công ty GOLDTRANS - Tên đầy đủ: Công ty Cổ Phần giao nhận vận tải vàng (GOLD. .. xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container công ty GOLDTRANS CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC... nhằm đánh giá mặt đạt tồn quy trình giao hàng xuất vận chuyển container công ty GOLDTRANS - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất container công ty GOLDTRANS 1.4 Đối tƣợng nghiên