Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần vận tải biển và thương mại phương đông

MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế ngày sâu rộng Bối cảnh khiến quan tâm nhiều đến hoạt động ngoại thương, đặc biệt hoạt động xuất đảm bảo giao lưu hàng hóa, thơng thương với bạn bè năm châu Với bối cảnh này, nhu cầu xuất nhập ngày tăng, khách hàng ngày nhiều, công ty giao nhận ngày phát triển quy mô chất lượng, cung cấp ngày nhiều dịch vụ đa dạng phong phú Tính đến thời điểm tại, Việt Nam có đến trăm doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực này, lượng không nhỏ so với quốc gia khu vực Trong bao gồm số cơng ty lớn, cịn lại đa phần (khoảng 80%) công ty vừa nhỏ với thời gian hoạt động bình quân năm Trong hình thức giao nhận giao nhận vận chuyển đường biển phát triển đóng vai trị chủ chốt Có nhiều lý đưa đến lựa chọn đa số doanh nghiệp xuất nhật loại hình vận chuyển Việt Nam có lợi chiều dài đường biển lớn, hệ thống cảng biển đa dạng, vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, giá cước vậnchuyển khơng cao qng đường vận chuyển dài… Ngồi so với nhiều phương thức vận chuyển khác, vận chuyển đường biển tác động không nhỏ tới cấu hàng hóa cấu thị trường giao nhận buôn bán quốc tế Tuy nhiên dịch vụ giao nhận đường biển ngành mẻ doanh nghiệp Việt Nam, với nhiều bất cập mà trội chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông số công ty tham gia vào lĩnh vực với nhiều loại hình dịch vụ đa dạng, giao nhận đường biển trọng Qua q trình thực tập cơng ty, nhận thấy quy trình giao hàng xuất đường biển số vấn đề cần quan tâm xem xét Đây vấn đề cấp thiết không công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đơng mà cịn hầu hết cơng ty giao nhận nói chung đứng trước bối cảnh hội nhập với gia tăng nhu cầu xuất khẩu, cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nước Nhận thức tầm quan trọng thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nói chung quy trình giao hàng xu ất đường biển nói riêng công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông, định nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông” Mục tiêu nhiệm vụ đề tài a, Mục tiêu Đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng xuất cơng ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông b, Nhiệm vụ Đề tài tập trung giải nhiệm vụ sau: - Tập hợp lý thuyết hoạt động giao nhận, quy trình hoạt động giao hàng xuất đường biển - Tìm hiểu thực tế quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đơng Phân tích thực trạng nhằm đánh giá mặt đạt tồn yếu quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông - Từ đưa định hướng phát triển số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu quy trình hoạt động giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đơng, với cảng giao nhận cảng Hải Phịng Trong nghiên cứu cơng ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đơng với vai trị đơn vị môi giới hải quan, đại lý người gom hàng - Về thời gian: đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông lấy số liệu giai đoạn 2016-2019 Đề tài đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng xuất công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông cho giai đoạn 2020-2025 Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập liệu Đối với liệu thứ cấp: liệu thứ cấp tập trung thu thập q trình hồn thành phần lý thuyết nội dung khái quát ngành đề tài Từ đề cương ng mục lớn liệu thứ cấp chắt lọc theo yêu cầu đề tài Do liệu thứ cấp thường sử dụng với mục đích khác người dùng trước Phần liệu sơ cấp q trình thu thập khó khăn vừa tốn thời gian vừa phải chọn lọc kỹ trước cách thức để thu thập mục đích Tuy nhiên việc tổng hợp liệu dễ dàng Các thông tin đưa phân tích tổng hợp lại để tìm giải pháp 5.1 Phương pháp xử lý số liệu Phương pháp thống kê, mô tả, tổng hợp số liệu: dùng công cụ thống kê để tập hợp liệu sau em tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá, rút kết luận nguyên nhân thay đổi 5.3 Phương pháp thực địa Trong trình làm khố luận này, em trực tiếp tham gia thực tập cơng ty từ em hiểu rõ quy trình, yếu tố ảnh hưởng, số liệu cơng ty để phân tích đưa giải pháp xác Kết cấu khóa luận Khóa luận bao gồm chương sau: Chương 1: Tổng quan quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển Chương 2: Thực trạng quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông Chương 3: Định hướng phát triển đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông NỘI DUNG CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƢỜNG BIỂN 1.1 Khái quát giao nhận dịch vụ giao hàng xuất 1.1.1 Khái niệm giao nhận ngƣời giao nhận 1.1.1.1 Khái niệm giao nhận Trước hết, theo quy tắc mẫu FIATA (Liên đoàn quốc tế Hiệp hội giao nhận) đưa định nghĩa dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận định nghĩa loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hố” Theo đó, ta hiểu giao hàng xuất với ý nghĩa dịch vụ kinh doanh sau: Giao hàng xuất dịch vụ mà theo người làm dịch vụ giao nhận thay mặt người xuất đứng thực nghiệp vụ nhận hàng, gom hàng, tổ chức giao hàng, thực thủ tục chứng từ với bên liên quan dịch vụ khác nhằm đảm bảo hàng hóa giao cho người vận tải vận chuyển đến địa điểm quy định theo thỏa thuận với chủ hàng để hưởng thù lao Nói tóm lại, giao nhận tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến giao hàng trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) 1.1.1.2 Khái niệm người giao nhận Tuy đến chưa có định nghĩa thống người giao nhận quốc tế chấp nhận người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay doanh nghiệp giao nhận người giao nhận Trước đây, người giao nhận thường làm đại lý thực số công việc nhà xuất nhập uỷ thác như: xếp dỡ hàng hoá, lưu kho, chuẩn bị giấy tờ, Với khái niệm giao nhận ngày mở rộng vai trò người kinh doanh logistics nay, người giao nhận cịn cung cấp dịch vụ trọn gói tồn q trình vận tải phân phối hàng hố Vì thế, người giao nhận khơng cịn biết đến đại lý trước mà người gom 1.1.2 Đặc điểm dịch vụ giao hàng xuất Dịch vụ giao hàng xuất mang đặc điểm chung loại hình dịch vụ, sản phẩm vơ hình nên khơng có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, cất giữ, sản xuất tiêu dùng diễn đồng thời, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận người phục vụ Nhưng loại hình dịch vụ có số đặc trưng riêng sau: - Dịch vụ không tạo sản phẩm vật chất, làm đối tượng thay đổi mặt không gian, không tác động mặt kỹ thuật làm thay đổi đối tượng - Dịch vụ mang tính thụ động, phụ thuộc nhiều vào nhu cầu khách hàng, quy định người vận chuyển, ràng buộc luật pháp, thể chế phủ - Dịch vụ mang tính thời vụ, giao hàng xuất dịch vụ phục vụ hoạt động xuất nên phụ thuộc lớn vào lượng hàng xuất Mà thường hoạt động xuất nhập mang tính thời vụ, nên hoạt động 1.1.3 Yêu cầu với dịch vụ giao hàng xuất Để đáp ứng nhu cầu khách hàng đem lại mức chất lượng cao nhất, giao hàng xuất loại hình dịch vụ nào, có yêu cầu đòi hỏi riêng mà người giao nhận phải đáp ứng, bao gồm: - Giao hàng phải nhanh gọn Điều thể thời gian thực quy trình giao hàng, bao gồm trước sau giao hàng Để giảm thời gian này, đáp ứng nhu cầu khách hàng, người làm giao nhận phải nắm quy trình kỹ thuật, chủng loại hàng hóa, lịch tàu bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển - Giao hàng xác, an tồn Đây yêu cầu quan trọng, yếu tố chủ yếu định chất lượng mức độ hoàn thành cơng việc bao gồm xác số lượng, chất lượng, trạng thực tế, xác chủ hàng, nhãn hiệu - Tối thiểu hóa chi phí u cầu phương thức cạnh tranh doanh nghiệp lĩnh vực giao nhận Muốn phải đầu tư thích đáng sở vật chất, xây dựng hồn chỉnh định mức, tiêu chuẩn hao phí, đào tạo đội ngũ 1.1.4 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất Giao nhận trình thực hàng loạt các nghiệp vụ khác liên quan đến trình tổ chức chuyên chở hàng hóa từ người gửi hàng đến người nhận hàng Quá trình giao hàng xuất thường bắt đầu người chủ hàng thực hay ủy thác cho người giao nhận toán xong cho chi phí liên quan đến giao nhận Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất bao gồm: - Người xuất khẩu: người ủy thác cho người khác thực công tác giao hàng xuất - Người giao nhận: người nhận ủy thác doanh nghiệp có nhu cầu xuất hàng hóa - Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ - Các cơng ty vận tải vận chuyển hàng hóa xếp thực giao nhận với chuyến hàng - Các công ty đại lý tàu biển người thay mặt cho người vận chuyển thực thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hóa - Cơng ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hóa có rủi ro xảy - Ngân hàng trung gian thực nghiệp vụ toán bảo lãnh - Các quan chức đại diện cho Chính phủ như: Bộ Thương mại, Quan hải quan, quan giám định, quan quản lý ngoại hối, kiểm dịch, y tế,… 1.1.5 Vai trò giao nhận ngƣời giao nhận thƣơng mại quốc tế Trước đây, sản xuất lưu thông chưa phát triển, giao nhận khâu trình kinh doanh doanh nghiệp Khi sản xuất lưu thông phát triển mức độ cao, hoạt động giao nhận tách riêng thành nghề Hiện giao nhận trở thành ngành kinh doanh phát triển, đời công ty giao nhận mang đến nhiều lựa chọn giá trị gia tăng cho khách hàng Và bối cảnh kinh tế phát triển nay, hoạt động giao nhận người làm giao nhận đóng vai trò quan trọng Điều thể ở: - Người giao nhận coi người trung gian q trình vận chuyển giao nhận hàng hóa nhiều có số khách hàng nhỏ khơng dễ tiếp cận mặc trực tiếp với hãng vận tải, họ cần bên trung gian người làm giao nhận để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa - Người giao nhận giúp cho khách hàng họ giảm chi phí, họ tìm tuyến đường vận chuyển tốt nhất, phương thức hãng vận tải phù hợp cho nhu cầu khách hàng Người giao nhận thu xếp nhiều lô hàng nhỏ để đóng ghép vận chuyển tới địa điểm đích, nhờ mà tiết giảm chi phí cho chủ hàng riêng lẻ - Hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thơng nhanh chóng, an tồn, tiết kiệm, mà khơng cần tham gia diện người gửi người nhận Cho nên, hoạt động giao nhận vận tải cầu nối quan trọng người gửi hàng người nhận hàng - Giao nhận chun mơn hóa tạo điều kiện cho nhà xuất nhập tập trung vào hoạt động kinh doanh họ, góp phần giảm giá xuất nhập khẩu, giảm số chi phí khơng cần thiết thúc đẩy phát triển thương mại 1.2 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập cảng biển Cơ sở pháp lý cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập bao gồm quy phạm pháp luật quốc tế (các Công ước vận đơn vận tải, Công ước hợp đồng mua bán hàng hóa…); văn quy phạm pháp luật Nhà nước Việt Nam giao nhận vận tải; loại hợp đồng tín dụng thư… - Các cơng ước quốc tế bao gồm: + Công ước Viên 1980 buôn bán quốc tế + Các công ước vận tải Công ước quốc tế để thống số quy tắc vận đơn đường biển + Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn Incoterm 2018 giải thích điều kiện thương mại Phòng thương mại quốc tế - Bên cạnh luật pháp quốc tế, Nhà nước Việt Nam ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2017, Luật thương mại Việt Nam 2019… - Các loại hợp đồng làm sở cho hoạt động giao nhận bao gồm hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng ủy thác giao nhận, hợp đồng bảo hiểm Các văn hành quy định nguyên tắc chung giao nhận hàng hóa, bao gồm: - Việc bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa xuất nhập cảng cảng tiến hành sở hợp đồng chủ hàng người chủ hàng ủy thác với cảng Người chủ hàng ủy thác thường người giao nhận - Đối với hàng khơng qua cảng (khơng lưu kho cảng) chủ hàng người ủy thác giao nhận trực tiếp với tàu, thỏa thuận với cảng địa điểm bốc dỡ, tốn chi phí bốc dỡ chi phí phát sinh khác - Việc bốc dỡ hàng hóa phạm vi cảng cảng tổ chức thực Nếu chủ hàng đưa phương tiện nhân cơng vào cảng để bốc dỡ chủ hàng phải thỏa thuận với cảng phải trả lệ phí liên quan, có - Khi ủy thác nhận hàng từ tàu, cảng nhận hàng phương thức phải giao hàng phương thức - Người giao nhận hàng phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền nhận hàng phải nhận liên tục thời gian định khối lượng hàng hóa ghi chứng từ Cảng khơng chịu trách nhiệm hàng hóa khỏi cảng - Việc giao nhận tiến hành sở ủy thác chủ hàng tức chủ hàng ủy thác việc làm việc 10 phát sinh vấn đề cơng ty có uy tín tốt với quan hải quan, chấp hành quy định pháp luật nên thường tạo điều kiện thực thủ tục thơng quan nhanh chóng Cơng tác hoàn thi ện chứng từ thực thuận lợi nhân viên cơng ty có nhiều kinh nghiệm - Đối với khâu tiến hành giao hàng: Trong khâu quy trình giao hàng xuất đường biển khâu bố trí phương tiện vận tải khâu thực việc bố trí xe nhận hàng khách bị phụ thuộc nhiều vào hãng vận tải nội địa Vào giai đoạn mùa vụ ngành giao nhận công ty thường gặp khó khăn việc huy động phương tiện nhận gom hàng Đây khâu dễ gây chậm chễ cho q trình giao nhận khó chịu cho khách hàng Còn khâu nhận hàng giao hàng cho cảng tàu có nhiều ý kiến đánh giá khác Hầu hết nhân viên hỏi cho hai hoạt động thực thuận lợi, số khác lại cho hai hoạt động chưa thực hiệu quả, gặp nhiều khó khăn, gây khó dễ, chậm chễ ảnh hưởng tới tiến độ tồn quy trình - Đối với khâu thực sau giao hàng: Đối với khâu này, hầu hết nhân viên hỏi cho khâu giám sát trình vận chuyển hàng hóa cịn gặp nhiều khó khăn hoạt động chiếm nhiều nguồn lực công ty hạn chế vốn sở kỹ thuật Chính vậy, việc đánh giá hiệu hoạt động chưa xác, dẫn tới hoạt động điều chỉnh tiến hành không kịp thời đầy đủ 2.3.3 Chất lượng cung cấp dịch vụ giao hàng xuất đường biển Cũng doanh nghiệp khác, giá chất lượng dịch vụ hai yếu tố quan trọng định thành bại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận Tuy nhiên, thực trạng công ty giao nhận Việt Nam 51 thường coi trọng giá dùng để thu hút khách hàng Trong họ chưa có đầu tư quan tâm mức chất lượng dịch vụ Hơn nữa, Việt Nam ngày hội nhập sâu với quốc tế, nhu cầu xuất nhập ngày tăng, số lượng khách hàng ngày nhiều Khách hàng ngành vốn có đặc tính chun nghiệp, cân nhắc sâu sắc định mua ngày trở nên “khó tính” chất lượng dịch vụ Do đó, hài lịng khách hàng tiêu quan trọng để giúp công ty trì hoạt động 2.4 Đánh giá chung 2.4.1 Kết đạt đƣợc Trải qua 30 năm kể từ ngày hình thành văn phịng Việt Nam đến Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông bước đầu đạt thành tựu đáng kể: - Bảo toàn phát triền vốn tài sản, không ngừng gia tăng bổ sung nguồn vốn vốn lưu động tài sản cố định phục vụ cho kinh doanh quản lý văn phịng - Tổng lơ hàng mà công ty trực tiếp cung cấp dịch vụ khoảng 19000 hàng không gần 13000 container hàng đường biển (bao gồm container 20 feet container 40 feet) Đặc biệt hoạt động giao hàng xuất đường biển, công ty đạt nhiều kết Trong năm vừa qua,công ty giữ mức lợi nhuận ổn định, doanh thu từ dịch vụ giao nhận đường biển có đóng góp đáng kể với khoảng 60% doanh thu từ dịch vụ giao nhận Theo kết điều tra cho thấy nhờ có mối quan hệ tốt với hàng tàu nên trình theo dõi biến động giá cước thuận lợi, từ cơng ty chào giá mức ưu đài cho khách hàng mà đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp Nhìn chung khâu nhận hàng, làm thủ tục hải quan giao hàng cho cảng tàu 52 thực thuận lợi, có khâu tổ chức giao hàng thực tốt Bên cạnh đó, cơng ty xác định tập khách hàng mục tiêu doanh nghiệp xuất vừa nhỏ nên việc lên kế hoạch chiến lược kinh doanh có hướng đắn Hiện công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông kinh doanh có hiệu quả, ngày nâng cao dịch vụ thị trường Việt Nam giới Tại thị trường Việt Nam, công ty mở rộng kinh doanh, tìm kiếm khách hàng xuất khẩu, đặc biệt hàng thủy sản, may mặc số công ty chuyên đầu tư dự án lớn như: đầu tư xây dựng nhà xưởng để sản xuất, công ty đầu tư khu công nghiệp… Ngồi cơng ty nhỏ lẻ thành phần khách hàng thường xuyên có nhu cầu dịch vụ hàng không dịch vụ khác logistics… Giao hàng xuất đường biển hoạt động chủ chốt hoạt động giao nhận công ty Giao hàng xuất vừa phải phát triển thúc đẩy thân hoạt động vừa phải bàn đạp để xúc tiến hoạt động khác cơng ty Vì nâng cao chất lượng hoạt động giao hàng xuất công ty nhiệm vụ quan trọng Các khâu quy trình giao hàng xuất hàng hóa đường biển hầu hết đảm bảo thực tốt Từ khâu chuẩn bị chứng từ , thông báo hải quan đến khâu giao hàng kiểm soát, giải toán sau giao hàng Những vấn đề gặp phải khâu nhân viên cơng ty nhanh chóng khắc phục để hồn thành kịp thời xác quy trình giao hàng 2.4.2 Những mặt hạn chế nguyên nhân - Những mặt hạn chế: 53 Bên cạnh thành tựu đạt cơng ty tồn đọng hạn chế thực ba quy trình giao hàng xuất đường biển chủ yếu sau: + Trước tiên phải kể đến hạn chế khả ứng dụng công nghệ thông tin vào trình thực quy trình giao hàng xuất khẩu, đặc biệt khâu chăm sóc khách hàng bao gồm thu thập thông tin khách hàng, tiếp nhận phản hồi khách hàng, giải đáp thắc mắc khách hàng trình giao hàng làm thủ tục hải quan Hệ thống thơng tin đóng vai trị vô quan trọng việc định thành cơng dịch vụ nói chung dịch vụ giao nhận nói riêng Thực vậy, muốn thực quy trình thành cơng trước hết phải quản lý hệ thống thơng tin phức tạp q trình Trong hệ thống phức tạp xử lý đơn hàng tác động đến chi phí hiệu tồn q trình Nếu việc thực nhanh chóng, xác hoạt động giao hàng đạt hiệu Ngược lại, trao đổi thơng tin chậm chạp sai sót làm tăng khoản chi phí lưu kho, lưu bãi, vận tải,… Khi làm cho việc giao hàng diễn không thời hạn dễ dàng làm khách hàng + Trong khâu giao hàng khâu bố trí phương tiên vận tải để nhận hàng khách gặp nhiều hạn chế, gây cản chở cho trình thực giao hàng Bởi cơng ty hồn tồn khơng có đội tàu hay container riêng phục vụ cho giao nhận vận tải biển Đây điểm bất lợi Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông so với doanh nghiệp giao nhận khác điều dễ khiến cơng ty rơi vào tình trạng bị động, đặc biệt vào mùa hàng hải + Đối với khâu chuẩn bị trước giao hàng trình chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan tồn hạn chế gây ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng Để hoàn thiện chứng từ hồ sơ hải quan cần nhiều giấy tờ liên quan, mà điều đòi hỏi nhân viên phụ trách cần 54 phải có kinh nghiệm kiến thức định Ngồi cơng ty phải có mối quan hệ tốt với quan hải quan kịp thời cập nhật cơng văn văn sách ngành có liên quan + Trong trình giao hàng, việc nhận hàng vận chuyển hàng hóa tới bãi doanh nghiệp chủ yếu phải nhờ tới bên cơng ty vận tải Và hầu hết đơn hàng chủ yếu cơng ty đóng hàng container nhân viên giao nhận có nhiệm vụ quan trọng thông báo với bên vận tải thời gian địa điểm nhận hàng đồng thời thông báo cho chủ hàng biết để chủ hàng chuẩn bị hàng kiểm tra thủ tục cần thiết cho việc đóng hàng vào container Như khó chủ động cho công ty việc vừa phải kiểm soát thời gian, thuê container vừa phải quản lý việc vận chuyển công ty vận tải lại vừa phải liên hệ với công ty khách hàng - Nguyên nhân: + Công ty chưa nhận thức tầm quan trọng hoạt động điều hành, giám sát trình giao hàng với ý nghĩa công cụ giúp điều chỉnh giám sát hoạt động xảy ra, chủ động dự đốn đối phó với tình xảy tương lai nhằm đảm bảo củng cố thống mục tiêu đề tiến trình thực có sai lệch + Có thể thấy không chủ động phương tiện vận tải nội địa hạn chế sở vật chất kỹ thuật nguồn vốn công ty Điều ảnh hưởng lớn tới chất lượng cung cấp dịch vụ cho khách hàng tiến độ toàn quy trình lại vấn đề khơng dễ giải + Về khâu quản lý thực giao dịch toán sau giao hàng chậm phải dùng lệnh chuyển tiền văn phịng Singapore đơi lúc quỹ tiền mặt không đủ cho trang trải lô hàng phát sinh + Nguyên nhân quan trọng thân công ty chưa trọng tăng cường công tác đào tạo huấn luyện nhằm phát triển nguồn nhân lực 55 cách tồn diện Cơng ty có khóa tự mở nội công ty cho nhân viên với lực lượng giảng dạy cán chức Lực lượng người kinh doanh nên có nhiều kinh nghiệm thực tế, nhiên khả sư phạm phương pháp truyền đạt chưa đảm bảo Điều dẫn đến khập khễnh, chênh lệch nghiệp vụ chun mơn, trình độ ngoại ngữ nhân viên công ty Sự thiếu hụt cần giải nhanh chóng xu chung giao nhận vận tải quốc tế thời kỳ hội nhập đòi hỏi bắt buộc nhân viên phải có trình độ cao ngoại ngữ, chun mơn sâu, có kiến thức rộng địa lý, am tường luật lệ liên quan đến xuất nhập khẩu, thông thạo hiểu biết pháp luật quốc gia luật quốc tế,… 56 CHƢƠNG 3: ĐỊNH HƢỚNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VÀ THƢƠNG MẠI PHƢƠNG ĐÔNG 3.1 Định hƣớng hoạt động giao hàng xuất vận chuyển Đƣờng biển công ty cổ phần Vận tải biển Thƣơng mại Phƣơng Đông 3.1.1 Định hướng phát triển chung Công ty Phương hướng năm 2020 nhận đồng thuận cao cán công nhân viên công ty với mục tiêu: tiếp tục đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, nâng cao chất lượng dịch vụ, đưa công ty hoạt động hiệu quả, mở rộng tìm kiếm đối tác liên doanh Đồng thời đẩy mạnh tiến độ hoạt động phát triển văn phòng đại diện Ngồi Cơng ty cịn đưa định hướng phát triển khác, cụ thể là: Phát triển mạnh hệ thống Marketing để từ thu thậpthơng tin khu vực giới, tìm hiểu xu hướng phát triển thị trường vận tải đường biển quốc tế Từ tìm sách lược chiến lược phát triển hệ thống khai thác giao hàng đường biển công ty đạt hiểu cao Xác định nhân tố nguồn nhân lực công ty yếu tố quantrọng định thắng lợi công ty, nên cần trọng xếp đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán Chủ động việc tìm kiếm thị trường bạ hàng để đảm bảo doanh số tối thiểu mà công ty đặt Đồng thời phải có biện pháp thiết thực để bảo tồn phát triển vốn cơng ty chi nhánh hay văn phòng đại diện Phải xây dựng quy chế hoạt động chế nội thích ứng với tình hình mới, bối cảnh kinh tế giới Đầu tư thiết bị công nghệ, phương tiện, nâng cao mở rộng diện tích kho bãi, tứng bước tạo tảng cho hoạt động khai thác tuyến container vận tải đường biển quốc tế 57 Mở rộng khai thác tốt thị trường vận tải, đặc biệt vận tải container ,tàu đường biển, tăng cường mở rộng quan hệ với đối tác có kinh nghiệm uy tín thị trường, đại lý nước khu vực thị trường 3.1.2 Định hướng hoạt động giao nhận hàng vận tải đường biển Công ty Trong năm gần với gia tăng hoạt động xuất nhập khẩu, hoạt động giao hàng container vận tải đường biển cơng ty có bước phát triển hàng hóa vận chuyển kỹ thuật nghiệp chuyên môn Công ty cố gắng trang bị sở vật chất kỹ thuật cần thiết mở rộng loại hình giao nhận nữa, chun mơn hóa lĩnh vực giao nhận hàng vận tải đường biển, vươn xa thị trường nước ngồi Cụ thể: Cơng ty hoàn thiện khối liên kết vững khâu quy trình giao hàng xuất container vận tải đường biển từ khâu tới khâu cuối cùng, củng cố lực công ty vững mạnh tổ chức, giỏi nghiệp vụ đồng thời bước trở thành người gom hàng cho khách hàng chuyên vận chuyển hàng lẻ, giảm bớt chi phí cho người môi giới đại lý làm dịch vụ gom hàng Nâng cao vị uy tín công ty nước trường quốc tế Bên cạnh phận marketing phịng kinh doanh phải áp dụng công nghệ marketing chiến lược phát triển mình, đặc biệt chiến lược giá 3.2Đề xuất số giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đƣờng biển công ty 3.2.1 Một số giải pháp trực tiếp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đơng a) Hồn thiện khâu chuẩn bị giao hàng 58 Khâu chuẩn bị giao hàng bao gồm chuẩn bị chứng từ khai hải quan Chuẩn bị chứng từ cần thiết dể làm thủ tục hải quan, giao hàng, kiểm hàng phần khơng thể thiếu thực quy trình giao hàng xuất đường biển Để hoàn thiện khắc phục sai sót khơng đáng có khâu này, công ty cần phân công người theo dõi, cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ thực quy trình giao hàng từ quan chức để kịp thời có điều chỉnh phù hợp Đối với khâu làm thủ tục hải quan, nhân viên cơng ty cần nâng cao trách nhiệm, tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, thường xuyên theo dõi, cập nhật văn hướng dẫn áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất cho mặt hàng giao nhận Ngồi phải chủ động liên lạc phối hợp với cán kiểm tra thực tốt bước kiểm tra để đảm bảo tiến độ giao hàng lên tàu b) Hoàn thiện khâu thực giao hàng Để thực tốt khâu giao hàng xuất đường biển, cơng ty cần có kế hoạch, chiến lược để hồn thiện bước từ nhận hàng kiểm tra hàng, bố trí phương tiện vận tải dến giao hàng cho cảng tàu Một số giải pháp mà công ty áp dụng như: - Nhận hàng kiểm tra hàng theo hợp đồng ký kết việc làm cần thiết để tránh sai sót khơng đáng có Nhân viên cơng ty cần kiểm tra kỹ hàng hóa xem có phù hợp với chất lượng, phù hợp với chứng từ giao, có với điều khoản ký kết hợp đồng không - Cơng ty hồn tồn khơng có phương tiện vận tải nội địa phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng xuất Đây điểm bất lợi Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông so với doanh nghiệp giao nhận khác điều dễ khiến cơng ty rơi vào tình trạng bị động, đặc biệt vào dịp cao điểm gây khó chịu cho khách hàng ảnh hưởng đến tiến 59 độ giao hàng Vì ngắn hạn, công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt với hãng vận tải để dành quyền ưu tiên vận tải Về dài hạn công ty cần đầu tư trang bị cho phương tiện vận tải nội địa phù hợp với quy mô hoạt động nhằm tăng tính chủ động, tiết kiệm chi phí thời gian nhận hàng - Giao hàng cho cảng tàu khâu quan trọng Vì cơng ty cần lên lịch giao hàng phù hợp, theo dõi sát lịch trình tàu để có thơng tin kịp thời cho khách hàng có ứng phó cần thiết Ngồi cơng ty cần tạo dựng tốt mối quan hệ với hãng tàu cảng vụ để khâu giao hàng tiến hành thuận lợi, nhận thơng báo kịp thời tình trạng giao hàng để đưa giải pháp khắc phục cố nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng - Công ty cần linh động việc quản lý quỹ tiền mặt khâu toán, cho văn phòng Hà Nội, chủ động thực lệnh giao dịch sau báo cáo văn phòng Singapore, nâng cao khả chi trả tức thời trình vận chuyển phát sinh nhiều chi phí thủ tục - Việc điều hành giám sát hoạt động giao hàng xuất đường biển giúp công ty vừa điều chỉnh sai lệch xảy ra, vừa kiểm soát hoạt động diễn tồn quy trình Vì vậy, cơng ty cần cử người có tinh thần trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đơn đốc, móc nối khâu quy trình giao nhận hàng đước thuận lợi, đảm bảo tiến độ - Công ty nên xây dựng quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa cách chi tiết cụ thể, đồng thời xây dựng tiêu chuẩn mang tính định lượng đánh giá hiệu hoạt động giao hàng xuất Từ đánh giá cụ thể kết thực quy trình, phần cịn yếu, tìm hiểu nguyên nhân cách giải vướng mắc kịp thời 60 c) Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động giao nhận Trên giới, với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, nhận thức cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh với mục đích giảm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động, nâng cao khả cạnh tranh, với mối quan tâm sống cịn chăm sóc khách hàng cũ tìm kiếm khách hàng mới, CRM nhanh chóng trở thành giải pháp nhiều cơng ty đầu tư thích đáng cho việc giải toán khách hàng CRM chiến lược sử dụng để khai thác hiểu biết thêm nhu cầu hành vi khách hàng dựa tảng công nghệ thông tin nhằm mục tiêu phát triển mối quan hệ với tài sản lớn công ty - khách hàng Ứng dụng phầm mềm quản trị mối quan hệ khách hàng CRM, Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đơng khơng đơn giản hóa, hệ thống hóa hiên đại hóa, tiết kiệm chi phí thực quy trình giao hàng xuất đường biển mà nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng qua nâng cao cơng tác chăm sóc khách hàng với dịch vụ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng tình hình cạnh tranh thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế Cung cấp cho khách hàng thông tin đối tác xuất nhập khẩu, đưa lời khuyên điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi có tranh chấp xảy Tư vấn việc sử dụng hãng tàu có uy tín, tuyến đường, thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nhằm giúp cho hàng hóa thơng quan dễ dàng Những dịch vụ bổ sung mang tính chất loại chất xúc tác trì củng cố quan hệ với khách hàng nâng cao vị công ty cạnh tranh 61 3.2.2 Một số giải pháp hỗ trợ hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đơng a Mở rộng loại hình dịch vụ giao nhận Việc phát triển mở rộng loại hình dịch vụ giúp công ty đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng, từ nâng cao thị phần, hạn chế tính thời vụ đặc thù hoạt động Đối với phương thức giao xuất đường biển, dịch vụ mà Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông cung cấp vận chuyển giao nhận hàng rời, hàng nguyên container, dịch vụ gom hàng lẻ Công ty cần trọng vào dịch vụ gom hàng loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở lợi nhờ tiết kiệm thời gian giao nhận phân phát lô hàng lẻ, chủ hàng tiết kiệm chi phí thuê nguyên container, người giao nhận thu nhiều doanh thu cước hàng lẻ thường lớn cước hàng nguyên Công ty nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Xu hướng toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế giới khu vực cộng với tác động khoa học công nghệ thông tin thúc đẩy vận tải đa phương thức phát triển nhanh chóng mở hội phát triển cho công ty b Đào tạo phát triển nguồn nhân lực Chúng ta biết người trung tâm hoạt động Để Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông phát triển lâu dài, công ty cần phải không ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo cán tinh thông nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng địa lý, luật lệ tập quán nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng Hàng năm, công ty nên tổ chức thi sát hạch nghiệp 62 vụ, đặc biệt ngoại ngữ để cán phải tự học tập, không lơ việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho cán công nhân viên quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu cơng việc Đó tinh thần trách nhiệm, tư sáng tạo công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, sở vật chất kỹ thuật công ty Để làm công ty cần tuyên truyền để nâng cao ý thức cán công nhân viên công việc, sử dụng thiết bị, tài sản công ty c Hồn thiện cấu tổ chức Mỗi cơng ty có mơ hình tổ chức riêng có phương thức quản lý riêng phù hợp với mơ hình tổ chức Đối với Cơng ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đơng hoạt động cấu tổ chức cồng kềnh, chưa thực tạo mối liên kết chặt chẽ chi nhánh, phịng ban Chính vậy, cơng ty cần phải đổi hình thức quản lý mơ hình tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh doanh công ty, cho tổ chức phải thực liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thống để huy động sức mạnh tập thể, tạo hiệu hoạt động toàn hệ thống Trước hết, Công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đơng phải kiện tồn lại máy theo hướng tinh giản, gọn nhẹ Trong khối kinh doanh, công ty cần tiến hành chun mơn hố Biện pháp trước mắt phải chấn chỉnh hoạt động phòng ban, phòng hoạt động chức phịng Thực chun mơn hố vừa phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn phận, vừa đảm bảo tạo mối liên kết chặt chẽ chi nhánh, phòng ban q trình thực cơng đoạn khác nghiệp vụ 63 KẾT LUẬN Giao hàng vận tải đường biển phương thức vận tải quốc tế quan trọng thương mại quốc tế Ở công ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đơng ,một cơng ty hình thành trải qua trình phát triển 30 năm, giao hàng xuất vận tải đường biển trở thành hoạt động chủ đạo, lợi cạnh tranh thị trường Trong gần 30 năm qua công ty đạt khơng thành cơng có khơng thất bại, tự hào xây dựng nên tảng vững quy trình kinh nghiệm làm sở cho phát triển sau Khố luận „Hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển cơng ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông” hoàn thành nhiệm vụ sau : Thứ nhất, hệ thống hóa tổng quan quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển: cụ thể đưa lí luận quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển Thứ hai, qua thời gian thực tập công ty, em thu thập đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất công ty cổ phần vận tải biển Thương mại Phương Đông Thứ ba, từ đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất công ty cổ phần vận tải biển thương mại Phương Đông vận dụng kiến thức thân tích lũy nhà trường em đưa vài đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất cơng ty cổ phần Vận tải biển Thương mại Phương Đông Do kiến thức thời gian hoàn thành chuyên đề thân em cịn 64 hạn chế nên khố luận khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận lời nhận xét, góp ý thầy để chun đề em hồn thiện 65 ... đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông NỘI DUNG CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU VẬN... Chương 1: Tổng quan quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển Chương 2: Thực trạng quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đông Chương 3:... yếu quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty cổ phần Vận tải biển thương mại Phương Đơng - Từ đưa định hướng phát triển số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất vận