Kế toán và quản lí NVL tại xí nghiệp khảo sát và đầu tư xây dựng

Kế toán và quản lí NVL tại xí nghiệp khảo sát và đầu tư xây dựng

Lời mở đầu

Việt Nam - 1 quốc gia đang nỗ lực hoà nhập nền kinh tế thế giới nhằm tăng ờng mối quan hệ hợp tác hữu nghị với các quốc gia trên thế giới cũng nh thúc đẩy hoạt động trao đổi thơng mại Thơng mại là hoạt động lu thông phân phối hàng hoá trên thị trờng buôn bán trong từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau Nó là một ngành kinh tế độc lập trong cơ cấu kinh tế, tách biệt với lĩnh vực sản xuất Đối với các doanh nghiệp thơng mại thì hoạt động mua bán hàng hoá là hoạt động chủ yếu và khâu tiêu thụ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp.

c-Với cơ chế mở cửa nh hiện nay của nhà nớc ta vừa tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thơng mại nói riêng phát triển nhng đồng thời đặt ra cho các doanh nghiệp thơng mại vô vàn những khó khăn, thử thách để có thể cạnh tranh đợc với chính các doanh nghiệp trong nớc cũng nh các doanh nghiệp trên thế giới

Chính vì thế, việc thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức công tác bán hàng có ảnh hởng lớn đến doanh số bán và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng nh quyết định sự thành bại của doanh nghiệp thơng mại Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc tiêu thụ hàng hoá, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh của mình Nhận thức đợc tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng và qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội đợc sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng Tài chính Kế toán đặc biệt là sự hớng dẫn của thầy giáo Trần Quý Liên, em đã chọn chuyên đề “ Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội ”

Chuyên đề này của em gồm có hai phần:

Phần I:Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội.

Phần II: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội.

Mục lục

1Phần I: THựCTế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị phụ tùng hà nộI

I Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1 quá trình hình thành và phát triển của Công ty

2 Tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

2.2 Sự phân cấp quản lý về tài chính kế toán

2.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty

3 Tổ chức bộ phận kế toán của Công ty

3.1 Chức năng của phòng Tài chính Kế toán

3.2 Nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán

II Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty

Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1 Đặc điểm công tác bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1.1Đặc điểm hàng hoá kinh doanh tại Công ty

1.2 Các phơng thức bán hàng và chính sách giá cả tại Công ty

1.3 Các phơng thức thanh toán trong quá trình bán hàng tại Công ty

2 Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

2.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng

2.1.1 Tài khoản sử dụng

2.4.2 Kế toán giảm giá hàng bán

3 Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

3.1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

3.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng

Phần II: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nộị

I Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1 Những thành tựu

2 Những hạn chế còn tồn tại

II Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nộị

Danh mục bảng biểu

Biểu số 01: Hoá đơn GTGTBiểu số 02: Phiếu xuất khoBiểu số 03: Thẻ kho

Biểu số 04: Bảng kê chi tiết hàng bánBiểu số 05: Bảng tổng hợp hàng bán raBiểu số 06: Tổng hợp hàng bán toàn Công tyBiểu số 07: Phiếu thu

Biểu số 08: Giấy báo CóBiểu số 09: Tiểu khoảnBiểu số 10: Bảng kê số 11

Biểu số 11: Báo cáo số d TK 131

Biểu số 12: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán raBiểu số 13: Tờ khai thuế GTGT

Biểu số 14: Báo cáo Nhập - Xuất - TồnBiểu số 15: Bảng kê Nhập – Xuất - TồnBiểu số 16 Phiếu nhập hàng bán bị trả lạiBiểu số 17: Phiếu chi

Biểu số 18: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lạiBiểu số 19: Phiếu chi

Biểu số 20: Sổ chi tiết giảm giá hàng bánBiểu số 21: Phiếu chi

Biểu số 23: Tổng hợp chi phíBiểu số 24: Nhật ký chứng từ số 8Biểu số 25: Sổ cái TK 511

Biểu số 26: Sổ cái TK 632Biểu số 27: Sổ cái TK 641Biểu số 28: Sổ cái TK 642Biểu số 29: Sổ cái TK 911Biểu số 30: Sổ phí

Biểu số 31: Bảng tổng hợp hàng bán

Phần I THựCTế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị phụ tùng hà nộI

I Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội (tên giao dịch quốc tế: HANOI MACHINERY & SPARE PARTS JOINT STOCK COMPANY, viết tắt là MACHINCO HANOI) là một trong những thành viên trực thuộc Bộ Thơng Mại.

Công ty có trụ sở tại 444 Hoàng Hoa Thám, quận Tây Hồ, thành phố Hà nội Trong quá trình phát triển của mình, Công ty đã trải qua các giai đoạn phát triển với những tên gọi khác nhau:

Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội tiền thân là Trạm dịch vụ kinh doanh thành lập ngày 10/3/1988 thuộc văn phòng Tổng công ty Thiết bị Phụ tùng

Tháng 3/1990, Trạm dịch vụ kinh doanh đổi tên thành Xí nghiệp Dịch vụ Kinh doanh Thiết bị Phụ tùng.

Tháng 3/1991, Công ty tiếp tục đổi tên thành Công ty Kinh doanh Thiết bị Phụ tùng Tổng hợp

Tháng 4/1993, khi Nhà nớc sắp xếp lại các doanh nghiệp theo Nghị định số 338/NĐ-HĐBT, Công ty đã đợc thành lập lại, lấy tên là Công ty Thiết bị Phụ tùng Hà nội

Để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế hiện nay, theo đề nghị của Công ty Thiết bị Phụ tùng Hà nội (Tờ trình số 86/TBPT ĐMQLDN ngày 10/01/2003) Bộ tr-ởng Bộ Thơng Mại đã phê duyệt phơng án cổ phần hoá của Công ty (Quyết định số 0282/2003/QĐ-TM) ngày 18/03/2003 Vốn điều lệ của Công ty Cổ phần Thiết bị

Phụ tùng là 12.000.000.000 đồng Việt Nam, trong đó vốn Nhà nớc là 20%, tỷ lệ cổ phần bán cho ngời lao động trong Công ty là 59,69%, còn lại 20,31% bán cho các đối t-ợng ngoài doanh nghiệp Lúc này, Công ty có tên là Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội, tên giao dịch là HANOI MACHINERY & SPARE PARTS JOINT STOCK COMPANY, viết tắt là MACHINCO HANOI Công ty là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam có đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất - nhập khẩu do Nhà nớc cấp, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, đợc sử dụng con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức của Hội đồng quản trị Công ty và Luật doanh nghiệp.

Đi đôi với việc chuyển đổi thành Công ty cổ phần, ngày 23/5/2003 cùng với 9 doanh nghiệp khác, Công ty đã trở thành đơn vị trực thuộc Bộ Thơng Mại

Việc chuyển đổi thành Công ty cổ phần và trực thuộc Bộ Thơng Mại sẽ giúp Công ty tự chủ hơn trong hoạt động kinh doanh, phát huy quyền làm chủ, sáng tạo, tích cực của ngời lao động cũng nh đổi mới cơ chế quản lý và điều hành doanh nghiệp, bảo đảm việc làm, thực hiện tiết kiệm, giảm chi phí trong Công ty.

Một nét nổi bật trong năm 2004 vừa qua, Công ty mới đợc Chủ tịch nớc trao tặng huân chơng lao động hạng ba cho những đóng góp tích cực của mình Đây cũng chính là sự ghi nhận những thành tích mà Công ty đã phấn đấu trong suốt những năm qua với sự nỗ lực của tất cả cán bộ công nhân viên.

Hiện nay, Công ty đã hoàn thành quá trình cổ phần hoá theo kế hoạch của Bộ Thơng Mại.

2 Tổ chức bộ máy Công ty

2.1 Tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội là một đơn vị kinh doanh thơng mại, do đó Công ty không có các phân xởng sản xuất mà chỉ có các phòng kinh doanh, phòng đại lý, cửa hàng với nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh Trung tâm th-ơng mại và dịch vụ (TM & DV) Thái Hà thực hiện dịch vụ cho thuê văn phòng và một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh.

Sơ đồ 1.1 : Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Các phòng kinh doanh, phòng đại lý, cửa hàng, trung tâm TM & DV Thái Hà, và chi nhánh hoạt động độc lập với nhau Đồng thời các bộ phận này cũng trực thuộc Công ty và mỗi phơng án kinh doanh muốn thực hiện đều phải có sự phê duyệt của Tổng giám đốc Tuy hoạt động độc lập nhng các bộ phận luôn hỗ trợ cho nhau để có thể đem lại lợi ích cao nhất cho Công ty Thêm vào đó Công ty thực hiện chế độ giao khoán trong kinh doanh cho từng đơn vị cùng với việc gắn tiền lơng với kết quả công việc của mỗi ngời đã góp phần tích cực nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để tăng năng suất, chất lợng lao động, duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Ngoài nhiệm vụ chính là kinh doanh ô tô, săm lốp, thiết bị máy móc - các mặt hàng truyền thống của Công ty Những năm gần đây, Công ty còn mở rộng kinh doanh sang một số mặt hàng khác nh:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu nông sản, lâm sản chế biến - Kinh doanh vật liệu xây dựng, đại lý xăng dầu.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị máy móc, phơng tiện vận tải, dây chuyền sản xuất, thiết bị toàn bộ, phụ tùng các loại, nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất, hàng công nghiệp, tiêu dùng.

- Sản xuất, gia công, lắp ráp, sửa chữa, đại tu, đóng mới thiết bị máy móc, phơng tiện vận tải.

- Dịch vụ thơng mại, dịch vụ t vấn, dịch vụ cho thuê nhà xởng - kho tàng - Kinh doanh hoá chất phục vụ sản xuất và nghiên cứu khoa học.

- Kinh doanh thuỷ sản chế biến - Kinh doanh vật t, trang thiết bị y tế - Kinh doanh phân bón và vật t.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu lơng thực, thực phẩm.

Hiện nay, Công ty mới mở thêm một phòng đại lý Vinaxuki với mục đích tăng cờng hoạt động kinh doanh ô tô - một hoạt động kinh doanh đang phát triển tại Việt Nam Phòng đại lý này sẽ góp phần mở rộng thêm mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời giới thiệu mặt hàng truyền thống của Công ty là ô tô tải nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh ô tô nói chung.

Trong quá trình kinh doanh của mình, Công ty luôn bám sát nhu cầu thực tế của thị trờng để từ đó tạo ra nguồn hàng và tổ chức kế hoạch bán hàng Công ty thiết lập các mối quan hệ mật thiết với bạn hàng, luôn giữ uy tín với bạn hàng, thoả thuận đ-ợc các phơng thức thanh toán phù hợp hai bên cùng có lợi nên luôn tạo đợc nguồn hàng và đảm bảo kế hoạch tiêu thụ và dự trữ Chính vì lẽ đó, những năm gần đây số lợng khách hàng thờng xuyên của Công ty ngày càng tăng lên, không chỉ khách hàng trong nớc mà số lợng các công ty nớc ngoài cũng tăng lên rõ rệt Điều đó cũng chứng tỏ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty rất hiệu quả Các thị tr-ờng nhập khẩu của Công ty có thể kể đến đó là Nhật Bản, Mỹ, các nớc Đông Âu trong đó lớn nhất là Nga Còn thị trờng xuất khẩu của Công ty chủ yếu là các nớc Đông Âu với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là thực phẩm chế biến – một mặt hàng hiện đang đợc Nhà nớc đầu t, hỗ trợ phát triển nhiều nhất là các sản phẩm đông lạnh Vì lẽ đó mà nguồn hàng do Công ty cung cấp luôn dồi dào và có chất lợng tốt Mỗi năm kim ngạch xuất khẩu mặt hàng này luôn tăng trung bình khoảng 10%/năm và năm 2004 Công ty đã đạt đợc ở mức 2,3 triệu USD và đang hứa hẹn nhiều cơ hội phát triển trong những năm tiếp theo Ngoài ra, Công ty cũng đã hớng thị trờng xuất khẩu sang các nớc Châu á nh Trung Quốc với các mặt hàng nông sản: sắn lát, hạt

điều, ngô hạt thông qua hai con đờng tiểu ngạch vàchính ngạch; Malaysia với mặt hàng thép các loại, Singapore, Đài Loan, Hàn Quốc với mặt hàng phôi thép, thép inox, cáp thép

Thêm vào đó, Công ty luôn đề ra những chiến lợc cụ thể, rõ ràng trong từng giai đoạn phát triển của mình: Chiến lợc củng cố khách hàng, chiến lợc phát triển và mở rộng mặt hàng, ngành nghề mới, chiến lợc marketing, chiến lợc về vốn - tài chính nhằm tăng cờng thêm thị trờng, phát triển kinh doanh dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng.

Qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội từ một trạm kinh doanh dịch vụ với doanh thu một năm khoảng 500 triệu đồng đến nay Công ty đã đạt doanh thu hơn 450 tỷ đồng Điều đó khẳng định sức mạnh v-ơn lên mạnh mẽ không ngừng của Công ty, từng bớc khẳng định mình trong nền kinh tế thị trờng là một doanh nghiệp liên tục kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển đợc vốn, nộp ngân sách mỗi năm một tăng, đời sống của ngời lao động đ-ợc cải thiện

Chính sự định hớng kinh doanh đúng đắn mặc dù Công ty mới cổ phần hoá ng hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn đang phát triển tốt.

nh-2.2 Sự phân cấp quản lý về tài chính- kế toán

Với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh nh đã trình bày ở trên, Công ty thực hiện quản lý theo hình thức tập trung Vì Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng không phải là doanh nghiệp lớn nên áp dụng hình thức này là hợp lý.

Công ty cũng thực hiện quản lý tập trung về công tác tài chính kế toán Theo đó, Công ty chỉ tổ chức một phòng Tài chính Kế toán Tuy các phòng kinh doanh và cửa hàng hoạt động độc lập nhng không tổ chức ghi sổ kế toán riêng mà thực hiện chế độ báo sổ Kế toán ở các phòng kinh doanh và cửa hàng hàng tháng thực hiện thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng kế toán để ghi sổ, hạch toán tổng hợp, chi tiết và lập báo cáo kế toán Các nhân viên kế toán cửa hàng phải đợc sự hớng dẫn về nghiệp vụ của phòng Tài chính Kế toán, nhất là kế toán trởng.Với việc áp dụng hình thức quản lý này là hợp lý vì nó giảm bớt đợc công việc cho nhân viên phòng kế toán đồng thời giúp cho các phòng kinh doanh có thể

theo dõi sát sao công việc của mình Nhờ đó có thể xây dựng những phơng án kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả cao, và hoàn toàn phù hợp với sự phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty.

2.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty

Tổ chức bộ máy của Công ty đợc phân theo từng phòng, đại lý, cửa hàng, trung tâm trực thuộc.

Ngày 25/8/2003 HĐQT ban hành Nghị quyết số 01/HĐQT quy định về tổ chức nhiệm vụ của bộ máy Công ty cổ phần nh sau:

Ban giám đốc gồm: 01 Tổng giám đốc và 02 Phó tổng giám đốc.Ban giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, pháp luật về hoạt động của mình.

Các Phó tổng giám đốc (Phó tổng giám đốc 1 và Phó tổng giám đốc 2): Giúp việc cho Tổng giám đốc, đợc Tổng giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách một số phòng ban, chi nhánh, thay mặt Tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh khi Tổng giám đốc đi vắng.

Ban kiểm soát (BKS) gồm: 03 ngời do Đại hội cổ đông bầu ra, hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ quy định tại Điều 47- Điều lệ hoạt động Công ty HĐQT và bộ máy điều hành quản lý trong Công ty luôn đáp ứng các điều kiện của BKS, thờng xuyên trao đổi, lấy ý kiến đóng góp kịp thời cho các hoạt động chỉ đạo, điều hành của HĐQT cũng nh điều hành quản lý trong Công ty.

Sơ đồ số 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty

Phó TGĐ1

Phó TGĐ2

Khối văn phòng quản lý điều hành và trực tiếp tham gia kinh doanh gồm 6

phòng, 1 phòng đại lý Vinaxuki, 1 cửa hàng, 1 chi nhánh và 1 Trung tâm thơng mại.+ Phòng Tổ chức hành chính: Biên chế 15 LĐ

Chức năng: Tham mu và giải quyết toàn bộ công việc về tổ chức, đào tạo cán bộ, chính sách và lao động tiền lơng, khen thởng cũng nh các công việc liên quan đến hành chính sự nghiệp nhằm đảm bảo duy trì hoạt động bình thờng của Công ty.

+ Phòng Tài chính- Kế toán: Biên chế 7 LĐ

Hội đồng quản trị (HĐQT)

Chức năng: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của TGĐ, tham mu về tài chính cho TGĐ Nhiệm vụ của phòng là thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê, ghi chép, tính toán để phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ về tài sản, vốn, tình hình mua bán, tồn kho hàng hoá, kết qủa kinh doanh, tiến hành kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty, cửa hàng và chi nhánh đông thời quản lý an toàn và phát triển đồng vốn Nhà nớc giao theo chế độ và chính sách quy định.

+ Phòng kế hoạch đầu t: Biên chế 9 LĐ

Chức năng: Tham mu giúp TGĐ xây dựng các phơng án ngắn hạn và dài hạn, triển khai hớng dẫn và đôn đốc thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực kế hoạch, thống kê, xây dựng cơ bản, tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh trong Công ty, cung cấp thông tin t vấn về pháp luật trong các lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán, tài chính, ngân hàng.

+ Các phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh 1: Biên chế 11 LĐPhòng kinh doanh 2: Biên chế 10 LĐPhòng kinh doanh 3: Biên chế 10 LĐ

Chức năng: Cung cấp thông tin kinh tế trong Công ty một cách thờng xuyên nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty có hiệu quả, tham gia trực tiếp các thơng vụ về xuất nhập khẩu cũng nh t vấn cho các cửa hàng thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin tình hình hàng hoá trên thị trờng.

+ Chi nhánh Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh:

Chức năng: kinh doanh xuất nhập khẩu qua các thơng vụ mà phơng án đã đợc duyệt trên cơ sở không làm thất thoát vốn và có hiệu quả kinh tế.

+ Cửa hàng số 1: Biên chế 7 LĐ

Chức năng: Thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của Công ty, thực hiện lu chuyển hàng hoá đảm bảo kinh doanh đạt hiệu quả đem lại lợi nhuận và góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty Cửa hàng chuyên kinh doanh xe máy do hãng HONDA uỷ nhiệm và các dịch vụ kỹ thuật.

+ Trung tâm TM & DV Thái Hà: Biên chế 27 LĐ

Chức năng: Quản lý, duy trì cơ sở vật chất hiện có và thực hiện dịch vụ cho thuê nhà đạt chỉ tiêu trên giao.

+ Phòng đại lý Vinaxuki: Biên chế 13 LĐ

Chức năng: Giới thiệu các mặt hàng ô tô mà Công ty kinh doanh, hỗ trợ cho việc bán mặt hàng này tại cửa hàng ở trụ sở của Công ty.

Hoạt động của các phòng, ban quản lý, các bộ phận trong tổ chức bộ máy đợc điều chỉnh thông qua hệ thống các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, phòng ban cũng nh các quy chế quản lý áp dụng cho từng lĩnh vực hoạt động của Công ty nh: Quy chế về công tác tài chính - kế toán, quy chế lao động tiền lơng, nội quy lao động và đều chịu sự điều hành trực tiếp của TGĐ và HĐQT.

3 Tổ chức bộ phận kế toán tài chính

Phòng Tài chính Kế toán của Công ty là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các trang thiết bị kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty

3.1 Chức năng của phòng Tài chính Kế toán

Phòng Tài chính Kế toán Công ty có chức năng cung cấp đầy đủ, toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của Công ty nhằm giúp cho TGĐ Công ty điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao.

3.2 Nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán

- Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng nh sự vận động tài sản của đơn vị Qua đó quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ đợc tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó.

- Phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng nh kết quả của quá trình kinh doanh đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh.

- Phản ánh đợc cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản quy cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh

doanh Ngoài ra, xác định đợc kết quả lao động của ngời lao động nhằm khuyến khích về lợi ích vật chất, tinh thần cũng nh xác định trách nhiệm vật chất của ng-ời lao động qua đó nâng cao hiệu quả lao động.

Phòng Tài chính Kế toán còn cung cấp các thông tin cần thiết để ra các quyết định quản lý đem lại hiệu quả tối u Đối với khách hàng, các nhà cung cấp, phòng Tài chính Kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để ra các quyết định về đầu t, góp vốn, mua hàng, bán hàng đạt hiệu quả cao Đối với Nhà nớc, phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tính toán và kiểm tra việc chấp hành Ngân sách Nhà nớc.

- Phó phòng Tài chính Kế toán: Thay mặt Trởng phòng khi vắng mặt, phụ trách việc tổng hợp và kiểm tra sổ sách cuối kỳ, lập báo cáo tài chính và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán trong toàn Công ty.

- Kế toán hàng bán và công nợ hàng bán: Trực tiếp làm công tác kế toán hàng bán, theo dõi doanh thu và tổng hợp tình hình thanh toán công nợ hàng bán theo từng đối tợng.

- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình mua hàng đồng thời theo dõi công nợ với ngời bán.

- Kế toán nghiệp vụ Ngân hàng: Có nhiệm vụ hạch toán thu chi tiền gửi ngân hàng, đặc biệt là việc thu, chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu Ngoài ra còn thực hiện các thủ tục mở L/C cho các mặt hàng xuất nhập khẩu.

- Kế toán tiền lơng và các quỹ trích theo lơng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền lơng, tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lơng hợp lý, tính lơng phải trả cho công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tợng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lơng, chế độ phụ cấp đối với ngời lao động do phòng tổ chức- hành chính thực hiện.

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Phụ trách việc thu, chi tiền, séc, tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ trong toàn Công ty Đồng thời theo dõi tình hình biến động TSCĐ, công cụ, dụng cụ.

Ngoài ra, mỗi phòng kinh doanh, cửa hàng, trung tâm đều có một nhân viên kế toán có nhiệm vụ từ các chứng từ gốc lập các bảng kê chi tiết hàng mua, hàng bán để định kỳ nộp lên phòng Tài chính Kế toán cùng các hoá đơn mua và bán hàng

Sơ đồ số 1.3 Bộ máy kế toán Công ty

Kế toán trởng kiêmTrởng phòng kế toán

Bộ phận kế toán mua hàng

vàcông nợ hàng mua

Bộ phận kế toán

các nghiệp vụ ngân hàng

Bộ phận kế toán bán hàng và công nợ

bán hàng

Kế toán vốn bằng

tiền và thanh toán

công nợ

Kế toán tổng hợp

và kiểm tra,lên báo cáo tài chính

Các nhân viên kế toán ở các phòng kinh doanh, phòng đại lý, cửa

hàng, chi nhánh.Bộ phận kế

toán tiền ơng và các khoản trích

l-theo lơng

Báo sổ

Thủ quỹ

3.4 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty

Hiện nay, Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính.

* Về hình thức kế toán: Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm và quy mô kinh doanh của Công ty, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán là “Nhật ký chứng từ” để tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng

* Niên độ kế toán của Công ty đợc bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam Đối với ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá của Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ra đồng Việt Nam.

* Về thuế: Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Hàng tháng, Công ty đều lập tờ khai thuế GTGT để nộp cho Cục thuế Hà nội.

* Đối với tài sản cố định (TSCĐ), Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và sử dụng phơng pháp khấu hao bình quân theo thời gian Việc áp dụng phơng pháp này vẫn phù hợp với những quy định mới của Bộ Tài Chính trong việc trích khấu hao TSCĐ vì hiện nay Công ty không có nhu cầu mua sắm thêm TSCĐ, số TSCĐ mà Công ty đang sử dụng vẫn còn tốt và thời gian hữu dụng còn dài Thêm vào đó, Công ty là một doanh nghiệp thơng mại nên số lợng TSCĐ cần dùng cho hoạt động kinh doanh là không nhiều.

* Đối với hàng tồn kho (HTK), Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và sử dụng phơng pháp giá thực tế đích danh để hạch toán HTK

Phơng pháp xác định giá trị HTK cuối kỳ = HTK đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳPhơng pháp hạch toán HTK theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

3.4.1 Các chứng từ sử dụng

Phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn GTGT, hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu, hoá đơn cho thuê nhà

3.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay, Công ty không sử dụng một số tài khoản nh: TK 113, TK 121, TK 128, TK 129, TK 136, TK 139, TK 144, TK 151, TK 152, TK 154, TK 155, TK 157, TK 159, TK 212, TK 213, TK 221, TK 222,TK 229, TK 241, TK 244, TK 315, TK 336, TK 342, TK 344, TK 412, TK 413, TK 415, TK 416, TK 441, TK 451, TK 466.

Công ty chi tiết TK 1121, TK 1122 để phục vụ cho việc theo dõi với các ngân hàng nh: TK 1121 Tiền gửi ngân hàng (Tiền VNĐ)

TK 11211 Ngân hàng Công thơng Cầu GiấyTK 11212 Ngân hàng Nông nghiệp Bà TriệuTK 11213 Ngân hàng Ngoại thơng

+ Các nhật ký chứng từ (NKCT)NKCT số 1: Ghi có TK 111NKCT số 2: Ghi có TK 112NKCT số 4: Ghi có TK 311,341NKCT số 5: Ghi có TK 331

NKCT số 7: Ghi có TK 334, 641, 642.

NKCT số 8: Ghi có TK 156, 159, 131, 511, 711, 811, 632, 641, 642, 911

NK số 9: Ghi có TK 211

NKCT số 10: Ghi có các TK còn lại+ Các bảng kê:

Bảng kê số 1: Ghi nợ TK 111Bảng kê số 2: Ghi nợ TK 112

Bảng kê số 5: Phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng kế số 8: Nhập, xuất, tồn kho

+ Sổ cái:

Sổ cái đợc mở cho từng tài khoản và sử dụng cho cả năm, chỉ mở cho bên nợ tài khoản đối ứng với bên có các tài khoản khác Số phát sinh Có của mỗi tài khoản đợc phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ đợc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ.

Sổ chi tiết phải thu khách hàng (TK 131): Mỗi khách hàng mở một trang sổ, cuối tháng lấy số liệu chuyển vào Bảng kê số 11

Sổ chi tiết TSCĐ

Sổ chi tiết khác: phải trả, phải nộp khác…- Bảng phân bổ

Bảng phân bổ số 1: Phân bổ tiền lơng và BHXHBảng phân bổ số 2: Phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụBảng phân bổ số 3: Phân bổ KHTSCĐ

b Trình tự ghi sổ: Công ty ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chứng từ”

Sơ đồ số 1.4 Trình tự hạch toán kế toán tại Công ty

3.4.4 Các báo cáo kế toán

Theo quy định của Nhà nớc, Công ty đã lập các báo cáo kế toán sau:

- Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lu chuyển tiền tệ

II Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1 Đặc điểm công tác bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1.1 Đặc điểm hàng hoá kinh doanh tại Công ty

Hiện nay số lợng mặt hàng Công ty kinh doanh rất đa dạng với nhiều chủng loại Những mặt hàng này do trong nớc sản xuất hoặc do Công ty nhập khẩu từ nớc

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Thẻ và sổ kế toán chi tiêt

Sổ Cái

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyĐối chiếu Cuối kỳ

ngoài về Hiện mặt hàng Công ty bán trong nớc chủ yếu nh máy in, xe ô tô, xe máy, máy xúc, máy ủi, vòng bi, amiăng Còn những mặt hàng xuất khẩu của Công ty là…thép cuốn nóng, thép inox, cáp thép và sắn lát, hạt điều, ngô hạt cùng các mặt hàng thuỷ hải sản đông lạnh.

1.2 Các phơng thức bán hàng và chính sách giá cả tại Công ty

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, các doanh nghiệp đang phải cạnh tranh với nhau rất gay gắt vì vậy mà công tác tiêu thụ hàng hoá có vị trí vô cùng quan trọng Chính lẽ đó, Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội rất quan tâm đến các phơng thức bán hàng nhằm đẩy mạnh số lợng hàng hoá bán ra đem lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty.

Hiện nay Công ty đang áp dụng các phơng thức bán hàng sau:

- Phơng thức bán buôn hàng hoá: Theo phơng thức này, hàng hoá chủ yếu đợc bán buôn qua kho Theo đó, hàng hoá mua về nhập kho rồi mới đợc chuyển bán cho khách hàng, khách hàng trực tiếp đến làm hợp đồng với Công ty Hoạt động bán hàng này do các phòng kinh doanh của Công ty thực hiện Thị trờng kinh doanh của Công ty bao gồm cả nội địa và nớc ngoài.

- Phơng thức bán lẻ hàng hoá: Theo phơng thức này, các nhân viên bán hàng tại cửa hàng sẽ trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và kế toán vốn bằng tiền của Công ty viết phiếu thu

Chính vì hiểu rõ tầm quan trọng của tiêu thụ hàng hoá đối với doanh nghiệp ơng mại, Công ty luôn đề ra các chính sách giá cả phù hợp trên cơ sở nghiên cứu thị trờng Giá bán hàng hoá đợc thực hiện theo giá quy định hoặc giá thoả thuận giữa Công ty và khách hàng trong các hợp đồng mua bán hàng hoá trên cơ sở hai bên cùng có lợi

th-1.3 Các phơng thức thanh toán trong quá trình bán hàng tại Công ty

Trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hoá, Công ty đã áp dụng nhiều phơng thức thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình thanh toán.

Các phơng thức thanh toán đợc áp dụng tại Công ty nh:

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc séc đối với những khách hàng mua ít, không mua thờng xuyên hoặc những khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay - Bán hàng thu tiền ngay áp dụng với khách hàng mới và mua với số lợng ít Ph-

ơng thức này giúp Công ty thu hồi vốn nhanh, tránh đợc tình trạng bị chiếm dụng vốn

- Thanh toán L/C áp dụng đối với các hàng hoá Công ty xuất khẩu Đây là phơng thức thanh toán tín dụng, nó có u điểm là chắc chắn Công ty thu đợc tiền hàng sau khi đã xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và có sự kiểm tra của ngân hàng.- Ngời mua ứng tiền hàng trớc: Phơng thức này đợc Công ty áp dụng cho các

khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu cầu, mua một lúc với số lợng lớn mà Công ty không thể đáp ứng ngay đợc.

- Thanh toán chậm: Phơng thức này đợc áp dụng cho các khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên, đã có uy tín với Công ty Trong trờng hợp này, Công ty thờng bị chiếm dụng vốn nhng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do việc trả chậm

Ngoài ra, khách hàng còn có thể thanh toán bằng cách chuyển tiền cho Công ty qua các ngân hàng mà Công ty có tài khoản tại đó.

Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có phần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhng bù lại tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng Đây cũng là điều mà Công ty luôn đặt ra và thực hiện nhằm thu hút thêm khách hàng đến với Công ty.

2 Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

2.1 Tài khoản và các chứng từ sử dụng:2.1.1 Tài khoản sử dụng:

- TK 156 - Hàng hoá: Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng tại kho tại thời điểm mua hàng.

- TK 511 - Doanh thu bán hàng: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế tại doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu.

- TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.- TK 531 - Hàng bán bị trả lại.- TK 532 - giảm giá hàng bán.

- TK 632 - giá vốn hàng bán: Phản ánh giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ.

2.1.2 Các chứng từ sử dụng:

Công ty sử dụng chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995, Thông t sửa đổi tháng 3/1998, Thông t số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 về hớng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Hợp đồng mua bán- Hoá đơn GTGT

- Hoá đơn ngoại (invoice) áp dụng đối với các hàng hoá xuất khẩu do Công ty lập.- Giấy báo Có, bảng sao kê của Ngân hàng.

- Phiếu thu tiền hàng.

- Các chứng từ khác có liên quan.

2.2 Kế toán doanh thu bán hàng.

Quá trình bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hoá cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp tiền hàng nh hai bên đã thoả thuận Thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và hoàn tất thủ tục bán hàng.

Để đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá, Công ty đã thực hiện chế độ giao khoán doanh thu cho cửa hàng và từng phòng kinh doanh Kế toán bán hàng có nhiệm vụ theo dõi doanh thu bán hàng trên tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” trên cơ sở giá bán thực tế (số tiền ghi trên hoá đơn hay hợp đồng mua bán).

Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của Công ty thì giao dịch với Công ty thông qua các đơn đặt hàng và căn cứ vào đơn đặt hàng đó các nhân viên ở các phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng (thờng đợc áp dụng với hình thức bán buôn qua kho) Tuy nhiên thờng đối với phơng thức bán lẻ tại Công ty thì quá trình bán hàng

đơn giản hơn, khách hàng đến cửa hàng, thực hiện mua hàng trực tiếp và thanh toán tiền ngay.

Khi khách hàng đồng ý mua hàng, kế toán tại cửa hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng (Hoá đơn GTGT)

Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên:- Liên 1 (màu tím): lu tại quyển.

- Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng.- Liên 3 (màu xanh): dùng để luân chuyển.

Sau đó đồng thời kế toán lập phiếu xuất kho ghi số lợng, đơn giá của hàng bán Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên

- Liên 1: Lu tại quyển.

- Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng và ghi số lợng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hoá liên quan Cuối ngày, thủ kho tính ra số lợng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho.

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tại cửa hàng, các phòng kinh doanh ghi vào “Bảng kê chi tiết hàng bán ra” cho từng tháng và cuối tháng lập “Bảng tổng hợp hàng hoá bán ra”

Trởng phòng Tài chính Kế toán của Công ty quy định cứ vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng, kế toán tại cửa hàng, phòng kinh doanh nộp các chứng từ, hoá đơn kèm theo “Bảng kê chi tiết hàng bán ra” và cuối tháng nộp “Bảng tổng hợp hàng hoá bán ra” để kế toán bán hàng tại phòng Tài chính Kế toán so sánh đối chiếu và làm căn cứ để lập “Bảng tổng hợp hàng bán trong tháng” của toàn Công ty

Ví dụ : Ngày 12/12/2004, phòng kinh doanh 1 của Công ty có bán 1 xe Kamaz cho Công ty TNHH Thơng mại và Điện tử Hoà Phát, địa chỉ tại 226 Thái Thịnh Hà nội sau khi hai bên đã ký kết hợp đồng mua bán, thống nhất về giá cả.

Kế toán tại phòng kinh doanh 1 lập Hoá đơn GTGT đồng thời lập phiếu xuất kho, trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lợng không ghi đơn giá và đợc chuyển xuống kho để thủ kho ghi thẻ kho theo số lợng hàng xuất bán ra Sau đó, phiếu xuất kho đ-ợc chuyển lên cho kế toán để kế toán ghi giá bán.

§¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty Cæ phÇn ThiÕt bÞ Phô tïng Hµ néi

§Þa chØ: 444 Hoµng Hoa Th¸m- Hµ néi Sè TK:

§iÖn tho¹i: 8.326.447 MST: 010141537

Họ và tên ngời mua hàng:

Đơn vị: Công ty TNHH Thơng Mại - Điện tử Hoà Phát

Địa chỉ:226 Thái Thịnh Hà nội

Hình thức thanh toán: Sau 15 ngày MST:040038673 - 5

(Biểu số 02)

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội Mẫu số: 02 - VT

Địa chi: 444 Hoàng Hoa Thám - Hà nội QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT

Ngày 01/11/1995

Phiếu Xuất kho Số: 341Ngày 12/12/2004

Nợ TK: 632 Có TK :156

STT Nội dung Đvt SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1* 2

1 Xe Kamaz Chiếc 1 463.809.524

Cộng tiền hàng : 463.809.524

Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 23.190.476 Tổng cộng tiền thanh toán: 487.000.000

Số tiền viết bằng chữ : Bốn trâm tám mơi bảy triệu đồng chẵn.

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Họ tên ngời nhận hàng: Anh Trần Quốc Hùng

Địa chỉ: 226 Thái Thịnh Hà nộiLý do xuất kho: Bán hàngXuất tại kho: Công ty

Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật t

Mã sốĐvt

Số lợng

Yêu cầu

Thực xuất

- Cột xuất: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho.

Thẻ kho đợc mở cho cả năm và mở chi tiết cho từng loại hàng Đến cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn cho từng loại hàng hoá để đối chiếu với “Sổ chi tiết Nhập -Xuất – Tồn” về mặt số lợng.

Biểu số 03)

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội Mẫu số 06 – VT

Tên kho: Kho Công ty QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995

Thẻ kho

Ngày lập thẻ 19/11/2004Tờ số: 256

- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Xe Kamaz 533229- Đơn vị tính: Chiếc

- Mã số

Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Hàng ngày, kế toán tại phòng kinh doanh 1 căn cứ vào hoá đơn GTGT để cập nhập số liệu vào “Bảng kê chi tiết hàng bán ra” trên máy tính và phải nộp cho kế toán bán hàng tại phòng Tài chính Kế toán vào ngày 15 hàng tháng và ngày 30 hàng tháng.

Kế toán phòng kinh doanh 1 định khoản và ghi vào bảng kê chi tiết hàng bán: Nợ TK 131 487.000.000

Có TK 511 463.809.524 Có TK 3331 23.190.476

Chứng từ

SHNgàyDiễn giải

Ngày nhập, xuất, tồn

Số lợng

Nhập XuấtTồnGhi chú

256 19/11/04 Nhập xe Kamaz 19/11/04 1

L«§¬n gi¸Sè lîng Gi¸ mua cha VAT

Gi¸ b¸n cha

Tæng gi¸ thanh to¸n

Ghi cã TK 511, TK 3331- ghi nî TK

TK 111TK 112 TK 131

0079133 1/12Cty TNHH Thµnh Niªn

Vßng bi Nachi

0079134 2/12Tr¬ng ThÞ ThuVßng bi Nga

……….……….……… …… ……….… ……… ……….…… ……… …… ……… … ……….… ………… …… …… …… …… ……….0079462 25/12 C«ng ty TNHH

Nguyªn Ph¸t -§N

TbÞ kth¸c má

0079463 30/12 Cty TNHH TM- §T Hoµ Ph¸t

0079464 30/12 Alexandra& Sophia Co LTD

ThÐp cuén N§3-49.135.936 175.278 1.533.526.700 1.601.328.5151.601.328.515600.000.000 1.101.328.515

Vßng bi Nga (l« 1-4)ChiÕc432293.998.364303.244.74515.162.237318.406.9823.ThiÕt bÞ khai th¸c máChiÕc12034.812.47543.527.6293.524.850116.021.850

…………

(Biểu số 06)

Tổng hợp hàng bán toàn Công ty tháng 12 năm 2004Tên đơn vịTrị giá vốn

32.978.568.913 31.929.501.106 1.049.067.807 1.564.507.000

10.250.000.000 21.164.061.913

Kế toán bán hàng Kế toán trởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng tổng hợp bán ra trong tháng đ

cuối tháng rồi nộp cho phòng Tài chính Kế toán Kế toán tại phòng Tài chính Kế toán sau khi đã xem xét, đối chiếu các hoá đơn, chứng từ có liên quan với các bảng kê của cửa hàng và các phòng kinh doanh lập “Bảng tổng hợp hàng bán toàn Công ty tháng 12 năm 2004”.

Trên “Tổng hợp hàng bán toàn Công ty tháng 12 năm 2004” chỉ rõ trị giá mua, trị giá bán cha thuế, lãi gộp trong tháng của toàn Công ty.

Cách lập bảng “Tổng hợp hàng bán toàn Công ty tháng 12 năm 2004” đợc tiến hàng nh sau:

 Phần ghi trị giá mua cha thuế và tổng số căn cứ vào “Bảng tổng hợp hàng bán ra” trong tháng của cửa hàng và các phòng kinh doanh để ghi.

 Phần ghi Có TK 511 và TK 3331: Kế toán bán hàng căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, “Bảng tổng hợp hàng bán ra” trong tháng của cửa hàng, phòng kinh doanh tiến hành tập hợp theo cửa hàng, từng phòng kinh doanh Từ đó, xác định tổng trị giá bán cha có thuế VAT, thuế VAT phải nộp (Tổng số phát sinh Có TK 511 và TK 3331)

 Phần ghi Nợ TK 111, TK 112, TK 131: Kế toán căn cứ vào sổ thu tiền mặt, sổ ngân hàng, “Bảng theo dõi thanh toán với ngời mua” để ghi cho cửa hàng và từng phòng kinh doanh.

Cuối tháng, căn cứ vào bảng “Tổng hợp hàng bán toàn Công ty tháng 12 năm 2004”, kế toán lên NKCT số 8 (ghi Có TK 511 và Nợ các TK 111, TK 112, TK 131).

 Ví dụ: Ngày 20/12/2004, Công ty TNHH Thơng mại Điện tử Hoà Phát ở số

21/11 Cầu Giấy, Hà nội nộp tiền hàng mua vào ngày 12/12/2004, hoá đơn số 79464 là 100.000.000 đồng bằng tiền mặt.

Khi đó, kế toán lập “Phiếu thu” rồi ghi vào “Sổ thu tiền mặt”, thủ quỹ nhận tiền và ghi vào “Sổ quỹ tiền mặt” Kế toán bán hàng căn cứ vào việc thanh toán của khách hàng để ghi vào “Sổ chi tiết TK 131”

(Biểu số 07)

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội Mẫu số 01 - TTĐịa chỉ: 444 Hoàng Hoa Thám QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT

Ngày 01/01/1995 Phiếu THU Quyển số: 8

Ngày 20 tháng 12 năm 2004 Số: 298

Nợ: TK 1111 100.000.000 Có: TK 131 100.000.000

Họ tên ngời nộp tiền: Công ty TNHH Thơng mại Điện tử Hoà PhátĐịa chỉ: 21/11 Cầu Giấy - Hà nội

Lý do chi: Trả tiền hàng

Số tiền: 100.000.000 (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn

Kèm theo: Chứng từ gốc

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn.

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nộp tiền Ngời lập phiếu

(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký, họ tên) (Ký tên)

Ví dụ: Đến ngày 25/12/2004, Công ty TNHH Thơng mại Điện tử Hoà Phát trả nốt

tiền hàng còn lại theo hoá đơn số 0079463 là 387.000.000 đồng qua ngân hàng Ngoại thơng Hà nội

Kế toán TGNH căn cứ vào “Giấy báo Có” của ngân hàng để lên “Bảng kê TGNH” Đồng thời kế toán bán hàng căn cứ vào “Giấy báo Có” này để ghi vào “Sổ chi tiết TK 131”.

(Biểu số 08)

Ngân hàng Ngoại thơng VN Giấy báo có

Hanoi Ngày 25/12/2004 giờ in: 7:52:20 AM

Số chứng từ: 006.4391.0115 Đã hạch toán

Số chuyển tiền: 6205030400178NHNT Hà nội

Ngời trả tiền: Công ty TNHH Thơng mại Điện tử Hoà PhátSố tài khoản: 00061000133889

NHNT Hà nội

Ngời hởng: Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nộiSố tài khoản: 00021000592920

Số tiền: VNĐ 387.000.000

Ba trăm tám mơi bảy triệu VND

Nội dung: Công ty TNHH TM-ĐT Hoà Phát thanh toán tiền hàng theo HĐ 0079463

Nh vậy, ta thấy kế toán doanh thu đã theo dõi khá chi tiết cụ thể tình hình bán hàng tại Công ty Do đặc điểm của Công ty là có nhiều phòng kinh doanh kết hợp với cửa hàng đều có chức năng bán hàng nên việc theo dõi có phức tạp hơn Nhng cũng xuất phát từ đặc điểm này, Công ty đã bố trí thêm một kế toán ở mỗi phòng để đảm bảo cho việc hạch toán đợc chính xác, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại các phòng ban nói riêng và của toàn Công ty nói chung.

♠ Về các khoản thanh toán với ngời mua:

Kế toán sử dụng “Sổ chi tiết TK 131”: Để theo dõi số phải thu khách hàng.

Khách hàng của Công ty là những khách hàng thờng xuyên, đã có mối quan hệ trong kinh doanh từ lâu Tuy số lợng hàng bán có giá trị lớn nhng các nghiệp vụ bán hàng lại phát sinh không nhiều trong một tháng Do đó để tiện cho việc quản lý, theo dõi, kế toán mở chung một sổ cho tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng mở một trang sổ riêng (gọi là Tiểu khoản) Trên cơ sở hoá đơn bán hàng, giấy nhận nợ và các chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ, mỗi nghiệp vụ ghi một dòng.

………Tháng 12

12/12 HĐsố 0000000000

Mua một xe Kamaz

 Phần ghi Nợ TK 131, Có TK 511, TK 3331: Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan và có so sánh đối chiếu với “Sổ chi tiết TK 131” để đảm bảo việc phản ánh đợc chính xác.

 Phần ghi Có TK 131, Nợ TK 111, TK 112: Kế toán căn cứ vào “Sổ chi tiết TK 131” đợc mở chung cho từng khách hàng.

 Phần d cuối kỳ: Kế toán căn cứ vào cột số d đầu kỳ, số phát sinh nợ, số phát sinh có trong kỳ để tính ra số d cuối kỳ của từng khách hàng tơng ứng đồng thời đối chiếu với số d cuối kỳ trên “ Sổ chi tiết TK 131” để đảm bảo số liệu đợc chính xác Việc lập các bảng kê thờng đợc Công ty lập trên máy thông qua phần mềm Excel nên việc tính toán đơn giản, chính xác.

Cuối quý, kế toán bán hàng tiến hành khoá sổ “Bảng kê số 11”, tổng hợp số liệu để ghi vào “Báo cáo số d TK 131”.

“Báo cáo số d TK 131” đợc lập nh sau:

 Phần d đầu kỳ: Kế toán căn cứ vào cột d cuối kỳ của “Báo cáo số d TK 131” quý trớc để ghi.

 Phần phát sinh trong kỳ: Kế toán tổng hợp số phát sinh trong quý của từng khách hàng trong “Sổ chi tiết TK 131” tơng ứng với từng tiểu khoản đợc mở, mỗi khách hàng đợc ghi một dòng.

 Phần d cuối kỳ: Kế toán căn cứ vào cột số d đầu kỳ, số phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ từ đó tính ra số d cuối kỳ của từng khách hàng.

(Biểu số 11)

Báo cáo số d khách hàngQuý IV năm 2004

(Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) (Ký,họtên)