I. Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1. Những thành tựu
Bớc sang nền kinh tế thị trờng, những công ty Nhà nớc gặp vô vàn những khó khăn khi phải tự mình thực hiện hạch toán độc lập, không còn sự bao cấp đầu vào và đầu ra của Nhà nớc nhng Công ty vẫn tiếp tục đứng vững và phát triển với tốc độ cao. Ngay cả khi mới thực hiện cổ phần hoá theo đờng lối chung của Nhà nớc, Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng vẫn tiếp tục phát huy tinh thần đó. Doanh thu, lợi nhuận không ngừng tăng lên qua mỗi năm, số lợng khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với Công ty ngày càng nhiều, uy tín của Công ty trên thị trờng ngày càng đợc nâng cao. Năm 2004, Công ty còn đợc nhận huân chơng lao động hạng ba của Chủ tịch nớc. Để có đợc thành quả nh ngày nay là nhờ có sự lãnh đạo đúng đắn của Ban giám đốc, sự lao động tích cực của tất cả cán bộ công nhân viên công ty.
Tuy nhiên để có thể tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp đều phải tìm cho mình một chiến lợc kinh doanh riêng phù hợp với đặc điểm mặt hàng của công ty, điều này càng trở nên quan trọng hơn đối với doanh nghiệp thơng mại khi mà hoạt động mua bán hàng hoá đóng vai trò quyết định đối với sự sống còn của công ty.
Vì lẽ đó, Công ty luôn tổ chức tốt công tác bán hàng với một bộ máy linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán với nhiệm vụ chi tiết, tổng hợp số liệu từ các phòng ban, cửa hàng, chi nhánh, trung tâm TM - DV nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác hỗ trợ cho công tác quản lý của ban lãnh đạo Công ty. Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc phản ánh tình hình bán hàng một cách cụ thể, chi tiết về chủng loại, số lợng, đơn giá, doanh thu bán hàng, giá vốn .và trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban lãnh đạo đ… a ra đ- ợc những chiến lợc kinh doanh phù hợp.
Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của mình, đã phát huy đợc vai trò của kế toán, làm một công cụ quan trọng đối với TGĐ và Kế toán trởng. Cụ thể: Vì hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là mua, bán hàng hoá nên đợc tách ra cho hai ngời phụ trách
một ngời là phụ trách mua hàng và thanh toán với ngời mua, một ngời phụ trách bán hàng và thanh toán với ngời bán là hợp lý vì các nghiệp vụ mua, bán hàng hàng là rất nhiều. Hơn nữa, hai ngời làm sẽ đảm bảo tính kiểm soát cao hơn. Khác với các doanh nghiệp khác, Công ty có nhu cầu về vốn lớn và giao dịch nhiều với ngân hàng nên việc bố trí một kế toán ngân hàng là cần thiết. Ngoài ra, tại các phòng kinh doanh và cửa hàng cũng có kế toán nhng làm nhiệm vụ chuyển chứng từ cho phòng Tài chính Kế toán cũng đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế một cách đầy đủ và chính xác, giảm bớt lợng công việc cho nhân viên kế toán phòng Tài chính Kế toán.
Về tổ chức hạch toán: Việc tổ chức hạch toán ở Công ty bao gồm nhiều yếu tố cấu thành tổ chức vận dụng các phơng pháp kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán… nên công tác tổ chức hạch toán khá phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhất là mặt hàng kinh doanh đa dạng của Công ty nên yêu cầu cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phải chính xác và kịp thời. Phòng Tài chính Kế toán Công ty đã nắm vững đợc nội dung của tổ chức công tác kế toán từ việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép chứng từ ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý và khoa học. Việc áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” là phù hợp vì có u điểm là căn cứ vào chứng từ gốc có cùng nội dung để lập các bảng kê chi tiết và cuối tháng, cuối kỳ lập các bảng cân đối chứng từ, bảng kê tổng hợp, sổ tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái. Đặc biệt đối với hoạt động bán hàng của Công ty do tất các các phòng ban, cửa hàng đều phụ trách công tác bán hàng nên việc theo dõi rất khó khăn chính vì vậy mà Công ty bố trí mỗi phòng ban một kế toán để tăng cờng độ chính xác của các thông tin về bán hàng, đồng thời giảm bớt số lợng công việc cho các nhân viên phòng Tài chính Kế toán. Vì vậy nên tuy hình thức này không dễ thức hiện vì số lợng sổ sách khá nhiều và đòi hỏi các kế toán viên phải có trình độ nhng thích hợp với loại hình, đặc điểm kinh doanh của Công ty. Việc áp dụng hình thức báo sổ cũng là thích hợp vì quy mô của Công ty không lớn.
Chứng từ kế toán: Công ty đã sử dụng tơng đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu đầy đủ, quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ sử dụng đều theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và đợc lu trữ, bảo quản cẩn thận. Kế toán mỗi phần hành đều có trách nhiệm lu trữ chứng từ của phần hành đó,
không chồng chéo nhau, phân công phân nhiệm rõ ràng. Các chứng từ từ khâu bán hàng đợc chuyển đến phòng Tài chính Kế toán một cách khẩn trơng, liên tục, đầy đủ. Do vậy hệ thống chứng từ của Công ty đã chứng minh đợc tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phục vụ cho quá trình hạch toán.
Hệ thống sổ kế toán: Nhìn chung Công ty đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nớc tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phụ vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế. Đối với phần hành bán hàng và xác định kết quả bán hàng, do các khoản giảm trừ doanh thu nh hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán không nhiều nên kế toán đã tự thiết kế mẫu sổ giống với sổ “Nhật ký chung” để tiện cho cả việc theo dõi giá vốn, giảm bớt số lợng sổ cái sử dụng mà vẫn đảm bảo phản ánh chính xác.
Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty không sử dụng một số tài khoản là do các nghiệp vụ hạch toán không cần đến. Ví dụ nh Công ty không sử dụng tài khoản tiền đang chuyển để thanh toán trong giao dịch vì sử dụng tiền đang chuyển tạo điều kiện cho việc chiếm dụng vốn mà Công ty là doanh nghiệp thơng mại, dịch vụ nên việc để vốn ứ đọng hay bị chiếm dụng sẽ làm trì trệ hoạt động kinh doanh trong khi vốn của Công ty thấp chủ yếu phải vay của ngân hàng. Công ty cũng không sử dụng tài sản bằng tiền là tín phiếu vì không có tính pháp lý cao, dễ xảy ra các hành vi gian lận. Ngoài ra, Công ty có quan hệ với nhiều ngân hàng do đó Công ty đã chủ động chi tiết tài khoản 1121 và 1122 cho từng ngân hàng để thuận tiện cho việc theo dõi.