The Eurofins Assurance Việt Nam Quy trình đánh giá chứng nhận Hệ thống Quản lý

The Eurofins Assurance Việt Nam Quy trình đánh giá chứng nhận Hệ thống Quản lý MỤC ĐÍCH PHẠM VI 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐỊNH NGHĨA ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN 5.1.1 ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN (STAGE 1) 5.1.1.1 YÊU CẦU CHUNG 5.1.1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN 5.1.1.3 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ 5.1.1.4 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ 5.1.1.5 KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 5.1.1.6 XÁC ĐỊNH THỜI GIAN ĐÁNH GIÁ GIỮA GIAI ĐOẠN VÀ GIAI ĐOẠN 5.1.2 ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN (STAGE 2) 5.1.2.1 YÊU CẦU CHUNG 5.1.2.2 MỤC TIÊU CỦA ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN 5.1.2.3 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ 5.1.2.4 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ 5.1.2.5 KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 10 5.1.2.6 XEM XÉT HĐKP VÀ THẨM XÉT HỒ SƠ CHỨNG NHẬN: 11 5.1.2.7 XÁC NHẬN THÔNG TIN CẤP CHỨNG CHỈ 11 5.1.3 ĐÁNH GIÁ GIÁM SÁT 12 5.1.3.1 YÊU CẦU CHUNG 12 5.1.3.2 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ 12 5.1.3.3 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ 12 5.1.3.4 KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 13 5.1.3.5 GIÁM SÁT LẦN CUỐI CHU KỲ CHỨNG NHẬN (GIÁM SÁT LẦN 2) 13 5.1.4 ĐÁNH GIÁ TÁI CHỨNG NHẬN 14 5.1.5 ĐÁNH GIÁ ĐẶC BIỆT 14 5.1.5.1 ĐÁNH GIÁ MỞ RỘNG/ THU HẸP PHẠM VI 14 5.1.5.2 ĐÁNH GIÁ ĐỘT XUẤT 14 5.1.6 ĐÌNH CHỈ VÀ THU HỒI CHỨNG NHẬN 15 5.1.7 ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI 15 5.1.7.1 YÊU CẦU CHUNG 15 5.1.7.2 XEM XÉT VÀ XÁC ĐỊNH NGÀY CÔNG ĐÁNH GIÁ TẠI CƠ SỞ 15 5.1.7.3 ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI CHỨNG NHẬN 15 5.1.8 ĐÁNH GIÁ ĐỒNG CHỨNG NHẬN 16 5.1.8.1 YÊU CẦU CHUNG 16 5.1.8.2 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ 16 5.1.8.3 ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN 17 5.1.8.4 ĐÁNH GIÁ GIÁM SÁT 18 5.1.9 ĐÁNH GIÁ ĐA ĐIỂM 18 MỤC ĐÍCH Đảm bảo Hệ thống quản lý thực ghi lại cách quán kiểm sốt PHẠM VI Quy trình áp dụng cho dịch vụ đánh giá Eurofins Assurance Việt Nam Tất đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý phân phối đến khách hàng tổ chức chứng nhận TÀI LIỆU THAM KHẢO Quality Manual/ Sổ tay chất lượng ISO/ IEC 17021: Yêu cầu tổ chức đánh giá chứng nhận HTQL CL MT; ISO/TS 22003: Yêu cầu tổ chức đánh giá hệ thống quản lý ATTP; IAF MD 1: 2018: Chứng nhận nhiều địa điểm dựa việc lựa chọn mẫu; IAF MD 2: 2017: Chuyển giao chứng nhận tổ chức chứng nhận (không áp dụng); IAF MD 3: 2008: Giám sát chứng nhận lại dựa kết tự ĐG KH (không áp dụng); IAF MD 11: 2019: Đánh giá tích hợp hệ thống quản lý ISO 19011: 2018: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý ĐỊNH NGHĨA HTQLATTP (FSMS) – Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm HACCP – Phân tích mối nguy kiểm sốt điểm tới hạn Đánh giá giai đoạn (Stage 1) - Một đánh giá, thực để xác định mức độ sẵn sàng hệ thống quản lý khách hàng cho đánh giá chứng nhận thức (bao gồm yêu cầu tiêu chuẩn luật định liên quan) xem sở để lên kế hoạch đánh giá thức Đánh giá chứng nhận (Stage 2) - Đánh giá địa điểm khách hàng để đảm bảo hệ thống quản lý khách hàng thiết lập, thực trì có hiệu quả, đạt sách mục tiêu tổ chức, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn Đối với hệ thống FSMS cần phải xem xét đến kế hoạch HACCP, điều kiện tiên PRPs, việc tuân thủ hiệu lực thực thi kế hoạch HACPP, PRPs) Đánh giá giám sát - Đánh giá trường, không thiết đánh giá toàn hệ thống phải hoạch định với hoạt động giám sát khác cho tổ chức chứng nhận trì tin cậy hệ thống quản lý khách hàng chứng nhận ln trì tn thủ liên tục yêu cầu tiêu chuẩn Đánh giá đặc biệt: Đánh giá địa điểm khách hàng để mở rộng thu hẹp phạm vi chứng nhận (khi có thay đổi phạm vi chứng nhận mặt địa lý, mặt kỹ thuật) hay đánh giá đột xuất (khi phát cố nghiêm trọng vi phạm nghiêm trọng Tổ chức chứng nhận yêu cầu pháp luật, với quy định Eurofins Assurance Việt Nam tổ chức công nhận)  Thay đổi phạm vi chứng nhận mặt địa lý: nhiều địa điểm Tổ chức chứng nhận bổ sung loại bỏ khỏi phạm vi chứng nhận  Thay đổi phạm vi chứng nhận mặt kỹ thuật: phạm vi chứng nhận bổ sung bớt thay đổi để phản ảnh tăng hay giảm mặt lực tổ chức đánh giá Đánh giá hệ thống quản lý tích hợp: đánh giá hệ thống quản lý tổ chức dựa hai nhiều tiêu chuẩn tiến hành lúc Điểm không phù hợp nặng: Là không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn gây ảnh hưởng đến hệ thống quản lý khơng phù hợp nhẹ mang tính hệ thống (có 03 NC nhẹ phận 01 NC nhẹ từ 03 phận) Điểm không phù hợp nhẹ: Là không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn không ảnh hưởng đến hệ thống phù hợp sản phẩm không đáp ứng yêu cầu hệ thống tài liệu mà tổ chức thiết lập Điểm khuyến nghị cải tiến: Tại thời điểm đánh giá, chưa đủ chứng kể kết luận điểm khơng phù hợp Là kiến nghị cải tiến chuyên gia để hệ thống quản lý tổ chức ngày hoàn thiện CAR - Yêu cầu hành động khắc phục: lập không phù hợp nặng phù hợp nhẹ Thông báo cho khách hàng không phù hợp phát mức độ nặng/nhẹ trình đánh giá Đánh giá đa điểm: đánh giá tổ chức với nhiều địa điểm đảm bảo việc đánh giá cung cấp đủ tin cậy phù hợp liên quan tới điểm liệt kê đánh giá bao gồm tính thực tế, tính khả thi điều kiện hoạt động Một địa điểm: vị trí cố định, nơi mà tổ chức thực công việc sản xuất cung cấp dịch vụ Địa điểm tạm thời: địa điểm thiết lập tổ chức để thực công việc cụ thể dịch vu hữu hạn thời gian khơng trở thành địa điểm cố định (ví dụ địa điểm xây dựng) Một địa điểm bổ sung: Là địa điểm nhóm điểm bổ sung vào mạng lưới đa điểm chứng nhận Tổ chức đa điểm: tổ chức có chức trung tâm xác định (sau gọi văn phòng trung tâm – không thiết phải trụ sở tổ chức đó) mà hoạt động có kế hoạch, điều kiển quản lý mạng lưới văn phòng địa nhánh (các địa điểm) mà hoạt động thực hoàn toàn phần ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN Việc đánh giá chứng nhận lần đầu hệ thống quản lý (HACCP; FSMS) phải tiến hành theo hai giai đoạn: giai đoạn giai đoạn 5.1.1 ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN (STAGE 1) 5.1.1.1 YÊU CẦU CHUNG Đối với FSMS HACCP, đánh giá giai đoạn phải thực sở khách hàng 5.1.1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN  Xem xét thông tin dạng văn hệ thống quản lý khách hàng;  Thu thập thông tin cần thiết để hỗ trợ việc thực đánh giá giai đoạn cách hiệu lực hiệu quả;  Đánh giá mức độ sẵn sàng Khách hàng: Quy trình, quy định, hướng dẫn theo yêu cầu tiêu chuẩn cần lập; Chính sách, mục tiêu; kế hoạch HACCP; nhận biết PRPs thích hợp với cơng việc; Hệ thống quản lý an tồn thực phẩm tổ chức có q trình phương pháp thích hợp để nhận biết đánh giá mối nguy an toàn thực phẩm tổ chức, lựa chọn phân loại biện pháp kiểm sốt; Quy định an tồn thực phẩm thích hợp với lĩnh vực liên quan tổ chức; Phạm vi đăng ký chứng nhận; Điều khoản loại trừ; Các quy định yêu cầu luật định liên quan;  Lập kế hoạch định nguồn lực cho đánh giá giai đoạn (đánh giá chứng nhận);  Đánh giá xem đánh giá nội xem xét lãnh đạo có thực hoạch định thực hay không mức độ áp dụng Hệ thống quản lý có chứng tỏ khách hàng sẵn sàng để đánh giá giai đoạn 2;  Lập báo cáo văn việc thực đánh giá giai đoạn sẵn sàng cho giai đoạn 2;  Trao đổi với khách hàng kết đánh giá bao gồm việc nhận biết khu vực quan tâm phân loại không phù hợp giai đoạn 5.1.1.3 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ Căn vào đơn đăng ký phê duyệt, Bộ phận Operation thông báo chương trình đánh giá đến khách hàng Đánh giá giai đoạn yêu cầu kế hoạch đánh giá thức EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM xếp thời gian đánh giá nhóm đánh giá để đáp ứng yêu cầu ngày công lĩnh vực chuyên môn mô tả đơn đăng ký phê duyệt Trưởng đoàn đánh giá hoạch định công việc đánh giá cho giai đoạn có xem xét đến kỹ hiểu biết lĩnh vực chuyên môn liên quan (Industry Code) Điều bao gồm:  Mục đích, phạm vi, tiêu chí, địa điểm thời gian đánh giá,  Kỹ đánh giá hệ thống quản lý;  Tình trạng phê duyệt chuyên gia đánh giá;  Lĩnh vực chuyên môn (Industry Code) phê duyệt 5.1.1.4 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ Các tài liệu hồ sơ liên quan Khách hàng giai đoạn xem xét để xác định sẵn sàng cho hoạt động đánh giá Việc xem xét thực Trưởng đoàn đánh giá chuyên gia đánh giá trưởng đồn phân cơng nhằm xác định phù hợp hệ thống tài liệu Khách hàng yêu cầu tiêu chuẩn Việc xem xét có lưu ý tới quy mơ mức độ phức tạp hoạt động Khách hàng mục đích đánh giá Các thông tin hỗ trợ quan sát thực tế địa điểm đánh giá Khi đánh giá nhiều địa điểm, địa điểm đánh giá ghi nhận báo cáo Trong trường hợp phát hệ thống tài liệu Khách hàng chưa đầy đủ để thỏa mãn mục đích phạm vi đánh giá, đồn đánh giá phải thông báo điều cho Khách hàng Các hoạt động đánh giá không tiếp tục vấn đề giải thỏa đáng theo đánh giá Trưởng đoàn đánh giá Trong trường hợp việc đánh giá giai đoạn cho thấy cần thiết phải thay đổi thành phần đoàn đánh giá hoạch định cho đánh giá tiếp theo, Trưởng đoàn đánh giá kết hợp với Eurofins Assurance Việt Nam Khách hàng để thực thay đổi 5.1.1.5 KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ  Báo cáo đánh giá Các phát đánh giá giai đoạn tóm tắt với Khách hàng họp kết thúc (nếu đánh giá địa điểm Khách hàng) thông báo đến Khách hàng thông qua Báo cáo đánh giá Báo cáo đánh giá cần phần thiếu chưa phù hợp hệ thống tài liệu Khách hàng Báo cáo đánh giá giai đoạn không yêu cầu xác nhận Khách hàng khách hàng phải nắm bắt nội dung trước thực đánh giá giai đoạn (đánh giá chứng nhận) Khách hàng phải thông báo kết giai đoạn phép dẫn đến việc hoãn hủy bỏ giai đoạn  Các phát đánh giá  Điểm không phù hợp nặng: Khách hàng phải tiến hành khắc phục không phù hợp nặng phát gửi chứng văn Eurofins Assurance Việt Nam thời gian tối đa 30 ngày khắc phục kể từ ngày Eurofins Assurance Việt Nam tiến hành đánh giá onsite Khách hàng Eurofins Assurance Việt Nam tiến hành thẩm tra để xác định có cần tiến hành đánh giá thẩm tra trường hay không  Điểm không phù hợp nhẹ: Khách hàng phải tiến hành khắc phục không phù hợp nặng phát gửi chứng văn Văn phịng EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM thời gian khơng q 90 ngày  Điểm khuyến nghị cải tiến: Khách hàng tiến hành khắc phục khuyến nghị cải tiến cần lưu ý để đưa biện pháp phòng ngừa nội EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM xem xét khuyến nghị cải tiến lần đánh giá Việc thẩm tra hành động khắc phục tuân thủ nội dung quy trình P24 5.1.1.6 XÁC ĐỊNH THỜI GIAN ĐÁNH GIÁ GIỮA GIAI ĐOẠN VÀ GIAI ĐOẠN  Khoảng thời gian đánh giá giai đoạn giai đoạn cần xác định dựa yếu tố nhu cầu Khách hàng thực khoảng thời gian không 03 tháng kể từ ngày kết thúc đánh giá giai đoạn  Trong trường hợp đánh giá giai đoạn khơng có khơng phù hợp đánh giá giai đoạn tiến hành sau kết thúc giai đoạn  Trong tối đa 90 ngày, không phù hợp nặng/ nhẹ phát sinh không Khách hàng tiến hành khắc phục kết đánh giá giai đoạn hủy bỏ Quá thời gian khắc phục nêu trên, trường hợp Khách hàng muốn EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM đánh giá cấp chứng nhận phải bố trí đánh giá giai đoạn khác hợp đồng  Khoảng cách thời gian đánh giá Giai đoạn không tháng 5.1.2 ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN (STAGE 2) 5.1.2.1 YÊU CẦU CHUNG Là đánh giá việc áp dụng, bao gồm tính hiệu lực hệ thống quản lý khách hàng Giai đoạn phải thực điểm khách hàng 5.1.2.2 MỤC TIÊU CỦA ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN  Khẳng định hệ thống quản lý Khách hàng hoạt động liên quan phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn liên quan yêu cầu khác mà Khách hàng phải tuân thủ;  Để khẳng định hệ thống quản lý Khách hàng có lực cần thiết cho việc trì phù hợp;  Theo dõi, đo lường, báo cáo xem xét việc thực theo mục tiêu tiêu thực (phù hợp mong đợi tiêu chuẩn tài liệu quy định thích hợp khác hệ thống quản lý);  Khả việc thực hệ thống quản lý Khách hàng việc đáp ứng yêu cầu luật định, chế định hợp đồng;  Kiểm soát việc thực trình khách hàng;  Đánh giá nội xem xét lãnh đạo;  Trách nhiệm lãnh đạo sách khách hàng;  Cung cấp phản hồi để hỗ trợ Khách hàng cải tiến liên tục 5.1.2.3 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ Căn vào đơn đăng ký được xem xét, Bộ phận Operation thông báo ngày đánh giá chuẩn bị đánh giá đến khách hàng Kế hoạch đánh giá lập sở trình, hoạt động, phận xác định Kế hoạch đánh giá (áp dụng cho đánh giá) phải đảm bảo đủ số ngày công đơn đăng ký phê duyệt, đảm bảo chuyên gia đánh giá mang Code chuyên gia kỹ thuật bố trí phù hợp với lĩnh vực Kế hoạch đánh giá phải bao gồm yêu cầu phịng/khu vực riêng biệt để trao đổi đồn đánh giá bố trí ăn trưa thích hợp Nó cần trình tự làm việc với phận khu vực Khách hàng, khoảng thời gian (dự kiến) làm việc Khách hàng thông báo Kế hoạch đánh giá thành phần đoàn đánh giá tối thiểu 07 ngày trước tiến hành đánh giá Khách hàng yêu cầu thay đổi thành viên đoàn đánh giá nội dung thích hợp khác, trường hợp thay đổi cẩn thiết thực Với đánh giá kéo dài, Kế hoạch đánh giá phải thời gian cho việc thảo luận riêng đồn đánh giá phần tóm tắt kết sơ ngày/giai đoạn với Khách hàng Kế hoạch đánh giá đảm bảo linh hoạt để thay đổi q trình đánh giá dựa diễn biến đánh giá Mọi thay đổi phải thống bên liên quan trước tiếp tục đánh giá Trong trường hợp đánh giá nhiều địa điểm, Kế hoạch đánh giá phải đảm bảo hoạt động điều phối trao đổi thơng tin đồn đánh giá 5.1.2.4 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ Văn phòng Eurofins Assurance Việt Nam xếp thời gian đánh giá nhóm đánh giá để đáp ứng yêu cầu ngày công lĩnh vực chuyên môn mô tả đơn đăng ký phê duyệt Trưởng đoàn đánh giá chuyên gia đánh giá phân công chuẩn bị Kế hoạch đánh giá cho đánh giá giai đoạn dựa thông tin từ kết đánh giá giai đoạn Trong trường hợp đoàn đánh giá phải đảm bảo hoạt động đánh giá báo cáo đánh giá giai đoạn hoàn tất trước bắt đầu đánh giá giai đoạn Bộ phận Operation Eurofins Assurance Việt Nam kết hợp với Trưởng đồn đánh giá để thiết lập kênh thơng tin, cung cấp thơng tin thành phần đồn thời gian đánh giá, yêu cầu tài liệu, hồ sơ cần thiết cho hoạt động đánh giá  Họp khai mạc Trưởng đồn đánh giá chủ trì họp khai mạc Các nội dung Hướng dẫn họp khai mạc kết thúc phải tuân thủ theo quy định công nhận Danh sách tham dự họp điền ký xác nhận Trong họp khai mạc, lãnh đạo Khách hàng đề nghị giới thiệu tóm tắt tổ chức (sản phẩm, thị trường chính, lịch sử cấu hệ thống chất lượng…) để thành viên đồn đánh giá có nhìn chung hệ thống đánh giá  Họp lập báo cáo đánh giá đoàn: Đoàn đánh giá họp riêng trước họp kết thúc để:  Đảm bảo q trình đánh giá hồn tất yếu tố tiêu chuẩn xem xét;  Xem xét phát đến thống kết luận đánh giá;  Đảm bảo hồ sơ đánh giá đầy đủ hồn thiện;  Mọi khơng phù hợp điểm lưu ý xem xét Trưởng đoàn đánh giá để phân loại không phù hợp nặng hay nhẹ, hay để điểm lưu ý cải tiến Các điểm nhận xét tích cực thảo luận thống  Họp kết thúc: Trưởng đoàn đánh giá chủ trì họp khai mạc Các nội dung Hướng dẫn họp khai mạc kết thúc phải tn thủ theo quy định cơng nhận Trưởng đồn đánh giá thành viên đoàn đánh giá thực thông báo kết đánh giá đến Khách hàng qua báo cáo đánh giá yêu cầu hành động khắc phục theo quy định chứng nhận (nếu có không phù hợp phát hiện) 5.1.2.5 KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ Mọi Yêu cầu hành động khắc phục Báo cáo đánh giá phải gởi đến Đại diện có trách nhiệm Khách hàng xác nhận nội dung cam kết với việc thực hành động cần thiết  Báo cáo đánh giá: Báo cáo hoàn thành phải mô tả cách trung thực phát q trình đánh giá Trưởng đồn đánh giá cần xác định nhận xét điểm mạnh yếu hội cải tiến cho Khách hàng phần tương ứng báo cáo Báo cáo đánh giá phải xác định rõ ràng tiêu chuẩn trình, hoạt động phận chức đánh giá Khi đánh giá nhiều địa điểm, tất địa điểm đánh giá phải báo cáo đánh giá Phần kết luận báo cáo phải bao gồm nhận xét rõ ràng việc có khơng kiến nghị chứng nhận/tiếp tục chứng nhận Một nhận xét tổng hợp phát chung đánh giá tuyên bố lực Khách hàng việc đáp ứng yêu cầu phạm vi đánh giá báo cáo Báo cáo đánh giá nên bao gồm nhận xét mức độ hoàn thiện tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng Trong giai đoạn trình đánh giá chuyên gia đánh giá phép làm rõ phạm vi khách hàng đăng ký với EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM, thu hẹp phạm vi vào kết đánh giá Kết việc làm rõ phạm vi thu hẹp phạm vi đánh giá xác nhận với khách hàng thông qua báo cáo đánh giá Đối với việc thay đổi liên quan mở rộng pham vi đánh giá chuyên gia đánh giá phải thơng báo văn phịng EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM Các thủ tục việc mở rộng pham vi đánh giá thực theo P20  Các phát đánh giá:  Điểm không phù hợp nặng: Khách hàng phải tiến hành khắc phục không phù hợp nặng phát gửi chứng văn Văn phòng EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM thời gian tối đa 30 ngày khắc phục kể từ ngày EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM tiến hành đánh giá onsite Khách hàng EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM Việt Nam tiến hành thẩm tra để xác định có cần tiến hành đánh giá thẩm tra trường hay không  Điểm không phù hợp nhẹ: Khách hàng phải tiến hành khắc phục không phù hợp nặng phát gửi chứng văn Văn phịng EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM thời gian khơng q 90 ngày  Điểm khuyến nghị cải tiến: Khách hàng tiến hành khắc phục khuyến nghị cải tiến cần lưu ý để đưa biện pháp phòng ngừa nội EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM xem xét khuyến nghị cải tiến lần đánh giá Việc thẩm tra hành động khắc phục tuân thủ nội dung quy trình chứng nhận 5.1.2.6 XEM XÉT HĐKP VÀ THẨM XÉT HỒ SƠ CHỨNG NHẬN: Thực theo sổ tay chất lượng (HACCP/ FSMS) 5.1.2.7 XÁC NHẬN THÔNG TIN CẤP CHỨNG CHỈ Sau nhận hồ sơ thẩm xét Bản xác nhận thông tin cấp chứng Bộ phận Operation gửi đến Khách hàng để xác nhận lại thơng tin trước thức ban hành chứng 5.1.3 ĐÁNH GIÁ GIÁM SÁT 5.1.3.1 YÊU CẦU CHUNG Trong chu kỳ chứng nhận 03 năm, đánh giá giám sát thực đảm bảo 01 năm/ lần Các hoạt động giám sát hoạch định bố trí với việc xem xét đến yếu tố sau:  Kỹ đánh giá hệ thống quản lý;  Kiến thức nguyên lý ảnh hưởng đến hệ thống quản lý;  Lĩnh vực chuyên môn (Industry code) ; Cuộc đánh giá giám sát xếp lịch sở thống với Khách hàng vào thời điểm thích hợp Cuộc đánh giá giám sát lần sau chứng nhận lần đầu không 12 tháng tính từ ngày ban hành định chứng nhận Tất đánh giá giám sát lần đầu khách hàng thực muộn quy định phải thực tạm đình chứng nhận Các đánh giá giám sát lần hai chu kỳ chứng nhận đầu hay đánh giá giám sát lần chu kỳ chứng nhận sau thực 01 lần/ năm, tính từ ngày ban hành định chứng nhận 5.1.3.2 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ Căn vào hồ sơ xem xét phê duyệt hợp đồng, Bộ phận Operation lập thông báo lịch đánh giá giám sát gửi đến Khách hàng, xác nhận thời gian tiến hành đánh giá thu thập thay đổi có từ phía Khách hàng Sau xác nhận ngày đánh giá giám sát từ phía Khách hàng, quản lý dự án nhận Kế hoạch đánh giá từ trưởng đoàn đánh giá thông báo đến khách hàng Việc lập Kế hoạch đánh giá cho lần giám sát phải đảm bảo yếu tố tiêu chuẩn đánh giá tối thiểu lần chu kỳ chứng nhận 5.1.3.3 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ Cuộc họp khai mạc kết thúc thực với Khách hàng theo quy định công nhận Mọi thay đổi hệ thống quản lý chất lượng Khách hàng so với lần đánh giá trước thảo luận đánh giá so với yêu cầu tiêu chuẩn Các chuyên gia đánh giá xem xét phạm vi, quy mô số nhân viên Khách hàng thời điểm để đánh giá xem có thay đổi đáng kể xảy hay không Các thay đổi phải ghi nhận báo cáo đánh giá giám sát Trong đánh giá giám sát, điểm không phù hợp phát sinh lần đánh giá trước kiểm tra xem có hành động tiến hành Các tài liệu xem xét phải bao gồm tài liệu quảng cáo, quảng bá hành đển xác định tính tuân thủ tuyên bố chứng nhận sử dụng dấu hiệu chứng nhận Mọi vi phạm tuyên bố chứng nhận sử dụng dấu hiệu chứng nhận ghi nhận không phù hợp 5.1.3.4 KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ  Báo cáo đánh giá: Khi kết thúc đánh giá giám sát, báo cáo đánh giá giám sát Hành động khắc phục chuẩn bị để lại cho Khách hàng gửi đến cho Khách hàng (nếu chuẩn bị sau rời khỏi sở Khách hàng) Khi có thay đổi chi tiết Khách hàng tên gọi, địa chỉ, …thì thay đổi phải ghi nhận đầy đủ phần tương ứng báo cáo để Văn Eurofins Assurance Việt Nam cập nhật thơng tin cách kịp thời Báo cáo đánh giá phải tiêu chuẩn phận đánh mức độ hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng Báo cáo nên mức độ tin cậy hoạt động đánh giá nội thước đo phù hợp công cụ cải tiến Trong giai đoạn trình đánh giá chuyên gia đánh giá phép làm rõ phạm vi khách hàng đăng ký với Eurofins Assurance Việt Nam, thu hẹp phạm vi vào kết đánh giá Kết việc làm rõ phạm vi thu hẹp phạm vi đánh giá xác nhận với khách hàng thông qua báo cáo đánh giá Đối với việc thay đổi liên quan mở rộng pham vi đánh giá chuyên gia đánh giá phải thơng báo văn phịng Eurofins Assurance Việt Nam Các thủ tục việc mở rộng pham vi đánh giá thực theo quy trình chứng nhận  Các phát đánh giá Tương tự chu kỳ đánh giá chứng nhận 5.1.3.5 GIÁM SÁT LẦN CUỐI CHU KỲ CHỨNG NHẬN (GIÁM SÁT LẦN 2) Các đánh giá chứng nhận lại (tái chứng nhận) thực năm lần Cuộc đánh giám giám sát trước lần tái đánh giá chứng nhận giám sát cuối chu kỳ chứng nhận (giám sát lần 2) Các bước đánh giá lần giám sát lần hai giống với lần giám sát lần Tuy nhiên phải bao gồm việc xem xét trình chứng nhận để điểm cần lưu ý đánh giá chứng nhận lại Việc xem xét tập trung vào thay đổi hệ thống, không phù hợp phát hiện, khiếu nại cố nghiêm trọng Các kết hoạt động xem xét phải báo cáo đánh giá Cuộc giám sát lần hai phải đảm bảo khu vực, yếu tố hệ thống quản lý đánh giá chu kỳ chứng nhận 5.1.4 ĐÁNH GIÁ TÁI CHỨNG NHẬN Đánh giá tái chứng nhận thực năm lần Các yêu cầu việc đánh giá chứng nhận lại giống với đánh giá chứng nhận ban đầu Đối với tái chứng nhận, đánh giá giai đoạn khơng áp dụng Trưởng đồn đánh giá phải tham khảo nhận xét, ghi từ đánh giá giám sát cuối chu kỳ chứng nhận để nắm khu vực cần ý đặc biệt Báo cáo đánh giá sở Khách hàng cho lần chứng nhận lại thực theo Báo cáo đánh giá 5.1.5 ĐÁNH GIÁ ĐẶC BIỆT 5.1.5.1 ĐÁNH GIÁ MỞ RỘNG/ THU HẸP PHẠM VI Trong thời gian hiệu lực chứng mà khách hàng chứng nhận có thay đổi lớn về: quyền sở hữu; địa điểm; cấu tổ chức, mở rộng/thu hẹp nhà xưởng; sản phẩm phạm vi sản xuất; số lượng nhân viên (trên 30%); nguồn lực có tác động quan trọng đến hệ thống, sản phẩm cập nhật tiêu chuẩn EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM phải thực đánh giá đặc biệt trường để mở rộng/thu hẹp phạm vi chứng nhận Cuộc đánh giá đặc biệt để mở rộng hay thu hẹp phạm vi chứng nhận phép tiến hành kết hợp với đánh giá giám sát Chuyên gia đánh giá phải có kỹ chung lĩnh vực chuyên môn phê duyệt (NACE code) thích hợp với phạm vi chứng nhận Khách hàng Các thay đổi mặt địa lý kỹ thuật ghi nhận đầy đủ báo cáo đánh giá, sử dụng mẫu Báo cáo đánh giá Hồ sơ đánh giá đặc biệt mở rộng thu hẹp phạm vi chứng nhận xem xét hồ sơ chứng nhận Sau hồ sơ thẩm xét chấp nhận, Bản xác nhận thông tin cấp chứng Bộ phận Operation gửi đến Khách hàng để xác nhận lại thông tin trước thức ban hành lại chứng cho khách hàng 5.1.5.2 ĐÁNH GIÁ ĐỘT XUẤT Trong trường hợp Eurofins Assurance Việt Nam phát cố nghiêm trọng vi phạm nghiêm trọng Tổ chức chứng nhận yêu cầu pháp luật, với quy định Eurofins Assurance Việt Nam tổ chức công nhận, Quản lý dự án thực kiến nghị Giám đốc Eurofins Assurance Việt Nam phê duyệt hoạt động đánh giá đột xuất Trong trường hợp vậy, Eurofins Assurance Việt Nam tổ chức đánh giá đột xuất tiến hành sớm hoạt động đánh giá giám sát Nội dung thông báo văn thoả thuận trước với tổ chức chứng nhận Mức độ liên quan cố vi phạm trường hợp xem xét để xác định phạm vi yêu cầu báo cáo đánh giá đột xuất 5.1.6 ĐÌNH CHỈ VÀ THU HỒI CHỨNG NHẬN Theo quy trình đình thu hồi chứng nhận 5.1.7 ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI 5.1.7.1 YÊU CẦU CHUNG Một chứng nhận cấp tổ chức chứng nhận tình trạng chứng nhận tốt, bị đình chỉ, hủy bỏ có khơng phù hợp nặng chưa đóng việc chuyển đổi phải xem chứng nhận yêu cầu đánh giá toàn hệ thống 5.1.7.2 XEM XÉT VÀ XÁC ĐỊNH NGÀY CÔNG ĐÁNH GIÁ TẠI CƠ SỞ Khách hàng tiềm yêu cầu gửi đến hồ sơ liên quan đến trình chứng nhận trước với Đăng ký chứng nhận.Các hồ sơ chuyển cho quản lý dự án chuyên gia đánh giá trưởng phân công để xem xét Người xem xét kiểm tra lịch sử chứng nhận để xác định xem chứng nhận Tổ chức đăng ký chứng nhận có tình trạng “tốt” Việc xem xét cần phải lưu ý đến lý chuyển đổi, liên quan đến quan pháp luật, khiếu nại nhận hành động thực để xử lý Kết hoạt động xem xét lập thành văn với nhận xét khác Báo cáo phải tình trạng chứng nhận “thỏa mãn yêu cầu” “không thỏa mãn yêu cầu” thông tin sau:  Thời gian dự kiến cho đánh giá có thích hợp?  Có cần đánh giá sở Tổ chức đăng ký chứng nhận trước chuyển đổi chứng nhận, thời gian kiến nghị cho hoạt động đánh giá Sau hoạt động xem xét đánh giá chuyển đổi lập thành báo báo, hoạt động xem xét yêu cầu chứng nhận, xác định ngày công, lập hợp đồng v.v thực theo Quy trình xem xét hợp đồng (PR.20) 5.1.7.3 ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI CHỨNG NHẬN  Trưởng đồn đánh giá phân cơng lập kế hoạch, chuẩn bị thực đánh giá chuyển đổi chứng nhận với đánh giá giám sát (nếu chuyển đổi chu kỳ) với nội dung tối thiểu sau:  Hệ thống tài liệu xem xét khơng cần đầy đủ thức đánh giá giai đoạn  Hoạt động đánh giá thực đánh giá giai đoạn Trong trình đánh giá chuyên gia đánh giá xem xét tối thiểu yếu tố sau hệ thống quản lý: Trách nhiệm lãnh đạo; Hành động khắc phục hành động phòng ngừa; Đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo; Kiểm soát tài liệu kiểm sốt hồ sơ; Xem xét tình trạng không phù hợp đưa lần đánh giá tổ chức chứng nhận trước (nếu có) Nếu chuyên gia đánh giá phát thấy có không phù hợp từ lần đánh giá chứng nhận trước chưa đóng, cần xem xét mức độ nghiêm trọng ảnh hưởng đến phù hợp chung hệ thống Mọi không phù hợp phải theo dõi để đảm bảo khơng có vấn đề đáng kể tồn kiến nghị chứng nhận Báo cáo đánh giá sử dụng biểu mẫu đánh giá giai đoạn 2, báo cáo đánh giá phải bao gồm nhận xét trình chứng nhận tổ chức chứng nhận trước tình trạng hệ thống quản lý thời điểm đánh giá chuyển đổi chứng nhận Khi việc chuyển đổi chứng nhận tiến hành sau kết thúc chu kỳ chứng nhận, việc đánh giá tiến hành tương tự chứng nhận lần đầu 5.1.8 ĐÁNH GIÁ ĐỒNG CHỨNG NHẬN 5.1.8.1 YÊU CẦU CHUNG Các hoạt động đánh giá đánh giá chung phải tuân thủ đầy đủ theo u cầu quy trình Ngồi yêu cầu riêng sau đánh giá đồng chứng nhận phải lưu ý tuân thủ 5.1.8.2 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ Trong trình chuẩn bị đánh giá, điểm sau cần lưu ý để tạo điều kiện thuận lợi cho Khách hàng chứng nhận:  Hai tổ chức chứng nhận thực đánh giá đợt Các ngày đánh giá hai bên thống trước gửi đến cho Khách hàng ý kiến,  Đoàn đánh giá hỗn hợp phải có người mang code thích hợp với lĩnh vực đánh giá Hai tổ chức chứng nhận trao đổi để định bên bố trí người mang code đồn đánh giá,  Đồn đánh giá phải có số người đủ để đảm bảo số ngày công đánh giá Nếu số chuyên gia đánh giá từ EUROFINS ASSURANCE VIỆT NAM không đủ số công, chuyên gia đánh giá tổ chức chứng nhận chấp nhận với điều kiện đáp ứng yêu cầu chuyên gia đánh giá bên Trưởng đoàn đánh giá bên thay mặt bên chuẩn bị Kế hoạch đánh giá, nhiên kế hoạch phải hai bên đồng ý trước gửi tới Khách hàng 5.1.8.3 ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN Các đánh giá đồng chứng nhận (trừ giám sát) thực đoàn đánh giá hỗn hợp, bao gồm Trưởng đồn đánh giá Eurofins Assurance Việt Nam Trưởng đoàn đánh giá Eurofins Assurance Việt Nam công nhận thực hoạt động đánh giá tuân thủ theo quy trình yêu cầu Eurofins Assurance Việt Nam Trong trình đánh giá, lưu ý sau thực cách thích hợp:  Trưởng đồn đánh giá giới thiệu với thành viên đoàn đánh giá tổ chức chứng nhận lại thủ tục yêu cầu hợp tác trình đánh giá,  Trưởng đồn đánh giá chủ trì họp khai mạc để giới thiệu thủ tục Eurofins Assurance Việt Nam yêu cầu khác đánh giá có khác biệt với tổ chức chứng nhận lại,  Chuyên gia đánh giá bên chấp nhận phát đánh giá bên lại với điều kiện chun gia đồn đánh giá có đầy đủ chứng việc đáp ứng yêu cầu Eurofins Assurance Việt Nam Nếu có chưa thống nào, trưởng đoàn đánh giá hai bên thảo luận để đến thống trước họp kết thúc  Ngơn ngữ sử dụng q trình đánh giá báo cáo ngơn ngữ thích hợp với trường hợp cụ thể, nhiên hai ngôn ngữ thông thường Tiếng Việt Tiếng Anh  Trong họp kết thúc, Trưởng đoàn đánh giá chủ trì với trưởng đồn tổ chức đồng chứng nhận để làm rõ phát đánh giá, thủ tục yêu cầu hành động hoạt động khác liên quan đến chứng nhận mà có khác biệt so với thủ tục tổ chức đồng chứng nhận Trưởng đoàn đánh giá đảm bảo thực yêu cầu báo cáo quy định phần liên quan Quy trình Các biểu mẫu báo cáo liên quan sử dụng tuân thủ theo quy trình yêu cầu khác tổ chức đồng đánh giá có Đối với ghi chép đánh giá, để thuận lợi cho thủ tục hai tổ chức chứng nhận, sử dụng trang đầu theo mẫu quy định quy trình tổ chức đồng chứng nhận Các trang ghi giấy trắng với điều kiện có đánh số viết tay để dễ kiểm sốt Các nội dung cịn lại (báo cáo đánh giá, mô tả không phù hợp, điểm khuyến nghị cải tiến v.v ) viết hai biểu mẫu khác hai tổ chức chứng nhận, phải đảm bảo nội dung trùng hợp phải có giải thích với Khách hàng 5.1.8.4 ĐÁNH GIÁ GIÁM SÁT Sau cấp chứng chỉ, đánh giá giám sát thực đoàn đánh giá Eurofins Assurance Việt Nam tổ chức đồng chứng nhận đoàn đánh giá hỗn hợp  Chuyên gia đánh giá Eurofins Assurance Việt Nam tiến hành hoạt động giám sát thay mặt cho tổ chức đồng chứng nhận (theo thỏa thuận hợp đồng) tuân thủ theo yêu cầu Quy trình chuẩn bị báo cáo theo biểu mẫu Eurofins Assurance Việt Nam gửi copy đến cho họ chuẩn bị báo cáo theo biểu mẫu tổ chức đồng chứng nhận yêu cầu hợp đồng Eurofins Assurance Việt Nam đảm bảo việc có biểu mẫu cần thiết cho chuyên gia chuyển báo cáo đến tổ chức đồng chứng nhận Trong trường hợp hoạt động giám sát bên đồng chứng nhận thực thay mặt cho Eurofins Assurance Việt Nam, Eurofins Assurance Việt Nam chấp nhận báo cáo tổ chức đồng chứng nhận Nhà thầu phụ đánh giá Văn phòng Eurofins Assurance Việt Nam chịu trách nhiệm tiếp nhận báo cáo để tiến hành cập nhật xem xét hồ sơ giám sát theo quy định Eurofins Assurance Việt Nam 5.1.9 ĐÁNH GIÁ ĐA ĐIỂM Tổ chức nhiều địa điểm tổ chức có chức trung tâm xác định (sau gọi văn phòng trung tâm - không thiết trụ sở tổ chức) hoạt động FSMS định lập kế hoạch, kiểm soát quản lý mạng lưới địa điểm hoạt động thực toàn phần Đối với chứng nhận ISO 22000 & HACCP codex tổ chức đa địa điểm, quy tắc sau áp dụng: a) Tất trang web vận hành FSMS kiểm soát quản lý tập trung b) Đánh giá nội thực địa điểm vòng năm trước chứng nhận c) Các phát đánh giá vị trí riêng lẻ coi dấu hiệu toàn hệ thống việc hiệu chỉnh phải thực tương ứng Trong trường hợp có không 20 địa điểm, tất địa điểm đánh giá giai đoạn đánh giá giám sát Ở Giai đoạn 1, số lượng địa điểm giảm bớt, Giai đoạn 2, tất địa điểm kiểm tra Việc sử dụng phương pháp lấy mẫu nhiều địa điểm thực loại thực phẩm A, B, E, F G tổ chức có 20 địa điểm thực quy trình tương tự danh mục Khi việc lấy mẫu cho phép, đánh giá nội hàng năm chương trình khách hàng bao gồm tất địa điểm Đối với chứng nhận nhiều địa điểm, chương trình lấy mẫu sử dụng để đảm bảo đánh giá hiệu FSMS đó: a) Việc lấy mẫu cho 20 địa điểm phải theo tỷ lệ địa điểm địa điểm với tối thiểu 20 địa điểm truy cập Tất vị trí chọn ngẫu nhiên b) Đánh giá phát đánh giá địa điểm lấy mẫu phải coi tương đương với phát đánh giá nội địa điểm tương tự tổ chức c) Ít hàng năm, đánh giá FSMS trung tâm thực d) Ít hàng năm, đánh giá giám sát phải thực địa điểm lấy mẫu, e) Các phát đánh giá vị trí lấy mẫu phải coi dấu hiệu toàn hệ thống việc hiệu chỉnh phải thực tương ứng