QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FORAUDIT AND CERTIFICATION OFMANAGEMENT SYSTEM

Mã hiệu: PR.06 QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM www.bqc.com.vn Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày tháng Hạng mục 01/03/2017 Toàn quy trình 31/03/2017 01/5/2017 16/6/2017 Mục 3, Phụ lục Mục II, Phụ lục Tóm tắt nội dung sửa đổi Ban hành lại Quy trình cho phù hợp với hệ thống ISO 9001:2015 ISO 170211:2015; ISO 17021-3:2015 Ghi Chú Thay đổi cách đánh mã số chứng chỉ; Bổ sung hướng dẫn chi tiết phân loại cấp độ rủi ro theo IAF MD5:2015 Bổ sung yêu cầu chuyên gia có code Khoản b, Bước lĩnh vực phê duyệt đăng ký chứng nhận 2, Mục III lĩnh vực code cao trung bình Bổ sung yêu cầu chuyên gia có code Khoản 6.3, lĩnh vực thực thẩm xét hồ sơ lĩnh Bước 6, Mục III vực code cao trung bình F.06.01 Sửa đổi nội dung phê duyệt chuyên gia F.06.13 có code phê duyệt Mục V, F.06.16 Bổ sung checklist đánh giá ISO 9001:2015 Tiêu đề Thay đổi theo logo BQC Mục 1.2, Phụ Bổ sung quy định tăng giảm manday lục dựa theo mức độ rủi ro Phụ lục Thay đổi chế tài xử lý với NC nhẹ; PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Giám đốc Phòng Giám định Kiểm tra chất lượng hàng hóa Phịng Chứng nhận Phịng Kinh doanh Phòng Đào tạo Quản lý Chuyên gia Phịng Hành Chính – Kế tốn PHÊ DUYỆT Xây dựng Phê duyệt Họ tên Lê Thị Hồng Nguyễn Quang Hưng Chức vụ Phòng Chứng nhận Giám đốc Chữ ký Page 1/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 I QUY ĐỊNH CHUNG 1.1 Mục đích phạm vi Văn quy định nội dung việc đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý (nội dung cho hệ thống quản lý chất lượng) BQC thực Việc chứng nhận hệ thống quản lý khác dựa theo quy định, biểu mẫu quy trình Ngồi thủ tục khác biệt riêng mẫu biểu Đăng ký chứng nhận, Báo cáo đánh giá Checklists đánh giá ban hành Quy trình chứng nhận riêng dành cho hệ thống quản lý 1.2 Biên soạn, soát xét, phê duyệt: Văn Phòng chứng nhận chất lượng biên soạn, Giám đốc phê duyệt ban hành Việc biên soạn, soát xét, sửa đổi, phê duyệt, ban hành, thu hồi, hủy bỏ văn phải tuân thủ quy định Quy trình Kiểm sốt tài liệu – PR.01 1.3 Trách nhiệm: - Cán biên soạn: Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi cập nhật việc thực - Cán soát xét: Đảm bảo văn tuân thủ - Cán liên quan: Thực nghiêm chỉnh yêu cầu quy định II ĐỊNH NGHĨA, VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN 2.1 Định nghĩa, từ viết tắt: - Tiêu chuẩn: quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, q trình, mơi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng hiệu đối tượng - Đánh giá phù hợp việc xác định đối tượng hoạt động lĩnh vực tiêu chuẩn đối tượng hoạt động lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý quy định tiêu chuẩn tương ứng quy chuẩn kỹ thuật tương ứng - Chứng nhận hợp chuẩn việc xác nhận đối tượng hoạt động lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng 2.2 Tài liệu viện dẫn: - Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ Quy định công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy phương thức đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật Page 2/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 III NỘI DUNG 3.1 Lưu đồ, trình thực hiện: Tiếp xúc ban đầu Tiếp nhận Đăng ký chứng nhận Chuẩn bị đánh giá Đánh giá sơ Bước 1: Tiếp xúc ban đầu để trao đổi thông tin: Nhân viên phòng Kinh doanh tiêp xúc với khách hàng nhằm thu thập thông tin cần thiêt Đề nghị khách hàng hoàn thiện Đăng ký chứng nhận Hợp đồng chứng nhận Bước 2: Khách hàng gửi Đăng ký chứng nhận sản phẩm cho BQC kèm tài liệu liên quan Nếu cần BQC tổ chức khảo sát sở để có hiểu biết hoạt động điều hành sản xuất, trang thiết bị sản phẩm khách hàng Bước 3: Phòng Chứng nhận liên hệ với khách hàng hoàn thiện thủ tục chứng nhận hệ thống Đánh giá chứng nhận thức Thẩm xét hồ sơ đánh giá Hành động khắc phục Bước 4: Chuyên gia đánh giá BQC tiến hành đánh giá sơ hệ thống hồ sơ tài liệu khách hàng đánh giá tiêu chí để khẳng định khách hàng đủ điều kiện sẵn sàng cho đánh giá chứng nhận thức Hoạt động đánh giá sơ thực BQC địa điểm sản xuất khách hàng Quyết định chứng nhận Bước 5: BQC tiến hành đánh giá thức hệ thống quản lý địa điểm sản xuất kinh doanh khách hàng Giám sát định kỳ Bước 6: Thẩm xét hồ sơ đánh giá, bao gồm xem xét tính đầy đủ, quy định hồ sơ đánh giá, xem xét việc khắc phục điểm khơng phù hợp (nếu có) thực thẩm tra kỹ thuật chuyên sâu cần thiết Đánh giá lại sau 03 năm (tái chứng nhận) Bước 7: Nếu kết thẩm xét hồ sơ đánh giá phù hợp với chuẩn mực chứng nhận quy định, khách hàng BQC cấp chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn cấp dấu hợp chuẩn BQC Bước 8: Duy trì chứng nhận: BQC tiến hành đánh giá giám sát định kỳ năm Đánh giá giám sát nhằm đảm bảo khách hàng trì hiệu lực hệ thống quản lý Bước 9: Theo thông lệ quốc tế Bộ Khoa học Công nghệ, Chứng chứng nhận có giá trị 03 năm Trong thời hạn 03 tháng trước Chứng chứng nhận hết hiệu lực, BQC bố trí đánh giá chứng nhận lại để cấp Giấy chứng nhận cho chu kỳ Page 3/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 3.2 Diễn giải bước thực Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ BƯỚC 1: TIẾP XÚC BAN ĐẦU - Khi nhận nhu cầu chứng nhận khách hàng, Nhân viên phòng Kinh doanh tiếp xúc với khách hàng nhằm thu thập thông tin cần thiết, trường hợp cần thiết Nhân viên kinh doanh trực tiếp xuống địa điểm sản xuất kinh doanh khách hàng để khảo sát sơ bộ, trao đổi cách thức triển khai - Sau khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ, Nhân viên Phòng kinh doanh trao đổi với Phòng Chứng nhận lực chứng nhận, số ngày công đánh giá trao đổi với Phòng Đào tạo Quản lý Chuyên gia vấn đề kỹ thuật (chuyên gia đánh giá/chuyên gia kỹ thuật có code phù hợp) để thống Giá chứng nhận ký kết hợp đồng chứng nhận với khách hàng - Nhân viên Phòng kinh doanh đề nghị khách hàng hoàn thiện Đăng ký chứng nhận tài liệu cần thiết theo yêu cầu Đăng ký chứng nhận để gửi tới Phòng Chứng nhận BƯỚC 2: TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ CHỨNG NHẬN a) Nhận đăng ký chứng nhận Sau ký kết hợp đồng chứng nhận (kể chứng nhận mở rộng, chuyển đổi, nâng cấp, đánh giá lại) với khách hàng, khách hàng nhân viên sale chuyển Đăng ký chứng nhận theo F.06.01 tới PCN Hình thức gửi đăng ký lựa chọn hai hình thức sau: - Gửi qua đường bưu điện fax (Giấy đăng ký phải có chữ ký xác nhận người đại diện khách hàng) - Gửi Giấy đăng ký qua email (đính kèm word, khơng cần ký xác nhận) Sau nhận hợp đồng Phòng PCN đánh mã khách hàng đánh mã số sơ theo quy định Phụ lục kèm theo Quy định b) Xem xét phê duyệt đăng ký chứng nhận - Nếu hồ sơ hợp lệ: Trong 02 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận đăng ký chứng nhận kèm hồ sơ khách hàng, Phòng PCN phải phản hồi email điện thoại cho khách hàng hồ sơ hợp lệ - Nếu hồ sơ không hợp lệ: Trong vòng 02 ngày làm việc, Phòng PCN trả lời email sau gọi điện trực tiếp đề nghị khách hàng bổ sung hồ sơ chưa hợp lệ hồ sơ thiếu - Việc phê duyệt Đăng ký chứng nhận thực vào phần cuối F.06.01, cụ thể sau: + Phòng chứng nhận tiến hành xem xét tính đầy đủ hồ sơ gửi kèm theo yêu cầu Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý F.06.01, lực BQC (Tối thiểu hồ sơ cung cấp phải có sổ tay chất lượng tài liệu mô tả chức nhiệm vụ phịng ban; đăng ký kinh doanh thẩm định thông qua https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ ) Xác định phân mức độ lĩnh vực Page 4/26 Xác định BQC đủ lực chứng nhận; Xác định ngày cơng đánh giá; Nhân viên phịng Kinh doanh Xác định Giá chứng nhận; Mẫu hợp đồng theo Hoàn thiện đủ Đăng ký chứng nhận tài liệu gửi kèm HD.01 1) Trong 02 Nhân viên ngày làm việc phòng Chứng phải phản hồi nhận hồ sơ hợp Chuyên gia lệ/không hợp lệ phê duyệt 2) Đăng ký đăng ký chứng nhận đầy chứng nhận đủ thông tin (nếu cần) 3) Hồ sơ gửi kèm đăng ký 4) Thực mã hóa khách hàng 5) Xác định code phân cấp code 6) Đề nghị Chuyên gia có lực phê duyệt đăng ký chứng nhận (nếu nhân viên PCN khơng đủ lực) F.06.01 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ (xác định code) theo mục II, Phụ lục Quy trình + Chuyên gia phê duyệt: Trường hợp nhân viên Phòng chứng nhận khơng đủ lực phải Nhờ chun gia xem xét phê duyệt đăng ký chứng nhận BƯỚC 3: CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ a) Lập Chương trình đánh giá/ Audit Program - Phòng chứng nhận phối hợp với Chun gia đánh giá trưởng đồn phân cơng lập Chương trình đánh giá F.06.02 (cho chu kỳ chứng nhận 03 năm) - Thời lượng đánh giá hoạch định chương trình theo hướng dẫn IAF MD 5, cụ thể Phụ lục quy trình PCN lưu ý yếu tố giảm manday theo cấp độ code - Chương trình đánh giá Chuyên gia đánh giá/PCN cập nhật điều chỉnh sau lần đánh giá để phù hợp với quy mơ tổ chức, phạm vi tính phức tạp hệ thống quản lý khách hàng, sản phẩm quy trình với tính hiệu lực kết lần đánh giá trước - Phịng PCN xem xét lập Đồn đánh giá Chương trình đánh giá F.06.02 Khi lựa chọn chuyên gia cho đoàn đánh giá (gồm CGĐG CGKT), PCN phải đảm bảo đồn đánh giá gồm chun gia có lực phù hợp (kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng) có code duyệt để tiến hành đánh giá (tùy theo cấp độ code theo mục II, Phụ lục 3) Đồn đánh giá gồm CGĐG trưởng có thêm CGĐG CGKT CGĐG trưởng chịu trách nhiệm lãnh đạo thành viên đoàn đánh giá, đưa kết luận đánh giá - BQC cho phép chuyên gia đánh giá chuyên gia kỹ thuật tiếp cận tài liệu quy trình cập nhật nhằm cung cấp hướng dẫn thơng tin có liên quan đến hoạt động chứng nhận Lưu ý: - Áp dụng đánh giá đa điểm theo Phụ lục 4; - Áp dụng đánh giá tích hợp theo Phụ lục b) Lên kế hoạch đánh giá/Planning audit: + Không 02 ngày làm việc kể từ nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ nhân viên PCN thực phải gửi hồ sơ, theo dõi, đơn đốc Trưởng đồn gửi thơng báo kế hoạch đánh giá thức tới khách hàng + Khơng q 02 ngày làm việc kể từ nhận hồ sơ đăng ký chứng nhận khách hàng PCN gửi, Trưởng đoàn đánh giá phải Lập kế hoạch đánh giá theo F.06.03 gửi cho khách hàng thông qua email gửi qua đường bưu điện sau gọi điện để xác nhận lịch đánh giá với khách hàng, đồng thời thông báo hướng dẫn khách hàng việc có 02 ngày làm việc để phản hồi kế hoạch đánh giá theo phần “Phản hồi khách hàng kế hoạch” Kế hoạch đánh giá F.06.03 để Page 5/26 1) Hoạch định đầy đủ thông tin Chương trình đánh giá cho chu kỳ Phịng chứng nhận chứng nhận (03 năm) Chuyên gia đánh giá 2) Chuyên gia trưởng đánh giá phải có đủ lực, F.06.02 code duyệt tùy theo cấp độ code lĩnh vực 1) Hoạch định Nhân viên đầy đủ thơng tin phịng Chứng Kế hoạch nhận; đánh giá cho Chuyên gia lần đánh Trưởng đoàn giá F.06.03 2) 04 ngày làm việc phải gửi Kế hoạch đánh giá tới khách hàng www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ phản hồi lại BQC + Căn vào ý kiến phản hồi khách hàng, Trưởng đồn đánh giá điều chỉnh hay khơng điều chỉnh nội dung Kế hoạch đánh giá Sau cập nhật lịch đánh giá để phận liên quan phối hợp thực BƯỚC 4: TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ 4.1 Giai đoạn - Đánh giá sơ bộ/ Stage I-Pre-auditing Tùy thuộc vào lĩnh vực sản xuất phạm vi đăng ký chứng nhận Chương trình đánh giá thiết lập việc hoạch định đánh giá sơ yêu cầu tiến hành địa điểm sản xuất kinh doanh khách hàng (khi phải lập kế hoạch gửi cho khách hàng) Văn phòng BQC (trường hợp đánh giá BQC khơng cần lập kế hoạch đánh giá) a) Thời lượng đánh giá - Thời lượng đánh giá sơ không vượt 20 % (chấp nhận làm tròn số nguyên tới 0,5 manday) tổng thời lượng đánh giá phê duyệt Chương trình đánh giá b) Nội dung Đánh giá sơ - Trong trường hợp khách hàng không cung cấp đầy đủ hồ sơ kèm theo đăng ký chứng nhận biên đánh giá nội bộ, biên xem xét lãnh đạo, … (vì lý bảo mật) chuyên gia tiến hành vấn hình thức gọi điện để thẩm tra đầy đủ thông tin phục vụ cho việc đánh giá nội - Đánh giá sơ thực nhằm đánh giá hệ thống quản lý khách hàng sẵn sàng cho đánh giá thức (chứng nhận) hay chưa Cụ thể: - Đánh giá tài liệu hệ thống quản lý khách hàng; - Xác định trình thủ tục thiết lập, áp dụng trì có hiệu lực, tạo sở cho tin cậy hệ thống quản lý khách hàng; xác định khía cạnh thỏa mãn tất yêu cầu liên quan đến phạm vi chứng nhận dự kiến, - Đánh giá địa điểm khách hàng điều kiện cụ thể đồng thời thực thảo luận với cán khách hàng để xác định tính sẵn sàng cho đánh giá bước 2; - Xem xét tình trạng khách hàng yêu cầu liên quan Tiêu chuẩn Quy định pháp lý liên quan, đặc biệt nhận biết khía cạnh, q trình, mục tiêu hoạt động quan trọng hệ thống kiểm soát chất lượng sản phẩm - Thu thập thông tin cần thiết liên quan đến phạm vi hệ thống quản lý, trình (các) địa điểm khách hàng, khía cạnh luật định chế định liên quan tuân thủ (ví dụ khía cạnh chất lượng, mơi trường, khía cạnh pháp lý hoạt động Page 6/26 1) Khẳng định khách hàng đáp ứng yêu cầu tối thiểu theo Tiêu chuẩn sẵn sàng cho đánh giá thức Chuyên gia đánh giá F.06.03 (kế hoạch 2) Chuẩn bị đầy đánh giá sơ đủ thông tin cho hoạch định trường) đánh giá F.06.06 thức www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ khách hàng, rủi ro kèm, v.v…); - Xem xét việc phân bổ nguồn lực để đánh giá bước thỏa thuận với khách hàng chi tiết đánh giá bước 2; - Thu nhận hiểu biết đầy đủ hệ thống quản lý khách hàng hoạt động tác nghiệp sở bối cảnh tiêu chuẩn tài liệu quy định khác hệ thống quản lý; Chuyên gia đánh giá cần khẳng định: Hệ thống quản lý khách hàng thiết lập trì? Hệ thống tài liệu, quy trình khách hàng có phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn áp dụng Các điểm lưu ý tiến hành đánh giá chứng nhận; Việc tuân thủ quy định pháp luật liên quan tới hoạt động khách hàng? Báo cáo đánh giá sơ bộ/ Audit report: - Đoàn đánh giá cần phải hoàn thành báo cáo đánh giá sơ theo F.06.06 - Đoàn đánh giá gửi báo cáo đánh giá sơ cho phòng PCN ngày đánh giá Sau xem xét xử lý kết quả, có kết đánh giá cuối phòng PCN dự kiến kế hoạch đánh giá giai đoạn mà khơng u cầu phải có thẩm tra + Trường hợp kết đánh giá sơ phát điểm khơng phù hợp dẫn đến hỗn hủy bỏ đánh giá giai đoạn II, thời gian 03 ngày làm việc phịng PCN có văn (tham khảo F.06.14) đề nghị khách hàng thực hành động khắc phục BƯỚC 5: TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN CHÍNH THỨC /Stage II – Certification audit: 5.1 Họp khai mạc / Opening meeting: Đối với họp mở đầu Chuyên gia tuân thủ Hướng dẫn tiến hành Cuộc họp - HD.01 - Trước thời điểm họp khai mạc chun gia phân cơng có trách nhiệm chuyển Danh sách tham dự theo F.06.04 cho khách hàng ký xác nhận để lấy thông tin đại diện khách hàng 5.2 Tiến hành đánh giá: / Audit implementation: Mục đích đánh giá chứng nhận xem xét, đánh giá việc thi hành, tính hiệu lực hệ thống quản lý khách hàng; bao gồm yêu tố sau đây: a) Thông tin chứng phù hợp tất yêu cầu việc áp dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý tài liệu có tính quy chuẩn khác; b) Tiến hành việc giám sát, đo lường mục tiêu chất lượng, mục Page 7/26 Trưởng Đồn đánh giá 1) Gửi báo cáo Phịng Chứng nhận ngày đánh giá F.06.06 2) 03 ngày làm việc thơng báo cho khách hàng có điểm không phù hợp Đảm bảo đủ thủ tục họp mở đầu Chuyên gia Trưởng đoàn HD.01 Thực đủ nội dung đánh giá chứng nhận hệ thống Đồn Đánh giá F.06.03 F.06.05 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ tiêu môi trường, chính; c) Việc tuân thủ hệ thống quản lý yếu tố luật định khách hàng; d) Trách nhiệm lãnh đạo sách chất lượng, môi trường, (nếu hệ thống quản lý yêu cầu) tổ chức; e) Hiệu lực đánh giá nội (nếu hệ thống quản lý yêu cầu); f) Có chứng việc xem xét hệ thống quản lý lãnh đạo (nếu hệ thống quản lý u cầu); g) Có chứng khách quan tính hiệu lực việc thực quy trình Trưởng đoàn đánh giá xác định mối tương quan yêu cầu tiêu chuẩn với cấu tổ chức khách hàng Việc đánh giá thơng qua vấn/quan sát nhân viên tất cấp tổ chức Trong trình đánh giá, Chuyên gia đánh giá sử dụng phiếu ghi chép đánh giá: F.06.05 để ghi lại tất đánh giá mình, ghi lại tên người vấn làm chứng đánh giá Cách thức ghi chép để thể chứng đánh giá trường tình trạng hoạt động để kiểm sốt tồn q trình sản xuất, tất trình lập kế hoạch (dựa lĩnh vực mà khách hàng đăng ký chứng nhận), theo yêu cầu (điều khoản) chuẩn mực đánh giá - Trong trường hợp có sử dụng thêm Checklist đánh giá, Chuyên gia đánh giá linh hoạt sử dụng Phiếu ghi chép đánh giá/Audit note kết hợp với Checklist đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng Những nội dung có Checklist đánh giá chun gia khơng cần thể Audit note - F.06.05 Chuyên gia đánh giá ghi lại điểm không phù hợp phát trình đánh giá; Tổng hợp trao đổi nội đoàn đánh giá đưa kết đánh giá báo cáo đánh giá gồm phát không phù hợp khuyến cáo; Những điểm không phù hợp phải đem thảo luận với khách hàng nhằm đảm bảo xác chứng điểm không phù hợp khách hàng thấu hiểu Tuy nhiên, chuyên gia đánh giá không phép gợi ý nguyên nhân không phù hợp đưa giải pháp Trưởng đoàn đánh giá phải cố gắng giải bất đồng ý kiến đoàn đánh giá khách hàng liên quan tới chứng đánh giá phát hiện, sau nội dung khơng thể thống ghi lại Phát đánh giá chia thành loại: Phù hợp; khuyến cáo (Ob); không phù hợp nhẹ (minor NC) không phù hợp nặng (major NC), Nghiêm trọng (Critical - Cr-NC) Với loại nhận diện áp dụng chế tài theo Quy định Phụ lục 5.3 Xem xét thông tin liên quan: Nếu Chuyên gia đánh giá nhận thấy thông tin sau bị thay đổi: Page 8/26 Sử dụng linh hoạt Audit note Checklist để ghi nhận chứng phù hợp Chuyên gia đánh giá F.06.05 Checklist Xác định khẳng định (chốt) điểm không phù hợp Chuyên gia đánh giá Những thông tin thay đổi cần lưu Chuyên gia đánh giá www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ Quyền sở hữu Địa điểm Cơ cấu quản lý; Đại diện lãnh đạo Mở rộng/thu hẹp nhà xưởng, sản phẩm phạm vi sản xuất so với đăng ký chứng nhận Số lượng nhân công (số lượng nhân viên thay đổi 30% so với đăng ký chứng nhận) Các nguồn lực có tác động quan trọng đến hệ thống quản lý; Cập nhật tiêu chuẩn chất lượng mà chưa thơng báo tới BQC trưởng đồn đánh giá phải khuyến cáo khách hàng: Những thơng tin thay đổi nêu cần thông báo cho PCN BQC - Một đánh giá lại đánh giá mở rộng phải thực để khẳng định tính phù hợp với tiêu chuẩn mà khách hàng áp dụng - Khi đánh giá đa điểm đồn đánh giá phải tiến hành tìm kiếm chứng việc tổ chức tiến hành đánh giá nội điểm; 5.4 Họp nội đoàn tổng hợp kết đánh giá - Trước họp kết thúc, Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm họp đồn đánh giá, đề nghị thành viên đoàn đánh giá tập hợp ghi chép đánh giá, thảo luận lập báo cáo đánh giá theo F.06.07 phát đánh giá theo F.06.09 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục theo F.06.10 Nếu q trình đánh giá, đồn đánh giá có sử dụng Chun gia kỹ thuật cuối đánh giá, Chuyên gia kỹ thuật phải hoàn thiện phiếu nhận xét kỹ thuật F.06.11 5.5 Họp kết thúc tập hợp hồ sơ chứng nhận - Trưởng đoàn đánh giá tiến hành họp kết thúc, xem hướng dẫn tiến hành họp HD.02; - Trưởng đoàn đánh giá thay mặt đồn đánh giá cơng bố báo cáo đánh giá phát đánh giá họp kết thúc yêu cầu người tham gia họp kết thúc ký xác nhận vào danh sách tham dự họp F.06.04 - Ngay sau kết thúc họp, Trường đoàn đánh giá tiến hành tập hợp đầy đủ hồ sơ đánh giá, đề nghị khách hàng ký đóng dấu xác nhận vào hồ sơ có u cầu ký, đóng dấu Trưởng đồn đánh giá có trách nhiệm tập hợp đủ 01 hồ sơ đánh giá để chuyển cho khách hàng lưu giữ, cụ thể gồm: Đăng ký chứng nhận - F.06.01 Kế hoạch đánh giá - F.06.03 Báo cáo đánh giá chứng nhận - F.06.07 Page 9/26 ý xem xét trình đánh giá Tổng hợp phát đánh giá hoàn thiện hồ sơ đánh giá Đoàn đánh giá F.06.07 F.06.09 F.06.10 Hoàn thiện phiếu nhận xét kỹ thuật Chuyên gia kỹ thuật F.06.11 Họp thơng báo phát đánh giá Trưởng đồn đánh giá HD.02 F.06.04 Tập hợp bàn Trưởng đoàn giao cho khách đánh giá hàng lưu giữ 01 hồ sơ kết www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ Tổng hợp phát đánh giá - F.06.09 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa (nếu có) - F.06.10 5.6 Tập hợp Hồ sơ đánh giá chứng nhận: Sau kết thúc đánh giá, chuyên gia đánh giá có trách nhiệm tập hợp đầy đủ hồ sơ gồm: Kế hoạch đánh giá - F.06.03 Danh sách tham dự - F.06.04 Phiếu ghi chép đánh giá chuyên gia - F.06.05; Bản viết tay đánh máy hoặc; Checklist đánh giá theo Tiêu chuẩn (nếu có) Báo cáo đánh giá chứng nhận - F.06.07 Tổng hợp phát đánh giá - F.06.09 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục - F.06.10 Phiếu nhận xét chuyên gia kỹ thuật- F.06.11 (nếu cần) Phiếu ghi nhận đánh giá/Audit Log - F.06.12 (với chuyên gia tập sự, phê duyệt code) 10 Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý (nếu khách hàng gửi có ký đóng dấu) - Ngay sau kết thúc đánh giá thời gian tối đa 02 ngày làm việc Chuyên gia đánh giá phải gửi hồ sơ đánh giá Phòng chứng nhận để tiến hành thẩm tra BƯỚC 6: THẨM XÉT HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ 6.1 Thẩm tra tính đầy đủ, phù hợp quy định hồ sơ Sau đánh giá, PCN có trách nhiệm liên hệ khách hàng (qua email, điện thoại) để theo dõi, đơn đốc việc hồn thiện Hành động khắc phục (nếu có) Việc thẩm tra hồ sơ đánh giá, chứng nhận bao gồm: - Thẩm tra hồ sơ đánh giá có tuân thủ quy định BQC hay không? - Hồ sơ pháp lý, hồ sơ đăng ký chứng nhận khách hàng; - Thông tin yêu cầu chứng nhận phạm vi chứng nhận đoàn đánh giá cung cấp đầy đủ; 6.2 Thẩm tra kế hoạch/ động khắc phục a) Đối với NC nhẹ Sau nhận Kế hoạch thực hành động khắc phục doanh nghiệp, PCN chuyển đến chuyên gia để xem xét Nếu chuyên gia chấp nhận kế hoạch thực HĐKP PCN thực thủ tục cấp chứng cho khách hàng b) Thẩm tra hành động khắc phục NC nặng - Trong vòng 60 ngày kể từ đánh giá kết thúc, Khách hàng phải đưa gửi hành động khắc phục cho điểm không phù hợp tới phòng PCN Sau 60 ngày, kể từ ngày đánh giá chứng nhận kết thúc mà HĐKP khách hàng không chấp nhận PCN gia hạn thời Page 10/26 đánh giá 1) Tối đa 02 ngày làm việc kể từ sau ngày đánh giá phải gửi hồ sơ đánh giá Phịng CN Thẩm tra tính đầy đủ phù hợp quy trình hồ sơ đánh giá Trưởng đồn đánh giá Phịng chứng nhận F.06.13 Chấp Trưởng đồn nhận/khơng đánh giá chấp nhận Kế F.06.10 hoạch thực HĐKP NC nhẹ; Chấp nhận/không chấp nhận hành động khắc phục www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ chứng năm - Trường hợp không cấp chứng cho khách hàng: PCN soạn thảo công văn Thông báo cho khách hàng việc khơng cấp chứng có nêu rõ lý theo F.06.14 - Trường hợp có kiến nghị khác Ban thẩm xét/chuyên gia thẩm tra: Giám đốc xem xét kiến nghị PCN định không đạt kiến nghị PCN định GĐ thông báo cho khách hàng theo F.06.14 Thời hạn: Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận Báo cáo thẩm xét hồ sơ chứng nhận, PCN phải hoàn thành việc trình ký Quyết định chứng chứng nhận Thông báo không đạt cho khách hàng 7.3 Tập hợp tài liệu chứng nhận để gửi khách hàng Sau chứng phê duyệt, Phịng chứng nhận có trách nhiệm tập hợp đủ tài liệu chứng nhận sau để gửi khách hàng: Các tài liệu Phòng chứng Quyết định cấp chứng chỉ; chứng nhận nhận Chứng chứng nhận; cần gửi cho Thông báo sử dụng dấu hiệu chứng nhận gửi cứng gửi QD.03 khách hàng điện tử mẫu dấu chứng nhận qua email khách hàng Một tài liệu chứng nhận (Quyết định chứng chỉ) phải lưu giữ BQC (có thể lưu giữ photo chứng chỉ) 7.4 Trả kết cập nhật Danh sách khách hàng - Sau trình ký chứng chỉ, Phịng chứng nhận chuyển Kết chứng nhận sang Phòng Hành – Tổng hợp để đóng dấu làm thủ Cập nhật đầy đủ Phịng chứng nhận thơng tin vào tục toán, chuyển kết đến khách hàng - PCN có trách nhiệm cập nhật thơng tin khách hàng vào Danh sách Danh sách quản http://bqc theo dõi chuyển thơng tin cho Phịng Hành – Tổng hợp cập lý khách hàng com.vn/ nhật (hàng tháng) trang web BQC với nội dung: Tên khách hàng; phạm vi chứng nhận; số chứng nhận BƯỚC 8: GIÁM SÁT DUY TRÌ CHỨNG NHẬN (ĐỊNH KỲ) 8.1 Theo dõi việc trì giám sát - Đánh giá giám sát nhằm tìm kiếm chứng phù hợp hệ thống quản lý khách với tiêu chuẩn tương ứng Chu kỳ đánh giá giám sát Những khác biệt Phịng Chứng phụ thuộc vào tiêu chuẩn khơng 12 tháng/lần chu kỳ lưu ý nhận đánh giá giám sát năm không 12 tháng so với ngày bắt thực đánh đầu hiệu lực chứng giá giám sát Phòng Kinh doanh - Định kỳ hàng tháng PCN có trách nhiệm tập hợp danh sách khách trì chứng nhận hàng đến lịch đánh giá giám sát dự kiến cho 03 tháng để chuyển Phòng Kinh doanh liên hệ với khách hàng cho việc ký hợp đồng đánh giá giám sát (nếu chưa có) thơng báo việc chuẩn bị bố trí đánh giá giám sát Page 12/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ 8.2 Trì hỗn đánh giá giám sát Trong trường hợp khách hàng đưa đề nghị trì hỗn đánh giá giám sát Điều kiện chấp kèm chứng chứng minh đảm bảo hệ thống quản lý nhận trì hỗn Phịng Chứng trì theo yêu cầu Tiêu chuẩn BQC xem xét đề đánh giá giám sát nhận nghị trì hỗn khách hàng trả lời văn email tới khách không 60 ngày hàng việc chấp nhận trì hỗn khơng q 60 ngày so với ngày quy định đánh giám sát 8.3 Thủ tục đánh giá giám sát - Trưởng đoàn đánh giá định thực việc tham khảo Chương trình đánh giá Kế hoạch đánh giá lần trước để lên kế hoạch đánh giá giám sát F.06.03 Đánh giá giám sát khơng có giai đoạn đánh giá sơ bộ, Chun gia đánh giá tiến hành đánh giá sở, bước Chuyên gia tiến hành tương tự đánh giá chứng nhận đánh giá - Phạm vi đánh giá giám sát khơng thiết đánh giá tồn hệ thống Các lưu ý F.06.03 mà tập trung vào số phận, quy trình mà chuyên gia đánh thực đánh Mẫu báo cáo giá trưởng đồn nhận định cần tìm chứng phù hợp giá giám sát đánh giá giám phải bao trùm đầy đủ lĩnh vực theo phạm vi chứng nhận sát theo - Đánh giá giám sát bao gồm nội dung: xem xét việc thực F.06.08 hành động khắc phục lần đánh giá trước; xem xét thay đổi liên quan đến khách hàng hệ thống quản lý khách hàng; trình vận hành hệ thống, tính hiệu lực hệ thống việc đạt mục tiêu khách hàng, việc sử dụng dấu hiệu chứng nhận BQC,… *Thẩm tra lại hành động khắc phục NC lần đánh giá trước Chuyên gia đánh giá yêu cầu tổ chức đưa chứng khách quan xem xét HĐKP NC lần đánh giá trước (NC đóng nhiên cần thẩm tra thực tế doanh nghiệp) để xác định: a) Khẳng định hành động khắc phục cho điểm khơng phù hợp thực hiện, có hiệu lực b) Mở NC NC phát (trong trường hợp thẩm tra lại thấy việc thực hành động khắc phục thực tế sở không thực thực không hiệu lực) Chuyên gia đánh giá hành động sau: + Nếu NC trước NC nặng bị lặp lại Chuyên gia đánh giá mở NC nặng cho hành động khắc phục tổ chức,và + Nếu NC nhẹ lặp lại chuyên gia đánh giá mở NC nặng cho hành động khắc phục tổ chức Page 13/26 Các NC lần đánh giá trước Chuyên gia đánh giá F.06.10 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ BƯỚC 9: ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN LẠI/RE-CERTIFICATION - Đánh giá chứng nhận lại đánh giá tiến hành trước chứng chứng nhận hệ thống quản lý hết hiệu lực - Cuộc đánh giá chứng nhận lại hoạch định tiến hành để xem xét đánh giá đáp ứng liên tục tất yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn phải tiến hành trước chứng hết hiệu lực 01 tháng Phòng chứng nhận phải theo dõi đảm bảo hành động khắc phục phải kiểm tra xác nhận trước hết hạn chứng nhận - Quá trình đánh giá lại tiến hành đánh giá chứng Đánh giá lại nhận, trừ trường hợp thay đổi đáng kể hệ thống quản hết chu lý khách hàng khơng cần có đánh giá giai đoạn kỳ chứng nhận (đánh giá sơ bộ) Phòng chứng nhận Chuyên gia đánh giá - Cuộc đánh giá chứng nhận lại phải xem xét việc vận hành hệ thống quản lý thời điểm chứng nhận, bao gồm việc xem xét báo cáo đánh giá giám sát trước: tính hiệu lực tồn hệ thống, kể thay đổi nội bên khả áp dụng phạm vi chứng nhận; việc vận hành HTQL chứng nhận để đạt sách mục tiêu tổ chức; tính hiệu lực tồn hệ thống kiểm sốt chất lượng kể thay đổi nội khả áp dụng phạm vi chứng nhận - Khi hoạt động chứng nhận lại hoàn thành trước thời hạn chứng nhận thời ngày hết hạn chứng nhận dựa ngày hết hạn chứng nhận thời Ngày cấp giấy chứng nhận phải sau ngày định chứng nhận lại Lưu ý thời - Sau hết hạn chứng nhận, tổ chức chứng nhận khơi phục hạn hiệu lực Phịng chứng nhận chứng nhận vòng 06 tháng với điều kiện hoạt động chứng nhận Chứng nhận lại lại hoàn thành giai đoạn phải thực Ngày hiệu lực giấy chứng nhận phải sau ngày định chứng nhận lại ngày hết hạn phải dựa chu kỳ chứng nhận trước CÁC HÌNH THỨC ĐÁNH GIÁ KHÁC ĐÁNH GIÁ BỔ SUNG / FOLLOW UP AUDIT - Khi BQC cần xem xét đánh giá hiệu lực hành động khắc phục cần có hành động bị đình hiệu lực chứng chỉ, cần đánh giá bổ sung cho đánh giá trước BQC phải tiến hành đánh giá bổ sung phải thông báo cho khách hàng - Trình tự, thủ tục đánh giá bổ sung tương tự đánh giá giám sát Page 14/26 - Phịng chứng nhận www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ ĐÁNH GIÁ MỞ RỘNG/THU HẸP/NÂNG CẤP/CHUYỂN ĐỔI TIÊU CHUẨN - Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá mở rộng, thu hẹp phạm vi nâng cấp/chuyển đổi tiêu chuẩn tiêu chuẩn áp dụng phải ký kết hợp đồng phụ gửi Đăng ký chứng nhận F.06.01 cho BQC Các bước tiến hành đánh giá mở rộng/thu hẹp/nâng cấp/chuyển đổi tiêu chuẩn thực đánh giá giám sát - Phòng chứng nhận F.06.01 - BQC thực việc xem xét đăng ký xác định hoạt động đánh giá cần thực để định có cho phép mở rộng chứng nhận hay không ĐÁNH GIÁ ĐỘT XUẤT / IRREGULAR AUDIT - Khi có yêu cầu quan quản lý, BQC cần xem xét khiếu nại, đánh giá thay đổi cần có hành động bị đình chứng BQC phải tiến hành đánh giá đột xuất khách hàng - Phòng chứng nhận - Phịng chứng nhận - Trình tự, thủ tục đánh giá đột xuất tương tự đánh giá giám sát / ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN / TRANSFER AUDIT - Đánh giá chuyển đổi việc BQC đánh giá, cấp chứng cho khách hàng mà khách hàng có chứng tổ chức chứng nhận BQC thừa nhận (Theo danh sách phê duyệt năm) Điều kiện để đánh giá chuyển đổi chứng phải cịn hiệu lực 06 tháng Hiệu lực chứng BQC cấp thời gian hiệu lực lại mà tổ chức chứng nhận BQC thừa nhận cấp cho khách hàng - Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá chuyển đổi, Phòng Kinh doanh tiến hành đàm phán ký hợp đồng giám sát theo hình thức: Số lần đánh giá giám sát số lần đánh giá giám sát mà tổ chức chứng nhận cấp chứng thỏa thuận trừ số lần đánh giá giám sát mà tổ chức thực - Khách hàng làm văn đề nghị sử dụng dịch vụ đánh giá BQC tài liệu bổ sung theo mẫu Đăng ký chứng nhận tương ứng - Trình tự, thủ tục đánh giá chuyển đổi tương tự đánh giá giám sát ĐÌNH CHỈ VÀ HỦY BỎ KẾT QUẢ CHỨNG NHẬN - Đình chứng nhận: Căn vào việc sử dụng logo chứng nhận; Sau đình 03 Phịng chứng tốn phí chứng nhận; kết đánh giá giám sát, kết thử tháng nhận nghiệm mẫu điển hình; việc thực hành động khắc phục khách định hủy bỏ QD.01 hàng; việc không đáp ứng yêu cầu chứng nhận khác kết Page 15/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Điểm kiểm Trách nhiệm, soát/Checkpoint Biểu mẫu Thủ tục cần tuân thủ kiểm tra tra quan nhà nước, PCN lập kiến nghị đình hiệu lực chứng nhận khơng 03 tháng - Hủy bỏ chứng nhận: Sau thời gian 03 tháng trên, khách hàng chưa có chứng thảo đáng hành động khắc phục tương ứng, BQC định hủy bỏ hiệu lực chứng nhận văn Quyết định hủy bỏ hiệu lực gửi tới khách hàng công bố trang web: http://bqc.com.vn/ http://bqc com.vn/ IV SỰ BẢO MẬT: / CONFIDENTIALITY: - Mọi thông tin liên quan tới KH phải bảo mật hoàn toàn, đặc biệt thông tin liên quan tới chiến lược, hoạt động kinh doanh, công nghệ thị trường khách hàng q trình thực hợp đồng, có chấp thuận văn người có thẩm quyền khách hàng - Khi cần cung cấp thơng tin khách hàng theo yêu cầu pháp luật hay quan chức năng, BQC thông báo cho khách hàng theo đường email bưu điện, điện thoại từ luật pháp quan chức cấp không cho BQC thông báo cho khách hàng Page 16/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 V HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ CẦN LƯU GIỮ Hồ sơ TT 10 11 Mã HS Hợp đồng Thời gian lưu HC-TH 06 năm Đăng ký chứng nhận F.06.01 PCN 06 năm Chương trình đánh giá/Audit Program F.06.02 PCN 06 năm Kế hoạch đánh giá/Audit Plan F.06.03 PCN 06 năm Danh sách tham dự họp F.06.04 PCN 06 năm Phiếu ghi chép đánh giá/Audit note F.06.05 PCN 06 năm PCN 06 năm F.06.06 Báo cáo đánh giá hệ thống quản lý (sơ bộ/chứng nhận/giám sát) F.06.07 F.06.08 Nhận xét chuyên gia kỹ thuật F.06.11 PCN 06 năm Phiếu ghi nhận đánh giá/ Audit Log F.06.12 PCN 06 năm Báo cáo thẩm xét hồ sơ chứng nhận F.06.13 PCN 06 năm Thông báo kết đánh giá F.06.14 PCN 06 năm F.06.15 PCN 06 năm F01.QĐ01 PCN 06 năm F04.QĐ01 PCN 06 năm PCN năm PCN năm PCN năm PCN năm (Chứng nhận không đạt/giám sát) 12 Checklist đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 13 Quyết định cấp chứng 14 Nơi lưu Chứng phù hợp Tiêu chuẩn ISO 9001 15 Mẫu chứng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 16 Mẫu chứng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000 17 Mẫu chứng hệ thống an toàn thực phẩm theo HACCP 18 Mẫu chứng hệ thống an toàn thực phẩm theo GMP Page 17/26 F.06.15 F05.QĐ01 F06.QĐ01 F07.QĐ01 F08.QĐ01 www.bqc.com.vn 19 20 QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Quyết định đình hiệu lực Chứng F02.QĐ01 PCN 06 năm Quyết định hủy bỏ hiệu lực Chứng F03.QĐ01 PCN 06 năm Page 18/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Phụ lục 1: PHÂN LOẠI CÁC PHÁT HIỆN ĐÁNH GIÁ Loại phát ĐG Mô tả Phù hợp / Conformity Chế tài Chứng nhận Giám sát Đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn Đạt yêu cầu Đạt yêu cầu OB / Observation + Tại thời điểm đánh giá chưa đủ chứng để kết luận điểm KPH + kiến nghị cải tiến chuyên gia để hệ thống quản lý tổ chức ngày hòan thiện Tổ chức khơng có nghĩa vụ phải thực Tuy nhiên, BQC xem xét kiến nghị cải tiến lần đánh giá giám sát gần Như chứng nhận Sự KPH nhẹ / Mi-NC + Sự không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn không ảnh hưởng đến hệ thống phù hợp Sản phẩm + Sự không đáp ứng yêu cầu hệ thống tài liệu mà tổ chức thiết lập Tổ chức phải có kế hoạch thực hành động khắc phục HĐKP thẩm tra lần đánh giá giám sát BQC cấp chứng sau Kế hoạch thực HĐKP chấp nhận Tổ chức phải có kế hoạch thực HĐKP HĐKP thẩm tra lần đánh giá giám sát gần Sự KPH nặng / MaNC + Là không đáp ứng u Tổ chức phải có kế Chun gia trưởng đồn cầu tiêu chuẩn gây ảnh hoạch thực định phải đánh giá hưởng đên hệ thống quản HĐKP, cam kết thời bổ sung để thẩm tra lý hạn hoàn thành HĐKP trường + Có khơng phù hợp chuyển chứng hay cần thẩm tra nhẹ mang tính hệ thống hồn thành HĐKP văn phịng Tính hệ thống là: có HĐKP Đến thời điểm BQC cấp chứng NC nhẹ phận cam kết chưa hoàn sau HĐKP có NC nhẹ thành HĐKP đình chấp nhận phận chứng Là không tuân thủ yêu Sự KPH cầu pháp luật liên quan nghiêm đến hệ thống quản lý mà tổ trọng / Cr-NC chức có nghĩa vụ phải thực Dừng đánh giá Chuyển sang thời điểm thích hợp Page 19/26 Đình hiệu lực chứng có đủ chứng tuân thủ QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM www.bqc.com.vn Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Phụ lục 2: QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH MÃ KHÁCH HÀNG Mã khách hàng - Mã khách hàng Văn phòng cấp để phù hợp với việc kiểm soát hợp đồng chứng nhận - Mã khách hàng quy định sau: BQC.zzzz, đó: + BQC: tên viết tắt Văn phịng; + zzzz: mã khách hàng Ví dụ: BQC.0345 mã khách hàng chứng nhận có số thứ tự 0345 Mã hồ sơ: - Mã hồ sơ quy định sau: BQC.zzzz.W, đó: + BQC: tên viết tắt Văn phòng; + zzzz: mã khách hàng + W: mã Lần đánh giá quy định Bảng Lần đánh giá Mã Đánh giá sơ - Giai đoạn I I Đánh giá chứng nhận - Giai đoạn II Giám sát lần (lần 1, lần 2, lần 3, lần 4) Đánh giá tiếp theo/ đánh giá bổ sung Đánh giá mở rộng/ thu hẹp Đánh giá tái chứng nhận Đánh giá chuyển đổi Đánh giá đặc biệt Đánh giá nâng cấp tiêu chuẩn A B, C, D, E N P R T S U Mã chứng - Mã chứng chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn quy định sau: + HT.xx.zzzz Trong đó: - HT: ký hiệu Loại hình chứng nhận HỆ THỐNG QUẢN LÝ - xx: mã lĩnh vực sản phẩm chứng nhận, quy định cụ thể Bảng - zzzz: mã khách hàng Mã lĩnh vực sản phẩm quy định sau: Page 20/26 www.bqc.com.vn Loại hình chứng nhận Hệ thống quản lý QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã loại hình HT Lĩnh vực chứng nhận ISO 9001 ISO 22000 HACCP ISO 14001 GMP ISO 50001 OHSAS 18001 SA 8000 … … Page 21/26 Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Mã số 01 02 03 04 05 06 07 08 … … www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Phụ lục 3: CÁCH TÍNH MANDAY (THỜI LƯỢNG) CUỘC ĐÁNH GIÁ VÀ PHÂN LOẠI CẤP ĐỘ RỦI RO (CODE) I CÁCH TÍNH MANDAY – THỜI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ Đánh giá chứng nhận lần đầu: 1.1 Thời lượng đánh giá theo IAF MD5:2015: Thời lượng đánh giá hệ thống quản lý /điều kiện đảm bảo chất lượng theo IAF MD5:2015 quy định bảng sau: Số lượng nhân viên (có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ) Thời lượng đánh giá Số lượng nhân viên (có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ) (Stage – Đánh giá sơ + Stage – Đánh giá thức) 1-5 1.5 626-875 6-10 876-1175 11-15 2.5 1176-1550 16-25 1551-2025 26-45 2026-2675 46-65 2676-3450 66-85 3451-4350 86-125 4351-5450 126-175 5451-6800 176-275 6801-8500 276-425 10 8501-10700 426-625 11 >10700 Ghi chú: Bảng áp dụng cho đánh giá chứng nhận lần đầu Thời lượng đánh giá (Stage – Đánh giá sơ + Stage – Đánh giá thức) 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Giám đốc định 1.2 Yếu tố tăng giảm Thời lượng đánh giá Dựa theo cách phân loại rủi ro theo mục II Phụ lục này, Phịng chứng nhận định tăng hay giảm số lượng ngày công, cụ thể sau: - Đối với cấp độ rủi ro cao: Giữ nguyên ngày cơng đánh giá theo bảng tính IAF MD5:2015; - Đối với cấp độ rủi ro trung bình: Giảm số ngày công đánh giá 2/3 số ngày công đánh giá IAF MD5:2015 (làm tròn số đến 0,5 manday) - Đối với cấp độ rủi ro thấp: Giảm số ngày công đánh giá 1/2 số ngày công đánh giá IAF MD5:2015 Đánh giá giám sát: Thời lượng đánh giá giám sát tối thiểu = 1/3 thời lượng (Stage 1: Đánh giá sơ + Stage 2: Đánh giá thức) khơng 01 manday Đánh giá chứng nhận lại: Thời lượng đánh giá chứng nhận lại tối thiểu = 2/3 thời Page 22/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 lượng (Stage + Stage 2) khơng manday II CÁCH PHÂN LOẠI CẤP ĐỘ RỦI RO (CODE) Nguyên tắc chung để phân cấp độ Code (Tài liệu viện dẫn: IAF MD 5:2015) - Đối với QMS, điều khoản tài liệu dựa loại, tuỳ thuộc vào rủi ro phát sinh ảnh hưởng sản phẩm hay dịch vụ tổ chức loại coi rủi ro thấp, trung bình cao Các hoạt động rủi ro cao (ví dụ: hạt nhân, y dược, thực phẩm, thi cơng) thường địi hỏi thời gian đánh giá cao Các hoạt động rủi ro trung bình (ví dụ: sản xuất đơn giản) thường đòi hỏi thời gian đánh giá trung bình hoạt động rủi ro thấp cần - Các mức độ rủi ro khơng mang tính định nghĩa mà ví dụ để CB sử dụng tính tốn mức độ rủi ro đánh giá 1.1 Rủi ro cao/ / High risk Khi sai lỗi sản phẩm hay dịch vụ gây khủng hoảng kinh tế hay nguy hiểm tính mạng Một số ví dụ: Thực phẩm, dược phẩm, máy bay, đóng tàu, cấu trúc thiết bị chịu lực, hoạt động thi công xây dựng phức tạp, thiết bị điện ga, dịch vụ sức khoẻ y tế, đánh bắt, lượng hạt nhân, hoá chất, sản phẩm hoá chất vải sợi hố học 1.2 Rủi ro trung bình/ Medium risk Khi sai lỗi sản phẩm dịch vụ gây thương tích bệnh tật Một số ví dụ: Các cấu trúc cấu kiện khơng chịu lực, hoạt động thi công đơn giản, sản phẩm chế tạo kim loại bản, sản phẩm phi kim, nội thất, thiết bị quang học, dịch vụ giải trí dịch vụ cá nhân 1.3 Rủi ro thấp/ Low risk Khi sai lỗi sản phẩm khơng có nguy gây thương tích bệnh tật Một số ví dụ: Dệt may, quần áo, bột giấy, giấy sản phẩm từ giấy, xuất bản, dịch vụ văn phòng, giáo dục, bán lẻ, kinh doanh khách sạn nhà hàng Mục đích việc phân loại cấp độ Code: Việc phân loại cấp độ rủi ro Cao/Trung bình/Thấp sử dụng nhằm mục đích: - Tính giữ ngun giảm ngày cơng đánh giá; Page 23/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 - Để phân loại lĩnh vực khách hàng để Phòng chứng nhận lựa chọn, sử dụng chuyên gia đánh giá có lực (có code duyệt) phù hợp với lĩnh vực để đánh giá định người thẩm xét hồ sơ, định chứng nhận 2.1 Với lĩnh vực có Cấp độ code cao: + Tất đánh giá (chứng nhận lần đầu, chứng nhận lại, chứng nhận mở rộng, giám sát) cần phải có chun gia có code đồn đánh giá (Trưởng đồn đánh giá có code phê duyệt Chuyên gia đánh giá có code phê duyệt Chuyên gia kỹ thuật); + Tất hồ sơ đánh giá (Chứng nhận lần đầu, chứng nhận lại, chứng nhận mở rộng, giám sát) phải thẩm tra chuyên gia có code phê duyệt Code cao đó; 2.2 Với lĩnh vực có cấp độ Code trung bình: + Tất đánh giá Chứng nhận lần đầu/Chứng nhận lại/Chứng nhận mở rộng cần phải có chun gia có code đồn đánh giá (Trưởng đồn đánh giá có code phê duyệt Chun gia đánh giá có code phê duyệt Chuyên gia kỹ thuật); + Tất hồ sơ đánh giá Chứng nhận lần đầu/ Chứng nhận lại/Chứng nhận mở rộng phải thẩm tra chuyên gia có code phê duyệt Code trung bình + Đánh giá Giám sát: Các đánh giá Giám sát cần khơng cần chun gia có code đoàn đánh giá Hồ sơ đánh giá Giám sát cần khơng cần chun gia có code thẩm tra kỹ thuật 2.3 Với lĩnh vực có cấp độ code thấp: + Cuộc đánh giá KHƠNG cần chun gia có code đồn đánh giá + Hồ sơ đánh giá KHÔNG cần thẩm tra chuyên gia kỹ thuật có code Page 24/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Phụ lục 4: YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐÁNH GIÁ ĐA ĐIỂM (Sử dụng IAF MD1 / Used IAF MD1) Quy định dành cho tổ chức cấp chứng chứng nhận cho tất điểm + Các điểm có hoạt động giống đất nước; + Các điểm vận hành kiểm soát quản lý hệ thống quản lý hoặc; + Một đánh giá nội phải tiến hành điểm vòng năm trước chứng nhận; + Cuộc đánh giá cuối sở riêng biệt cần phải bao quát toàn hệ thống khắc phục phải thực cách phù hợp Việc lấy mẫu đa điểm áp dụng cho tổ chức có từ địa điểm trở lên Áp dụng cho lần đánh giá chứng nhận đánh giá giám sát / + Việc đánh giá sở có nhiều địa điểm số địa điểm tối thiểu phải đánh sau: Đánh giá Ban đầu y = √ x; Đánh giá giám sát y = 0,6.√ x; Đánh giá tái chứng nhận số site tối thiểu đánh giá ban đầu, nhiên chu kỳ đánh giá năm tổ chức khơng có NC mở số site tính y = 0,8.√ x / Với x: số site áp dụng chung HTQLCL tổ chức cần chứng nhận Việc bố trí site đánh giá phải đảm bảo tối thiểu 25% số site đánh giá lựa chọn cách ngẫu nhiên Việc xem xét phát đánh giá điểm lấy mẫu cần phải cho thấy tương quan với phát đánh giá nội điểm lấy mẫu tổ chức; Hằng năm phải thực đánh giá trung tâm hệ thống quản lý thời gian chứng có hiệu lực, tất điểm phải đánh giá giám sát lần Các phát đánh giá điểm lấy mẫu phải đảm bảo bao trùm toàn hệ thống khắc phục phải thực cách phù hợp Page 25/26 www.bqc.com.vn QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ / PROCEDURE FOR AUDIT AND CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM Mã hiệu: PR.06 Lần ban hành: 04 Hiệu lực: 16.6.2017 Phụ lục 5: YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐÁNH GIÁ TÍCH HỢP NHIỀU HỆ THỐNG (Sử dụng IAF MD11 / Used IAF MD11) Dành cho tổ chức áp dụng lúc nhiều hệ thống: o Các hệ thống xây dựng tích hợp tổ chức site đánh giá; - Để xác định thời lượng đánh giá tích hợp cho đánh giá nhiều tiêu chuẩn, ví dụ A+B+C, cần phải: o Tính toán thời lượng đánh giá cho đánh giá theo yêu cầu tiêu chuẩn riêng (áp dụng cách tính theo tài liệu IAF MD5, ISO/TS 22003, ) o Tính tốn điểm bắt đầu T cách thêm vào tổng phần riêng (vd T=A+B+C) o Điều chỉnh điểm bắt đầu cách tính tới yếu tố làm tăng giảm thời lượng đánh giá Các yếu tố bao gồm: (Giảm): Mức độ tích hợp; khả nhân viên đáp ứng yêu cầu liên quan đến nhiều HTQL; Năng lực chuyên gia đánh giá để thực đánh giá nhiều HTQL; (Tăng): phức tạp đánh giá tích hợp nhiều HTQL so với đánh giá HTQL Việc điều chỉnh tăng không vượt 20% từ điểm bắt đầu T o Việc đánh giá sở tích hợp nhiều hệ thống manday đánh giá tính giảm theo cách sau đây: 100 80 60 40 20 0 0 0 20 5 5 40 10 10 10 60 15 15 10 80 20 15 10 100 Cột dọc: Mức độ tương tích hợp HTQL, bao gồm: Thiết lập hệ thống tài liệu tích hợp; Việc xem xét lãnh đạo đến toàn chiến lược kế hoạch kinh doanh Tiếp cận tích hợp tới đánh giá nội Tiếp cận tích hợp tới sách mục tiêu Tiếp cận tích hợp tới trình hệ thống Tiếp cận tích hợp tới cơ chế cải tiến (HĐKP/PN, đo lường, cải tiến liên tục) Tích hợp nhiệm quản lý hỗ trợ trách Quy ước /: - Tỉ lệ % nội dung tương thích 1/7.100% Chiều ngang: % Số Manday giảm= 100 ((X1-1) + (X2-1) + (X3-1) + (Xn-1)) Z.(Y-1) Trong X1,2, n: Số tiêu chuẩn mà chuyên gia đánh giá có khả đánh giá Y: Số tiêu chuẩn mà tổ chức áp dụng tích hợp Z: Số chuyên gia đánh giá Page 26/26