XÂY DỰNG QUY TRÌNH CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008

ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp rất lớn như các tập đòan đa quốc gia đến những Doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM



BÁO CÁO THỰC HÀNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ CẢI TIẾN

ĐỀ TÀI

GVHD: Hồ Thị Mỹ Hương Nhóm thực hiện: Nhóm 6

1 Nguyễn Ngọc Kim Ngân 2022120177

2 Trần Thị Bích Ngọc 2023120196

3 Đỗ Thị An Nhiên 2022120242

4 Nguyễn Thị Bích Phượng 2022120195

6 Nguyễn Minh Toàn 2022120151

HÃY XÂY

DỰNG

QUY

TRÌNH CẢI

TIẾN HỆ

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2015

 Lưu đồ:

No

Yes

Yes

No No

No

Yes

Nghiêm trọng

Đánh giá nội bộ

Phát hiện sự không phù hợp/

sự không phù hợp tìm ẩn

Xem xét mức độ

Đánh giá thực trạng công ty

Lập kế hoạch cải tiến

Xem xét

Biên soạn tài liệu mới, chỉnh sửa, bổ sung tài liệu cũ

Xem xét

Ban hành

Phổ biến tài tiệu

Tiến hành điều chỉnh,

rà soát quá trình

Đào tạo nhân viên theo quá trình mới

Đào tạo đánh giá viên

Thành lập nhóm đánh giá nội bộ

Tiến hành đánh giá nội

bộ

Xem xét kết quả

Duy trì hệ thống

Lưu hồ sơ

Lập kế hoạch hành động

khắc phục/ phòng ngừa

Tiến hành hành động

khắc phục/ phòng ngừa

Xem xét

Xem xét

kết quả

Duy trì hệ thống

Lưu hồ sơ

Yes

Không nghiêm trọng

No

 Thuyết minh sơ đồ

Bước 1: Chuẩn bị

1 Tiến hành đánh giá nội bộ phát hiện ra sự không phù hợp hoặc sự không phù hợp tìm ẩn Quy trình đã cũ không còn phù hợp hoặc quy trình cho năng xuất kém, kém hiệu quả cần tiến hành thay đổi

2 Đánh giá mức độ

Xem xét mức độ không phù hợp đó ở mức độ nào? Cần phải cải tiến toàn bộ hay chỉ một phần

Nếu chỉ là một phần thì nên lập kế hoạch cho hành động khắc phục hoặc hành động phòng ngừa (phát hiện sự không phù hợp tìm ẩn) Tiến hành lập kế hoạch và sẽ được phòng KCS (Ban ISO) xem xét và đưa lên cho QMR phê duyệt QMR/QC-QA phân công người thực hiện hoặc theo dõi thực hiện hành động khắc phục hoặc hành động phòng ngừa Sau khi thực hiện xong người được phân công sẽ viết báo cáo cho phòng KCS/ban ISO xem xét báo cáo lên QMR xem xét đánh giá việc thực hiện có đạt yêu cầu hay không Quy trình

3 Đánh giá thực trạng

Cơ cấu tổ chức của công ty:

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Ban kiểm soát

Phòng

tiêu thụ

sản

phẩm

Phòng tổng hợp

Phòng

kỹ thuật KCS

Phòng tài chính

kế toán

Phân xưởng bia

Đội kho

Hiện nay cơ cấu bộ máy quản lý Công ty Cổ phần bia Sài Gòn gồm:

Đại hội đồng cổ đông.

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn Đại hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty

Hội đồng quản trị.

Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn

do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội đồng quản trị và 04 (bốn) thành viên với nhiệm kỳ là 5 (năm) năm Thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định

Ban kiểm soát.

Ban kiểm soát của Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn bao gồm 04 (bốn) thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 05 (năm) năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc

Ban Giám đốc

Ban Giám đốc của Công ty bao gồm 03 (ba người): 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản

xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

Phòng tiêu thụ sản phẩm:

Chịu trách nhiệm thu thập thông tin, đánh giá tình tình thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Tham mưu cho Giám đốc về giá bán sản phẩm, chính sách quảng cáo, phương thức bán hàng, hỗ trợ khách hàng, lập các hợp đồng đại lý Tư vấn cho khách hàng về sử dụng thiết bị bảo quản, kỹ thuật bán hàng, thông tin quảng cáo Theo dõi và quản lý tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ bán hàng: keg chứa bia hơi, tủ bảo quản, vỏ bình CO2 , vỏ chai, két nhựa trong lưu thông, biển quảng cáo của Công ty trên thị trường v.v Kết hợp với phòng Kế toán Tài chính quản lý công nợ các đại lý

và khách hàng tiêu thụ sản phẩm; Quản lý hóa đơn và viết hóa đơn, thu tiền bán hàng

Phòng Tổng hợp:

Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty về việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm; Mua sắm, làm thủ tục nhập, xuất vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế, dụng cụ cho sản xuất; Tham mưu và làm các thủ tục pháp lý trong việc ký kết, giám sát thực hiện, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp

Tham gia xây dựng phương án, kế hoạch giá thành sản phẩm của Công ty; Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các báo cáo thống kê theo quy định và yêu cầu quản trị của Công ty

Đảm nhận và chịu trách nhiệm trong công tác tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, quy hoạch cán bộ; Lập kế hoạch đào tạo và tuyển dụng lao động, xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm; tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng quy chế trả lương, thưởng Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo luật định và quy chế của Công ty; Theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy, quy chế của Công ty và thực hiện công tác kỷ luật Thực hiện các nhiệm vụ của công tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản lý

xe ôtô con, vệ sinh môi trường, ngoại cảnh, công tác bảo vệ 2 nhà máy Phối hợp xây

dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch bảo vệ, an ninh, quốc phòng, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt hàng năm

Phòng kỹ thuật:

Chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận chuyển giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, công nghệ sản xuất, định mức kinh tế kỹ thuật, kỹ thuật

an toàn và vệ sinh an toàn thực phẩm; Thực hiện các chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất; Xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm, vật tư nguyên liệu; Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất; Quản lý hồ sơ lý lịch hệ thống máy móc thiết bị; xây dựng và theo dõi kế hoạch duy tu bảo dưỡng máy móc thiết bị; Kết hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và thực hiện nội dung chương trình đào tạo, tổ chức thi nâng bậc kỹ thuật cho công nhân hàng năm Chỉ đạo thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP Chịu trách nhiệm về công tác đầu tư, xây dựng cơ bản và công tác môi trường Theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng

Phòng Tài chính Kế toán:

Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty về lĩnh vực tài chính kế toán Phòng có chức năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm; Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty, thực hiện thu tiền bán hàng, quản lý kho quỹ; Chịu trách nhiện hướng dẫn, kiểm tra việ lập hoá đơn chứng từ ban đầu cho công tác hạch toán kế toán; hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê

Đội kho:

Quản lý các kho vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, bao bì, chai két, công cụ dụng

cụ phục vụ sản xuất, bán hàng; Thực hiện công tác xuất, nhập vật tư, nguyên liệu, theo dõi, đối chiếu, lập các bảng kê bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn hàng ngày, tuần, tháng gửi các phòng Nghiệp vụ của công ty và Tổng Công ty theo quy định

Phân xưởng bia

Có nhiệm vụ sản xuất bia hơi, bia chai các loại Chiết rót bia hơi thành phẩm nhập kho và giao cho khách hàng Thực hiện các công đoạn trong sản xuất bia chai, chiết rót, hoàn thiện sản phẩm bia chai và nhập kho theo đúng quy trình công nghệ

Thực hiện việc ghi chép lưu trữ và báo cáo số liệu hang ngày, tuần, tháng cho các bộ phận quản lý của tổng công ty theo quy định

Thực trạng công ty:

Về khách quan, do chịu tác động chung của tình hình suy thóai kinh tế thế giới, giá cả thị trường biến động, chỉ số giá tiêu dùng tăng, tình hình dịch bệnh, bão lũ đã làm sức mua trong dân giảm, họat động vận chuyển phát sinh nhiều khó khăn…

Khi tỷ giá và nguyên liệu đầu vào vẫn biến động khó lường, sức ép của lộ trình tăng thuế TTĐB của bia tăng từ 50% lên 65% trong giai đoạn 2016- 2018

Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của các hãng bia nội địa và nước ngoài như

Heineken, Sapporo, Budweiser

Quy định gắt gao về kiểm soát chất lượng của các thị trường khó tính như EU,

Mỹ, Nhật, Úc khi xuất khẩu

Về chủ quan đó là những khó khăn trong nội bộ công ty Cách thức làm việc và quản lí của CBCNVC trong công ty chưa được ổn định Tổ chức công đoàn luôn trăn trở làm gì để đòan kết, ổn định tư tưởng hàng ngàn công nhân viên hăng hái thi đua, tập trung vào sản xuất để hòan thành các kế hoạch SXKD

Những lí do trên đều làm cho doanh thu của công ty không đạt được như dự kiến, làm cho những mục tiêu đề ra chưa được thực hiện nên sẽ đề ra những phương pháp cải tiến sau:

 Nỗ lực thay đổi phương thức quản trị với định hướng: Thương mại là hàng đầu - Công nghệ kỹ thuật là nền tảng - Quản trị là quyết định Tổng công

ty đã triển khai đồng bộ thực hiện tiêu chuẩn ISO trên toàn hệ thống

 Đầu tiên, đảm bảo chất lượng từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm đầu ra phải đạt chất lượng nhất bằng các bước kiểm tra nghiêm ngặt

 Chiến lược tăng trưởng, gia tăng sản phẩm giá trị lợi nhuận cao, đa dạng hóa sản phẩm để đảm bảo khả năng cạnh tranh, đạt mục tiêu lợi nhuận trong dài hạn tập trung trên sản phẩm Special Chai và Special lon Để áp

đảo trong phân khúc cao cấp đang phát triển, công ty sẽ tung ra nhiều chương trình cho quảng bá, tiếp thị, khuyến mãi, hỗ trợ đại lý

 Phát động phong trào phát huy sang kiến, cải tiến kỹ thuật tại công ty Thực hiện nâng cấp các trang thiết bị tân tiến như dàn ngưng tụ bay hơi công suất 1:250 Kw, cải tạo hệ thống lạnh, hệ CIP trước lọc, hệ thống thu hồi CO2 công suất 300kg/giờ…

 Thực hiện phong trào thi đua tiết kiệm nguyên vật liệu (NVL), năng lượng, cắt giảm khí thải, nước thải …

 Công đoàn của công ty sẽ phát động hàng lọat các phong trào thi đua với nhiều nội dung phong phú ví dụ như: Thi đua lập thành tích chào mừng ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam với mục tiêu cụ thể “ các cấp công đoàn chủ động, tích cực tham gia với lãnh đạo chuyên môn có các giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, đẩy mạnh sản xuất, giữ vững và đảm bảo việc làm, thu nhập cho người lao động, phấn đầu hòan thành kế họach sản xuất kinh doanh năm 2015 của đơn vị” Thực hiện tốt việc chăm lo đời sống CBCNV

4 Lập kế hoạch thực hiện

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, lập Kế hoạch thựchiện gồm những nội dung:

- Mục tiêu, yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng cần xây dựng;

- Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng;

- Những văn bản cần xây dựng của Hệ thống quản lý chất lượng (Chính sách và mục tiêu chất lượng; Sổ tay chất lượng; CácQui trình, Hướng dẫn cần thiết…);

- Các yêu cầu liên quan tới: Quyết định của Lãnh đạo; phân công trách nhiệm; đào tạo; cung cấp nguồn lực…;

- Thời gian và tiến độ thực hiện

Bước 2: Xây dựng hệ thống các văn bản

1 Hướng dẫn cách viết các Văn bản cho những người được phân công biên soạn

- Chính sách và mục tiêu chất lượng chung của Cơ quan nên do người Lãnh đạo cao nhất nghiên cứu, đề ra Cũng có thể giao cho Đại diện Lãnh đạo nghiên cứu, biên soạn,

trình lãnh đạo cao nhất duyệt và công bố Các trưởng đơn vị trực thuộc chịu trách nhiện cụ thể hóa mục tiêu chất lượng cho Đơn vị mình

- Sổ tay chất lượng nên do Trưởng ban Chỉ đạo hay Ủy viên Thư ký của Ban chỉ đạo biên soạn

- Các Qui trình, Hướng dẫn thì: Qui trình ứng với Việc chính và các Qui trình hỗ trợ thì do Đơn vị chức năng tương ứng cử Cán bộ biên soạn

- Các văn bản phải dự trên kế hoạch đã định ở bước 1:

Sứ mệnh:

 Phát triển ngành đồ uống Việt Nam ngang tầm thế giới;

 Đề cao văn hóa ẩm thực của người Việt Nam

 Nâng cao chất lượng cuộc sống thông qua việc cung cấp các sản phẩm đồ uống chất lượng cao, an toàn và bổ dưỡng

 Mang lại lợi ích thiết thực cho cổ đông, khách hàng, đối tác, người lao động và

xã hội

Tầm nhìn:

Phát triển công ty Bia Sài Gòn trở thành Tập đoàn công nghiệp đồ uống hàng đầu của Quốc gia, có vị thế trong khu vực và Quốc tế

Giá trị cốt lõi:

1 Thương hiệu truyền thống: Sự vượt trội của một thương hiệu truyền thống

được xây dựng và khằng định qua thời gian Khách hàng luôn được quan tâm phục vụ và có nhiều sự lựa chọn Không cầu kỳ, không phô trương, sự gần gũi cùng với bản lĩnh tạo nên sự khác biệt giúp Bia Sài Gòn có một vị trí đặc biệt trong lòng khách hàng

2 Trách nhiệm xã hội: Sự phát triển gắn với trách nhiệm xã hội là truyền thống

của Bia Sài Gòn Chúng tôi cung cấp cho xã hội những sản phẩm an toàn và hữu ích, bên cạnh đó chúng tôi luôn mong muốn cùng chia sẻ và gách vác những trách nhiệm trong công tác xã hội và bảo vệ môi trường bằng những hành động thiết thực

3 Hợp tác cùng phát triển: Chúng tôi xây dựng các mối quan hệ hợp tác “ cùng

có lợi” và lấy đó làm cơ sở cho sự phát triển bền vững Chúng tôi xây dựng

những chính sách phù hợp để những đối tác cùng tham gia và gắn bó lâu dài với Bia Sài Gòn

4 Gắn bó: Để cao sự gắn bó trong một môi trường làm việc thân thiện, chia sẻ.

Nơi mà mọi người được tạo mọi điều kiện để học tập, sáng tạo và cống hiến để cùng hưởng niềm vui của thành công

5 Cải tiến không ngừng: Chúng tôi không thỏa mãn với những gì đang có mà

luôn mơ ước lên, học tập, sáng tạo và đổi mới để đáp ứng ngày càng tốt hơn những nhu cầu ngày cang cao và liên tục thay đổi của thị trường Thường xuyên học tập, sáng tạo và đổi mới là phong cách của chúng tôi

Mục tiêu chất lượng:

1 Doanh thu đạt 100% so với kế hoạch năm 2016

2 Lợi nhuận đạt 100% so với kế hoạch năm 2016

3 Tỷ lệ % giá trị sản phẩm hỏng không phụ hợp/Doanh thu ≤ 0,06%

4 Tỷ lệ giao hàng trễ ≤ 0,3% trên tổng số hợp đồng

5 Khiếu nại của khách hàng ≤ 0,3% trên tổng số hợp đồng

6 Phấn đấu đạt 100% định mức vật tư và chi phí đã khoán trong năm 2016

Thương hiệu truyền thống

Trách nhiệm

xã hội

Hợp tác cùng phát triển Gắn bó

Cải tiến

không

ngừng