Một số kiến nghị về giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng trong PVFC

Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác đánh giá nội hệ thống quản lý chất lượng PVFC: I- Mục tiêu chiến lược phát triển công ty thời gian tới: 1- Mục tiêu: Xây dựng PVFC trở thành định chế đầu tư tài mạnh Tập đồn Dầu khí định chế đầu tư tài hàng đầu Việt Nam Dựa vào tảng tài nhu cầu dịch vụ tài ngân hàng Tập đồn Dầu khí, sách hội nhập kinh tế Việt Nam, PVFC phải xây dựng thành định chế đầu tư tài mạnh quy mô vốn, công nghệ ngân hàng, khả hợp tác hội nhập với hệ thống định chế tài nước quốc tế; Một mặt để tạo lập vốn cho nhu cầu đầu tư phát triển Tập đoàn, mặt khác nâng cao vị để hợp tác với định chế tài Việt Nam hội nhập kinh tế 2- Chiến lược phát triển : - - 2.1- Giai đoạn 2008-2010 : Mục tiêu giai đoạn xây dựng PVFC trở thành định chế tài vững mạnh Tập đồn Dầu khí Việt Nam, tham gia hội nhập thành cơng Nhiệm vụ giai đoạn này: Nâng cao chất lượng hệ thống PVFC Việt Nam Thành lập công ty hoạt động chuyên sâu theo lĩnh vực tư vấn tài chính, chứng khốn, th mua tài chính, bao toán … Tham gia cổ phần chi phối hoạt động lĩnh vực ngân hang, bảo hiểm, quỹ đầu tư, đơn vị thuộc lĩnh vực khuyến khích Chính phủ… Thành lập văn phịng đại diện nước Đẩy mạnh hoạt động thị trường tài quốc tế mở rộng quan hệ đối ngoại, tham gia hoạt động thị trường tài lớn : Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ… Hiện đại hố cơng nghệ thong tin tin học ngang tầm với cơng ty tài quốc tế Tiêu chuẩn hoá , đại hoá tất nghiệp vụ Thực hoàn thành nhiệm vụ giao theo kế hoạch nhiệm vụ giai đoạn 2008-2010 - Tốc độ tăng trưởng bình quân tất hoạt động đạt 30%/năm - Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Vốn điều lệ: 15 - 17 % - Tỷ lệ cổ tức/Vốn điều lệ: - % - Giá trị doanh nghiệp năm 2010 tương đương tỷ USD 2.2- Giai đoạn 2011-2025 Chiến lược xuyên suốt trình phát triển PVFC giai đoạn 2011-2025 là: Dựa vào vị thế, tiềm nhu cầu tài ngành Dầu khí để xây dựng PVFC thành định chế đầu tư tài mạnh, đại (đủ điều kiện hợp tác hội nhập với định chế tài Việt Nam Thế giới) đáp ứng nhu cầu đầu tư, quản trị vốn đầu tư hoạt động thị trường vốn, thị trường tiền tệ Tập đồn Dầu khí Để thực mục tiêu xuyên suốt quan điểm chủ đạo, chiến lược phát triển PVFC bao gồm nội dung chiến lược là: a Chiến lược phát triển sản phẩm dịch vụ PVFC cung cấp sản phẩm dịch vụ tỐi định chế đầu tư tài đại, trọng sản phẩm dịch vụ tài để phục vụ nhu cầu đầu tư quản trị vốn đầu tư Tập đồn Dầu khí Tập trung mạnh Công ty lợi ngành Dầu khí để phát triển sản phẩm dịch vụ mũi nhọn với mục tiêu từ năm 2015 PVFC cung cấp sản phẩm dịch vụ có chất lượng ngang với CTTC đại nước tiên tiến khu vực Phát triển sản phẩm dịch vụ theo ba hướng: - Các sản phẩm dịch vụ mũi nhọn - Các sản phẩm dịch vụ tảng - Các sản phẩm dịch vụ thực nhiệm vụ trị * Các sản phẩm dịch vụ mũi nhọn: Các sản phẩm dịch vụ mũi nhọn bao gồm thu xếp vốn tài trợ dự án, đầu tư tài dịch vụ tài tiền tệ khác Đến năm 2010, đưa hoạt động đầu tư tài cung cấp dịch vụ tài tiền tệ trở thành hoạt động mũi nhọn mang lại lợi nhuận chủ yếu Công ty Đến năm 2010, tỷ trọng doanh thu, tỷ trọng lợi nhuận mang lại từ hoạt động đầu tư tài chiếm 30% dịch vụ tài tiền tệ chiếm 30% tổng doanh thu tổng lợi nhuận PVFC - Thu xếp vốn tài trợ tài dự án: Thu xếp vốn tài trợ tài dự án nghiệp vụ trọng yếu Công ty PVFC phải chuẩn bị đủ điều kiện cán bộ, nghiệp vụ, mạng lưới quan hệ hợp tác với định chế tài ngồi nước đảm bảo: Thu xếp thành công vốn cho tất dự án đầu tư phát triển PV đơn vị thành viên, tài trợ cho dự án tổ chức cá nhân khác phù hợp với mục tiêu kinh doanh hợp tác PVFC Triển khai đồng kết hợp nhuần nhuyễn dịch vụ sản phẩm tài (đồng tài trợ; tín dụng xuất nhập khẩu; gọi vốn cổ phần; ủy thác đầu tư; phát hành trái phiếu, cổ phiếu hình thức tạo vốn thơng qua thị trường chứng khoán ) để thỏa mãn nhu cầu to lớn vốn cho dự án ngành Dầu khí - Đầu tư tài chính: Xây dựng quản lý danh mục đầu tư với phương châm hoạt động "PVFC nhà đầu tư chiến lược" Phát huy tối đa hạn mức đầu tư dự án phép, nâng cao khối lượng vốn uỷ thác đầu tư, tập trung vào dự án ngành tham gia số dự án ngành đạt hiệu kinh tế cao đảm bảo an toàn vốn đầu tư Nhận ủy thác quản trị vốn đầu tư theo yêu cầu khách hàng Đầu tư dự án song song với cung cấp dịch vụ tài PVFC Mở thêm sản phẩm dịch vụ phục vụ khách hàng như: Quản lý tiền mặt, quản lý rủi ro sản phẩm hedging, derivatives (phái sinh), chiết khấu chứng từ có giá - Các dịch vụ tài tiền tệ: Về hoạt động tư vấn: thực hoạt động tư vấn liên quan đến tài tiền tệ, xác định hoạt động tư vấn trọng tâm là: + Tư vấn tài dự án: từ tư vấn đầu tư, lập FS dự án đến toán; làm sở để PVFC định tham gia hoạt động đầu tư tài đơn vị + Tư vấn tài doanh nghiệp: tư vấn hướng dẫn xây dựng hệ thống lập kế hoạch kiểm sốt tài gồm khâu lập ngân sách, tính chi phí, định giá, thẩm định toán đầu tư XDCB, dự báo nguồn thu nhập quản lý tài sản, tư vấn hướng dẫn việc tổ chức vận hành máy tài kế tốn doanh nghiệp + Tư vấn cổ phần hoá: đẩy mạnh phát triển tư vấn cổ phần hoá, đại lý phát hành cổ phiếu, tham gia trực tiếp vào q trình cổ phần hố PetroVietnam Không ngừng tiếp cận, tham gia vào trình đổi doanh nghiệp Tổng Cơng ty khác + Tư vấn phát hành chứng từ có giá: tư vấn phương án phát hành trái phiếu doanh nghiệp chứng từ có giá khác + Tư vấn đầu tư chứng khoán: phát triển dịch vụ tư vấn đầu tư chứng khốn tập trung vào Cơng ty cổ phần PetroVietnam, triển khai có trọng điểm Công ty cổ phần khác Tổng công ty 90 91 Quản lý vốn tài sản: Đẩy mạnh dịch vụ liên quan đến ngoại hối, uỷ thác đầu tư, quản lý dòng tiền cho khách hàng Thẩm định: bước cung cấp dịch vụ thẩm định cho đơn vị ngành Đến năm 2010, thực thẩm định tất dự án đầu tư phát triển PetroVietnam Phát triển dịch vụ thị trường chứng khoán: PVFC hoạt động thị trường chứng khoán với tư cách nhà đầu tư nhà tư vấn cho khách hàng hoạt động thị trường chứng khoán, cầu nối PV đơn vị thành viên với thị trường vốn, thị trường chứng khoán Bao toán: Tập trung vào đối tượng khách hàng đơn vị thành viên PetroVietnam, số doanh nghiệp khác có quan hệ mật thiết hoạt động Công ty hoạt động Dầu khí Hoạt động ngoại hối: Triển khai song song với sản phẩm dịch vụ sử dụng VNĐ, ưu tiên thực nghiệp vụ thu xếp chuyển đổi ngoại tệ không kỳ hạn, có kỳ hạn Chú trọng đầu tư kỹ thuật, xây dựng đội ngũ chuyên gia để hoạt động có hiệu hoạt động ngoại hối * Các sản phẩm dịch vụ tảng Duy trì nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ tảng làm sở để phát triển sản phẩm dịch vụ mũi nhọn Công ty - Huy động vốn: Đảm bảo tạo dựng nguồn vốn vững chắc, ổn định đáp ứng nhu cầu kinh doanh Công ty đặc biệt vốn trung dài hạn Các nguồn huy động vốn đa dạng, trọng tạo vốn từ nguồn tiền tệ Tổng Công ty đơn vị thành viên thông qua tài khoản trung tâm Petrovietnam, nguồn vốn từ hệ thống Ngân hàng thương mại Việt nam, tổ chức tài ngồi nước Thực chủ trương "tối đa hố hạn mức tín dụng Ngân hàng thương mại tổ chức tài Việt nam, tăng cường nguồn vốn bổ sung từ tổ chức tài quốc tế" Đa dạng hố hình thức huy động, bao gồm huy động từ phát hành đại lý phát hành trái phiếu; uỷ thác quản lý vốn quản lý dòng tiền; nhận uỷ thác đầu tư, nhận uỷ thác quản lý vốn, huy động từ uỷ thác Chính phủ, Bộ Tài chính; quản lý vốn cho PetroVietnam, số Tập đoàn kinh doanh khác Việt nam; vốn lưu động đơn vị thành viên PetroVietnam; huy động từ tổ chức tài khác bảo hiểm, quỹ đầu tư Sử dụng thị trường chứng khoán huy động vốn qua phát hành trái phiếu Công ty kênh chủ yếu để huy động vốn trung dài hạn cho đầu tư phát triển Tìm kiếm khơi thông nguồn vốn quốc tế qua hình thức vay thương mại, đồng tài trợ, nguồn đầu tư trực tiếp FDI vào ngành Dầu khí PVFC đơn vị nhận uỷ thác trung chuyển - Hoạt động tín dụng: Thực phương châm "sử dụng tổng hồ loại nguồn vốn để hình thành lãi suất hồ đồng, có tính cạnh tranh cao" Đẩy mạnh cho vay trung dài hạn, quan tâm phát triển tín dụng uỷ thác Hoạt động tín dụng thực đảm bảo an tồn, kiểm sốt chặt chẽ * Các sản phẩm dịch vụ thực nhiệm vụ trị PVFC thực nhiệm vụ trung tâm tài tiền tệ cơng cụ quản lý đầu tư tài PetroVietnam Thực nhiệm vụ Tập đoàn uỷ quyền phát hành trái phiếu Dầu khí ngồi nước, quản lý tài chính, quản lý dự án Nâng cao chất lượng dịch vụ thực thu xếp vốn thành công cho dự án đầu tư phát triển PetroVietnam tạo sản phẩm tài phục vụ CBNV ngành Dầu khí b Chiến lược khách hàng Khách hàng PVFC tổ chức cá nhân nước, đối tượng phục vụ chủ yếu Tổng Công ty đơn vị thành viên đội ngũ CBNV ngành Dầu khí, tổ chức cá nhân có quan hệ hợp tác phát triển Xây dựng tiêu chuẩn hố hệ thống thơng tin khách hàng, hình thành ngân hàng liệu khách hàng Quan hệ chặt chẽ chân thành với Ngân hàng thương mại quốc doanh định chế tài khác Việt Nam Tăng cường hợp tác với định chế tài quốc tế Với Tổng Cơng ty Dầu khí: PVFC định chế tài phi ngân hàng Tổng Cơng ty Dầu khí, công cụ Tổng Công ty để thực thi sách tài Với doanh nghiệp đơn vị thành viên PetroVietnam: Củng cố thắt chặt mối quan hệ hợp tác với mục tiêu hỗ trợ tối đa cho hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp sản phẩm dịch vụ tài phục vụ đơn vị Với doanh nghiệp PetroVietnam: Mở rộng sở có lựa chọn đánh giá, ưu tiên doanh nghiệp có tiềm phát triển c Chiến lược tổ chức mạng lưới hoạt động PVFC Công ty Con, định chế tài Tập đồn Dầu khí (cơng ty Mẹ) thực uỷ quyền Công ty Mẹ đầu tư tài quản trị vốn đầu tư Trong hệ thống, PVFC hoạt động theo mơ hình Cơng ty Mẹ - Cơng ty Con thuộc lĩnh vực tài ngân hàng, chiếm giữ cổ phần chi phối sở hữu 100% vốn Công ty Con hoạt động lĩnh vực kinh doanh chứng khoán, quản lý quỹ đầu tư, thuê mua, Ngân hàng thương mại Nắm giữ cổ phần công ty định chế tài khác Các nhiệm vụ chủ yếu Công ty tổ chức hoạt động theo mảng nghiệp vụ đủ điều kiện cho họat động Công ty phụ thuộc thành lập công ty điều kiện cho phép Có chi nhánh, văn phòng giao dịch, văn phòng đại diện khu vực trung tâm Dầu khí, tài ngân hàng Việt nam số chi nhánh, văn phòng đại diện nước phục vụ cho hoạt động đầu tư nước ngồi Tập đồn Dầu khí Việt Nam kết nối với trung tâm tài quốc tế d Chiến lược người Xây dựng đội ngũ CBNV có phẩm chất trị, đạo đức tốt, có lực chun mơn, động xử lý tình ln sáng tạo vượt qua thử thách, biết kinh doanh giỏi, quản lý tốt đáp ứng nhu cầu vận hành quản trị định chế đầu tư tài đại Đào tạo chuyên gia tài cấp Cơng ty, cấp ngành, cấp quốc gia cấp quốc tế PVFC hoạch định chiến lược phát triển nguồn nhân lực dài hạn quán với nội dung chủ yếu sau: - Chính sách tuyển dụng: CBNV tuyển dụng đáp ứng yêu cầu phát triển Công ty, đảm bảo hội đủ yêu cầu trình độ lực cơng tác, phẩm chất đạo đức, khả làm việc theo nhóm, làm việc theo quy trình cơng việc phù hợp với chức danh cần tuyển ưu tiên tuyển dụng chuyên gia có trình độ cao lĩnh vực tài ngân hàng, quản lý kinh tế, công nghệ thông tin, em CBNV có đóng góp nghiệp phát triển PVFC ngành Dầu khí - Chính sách đào tạo: Tổ chức chương trình huấn luyện đào tạo CBNV có mục tiêu phù hợp với chiến lược phát triển thời kỳ chiến lược phát triển dài hạn Cơng ty ưu tiên nhanh chóng đào tạo cán quản lý cao cấp, cán quản lý, chuyên gia đầu ngành, chuyên gia quốc tế thuộc lĩnh vực tài ngân hàng Nội dung đào tạo tập trung vào kỹ quản trị đại, ngoại ngữ, kỹ chun mơn, kỹ xử lý tình Đào tạo nhân viên theo cấp độ phù hợp với lộ trình phát triển nhân viên - Chính sách đãi ngộ: Đảm bảo cơng bằng, cơng khai Chính sách lương, thưởng gắn với hiệu chất lượng làm việc nhằm tạo động lực để CBNV sáng tạo công việc, khuyến khích thành viên làm việc tốt, chất lượng cao, nâng cao tinh thần trách nhiệm, tạo tinh thần thi đua người, khơng bình qn chủ nghĩa Đa dạng hố hình thức đãi ngộ mở rộng đối tượng đãi ngộ đến đối tượng liên quan đến chuyên gia giỏi Đảm bảo thu nhập CBNV cấp chuyên gia ngang với nước phát triển khu vực, thu nhập CBNV đứng đầu hệ thống tài ngân hàng Việt nam e Chiến lược công nghệ quản lý * Về quản lý: Xây dựng máy Công ty mạnh đủ để hỗ trợ Ban lãnh đạo định kinh doanh nhanh nhạy xác đồng thời hỗ trợ đơn vị thuộc hệ thống Hình thành Công ty hoạt động chuyên sâu nghiệp vụ ngân hàng phi ngân hàng, tích cực tham gia vào thị trường chứng khốn ngồi nước Chuẩn bị điều kiện để sớm có Chi nhánh, Văn phịng đại diện nước ngồi để tham gia vào hoạt động thị trường vốn quốc tế Xây dựng hệ thống quy định, quy chế quy trình nghiệp vụ để quản trị điều hành hệ thống pháp luật Phân định rõ trách nhiệm chức danh, đề cao kỷ cương thực thi nhiệm vụ giao Phân quyền để tạo quyền chủ động đơn vị thuộc hệ thống; quản trị điều thành thống tồn hệ thống * Về cơng nghệ thông tin: Ứng dụng công nghệ thông tin công nghệ tài ngân hàng đại yêu cầu bắt buộc để PVFC hội nhập phát triển ưu tiên phát triển công nghệ thông tin phục vụ hoạt động dịch vụ tài tiền tệ đầu tư Đến 2010, tổ chức giao dịch qua mạng máy tính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin tất nghiệp vụ Công ty, sử dụng sản phẩm điện tử, mạng thơng tin nội tồn hệ thống PVFC nhằm quản lý kinh doanh an toàn, nhanh chóng, xác Sử dụng thành cơng nghệ thông tin để thu thập thông tin quảng bá hình ảnh Cơng ty Bổ sung hồn thiện hệ thống quy trình nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu đại hoá Áp dụng hiệu hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000, thực tốt công tác đánh giá nội bộ, sửa đổi hồn thiện quy trình cơng việc * Về kiểm tra, kiểm sốt nội : Tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt đảm bảo hoạt động Công ty phải kiểm tra, soát xét trước sau thực nhằm đảm bảo hoạt động PVFC pháp luật, thực tốt quy định, quy chế, quy trình mà Công ty áp dụng để giảm thiểu rủi ro Bộ phận cơng tác kiểm sốt Tổng cơng ty thường xuyên đào tạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm sốt chun mơn khác nhằm đào tạo đội ngũ kiểm tra, kiểm soát giỏi chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu phát triển ngày nhanh Tổng công ty đa dạng sản phẩm ngành Tài chính- Ngân hàng Việc chun mơn hố nghiệp vụ kiểm tra kiểm toán nội định hướng xây dựng với mục tiêu: Mọi rủi ro có nguy gây ảnh hưởng xấu đến hiệu mục tiêu hoạt động Tổng công ty nhận dạng, đo lường, đánh giá cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp Mỗi có thay đổi mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ hoạt động kinh doanh mới, hệ thống kiểm soát nội phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm sốt nội phù hợp II- Một số kiến nghị: 1- Kiến nghị phía Nhà nước quan chức năng: Tổng cơng ty Tài Dầu khí Việt Nam doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa vào năm 2007, Nhà nước chiếm 70% cổ phần PVFC, Nhà nước có chi phối lớn PVFC nói chung hoạt động đánh giá nội nói riêng Để nâng cao chất lượng hoạt động đánh giá nội PVFC, Nhà nước cần có khuyến khích thích hợp hoạt động đánh giá nội PVFC, hỗ trợ chi phí, có tuyên dương khen thưởng cán bộ, đánh giá viên giỏi, có thành tích tốt hoạt động đánh giá nội bộ…Việc khen thưởng có tác động lớn tới tâm ly' cán đánh giá, tạo động lực, giúp họ cố gắng nhằm đạt kết cao Đối với hoạt động đánh giá nội nói chung, Nhà nước cần có sách thích hợp để thúc đẩy hoạt động hoạt động có hiệu hơn, nâng cao nhận thức công ty vấn đề chất lượng cần thiết phát triển công ty Đẩy mạnh hoạt động tổ chức chất lượng như: Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, trung tâm kiểm định chất lượng, …Nhằm giám sát, trì việc cấp chứng ISO 9001:2000 hoạt động đánh giá nội công ty áp dụng ISO 9001:2000 2- Kiến nghị ngành Dầu khí nói chung Tập đồn Dầu khí Việt Nam nói riêng: Ngành Dầu khí ngành cơng nghiệp có đóng góp lớn ngân sách nước ta, có ảnh hưởng lớn đến GDP, hoạt động ngành phải quan tâm y' nhằm trì nâng cao hiệu hoạt động tồn ngành Là tập đồn có quy mơ lớn, Tập đồn Dầu khí Việt Nam cần phải coi trọng vấn đề chất lượng nói chung hoạt động đánh giá chất lượng nói riêng Tập đồn Dầu Khí Việt Nam có cơng ty mẹ Tổng cơng ty Dầu khí Việt Nam nhiều cơng ty con, Tổng cơng ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam số Tập đồn Dầu khí Việt Nam cần có hệ thống đánh giá nội riêng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động đánh giá nội công ty chi nhánh Hệ thống tư vấn, hỗ trợ trực tiếp cho phận, phòng ban phụ trách việc đánh giá nội cơng ty Việc hỗ trợ phương pháp trực tiếp gián tiếp, trực tiếp trường hợp tiến hành đánh giá lớn, cần có mặt cán đánh giá cấp cao…, hỗ trợ gián tiếp hỗ trợ thêm kinh phí, hỗ trợ mặt phương pháp, kỹ thuật đánh giá, … Đặc biệt hệ thống đánh giá nội định kỳ tổ chức họp, tổng hợp kết đánh giá, thường xuyên mở lớp đào tạo nâng cao tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, đánh giá viên, huấn luyện đội ngũ đánh giá viên chuyên nghiệp, tầm cỡ quốc gia… Tập đồn Dầu khí Việt Nam cần thường xun tổ chức tra đánh giá nội bộ, nhằm đảm bảo hoạt động đánh giá nội đạt hiệu tốt công ty con, chi nhánh, phận Tập đoàn Bộ phận tra phải đào tạo chuyên nghiệp chuyên môn đánh giá nội nghiệp vụ tra, cán tra cần nắm rõ hoạt động đánh giá nội nhằm đảm bảo hoạt động tra hiệu quả, đồng thời phải nghiêm khắc lỗi vi phạm phận đánh giá công ty con, chi nhánh…, không che giấu hay bao che khuyết điểm… III- Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt dộng đánh giá nội PVFC: 1- Giải pháp người: + Đối với lãnh đạo công tác đánh giá nội bộ: Lãnh đạo cơng tác đánh giá nội cần có chuyên môn nghiệp vụ cao nhằm quản ly', giám sát việc đánh giá nội đạt hiệu cao hơn, đồng thời đưa kiến nghị, giải pháp sau đánh giá cách sát thực Lãnh đạo cần phải cơng minh, dứt khốt việc phát vi phạm, đồng thời đưa biện pháp khắc phục điểm không phù hợp phát trình đánh giá + Đối với trưởng nhóm đánh giá: Cần phải lên kế hoạch, chuẩn bị chương trình đánh giá cách hợp ly', tiết kiệm thời gian chi phí Cần phải bảo cáo đánh giá rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, phải chịu trách nhiệm trình đánh giá + Đối với đánh giá viên: Phải tuân thủ yêu cầu đánh giá, thông báo, trao đổi làm sáng tỏ yêu cầu đánh giá với phận/cá nhân đánh giá, tránh tình trạng đánh giá đột xuất, gây bất ngờ cho phận đánh giá Cần ghi chép cách đầy đủ, xác quan sát suốt trình đánh giá Trong suốt trình đánh giá phải hợp tác hỗ trợ thành viên khác ban đánh giá để hoàn thành tốt nhiệm vụ Các đánh giá viên phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ đánh giá nội nắm chuyên môn nghiệp vụ bên đánh giá để trình đánh giá đạt hiệu cao Tránh đưa y' kiến chủ quan có mối quan hệ khơng tốt với bên đánh giá Các đánh giá viên phải thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề, chuyên môn, nghiệp vụ để nâng cao chất lượng công tác đánh giá nội Tăng cường đội ngũ đánh giá viên: Hiện PVFC cần tăng cường đội ngũ đánh giá nội nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu hoạt động đánh giá nội công ty Tuy nhiên việc lựa chọn đánh giá viên phải xem xét kỹ lưỡng, cần "chất lượng" không cần "số lượng", đánh giá viên khơng phải làm Một đánh giá viên phải người vừa có chun mơn nghiệp vụ cao mà cịn phải có tố chất đánh giá viên tính thẳng thắn, cương trực, trung thực, khơng che giấu khuyết điểm, không thiên vị… Việc bổ xung cán đánh giá nội chuyển từ phận sang phận khác công ty cần thiết, tuyển chọn từ bên Việc di chuyển từ phận khác sang có thuận lợi đỡ nhiều thời gian đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công việc, đỡ tốn chi phí tuyển chọn Cịn việc tuyển thêm từ bên ngồi có thuận lợi khơng thuận lợi, gây tốn chi phí, thời gian từ thông báo tuyển dụng tới tiếp nhận nhân viên vào làm việc, thời gian cho nhân viên thích ứng với cơng việc, ưu điểm phương pháp tuyển chọn người có trình độ cao, nắm vững đánh giá nội bộ, khách quan họ chưa có mối quan hệ với nhân viên, phịng ban cơng ty Thường xuyên tổ chức khóa đào tạo đánh giá viên nội giỏi: PVFC cần tăng cường khóa đào tạo nâng cao tay nghề cho đánh giá viên nội Đồng thời nâng cao chuyên môn cho cấp quản ly' chất lượng để quản ly' tốt hoạt động đánh giá nội nói riêng quản ly' chất lượng nói chung Tổ chức thành nhóm đánh giá: việc đánh giá tiến hành tồn cơng ty chi nhánh, văn phòng giao dịch nên để đánh giá hiệu quả, nên tổ chức thành nhóm đánh giá Biện pháp vừa tăng cường tinh thần làm việc theo nhóm vừa giúp tiết kiệm thời gian đánh giá 2- Giải pháp công nghệ phương pháp,kỹ thuật đánh giá nội bộ: * Phỏng vấn trực tiếp: Ngoài biện pháp thu thập thông tin công ty dùng phiếu hỏi, xem xét tài liệu, quan sát cơng việc vấn biện pháp hiệu giúp công ty thu thập nhiều thơng tin nhanh chóng Mục đích vấn lấy thông tin từ người vấn nhằm xem xét hiểu biết vai trị, trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, nhóm, tổ, đơn vị, kiểm chứng phối hợp, tương thích phận, khẳng định chấp nhận áp dụng hệ thống cơng bố Do để thu thập thơng tin cách xác, cần đặt câu hỏi cách trực tiếp, dễ hiểu Cái gì? Khi nào? đâu? Tại sao? Thế nào? Ai? … Đặc biệt, vấn nên sử dụng câu hỏi mở tránh câu hỏi dẫn dắt Khi vấn, trao đổi ngắn nên đánh giá viên cần chọn lọc câu hỏi cách trọng tâm nhất, cần xem xét, nghiên cứu móc nối cơng việc với suốt trình đánh giá đưa thảo luận nhóm để đem lại kết xác * Xem xét tài liệu: Hệ thống tài liệu PVFC tương đối phức tạp nhiều tài liệu liên quan đến vấn đề đánh giá, để hoạt động đánh giá nội tài liệu đạt hiệu cao cơng ty cần phải xếp tài liệu cách hợp ly', khoa học để dễ tìm kiếm, kiểm tra, đánh giá Hệ thống tài liệu cần lưu giữ giấy tờ dạng file lưu máy tính để dễ tìm kiếm Đánh giá nội có nhiệm vụ kiểm tra hữu tài liệu liên quan đến hoạt động đánh giá chất lượng khu vực đánh giá, thích hợp, đầy đủ tài liệum áp dụng có hiệu lực Hệ thống quản ly' chất lượng hành * Quan sát cơng việc: Ngồi thơng tin thu thập giấy tờ, tài liệu vấn, phiếu hỏi, đánh giá viên cần tiến hành quan sát nơi làm việc bên đánh giá để thu thập thêm thông tin liệu Mục đích quan sát nhằm phát điểm bất thường cán công nhân viên, kết làm việc Khi tiến hành quan sát, đánh giá viên nên chọn thời điểm thích hợp để quan sát, cần nắm vững thời gian làm việc để tránh ảnh hưởng nhiều đến công việc bên đánh giá * Áp dụng công nghệ thông tin đánh giá nội bộ: Hiện tại, vấn đề liên lạc, làm việc phòng ban tiến hành chủ yếu qua mạng thông tin nội nhằm đảm bảo nhanh chóng, đơn giản hóa so với giấy tờ Do hoạt động đánh giá nội nên tiến hành qua mạng này, việc kiểm tra tài liệu, hồ sơ, việc hồn thành cơng việc phòng ban hay nhân viên,…Sẽ giúp tiết kiệm thời gian so với việc tiến hành kiểm tra đánh giá trực tiếp, ngồi cịn khơng ảnh hưởng tới cơng việc bên đánh giá Các phịng ban có trách nhiệm báo cáo vấn đề liên quan tới đánh giá tới đánh giá viên để giúp họ đánh giá hiệu Tuy nhiên có vấn đề khơng thể đánh giá qua mạng thông tin mà phải tiến hành đánh giá trực tiếp phận đánh giá, đánh giá vên phải kết hợp biện pháp đánh giá cho hoạt động đánh giá nội đạt chất lượng cao 3- Áp dụng công cụ thống kê đáng giá chất lượng nội bộ: Ngoài phương pháp thường dùng, lãnh đạo PVFC cần xem xét thường xuyên áp dụng công cụ thống kê vào hoạt động đánh giá nội Việc thay đổi phương pháp đánh giá giúp nâng cao hiệu công tác đánh giá nội Tuy nhiên việc áp dụng công cụ thống kê cần phải tư vấn áp dụng trung tâm chất lượng cấp quốc gia để tránh sai lỗi q trình áp dụng Việc sử dụng cơng cụ thống kê đánh giá nội giúp tìm nguyên nhân gốc rễ vi phạm hay điểm không phù hợp, quản ly' chất lượng cách khoa học hơn, tiết kiệm thời gian chi phí Có thể sử dụng số cơng cụ sau cho hoạt động đánh giá nội : - - Biểu đồ kiểm sốt: nhằm đánh giá tính ổn định trình, xác định cần trì, cần điều chỉnh từ định để khắc phục, phòng ngừa, cải tiến Biểu đồ Pareto: Là biểu đồ hình cột theo thứ tự độ lớn giảm dần điểm không phù hợp hay nguyên nhân xảy không phù hợp Việc sử dụng công cụ giúp cho đánh giá viên lựa chọn thứ tự khắc phục điểm không phù hợp Lưu đồ: Là hình thức thể tồn hoạt động cần thực trình dịch vụ,cung ứng sản phẩm thơng qua sơ đồ khối kí hiệu định Đây công cụ đơn giản tiện lợi giúp cho đánh giá viên hiểu rõ trình thực hiện, biết vị trí q trình xác định hoạt động cụ thể cần sửa đổi Sơ đồ nhân quả: Là công cụ thống kê có dạng sơ đồ biểu diễn mối quan hệ kết nguyên nhân gây kết 4- Một số giải pháp khác: * Tăng cường khuyến khích hoạt động đánh giá nội bộ: Đối với cơng tác đánh giá cần có khuyến khích phù hợp để đạt hiệu cao Các biện pháp khuyến khích phía cơng ty nên áp dụng như: khen thưởng xứng đáng đánh giá viên xuất sắc đợt đánh giá hàng năm cơng ty, hỗ trợ chi phí cho hoạt động đánh giá nội cán đánh giá nội thường xuyên phải công tác chi nhánh để phục vụ cho công tác đánh giá * Tăng cường nhận thức toàn nhân viên PVFC vấn đề chất lượng nói chung đánh giá nội nói riêng: Như nói trên, cơng ty cịn số phận cịn chưa có nhận thức đắn vấn đề chất lượng lợi ích công tác đánh giá nội Do công ty cần có sách tun truyền nhằm tăng cường nhận thức thành viên công ty, nhằm hỗ trợ cho hoạt động đánh giá nội tiến hành suôn sẻ Công ty nên thường xuyên tổ chức hội thảo vấn đề chất lượng, điều giúp nâng cao nhận thức nhân viên vấn đề chất lượng nói chung, vấn đề đánh giá nội nói riêng, mà cịn tạo hội để nhân viên trao đổi khúc mắc mà gặp phải kinh nghiệm thực công việc để không gặp phải sai lỗi Nên mời chuyên gia chất lượng tổ chức tiếng chất lượng, đánh giá nội tới để tham gia vào hội thảo * Có kế hoạch, chương trình dánh giá nội hợp ly': Hoạt động đánh giá nội tiến hành tồn cơng ty, mà PVFC cơng ty lớn, chi nhánh trải dài khắp tỉnh, hoạt động đánh giá nội nhiều thời gian chi phí Do Lãnh dạo chất lượng nên có kế hoạch, chương trình đánh giá nội hợp ly' để hoạt động đánh giá nội tiến hành thường xuyến mà không nhiều thời gian, chi phí Việc bố trí nhân lực cho hoạt động đánh giá phải y' * Tăng cường phối hợp phòng ban hoạt động dánh giá chất lượng nội bộ: Sự phối hợp nhịp nhàng phịng ban khơng đem lại hiệu đánh giá nội mà làm tăng hiệu làm việc, hiệu công tác quản ly' công ty Hợp tác phịng ban tạo cởi mở, từ thấy vấn đề khúc mắc mà phịng ban gặp phải, từ có biện pháp hỗ trợ nhau, hợp tác mục tiêu chất lượng tồn cơng ty * Tiến hành khắc phục, phịng ngừa sau đánh giá xử ly' vi phạm: Sau đợt đánh giá nội bộ, phát không phù hợp cần khắc phục triệt để, để tránh gặp phải lần sau Các vi phạm cần xem xét nguyên nhân rõ ràng đề đưa biện pháp xử ly', khắc phục kịp thời Quá trình cần thực theo quy trình khắc phục xử ly' sau vi phạm nêu KẾT LUẬN: Đánh giá nội hoạt động nhằm trì hiệu hệ thống quản ly' chất lượng công ty, nhằm xác định hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 phù hợp với tiêu chuẩn đề chưa, đưa biện pháp để cải tiến hệ thống quản ly' Hoạt động đánh giá nội hoạt động Lãnh đạo coi trọng, quan tâm đạo thực tiến hành thường xuyên Tổng cơng ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam đạt hiệu đáng kể Thông qua báo cáo định kỳ kết đánh giá nội cho thấy việc thực theo mục tiêu chất lượng đưa cịn số phận chưa hồn thành đạt đáng kể, vượt hẳn so với kỳ trước Để đạt kết vậy, tồn cơng ty cố gắng tích cực hoạt động không kể đến công lao to lớn đội ngũ lãnh đạo công ty nói chung lãnh đạo chất lượng nói riêng Tuy nhiên công ty phải y' tới việc khắc phục số điểm chưa phù hợp phát trình đánh giá, tăng cường đội ngũ đánh giá, đào tạo đội ngũ đánh giá viên tăng cường phối hợp phòng ban…Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động đánh giá nội công ty Sau thời gian thực tập hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp, em có hiểu biết thêm hoạt động đánh giá nội bộ, thực tế hoạt động tầm quan trọng Em xin chân thành cảm ơn cán nhân viên Tổng cơng ty Tài Dầu khí, đặc biệt anh chị phịng Kiểm tra Kiểm sốt nội giúp đỡ em nhiều q trình hồn thành chuyên đề này, bảo em nhiều trình thực tập Em xin cảm ơn giúp đỡ bảo tận tình thầy khoa quản trị kinh doanh đặc biệt thầy trực tiếp hướng dẫn Thạc sỹ Vũ Anh Trọng, giúp em đợt thực tập hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn ! ... tác đánh giá nội bộ: Lãnh đạo cơng tác đánh giá nội cần có chuyên môn nghiệp vụ cao nhằm quản ly'', giám sát việc đánh giá nội đạt hiệu cao hơn, đồng thời đưa kiến nghị, giải pháp sau đánh giá. .. tiến hành đánh giá trực tiếp phận đánh giá, đánh giá vên phải kết hợp biện pháp đánh giá cho hoạt động đánh giá nội đạt chất lượng cao 3- Áp dụng công cụ thống kê đáng giá chất lượng nội bộ: Ngoài... quan hệ khơng tốt với bên đánh giá Các đánh giá viên phải thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề, chuyên môn, nghiệp vụ để nâng cao chất lượng công tác đánh giá nội Tăng cường đội ngũ đánh giá