QUY TRÌNH XUẤT BẢN CÔNG BÁO - HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008

QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Công báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / I MỤC ĐÍCH Quy định rõ trình tự, trách nhiệm thực việc tiếp nhận, biên tập phát hành Công báo Trung tâm Tin học - Cơng báo tỉnh Quảng Bình II PHẠM VI Hoạt động xuất Công báo Trung tâm Tin học - Công báo tỉnh Quảng Bình Các quan ban hành văn bản: - Hội đồng nhân dân tỉnh; - Ủy ban nhân dân tỉnh; - HĐND huyện, thị xã, thành phố; - UBND huyện, thị xã, thành phố III TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND năm 2004; - Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND; - Nghị định số 100/2010/NĐ-CP ngày 28/9/2010 Chính phủ Cơng báo; - Thông tư số 03/2011/TT-VPCP ngày 25/4/2011 Văn phịng Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 100/2010/NĐ-CP ngày 28/9/2010 Chính phủ Cơng báo; - Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Quyết định số 952/QĐ-UBND ngày 26/4/2013 UBND tỉnh việc hợp Trung tâm Tin học với Trung tâm Công báo thành Trung tâm Tin học - Công báo trực thuộc Văn phịng UBND tỉnh Quảng Bình; - Quyết định số 2818/QĐ-UBND ngày 12/11/2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình việc cấp phát miễn phí Cơng báo tỉnh Quảng Bình; - Quyết định số 2013/QĐ-UBND ngày 29/7/2014 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình việc bổ sung đối tượng cấp phát miễn phí Cơng báo tỉnh; - Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Công báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / IV ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT NĐ-CP: Nghị định Chính phủ TT-VPCP: Thơng tư Văn phịng Chính phủ TT-BNV: Thơng tư Bộ Nội vụ HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân VPUBND: Văn phòng Ủy ban nhân dân QĐ-UBND: Quyết định Ủy ban nhân dân QĐ-VPUBND: Quyết định Văn phòng Ủy ban nhân dân QĐ-THCB: Quyết định Trung tâm Tin hoc - Cơng báo GĐ: Giám đốc P.GĐ: Phó Giám đốc TH-NV: Tổng hợp - Nghiệp vụ BT: Biên tập V NỘI DUNG QUY TRÌNH TT Hoạt động Trách nhiệm Gửi văn Cơ quan ban đăng Công báo hành văn Tiếp nhận văn Mô tả Biểu mẫu Các quan ban hành văn gửi văn đăng Công báo theo quy định Khoản 2, Điều 10 Điều 11 Nghị định số 100/2010/NĐ-CP ngày 28/9/2010 Chính phủ Cơng báo; Điều Thơng tư số 03/2011/TT-VPCP ngày 25/4/2011 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thi hành Nghị định số 100/2010/NĐCP ngày 28/9/2010 Chính phủ Cơng báo Cán Tổng hợp - Hàng ngày, Cán TH - NV tiếp BM 01 QT.02/ - Nghiệp vụ nhận văn gửi đăng Công báo; vào “Sổ đăng ký đối chiếu văn TH-CB đăng công báo” thu thập ghi điện tử văn QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Công báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / Kiểm tra, rà Cán Tổng 3.1 Kiểm tra hình thức, thể thức, soát văn hợp - Nghiệp vụ kỹ thuật trình bày văn đăng Cơng báo Hàng ngày: - Cán TH - NV có trách nhiệm kiểm tra, rà sốt văn tiếp nhận - Trình P.GĐ phụ trách văn tiếp nhận ngày đề xuất trường hợp phát văn có sai sót thể thức, thẩm quyền, nội dung văn bản… 3.2 Tổng hợp văn bản, đề xuất phương án xử lý văn sai Tổng hợp văn đủ điều kiện để đăng văn không đủ điều kiện để đề xuất phương án xử lý, trình P.GĐ phụ trách duyệt Phương thức, quy trình xử lý văn sai sót q trình tiếp nhận, đăng Công báo thực theo Điều 5, Thông tư số 03/2011/TT-VPCP ngày 25/4/2011 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thi hành Nghị định số 100/2010/NĐ-CP ngày 28/9/2010 Chính phủ Cơng báo * Xử lý sai sót văn đăng Cơng báo: + Với lỗi đơn giản tả, in ấn, số thứ tự không làm thay đổi nội dung văn bản, liên hệ với quan ban hành (chuyên viên tham mưu văn bản) để sửa trực tiếp vào văn trước đăng Công báo; + Với lỗi thuộc lỗi đính khác: Liên hệ với quan ban hành văn để định đính theo quy định BM 02 QT.02/ TH-CB QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Công báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / Phó Giám đốc phụ trách Lập danh mục số Công báo 3.3 Kiểm tra, rà soát văn tiếp nhận, xử lý đề xuất Cán TH-NV Cán Tổng 3.4 Xử lý văn (sau phê duyệt hợp - Nghiệp vụ P.GĐ phụ trách): - Văn đủ điều kiện đăng Công báo: Chuyển biên tập - Văn khơng đủ điều kiện đăng Cơng báo dự thảo văn trình P.GĐ phụ trách ký gửi trả lại văn để đính hủy bỏ theo quy định pháp luật Cán Tổng 4.1 Định kỳ 05 ngày trước hợp - Nghiệp vụ ngày 05, 15 25 hàng tháng, tập hợp văn đủ điều kiện đăng Công báo, xếp thành số Công báo, lập Danh mục số Công báo (chiết xuất từ phần mềm Công báo điện tử) báo cáo P.GĐ phụ trách Phó Giám đốc 4.2 P.GĐ phụ trách kiểm tra, rà phụ trách soát văn có danh mục số Cơng báo: - Nếu tất văn Danh mục đủ điều kiện đăng Cơng báo ký duyệt, chuyển trả lại cho Cán THNV; đồng thời duyệt Cơng báo điện tử - Nếu có văn khơng đủ điều kiện loại bỏ chuyển trả lại cho Cán TH-NV quay lại thực từ bước 4.1 (Lập danh mục số công báo) BM 03 QT.02/ TH-CB BM 04 QT.02/ TH-CB QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Cơng báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Biên tập số Công báo Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / Cán biên tập 5.1 Biên tập - Cán BT tiếp nhận văn đủ điều kiện đăng Công báo Cán TH-NV chuyển đến, thiết kế kỹ thuật tạo điện tử văn - Cán BT chịu trách nhiệm biên tập nội dung, thiết kế kỹ thuật cho văn với yêu cầu xác nội dung, tơn trọng gốc; đảm bảo hình thức kỹ thuật trình bày theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Việc tạo in mẫu văn tuân thủ quy định trình bày Cơng báo hồn chỉnh (khơng cài tít số trang) Cán biên tập, 5.2 Đọc dò cán đọc dị Sau Cán BT thiết kế hồn chỉnh in mẫu, tiến hành đọc dò đối chiếu gốc in mẫu, tuân thủ nguyên tắc “Cơng báo phải xác với chính” Cán BT Công báo phối hợp với cán đọc dị trường hợp q trình đọc dị phát gốc có sai sót đề nghị Cán THNV bổ sung đọc sốt QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Cơng báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Phó Giám đốc phụ trách Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / 5.3 Duyệt in (từng văn bản) Văn sau biên tập đọc dò, chuyển cho P.GĐ phụ trách duyệt Cán biên tập 5.4 Tạo mục lục dàn trang Công báo Sau văn duyệt chỉnh sửa hoàn chỉnh, Cán BT tiến hành tạo mục lục dàn trang Cơng báo thành Cơng báo hồn chỉnh trình P.GĐ phụ trách duyệt Ký duyệt chuyển nhà in ấn Giám đốc Trung tâm Phó Giám đốc phụ trách Định kỳ 02 ngày trước ngày 02, 12 22 hàng tháng, cán BT trình mẫu Cơng báo hồn chỉnh cho GĐ: - P.GĐ phụ trách duyệt nội dung Bản in mẫu Công báo Nếu đảm bảo theo yêu cầu, P.GĐ phụ trách ký duyệt - Chuyển toàn tài liệu liên quan đến q trình xuất Cơng báo (Bản mẫu, Bản đọc sốt, danh mục…) trình GĐ Trung tâm duyệt chuyển in BM 05 QT.02/ TH-CB QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Cơng báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 In công báo đưa liệu lên Website Công báo điện tử Phát hành Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / - Công báo sau GĐ ký duyệt chuyển in, chuyển cho nhà in để tiến hành in ấn (bao gồm: Bản in mẫu Bản điện tử) chuyển lên website Công báo - Định kỳ vào ngày 02, 12 22 hàng tháng: Nhà in tiến hành in số Công báo theo hợp đồng ký hàng năm Trung tâm Tin học - Công báo với Nhà in (Trung tâm Tin học Cơng báo có trách nhiệm lựa chọn sở in ấn có uy tín, đáp ứng yêu cầu đề chất lượng, thời gian…) Cán Tổng Đưa sở liệu số hợp - Nghiệp vụ Công báo lên Website Công báo điện tử Định kỳ vào ngày 05, 15, 25 Bưu điện hàng tháng, Bưu điện tỉnh Quảng Bình chuyển phát số Cơng báo đến tổ chức cá nhân theo hợp đồng phát hành Công báo ký hàng năm Trung tâm Tin học - Công báo với Bưu điện tỉnh Quảng Bình CB phát hành theo dõi tiến độ in Cán ấn, tiến hành nghiệm thu phát hành chất lượng số lượng quy định, chuyển Bưu điện để cấp phát theo điều khoản ký với đơn vị hàng năm, mở sổ sách theo dõi việc phát hành Công báo Nhà in BM 06 QT.02/ TH-CB QUY TRÌNH VĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG BÌNH Xuất Cơng báo HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Mã số: QT.02/TH-CB Lần ban hành: 01 Ngày: 30/10/2015 Trang: / VI BIỂU MẪU TT Mã hiệu BM 01.QT.02/TH-CB BM 02.QT.02/TH-CB BM 03.QT.02/TH-CB BM 04.QT.02/TH-CB BM 05.QT.02/TH-CB BM 06.QT.02/TH-CB Tên Biểu mẫu Sổ đăng ký đối chiếu văn đăng Công báo Bản đọc soát Phiếu gửi trả lại văn Danh mục văn số Cơng báo Phiếu trình giải công việc Sổ theo dõi phát hành Công báo VII HỒ SƠ CẦN LƯU TRỮ STT Tên văn HỒ SƠ BIÊN TẬP CÔNG BÁO: Chịu trách nhiệm lưu Cán TH-NV - Sổ đăng ký đối chiếu văn đăng Công báo - Văn gốc văn (vb phục vụ việc đọc soát) - Danh mục văn đăng Cơng báo, đọc sốt - Bản duyệt văn Bản duyệt Công báo - Phiếu trình duyệt giải cơng việc Bản mẫu Công báo (Bản cuối) - Hai Công báo in hồn chỉnh số Cơng báo phát hành - Biên nghiệm thu (với nhà in) - Sổ theo dõi phát hành Công báo Cán BT Cán phát hành BM 01.QT.02/TH-CB SỔ ĐĂNG KÝ VÀ ĐỐI CHIẾU VĂN BẢN ĐĂNG CÔNG BÁO THÁNG…… NĂM… STT Cơ quan ban hành Số, ký hiệu Ngày ban hành Trích yếu nội dung văn Ngày tiếp nhận Số/ngày tháng đăng Cơng báo Ngày có hiệu lực Ghi BM 02.QT.02/TH-CB VĂN PHÒNG UBND TỈNH QB TT TIN HỌC - CƠNG BÁO BẢN ĐỌC SỐT Văn đăng Công báo số …… năm …… I Tổng số văn đọc soát: Tổng số văn tiếp nhận làm thủ tục công bố là: …… văn Trong đó: - Văn bản……………… : Số lượng: (QP: … ; khác: ……) II Kết đọc soát: ………………………………………………………………………………………………………… Kết đọc soát STT Văn Lỗi xử lý (Đã sửa) Lỗi đề nghị xem xét xử lý Phê duyệt P.GĐ PT Ghi BM 03.QT.02/TH-CB VĂN PHÒNG UBND TỈNH QB TT TIN HỌC - CÔNG BÁO Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quảng Bình, ngày tháng năm 20… /PG-TT TH-CB V/v gửi trả lại văn PHIẾU GỬI TRẢ LẠI VĂN BẢN Kính gửi: …………… 1……………… Trung tâm Tin học – Cơng báo tỉnh Quảng Bình nhận được……… 2……… quý quan gửi đăng Cơng báo Trong q trình thực nhiệm vụ rà sốt, kiểm tra lần cuối văn trước cơng bố Công báo, Trung tâm Tin học – Công báo tỉnh Quảng Bình phát văn có sai sót về………3………… Trung tâm Tin học – Cơng báo tỉnh Quảng Bình xin gửi trả lại văn để quý quan nghiên cứu, xứ lý gửi đăng Công báo theo quy định pháp luật./ Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT GIÁM ĐỐC (Ký, đóng dấu) Họ tên Tên quan ban hành văn Tên, số, ký hiệu, ngày ban hành trích yếu văn gửi trả lại Lỗi văn bản: Sai sót pháp lý để ban hành, thẩm quyền, nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo quy định pháp luật… BM 04.QT.02/TH-CB DANH MỤC VĂN BẢN ĐĂNG CÔNG BÁO SỐ …………… STT Số ký hiệu Ngày ban hành Phê duyệt Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên) Trích yếu Hiệu lực Quảng Bình, ngày tháng Người lập danh mục (ký, ghi rõ họ tên) Lĩnh vực năm BM 05.QT.02/TH-CB VĂN PHỊNG UBND TỈNH QB TT TIN HỌC - CƠNG BÁO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quảng Bình, ngày tháng năm 20… PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC Kính gửi: Lãnh đạo Trung tâm Tin học - Công báo Phịng Xuất - Cơng báo tiếp nhận, đọc sốt, biên tập Cơng báo số …1… (dự kiến xuất ngày… tháng… năm… ): Tổng số văn đăng Cơng báo: …… văn Trong đó: - Cơ quan ban hành: … văn (QP: … ; khác: ……) Tổng số trang Công báo: …… trang Chuyên viên thực Cán biên tập (Ký, họ tên) Cán đọc dò (Ký, họ tên) Kính đề nghị Lãnh đạo Trung tâm xét duyệt để chuyển in ấn, phát hành theo quy định./ Ngày… tháng… năm …… Trưởng phịng Xuất - Cơng báo (Ký, họ tên) Giải Phó Giám đốc phụ trách: …… (2) (Ký, họ tên) Xét duyệt Giám đốc Trung tâm chuyển in ấn (Ký, họ tên) (3) (1) Số công báo đề nghị xét duyệt chuyển in (2) Ý kiến Phó Giám đốc phụ trách (đồng ý khơng đồng ý) (3) Xét duyệt Giám đốc Trung tâm chuyển in ấn BM 06.QT.02/TH-CB SỔ THEO DÕI PHÁT HÀNH CÔNG BÁO NĂM:………… … Ngày giao thảo CB Công báo số Ngày số lượng Ký nhận đề nghị in Cơng ty in Ngày nhận CB thức Ngày số lượng Ký nhận in TT TH-CB thực nhận Ngày phát hành CB Ngày Số lượng CB phát Ký nhận hành qua Bưu điện Bưu điện Chất lượng Công báo Ghi ... Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân VPUBND: Văn phòng Ủy ban nhân dân QĐ-UBND: Quy? ??t định Ủy ban nhân dân QĐ-VPUBND: Quy? ??t định Văn phòng Ủy ban nhân dân QĐ-THCB: Quy? ??t định Trung tâm Tin hoc... Biên tập V NỘI DUNG QUY TRÌNH TT Hoạt động Trách nhiệm Gửi văn Cơ quan ban đăng Công báo hành văn Tiếp nhận văn Mô tả Biểu mẫu Các quan ban hành văn gửi văn đăng Công báo theo quy định Khoản 2,... pháp lý để ban hành, thẩm quy? ??n, nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo quy định pháp luật… BM 04.QT.02/TH-CB DANH MỤC VĂN BẢN ĐĂNG CÔNG BÁO SỐ …………… STT Số ký hiệu Ngày ban hành Phê