Bài giảng Hệ thống thông tin doanh nghiệp: Chương 3 Hệ thông thông tin tích hợp cung cấp cho người học những kiến thức như: Giới thiệu về hệ thống thông tin tích hợp; Quản lý quan hệ khách hàng CRM; Hệ thông thông tin quản lý chuỗi cung ứng SCM; Hệ thông thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP.
BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP Chương 3: HỆ THƠNG THƠNG TIN TÍCH HỢP Giáo viên: Đỗ Ngọc Như Loan Biên soạn: Nguyễn Thị Uyên Nhi K H OA CÔ N G N G H Ệ T H Ô N G T I N Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp Hệ thống tích hợp DN hệ thống liên kết xuyên suốt nhiều phận chức năng, cấp bậc tổ chức đơn vị kinh doanh Các Các hệ hệ thống thống tích độc hợp lập Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp Sử dụng mạng nội công nghệ web, phần mềm ứng dụng để trao đổi thông tin bên công ty với đối tác bên ngồi Có tính đa cấp, xuyên chức hướng quy trình Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp Mối liên hệ chức năng, nghiệp vụ, tổ chức doanh nghiệp với HTTT: Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp ERP Quản lý nguồn lực doanh nghiệp - Hệ thống phần mềm ứng (Enterprise dụng đa phân hệ giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý Resource Planning) nguồn lực điều hành tác nghiệp HRM (Human Resource Management) Quản lý nhân - người tài sản quan trọng mà doanh nghiệp có Sự thành cơng doanh nghiệp phụ thuộc vào tính hiệu cách "quản lý người" SCM (Supply Chain Management) Quản lý dây chuyền cung ứng - phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật khoa học nhằm cải thiện cách thức DN tìm kiếm nguồn nguyên liệu thơ cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau sản xuất sản phẩm/dịch vụ phân phối tới khách hàng Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp FRM (Finance Resource Management) Quản lý tài - sử dụng thơng tin phản ánh xác tình trạng tài doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, tài sản cố định nhu cầu nhân công tương lai MRP Quản lý sản xuất - phân hệ hoạch định trình sản xuất (Manufacturing nguyên vật liệu sản xuất, phản ánh trình sản xuất Resource Planning) kinh doanh doanh nghiệp xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản lý sản xuất CRM (Customer Relationship Management) Quản lý quan hệ khách hàng - phương pháp giúp doanh nghiệp tiếp cận giao tiếp với khách hàng cách có hệ thống hiệu quả, quản lý thơng tin khách hàng thông tin tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt Quản lý quan hệ khách hàng CRM Quản lý quan hệ khách hàng CRM 2.1 Khái niệm: CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) Là hệ thống tích hợp giúp quản lý liên kết toàn diện quan hệ với khách hàng qua nhiều kênh phận chức khác nhằm phục vụ khách hàng tốt CRM không đơn giản vấn đề cơng nghệ, mà chiến lược, quy trình nghiệp vụ, mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp thiết lập quy mơ tồn doanh nghiệp Quản lý quan hệ khách hàng CRM 10 Đặc điểm ERP 52 c) Hoạch định toàn nguồn lực doanh nghiệp Đây điểm cốt lõi, hệ thống ERP Nguồn lực doanh nghiệp chia thành loại tài chính, nhân lực vật lực Liên quan tới nguồn lực có nhiều phận tham gia từ yêu cầu, hình thành sử dụng thơng tin chúng luân chuyển qua phận trình thực hoạt động kinh doanh d) ERP ghi nhận xử lý thơng tin theo qui trình hoạt động kinh doanh Hệ thống ERP ghi nhận xử lý thông tin theo nguyên tắc: bước hoạt động trước chưa ghi nhận liệu vào hệ thống khơng có để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực Vai trị lợi ích ERP DN 53 VAI TRỊ CỦA ERP: a) Tích hợp thơng tin tài b) Tích hợp thơng tin đơn đặt hàng c) Chuẩn hoá tăng hiệu sản xuất d) Giảm bớt lượng hàng tồn kho e) Chuẩn hố thơng tin nhân Vai trị lợi ích ERP DN 54 Tích hợp thơng tin tài Hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với cách dễ dàng Với ERP, có kiểu thật; khơng thắc mắc, khơng nghi ngờ Vì sao? tất phịng ban, nhân viên sử dụng chung hệ thống a) Vai trị lợi ích ERP DN 55 Tích hợp thơng tin đơn đặt hàng Với hệ thống ERP, đơn hàng khách hàng theo lộ trình tự động hố từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng xuất hàng cảng phận Tài xuất hoá đơn Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng cách dễ dàng, giúp phối hợp với phận Sản xuất, Kho giao hàng địa điểm khác thời điểm b) Vai trị lợi ích ERP DN 56 Chuẩn hoá tăng hiệu sản xuất Hệ thống ERP đem đến phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá bước quy trình sản xuất Việc tiêu chuẩn hố q trình sử dụng hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất giảm việc Giảm chi phí SX cho doanh nghiệp c) Vai trị lợi ích ERP DN 57 Giảm bớt lượng hàng tồn kho ERP giúp tiến trình sản xuất diễn trơi chảy dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho giúp người sử dụng hoạch định tốt kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho Phân hệ quản lý kho hàng phần mềm ERP cho phép cơng ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu kinh doanh d) Vai trị lợi ích ERP DN 58 Chuẩn hố thơng tin nhân Phân hệ quản lý nhân tính lương hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp xếp hợp lý qui trình quản lý nhân tính lương, giúp sử dụng nhân hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương Theo dõi giấc nhân công hướng dẫn họ nghĩa vụ quyền lợi e) Vai trị lợi ích ERP DN 59 LỢI ÍCH CỦA ERP: Thay đổi cấu tổchức, quy trình quản lý, tảng công nghệ, lực kinh doanh Được thiết kế dựa quy trình nghiệp vụ xuyên chức cải thiện tình hình báo cáo quản lý định Cung cấp tảng CNTT nhất, hoàn thiện thống nhất, chứa đựng liệu tất quy trình nghiệp vụ chủ yếu Giúp DN thiết lập tảng cho việc lấy KH làm trọng tâm ERP cơng cụ quản lý tập trung tồn hoạt động sản xuất KD Thu thập dữliệu từcác hệthống chức Lưu trữ liệu kho liệu tổng hợp Các phận chức truy xuất từ kho DL chung để phối hợp thực công việc Những thách thức áp dụng ERP 60 Đòi hỏi khoản đầu tư lớn „Thay đổi phương thức hoạt động DN Đòi hỏi phần mềm phức tạp đầu tư lớn thời gian, công sức tiềnbạc Khi hệ thống trở nên lạc hậu, việc thay khó khăn tốn Khuyến khích hình thức quản lý tập trung Cần tích hợp vàchuẩn hóa chức kinh doanh Phân phối bán hàng ERP 61 Phân phối bán hàng ERP 62 Quy trình từ bán hàng đến thu tiền ứng dụng quản trị doanh nghiệp ERP hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng doanh nghiệp, giúp việc kiểm soát bước trình chặt chẽ cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời, xác phục vụ cơng tác quản lí Vai trị ERP phân phối bán hàng: Xử lý đơn đặt hàng theo nhiều cách Sử dụng sở DL, số liệu thống toàn hệ thống Hạn chế lỗi cung cấp DL xác đến tất khách hàng theo thời gian thực Giám sát trình xử lý đơn hàng Phân phối bán hàng ERP 63 QUY TRÌNH PHÂN PHỐI VÀ BÁN HÀNG TRONG ERP Phân phối bán hàng ERP 64 Quy trình: theo dõi thơng tin xun suốt từ nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng, phát hành hóa đơn bán hàng, thu tiền hạch toán kế toán Bán hàng: quản lí đơn bán hàng hay hợp đồng, cho phép DN lưu trữ tất hợp đồng bán hàng, thơng tin đơn hàng bán cho khách hàng Ngồi ra, chức quản lí đơn hàng cho phép DN khai báo sách bán hàng chiết khấu, giảm giá, quản lí vận chuyển… Hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng, đơn hàng: hệ thống ERP hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng bán hàng hợp đồng chuẩn, hợp đồng khung, hợp đồng kế hoạch bán hàng không qua kho Phân phối bán hàng ERP 65 Theo dõi hạn mức công nợ khách hàng: cho phép khai báo hạn mức công nợ khách hàng theo khách hàng nhóm khách hàng (Customer Class) Chức cho nhân viên bán hàng biết khách hàng nợ hạn đến hạn mức cho phép, từ đưa định có nên bán hàng cho khách hàng hay không Giữ hàng: cho phép DN quản lí tốt thơng tin hàng tồn kho, đặc biệt trường hợp hàng hóa giữ cho đơn đặt hàng mà chưa giao Chức cho phép phận Kinh doanh Sản xuất có thơng tin để lên kế hoạch sản xuất sát với yêu cầu quản lí điều độ sản xuất DN Phân phối bán hàng ERP 66 Giao hàng: cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc giao hàng cho khách hàng Kết trình hàng xuất khỏi kho khách hàng nhận hàng Tạo hóa đơn bán hàng tốn: cho phép tạo hóa đơn bán hàng tự động để theo dõi công nợ khách hàng theo thông tin đơn bán hàng Hệ thống thực việc toán khách hàng trả tiền mua hàng hóa Các giao dịch thực phân hệ Kế toán phải thu Hạch toán kế toán: tất giao dịch phát sinh q trình bán hàng xuất kho, hóa đơn toán hạch toán tự động lưu vào sổ phụ kế toán Các giao dịch cập nhật vào sổ có lệnh kế toán ...1 Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp Hệ thống tích hợp DN hệ thống liên kết xuyên suốt nhiều phận chức năng, cấp bậc tổ chức đơn vị kinh doanh Các Các hệ hệ thống thống tích độc hợp... Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp Mối liên hệ chức năng, nghiệp vụ, tổ chức doanh nghiệp với HTTT: Giới thiệu hệ thống thơng tin tích hợp ERP Quản lý nguồn lực doanh nghiệp - Hệ thống phần... Management) Quản lý quan hệ khách hàng - phương pháp giúp doanh nghiệp tiếp cận giao tiếp với khách hàng cách có hệ thống hiệu quả, quản lý thông tin khách hàng thông tin tài khoản, nhu cầu, liên