Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Hồ sơ cán bộ, công chức là một trong những tài liệu quan trọng không thể thiếu trong công tác quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của cán bộ, công chức; phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tụy, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước ta cùng như bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào. Vì vậy hồ sơ cán bộ, công chức cần được quản lý chặt chẽ, khoa học, đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất. Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ngành Giáo dục và Đào tạo không nằm ngoài quy luật. Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình hiện nay đang quản lý trên 2200 hồ sơ cán bộ, công chức toàn ngành giáo dục huyện Kim Sơn. Đây là một nhiệm vụ quan trọng đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động quản lý của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn. Thực tế hiện nay, công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn nói riêng, trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung về cơ bản đảm bảo nguyên tắc quản lý. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn rất nhiều tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ khiến cho việc lưu trữ, sử dụng, bổ sung, khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý gặp nhiều khó khăn. Việc nghiên cứu thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục những tồn tại hạn chế, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ công chức là một vấn đề cấp thiết. Xuất phát từ cơ sở lý luận và thực tiễn vừa nêu, tôi đã lựa chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn” để nghiên cứu với mong muốn tìm ra một số biện pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế, hoàn thiện cơ chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn đồng thời giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý cán bộ, công chức ngành Giáo dục và Đào tạo huyện Kim Sơn – Tỉnh Binh Bình. 2.Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn nhằm đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn. 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình. 4.Nhiệm vụ nghiên cứu - Phân tích cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. - Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình - Đề xuất một số biện pháp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình. 5. Phương pháp nghiên cứu: - Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: Thu thập và đọc các tài liệu lý luận, các văn bản pháp quy, các công trình nghiên cứu khoa học, các quan niệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Từ đó phân tích, tổng hợp các vấn đề lý luận liên quan đến khóa luận. - Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: + Điều tra xã hội học: Là một trong những phương pháp chủ yếu được sử dụng trong đề tài nhằm khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kim Sơn. + Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Qua việc tổng kết kinh nghiệm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn để rút ra bài học nhằm đề xuất các biện pháp. + Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Xin ý kiến đóng góp vào phiếu khảo sát thực trạng của cán bộ, nhân viên Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn, lấy ý kiến của từ giảng viên hướng dẫn. + Phương pháp tham gia: Trực tiếp tham gia thực hiện một số nội dung công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn. -Nhóm phương pháp thống kê toán học: + Phương pháp xử lý số liệu: Thống kê và xử lý số liệu thực tế số liệu thay đổi thực tế hồ sơ cán bộ, công chức, số lượng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. 6.Cấu trúc đề tài khóa luận Ngoài phần Mở đầu; Kết luận; Kiến nghị; Tài liệu tham khảo, Phụ lục, nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn Chương 3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn

LỜI CẢM ƠN Sau thời gian nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn”, đến em hoàn thành phép bảo vệ Xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo Học viện, lãnh đạo khoa Quản lý thầy cô khoa Quản lý - Học viện Quản lý giáo dục giảng dạy, tạo điều kiện nhiệt tình giúp đỡ, động viên em suốt năm em học tập trường để em có vốn kiến thức ngày hôm Em xin cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Đào Thị Ngọc Ánh, người trực tiếp hướng dẫn suốt trình em thực đề tài nghiên cứu Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn cán nhân viên Phòng GD&ĐT Kim Sơn tạo điều kiện giúp đỡ suốt trình điều tra, khảo sát thực trạng Xin cảm ơn đến gia đình, bạn bè ln động viên, khích lệ em thực đề tài khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng trình nghiên cứu thực đề tài song thiếu sót khóa luận khơng thể tránh khỏi, kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô giáo bạn Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2013 Tác giả Trần Thị Thúy Mừng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1 Cơ sở lý luận quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .5 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Một số văn Pháp Luật quy định công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 1.1.3 Vị trí, vai trị hồ sơ cán bộ, cơng chức việc quản hồ sơ cán bộ, công chức 1.1.4 Nguyên tắc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 10 1.1.5 Nội dung quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 10 1.1.5.1 Xây dựng hồ sơ cán bộ, công chức 10 1.1.5.2 Bổ sung, sửa chữa hồ sơ cán bộ, công chức 13 1.1.5.3 Tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức 15 1.1.5.4 Nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức 15 1.1.5.5 Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức 16 1.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 17 1.2.1 Quy định pháp luật 17 1.2.2 Chất lượng đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 18 1.2.3 Điều kiện sở vật chất, trang thiết bị 19 1.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin 21 Tiểu kết chương I 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CƠNG CHỨC PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KIM SƠN – TỈNH NINH BÌNH 23 2.1 Khái quát chung Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Bộ phận Tổ chức cán 23 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 24 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn 27 2.1.4 Về phận Tổ chức cán 28 2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng giáo dục Đào tạo Kim Sơn 29 2.2.1 Về công tác tổ chức cán 30 2.2.2 Về công tác nghiệp vụ 33 2.2.2.1 Công tác lập thu nhận hồ sơ cán bộ, công chức 33 2.2.2.3 Công tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức 37 2.3 Đánh giá chung thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn 41 2.3.1 Thuận lợi .41 2.3.2 Khó khăn .42 2.3.3 Ưu điểm 43 2.3.4 Hạn chế, bất cập 43 2.3.5 Nguyên nhân hạn chế 44 Tiểu kết chương II 46 CHƯƠNG III: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KIM SƠN 47 3.1 Những nguyên tắc đề xuất biện pháp 47 3.2 Đề xuất số biện pháp 48 3.2.1 Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên vị trí, vai trị, tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hoạt động quản lý Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn 48 3.2.2 Biện pháp 2: Tổ chức, xây dựng đội ngũ cán làm công tác quản lý hồ sơ công chức 50 3.2.3 Biện pháp 3: Tăng cường đầu tư sở vật chất – trang thiết bị .52 3.2.4 Biện pháp 4: Tăng cường hoạt động kiểm tra, tra công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 53 3.2.5 Biện pháp 5: Tích cực ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 54 3.3 Mối quan hệ biện pháp .55 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 56 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Phòng GD&ĐT GD – ĐT GDMN HS CNTT THPT UBND CNH - HĐH Phòng Giáo dục Đào tạo Giáo dục – đào tạo Giáo dục mầm non Học sinh Công nghệ thông tin Trung học phổ thông Ủy ban nhân dân Cơng nghiệp hóa, đại hóa DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Bảng tổng hợp chất lượng cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn 31 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp số liệu hồ sơ cán bộ, cơng chức thuộc quản lý Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn từ năm 2010 đến năm 2012 34 Bảng 2.3 Bảng kiểm kê trang thiết bị phục vụ lưu trữ bảo quản hồ sơ 38 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hồ sơ cán bộ, công chức tài liệu quan trọng thiếu công tác quản lý cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức sở giúp quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức nghiên cứu nắm cách đầy đủ thân người cán bộ, công chức, cung cấp thông tin tin cậy để phân biệt phẩm chất trị, lực cơng tác, đạo đức tác phong, hồn cảnh gia đình, quan hệ xã hội cán bộ, công chức; phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng bố trí cán bộ, cơng chức Hồ sơ cán bộ, cơng chức cịn để quan quản lý sử dụng theo dõi thực chế độ sách cán bộ, công chức đầy đủ xác hơn; làm sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng cán bộ, công chức tận tụy, gương mẫu thực chế độ bảo hiểm cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức tài liệu quan trọng Đảng, Nhà nước ta tổ chức, đoàn thể, quan Vì hồ sơ cán bộ, cơng chức cần quản lý chặt chẽ, khoa học, đảm bảo tốt cho việc quản lý, sử dụng khai thác có hiệu Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ngành Giáo dục Đào tạo khơng nằm ngồi quy luật Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình quản lý 2200 hồ sơ cán bộ, công chức toàn ngành giáo dục huyện Kim Sơn Đây nhiệm vụ quan trọng đóng vai trị khơng thể thiếu hoạt động quản lý Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Thực tế nay, công tác quản lý hồ sơ cán Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn nói riêng, quan hành nhà nước nói chung đảm bảo nguyên tắc quản lý Tuy nhiên, thực tế nhiều tồn tại, hạn chế công tác quản lý hồ sơ khiến cho việc lưu trữ, sử dụng, bổ sung, khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý gặp nhiều khó khăn Việc nghiên cứu thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn nhằm đưa biện pháp khắc phục tồn hạn chế, nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán công chức vấn đề cấp thiết Xuất phát từ sở lý luận thực tiễn vừa nêu, lựa chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn” để nghiên cứu với mong muốn tìm số biện pháp khắc phục tồn tại, hạn chế, hoàn thiện chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn đồng thời giúp nâng cao chất lượng hiệu quản lý cán bộ, công chức ngành Giáo dục Đào tạo huyện Kim Sơn – Tỉnh Binh Bình Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu sở lý luận thực tiễn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn nhằm đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức thuộc Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình Nhiệm vụ nghiên cứu - Phân tích sở lý luận cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Khảo sát đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình - Đề xuất số biện pháp quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn nhằm nâng cao chất lượng hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình Phương pháp nghiên cứu: - Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: Thu thập đọc tài liệu lý luận, văn pháp quy, cơng trình nghiên cứu khoa học, quan niệm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Từ phân tích, tổng hợp vấn đề lý luận liên quan đến khóa luận - Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: + Điều tra xã hội học: Là phương pháp chủ yếu sử dụng đề tài nhằm khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Kim Sơn + Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Qua việc tổng kết kinh nghiệm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn để rút học nhằm đề xuất biện pháp + Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Xin ý kiến đóng góp vào phiếu khảo sát thực trạng cán bộ, nhân viên Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn, lấy ý kiến từ giảng viên hướng dẫn + Phương pháp tham gia: Trực tiếp tham gia thực số nội dung công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn - Nhóm phương pháp thống kê toán học: + Phương pháp xử lý số liệu: Thống kê xử lý số liệu thực tế số liệu thay đổi thực tế hồ sơ cán bộ, công chức, số lượng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Cấu trúc đề tài khóa luận Ngồi phần Mở đầu; Kết luận; Kiến nghị; Tài liệu tham khảo, Phụ lục, nội dung khóa luận gồm chương: Chương 1: Một số vấn đề quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Chương Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1 Cơ sở lý luận quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 1.1.1 Một số khái niệm a Quản lý Trong tất lĩnh vực đời sống xã hội, người muốn tồn phát triển phải dựa vào lỗ lực tổ chức, từ nhóm nhỏ đến phạm vi rộng lớn tầm quốc gia, quốc tế Tất phải thừa nhận chịu quản lí Ngày nay, thuật ngữ quản lí trở nên phổ biến có nhiều cách định nghĩa khác nhau, chưa có định nghĩa xác tất người chấp nhận hoàn toàn Tuy vậy, định nghĩa đưa có điểm chung, thống mức độ định Mary Parker Follett cho rằng: “Quản lí nghệ thuật đạt mục đích thơng qua nỗ lực người khác” Định nghĩa nói lên nhà quản lí đạt mục tiêu tổ chức cách xếp, giao việc cho người khác thực khơng phải hồn thành cơng việc PGS.TS Đặng Quốc Bảo cho rằng: “Bản chất hoạt động quản lý gồm hai q trình tích hợp vào nhau, q trình “quản” gồm có coi sóc giữ gìn để trì tổ chức trạng thái ổn định, trình “lý” gồm sửa sang, xếp, đổi đưa hệ vào phát triển” Như vậy, quản lý hoạt động tạo ổn định thúc đẩy phát triển tổ chức đến trạng thái có chất lượng cao gian ngắn nên truyền tải hết kiến thức kỹ cần thiết nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Khối lượng công việc cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức lớn, cơng việc lại mang tính chất kiêm nhiệm Vì dẫn tới chồng chéo công việc, không đủ thời gian điều kiện thực tốt nhiệm vụ giao 45 Tiểu kết chương II Qua việc tìm hiểu cơng tác tổ chức cán hoạt động chuyên môn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn, nói việc đổi lại công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ứng dụng công nghệ hoạt động quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhằm tăng cường hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức nói riêng hoạt động quản lý cán bộ, cơng chức nói chung đạt kết định Tuy nhiên trình hoạt động, bên cạnh kết đạt cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn tồn nhiều điểm yếu cần khắc phục - Một phận lãnh đạo cán Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn chưa có nhận thức sâu sắc vai trò, tầm quan trọng cơng tác văn thư hoạt động Phịng - Cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chưa đào tạo chuyên ngành, kiến thức, chun mơn cịn hạn chế nên chưa theo kịp yêu cầu công việc - Năng lực làm việc cán quản lý phần mềm quản lý nhân nhân việc lưu trữ, bảo quản cịn yếu, chưa ứng dụng nhiều cơng nghệ thơng tin trình làm việc - Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa trang bị đầy đủ Kết nghiên cứu thực trạng quan trọng đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Vấn đề đặt nghiên cứu trình bày kết Chương III 46 CHƯƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CƠNG CHỨC PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KIM SƠN 3.1 Những nguyên tắc đề xuất biện pháp  Nguyên tắc đảm bảo tính pháp chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định cụ thể Thông tư, Quyết định văn hướng dẫn thực nhiệm vụ Đảng Nhà nước ban hành Do đó, quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo cần phải tuân thủ thực theo quy định Đây pháp lý quan trọng, đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ diễn nghiêm túc, đồng bộ, thống tất nội dung  Các biện pháp phải đảm bảo tính khả thi, hiệu thiết thực Trên sở khai thác, tận dụng điều kiện quan, đơn vị, địa phương, biện pháp đưa phải đảm bảo tính khả thi, hiệu quả, thiết thực, sát với thực tế có Phịng Ngun tắc u cầu biện pháp phải phù hợp với tình hình thực tế sở nguồn lực (nhân lực, vật lực), đưa áp dụng phải phù hợp với tình hình thực tiễn sở  Các biện pháp đề xuất phải xuất phát từ nghiên cứu lý luận nhu cầu thực tế, nghĩa biện pháp đề xuất phải nhằm mục đích giải vấn đề khó khăn tồn cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Nguyên tắc yêu cầu biện pháp phải dựa kết nghiên cứu lý luận kết nghiên cứu thực trạng, cụ thể: 47 - Những sở lý luận quản lý quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức năm gần nhằm tìm biện pháp nâng cao hiệu quả, đáp ứng yêu cầu hoạt động Phòng 3.2 Đề xuất số biện pháp 3.2.1 Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hoạt động quản lý Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn a Mục đích, ý nghĩa Nâng cao nhận thức vị trí, vai trị, ý nghĩa cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hoạt động quản lý nói chung quản lý nhân nói riêng đơn vị Từ giúp người có nhận thức ý thức tích cực, đắn việc thực vai trò, nhiệm vụ giao, nghĩa có tác dụng định hướng tốt hoạt động thực tế người b Nội dung Xây dựng kế hoạch tuyên truyền nâng cao nhận thức vị trí, vai trị, ý nghĩa tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức đến tồn cán quản lý trường, lãnh đạo, chuyên viên Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Sử dụng biện pháp, hình thức khác nhằm thực kế hoạch xây dựng, đảm bảo thực có hiệu Tuyên truyền, giải thích để người nắm rõ quy định liên quan tới quản lý hồ sơ cán bộ, công chức c Cách thực Lãnh đạo Phòng Giáo dục Đào tạo vừa chủ thể, vừa đối tượng nâng cao nhận thức công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Cách thức thực sau : 48 Đối với lãnh đạo Phòng: - Đẩy mạnh công tác tự bồi dưỡng, tự nghiên cứu văn Nhà nước hoạt động quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Tự học hỏi nâng cao kỹ sử dụng thiết bị văn phòng, máy tính Đối với chun viên Phịng Giáo dục Đào tạo: - Phổ biến văn liên quan đến vấn đề quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cho lãnh đạo, cán làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thông qua việc giải thích cung cấp văn hướng dẫn thực buổi tập huấn như: + Thông tư số 11/2012/TT-BNV ban hành ngày 17/12/2012 Bộ Nội vụ việc “Quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ công chức” thay Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 16/11/2006 Bộ Nội vụ “Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” + Quyết định số 06/2007/QĐ – BNV thành phần hồ sơ cán bộ, công chức mẫu biểu quản lý hồ sơ CB,CC + Quyết định 02/2008/QĐ-BNV ban hành ngày 06/10/2008 Bộ Nội vụ việc Ban hành biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức + Một số công văn hướng dẫn thực nhiệm vụ Sở Nội vụ Ninh Bình cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Tuyên truyền, giải thích để người nắm vững yêu cầu cần thiết việc thực công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo hướng khoa học, hiệu quả, xác Các hoạt động tuyên truyền thực qua kênh như: Đăng bảng tin quan, tổ chức trao đổi ý kiến, kinh nghiệm, với quy mô đơn vị - Tham gia đầy đủ đợt tập huấn chuyên đề Sở Nội vụ Ninh Bình tổ chức, lớp ngắn hạn dài hạn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ đồng thời nắm vững cập nhật 49 thay đổi, bổ sung quy định Bộ Nội vụ để áp dụng thực tế công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 3.2.2 Biện pháp 2: Tổ chức, xây dựng đội ngũ cán làm công tác quản lý hồ sơ công chức a Mục đích, ý nghĩa Việc tổ chức, xây dựng đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ đảm bảo số lượng chất lượng góp phần đảm bảo chất lượng công tác quản lý hồ sơ Với thực trạng quản lý hồ sơ Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn, vấn đề thực công tác cịn bộc lộ nhiều hạn chế Do cần phải không ngừng thực quản lý, xây dựng, tổ chức tốt đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ cách hợp lý, người, việc, chuyên môn nhằm đảm bảo nguồn nhân lực làm công tác b Nội dung Bộ phận Tổ chức cán tham mưu, tư vấn cho Lãnh đạo Phòng phương án tổ chức cán bộ, xây dựng đội ngũ tham gia công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nội dung sau: - Lựa chọn cán bộ, chuyên viên, nhân viên đủ trình độ, tiêu chuẩn cần thiết quan theo quy định để phân công nhiệm vụ - Phân công trách nhiệm rõ ràng, hợp lý cho cá nhân, phận, tránh chồng chéo, trái với chuyên môn người giao công việc - Cử học lớp ngắn hạn, buổi tập huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức, hành văn phịng, văn thư lưu trữ có điều kiện - Tổ chức buổi trao đổi ý kiến nhằm phối hợp có hiệu cá nhân phận thu nhận, xác nhận, lưu trữ, bảo quản hồ sơ 50 c Cách thực Trưởng phận Tổ chức cán tham mưu cho Trưởng phòng hoạt động liên quan đến việc xây dựng, tổ chức lực lượng tham gia công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sau: - Lựa chọn cán bộ, chuyên viên, nhân viên có lực chun mơn phù hợp, có kinh nghiệm quản lý, quản lý giáo dục, hành văn phịng, văn thư lưu trữ, có tinh thần trách nhiệm lương tâm nghề nghiệp Đề xuất danh sách cán bộ, chuyên viên, nhân viên phù hợp với yêu cầu lên Trưởng phòng - Trưởng phòng dựa theo danh sách đánh giá thân ban lãnh đạo lựa chọn số lượng cán bộ, chuyên viên, nhân viên vào vị trí + Phân cơng lại vị trí cơng việc số cán bộ, chuyên viên, nhân viên lựa chọn dựa quy định trí ban lãnh đạo, Cơng đồn, cá nhân người lựa chọn + Xây dựng văn quy định vai trò, nhiệm vụ cụ thể cá nhân, phận + Xác định mức độ yêu cầu cần đạt nhiệm vụ + Thường xuyên theo dõi, kiểm tra hoạt động cá nhân, phận nhằm đánh giá mức độ hồn thành cơng việc họ, đồng thời giúp họ khắc phục, sửa chữa, hoàn thành nhiệm vụ + Đánh giá, khích lệ xử lý kịp thời trường hợp sai sót, làm chưa quy định - Cử cán bộ, chuyên viên nhân viên dự lớp tập huấn, lớp đào tạo ngắn hạn Văn phòng Huyện ủy Sở Nội vụ Ninh Bình tổ chức nhằm bỗi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ - Phối hợp hiệu công việc cá nhân phận bao gồm: Cán tiếp nhận hồ sơ; cán xác minh hồ sơ; cán bổ sung, sửa 51 chữa nghiên cứu hồ sơ; nhân viên lưu trữ bảo quản hồ sơ nhằm thực thống nội dung công việc, đảm bảo hiệu toàn máy 3.2.3 Biện pháp 3: Tăng cường đầu tư sở vật chất – trang thiết bị a Mục đích, ý nghĩa Bên cạnh nguồn nhân lực, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, điều kiện sở vật chất, trang thiết bị - kỹ thuật yếu tố đóng vai trị vô quan trọng, tác động trực tiếp đến công tác quản lý hồ sơ ảnh hưởng đến hiệu cơng tác Do đó, việc trang bị đầy đủ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị - kỹ thuật cần phải thực song song công tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán Công việc cần phải tiến hành đầy đủ, khẩn trương tạo điều kiện cho hoạt động, nhằm nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức b Nội dung Chuẩn bị sở vật chất: Xây dựng thêm phòng lưu trữ riêng biệt cho hồ sơ cán bộ, công chức đảm bảo diện tích thiết kế Đầu tư trang thiết bị quạt thơng gió, máy hút ẩm, thiết bị báo cháy c Cách thực Bộ phận lưu trữ tiến hành thống kê, rà soát hệ thống sở vật chất – trang thiết bị, kỹ thuật Làm dự toán sở vật chất trang thiết bị - kỹ thuật cần trang bị trình lên Trưởng phịng phận Kế tốn Trưởng Phịng phận kế toán bàn bạc định việc xây dựng thêm phòng lưu trữ mua sắm trang thiết bị Trong trường hợp xây dựng thêm phịng lưu trữ cải tạo, nâng cấp phòng lưu trữ cũ, sửa chữa, mua trang thiết bị cần thiết + Sử dụng nguồn kinh phí chi thường xun năm Phịng 52 + Có kế hoạch bổ sung, sửa chữa thường xuyên theo quý, năm + Có kế hoạch phối hợp với phận khác quan việc sử dụng bảo quản hồ sơ phịng lưu trữ + Duy trì, bảo quản sở, vật chất + Làm kế hoạch xin cấp phát danh sách từ để phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, 3.2.4 Biện pháp 4: Tăng cường hoạt động kiểm tra, tra công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức a Mục đích, ý nghĩa Kiểm tra, tra cách thường xuyên nhằm đảm bảo nội dung công tác quản lý hồ sơ thực nghiêm túc, quy định, hạn chế tối đa sai phạm q trình thực cơng tác, giúp đỡ cá nhân, phận hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ Đồng thời, tra, kiểm tra đề định điều chỉnh, xử lý, khen thưởng, kỷ luật b Nội dung Hoạt động thanh, kiểm tra công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định Điều 18 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ban hành ngày 17/12/2012 Bộ Nội vụ việc “Quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ công chức” Thanh, kiểm tra việc thực quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cán bộ, chuyên viên, nhân viên làm công tác: + Việc kê khai thông tin thẩm tra, xác minh thông tin liệu hồ sơ cán bộ, công chức + Việc bổ sung, sửa chữa, chuyển giao tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức + Việc đảm bảo bí mật thơng tin hồ sơ cán bộ, công chức + Công tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức 53 c Cách thực Bước 1: Thành lập Ban tra Thành phần bao gồm: Trưởng Phịng Phó phòng; Trưởng phận tổ chức Bước 2: Quy định rõ mục đích, vai trị, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động Ban tra thành viên Bước 3:Ban tra thường xuyên kiểm tra có kế hoạch đột xuất nội dung hoạt động quản lý hồ sơ như: + Thanh tra việc hướng dẫn lập hồ sơ, xác minh hồ sơ, thu nhận hồ sơ + Thanh tra công tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ Bước 4: Thực tổng kết, rút kinh nghiệm sau đợt tra, kiểm tra, khen thưởng phê bình các nhân phận việc thực công việc giao Chỉ nguyên nhân, hạn chế để tìm cách khắc phục 3.2.5 Biện pháp 5: Tích cực ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức a Mục đích, ý nghĩa Ngày nay, khoa học cơng nghệ có vai trị quan trọng hoạt động người Nhờ có thành tự Khoa học Công nghệ mà người làm việc xác hơn, hiệu tiết kiệm thời gian Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, việc sử dụng công nghệ thơng tin góp phần làm cho việc quản lý thực nội dung trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn, mang lại hiệu cao hơn, đống thời có quán thông tin cá nhân cán bộ, công chức, dễ dàng nghiên cứu khai thác thông tin b Nội dung Trang bị đầy đủ phương tiện thông tin đại máy tính, máy in, máy Scan, máy Fax phục vụ công tác lập hồ sơ, lưu trữ bảo quản hồ sơ 54 Sử dụng phần mềm quản lý nhân PMIS dự án SREM triển khai Cử người tham gia lớp tập huấn phần mềm PMIS nhằm nắm vững nội dung, cách thức phương pháp sử dụng phần mềm c Cách thức thực - Trang bị đầy đủ phương tiện thông tin đại máy tính, máy in, máy Scan, máy Fax phục vụ công tác quản lý hồ sơ Việc trang bị thực sau: Sử dụng nguồn kinh phí cho khoản chi thường xun Phịng, xin hỗ trợ kinh phí Phịng Ủy Ban nhân dân Huyện Kim Sơn, sửa chữa, nâng cấp hệ thống máy móc nhằm tạn dụng tiết kiệm tối đa cho phí trang bị, mua sắm - Sử dụng phần mềm quản lý nhân PMIS Để thực điều cần thực nội dung sau: + Tham gia tập huấn chương trình triển khai ứng dụng phần mềm PMIS Sở Giáo dục Đào tạo Ninh Bình tổ chức Thành phần tham gia tập huấn bao gồm: Trưởng phận Tổ chức cán bộ, Các chuyên viên, nhân viên làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, đặc biệt chuyên viên phụ trách quản lý hồ sơ điện tử - Sử dụng có hiệu phần mềm PMIS mặt sau: + Nhập liệu thông tin cán bộ, công chức + Bổ sung, sửa chữa thông tin + Khai thác thông tin hồ sơ công chức + Lưu trữ đảm bảo tính bảo mật thơng tin hồ sơ cơng chức - Có thể mời chuyên gia công nghệ thông tin tập huấn cho cán phụ trách PMIS trường sở nhằm hỗ trợ trường sở việc nhập nộp liệu PMIS năm lên Phòng Giáo dục Đào tạo 3.3 Mối quan hệ biện pháp 55 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1.Kết luận Hồ sơ cán bộ, cơng chức có vai trị quan trọng cơng tác quản lý quan, tổ chức Do vậy, việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trở thành yếu tố mấu chốt nhằm nâng cao hiệu quản lý quan Như vậy, khóa luận “Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn” thơng qua việc đưa vấn đề lý luận công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; đánh giá phân tích thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn; đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, khắc phục tồn hạn chế góp phần hồn thiện chế quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Các biện pháp khóa luận đưa cụ thể sau: Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hoạt động quản lý Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Biện pháp 2: Tổ chức, xây dựng đội ngũ cán làm công tác quản lý hồ sơ công chức Biện pháp 3: Tăng cường đầu tư sở vật chất – trang thiết bị Biện pháp 4: Tăng cường hoạt động kiểm tra, tra công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Biện pháp 5: Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Kết hợp với biện pháp nêu trên, để thực có hiệu biện pháp khóa luận xin đưa số khuyến nghị mang tính chất chủ quan sau 56 Khuyến nghị 2.1 Đối với Đảng, Nhà nước - Luật Cán bộ, công chức cần có số điều quy định cụ thể hồ sơ, nguyên tắc quản lý phân công, phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ theo hướng: Chính phủ thống quy định hồ sơ cán bộ, công chức để áp dụng thống tất đối tượng điều chỉnh quy định Luật Cán bộ, cơng chức - Các quan có thẩm quyền ban hành quy định đảm bảo nguồn lực sở vật chất, kỹ thuật cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: quy định định biên làm công tác quản lý hồ sơ; chế độ bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác hồ sơ cán bộ; chế độ kiểm tra , báo cáo công tác hồ sơ cán bộ; sở vật chất để lưu giữ, bảo quản hồ sơ, biểu mẫu hồ sơ - Bộ nội vụ chủ trì, phối hợp với quan có liên quan xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành tiêu chuẩn chức danh chế độ sách người làm cơng tác quản lý hồ sơ Vì hồ sơ cán tài liệu mật quốc gia, nên người làm cơng tác quản lý hồ sơ ngồi tiêu chuẩn bồi dưỡng độc hại theo quy định Luật lưu trữ 2011, đề nghị nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn người làm công tác yếu - Đề nghị cấp có thẩm quyền sớm nghiên cứu biên soạn sổ tay nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; quy định thống mẫu loại tem niêm phong hồ sơ, loại hồ sơ theo dõi, quản lý hồ sơ để thực thống - Sớm ban hành quy chế quản lý hồ sơ điện tử để triển khai việc xây dựng sở liệu phần mềm quản lý cán bộ, công chức thống tồn quốc 57 2.2 Đối với Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn - Phối hợp với Bộ Giáo dục Đào tạo dự án SREM việc đổi thông tin Quản lý giáo dục - Nâng cao nhận thức cho cán quản lý công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, đảm bảo nguyên tắc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Tăng cường đầu tư sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Nâng cao trình độ chun mơn, kỹ sử dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ điện tử cho cán bộ, chuyên viên, đặc biệt chuyên viên phụ trách phần máy tính để đảm bảo ứng dụng nhanh công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 2.3 Đối với Bộ phận Tổ chức - Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn - Nghiêm túc thực quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Phân công trách nhiệm rõ ràng cán bộ, chuyên viên, nhân viên phụ trách - Tham gia đầy đủ, kịp thời khóa bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo ngắn hạn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sở Nội vụ Ninh Bình Văn Phịng Huyện Kim Sơn tổ chức Mặc dù khóa luận cố gắng phân tích, đánh giá nhằm đưa biện pháp có tính khả thi để nâng cao hiệu quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn, sở việc tham khảo số nguồn 58 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đặng Quốc Bảo (2003), “Tổng quan Tổ chức Quản lý”, Tài liệu giảng cho lớp cán lãnh đạo, quản lý Đại học Huế Nguyễn Thị Tuyết Hạnh – Lê Thị Mai Phương, giáo trình “Khoa học quản lý” Nguyễn Thị Tuyết Hạnh – Lê Thị Mai Phương, giáo trình “Khoa học quản lý giáo dục 1” Nguyễn Thị Tuyết Hạnh – Lê Thị Mai Phương, giáo trình “Khoa học quản lý giáo dục 2” 59 ... 1: Một số vấn đề quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn Chương Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ. .. trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn sau: 2.2.1 Về công tác tổ chức cán Phòng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn quản lý 2200 hồ sơ cán bộ, công chức Hằng năm, hồ sơ. .. trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình - Đề xuất số biện pháp quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phịng Giáo dục Đào tạo Kim Sơn nhằm nâng cao