Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TONA 1 1.1. Lĩnh vực hoạt động của công ty 1 1.1.1. Giới thiệu chung 1 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển: 2 1.2. Định hướng hành động và giá trị cốt lõi 2 1.2.1. Định hướng hành động 2 1.2.2. Giá trị cốt lõi của tổ chức 3 1.3. Sơ đồ tổ chức và nguồn nhân lực tại công ty cổ phần đầu tư TONA 4 1.4. Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư TONA 2019 2020........................................................................................................................................7 1.5. Một số công trình tiêu biểu của công ty TONA 10 1.6. Phân tích theo mô hình SWOT 12 1.6.1. Phân tích theo điểm mạnh: S (Strenght) 12 1.6.2. Phân tích điểm yếu: W (Weakness) 12 1.6.3. Phân tích cơ hội: O (Opportunity) 12 1.6.4. Phân tích thách thức: T (Threats) 12 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH MUA HÀNG VẬT TƯ – THIẾT BỊ TRONG NƯỚC CỦA CÔNG TY 13 2.1. Quy trình thu mua chung 13 2.2. Diễn giải quy trình thu mua chung 14 2.2.1. Lập kế hoạch mua hàng: 14 2.2.2. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và mẫu hàng hoá 16 2.2.3. Duyệt mẫu của nhà cung cấp. 18 2.2.4. Đặt đơn hàng 18 2.2.5. Tổng hợp đơn hàng 19 2.2.6. Đặt hàng với nhà cung cấp 21 2.2.7. Tiếp nhận, kiểm tra và nhập kho 21 2.2.8. Xác nhận vật tư tại công trường 22 2.2.9. Thanh toán và lưu hồ sơ 24 2.2.10. Theo dõi và đánh giá lại nhà cung cấp 25 2.3. Quy trình thu mua chi tiết của sản phẩm máng cáp công ty Âu Việt 27 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG 32 3.1. Định hướng phát triển của công ty TONA 32 3.2. Khó khăn và xử lí các tình huống phát sinh trong và sau quá trình đặt hàng 32 3.2.1. Trường hợp thiếu hàng 32 3.2.2. Trường hợp đứt hàng 33 3.2.3. Trường hợp nhà cung cấp đòi tăng giá 33 3.2.4. Trường hợp phải trả lại hàng cho nhà cung cấp 33 3.2.5. Trường hợp phải trả lại hàng cho nhà cung cấp 34 LỜI KẾT 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM KHOA KINH TẾ VẬN TẢI BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP – SAP S/4HANA CHO MUA HÀNG VÀ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TONA NGÀNH : KHAI THÁC VẬN TẢI CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ LOGISTICS VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Diệu Huyền TP Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2021 BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM KHOA KINH TẾ VẬN TẢI BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP – SAP S/4HANA CHO MUA HÀNG VÀ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TONA NGÀNH : KHAI THÁC VẬN TẢI CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ LOGISTICS VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Diệu Huyền TP Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2021 LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập trường Đại học Giao Thơng Vận Tải Thành phố Hồ Chí Minh, em Nhà trường, khoa Kinh tế vận tải quan tâm tạo điều kiện học tập với giảng dạy tận tình Q thầy giáo truyền đạt kiến thức kinh nghiệm cho em để làm hành trang vững bước vào đời Trong đó, học phần thực tập chương trình đào tạo bắt buộc khoa Kinh tế vận tải trường Đại học Giao Thơng Vận Tải Tp Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối làm quen ứng dụng kiến thức học vào môi trường thực tế Em cảm thấy học phần thực tập thực bổ ích cho sinh viên năm cuối, giúp em vững vàng, tự tin công tác chuyên môn sau Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Diệu Huyền tận tình hướng dẫn giúp đỡ em trình thực tập việc hồn thành báo cáo tốt nghiệp Bên cạnh đó, thời gian tiếp xúc trải nghiệm môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp em nhận hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình anh chị phịng ban Công ty cổ phần đầu tư TONA Được làm việc môi trường chuyên nghiệp giúp em trau dồi kiến thức tích luỹ kinh nghiệm làm việc Em xin cảm ơn đến Ban Giám đốc anh chị phòng ban, đặc biệt anh Nguyên – Trưởng phòng mua hàng.Với kiến thức hạn chế thân thiếu kinh nghiệm làm việc nên em khơng tránh khỏi sai sót thời gian qua Em mong nhận thông cảm, hướng dẫn q thầy tồn thể anh chị cơng ty Đặc biệt đóng góp chân thành quý thầy cô anh chị để em hồn thành tốt tập báo cáo tốt nghiệp em hoàn thiện Một lần em xin gửi đến Nhà trường, khoa Kinh tế vận tải, Quý thầy cô anh chị công ty cổ phần đầu tư TONA giúp đỡ em hồn thành tốt tập báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VÀ BẢNG DANH MỤC HÌNH: ST T Tên hình Trang Hình 1.1 Logo Công ty Cổ phần Đầu tư TONA Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức cơng ty cổ phần đầu tư TONA Hình 1.3 Dự án Siam – Long An 10 Hình 1.4 Dự án SV - International 10 Hình 1.5 Dự án Spartronics – Bình Dương 11 Hình 1.6 Dự án San Hà Farm – Long An 11 Hình 2.1: Sơ đồ quy trình thu mua chung 14 Hình 2.2: Phiếu đề nghị thử mẫu 16 Hình 2.3: Phiếu yêu cầu vật tư 16 10 Hình 2.4 Mẫu đơn đặt hàng công ty với nhà cung cấp 21 11 Hình 2.5 Mẫu đơn phiếu nhập kho 22 12 Hình 2.6 Biên giao hàng nhà cung cấp 23 13 Hình 2.7 Phiếu đề nghị tốn 24 14 Hình 2.8 Phiếu đánh giá nhà cung cấp 26 15 Hình 2.9 Yêu cầu báo giá qua mail 27 16 Hình 2.10 Đơn đặt hàng máng cáp cơng ty TONA 28 17 Hình 2.11 Phiếu đề nghị tốn cơng ty Âu Việt 30 DANH MỤC BẢNG: STT Tên bảng Trang Bảng 1.1: Tình hình nhân lực công ty cổ phần đầu tư TONA (tính đến tháng 4/ năm 2021) Bảng 1.2: Kết hoạt động kinh doanh công ty cổ phần đầu tư TONA giai đoạn 2019 – 2020 Bảng 1.3: Phân tích tình hình thực lợi nhuận tỷ suất lợi nhuận công ty năm 2020 Bảng 2.1: Tiêu chuẩn máng cáp mà công ty đưa 29 Bảng 2.2: Giá trị mua hàng theo tháng công ty năm 2020 31 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giả Tiếng Anh Diễn giải Tiếng Việt PO Purchase order Đơn đặt hàng CS Customer Service Nhân viên tư vấn triển khai ERP SAP System Applications and Products Hệ thống quản lí QA Quality Assurance Nhân viên quản lí chất lượng QC Quality Control Nhân viên kiểm tra chất lượng BP Bộ phận NCC Nhà cung cấp ISO International Organization for Standardization Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế HSE Health – Safety – Environment Kỹ sư an toàn CO Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứ CQ Certificate of Quality Chứng nhận chất lượng B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển ERP Enterprise resource planning Hệ thống hoạch định doanh nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế mở cửa hội nhập với kinh tế giới, nước ta nay, thành phần doanh nghiệp ngày đa dạng hơn, phong phú Đặc biệt, vài năm trở lại đây, số lượng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng hệ thống lượng mặt trời tăng với mức độ đáng kể Các doanh nghiệp muốn khẳng định vị mình, muốn hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao, điều tất yếu doanh nghiệp phải nắm bắt quản lý tốt q trình lưu thơng hàng hóa doanh nghiệp từ khâu mua tới khâu xây dựng thiết kế Vật tư khâu chủ chốt đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị xây dựng, đặc biệt kinh tế mở cửa việc đẩy mạnh tốc độ thu mua hành hố việc sống cịn tất đơn vị Bên cạnh đó, mối quan hệ toán giưa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân doanh nghiệp khoản phải thu, phải trả cho khách hàng, nhà cung cấp trọng Có thể nói, vấn đề mua hàng tốn có vai trị quan trọng trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng vấn đề mua hàng hố vật tư, thiết bị cơng cụ dụng cụ doanh nghiệp thiết kế xây dựng, với kiến thức học ghế nhà trường qua trình tìm hiểu thực trạng thu mua hàng hố giúp em có nhiều điều kiện tiếp cận thực tế, vận dụng kiến thức học để hiểu rõ thêm kiến thức thực tiễn công tác hoạch định kế hoạch mua hàng Cơng ty Do đó, em chọn đề tài “giải pháp phát triển hệ thống erp – sap s/4hana cho mua hàng kho công ty cổ phần đầu tư tona ” làm đề tài thực tập tốt nghiệp Công ty cổ phần đầu tư TONA công ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh thiết kế xây liên quan đến hệ thống điện lượng mặt trời Hiện công ty hoạt động 91, Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22 Quận Bình Thạnh,Thành Phố Hồ Chí Minh Do trình độ thời gian có hạn nên báo cáo thực tập khơng thể tránh thiếu sót hạn chế em mong bảo giúp đỡ giáo viên hướng dẫn tập thể cán cơng ty để em hồn thiện báo cáo bổ sung thêm kiến thức thực tế cho Ngồi phần mở đầu lời kết, báo cáo em bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan công ty cổ phần đầu tư TONA Chương 2: Quy Trình mua hàng vật tư thiết bị nước công ty Chương 3: Một số giải pháp để hồn thiện q trình mua hàng CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TONA 1.1 Lĩnh vực hoạt động công ty 1.1.1 Giới thiệu chung - Đôi điều công ty: Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư TONA Tên viết tắt: TONA CORP Ngày thành lập: 04/07/2009 Chủ tịch hội đồng quản trị: Ơng Nguyễn Bình Phương Đại diện pháp lý: Ơng Lê Đình Duy Văn phịng chính: Căn hộ - Văn phịng G-703, Tầng 7, Khu phức hợp The Manor Officetel, 91 Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh Vốn điều lệ: 40.000.000.000 VNĐ Mã số thuế: 0309178479 Điện thoại: (028) 6682 9286 Lĩnh vực kinh doanh: Thiết kế - Xây dựng chuyên nghiệp lĩnh vực xây dựng dân dụng, công nghiệp đầu tư phát triển điện lượng mặt trời mái nhà quy mô lớn Hình 1.1 Logo Cơng ty Cổ phần Đầu tư TONA (Nguồn: Phịng nhân sự) 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển: Công ty Cổ phần Đầu tư TONA thành lập ngày 04/07/2009 TONA CORP cung cấp giải pháp tổng thể Thiết kế - Xây dựng chuyên nghiệp lĩnh vực xây dựng dân dụng, công nghiệp đầu tư phát triển điện lượng mặt trời mái nhà quy mô lớn 10 doanh nghiệp Với cách doanh nghiệp thêm vào mở rộng quy trình quản lý cần thiết Tính mở cịn có khả kết nối thơng tin liệu từ nhiều nguồn riêng lẻ khác nhau, từ nhiều sở dự liệu khác tồn hệ thống Hệ thống ERP cịn có khả sửa chữa,phục hồi khai thác thơng tin, liẹu Vì thế, với quy trình quản trị, ERP có tính điều hướng (driver) Mặt chủ động cho phép doanh nghiệp học hỏi quy trình quản lý doanh nghiệp chương trình quản lý, từ thay đổi xây dựng quy trình quản lý riêng hoạch định quy trình để sử dụng tương lai 2.3.3 Các Module chức ERP Một hệ thống ERP cần có module sau: Module tài kế toán Module theo dõi tất loại giao dịch tài chính, bao gồm mua hàng (chi phí), bán hàng (hóa đơn thu nhập), nợ phải trả (tài trợ, tài khoản phải trả), v.v có khả tạo báo cáo thống kê khác cung cấp cho ban quản lý bên quan tâm liệu rõ ràng để hỗ trợ q trình¬ra định Module chứng bao gồm loại báo cáo tài quan trọng bắt buộc mặt pháp lý doanh nghiệp ví dụ: bảng cân đối thử, tài khoản giao dịch thương mai, lãi & lỗ giao dịch thương mại, bảng cân đối kế toán, số dư nợ, số dư chủ nợ, vị trí nơi cất giữ tiền mặt /quỹ ngân hàng nhiều báo cáo khác Hệ thống tự động hóa tất bước kế tốn lặp lặp lại ngàt, tích hợp với quy trình tài có liên quan hỗ trợ đáng kể cho nhân viên tài kế tốn hoạt động hàng ngày nhân viên - Các tính module này: + Sổ chung + Tài khoản phải trả/Phải thu + Tài sản khấu hao + Quản lý tiền mặt + Sao kê ngân hàng tốn + Lập kế hoạch tài Module quản lý nguồn nhân lực 42 Mô-đun quản lý tất thông tin liên quan đến cấu trúc nội doanh nghiệp, phòng ban, định nghĩa vai trị vị trí nhân viên cơng việc mà nhân viên đảm nhận, bao gồm liệu cá nhân, vai trò, lịch sử làm việc, hợp đồng, lương thưởng, liệu liên hệ, kỹ lực như: ngơn ngữ nói, chứng chun mơn giấy phép,… Bên cạnh đó, chức cịn quản lý diện theo thời gian thực cá nhân nhân viên công ty , theo danh mục (ví dụ: tồn thời gian, nửa thời gian, chuyến công tác, nghỉ phép, làm việc nhà…) cho phép phân bổ phê duyệt quy trình làm việc cho loại nghỉ phép khác (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ ốm, vv) Tất nhân viên truy cập vào trang quản lý riêng mình, nơi họ xem ngày nghỉ phép phân bổ, thời gian nghỉ phép sử dụng thời gian nghỉ phép lại đưa yêu cầu cho người quản lý chấp thuận từ chối yêu cầu nghỉ việc Người quản lý có nhiều thơng tin minh bạch nhân viên để thuận tiện việc theo dõi cấp họ Thông tin liệu từ mô-đun sử dụng để lập kế hoạch nguồn nhân lực tính tốn chi phí liên quan đến nhân cho dự án, số liệu thống kê khác lương thưởng, kỹ năng, tuổi tác, vắng mặt Nó sử dụng để tính lương, lập lịch kỷ niệm sinh nhật cơng nhân viên tình nhân khác - Các tính module này: + Quản lý liệu hoá thơng tin có liên quan đến tồn nhân doanh nghiệp + Thời gian làm việc chấm công Module bán hàng Mô-đun Bán hàng cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình bán hàng từ trước bán hàng đến khâu lập hóa đơn thu tiền cách hiệu Module cho phép liên kết với ngân hàng bên hệ thống xử lý tốn (ví dụ: Paypal) đó, xử lý giao dịch cách nhanh chóng minh bạch Bên cạnh Module cịn tạp kênh giao tiếp có cấu trúc có tổ chức khách hàng đại lý hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định tài khoản khách hàng thân thiết 43 Mơ-đun bán hàng thiết lập tuỳ vào nhu cầu sách hoạch động doanh nghiệp (ví dụ: định giá sản phẩm dịch vụ, cấu trúc tốn, lập hóa đơn, v.v.) Các tính chính: + Đặt hàng tự phục vụ + Theo dõi tiến trình vận chuyển hàng hố + Định giá mặt hàng + Lập hóa đơn + Thu thập liệu khách hàng tự động thủ công + Hỗ trợ tư vấn khách hàng Module thu mua Mơ-đun tự động hóa tồn quy trình thu mua, bao gồm yêu cầu nội sản phẩm,dịch vụ hậu mãi, phê duyệt yêu cầu báo giá, gửi đề xuất nhà cung cấp, lựa chọn tự động thủ công nhà cung cấp, tự động tạo đơn đặt hàng , phê duyệt đơn hàng tự động gửi yêu cầu đến nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng nhập kho Thêm vào cịn giúp doanh nghiệp theo dõi cơng nợ hàng hố mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp sau hoàn thành mua hàng.Tồn quy trình hồn tồn khơng cần giấy tờ thiết lập theo bước riêng lẻ, tuỳ vào mục đích sử dụng doanh nghiệp Module giúp doanh nghiệp tính tốn phân tích khoản chi phí phải trả cho q trình mua hàng chi phí vấn chuyển phương thức vận chuyển quốc tế ( FOB, EXW,…) Ngồi cịn giúp doanh nghiệp hoạch định lại lượng đặt hàng khả thi (EOQ) xây dựng mức dự trữ an tồn q trình sản xuất để đặt hàng cho lần Các tính chính: + Quản lý nhà cung ứng + Quy trình thu mua hàng hố ngun vật liệu + Tích hợp theo dõi hàng tồn kho + Kiểm sốt chất lượng sản phẩm + Phân tích chi tiêu cho mặt hàng, nhà cung cấp, dự án, tổ chức, nhân viên Module quản lý hàng tồn kho 44 Quản lý hàng tồn kho Mô-đun tập hợp q trình tiếp nhận hàng hố tồn kho tiêu chuẩn, nhận sản phẩm đến vị trí kiểm kê, giao sản phẩm cho dự án, nhân viên tổ chức,…Từ đó, Doanh nghiệp có tranh tổng thể rõ rang mức độ tồn kho mặt hàng địa điểm lưu kho doanh nghiệp Bên cạnh đó, cịn hỗ trợ q trình mua hàng cách thơng báo loại sản phẩm có sẵn kho hàng hố hết.Doanh nghiệp cịn thêm vào danh sách nhà cung cấp có khả cung ứng loại sản phẩm hết Hơn nữa, Module giúp doanh nghiệp xác định lượgn hàng giảm vượt ngưỡng an toàn Tuỳ vào mục đích sử dụng doanh nghiệp thiết lập thêm khả quét mã vạch cho phép việc tra cứu mức tồn kho, lượng hàng tồn kho nhanh Module giúp doanh nghiệp phân loại loại hàng cập nhật tự động danh mục nhà cung cấp giúp việc trì liệu tổng thể mặt hàng dễ dàng tốn thời gian cho người quản lý hàng tồn kho Các tính chính: Danh mục phân loại hàng hố Mức tồn kho cho địa điểm, tổ chức, nhân viên, dự án Cảnh báo vượt ngưỡng hàng tồn kho, thiếu hụt hàng tồn kho In quét mã vạch Tích hợp với mua hàng vận hành Module vận hành Đây module hệ thống ERP, tổng hợp liệu từ mô-đun khác, đặc biệt từ module kể trên, đồng thời cho phép lập kế hoạch nguồn nhân lực nguyên vật liệu cho dự án , quy trình nhiệm vụ Việc thực chấp hành doanh nghiệp theo dõi so sánh với kế hoạch ban đầu báo cáo cập nhật sau Các chế tuân thủ khác áp dụng, chẳng hạn việc phê duyệt thời gian đăng nhập ngưỡng ngân sách Các bảng chấm công điền tất nhân viên hàng ngày giúp cho ban giám đốc doanh nghiệp có thơng tin chi tiết tức tất hoạt động tiến độ cấp độ dự án, tổ chức nhân viên Tính minh bạch từ mơ-đun cho phép ban giám đốc xác định vấn đề sớm hơn, đưa định kinh doanh kịp thời dựa thực tế, giữ cho dự án 45 tiến độ ngân sách Thậm chí đánh giá khách quan hiệu suất nhân viên tổ chức Các tính chính: + Lập kế hoạch tích hợp theo dõi theo thời gian thực + Liên kết nhóm hoạt động khác nhau: dự án, quy trình, kiện, đặc biệt + Bảng chấm cơng cho dự án, tổ chức, nhân viên + Liên kết số liệu thống kê vật tư nguồn nhân lực + Các nguyên tắc + Các mẫu hoạt động, lập kế hoạch ước tính tự động Module Marketing Module cho phép doanh nghiệp tối đa hóa hiệu nguồn lực tiếp thị giúp cho nhân viên marketing để có phát triển mối quan hệ khách hàng lâu dài Nhân viên markeing phân tích, lập kế hoạch, thực đo lường tất hoạt động tiếp thị Với cơng cụ tính mơ-đun tiếp thị, Doanh nghiệp có ứng dụng linh hoạt để thúc đẩy thành công hoạt động tiếp thị Các tính chính: + Quản lý nguồn marketing + Phân khúc lập danh sách khách hàng + Quản lý chiến dịch Marketing + Phân tích Marketing Hình 1.2 Các chức hệ thống ER 46 2.3.4 Sự phát triển hệ thống ERP Lịch sử hình thành ERP Hệ thống ERP thực chất có từ lâu, lần xuất vào kỷ 20, phận phòng ban riêng biệt doanh nghiệp sử dụng để hoạt động độc lập Các phận thường gọi chức riêng biệt Hệ thống ERP thuở sơ khai khơng có liên kết định chưa có khả liên kết phịng ban với Sự phát triển hệ thống ERP sau theo bước tiến lớn lĩnh vực phần cứng máy tính hệ thống phần mềm Ngồi ra, phức tạp lớn chức kinh doanh thay đổi môi trường cạnh tranh, doanh bắt đầu tìm kiếm cơng nghệ để đáp ứng chức nhu cầu họ Vì vậy, vào năm 1960, hầu hết tổ chức thiết kế, phát triển triển khai hệ thống điện tốn tập trung, chủ yếu tự động hóa hệ thống kiểm soát hàng tồn kho họ cách sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho (inventory control- IC), xem hệ thống điện toán tập trung hệ Thế hệ thứ hai hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (Material Requirements Planning - MRP) phát triển vào năm 1970, chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch cho yêu cầu sản phẩm phận phù hợp với lịch trình sản xuất Thế hệ thứ ba hệ thống phần mềm ERO gọi hệ thống hoạch định tài nguyên sản xuất (Manufacturing Resources Planning -MRP II) giới thiệu vào năm 1980 với mục đính trọng tâm tối ưu hóa quy trình sản xuất cách đồng hóa vật liệu yêu cầu sản xuất MRP II bao gồm lĩnh vực khu vực sản xuất quản lý phân phối, quản lý dự án, tài chính, nhân kỹ thuật Thế hệ thứ tư hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) xuất lần vào cuối năm 1980 đầu năm 1990 với sức mạnh phối hợp tích hợp liên chức toàn doanh nghiệp Dựa tảng công nghệ MRP MRP II, hệ thống ERP tích hợp quy trình kinh doanh bao gồm tất chức sản xuất, phân phối, kế tốn, tài chính, 47 quản lý nguồn nhân lực, quản lý dự án, quản lý hàng tồn kho, dịch vụ bảo trì, vận chuyển, cung cấp khả tiếp cận, khả hiển thị tính quán toàn doanh nghiệp Trong năm 1990, nhà cung cấp giải pháp ERP thêm nhiều mô-đun chức "tiện ích bổ sung" cho mô-đun cốt lõi sinh "ERP mở rộng" Các tiện ích mở rộng ERP bao gồm lập kế hoạch lên lịch nâng cao (Advanced Planning and Scheduling - APS), giải pháp kinh doanh điện tử quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM) quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management SCM) ERP hệ tiên tiến hơn, hiệu liên quan đến nhiều loại hình kinh doanh tuỳ vào mục đích sử dụng doanh nghiệp Nhìn chung, việc triển khai hệ thống ERP cải thiện chức tổ chức thời gian ngắn Để tiết kiệm chi phí tồn diện cải thiện chất lượng dịch vụ phụ thuộc nhiều vào mức độ hoàn thiện hệ thống ERP doanh nghiệp chọn phù hợp có phù hợp với chức tổ chức quy trình điều chỉnh Cấu hình hệ thống ERP liên kết nhiều đến loại hình sản xuất kinh doanh, chiến lược cấu trúc doanh nghiệp Nhìn chung, hệ thống ERP dự kiến tương lai thay toàn chức xem xương sống doanh nghiệp Tương lai hệ thống ERP Trong tương lai, ERP dự kiến liên kết với hệ thống lưu trữ đám mây.với giải pháp ERP đám mây,doanh nghiệp khơng cần trì sở hạ tầng nội Doanh nghiệp tận dụng lợi ích hệ thống ERP tồn diện với nguồn nhân lực tối thiểu Việc giúp họ tiếp cận hệ thống ERP mà doanh nghiệp khơng có khả chi trả tồn ( phần lớn chi phí liên quan đến sở hạ tầng để xây dựng hệ thống ERP) Với xu hướng gia tăng giải pháp ERP đám mây, hệ thống ERP luôn cập phiên Điều khiến doanh nghiệp luôn phải giữ cho nhân tâm sẵn sàng Họ khơng thể dựa vào phiên phát hành cũ lâu nữa.Để chuẩn bị cho cập nhật hệ thống lớn, công ty phải thích ứng với nhiều phát hành nhỏ Điều giúp giảm bớt việc phải thích 48 nghi thay đổi hệ thống Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo nhân viên nâng cao kỹ cho nhân viên Bên cạnh đó, Blockchain phần phát triển tương lai hệ thống ERP Blockchain tảng an toàn để thực giao dịch Các chức tổ chức cụ thể trở nên hiệu với blockchain Việc quản lý chuỗi cung ứng thu thập thông tin khách hàng trở nên tích cực với cơng nghệ Trong tương lai, trí tuệ nhân tạo bước để người tiến đế thời kì 5.0 Các thành phần dịch vụ trí tuệ nhân tạo tác động đến khía cạnh hoạt động kinh doanh Và tương lai khơng xa cách mạng hóa ERP Nó giúp doanh nghiệp đạt mức độ tự động hóa cao thay nhu cầu nguồn nhân lực cho chức khác doanh nghiệp Trong hệ thống trước tập trung vào quy trình cụ thể, RPA (Robotic Process Automation – Tự động robot hoá q trình)có thể áp dụng cho tất phịng ban doanh nghiệp Điều giúp công ty tái phân bổ nguồn nhân lực lãng phí biên pháp hiệu Một phần mở rộng khác AI dạng Chatbots Người ta th Cơng ty phát triển Chatbot hàng đầu để tích hợp chatbot hỗ trợ AI nhằm giảm chi phí hoạt động Việc phân bổ lại vốn theo hướng tự động hóa kinh doanh 2.3.5 Quy trình xây dựng hệ thống ERP Từ xuất phát điểm chuơng trình phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp phát triển thành phần tách rời hoạt đông doanh nghiệp, giải pháp ERP tiến chặng đương dài không việc làm trơn tru quy trình kinh doanh mà thúc đẩy tăng truởng tổng thể doanh nghiệp Sự đa dạng hóa hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, rào cản biên giới nuớc khu vực gây hỗn loạn khó kiểm sốt cho doanh nghiệp Đây thời điểm mà giải pháp ERP hiệu để tạo lợi ích thiết thực khả dụng cho công ty Không cịn hợp lý hóa đẩy mạnh q trình kinh doanh mang lại lợi cạnh tranh cho cơng ty ứng dụng ERP để có ứng dụng ứng dụng tối uu công nghệ thông tin vào doanh nghiệp Đe thực thành công giải pháp ERP cần tuân thủ 10 buớc triển khai nhu sau: Xác định vấn đề đặt mục tiêu 49 ERP cung cấp giải pháp rộng lớn cho nhiều vấn đề mà công ty phải đối mặt Tuy nhiên, điều quan trọng xác định mục tiêu thực doanh nghiệp để triển khai ERP Câu hỏi đặt không tập trung vào việc "nên triển khai ERP hay không" mà tập trung việc "cần triển khai ERP nhu nào" Cần đánh giá phân tích số hiệu suất (KPI) để doanh nghiệp nắm đuợc cần thiết việc triển khai phần mềm Các mục tiêu quan trọng cần đặt khơng tập trung vào mà cịn phụ thuộc vào dự báo tuơng lai, từ mục tiêu phải đuợc đua vào danh sách yêu cầu, cho phép doanh nghiệp có khả mở rộng có khả thay đổi tuơng lai ngành kinh doanh Vì vậy, việc xác định vấn đề hay tính cấp thiết việc thúc đẩy triển khai ERP cho doanh nghiệp tối quan trọng Xác định quy trình làm việc doanh nghiệp Có thể có nhiều mục tiêu, từ việc đua minh bạch hoạt động đến kiểm soát tài chính, hỗ trợ mở rộng kinh doanh, hỗ trợ trình mua lại hỗ trợ quy trình chung Theo nghiên cứu Panorama 79% dự án triến khai ERP nhiều thời gian dự kiến 64% số dự án ERP vuợt ngân sách ban đầu Nguyên nhân chậm tiến độ triển khai vuợt ngân sách việc xác định phạm vi triển khai ERP chua rõ ràng Các tính ERP phải đuợc đánh giá phù họp với phong vũ biểu đồng hố nhu cầu cơng ty Tùy thuộc vào ngân sách cần thiết cốt lõi, cần tạo danh sách yêu cầu ERP chi tiết để đạt đuợc trơn tru hạn chế việc rủi ro thực triến khai ERP Phân tích, đánh giá lựa chọn giải pháp thích hợp Theo Capterra, khoảng 33% người mua ERP khơng dung dùng thử sản phẩm trước mua khoảng 22% công ty khảo sát cho biết họ mua hệ thống mà họ tìm thấy Đây số thống kê nguy hiểm, người thực ERP mà cịn cho nhà cung cấp, việc sử dụng tối ưu phần mềm ERP mơ hồ Đe sử dụng thành công phần mềm ERP, ban lãnh đạo công ty phải đầu tư thời gian để đánh giá lựa chọn giải pháp có sẵn Trong báo cáo ERP năm 2015, có 93% cơng ty tùy chỉnh phần mềm ERP họ theo mức độ định tùy mục đích sử dụng họ Tùy chỉnh đơi dẫn đến gia tăng khả thất bại hệ thống ERP làm phức tạp hệ thống Tổ chức cần phải hiểu khác gói phần mềm ERP việc tùy chỉnh gói, nhiều 50 trường họp nhu cầu doanh nghiệp tích họp đầy đủ gói hệ thống ERP mua không cần phải tuỳ chỉnh thêm Đánh giá, lựa chọn giải pháp ERP nhiệm vụ quan trọng, lựa chọn đánh giá dựa nhu cầu tại, yêu cầu tương lai Những bổ sung mới, giải pháp ERP đám mây hay SaaS ERP, ưu tiên khách hàng, lựa chọn có sẵn phạm vi linh hoạt khác để đáp ứng yêu cầu tương lai Do đó, cơng ty cần phải suy nghĩ với nhà cung cấp ERP tư vấn để đưa vào hệ thống tốt tổ chức Chuyển đổi liệu Khi lựa chọn giải pháp ERP, bước quan trọng việc chuyển đổi liệu, cung cấp chuyển đổi suôn sẻ việc sử dụng phần mềm tương lai Việc triển khai ERP thay đổi lớn, đặc biệt đổi với công ty sử dụng phần mềm lần Xác định liệu cần thiết để chuyển sang phần mềm điều quan trọng Hầu hết phần mềm cho phép nhập liệu vào thống ERP việc chuyển tồn liệu làm nặng thêm cho hệ thống phần mềm Do đó, nên chuyển liệu cần thiết quan trọng chuyển liệu sang phần mềm, cần kiểm tra cẩn thận để đảm bảo liệu lấy từ phần mềm có yêu cầu Chuẩn bị sở hạ tầng Chuẩn bị nguồn lực công ty để thực triển khai ERP cốt lõi tất buớc thực đóng vai trị quan trọng q trình triển khai, điều định việc triển khai có thành cơng hay thất bại Sau phân tích chi tiết bên triển khai quản lý đua yêu cầu mặt hạ tang Theo Mint Jutras, 23% không phát triến kinh doanh nhanh nhu họ muốn tin điều họ thiếu cơng cụ họ cần hệ thống ERP họ Co sở hạ tầng mà phần mềm chạy, phải có khả mở rộng với tùy chọn để cập nhật theo yêu cầu Không nên hạn chế yêu cầu nhu Tinh chỉnh hệ thống phù hợp Phần mềm ERP đuợc thiết kế sau tiến hành số luọng lớn nghiên cứu theo nhu cầu ngành công nghiệp cụ thể Trong số trường hợp, khơng cần tuỳ chỉnh Triển khai giải pháp ERP định đầu tư lớn công ty liên 51 quan đến lượng lớn tài nguyên, quản lý phải liên tục trì tác vụ phần mềm ERP lịch trình bảo trì tác vụ Trong q trình thử nghiệm thí điểm, ban giám đốc phải đánh giá việc thực tính tốn giá trị hệ thống so với giá trị mong muốn công ty Một vấn đề cần kiểm tra hệ thống công ty tùy chỉnh theo nguyên tắc tốt theo số phương pháp đặc biệt khác trước chuyển đổi hệ thống ERP Quản lý thay đổi Nhân viên cơng ty thường quen với quy trình hoạt động bình thường tạo thành thói quen hoạt động họ, thay đổi quy trình vận hành khơng chấp nhận cách dễ dàng, đặc biệt có ảnh hường lớn tới hệ thống ERP trình quản lý thay đổi trở nên quan trọng ERP tài sản cố định máy tính mua thiết lập văn phịng cơng ty; hệ thống thay đổi mơi trường phong cách làm việc cho tốt hơn, có ảnh hưởng đến không hai hoạt động công việc mà ảnh hưởng đến tất quy trình cơng việc Quản lý nên hỗ trợ nhân viên chuẩn bị tinh thần để trả lời câu hỏi quan trọng - Tại việc triển khai ERP quan trọng tổ chức? - Triển khai ERP giúp tăng suất cách nào? - Làm để tự động hóa chức tiết kiệm thời gian xử lý công việc thông qua ERP? Một loạt buổi thảo luận, cập nhật thông tin phát triển liên quan giải câu hỏi xây dựng tự tin nhân viên chuẩn bị cho thay đổi hệ thống Việc quản lý thay đổi chi tiết đến nhân viên giúp cho việc triển khai ERP thứ trở nên dễ dàng hon hệ thống ERP đạt kết tối ưu nhân viên chấp nhận thay đổi Do đó, cần phải cẩn thận để đảm bảo chuyển đổi mượt mà thành cơng cách xây dựng lịng tin nhân viên tự tin Q trình chuyển giao cơng nghệ Theo Panorama thống kê, 21% việc triến khai ERP khơng mang lại lợi ích kinh doanh đáng kể Có nhiều lý khác nhau, việc tuỳ chỉnh không cách cho việc sử dụng phần mềm tối ưu nhân viên không huấn luyện vận hành liệu hệ thống giải pháp ERP Đào tạo khía cạnh quan trọng q trình 52 triển khai phần mềm ERP Nó đảm bảo có vấn đề mang lại thành công hon, đặc biệt ERP thực lần công ty tảng thay đổi từ giải pháp ERP sang giải pháp khác Quản lý công ty phải đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết nhà cung cấp ứng dụng công nghệ phù họp cho nhân viên hỗ trọ công nghệ thông tin công ty Sử dụng hợp lý công nghệ chuyển giao kiến thức hiệu quả, với việc đào tạo thích hợp nên xem xét chúng thành phần định cho thành cơng tồn dự án Xem xét thuê tư vấn kèm theo dự án khơng trọ giúp cho q trình vận hành tron tru mà làm giảm thời gian xử lý tìm giải pháp gặp trục trặc Quản trị dự án chạy thử hệ thống Sau đánh giá tất phương án có sẵn, lựa chọn tốt sau đào tạo nhân viên, khía cạnh quan trọng giai đoạn vận hành thực tế Theo nghiên cứu Panorama Research, 40% việc triển khai ERP gây gián đoạn hoạt động sau phát hành; đó, thực kiểm thử bắt buộc Giai đoạn cần huấn luyện, đào tạo, chuyển giao công nghệ cho nhân viên, quản trị, trưởng phận doanh nghiệp Đây thời điểm cho giải pháp hoạt động với số liệu thử, quy trình thật mà hàng ngày nhân viên doanh nghiệp phải xử lý Tinh chỉnh giải pháp: khoản thời gian tư vấn giám sát hiệu chỉnh lại toàn hệ thống, cung cấp đầy đủ báo cáo, biểu mẫu trình huấn luyện đào tạo mà trình chạy thử giải pháp phát sinh, u cầu mà cịn chưa hồn thành phần đầu giai đoạn Chuyển đổi ERP hệ thống để thực hành bảo trì Một giải pháp ERP kiểm thử thực đúng, thời gian để chuyển đổi sang hệ thống thật Giai đoạn cần có thêm các trường hợp kiểm thử chức bổ sung, biện pháp đảm bảo an toàn chuyển đổi sang hệ thống thật Một giải pháp ERP thực lần, mà trình triển khai liên tục Cơng ty phải liên tục giữ kiểm soát để tránh sai lệch trục trặc hệ thống ảnh hưởng đến chức phần mềm ERP Cuối cùng, cập nhật phần mềm nhà cung cấp thông thường yêu cầu giải pháp sau hoàn thành việc triển khai Bảo trì phải thực định kỳ phần thiếu, giúp đảm bảo giải pháp hoạt động trôi chảy 53 54 LỜI KẾT Qua thời gian thực tập công ty Cổ phần Đầu tư TONA, em có hội làm việc môi trường chuyên nghiệp vận dụng kiến thức học vào thực tế Hơn nữa, em rèn luyện cho nhiều kỹ năng, kinh nghiệm, thu nhận điều mẻ khơng có sách Nội dung báo cáo điều em rút trình thực tập Bước đầu vào thực tế, cộng thêm vốn kiến thức nhiều hạn chế thân nên nội dung chắn khơng tránh khỏi nhiều sai sót, kính mong ý kiến đóng góp thầy anh chị để báo cáo em hoàn thiện Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh chị Bộ phận thu mua công ty Cổ phần Đầu tư TONA, tạo điều kiện hỗ trợ em suốt thời gian thực tập công ty Đặc biệt, em xin cảm ơn Cô Trần Thị Diệu Huyền, hướng dẫn tận tình cho em trình thực tập làm báo cáo, giúp em hồn thành báo cáo cách tốt Em xin chân thành cảm ơn! 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Xây dựng, Thông tư số 19/2020/TT-BXD ngày 31 tháng 12 năm 2019 Bộ Xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia sản phẩm,hàng hóa vậtliệu xây dựng [2] Báo cáo kết hoạt động doanh nghiệp 2019-2020 - Phịng Kế tốn-Cơng ty cổ phần đầu tư TONA [3] Chứng từ WANEK - Phịng mua hàng cơng ty cổ phần đầu tư TONA [4] Luật thương mại nước CHXHCNVN ban hành ngày 14/6/2005khẩu quản lý thuế hàng nhập [5] Luật xây dựng ban hành Quốc Hội – năm 2020; [6] Luật dân nước CHXHCNVN ban hành ngày 14/06/2005 [7] Website: http://tailieu.vn (Ngày truy cập: 31/03/2021) 56 ... kiến thức thực tiễn công tác hoạch định kế hoạch mua hàng Cơng ty Do đó, em chọn đề tài ? ?giải pháp phát triển hệ thống erp – sap s/4hana cho mua hàng kho công ty cổ phần đầu tư tona ” làm đề tài... TẬP TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP – SAP S/4HANA CHO MUA HÀNG VÀ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TONA NGÀNH : KHAI THÁC VẬN TẢI CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ LOGISTICS VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG... dụng, công nghiệp đầu tư phát triển điện lượng mặt trời mái nhà quy mơ lớn Hình 1.1 Logo Công ty Cổ phần Đầu tư TONA (Nguồn: Phịng nhân sự) 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển: Công ty Cổ phần Đầu