Chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán Đặc điểm Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế, sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu của hoạt động của doanh nghiệp và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý. Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang những đặc điểm sau khiến doanh nghiệp cần phải quan tâm: - Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều khâu, liên quan hầu hết đến các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền,… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng

Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung Danh Sách Nhóm Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 1 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung Mục Lục Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 2 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung I- KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1. Đặc điểm Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế, sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu của hoạt động của doanh nghiệp và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý. Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang những đặc điểm sau khiến doanh nghiệp cần phải quan tâm: - Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều khâu, liên quan hầu hết đến các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền,… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là bước khởi đầu của chu trình sản xuất kinh doanh nó cung cấp các yếu tố đầu vào để tiến hành các hoạt động khác. - Hàng tồn kho thường là các khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, có thể có nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm. Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì việc mua hàng nhiều và liên tục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra. Từ những đặc điểm trên, việc kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán luôn là nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. 2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Mặc dù ờ các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau: chuấn bị đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi số nghiệp vụ mua hàng, và thanh toán cho nhà cung cấp. a) Chuẩn bị đơn đặt hàng - Cơ sở để thực hiện việc đặt hàng là yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp. Đó là yêu cầu mua vật tư của phòng vật tư, yêu cầu mua hàng hóa của phòng kinh doanh, yêu cầu mua máy móc, thiết bị của các bộ phận có nhu cầu, Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 3 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung - Các yêu cầu mua hàng cần phải được phê chuẩn đúng đắn bởi những người có thầm quyền trong doanh nghiệp. Việc phê chuẩn có thể được thực hiện riêng lẻ cho từng yêu cầu mua hàng như đối với TSCĐ, hoặc là quy định chung cho những loại hàng có nhu cầu thường xuyên; chẳng hạn như đối với hàng tồn kho, các doanh nghiệp có thể quy định thời điểm đặt hàng cho từng mặt hàng. - Các yêu cầu mua hàng sau khi đã được phê chuẩn được chuyển đến cho bộ phận mua hàng để chuẩn bị đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Trước khi chuẩn bị đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng cần phải tìm hiểu giá cả, chất lượng sản phẩm và chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Đơn đặt hàng phải chỉ rõ số lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng của hàng cần mua. Một bản sao của đơn đặt hàng cần được chuyển cho bộ phận nhận hàng đề làm cơ sở kiểm tra hàng khi nhận hàng. b) N hận hàng Sau khi đơn đặt hàng của doanh nghiệp đã được nhà cung cấp chấp nhận thì hàng sẽ được giao cho doanh nghiệp. Bộ phận nhận hàng sẽ có trách nhiệm kiểm hàng, đảm báo rằng hàng nhận được phải đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã ghi trên đơn đặt hàng. Đồng thời, bộ phận nhận hàng lập Biên bản nhận hàng đề làm bằng chứng cho việc nhận hàng và kiểm hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến các bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định cùa doanh nghiệp. Cuối cùng hàng sẽ được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc bộ phận sử dụng. Nếu hàng được nhập kho, Phiếu nhập kho sẽ được lập để làm bằng chứng cho việc hàng đã được nhập kho. c) Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Sau khi hàng đã được giao cho doanh nghiệp, tức là đã thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp nên phải ghi tăng tài sản của doanh nghiệp. Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán. Khi nhận Hóa đơn từ nhà cung cấp và phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, cũng như kiểm tra việc tính toán trên chứng từ. Ngoài ra, kế toán còn đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá, ) trên Hóa đơn với Biên bản nhận hàng và Phiếu nhập kho. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào tài khoản Hàng tồn kho hoặc tài khoản TSCĐ. Hóa đơn còn dùng đề ghi vào tài khoản Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán cho người bán). d) Thanh toán cho nhà cung cấp Thanh toán cho nhà cung cấp là điểm kết thúc của chu trình mua hàng và thanh toán. Các doanh nghiệp có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt. Tuy nhiên các doanh nghiệp chỉ thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản chi tiêu nhỏ, còn phần lớn là thanh toán bằng chuyển khoản để hạn chế rủi ro ở khâu thanh toán. Tùy theo phương thức thanh toán, ủy nhiệm chi (thanh toán bằng chuyển khoản) hoặc Phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) được lập. Để đảm bảo Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 4 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung tính đúng đắn của khoản thanh toán, người ký duyệt ủy nhiệm chi hoặc Phiếu chi (thường là Giám đốc) phải kiểm tra các chứng từ chứng minh cho khoản chi tiêu bao gồm: Hóa đơn, Biên bán nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những Chứng từ này sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đóng dấu "Đã thanh toán" để tránh trường hợp một hóa đơn mua hàng được thanh toán nhiều lần. Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi là chứng cứ làm cơ sở để ghi giảm tiền ở TK TGNH, hoặc Tiền mặt, đồng thời ghi giảm khoản phải trả người bán 3. Chứng từ, số sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau: > Phiếu đề nghị mua hàng: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa và dịch vụ. > Đơn đặt hàng: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch vụ. > Phiếu nhận hàng: tài liệu nhận được của người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao. Một hóa đơn mua phải bao gồm các chi tiết sau:  Miêu tả các mặt hàng mua  Số lượng các mặt hàng  Giá đơn vị  Thành tiền  Giảm giá (nếu có)  Ngày và các điều kiện thanh toán  Thuế VAT và các loại thuế khác > Nhật ký mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó. > Số cái phải trả người bán: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người bán. Tổng số của tài khoản phải trả người bán trong sổ cái phải bằng khoản tiền ghi ở dòng phải trả người bán trong sổ cái chung. > Trích tài khoản phải trả người bán: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đặc biệt. Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 5 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung 4. Sai phạm có thể xảy ra Để kiểm soát tốt chu trình này, doanh nghiệp cần nghiên cứu về các rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động trong chu trình để xác định các sai phạm có thể xảy ra. Việc xác định sai phạm có thể xảy ra rất quan trọng vì sẽ giúp cho đơn vị thiết kế được các thủ tục kiểm soát tương ứng. Với những đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình mua hàng khá phổ biến với mức độ khác nhau. Dưới đây là một số sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng. GIAI ĐOẠN SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA Đề nghị mua hàng - Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt hàng trùng lắp dấn đến lãng phí vì số hàng này thường không sử dụng được. - Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: cũng dẫn đến lãng phí do số hàng thừa sẽ phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí phải lưu kho, lại dẫn đến hàng bị giảm phẩm chất. - Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa. - Đặt mua hàng với chất lượng kém sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng nếu kéo dài. - Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng hóa đã được nhận. Chọn nhà cung cấp - Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằng nhà cung cấp này không có hàng hóa/ dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mức giá hợp lý nhất. - Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ. Nhận hàng - Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt. - Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho. Bảo quản - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp. Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 6 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung hàng - Nhân viên có thể hủy hoặc giấu những hàng hóa có lỗi để tránh bị phạt. - Hàng hóa bị hỏng, bị mất phẩm chất. Thanh toán - Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán. - Chi trả nhiều hơn giá trị đã nhận. - Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: tên, thời hạn thanh toán. - Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn. - Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt. - Trả tiền trễ hạn. - Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá. 5. Mục tiêu kiểm soát Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được cả 3 mục tiêu theo Báo cáo COSO (1992) đã đề ra. Đó là: - Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: + Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tặng trưởng,… Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp bị ản hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế, doanh nghiệp cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng chất lượng và số lượng đã đặt. + Mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra, thí dụ chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển,… Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất. - Báo cáo tài chính đáng tin cậy: nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán,… được trình bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng… là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Tuân thủ pháp luật và các quy định: các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật, thí dụ như việc ký kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 7 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung hàng, chi trả tiền hàng,… Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh,… Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền. II- THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TỪNG GIAI ĐOẠN Lập yêu cầu mua hàng Ai Nhân viên Bộ phận sản xuất hoặc các bộ phận khác. Công việc Lập yêu cầu mua hàng. Khi nào Khi việc cung cấp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được yêu cầu. Cách thức thực hiện Điền đầy đủ Phiếu yêu cầu mua hàng và cần phải có chữ ký của Quản đốc phân xưởng hoặc trưởng các bộ phận. Mục đích Bảo đảm rằng các yêu cầu mua hàng được cho phép và phê duyệt đúng cấp. Phê duyệt mua hàng Ai Trưởng các bộ phận, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền Công việc Phê duyệt yêu cầu mua hàng được đề xuất. Khi nào Phiếu yêu cầu mua hàng được lập và ký tên người lập. Cách thức thực hiện Ký tên phê duyệt việc mua hàng. Mục đích Bảo đảm rằng các yêu cầu mua hàng được cho phép bởi Trưởng bộ phận có liên quan. Lựa chọn nhà cung cấp Ai Bộ phận mua hàng, bộ phận có liên quan đến việc mua hàng chọn. Công việc Lựa chọn nhà cung cấp có giá và chất lượng tốt nhất. Khi nào Bộ phận mua hàng nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng đã được sự chấp thuận của các cấp quản lý tương ứng, trường hợp này chưa có hợp đồng nguyên tắc. Cách thức thực hiện Lựa chọn tối thiểu 3 nhà cung cấp bằng cách sử dụng các nguồn thông tin khác nhau. Mục đích Nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp là đã được lựa chọn một cách tốt nhất về mặt giá và uy tín. Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 8 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung Lập phiếu so sánh Ai Bộ phận mua hàng. Công việc Lập phiếu so sánh giữa các nhà cung cấp đã được lựa chọn. Khi nào Sau khi đã chọn ra 3 nhà cung cấp tốt nhất. Cách thức thực hiện Sử dụng Phiếu so sánh nhà cung cấp. Mục đích Nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp là đã được lựa chọn một cách tốt nhất và công bằng nhất. Phê duyệt mua hàng Ai Ban giám đốc. Công việc Phê duyệt việc mua hàng bằng cách chọn ra các nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất. Khi nào Nhận được đầy đủ Phiếu so sánh, Bảng báo giá và các thông tin về các nhà cung cấp từ Bộ phận mua hàng. Cách thức thực hiện Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh sẽ ký phê duyệt việc mua hàng sau khi xem xét bảng so sánh. Mục đích Nhằm đảm bảo rằng các yêu cầu mua hàng được phê duyệt đúng bởi Quản đốc phân xưởng và được các cấp quản trị thích hợp thông qua. Lập hợp đồng Ai Bộ phận mua hàng. Công việc Soạn thảo hợp đồng. Khi nào Sau khi Ban giám đốc phê duyệt mua hàng. Cách thức thực hiện - Lập hợp đồng với nhà cung cấp với những điều khoản được xem như những thỏa thuận cơ bản cho các đơn đặt hàng trong tương lai. - Phải được Ban giám đốc thông qua. Mục đích Hợp đồng cần phải được lập đối với việc mua hàng hoá có số lượng lớn. Các hoạt động mua hàng hóa đều phải có hợp đồng. Kiểm tra chất lượng hàng hóa Ai Bộ phận quản lý chất lượng/ Thủ kho/ Người sử dụng cuối cùng. Công việc - Kiểm soát chất lượng hàng hóa mua, được thực hiện đối với hàng hóa có số lượng lớn, nhỏ và đặt biệt. Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 9 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung - Kiểm soát chất lượng hàng hoá mua được thực hiện đối với tất cả các loại hàng hoá khi nhập kho phải có sự giám sát, xác nhận số lượng hàng nhập nhập của bảo vệ. Khi nào Sau khi hàng được đưa đến xí nghiệp chờ được đưa vào kho. Cách thức thực hiện Kiểm tra xem chất lượng hàng hóa có tuân thủ đúng như trên hợp đồng. Mục đích Nhằm đảm bảo rằng chất lượng hàng hóa mua đạt yêu cầu. TRƯỜNG HỢP HÀNG HÓA ĐẠT YÊU CẦU Chấp nhận cho hàng hóa nhập kho Ai Thủ kho/ Bộ phận quản lý chất lượng. Công việc Cho phép hàng hóa nhập kho. Khi nào Bộ phận quản lý chất lượng, người sử dụng cuối cùng và thủ kho hài lòng với hàng hóa được nhà cung cấp chuyển đến. Cách thức thực hiện Tính toán/ xem xét và lưu trữ hàng hóa trong kho theo đúng như các thủ tục hàng tồn kho. Mục đích Nhằm đảm bảo rằng hàng hóa/ dịch vụ nhận được là phù hợp với đơn đặt hàng. TRƯỜNG HỢP HÀNG HÓA KHÔNG ĐẠT YÊU CẦU Đệ trình lên nhà quản lý Ai Bộ phận mua hàng. Công việc Thông tin cho nhà quản lý rằng hàng hóa không đạt yêu cầu. Khi nào Sau khi kiểm tra chất lượng hàng hoá. Cách thức thực hiện Thông tin cho nhà quản lý chi tiết về các trường hợp hàng mua không đạt yêu cầu. Mục đích Nhằm để nhà quản lý đưa ra hướng giải quyết. Thu thập tài liệu cần thiết cho việc thanh toán Ai Bộ phận mua hàng/ Nhân viên mua hàng. Công việc Thu thập các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán. Khi nào - Nhận được đầy đủ tài liệu từ nhà cung cấp như: hóa đơn, phiếu nhập kho, yêu cầu mua hàng được phê duyệt, phiếu xác nhận chất lượng, đơn đặt hàng… - Trong trường hợp bộ phận khác Bộ phận mua hàng trực tiếp Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 10 [...]... hạn thanh toán của nhà cung cấp thực Đưa những tài liệu này và yêu cầu thanh toán sang Bộ phận kế toán Nhằm để Bộ phận kế toán tiến hành thanh toán Kiểm tra yêu cầu thanh toán Kế toán thanh toán/ Kế toán trưởng Kiểm tra các yêu cầu thanh toán được đệ trình từ các bộ phận khác Nhận được tất cả các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán và đảm bảo yêu cầu thanh toán được điền đầy đủ Chu Trình Mua Hàng Và. .. cầu thanh toán tiền hàng Đệ trình sang phòng kế toán Bộ phận mua hàng/ các bộ phận khác liên quan Trình Phiếu đề nghị thanh toán có đính kèm các tài liệu cần thiết sang phòng kế toán do bộ phận mua hàng hoặc do khách hàng lập Sau khi thu thập các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán và điền đầy đủ vào Phiếu đề nghị thanh toán Phiếu đề nghị thanh toán nhất thiết phải được trình sang Bộ phận kế toán. .. công ty thanh toán tiền hàng/ dịch vụ thực tế nhận được đúng giá, nơi và thời gian thanh toán Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 12 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung III- GIẢI BÀI TẬP MỤC TIÊU RỦI RO MUA HÀNG 1 Những mặt hàng - Nhân viên đặt hàng đã đặt phải phù hợp không phù hợp với chi với chi tiết kỹ thuật tiết kỹ thuật - Đặt mua hàng với chất lượng kém, sai chi tiết kỹ thuật - Yêu cầu mua hàng không... Thường xuyên theo dõi hàng tồn kho để lập phiếu đề nghị mua hàng đúng lúc - Nhận hàng không - Tổ chức bộ phận nhận hàng đúng số lượng như đã độc lập với bộ phận mua hàng đặt và sử dụng - Đối chiếu hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng - Cần lập phiếu nhận hàng có đủ các thông tin cần thiết Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 16 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung Tổn thất trong quá trình - Ban hành quy định... được thanh toán - Kế toán trưởng ký xác nhận vào Phiếu đề nghị thanh toán Nhằm đảm bảo rằng khoản phải trả là đúng, nhà cung cấp không bị thanh toán trùng và yêu cầu thanh toán được lập dựa trên cơ sở các tài liệu đầy đủ Giám đốc thông qua yêu cầu thanh toán Giám đốc/ PGĐ được uỷ quyền Thông qua yêu cầu thanh toán đã được Kế toán trưởng phê duyệt Yêu cầu thanh toán đã được Kế toán trưởng thông qua và. .. việc mua hàng, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng - Công ty đưa ra quy định về tiêu thức và thủ tục để lựa chọn nhà cung cấp Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 13 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung - Nhân viên nhận hàng không đúng theo đơn đặt hàng - Kí nhận cho những mặt hàng không được đặt và không kí nhận cho những mặt hàng đã đặt - Nhân viên của công ty không có đủ khả năng kiểm định lại tiêu chu n... Nhà cung cấp sai sót trong quá trình tính toán tiền trên hóa đơn hay gửi hóa đơn đến nhiều lần Mua hàng bị mất chiết khấu do thanh toán chậm Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán tiêu thức và thủ tục để lựa chọn nhà cung cấp - Định kỳ bộ phận mua hàng xem xét, so sánh giá của nhà cung cấp hiện tại và giá thị trường - Danh sách nhà cung cấp phải được cập nhật thường xuyên và phê duyệt định kỳ bởi cấp có... để ký duyệt và thông qua thực Giám đốc ký duyệt thông qua yêu cầu thanh toán Mọi yêu cầu thanh toán đòi hỏi phải được Giám đốc/ PGĐ kinh doanh duyệt Tiến hành thanh toán Thủ quỹ / Kế toán thanh toán Thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền tương ứng Yêu cầu thanh toán được Giám đốc thông qua thực Thanh toán cho nhà cung cấp có thể dưới dạng chuyển khoản hoặc chi tiền mặt Tuy nhiên, việc chuyển khoản... L/C Có đầy đủ những tài liệu trên thì yêu cầu thanh toán mới có giá trị Lập yêu cầu thanh toán Bộ phận mua hàng/ các bộ phận khác liên quan, khách hàng Điền vào phiếu đề nghị thanh toán Sau khi thu thập được tất cả các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc thanh toán thực Thu thập mẫu Phiếu đề nghị thanh toán từ Bộ phận kế toán, điền đầy đủ thông tin vào và được ký duyệt bởi quản lý bộ phận Đính kèm... kê thường xuyên và đột xuất Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 17 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 PGS.TS Trần Thị Giang Tân, Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, 2010 2 Một số website: 2.1 http://www.ictroi.com/giaiphap/erp/tai-chinh-ke-toan/thiet-lap-vathuc-hien-quy-trinh -mua- hang-no-phai-tra/ 2.2 http://luanvan.forumvi.com/t190-topic Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 18 . Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung Danh Sách Nhóm Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 1 Kiểm Toán GCHD: Đinh Thành Cung Mục Lục Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Trang 2 Kiểm Toán GCHD:. của chu trình mua hàng và thanh toán Mặc dù ờ các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau: chu n. KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1. Đặc điểm Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Bởi