Phân tích cấu trúc tổ chức của công ty CP Bibica

Phân tích cấu trúc tổ chức của công ty CP Bibica. Lời mở đầu….……………………………………………………......... Giới thiệu khái quát………………………………………….... I: Cơ sở lý thuyết……………………………………………………......... 1. Khái niệm………………………………………………………………. 2. Đặc điểm……………………………………………………………...... 3. Phân loại các mô hình cấu trúc tổ chức…………………………………. 4. Nguyên tắc cấu trúc tổ chức……………………………………………... 5. Các nhân tố ảnh hưởng………………………………………………... II. Đặt vấn đề, giải quyết tình huống……………………………………... 1. Giới thiệu về công ty …………………………………………………. 2. Ưu nhược điểm của cấu trúc tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức……………………………………………………………………. 3. Nêu ra tình huống……………………………………………………… 4. Phân tích và giải quyết tình huống …………………………………… 5. Tổng kết đúc rút bài học……………………………………………… 6. Tầm quan trọng của cấu trúc tổ chức…………………………………… Kết luận Tài liệu tham khảo LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại mà xã hội đang ngày càng phát triển văn minh và hiện đại thì kéo theo đó là sự xuất hiện của rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức xã hội. Để duy trì và phát triển tổ chức của mình đứng vững trong môi trường có nhiều cạnh tranh thì đòi hỏi những nhà quản trị phải có phương pháp tổ chức phù hợp và hiệu quả. Nhà quản trị phải biết cách chèo lái thật khéo để hướng tổ chức của mình luôn đi đúng hướng. Hay nói cách khác thì các nhà quản trị phải thực chức năng quan trọng của mình là tổ chức. Việc hình thành cấu trúc tổ chức sao cho hiệu quả để doanh nghiệp có thể đứng vững và ưu việt hơn đối thủ cạnh tranh như thế nào là yếu tố quyết định vô cùng lớn. Điển hình là Công ty cổ phần Bibica, vào năm 2003 đã xảy ra một sự cố tài chính rất nghiêm trọng do quản lý không hiệu quả và việc tiến hành thay đổi toàn bộ hệ thống với việc nhằm tăng hiệu quả kinh doanh, thay đổi cấu trúc tổ chức sai cách đã để lại hậu quả vô cùng nguy hại. Tuy nhiên một cuộc cải cách lại cấu trúc tổ chức mà họ đã đảo ngược tình thế và vực dậy công ty của mình. Vậy họ đã điều chỉnh cấu trúc tổ chức của mình như thế nào để có được sự thành công ngoài mong đợi đó? Để hiểu được lý do mà Bibica được thành công như vậy và thấy được tầm quan trọng của cấu trúc tổ chức đối với doanh nghiệp như thế nào, nhóm 9 chúng em lựa chọn nội dung “Phân tích cấu trúc tổ chức của công ty CP Bibica” làm bài thảo luận cho đề tài “Tìm tình huống thực tế Doanh nghiệp gắn với chủ đề chương 5. Sau đó phân tích tình huống.” từ đó thấy được sự linh hoạt và sáng tạo của công ty trong việc tạo ra các sản phẩm mới mang thương hiệu riêng cho mình. I.CƠ SỞ LÝ THUYẾT: CẤU TRÚC TỔ CHỨC (CTTC). 1. Tổ chức 1.1 Khái niệm của tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người cần phải làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN- DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ HỌC Đề bài: Phân tích tình liên quan đến cấu trúc tổ chức cơng ty Bibica Nhóm: Lớp HP: GVHD: MỤC LỤC Lời mở đầu….…………………………………………………… Giới thiệu khái quát………………………………………… I: Cơ sở lý thuyết…………………………………………………… Khái niệm……………………………………………………………… Đặc điểm…………………………………………………………… Phân loại mơ hình cấu trúc tổ chức………………………………… Nguyên tắc cấu trúc tổ chức…………………………………………… Các nhân tố ảnh hưởng……………………………………………… II Đặt vấn đề, giải tình huống…………………………………… Giới thiệu công ty ………………………………………………… Ưu nhược điểm cấu trúc tổ chức, nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức…………………………………………………………………… Nêu tình huống……………………………………………………… Phân tích giải tình …………………………………… Tổng kết đúc rút học……………………………………………… Tầm quan trọng cấu trúc tổ chức…………………………………… Kết luận Tài liệu tham khảo LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại mà xã hội ngày phát triển văn minh đại kéo theo xuất nhiều doanh nghiệp tổ chức xã hội Để trì phát triển tổ chức đứng vững mơi trường có nhiều cạnh tranh địi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp tổ chức phù hợp hiệu Nhà quản trị phải biết cách chèo lái thật khéo để hướng tổ chức ln hướng Hay nói cách khác nhà quản trị phải thực chức quan trọng tổ chức Việc hình thành cấu trúc tổ chức cho hiệu để doanh nghiệp đứng vững ưu việt đối thủ cạnh tranh yếu tố định vô lớn Điển hình Cơng ty cổ phần Bibica, vào năm 2003 xảy cố tài nghiêm trọng quản lý không hiệu việc tiến hành thay đổi toàn hệ thống với việc nhằm tăng hiệu kinh doanh, thay đổi cấu trúc tổ chức sai cách để lại hậu vô nguy hại Tuy nhiên cải cách lại cấu trúc tổ chức mà họ đảo ngược tình vực dậy cơng ty Vậy họ điều chỉnh cấu trúc tổ chức để có thành cơng ngồi mong đợi đó? Để hiểu lý mà Bibica thành công thấy tầm quan trọng cấu trúc tổ chức doanh nghiệp nào, nhóm chúng em lựa chọn nội dung “Phân tích cấu trúc tổ chức cơng ty CP Bibica” làm thảo luận cho đề tài “Tìm tình thực tế Doanh nghiệp gắn với chủ đề chương Sau phân tích tình huống.” từ thấy linh hoạt sáng tạo công ty việc tạo sản phẩm mang thương hiệu riêng cho I.CƠ SỞ LÝ THUYẾT: CẤU TRÚC TỔ CHỨC (CTTC) Tổ chức 1.1 Khái niệm tổ chức Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm người cần phải làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc , nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức 1.2 Mục đích tổ chức Mục đích tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào việc hồn thành mục tiêu chung tổ chức Cũng loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu mục tiêu tổ chức phải tuân thủ quy luật khách quan đặc thù công tác tổ chức 1.3 Vai trị cơng tác tổ chức Tổ chức có vai trị sau: - Tạo “nền móng” cho hoạt động tổ chức nói chung cho hoạt động quản trị nói riêng - Sử dụng có hiệu nguồn lực tổ chức, đặc biệt nguồn nhân lực sở vật chất kĩ thuật - Nếu công tác tổ chức không thực tốt gây nhiều khó khăn phức tạp cho cơng tác quản lí - Tạo văn hóa tổ chức - tảng hợp tác thành viên tổ chức để nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Cấu trúc tổ chức 2.1 Khái niệm cấu trúc tổ chức - Cấu trúc (hay cấu) tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị hay cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc nhau, chun mơn hóa theo chức trách, nhiêm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định 2.2 Đặc điểm cấu trúc tổ chức - Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực tổ chức cho cá nhân hay phận - Tính phức tạp: phản ánh số lượng cấp, khâu cấu trúc tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao ngược lại - Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân, thông qua sách, thủ tục, quy tắc hay nội quy, quy chế Phân loại mơ hình CTTC 3.1 Mơ hình cấu trực tuyến - Đặc điểm mơ hình CC trực tuyến: + Quan hệ nhân viên tổ chức thực theo đường thẳng, từ xuống + Người thừa hành nhận & thực hành mệnh lệnh người phụ trách cấp trực tiếp + Người phụ trách chịu trách nhiệm hịan tịan kết cơng việc người quyền - Ưu điểm: + Tránh tượng người thừa hành thi hành nhiều mệnh lệnh khác từ nhiều người phụ trách cấp khác nhau, chí có mệnh lệnh trái ngược + Phù hợp với chế độ thủ trưởng, tăng cường trách nhiệm cá nhân - Nhược điểm: + Địi hỏi thủ trưởng phải có kiến thức tịan diện + Khơng tận dụng chun gia có trình độ cao chức quản trị + Chỉ phù hợp phạm vi hẹp (Tổ, đội sản xuất…) 3.2 Mơ hình cấu chức - Đặc điểm mơ hình CC chức năng: Cán phụ trách phịng ban chức có quyền thị, mệnh lệnh vấn đề có liên quan đến chuyên môn họ phân xưởng, phận sản xuất… - Ưu điểm: + Thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải vấn đề chuyên môn tốt + Giảm bớt gánh nặng cho cán huy chung doanh nghiệp - Nhược điểm: + Vi phạm chế độ thủ trưởng + Dễ phát sinh trách nhiệm không rõ ràng, thiếu tính kỷ luật 3.3.Mơ hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm: - Đặc điểm: Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm thường phát huy tác dụng mơi trường hoạt động tổ chức có thay đổi hay nhiều biến động, có nhiều yếu tố nhấn mạnh đến khía cạnh kinh doanh việc đảm bảo yêu cầu kĩ thuật cao, tổ chức theo đuổi chiến lược đa dạng hóa sản phẩm - Ưu điểm: + Hướng ý nỗ lực vào tuyến sản phẩm + Trách nhiệm lợi nhuận thuộc nhà quản trị cấp + Linh hoạt việc đa dạng hóa, dễ dàng đổi thích ứng với thay đổi mơi trường - Nhược điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp + Cơng việc bị trùng lặp phận khác dẫn tới chi phí giá thành cao, khó kiểm sốt + Cạnh tranh nội nguồn lực 3.4 Mơ hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý: - Ưu điểm: + Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm mình, giảm bớt phạm vi cơng việc phải điều hành trực tiếp nhà quản trị cấp cao + Chú ý đến đặc điểm thị trường địa phương, tận dụng tốt lợi theo vùng + Quan hệ tốt với đại diện địa phương tiết kiệm thời gian lại nhân viên - Nhược điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, phân tán nguồn lực + Cơng việc bị trùng lặp khu vực khác nhau, khó kiểm soát 3.5 Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành nhánh, nhánh đảm nhận toàn hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ đối tượng khách hàng + Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu nhóm khách hàng chuyên biệt - Ưu điểm: + Tạo hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ dạng khách hàng khác + Toàn hoạt động tổ chức hướng vào kết cuối + Rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị - Nhược điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp + Cơng việc bị trùng lặp phận khách hàng khác + Khó kiểm soát + Cạnh tranh nội nguồn lực 3.6 Mơ hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận - Đặc điểm: + Là cấu trúc kết hợp cấu trúc tổ chức để tận dụng ưu điểm loại hạn chế tối đa nhược điểm chúng + Cấu trúc ma trận có hệ thống huy cặp đôi (theo chức theo sản phẩm theo khu vực địa lý, theo khách hàng), tồn lúc tuyến đạo trực tuyến - Ưu điểm: + Cho phép tổ chức đạt đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm phận phân định rõ + Phối hợp tốt phận, rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị - Nhược điểm: + Tồn song song hai tuyến đạo trực tuyến, dễ nảy sinh mâu thuẫn việc thực mệnh lệnh + Có tranh chấp quyền lực phận, khó kiểm sốt 3.7 Mơ hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp: - Đặc điểm: + Kết hợp logic loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu nguồn lực tổ chức + Có thể tận dụng ưu điểm hạn chế nhược điểm cấu trúc kết hợp - Ưu điểm: + Giải tình phức tạp + Cho phép chun mơn hóa số cấu trúc tổ chức + Rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị - Nhược điểm: + Cấu trúc tổ chức phức tạp + Quyền lực trách nhiệm nhà quản trị bị trùng lặp nhau, tạo xung đột, khó kiểm soát Nguyên tắc xây dựng cấu trúc tổ chức: 4.1 Tương thích hình thức chức Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, phận hay đơn vị cấu thành phải nhằm thực chức năng, hay xuất phát từ việc thực chức “Hình thức phải sau chức năng” Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, phận (hay đơn vị) cá nhân phải có tồn khách quan cần thiết, việc tham gia thực chức tổ chức Sự lựa chọn mơ hình, phân cơng, phân quyền hay giao trách nhiệm cho phận, cá nhân… phải xuất phát từ việc thực chức năng, thông qua việc thực mục tiêu xác định 4.2 Tính thống nhất, huy Cấu trúc tổ chức xác lập phải đảm bảo đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp mình, đảm bảo huy mang tính thống tồn tổ chức, tránh tình trạnh chồng chéo, mâu thuẫn 4.3 Cân đối Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải phân công phân nhiệm phân hệ chuyên ngành, với người đào luyện tương ứng có đủ quyền hạn Nói cách khác, cấu tổ chức phải dựa việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng cụ thể 4.4 Tin cậy Đảm bảo tính xác tất thơng tin sử dụng tổ chức, nhờ đảm bảo tính thống nhất, ăn khớp hoạt dộng phận, cá nhân tổ chức tính xác định quản trị ban hành 4.5 Nguyên tắc linh hoạt Nguyên tắc địi hỏi việc hình thành cấu trúc tổ chức phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tương xứng để thủ lĩnh cấp phân hệ bên phát triển tài năng, chuẩn bị cho việc thay vị trí lãnh đạo cấp cần thiết 4.6 Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải thu kết hoạt động cao so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển phận quản lý Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 5.1 Mục tiêu chiến lược tổ chức Cấu trúc tổ chức xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu tổ chức Vì vậy, mục tiêu chiến lược tổ chức thay đổi cấu trúc tổ chức phải có thay đổi, điều chỉnh hồn thiện cho phù hợp đáp ứng yêu cầu mục tiêu chiến lược 5.2 Chức nhiệm vụ tổ chức Đây sở pháp lý, quan trọng để tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực tốt chức năng, nhiệm vụ Chẳng hạn, cấu trúc tổ chức doanh nghiệp kinh doanh chắn phải có khác biệt với cấu trúc tổ chức trường đại học chức năng, nhiệm vụ chúng khác nhau… 5.3 Quy mô tổ chức Quy mô tổ chức lớn, cấu trúc tổ chức phức tạp, quy mơ lớn địi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều phận, đơn vị nên tạo nhiều mối quan hệ phức tạp tổ chức 5.4 Môi trường bên ngồi tổ chức Trong điều kiện mơi trường bên ngồi ổn định, yếu tố mơi trƣờng dự đốn dễ kiểm sốt cấu trúc tổ chức có tính ổn định, phức tạp Ngược lại mơi trường có nhiều biến động,có nhiều yếu tố khó dự báo cấu trúc tổ chức phức tạp hơn, địi hỏi phải có linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn cấu trúc tổ chức hữu cần thiết 5.5 Đặc điểm kỹ thuật, công nghệ tổ chức Trong tổ chức, kĩ thuật, công nghệ sử dụng đại bao nhiêu, thiết bị có xu hướng tự động hóa cao cấu trúc tổ chức đơn giản 5.6 Trình độ quản trị viên trang thiết bị quản trị Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm kiến thức, cấu trúc tổ chức giảm bớt đầu mối, mối quan hệ, phận quản trị với Với trang thiết bị quản trị đại, đầy đủ đáp ứng tốt yêu cầu cơng việc, mà cấu trúc tổ chức quản lí đơn giản II, ĐẶT VẤN ĐỀ, GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 1, Giới thiệu cơng ty Ngày 16/1/1999 ngày thành lập nên Bibica Trước đây, Bibica có tiền thân ba phân xưởng Bánh, Kẹo Mạch nha cơng ty đường Biên Hịa Vốn điều lệ Công ty vào thời điểm ban đầu 25 tỉ đồng Trụ sở công ty đặt Khu cơng nghiệp Biên Hịa 1, Đồng Nai Trải qua 20 năm đầu tư phát triển, Bibica trở thành nhà sản xuất bánh kẹo uy tín lớn nhì Việt Nam khó thay hầu hết người Việt Nam tầng lớp tin dùng Ngoài bánh kẹo, hãng đầu tư phát triển thêm sản phẩm chuyên dinh dưỡng cho trẻ em, phụ nữ mang thai, người bị bệnh tiểu đường ăn kiêng Bên cạnh đó, sản phẩm giải khát, snack, soda, ngũ cốc Bibica nghiên cứu phát triển thành công, đưa sản phẩm phân bố rộng rãi khắp nước Hiện nay, bánh kẹo Bibica phân phối toàn quốc, Bắc-Trung-Nam, trưng bày bán rộng rãi 600 cửa hàng, siêu thị, 120 nhà phân phối thức 100.000 điểm bán hàng Hơn nữa, Bibica có mặt 21 quốc gia khác có Nhật Bản, Mỹ, Cuba, 2, Đối thủ cạnh tranh 2.1 Đối thủ nước ● Công ty CP Kinh Đô ● Công ty cổ phần Hải Hà ● Công ty Đức Phát 2.2 Đối thủ cạnh tranh nước Là đơn vị có vốn đầu tư nước ngồi cơng ty liên doanh Vinabico- kotobuki, công ty liên doanh sản xuất bánh kẹo perfectti… doanh nghiệp có lợi công nghệ 10 Ưu, nhược điểm cấu trúc tổ chức Nhận xét: Cấu trúc tổ chức (CTTC) cơng ty theo mơ hình trực tuyến chức Đại Hội Đồng Cổ Đơng quan có thẩm quyền cao nhất, định vấn đề quan trọng công ty theo Luật DN điều lệ công ty Đây quan thông qua chủ trương sách cơng ty việc phát triển, định cấu vốn, bầu quan quản lý điều hành sản xuất công ty Hội Đồng Quản Trị quan quản lý cơng ty , có tồn quyền nhân danh cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi cơng ty Ban kiểm sốt HĐĐCĐ bầu ra, thay mặt cổ đơng kiểm sốt hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành công ty Qua sơ đồ ta thấy Tổng GĐ người đứng đầu công ty, chịu trách nhiêm quản lý công ty Bên cạnh cịn có phó GĐ hỗ trợ, cấu cịn chun mơn hóa đến phịng ban Ưu điểm cấu trúc tổ chức: Phản ánh logic chức năng, tn thủ ngun tắc chun mơn hóa cơng việc, nêu bật vai trị chức chủ yếu Đơn giản hóa việc đào tạo huấn luyện nhân sự, khơng địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn diện Sử dụng chuyên gia giỏi chức Dễ kiểm soát Nhược điểm: Chỉ có cấp quản trị cao có trách nhiệm lợi nhuận, tầm nhìn bị hạn chế; nhà quản trị chức nhiều ý tới mục tiêu chức mục tiêu chung tổ chức Tính phối hợp phận chức nhà quản trị với phận chức tổ chức Tính hệ thống bị suy giảm, linh hoạt Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức: 11 - Mục tiêu chiến lược tổ chức: Cấu trúc tổ chức (CTTC) xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu tổ chức Vì vậy, mục tiêu chiến lược tổ chức thay đổi cấu trúc tổ chức phải thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp - Chức nhiệm vụ tổ chức: xác định số lượng đơn vị, phận quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phận mối quan hệ đơn vị, phận - Quy mơ tổ chức: QMTC lớn cấu trúc tổ chức phức tạp - Đặc điểm kỹ thuật, công nghệ tổ chức: TC có đặc điểm KT-CN riêng địi hỏi TC có CTTC riêng Mặt khác KT-CN đại CTTC đơn giản, gọn nhẹ - Trình độ quản trị viên trang thiết bị quản trị: quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm CTTC giảm bớt đầu mối, mối liên hệ, phận quản trị với Với trang thiết bị đại CTTC đơn giản - Mơi trường bên ngồi tổ chức: điều kiện bên ngồi ổn định, yếu tố mơi trường dự đốn dễ kiểm sốt CTTC có tính ổn định, phức tạp ngược lại Bài tập tình Năm 2003 Bibica gặp phải cố tài quản lí khơng hiệu Ban lãnh đạo cơng ty mặt tìm cách giải khủng hoảng, mặt khác bỏ cách quản lý cũ Công ty định đầu tư xây dựng quy trình mang tính chuẩn mực nhằm tăng hiệu kinh doanh quản lý Cải tổ tồn hệ thống thơng tin gồm email, website, COS (Company Operation System – Văn phòng điện tử) ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) với tổng vốn đầu tư tỷ đồng Đồng thời điều chỉnh cấu trúc tổ chức cụ thể bỏ chế phó giám đốc, xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành giám đốc khối (nhân sự, tài chính, kỹ thuật, sản xuất, …) Thời gian đầu, tỷ lệ sai số nhân viên ứng dụng hệ thống cao Công ty kiên thực Nhân viên vốn quen với hệ thống cũ bắt đầu phản ứng Lãnh đạo công ty không chấp nhận cách làm này, bắt buộc nhân viên phải thực hệ thống Nhân viên sợ hệ thống khơng chuẩn mực phải lấy số liệu hệ thống nhập vào hệ thống cũ để báo cáo không làm ngược lại Công ty sẵn sàng bố trí thêm nhân để nhập số liệu Sau thời gian, nhân viên quen với cách làm công ty đưa hệ thống lên mạng Việc tổ chức quản lý hoạt động theo 12 ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh, đưa báo cáo xác, cung cấp báo cáo tài tin cậy cho cổ đơng Câu hỏi: Anh (chị) có nhận xét chức tổ chức cơng ty Bibica? Giải tập tình huống: ❖ Thực trang bước công ty Bibica: Năm 2002 công ty Bibica, theo báo cáo kết kinh doanh phận tài kế tốn cơng ty từ lãi 8,9 tỉ đồng xong thực tế lại lỗ 10,086 tỉ đồng Đây môt số liệu sai lệch lớn → Vấn đề quan trọng bất cập lực quản trị tài kế tốn cơng ty hết cấu tổ chức mà công ty vận hành Vì vậy, năm 2003 năm đầy khó khăn Bibica Cơng ty lại có nhiều biến động nhân sự, đặc biệt phận tài kế tốn Chính phát yếu cơng tác quản lý mình, từ tháng 8/2003 ban lãnh đạo Bibica định thay đổi mơ hình tổ chức, phân định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng Bibica giải tốt nhược điểm công tác tổ chức, dũng cảm định rũ bỏ cách quản lý rời rạc, đồng thời đầu tư xây dựng quy trình mang tính chuẩn mực nhằm tăng hiệu kinh doanh quản lý: Đầu tiên, Bibica sửa đổi hệ thống thông tin gồm email, website, COS, ERP, điều góp phần khơng nhỏ việc làm nên thành công chiến lược phát triển công ty Hiện nay, Bibica trao đổi thơng tin với bên ngồi (đối tác, khách hàng, người tiêu dùng, cổ đông) qua Email (MDaemon), website (Dot.Net) Trao đổi thông tin nội (trong công ty chi nhánh) qua hệ thống Email, COS (văn phòng điện tử) ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) Bên cạnh việc cải tổ hệ thống thông tin, công ty điều chỉnh lại cấu trúc tổ chức Công ty bỏ chế phó giám đốc xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành giám đốc khối để phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty đầu tư Bibica chia tổ chức thành tuyến chức năng, tuyến phận đảm nhận thực nhiệm vụ Mỗi phận đặt điều hành giám đốc khối tài chính, kĩ thuật, bán hàng… 13 → Điều giúp Bibica có chun mơn hố cơng việc, dễ kiểm sốt cơng việc vai trị chức chủ yếu phát huy có hiệu Giải vấn đề quản lý, khơng cịn tình trạng chồng chéo, lấn sân phịng ban nghiệp vụ Khơng vậy, Bibica dứt khốt tâm việc thực sách Mặc dù tỉ lệ sai số nhân viên ứng với hệ thống cao việc phải bố trí thêm nhân để nhập số liệu làm cho chi phí sản xuất cơng ty tăng lên, kiên giúp Bibica đứng vững phát triển Vì thật dễ hiểu họ áp dụng cách chuyên chế lên nhân viên, bắt buộc nhân viên phải thực công việc theo thay đổi hệ thống cũ, hệ thống khoa học hơn, hiệu KẾT QUẢ: Sự thay đổi mạnh mẽ giúp cho Bibica khơng khơi phục lại vị trí mà ngày phát triển (Bibica kiếm lợi nhuận năm 2003 đến 10,59 tỉ đồng, vượt 30% so với kế hoạch đề đến năm 2005 doanh thu đạt 290 tỷ đồng) Bibica có thay đổi mạnh mẽ, kịp thời hợp lý việc điều chỉnh xếp lại nhân cấu tổ chức công ty, phù hợp với chiến lược phát triển kết hợp hài hòa cấu tổ chức việc cải tổ lại tồn hệ thống thơng tin với việc tìm lỗi sai nhanh chóng sửa sai trình quản lý Ban lãnh đạo đốn việc điều hành cơng ty theo hướng hiệu hơn, giúp công ty khơng tháo gỡ khó khăn trước mắt mà ngày phát triển rực rỡ ❖ Bài học rút qua tình Để cơng ty doanh nghiệp phát triển tốt vận hành cách hiệu quả, phải: +) Có cấu trúc tổ chức hợp lí, phải bố trí nhân để cơng việc không bị chồng chéo, không bị lấn sân phòng ban nghiệp vụ +) Phải phát điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức, lỗ hổng công tác quản lý 14 +) Đồng thời cần phải nắm bắt đâu điểm mạnh công ty để tiếp tục phát huy, đâu điểm yếu để khắc phục, sửa chữa Có làm bật vai trò chức +) Khi gặp cố hoạt động kinh doanh cần phải xác định xác khó khăn nhược điểm đâu? Để có chiến lược phát triển phù hợp với tình hình lúc đó, phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp Ở tình phải có cách giải riêng, không nên áp dụng cách máy móc biện pháp xử lí, làm thiếu khoa học, thiếu hợp lí khơng đạt hiệu +) Phải đốn đưa sách mới, xóa bỏ số chế thấy không cần thiết xây dựng ban lãnh đạo phù hợp với hệ thống quản lý +) Khi định thay đổi phải kiên trì thực hiện, Ban lãnh đạo phải giữ vững tinh thần niềm tin vào hệ thống sách tạo niềm tin từ nhân viên mình, góp phẩn giải tốt vấn đề gặp phải 5, Tổng kết đúc học Qua tình cơng ty Bibica, nhận thấy rõ quan trọng cấu trúc tổ chức Một tổ chức vận hành tốt khơng có cấu trúc hợp lí, hệ thống quản lý hiệu hết ban lãnh đạo có trách nhiệm, có kinh nghiệm, khả lãnh đạo tốt Mọi việc thực cách dễ dàng, trơn tru có chiến lược cụ thể hợp lí Bibica nhận nhược điểm máy quản lý, việc thực chức tổ chức mình, họ tâm thay đổi chế, đầu tư chỗ Kết là, từ chỗ khủng hoảng tài chính, kinh doanh thua lỗ, nhờ vào giải pháp điều chỉnh cấu trúc tổ chức, xếp lại nhân phù hợp với chiến lược phát triển công nghệ thông tin giúp Bibica đứng vững mà liên tục phát triển với hai nhà máy sản xuất, chi nhánh, 100 đại lý phân phối, doanh thu đạt năm 2005 290 tỉ đồng, trở thành 21 doanh nghiệp tiếng Việt Nam, vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê năm 2006 15 Đây xem học xương máu Bibica, đồng thời đem lại cho tổ chức kinh doanh khác học quý giá vấn đề thực chức tổ chức hiệu cho Phải phát điều chỉnh kịp thời hoạt động chủ yếu kèm tổ chức Cần nằm bắt đâu điểm mạnh, đâu điểm yếu để làm bật vai trò chức Khi gặp cố hoạt động kinh doanh cần phải xác định xác khó khăn nhược điểm (hạn chế) khâu nào, để có chiến lược phát triển phù hợp với tình hình lúc đó, phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp Ở tình phải có cách giải riêng khơng nên áp dụng cách máy móc biện pháp xử lí, làm thiếu khoa học không đạt hiểu 6, Tầm quan trọng cấu trúc tổ chức Thiết lập cấu trúc tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ vị trí, quy trình hoạt động mối quan hệ họ với người lao động khác tổ chức Cấu trúc tổ chức phù hợp khơng có ảnh hưởng tích cực tới thực công việc người lao động mà ảnh hưởng tới tinh thần thỏa mãn công việc họ Việc thiết kế cấu trúc tổ chức phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với mơi trường, nâng cao lực hoạt động khả cạnh tranh tổ chức Cấu trúc tổ chức công cụ quản lý hoạt động tổ chức Thông qua cấu tổ chức, nhà quản lý kiểm soát hành vi người lao động 16 KẾT LUẬN Qua việc tìm hiểu phân tích cấu trúc tổ chức công ty CP Bibica cho đề tài thảo luận, phủ nhận tầm quan trọng cấu trúc tổ chức muốn xây dựng doanh nghiệp có liên kết chặt chẽ phận, công cụ quản lý tổ chức vận hành tốt, có kiểm sốt nhà quản trị với người lao động Một cấu trúc tổ chức khơng phù hợp kéo theo chiến lược doanh nghiệp bị giảm hiệu quả, chí cịn kéo theo thua lỗ khơng đáng có Tầm quan trọng tổ chức thể rõ qua khủng hoảng kinh tế công ty CP Bibica minh chứng cần điều chỉnh thiếu hợp lý chặt chẽ kéo tiềm kinh tế doanh nghiệp xuống Ngoài xây dựng cấu trúc tổ chức hiệu thân doanh nghiệp phải biết tận dụng điểm mạnh, hạn chế điểm yếu ln có linh hoạt việc điều chỉnh, khơng nên máy móc hóa, có khơng cơng ty CP Bibica đứng vững tiềm phát triển đạt hiệu định Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Quản trị học – Trường đại học Thương mại Báo điện tử Sài Gòn Tiếp Thị Website: www.pcworld.com.vn Website: www.fpt.com.vn Website: www.vpi.com.vn Website: www.bibica.com.vn 17 Giáo trình marketing - Trường đại học kinh tế quốc dân BIÊN BẢN HỌP NHÓM (LỚP HP: 2065BMGM0111) Học phần: Quản trị học (lần 1) Địa điểm: phòng thảo luận tầng nhà V Thời gian: 14h ngày 7/10/2020 Đề tài thảo luận “Tìm tình thực tế Doanh nghiệp gắn với chủ đề chương Sau phân tích tình huống” Danh sách thành viên STT Họ tên Chức vụ 82 Lê Thị Ngọc Nhóm trưởng 83 Nguyễn Khánh Ngọc Thành viên 84 Vũ Thị Ngọc Thư kí 85 Đậu Thị Nguyên Thành viên 86 Lùng Hoàng Nhi Thành viên 87 Hồ Thị Nhung Thành viên 88 Nguyễn Thị Tuyết Nhung Thành viên 89 Nguyễn Thị Phương Thành viên 90 Trịnh Hồng Phượng Thành viên 91 Nguyễn Thị Quyên Thành viên Vũ Thảo Nguyên Thành viên ● Số người có mặt theo danh sách lớp: 11/11 ● Số người vắng mặt theo danh sách lớp: 0/11 ● Nội dung họp: o Nhóm trưởng thơng báo đến thành viên đề tài thảo luận nhóm o Nhóm tìm hiểu đề tài, định hướng làm thảo luận, 18 o Nhóm trưởng phân chia công việc cho tất thành viên nhóm cho tất người phải tìm hiểu đề tài thảo luận nhóm o Đưa deadline cho phần tìm hiểu thành viên ● Kết họp: Đã tìm hiểu mục tiêu đề tài thảo luận, bắt đầu sâu tìm hiểu đề tài thảo luận Thư kí Nhóm trưởng Ngọc Ngọc Vũ Thị Ngọc Lê Thị Ngọc BIÊN BẢN HỌP NHÓM (LỚP HP: 2065BMGM0111) Học phần: Quản Trị Học (lần 2) Địa điểm: phòng thảo luận tầng nhà V Thời gian: 15h ngày 17/10/2020 Đề tài thảo luận “Tìm tình thực tế Doanh nghiệp gắn với chủ đề chương Sau phân tích tình huống” Danh sách thành viên STT Họ tên Chức vụ 82 Lê Thị Ngọc Nhóm trưởng 83 Nguyễn Khánh Ngọc Thành viên 84 Vũ Thị Ngọc Thư kí 85 Đậu Thị Nguyên Thành viên 86 Lùng Hoàng Nhi Thành viên 87 Hồ Thị Nhung Thành viên 88 Nguyễn Thị Tuyết Nhung Thành viên 89 Nguyễn Thị Phương Thành viên 90 Trịnh Hồng Phượng Thành viên 91 Nguyễn Thị Quyên Thành viên Vũ Thảo Nguyên Thành viên 19 ● Số người có mặt theo danh sách lớp: 10/10 ● Số người vắng mặt theo danh sách lớp: 0/10 ● Nội dung họp: o Cả nhóm nộp lại phần tìm hiểu xem lại vấn đề, làm để tổng hợp lại bổ sung ý thêm o Tổng hợp lại tiến hành làm slide đưa thuyết trình ● Kết họp: Có word thảo luận Thư kí Nhóm trưởng Ngọc Ngọc Vũ Thị Ngọc Lê Thị Ngọc Bộ môn: Quản trị học Lớp học phần: 2065BMGM0111 Nhóm: Giảng viên: Dương Thị Thúy Nương Đề tài “Tìm tình thực tế Doanh nghiệp gắn với chủ đề chương Sau phân tích tình huống” STT Họ tên Chức vụ 82 Lê Thị Ngọc Nhóm trưởng 83 Nguyễn Khánh Ngọc Thành viên Thuyết trình 84 Vũ Thị Ngọc Thư kí Tổng hợp word, biên 85 Đậu Thị Ngun Thành viên Tìm hiểu đề tài 86 Lùng Hồng Nhi Thành viên Làm pp 87 Hồ Thị Nhung Thành viên Tìm hiểu đề tài 88 Nguyễn Thị Tuyết Nhung Thành viên Tìm hiểu đề tài 89 Nguyễn Thị Phương Thành viên Tìm hiểu đề tài 20 Nhiệm vụ Điểm đánh giá 90 Trịnh Hồng Phượng Thành viên Tìm hiểu đề tài 91 Nguyễn Thị Quyên Thành viên Thuyết trình Vũ Thảo Nguyên Thành viên Phản biện DANH SÁCH THÀNH VIÊN BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN Nhóm: Mơn: Quản trị học Lớp HP: 2065BMGM0111 STT Họ tên sinh viên Mã SV Lớp HC Số buổi tham gia họp nhó m 82 Lê Thị Ngọc 19D110177 K55B3K S 83 Nguyễn Khánh Ngọc 19D110246 K55B4K S 84 Vũ Thị Ngọc 19D110178 K55B3K 21 Điểm cá nhân tự nhận Chữ kí Điểm Ghi nhóm chấm S 85 Đậu Thị Nguyên 19D110037 K55B1K S 86 Lùng Hoàng Nhi 19D110039 K55B1K S 87 Hồ Thị Nhung 19D110110 K55B1K S 88 Nguyễn Thị Tuyết Nhung 19D110040 K55B1K S 89 Nguyễn Thị Phương 19D110041 K55B1K S 90 Trịnh Hồng Phượng 19D110182 K55B3K S 91 Nguyễn Thị Quyên 19D110251 K55B4K S Vũ Thảo Nguyên 19D110038 K55B1K S Hà Nội, ngày tháng năm 2020 Xác nhận nhóm trưởng Ngọc Lê Thị Ngọc Xác nhận thư kí Ngọc Vũ Thị Ngọc 22