Kế toán và quản lý vật tư

Kế toán và quản lý vật tư

mở đầu

Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay chỉ có một sự thay đổi trong chi phí nguyên vật liệu sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Do vậy việc giảm chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ trong tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó không những làm cho quá trình hoạt động trong sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn mà còn có tác động trực tiếp đến từng thành viên của doanh nghiệp, tạo động lực thúc đẩy mọi ngời làm việc tốt hơn Nh vậy nguyên vật liệu đóng vai trò to lớn đối với sự phát triển và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.

Vật liệu - công cụ dụng cụ vừa là sản phẩm của quá trình lao động vừa là đầu vào của quá trình sản xuất khác Do vậy vật liệu - công cụ dụng cụ là một nhân tố tạo nên mối quan hệ giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân và đóng vai trò tạ nên sự cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị trong nền kinh tế.

Xuất phát từ vai trò từ ý nghĩa quan trọng của vật liệu - công cụ dụng cụ đối với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải quản lý các quy trình từ thu mua vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ Để thực hiện yêu cầu đó với t cách là ngời nắm bắt sử lý và cung cấp các thông tin về mặt tài chính thì công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là rất quan trọng, tổ chức tốt công tác hạch toán sẽ thúc đẩy việc cung cấp kịp thời các loại vật t cho sản xuất, ngăn ngừa các hiện tợng tổn thất nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình tái sản xuất Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Vì vậy, việc quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn tới mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy mà em chọn đề tài là kế toán và quản lý vật t.

Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và đợc giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.

- Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động đợc dùng trong quá trình sản xuất, có giá trị nhỏ hơn hoặc thời gian sử dụng ngắn hơn tiêu chuẩn quy định cho tài sản cố định (theo thông t 1062 do Bộ Tài Chính ban hành).

Công cụ dụng cụ có thể tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Trong quá trình tham gia đó công cụ dụng cụ chỉ bị hao mòn và đợc kết chuyển vào giá thành sản phẩm phần hao mòn đó hoặc chi phí lu thông trong kỳ.

2-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:

Phân loại nguyên vật liệu:

a.Phân loại vật liệu trong các doanh nghiệp:

- Phân loại theo vai trò tác dụng: + Nguyên vật liệu chính.

+ Vật liệu phụ.+ Nhiên liệu.

+ Vật liệu tự sản xuất.

+ Vật liệu từ những nguồn khác - Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu:

+ Vật liệu tự có.

+ Vật liệu của các doanh nghiệp khác.

b.Phân loại công cụ dụng cụ:

- Công cụ dụng cụ.- Bao bì luân chuyển.- Đồ dùng cho thuê.

2-/ Tính giá thành vật liệu - công cụ dụng cụ:

* Đối với giá của vật t nhập:

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài:+ Giá trên hoá đơn của ngời bán (không có VAT).+ Chi phí thu mua thực tế.

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tự sản xuất bằng giá thành công xởng thực tế bao gồm:

+ Giá vật liệu xuất để chế biến.+ Chi phí chế biến.

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến:

+ Giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ thực tế xuất để thuê ngoài chế biến.+ Chi phí thuê ngoài chế biến.

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu doanh nghiệp tự vận chuyển).

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh: Giá do hai bên cùng thoả thuận.

- Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ đợc cấp phát, nhận viện trợ biếu tặng: Tính giá theo giá thị trờng tơng đơng.

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thu hồi:+ Theo giá thị trờng (nếu giá trị lớn).

+ Kế toán định giá (nếu giá trị nhỏ).* Đối với giá của vật t xuất:

Khi có nguyên vật liệu xuất kho, kế toán căn cứ phiếu xuất và sử dụng một trong các phơng pháp tính giá thực tế xuất sau đây nhng phải nhất quán phơng pháp đã chọn:

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: = - Phơng pháp nhập sau xuất trớc:

= - Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

= x Pđơn vị bình quânTrong đó:

Pđơn vị bình quân = - Phơng pháp giá hạch toán:

Hệ số giá = - Phơng pháp đích danh:

Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sử dụng căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng nhập tức là xuất lô hàng nào thì tính giá trị của chính lô hàng đó.

Ưu điểm là xác định chính xác nhng công việc rất phức tạp.

II-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

- Khái niệm: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi cho từng thức vật t ở từng kho từng doanh nghiệp theo cả thớc đo giá trị và thớc đo hiện vật.

- Trên thực tế để hạch toán có 3 phơng pháp sau:

1-/ Phơng pháp thẻ song:

Quy trình ghi thẻ nh sau:

kế toán tổng hợp

phiếu xuất kho

bảng tổng hợp N - X - Tthẻ hạch

toán chi tiếtthẻ kho

phiếu nhập kho

2-/ Phơng pháp sổ số d:

3-/ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Quy trình ghi thẻ:

kế toán tổng hợpbảng luỹ kế

N - X - T

phiếu giao nhận chứng

từ xuấtphiếu gia nhận chứng

từ nhập

sổ số dưthẻ kho

phiếu xuất khophiếu nhập

kế toán tổng hợpsổ đối chiếu

luân chuyển

bảng kê xuấtbảng kê

thẻ kho

phiếu xuất khophiếu nhập

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

III-/ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:A-/ Hạch toán theo phơng pháp KKTX:

Tài khoản sử dụng:

152 : “Nguyên liệu, vật liệu”.153 : “Công cụ, dụng cụ”.

Hạch toán tăng nguyên vật liệu:

2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Có TK liên quan (TK 331,111,112, ) : Tổng giá thanh toán.

a.2 Nếu hàng mua về trớc hoá đơn về sau:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng nh bút toán (a.1) Nếu cuối tháng hoá đơn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính nh sau:

Nợ TK 152 : (Chi tiết) - Trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính).

Nợ TK 153 : (Chi tiết) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài (giá tạm tính).Có TK 331 : Phải trả ngời bán (giá tạm tính).

Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo một trong các trờng hợp sau:

Trờng hợp giá hoá đơn bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung thuế:

Nợ TK 133 (1331) :

Có TK 331 :

Trờng hợp giá hoá đơn khác với giá tạm tính, kế toán có thể dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc để xoá bút toán tạm tính, sau đó ghi lại bút toán nh trờng hợp (a.1) Hoặc tính mức chênh lệch:

Trị giá chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá tạm tính.Sau đó kế toán ghi bút toán điều chỉnh:

+ Điều chỉnh tăng : (Giá tạm tính < Giá thực tế).Nợ TK 152,153 : - Trị giá chênh lệch.

Nợ TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của hàng mua.Có TK 331 : - Trị giá chênh lệch thuế GTGT.

+ Điều chỉnh giảm: (Giá tạm tính > Giá thực tế) Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc ghi giảm trị giá vật t, sau đó ghi thêm bút toán bổ sung thuế GTGT đầu vào:

Nơ TK 133 (1331) :Có TK 331 :

a.3 Nếu hoá đơn về trớc hàng về sau:

Kế toán lu hoá đơn, nếu trong tháng hàng về, làm thủ tục nhập kho và ghi bút toán nh trờng hợp (a.1) Nếu cuối tháng hàng cha về kế toán ghi tăng hàng đang đi đờng:

Nợ TK 151 : Trị giá hàng đang đi đờng.

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của hàng mua.Có TK liên quan (TK 331,111,112,141).Tháng sau, hàng về nhập kho, ghi định khoản:Nợ TK 152,153 :

Có TK 151 :

a.4 Xử lý các trờng hợp thừa thiếu so với hoá đơn:

• Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các liên quan để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

- Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:

Nợ TK 3381 : - Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT.Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa.

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.

+ Nếu thừa không đáng kể do cân đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập:Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa không thuế.

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng.

- Nếu nhập theo số hoá đơn: Kế toán ghi nhận số nhập nh trờng hợp (a.1) Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng.• Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ.

- Phản ánh trị giá hàng nhập:

Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thực nhập.

Nợ TK 1381 : - Trị giá số thiếu (không thuế GTGT).Có TK 331 : - Trị giá thanh toán theo hoá đơn.- Sau đó căn cứ vào xử lý kế toán định khoản:+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu:

Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thiếu nhận tiếp.Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu.

+ Nếu ngời bán không còn hàng, trừ vào số tiền phải trả:Nợ TK 331 : - Ghi giảm số tiền phải trả.

Có TK 1381 : - Xử lý trị giá hàng thiếu.

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu.+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 1388,334 : - Cá nhân phải bồi thờng.

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu.Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu.

+ Nếu thừa không đáng kể (do vận chuyển, cân đo, ), ghi tăng chi phí bất thờng:

Nợ TK 821 : - Chi phí bất thờng.Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu.

a.5 Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nhhợp đồng, tuỳ theo cách xử lý của hai bên:

- Với hàng hoá kém phẩm chất trả lại ngời bán, ghi:Nợ TK 331,111,112, :

Có TK 152, 153 : - Trị giá vật t trả lại.

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng giao trả.

- Trờng hợp đợc ngời bán giảm giá, hoặc cho hởng chiết khấu, kế toán ghi định khoản:

Nợ TK 331,111,112, :Có TK 152,153 :

Các tr ờng hợp tăng vật liệu - công cụ dụng cụ khác:

Nợ TK 152,153 : - Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ tăng thêm.Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng biếu,

Có TK 412 : Đánh giá tăng vật t.

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ.Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho.

Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý.

Có TK 621,641,642,154 : Dùng không hết nhập lại, phế liệu thu hồi.Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ.

Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu - công cụ dụng cụ:

Vật liệu công cụ dụng cụ có một số đặc điểm tơng đồng với nhau, vì vậy trong hạch toán nhập chúng có phơng pháp hạch toán tơng tự Nhng đối với xuất vật liệu - công cụ dụng cụ giữa chúng có một sự khác biệt (về tài khoản sử dụng, về cách phân bổ chi phí, ).

3.1 Hạch toán giảm vật liệu:

Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 - chi tiết - xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.

Nợ TK 627 (6272) - chi tiết - xuất dùng cho phân xởng.Nợ TK 641 (6412) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng.

Nợ TK 642 (6422) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp.Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng.

Xuất góp vốn liên doanh:

Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc hội đồng liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412 : - “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”.

Nợ TK 222 : - Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn.Nợ TK 128 : - Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn.Nợ TK 412 : - Chênh lệch đánh giá giảm tài sản.

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu góp vốn liên doanh.Có TK 412 : - Chênh lệch đánh giá tăng tài sản.

Xuất vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng.Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng.

Giảm do cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 (1388) : - Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời.Nợ TK 136 (1368) : - Cho vay nội bộ tạm thời.

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất cho vay.

Giảm do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng.Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho.

Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý.Nợ TK 1388,334 : Thiếu cá nhân phải bồi thờng.

Có TK 152 : Giá thực tế vật t xuất kho.

3.2 Hạch toán giảm công cụ dụng cụ:

Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào qui mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ cho hợp lý.

Tr ờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số l ợng không nhiều:

Nợ TK 627 (6273) - chi tiết - xuất dùng cho phân xởng.Nợ TK 641 (6413) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng.

Nợ TK 642 (6423) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp.Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.

Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng sử dụng:Nợ TK liên quan (TK 6273,6413,6423, )

Có TK 142 : 50% giá trị CCDC xuất dùng.

Khi có báo hỏng, mất hoặc hết thời hạn sử dụng, kế toán tính chi phí cần phân bổ lần hai:

= - - Sau đó định khoản:

Nợ TK 138,334,111,152 : - Phế liệu thu hồi, bồi thờng.Nợ TK liên quan (TK 6273,6413,6423, )

Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần vào các kỳ kế toán tiếp theo =

Nợ TK liên quan (TK 6273,6413,6423 )

Có TK 142 (1421) : Giá trị phân bổ mỗi lần.

Khi hoảng mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thờng của ngời làm mất, hỏng, Giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vào chi phí kinh doanh tơng tự nh phân bổ hai lần.

Hạch toán xuất bao bì luân chuyển:

+ Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng:Nợ TK 142 (1421) : - Chi phí chờ phân bổ.

Có TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển.

+ Sau đó phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí trong kỳ:Nợ TK 152 : Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài.Nợ TK 6413 : Tính vào chi phí bàn hàng.

Có TK 142 (1421) : Phần giá trị hao mòn.+ Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho:

Nợ TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển (giá trị còn lại).Có TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ.

Hạch toán đồ dùng cho thuê:

+ Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho:

Nợ TK 153 (1533) : Giá thực tế đồ dùng cho thuê.

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ của đồ dùng cho thuê mua ngoài.Có TK 153 (1531),331,111,112,

+ Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi:

Nợ TK 142 (1421) : - Toàn bộ giá trị xuất dùng.Có TK 153 (1533) : - Đồ dùng cho thuê.+ Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê:

Nợ TK 821 : - (Nếu hoạt động cho thuê không thờng xuyên).

Nợ TK 627 (6273) : - (Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh ờng xuyên).

th-Có TK 142 (1421) : - Giá trị hao mòn.+ Số thu về thuế:

Nợ TK liên quan (TK 111,112,131, ) : Tổng số thu cho thuê:Có TK 333 (3331) : Thuế GTGT phải nộp.

Có TK 721 : Nếu là hoạt động không thờng xuyên.Có TK 511 : Nếu là hoạt động kinh doanh thờng xuyên.+ Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi:

Tài khoản sử dụng:

Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng những tài khoản sau:

- Tài khoản 611 (6111) - “mua hàng”: dùng để theo dõi tình hình, thu mua, tăng giảm, nguyên vật liệu, dụng cụ, theo giá thực tế (gồm giá mua và chi phí thu mua).

+ Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

+ Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiết hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản này không có số d cuối kỳ.

- Tài khoản 152 - “nguyên liệu vật liệu” : Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.

+ Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ.+ D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.

- Tài khoản 153 : “Công cụ dụng cụ”: Sử dụng để theo dõi thực tế công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển đồ dùng cho thuê.

+ Bên Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ.

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ.+ D Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho.

- Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đờng”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

+ Bên Nợ: Giá thực tế hàng đi đờng cuối kỳ.

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đi đờng đầu kỳ.+ D Nợ: Giá thực tế hàng đi đờng.

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một tài khoản khác có liên quan nh: TK 133 (1331 : đối với doanh nghiệp tính giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ), TK 331, TK 111, TK 112, TK 621, các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Ph ơng pháp hạch toán:

2.1 Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

• Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:Nợ TK 611 (6111) :

Có TK 152 : Kết chuyển vật liệu tồn kho đầu kỳ.