Kế toán và quản lý vật tư

Kế toán và quản lý vật tư

mở đầu

Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay chỉ có một sự thay đổi trong chi phí nguyên vật liệu sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Do vậy việc giảm chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ trong tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó không những làm cho quá trình hoạt động trong sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn mà còn có tác động trực tiếp đến từng thành viên của doanh nghiệp, tạo động lực thúc đẩy mọi ngời làm việc tốt hơn Nh vậy nguyên vật liệu đóng vai trò to lớn đối với sự phát triển và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.

Vật liệu - công cụ dụng cụ vừa là sản phẩm của quá trình lao động vừa là đầu vào của quá trình sản xuất khác Do vậy vật liệu - công cụ dụng cụ là một nhân tố tạo nên mối quan hệ giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân và đóng vai trò tạ nên sự cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị trong nền kinh tế.

Xuất phát từ vai trò từ ý nghĩa quan trọng của vật liệu - công cụ dụng cụ đối với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải quản lý các quy trình từ thu mua vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ Để thực hiện yêu cầu đó với t cách là ngời nắm bắt sử lý và cung cấp các thông tin về mặt tài chính thì công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là rất quan trọng, tổ chức tốt công tác hạch toán sẽ thúc đẩy việc cung cấp kịp thời các loại vật t cho sản xuất, ngăn ngừa các hiện tợng tổn thất nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình tái sản xuất Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Vì vậy, việc quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn tới mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy mà em chọn đề tài là kế toán và quản lý vật t.

Phần 1

lý luận chung về tổ chức hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ

I-/ Lý luận chung về vật liệu, công cụ dụng cụ:

1-/ Những vấn đề cơ bản về vật liệu, công cụ dụng cụ:

- Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá, khi tham gia vào chu trình sản xuất thì vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm hoặc đợc dùng để đảm bảo cho tài sản cố định và công cụ dụng cụ hoạt động bình thờng.

Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và đợc giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.

- Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động đợc dùng trong quá trình sản xuất, có giá trị nhỏ hơn hoặc thời gian sử dụng ngắn hơn tiêu chuẩn quy định cho tài sản cố định (theo thông t 1062 do Bộ Tài Chính ban hành).

Công cụ dụng cụ có thể tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Trong quá trình tham gia đó công cụ dụng cụ chỉ bị hao mòn và đợc kết chuyển vào giá thành sản phẩm phần hao mòn đó hoặc chi phí lu thông trong kỳ.

2-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:

Phân loại nguyên vật liệu:

a.Phân loại vật liệu trong các doanh nghiệp:

- Phân loại theo vai trò tác dụng: + Nguyên vật liệu chính.

+ Vật liệu phụ + Nhiên liệu.

+ Phụ tùng thay thế.

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - Phân loại vật liệu theo nguồn hình thành:

+ Vật liệu mua ngoài.

+ Vật liệu tự sản xuất.

+ Vật liệu từ những nguồn khác - Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu:

+ Vật liệu tự có.

+ Vật liệu của các doanh nghiệp khác.

b.Phân loại công cụ dụng cụ:

- Công cụ dụng cụ - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê.

2-/ Tính giá thành vật liệu - công cụ dụng cụ:

* Đối với giá của vật t nhập:

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài: + Giá trên hoá đơn của ngời bán (không có VAT) + Chi phí thu mua thực tế.

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tự sản xuất bằng giá thành công xởng thực tế bao gồm:

+ Giá vật liệu xuất để chế biến + Chi phí chế biến.

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến:

+ Giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ thực tế xuất để thuê ngoài chế biến + Chi phí thuê ngoài chế biến.

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu doanh nghiệp tự vận chuyển).

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh: Giá do hai bên cùng thoả thuận.

- Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ đợc cấp phát, nhận viện trợ biếu tặng: Tính giá theo giá thị trờng tơng đơng.

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thu hồi: + Theo giá thị trờng (nếu giá trị lớn).

+ Kế toán định giá (nếu giá trị nhỏ) * Đối với giá của vật t xuất:

Khi có nguyên vật liệu xuất kho, kế toán căn cứ phiếu xuất và sử dụng một trong các phơng pháp tính giá thực tế xuất sau đây nhng phải nhất quán phơng

(Giá hạch toán đơn vị đợc hạch toán chọn là giá kế hoạch hoặc là giá thực tế của nguyên vật liệu đó tồn đầu kỳ để hạch toán trong suốt cả kỳ).

Đến cuối kỳ kế toán cần xác định giá thực tế xuất cho nguyên vật liệu xuất

Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sử dụng căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng nhập tức là xuất lô hàng nào thì tính giá trị của chính lô hàng đó.

Ưu điểm là xác định chính xác nhng công việc rất phức tạp.

II-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

- Kh¸i niÖm: H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu lµ viÖc theo dâi cho tõng thøc vËt t ë tõng kho tõng doanh nghiÖp theo c¶ thíc ®o gi¸ trÞ vµ thíc ®o hiÖn vËt.

III-/ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

A-/ Hạch toán theo phơng pháp KKTX:

Tài khoản sử dụng:

152 : “Nguyên liệu, vật liệu” 153 : “Công cụ, dụng cụ”.

Hạch toán tăng nguyên vật liệu:

2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Tr ờng hợp mua ngoài về nhập kho:a.1 Nếu hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá vật liệu mua ngoài.

Nợ TK 153 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan (TK 331,111,112, ) : Tổng giá thanh toán.

a.2 Nếu hàng mua về trớc hoá đơn về sau:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng nh bút toán (a.1) Nếu cuối tháng hoá đơn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính nh sau:

Nợ TK 152 : (Chi tiết) - Trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính).

Nợ TK 153 : (Chi tiết) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài (giá tạm tính) Có TK 331 : Phải trả ngời bán (giá tạm tính).

Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo một trong các trờng hợp sau:

Trờng hợp giá hoá đơn bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung thuế:

Nợ TK 133 (1331) :

Có TK 331 :

Trờng hợp giá hoá đơn khác với giá tạm tính, kế toán có thể dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc để xoá bút toán tạm tính, sau đó ghi lại bút toán nh trờng hợp (a.1) Hoặc tính mức chênh lệch:

Trị giá chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá tạm tính Sau đó kế toán ghi bút toán điều chỉnh:

+ Điều chỉnh tăng : (Giá tạm tính < Giá thực tế) Nợ TK 152,153 : - Trị giá chênh lệch.

Nợ TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của hàng mua Có TK 331 : - Trị giá chênh lệch thuế GTGT.

+ Điều chỉnh giảm: (Giá tạm tính > Giá thực tế) Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc ghi giảm trị giá vật t, sau đó ghi thêm bút toán bổ sung thuế GTGT đầu vào:

Nơ TK 133 (1331) : Có TK 331 :

a.3 Nếu hoá đơn về trớc hàng về sau:

Kế toán lu hoá đơn, nếu trong tháng hàng về, làm thủ tục nhập kho và ghi bút toán nh trờng hợp (a.1) Nếu cuối tháng hàng cha về kế toán ghi tăng hàng đang đi đờng:

Nợ TK 151 : Trị giá hàng đang đi đờng.

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của hàng mua Có TK liên quan (TK 331,111,112,141) Tháng sau, hàng về nhập kho, ghi định khoản: Nợ TK 152,153 :

Có TK 151 :

a.4 Xử lý các trờng hợp thừa thiếu so với hoá đơn:

• Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các liên quan để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

- Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:

Nợ TK 152,153 : Trị giá toàn bộ số hàng.

Nợ TK 133 (131) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.

Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa cha có thuế GTGT Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

+ Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152,153 : Trị giá vật t thừa trả lại + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: kế toán ghi:

Nợ TK 3381 : - Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa.

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.

+ Nếu thừa không đáng kể do cân đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa không thuế.

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng.

- Nếu nhập theo số hoá đơn: Kế toán ghi nhận số nhập nh trờng hợp (a.1) Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu thừa do cân, đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa không thuế.

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng.

• Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ.

- Phản ánh trị giá hàng nhập:

Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thực nhập.

Nợ TK 1381 : - Trị giá số thiếu (không thuế GTGT) Có TK 331 : - Trị giá thanh toán theo hoá đơn - Sau đó căn cứ vào xử lý kế toán định khoản: + Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu:

Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thiếu nhận tiếp Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu.

+ Nếu ngời bán không còn hàng, trừ vào số tiền phải trả: Nợ TK 331 : - Ghi giảm số tiền phải trả.

Có TK 1381 : - Xử lý trị giá hàng thiếu.

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 1388,334 : - Cá nhân phải bồi thờng.

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu.

a.5 Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng, tuỳ theo cách xử lý của hai bên:

- Với hàng hoá kém phẩm chất trả lại ngời bán, ghi: Nợ TK 331,111,112, :

Có TK 152, 153 : - Trị giá vật t trả lại.

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng giao trả.

- Trờng hợp đợc ngời bán giảm giá, hoặc cho hởng chiết khấu, kế toán ghi định khoản:

Nợ TK 331,111,112, : Có TK 152,153 :

Tr ờng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ trên các chứng từ liên quan, định khoản:

Nợ TK 152,153 : - Giá thành sản xuất thực tế.

Có TK 154 : - Vật t thuê ngoài gia công hoặc tự chế biến.

Các tr ờng hợp tăng vật liệu - công cụ dụng cụ khác:

Nợ TK 152,153 : - Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ tăng thêm Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng biếu,

Có TK 412 : Đánh giá tăng vật t.

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho.

Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý.

Có TK 621,641,642,154 : Dùng không hết nhập lại, phế liệu thu hồi Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ.

Có TK 211 : TSCĐ mới chuyển thành CCDC.

2.2 Hạch toán tăng vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Đối với cơ sở kinh doanh không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, thì thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ Nh vậy, khi mua vật liệu - công cụ dụng cụ, thuế GTGT đầu vào đợc tính vào giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ Kế toán không sử dụng TK 133 - “Thuế GTGT đầu vào”, còn phơng pháp hạch toán tơng tự nh trờng hợp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu - công cụ dụng cụ:

Vật liệu công cụ dụng cụ có một số đặc điểm tơng đồng với nhau, vì vậy trong hạch toán nhập chúng có phơng pháp hạch toán tơng tự Nhng đối với xuất vật liệu - công cụ dụng cụ giữa chúng có một sự khác biệt (về tài khoản sử dụng, về cách phân bổ chi phí, ).

3.1 Hạch toán giảm vật liệu:

Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 - chi tiết - xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.

Nợ TK 627 (6272) - chi tiết - xuất dùng cho phân xởng Nợ TK 641 (6412) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng.

Nợ TK 642 (6422) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng.

Xuất góp vốn liên doanh:

Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc hội đồng liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412 : - “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”.

Nợ TK 222 : - Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : - Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ TK 412 : - Chênh lệch đánh giá giảm tài sản.

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu góp vốn liên doanh Có TK 412 : - Chênh lệch đánh giá tăng tài sản.

Xuất vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng.

Giảm do cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 (1388) : - Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368) : - Cho vay nội bộ tạm thời.

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất cho vay.

Giảm do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho.

Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 1388,334 : Thiếu cá nhân phải bồi thờng.

Có TK 152 : Giá thực tế vật t xuất kho.

3.2 Hạch toán giảm công cụ dụng cụ:

Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào qui mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ cho hợp lý.

Tr ờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số l ợng không nhiều:

Nợ TK 627 (6273) - chi tiết - xuất dùng cho phân xởng Nợ TK 641 (6413) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng.

Nợ TK 642 (6423) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.

Có TK 153 - Giá thực tế CCDC xuất dùng.

Tr ờng hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị t ơng đối cao, qui mô t - ơng đối lớn:

Kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần (50%) Theo phơng pháp này, khi xuất dùng kế toán sử dụng 2 bút toán:

Phản ánh giá trị xuất dùng:

Nợ TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ Có TK 153 (1531) : Công cụ dụng cụ.

Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng sử dụng:

Nợ TK 138,334,111,152 : - Phế liệu thu hồi, bồi thờng Có TK 153 (1531) : Công cụ dụng cụ.

Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần vào các kỳ kế toán tiếp theo =

Nợ TK liên quan (TK 6273,6413,6423 )

Có TK 142 (1421) : Giá trị phân bổ mỗi lần.

Khi hoảng mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thờng của ngời làm mất, hỏng, Giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vào chi phí kinh doanh tơng tự nh phân bổ hai lần.

Hạch toán xuất bao bì luân chuyển:

+ Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) : - Chi phí chờ phân bổ.

Có TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển.

+ Sau đó phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí trong kỳ: Nợ TK 152 : Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 6413 : Tính vào chi phí bàn hàng.

Có TK 142 (1421) : Phần giá trị hao mòn + Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho:

Nợ TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển (giá trị còn lại) Có TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ.

Hạch toán đồ dùng cho thuê:

+ Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho: